Organisatiebesluit gemeente Nijkerk 2023

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nijkerk,

 

  • -

    overwegende dat artikel 103, lid 2 van de Gemeentewet bepaalt dat het college nadere regels stelt voor de taak en de bevoegdheden van de gemeentesecretaris;

  • -

    overwegende dat artikel 160, lid 1 aanhef en onder c van de Gemeentewet het college de bevoegdheid geeft om nadere regels te stellen over de inrichting van de ambtelijke organisatie van de gemeente, met uitzondering van de organisatie van de griffie;

  • -

    overwegende dat de organisatieontwikkelingen aanleiding vormen tot intrekking van het Organisatiebesluit 2018 en vaststelling van het Organisatiebesluit gemeente Nijkerk 2023;

besluit:

 

  • -

    in te trekken het Organisatiebesluit 2018;

  • -

    vast te stellen het Organisatiebesluit gemeente Nijkerk 2023;

Hoofdstuk 1. Begripsbepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

  • a.

    burgemeester: de burgemeester van de gemeente Nijkerk;

  • b.

    college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nijkerk;

  • c.

    concerncontroller: de medewerker die in dienst of in opdracht van de gemeente Nijkerk toeziet op en onafhankelijk adviseert over de effectieve, efficiënte en rechtmatige inzet van middelen binnen de organisatie;

  • d.

    concernmanager: een lid van de directie dat functioneel en hiërarchisch leiding geeft aan een of meer taakvelden en naar de directie toe daarvoor eindverantwoordelijk is;

  • e.

    directie: de gemeentesecretaris en de concernmanagers gezamenlijk;

  • f.

    gemeentebestuur: het college, burgemeester en de gemeenteraad;

  • g.

    gemeentesecretaris: de functionaris, als genoemd in de Gemeentewet (secretaris), hoofd van de ambtelijke organisatie;

  • h.

    gemeenteraad: de gemeenteraad van de gemeente Nijkerk;

  • i.

    griffie: de medewerkers (in dienst of in opdracht van de gemeente Nijkerk) die zijn aangewezen door de gemeenteraad ter ondersteuning van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies;

  • j.

    medewerker: een persoon die een arbeidsovereenkomst heeft met de gemeente ongeacht zijn functie, een persoon die is ingehuurd om werkzaamheden voor de gemeente te verrichten of een persoon die is aangewezen om werkzaamheden voor de gemeente te verrichten;

  • k.

    organisatie: de ambtelijke organisatie van de gemeente Nijkerk, met uitzondering van de griffie;

  • l.

    samenwerkingsverband: een gemeenschappelijke regeling of een andere verbonden partij waaraan de gemeente Nijkerk deelneemt;

  • m.

    taakveld: clustering van organisatie-eenheden binnen de organisatie, waarvan aan het hoofd een concernmanager staat;

  • n.

    team: een, al dan niet binnen een taakveld vallende, organisatorische eenheid binnen de organisatie, waarvan aan het hoofd een teamleider staat;

  • o.

    teamleider: een medewerker die, in dienst of in opdracht van de gemeente Nijkerk, belast is met het geven van dagelijkse, functionele en hiërarchische leiding aan een of meer teams;

  • p.

    verbonden partij: een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en financieel belang heeft.

Hoofdstuk 2. De organisatie

Artikel 2. De hoofdstructuur van de organisatie

  • a.

    De organisatie bestaat uit een directie, taakvelden, teams en een onafhankelijk gepositioneerde concerncontroller.

  • b.

    De directie staat onder functionele en hiërarchische leiding van de gemeentesecretaris.

  • c.

    De taakvelden staan onder functionele en hiërarchische leiding van een concernmanager.

  • d.

    De teams staan onder functionele en hiërarchische leiding van een teamleider.

  • e.

    De teamleiders die binnen een taakveld vallen staan onder de dagelijkse, functionele en hiërarchische leiding van de concernmanager van het betreffende taakveld. Voor zover teamleiders niet binnen een taakveld vallen staan die betreffende teamleiders onder de dagelijkse, functionele en hiërarchische leiding van een door de directie aangewezen concernmanager.

  • f.

    De directie kan een managementteam instellen bestaande uit alle teamleiders en directie, indien gewenst aangevuld met functionarissen uit specifieke door de directie bepaalde vakdisciplines.

  • g.

    De concernmanager kan een of meer taakveld managementteams instellen, bestaande uit teamleiders en concernmanager, indien gewenst aangevuld met functionarissen uit specifieke door de concernmanager bepaalde vakdisciplines.

Artikel 3. De taakvelden, teams en hoofdtaken teams

  • a.

    Elk taakveld heeft een of meerdere teams en er kunnen ook teams buiten een taakveld vallen.

  • b.

    De directie stelt de taakvelden en de teams vast.

  • c.

    De directie stelt de hoofdtaken van de taakvelden, teams en teamleiders vast.

Artikel 4. Samenwerkingsverband

  • a.

    Een of meer gemeentelijke taken en een of meer teams kunnen (geheel of gedeeltelijk) zijn ondergebracht in en/of onderdeel zijn van een samenwerkingsverband. Het voorgaande houdt onder meer in dat leden van een team onder de dagelijkse en/of functionele leiding kunnen vallen van onder andere:

    • -

      een medewerker van een gemeente die onderdeel is van een samenwerkingsverband of

    • -

      een openbaar lichaam, een bedrijfsvoeringsorganisatie of een centrumgemeente.

Hoofdstuk 3. De gemeentesecretaris

Artikel 5. Gemeentesecretaris

  • a.

    Onverminderd de taken van de gemeentesecretaris op basis van en voortvloeiende uit de Gemeentewet, en onverminderd het elders in het onderhavige besluit bepaalde, geldt het volgende voor de gemeentesecretaris:

    • i.

      De gemeentesecretaris adviseert, zo nodig, het college en de burgemeester bij het nemen van besluiten.

    • ii.

      De gemeentesecretaris staat aan het hoofd van de organisatie en is op ambtelijk niveau eindverantwoordelijk voor het goed, doelmatig en efficiënt functioneren van de organisatie.

    • iii.

      Onverminderd de eventuele wettelijke taken van de burgemeester:

      • -

        zorgt de gemeentesecretaris voor een goede voorbereiding van de vergadering van het college;

      • -

        zorgt de gemeentesecretaris voor de verslagleggingen van de collegevergaderingen en collegebesluiten;

      • -

        zorgt de gemeentesecretaris voor de procedurele afstemming met de griffie.

    • iv.

      De gemeentesecretaris ziet erop toe dat besluiten van het college en burgemeester worden uitgevoerd.

    • v.

      De gemeentesecretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden en als zodanig degene die de hoogste zeggenschap uitoefent bij de functionele en hiërarchische leiding van de arbeid.

Artikel 6. Waarneming gemeentesecretaris

  • a.

    De gemeentesecretaris wordt bij afwezigheid vervangen door een loco-secretaris.

  • b.

    Als deze loco-secretaris afwezig is, wordt de gemeentesecretaris bij afwezigheid vervangen door de volgende loco-secretaris.

  • c.

    Het college van B&W stelt de volgorde van vervanging vast op voorstel van de gemeentesecretaris

Hoofdstuk 4. De directie

Artikel 7. Directie

  • a.

    De directie heeft gezamenlijk de verantwoordelijkheid voor de organisatie, met de gemeentesecretaris aan het hoofd en als eindverantwoordelijke.

  • b.

    De directie bevordert de eenheid, samenhang en integraliteit in de werkzaamheden en processen binnen de organisatie.

  • c.

    De directie bepaalt zelf de frequentie van haar vergaderingen, de wijze waarop zij vergadert en de wijze waarop zij tot besluitvorming komt, met dien verstande:

    • a.

      dat de directie haar vergaderingen en besluitvorming deugdelijk (schriftelijk) notuleert en vastlegt en in dat verband een deugdelijke administratie bijhoudt;

    • b.

      dat de besluitvorming waar mogelijk met college en de organisatie wordt gedeeld.

Hoofdstuk 5. De concernmanagers en de teamleiders

Artikel 8. Concernmanagers

  • a.

    De concernmanagers maken deel uit van de directie en staan derhalve organisatiebreed de gemeentesecretaris terzijde.

  • b.

    Onverminderd het elders in dit besluit bepaalde is iedere concernmanager naar de gemeentesecretaris toe verantwoordelijk voor de aansturing en het functioneren van zijn taakveld of meerdere taakvelden.

  • c.

    Onverminderd het elders in dit onderhavige besluit bepaalde bevordert iedere concernmanager de integraliteit van organisatiebrede en taakveld overstijgende werkzaamheden en processen.

  • d.

    De concernmanager is bevoegd om, voor zover hij dat voor de uitvoering van zijn takenpakket nodig acht, rechtstreeks te interveniëren op houdings- en gedragsaspecten.

Artikel 9. Teamleiders

  • a.

    Onverminderd het elders in dit besluit bepaalde is iedere teamleider naar de concernmanager toe verantwoordelijk voor de aansturing en het functioneren van zijn team en/of teams.

  • b.

    De teamleider wordt bij langdurige afwezigheid vervangen door een door de concernmanager aan te wijzen vervanger.

  • c.

    De teamleider heeft onder meer de volgende leidinggevende taken en bevoegdheden:

    • a.

      aansturen en motiveren van medewerkers;

    • b.

      operationele verantwoordelijkheid

    • c.

      bevorderen van integraliteit en kwaliteit

    • d.

      financiële en formatieve verantwoordelijk voor het eigen team

    • e.

      behalen van team- en/of organisatiedoelstellingen;

    • f.

      planning en verdeling van taken indien medewerkers daarin vastlopen;

    • g.

      het (doen) oplossen van problemen;

    • h.

      advisering richting de concernmanager, directie en overige medewerkers.

  • d.

    De teamleider is bevoegd om, voor zover hij dat voor de uitvoering van zijn takenpakket nodig acht, rechtstreeks te interveniëren op houdings- en gedragsaspecten. Indien dit gebeurt, stelt hij de concernmanager hiervan op de hoogte.

Hoofdstuk 6. De concerncontroller

Artikel 10. Concerncontroller

  • a.

    De concerncontroller is organisatorisch gepositioneerd onder de gemeentesecretaris.

  • b.

    De concerncontroller wordt bij langdurige afwezigheid vervangen door een door de gemeentesecretaris aan te wijzen medewerker.

  • c.

    De concerncontroller heeft de taken en bevoegdheden als genoemd in de bijlage ‘Taken, Verantwoordelijkheden, Bevoegdheden en Mandaat van de Concerncontroller’.

  • d.

    De concerncontroller is bevoegd om voor zover hij dat voor de uitvoering van zijn takenpakket nodig acht rechtstreeks meldingen te doen en adviezen te geven aan het college (en zijn individuele leden),de burgemeester en gemeenteraad. Indien dit gebeurt, stelt hij de gemeentesecretaris hiervan op de hoogte.

Artikel 11. Slotbepalingen

  • a.

    Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit wordt het Organisatiebesluit 2018 ingetrokken.

  • b.

    Dit besluit treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.

  • c.

    Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Organisatiebesluit gemeente Nijkerk 2023’.

Vastgesteld op 7 juni 2023,

Burgemeester en wethouders van Nijkerk,

de secretaris,

De heer J. de Jager

de burgemeester,

mr. drs. G.D. Renkema.

Bijlage Taken, Verantwoordelijkheden, Bevoegdheden en Mandaat van de Concerncontroller

De rol van concerncontroller kenmerkt zich door aandacht voor een brede onafhankelijke control functie met de focus op rechtmatigheid en doelmatigheid van de organisatie.

 

Hij:

 

  • a.

    ontwikkelt en adviseert over strategisch beleid op het gebied van control op concern niveau;

  • b.

    ziet erop toe dat risico’s en beheermaatregelen periodiek worden geactualiseerd;

  • c.

    beoordeelt wat er moet gebeuren om als organisatie in control te komen en te blijven;

  • d.

    draagt in belangrijke mate bij aan de ontwikkeling van een betrouwbare en toekomstbestendige organisatie;

  • e.

    adviseert vanuit een onafhankelijke rol en positie, (on)gevraagd als sparringpartner het management, directie, bestuur en gemeenteraad over:

    • i.

      het realiseren van de (strategische) doelen van de gemeente, door met een brede bedrijfskundige blik te adviseren over de risico’s en haalbaarheid;

    • ii.

      investeringen, projecten, beleidsvoorstellen, initiatieven, toekomstverkenningen en informatieveiligheid;

    • iii.

      de kwaliteit en de doelmatigheid van bedrijfsprocessen en de effectiviteit van de gemeentelijke producten;

    • iv.

      de totstandkoming en verdere doorontwikkeling (professionalisering) en besluitvorming van de (bestuurlijke) planning- en control (P&C) instrumenten en afzonderlijke P&C-producten;

    • v.

      college- en raadsvoorstellen op juridische, financiële en beleidsmatige aspecten en op de kwaliteit van deze stukken in hun algemeenheid;

  • f.

    is opdrachtgever voor interne controles, procesverbeteringen en onderzoeken (met betrekking tot doelmatigheid en doeltreffendheid) en coördineert de rechtmatigheidsverantwoording;

  • g.

    heeft inzicht in de resultaten van de strategische beleidsplanning, beleidsontwikkeling en de financiële consequenties.

Naar boven