Algemene Subsidieverordening (ASV) Zaanstad 2023

De gemeenteraad van Zaanstad,

gelet op

• Artikel 149 Gemeentewet

• Algemene wet bestuursrecht, titel 4.2

Besluit vast te stellen de "Algemene Subsidieverordening (ASV) Zaanstad 2018"

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze verordening en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• college: het college van burgemeester en wethouders;

• Europees steunkader: een mededeling, richtsnoer, kaderregeling, besluit of vrijstellingsverordening op het gebied van staatssteun die de Europese Commissie of de Raad van de Europese Unie, gelet op de artikelen 106, derde lid, 107, 108 of 109 van het VwEU heeft vastgesteld;

• onderneming: iedere eenheid, ongeacht haar rechtsvorm of wijze van financiering, die een economische activiteit uitoefent;

• raad: de gemeenteraad

• subsidieoverschot: (deel van het) exploitatieoverschot dat met subsidiemiddelen is gevormd;

• subsidieregeling: nadere regels krachtens deze verordening, houdende regels voor het verstrekken van subsidie voor een bepaald doel;

• VwEU: Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.

• Gebroken boekjaar: een gebroken boekjaar is een boekjaar dat niet gelijkloopt aan een kalenderjaar.

Artikel 2. Reikwijdte verordening

Deze verordening is van toepassing op de verstrekking van subsidies door het college van burgemeester en wethouders op de beleidsterreinen die zijn opgenomen in de gemeentelijke begroting.

Artikel 3. Uitvoering door het college

• 1. Het college voert het subsidieproces uit en neemt de subsidiebesluiten.

• 2. De raad delegeert de bevoegdheid tot het vaststellen van subsidieregelingen aan het college binnen de door de raad vastgestelde beleidskaders. Indien het gaat om subsidieregelingen met een budget van meer dan € 250.000 wordt gebruik gemaakt van een voorhangprocedure. De voorhangprocedure is niet van toepassing in het geval de raad het budget ophoogt van een reeds door het college vastgestelde subsidieregeling, waardoor het budget van deze regeling boven een bedrag van € 250.000 uitkomt.

• 3. Het college is bevoegd te besluiten over subsidies waarvoor geen wettelijke grondslag nodig is.

• 4. Het college besluit over het aangaan en toepassen van een aanvullende (uitvoerings) overeenkomst. Het college stelt hiertoe beleidsregels vast.

Artikel 4. Europese regels over staatssteun

• 1. Voor zover dat ten behoeve van het voldoen aan een Europees steunkader noodzakelijk is, kan het college bij subsidieregeling afwijken van deze verordening en deze aanvullen.

• 2. Bij subsidieregelingen waarbij is bepaald dat toepassing kan worden gegeven aan een Europees steunkader, verwijst de subsidieregeling naar het desbetreffende steunkader.

• 3. Bij subsidies waarop een Europees steunkader van toepassing is, verwijst de verleningsbeschikking naar de toepasselijke bepalingen van het steunkader.

• 4. Bij subsidies waarop een Europees steunkader van toepassing is, komen alleen de activiteiten, doelstellingen, resultaten en kosten voor vergoeding in aanmerking die voldoen aan de eisen van het desbetreffende steunkader.

• 5. Bij subsidies waarop een Europees steunkader van toepassing is, komen ondernemingen alleen in aanmerking voor zover de subsidieverstrekking voldoet aan de voorwaarden van het desbetreffende steunkader.

Artikel 5. Evaluatie

Eenmaal in de vijf jaren evalueert het college de doeltreffendheid en doelmatigheid van de subsidieregelingen en de subsidieverstrekkingen en rapporteert hierover aan de raad.

Artikel 6. Subsidieplafond, verdeling en begrotingsvoorbehoud

• 1. De raad legt de beschikbare middelen per programma jaarlijks vast in de gemeentebegroting en kan hierbij subsidieplafonds vaststellen.

• 2. Het college kan met inachtneming van de gemeentebegroting subsidie(deel)plafonds en de wijze van verdeling vaststellen.

• 3. Indien bij het vaststellen van een subsidieplafond of in een subsidieregeling geen voorrang is bepaald, wordt het beschikbare subsidiebedrag in de volgorde van ontvangst van de aanvragen verdeeld.

• 4. Voor zover een subsidie wordt verleend ten laste van een begroting die nog niet is vastgesteld of goedgekeurd door de raad, kan deze alleen worden verleend onder de voorwaarde dat voldoende gelden ter beschikking zullen worden gesteld.

Artikel 7. Aanvraag

• 1. Een aanvraag om subsidie wordt bij voorkeur digitaal ingediend bij het college. Als hiervoor een aanvraagformulier is vastgesteld geschiedt dit met gebruikmaking daarvan.

• 2. Bij de aanvraag legt de aanvrager de volgende gegevens over:

  • a. een beschrijving van de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd;

  • b. de doelen en resultaten die met de activiteiten worden nagestreefd, hoe de activiteiten daaraan bijdragen, waarbij voorts het belang wordt aangegeven van de activiteiten voor de gemeente of haar ingezetenen;

  • c. een begroting van en een dekkingsplan voor de kosten van deze activiteiten. Het dekkingsplan bevat een opgave van andere aangevraagde dan wel verleende subsidies of vergoedingen ten behoeve van dezelfde activiteiten, onder vermelding van de stand van zaken daarvan.

• 3. Het college kan als de aanvrager een onderneming is bepalen dat gegevens en verklaringen worden overgelegd, die nodig zijn voor het bepalen van de toelaatbaarheid van de subsidie in verband met de Europese regels over staatssteun.

• 4. Een rechtspersoon die voor de eerste maal subsidie aanvraagt van meer dan € 100.000, voegt een kopie van de oprichtingsakte, de statuten en het jaarverslag, de jaarrekening inclusief balans van het voorgaande jaar toe aan de aanvraag.

• 5. Bij subsidieregeling kan van lid 2 en lid 4 worden afgeweken.

Artikel 8. Aanvraagtermijn

• 1. Een aanvraag om een subsidie die per kalenderjaar wordt verstrekt, wordt ingediend uiterlijk 1 juli voorafgaand aan het jaar of de jaren waarop de aanvraag betrekking heeft.

• 2. Overige aanvragen om subsidie worden ingediend uiterlijk 13 weken voordat de aanvrager voornemens is te beginnen met de activiteiten waarvoor de subsidie wordt aangevraagd.

• 3. Bij subsidieregeling kunnen andere termijnen worden gesteld.

Artikel 9. Beslistermijn

• 1. Het college beslist op een tijdige en volledige subsidieaanvraag als bedoeld in artikel 7, eerste lid, uiterlijk op 31 december van het jaar voorafgaande aan het subsidie tijdvlak waarop de aanvraag betrekking heeft.

• 2. Het college beslist op een aanvraag om een subsidie als bedoeld in artikel 7, tweede en derde lid, binnen 9 weken na ontvangst van de volledige aanvraag.

• 3. Bij subsidieregeling kunnen andere termijnen worden gesteld.

• 4. Het college kan de beslistermijn met maximaal 9 weken verdagen. Zij doen hiervan voor afloop van de beslistermijn mededeling aan de aanvrager.

• 5. Bij aanvragen om een subsidie die overeenkomstig artikel 108, derde lid, van het VwEU worden aangemeld bij de Europese Commissie wordt de termijn verdaagd totdat de Europese Commissie een eindbeslissing heeft genomen.

Artikel 10. Weigering, intrekking en terugvordering

• 1. Onverminderd de artikelen 4:25 en 4:35 van de Algemene wet bestuursrecht weigert het college de subsidie in ieder geval:

  • a. voor zover de subsidieverstrekking een steunmaatregel zou vormen die in strijd is met artikel 107 of 108 van het VwEU;

  • b. In het geval en onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 3 van de Wet bevordering integriteitbeoordelingen door het openbaar bestuur;

  • c. indien de subsidieverstrekking in strijd zou zijn met andere wettelijke voorschriften.

• 2. Onverminderd het eerste lid kan het college de subsidie weigeren indien:

  • a. de aanvrager een bij of krachtens deze verordening gestelde verplichting niet nakomt of als hij niet voldoet aan een daar gestelde voorwaarde om voor de subsidie in aanmerking te kunnen komen;

  • b. de te subsidiëren activiteiten niet of niet in overwegende mate gericht zijn op de gemeente of haar ingezetenen of onvoldoende ten goede komen aan de gemeente of haar ingezetenen;

  • c. niet is aangetoond dat de subsidie noodzakelijk is voor het verrichten van de activiteiten waarvoor deze wordt gevraagd;

  • d. de te subsidiëren activiteiten al worden uitgevoerd door een andere partij;

  • e. de te subsidiëren activiteit geen invulling geeft aan de doelstellingen of het beleid van de gemeente Zaanstad;

  • f. het aannemelijk is dat de gelden niet of niet in onvoldoende mate besteed zullen worden aan de activiteiten of het doel waarvoor subsidie beschikbaar wordt gesteld;

  • g. de doelstellingen, activiteiten, statuten of reglementen van de aanvrager dan wel het beoogde gebruik van de subsidie discriminatie opleveren wegens godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, burgerlijke staat, seksuele gerichtheid, leeftijd of op welke grond dan ook. Onder discriminatie wordt in dit verband niet begrepen onderscheid ter opheffing van maatschappelijke achterstand;

  • h. in de bij de betrokken subsidieregeling bepaalde gevallen.

  • i. de begroting geen middelen heeft gereserveerd.

  • j. gegronde reden bestaat om aan te nemen dat de subsidie niet nodig is om de kosten te dekken, omdat de aanvrager zonder de subsidie over voldoende eigen middelen en/of middelen van derden beschikt.

  • k. Een aanvraag is ingediend na het tijdstip waarop dit uiterlijk moest zijn ingediend.

• 3. Het college kan een subsidie intrekken in het geval en onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 3 van de Wet bevordering integriteitbeoordelingen door het openbaar bestuur.

• 4. Het college vordert een subsidie met rente terug als dit nodig is ter uitvoering van een terugvorderingsbesluit van de Europese Commissie of een onherroepelijke rechterlijke uitspraak.

Artikel 11. Algemene verplichtingen subsidieontvanger

• 1. Als aannemelijk is dat activiteiten waarvoor de subsidie is verleend niet of niet geheel worden verricht of dat niet of niet geheel aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen zal worden voldaan, meldt de subsidieontvanger dat onverwijld schriftelijk aan het college.

• 2. Een subsidieontvanger informeert het college verder onverwijld schriftelijk over:

  • a. aanmerkelijke verschillen tussen de werkelijke uitgaven en inkomsten van de begrote uitgaven en inkomsten, onder vermelding van de oorzaak van de verschillen;

  • b. ontwikkelingen die ertoe kunnen leiden dat gemaakte afspraken voortvloeiende uit een tussen gemeente en subsidieontvanger gesloten uitvoeringsovereenkomst niet kunnen worden verwezenlijkt.

  • c. ontwikkelingen die ertoe kunnen leiden dat aan de subsidie verbonden verplichtingen niet of niet geheel kunnen worden nagekomen;

  • d. beslissingen of procedures die zijn gericht op de beëindiging van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend of tot ontbinding van de gesubsidieerde rechtspersoon;

  • e. relevante wijzigingen in de financiële en organisatorische verhouding met derden;

  • f. wijziging van de statuten voor zover het betreft de vorm van de gesubsidieerde rechtspersoon, de persoon van de bestuurder of bestuurders en het doel van de rechtspersoon.

• 3. De subsidieontvanger heeft schriftelijke toestemming van het college nodig voor rechtshandelingen vermeld in artikel 4:71 van de Awb. Indien de betreffende rechtshandeling het voortbestaan van de subsidieontvanger bedreigt of aantoonbaar kan bedreigen of de belangen van de subsidieontvanger ernstig bedreigt of aantoonbaar kan bedreigen kan het college de goedkeuring in ieder geval weigeren.

Artikel 12. Zorgvuldig beheer en verzekeringsplicht

• 1. De subsidieontvanger beheert de middelen zorgvuldig en treft maatregelen ter voorkoming van vermogensschade.

• 2. De subsidieontvanger is verplicht haar roerende zaken te verzekeren en verzekerd te houden op basis van dagwaarde.

• 3. De subsidieontvanger is verplicht haar onroerende zaken te verzekeren en verzekerd te houden op basis van herbouw- of vervangingswaarde.

• 4. De subsidieontvanger is verplicht het bij haar in dienst zijnde personeel en de voor haar werkzame vrijwilligers gedurende de tijd dat deze voor haar werkzaam zijn te verzekeren tegen de gevolgen van wettelijke aansprakelijkheid.

Artikel 13. Aan een subsidie te verbinden bijzondere verplichtingen

• 1. Aan een beschikking tot subsidieverlening kunnen verplichtingen worden verbonden met betrekking tot het beheer en gebruik van hetgeen met de subsidie tot stand is gebracht.

• 2. Bij subsidies hoger dan € 100.000 kan de verplichting worden opgelegd tot het tussentijds afleggen van rekening en verantwoording over de tot dan verrichte activiteiten en de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten.

• 3. Het college kan nadere eisen stellen aan de inrichting van de administratieve organisatie van de subsidieontvanger.

• 4. Het college kan verplichtingen opleggen met betrekking tot:

  • a. de hoogte van de contributie van de leden van de subsidieontvanger;

  • b. de hoogte van de tarieven of bijdragen van deelnemers aan de gesubsidieerde activiteiten;

  • c. de wijze waarop de gesubsidieerde activiteiten worden verricht;

  • d. een sociale wederdienst (social return on investment);

  • e. toegankelijkheid van de activiteiten voor mensen met een beperking;

  • f. duurzaamheid;

  • g. dierenwelzijn.

  • h. ter bevordering van diversiteit en inclusie

• 5. Indien zich een gebeurtenis voordoet als bedoeld in artikel 4:41, tweede lid van de Algemene wet bestuursrecht, en het verstrekken van subsidie heeft geleid tot vermogensvorming, is subsidieontvanger daarvoor een vergoeding verschuldigd.

• 6. De hoogte van de in het vorige lid bedoelde vergoeding wordt berekend door de gemiddelde verhouding in percentage tussen de verleende subsidie en de overige inkomsten van de subsidieontvanger over de afgelopen 5 subsidietijdvakken toe te passen op het batig saldo. De verschuldigde vergoeding bedraagt niet meer dan het gemiddelde verleende subsidiebedrag in de afgelopen 5 subsidietijdvakken.

Artikel 14. Verantwoording subsidie tot en met € 5.000

• 1. Subsidie tot en met € 5.000 wordt door het college direct vastgesteld, tenzij toepassing wordt gegeven aan het volgende lid.

• 2. De aanvrager kan worden verplicht om aan te tonen dat de activiteiten waarvoor de subsidie wordt verstrekt, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. In dat geval vindt de vaststelling plaats binnen 9 weken nadat de gevraagde inlichtingen zijn verstrekt.

• 3. Bij subsidieregeling wordt bepaald of de subsidie wordt verleend of vastgesteld en op welke manier wordt aangetoond dat de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht.

Artikel 15. Verantwoording subsidie tussen € 5.000 en € 150.000

• 1. Bij subsidies van meer dan € 5.000 doch ten hoogste € 150.000 dient de subsidieontvanger uiterlijk 13 weken nadat de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht, een aanvraag tot vaststelling in.

• 2. De aanvraag tot vaststelling bevat:

  • a. een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de activiteiten zijn verricht;

  • b. een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening);

  • c. een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop.

• 3. Het college kan in de subsidiebeschikking afwijken van het bepaalde in het tweede lid onder c.

• 4. Bij subsidieregeling of bij subsidiebeschikking kan worden bepaald dat op een andere manier wordt aangetoond in hoe verre de activiteiten zijn verricht.

• 5. Het college kan in individuele gevallen een gebroken boekjaar gelijkstellen aan een kalenderjaar.

Artikel 16. Verantwoording bij een subsidie vanaf € 150.000

• 1. Bij subsidie van meer dan € 150.000 dient de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling in

  • a. bij een subsidie die per kalenderjaar wordt verstrekt uiterlijk op 1 juli van het jaar dat volgt op het betrokken kalenderjaar;

  • b. bij de overige subsidies uiterlijk 13 weken nadat de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht.

• 2. De aanvraag bevat:

  • a. een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de activiteiten zijn verricht;

  • b. een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening).

  • c. bezoldiging topfunctionarissen;

  • d. een balans van het afgelopen kalenderjaar met een toelichting daarop;

  • e. een controleverklaring, opgesteld door een onafhankelijke accountant, welke in elk geval betrekking heeft op de inzet van het verleende subsidiebedrag. Het controleprotocol van Zaanstad is bepalend voor de controleopdracht.

• 3. Bij subsidieregeling kunnen andere termijnen worden gesteld of andere gegevens of stukken worden verlangd.

• 4. Het college kan besluiten dat de verplichting, zoals neergelegd in het tweede lid, onder d van dit artikel, voor een bepaalde (categorie) subsidieontvangers niet gelden of andere gegevens worden verlangd.

• 5. Het college kan in individuele gevallen een gebroken boekjaar gelijkstellen aan een kalenderjaar.

Artikel 17. Onderzoek

• 1. Het college controleert de getrouwheid van de in artikel 14, 15 en 16 bedoelde gegevens en kan aanvullend onderzoek (laten) verrichten om een oordeel te krijgen de rechtmatigheid van besteding van de toegekende subsidie en de naleving van de aan de subsidieontvanger opgelegde voorwaarden en verplichtingen.

• 2. De rekenkamer van de gemeente kan nadere inlichtingen vragen over de jaarrekening dan wel een aanvullende onderzoek instellen. Oogmerk kan zijn om een oordeel te krijgen over de effectiviteit en doelmatigheid van de subsidie, de rechtmatigheid van besteding en de getrouwheid van de administratie ervan.

• 3. De subsidieontvanger is verplicht medewerking te verlenen aan een controle respectievelijk een onderzoek zoals bedoeld in dit artikel en verschaft toegang tot de betreffende accommodatie en verleent inzage in de boekhouding.

Artikel 18. Subsidievaststelling

• 1. Het college stelt de subsidie vast binnen 9 weken na ontvangst van de volledige aanvraag tot subsidievaststelling, tenzij bij subsidieregeling anders is bepaald.

• 2. Deze termijn kan een maal met ten hoogste 9 weken worden verdaagd. Het college doet hiervan vóór afloop van de in het eerste lid vermelde termijn mededeling aan de aanvrager.

• 3. Bij subsidieregeling kunnen categorieën van subsidies of subsidieontvangers worden aangewezen waarvoor de subsidie direct wordt vastgesteld zonder dat een aanvraag tot subsidievaststelling hoeft te worden ingediend.

• 4. Bij subsidieregeling kunnen andere termijnen worden gesteld.

Artikel 19. Berekening van uurtarieven, uniforme kostenbegrippen

• 1. Als bij de bepaling van de subsidiabele kosten gebruik wordt gemaakt van uurtarieven, worden deze door de subsidieaanvrager berekend met gebruikmaking van een bij de subsidieregeling of bij de subsidieverlening voorgeschreven berekeningswijze.

• 2. Bij het hanteren van kostenbegrippen bij de berekening van uurtarieven wordt uitgegaan van bij de subsidieregeling of bij de subsidieverlening voorgeschreven definities.

• 3. Bij subsidie waarop een Europees staatssteunkader van toepassing is, komen alleen die tarieven en kostenbegrippen in aanmerking die voldoen aan de eisen van het toepasselijke staatssteunkader.

Artikel 20. Subsidiabele loonkosten

Loonkosten boven het bezoldigingsmaximum zoals vastgelegd in artikel 2.3 van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector, zijn niet subsidiabel.

Artikel 21. Betaling en voorschot

• 1. Betaling vindt plaats binnen 6 weken nadat de subsidie is vastgesteld.

• 2. Het college kan bij subsidieverlening een voorschot geven. Het college stelt beleidsregels vast voor het verstrekken van voorschot en betaling.

• 3. Het college kan vorderingen op een subsidieontvanger met de betaling verrekenen.

Artikel 22. Maximumbedrag bij vaststelling

• 1. De subsidie wordt niet hoger vastgesteld dan het bedrag van de werkelijk gemaakte kosten.

• 2. Een toevoeging aan een reserve conform artikel 23 wordt gerekend tot de werkelijk gemaakte kosten.

• 3. Bij subsidieregeling kan worden afgeweken van het eerste lid.

Artikel 23. Vermogensvorming subsidieontvanger

• 1. Indien aan subsidieontvanger een structurele subsidie als bedoeld in artikel 4:51 van de Algemene wet bestuursrecht is verleend en sprake is van een subsidieoverschot, is een toevoeging aan een reserve conform artikel 23 toegestaan als de verhouding eigen vermogen gedeeld door vreemd vermogen op 1 januari van het subsidietijdvak kleiner is dan 2.

• 2. Indien de verhouding als bedoeld in het eerste lid gelijk aan of groter is dan 2 maar het eigen vermogen van de subsidieontvanger op 1 januari van het subsidietijdvak minder bedraagt dan € 150.000, is een toevoeging aan een reserve eveneens toegestaan.

• 3. Het bedrag dat ingevolge het eerste of tweede lid aan een reserve toegevoegd mag worden, bedraagt maximaal 10% van het maximale subsidiebedrag dat voor het subsidietijdvak is verleend.

• 4. Het college kan in geval van een opgelegde sanctie aan een subsidieontvanger, deze sanctie in mindering brengen op het subsidieoverschot indien er een subsidieoverschot bestaat. Het subsidieoverschot is het deel van het exploitatieoverschot dat afkomstig van de subsidiemiddelen door de gemeente Zaanstad is gevormd.

• 5. Indien een subsidieontvanger subsidie ontvangt van meerdere partijen, dan wordt het positieve resultaat van het subsidieoverschot van de ontvangen subsidies naar rato vastgesteld.

• 6. Artikel 23 is uitsluitend van toepassing op structurele exploitatiesubsidies. Een structurele exploitatiesubsidie wordt voor drie opeenvolgende jaren verstrekt voor de instandhouding van een instelling of organisatie.

Artikel 24. Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of onduidelijk is, beslist het college.

Artikel 25. Hardheidsclausule

• 1. Het college kan in bijzondere gevallen artikelen van deze verordening buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing gelet op het belang van de aanvrager of subsidieontvanger, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.

• 2. Toepassing van het eerste lid wordt gemotiveerd in de subsidiebeschikking.

Artikel 26. Inwerkingtreding en overgangsrecht

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 2. Deze verordening is voor het eerst van toepassing op de verstrekking van subsidies als bedoeld in artikel 4:23, derde lid, van de Algemene wet bestuursrecht voor activiteiten die in het jaar 2023 worden uitgevoerd, ongeacht het moment waarop de aanvraag is ingediend.

• 3. De ASV 2018 is van toepassing op de verstrekking van subsidies als bedoeld in artikel 4:23, derde lid, van de Algemene wet bestuursrecht voor activiteiten die in of voorafgaand aan het jaar 2023 zijn of worden uitgevoerd.

• 4. De Algemene Subsidie Verordening Zaanstad 2018 vervalt zodra hij is uitgewerkt.

Artikel 27. Citeertitel

Deze subsidieregeling wordt aangehaald als: Algemene Subsidieverordening (ASV) Zaanstad 2023.

Toelichting Algemene Subsidie Verordening Zaanstad 2023 (ASV)

Algemene toelichting

De Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) kent in titel 4.2 een uitgebreide regeling voor het verstrekken van subsidies door bestuursorganen.

De Algemene Subsidie Verordening 2023 (hierna te noemen: ASV) is een procesverordening. De ASV regelt de essentiële elementen van het subsidieproces in Zaanstad. De ASV is van toepassing op alle subsidieverstrekkingen, ongeacht het beleidsveld en ongeacht de wettelijke grondslag.

De Awb maakt een onderscheid tussen subsidies die zijn gebaseerd op een wettelijk voorschrift en subsidies die dat niet zijn. Het streven van de wetgever is dat subsidies zoveel mogelijk worden verstrekt op grond van een wettelijk voorschrift (lees: subsidieregeling). Dit streven komt voort uit de wens van de wetgever om de rechtszekerheid voldoende te waarborgen. Tevens wordt hiermee een doelmatige besteding van overheidsuitgaven nagestreefd.

Artikel 4:23 van de Awb bevat een limitatieve opsomming van de mogelijkheden om subsidies te verstrekken die niet zijn gebaseerd op een wettelijk voorschrift:

• a. spoedeisende subsidies (tijdelijk, vooruitlopend op de vaststelling van een wettelijk voorschrift);

• b. de subsidies op grond van een begrotingspost (de begroting dient de subsidie-ontvanger en het bedrag dat ten hoogste kan worden vastgesteld te vermelden);

• c. incidentele subsidies (voor uitzonderlijke gevallen, als er in beginsel slechts eenmalig subsidie zal worden toegekend);

• d. de Europese subsidies (voor gemeenten nauwelijks van belang).

In de gemeentelijke subsidiepraktijk spelen begrotingssubsidies een belangrijke rol. Dit zijn de grote subsidies aan bijvoorbeeld maatschappelijke organisaties en culturele instellingen. Deze subsidies lenen zich niet voor een subsidieregeling. De begroting vermeldt per subsidie-ontvanger het bedrag dat deze in het begrotingsjaar maximaal aan subsidie kan ontvangen. Indien een organisatie meerdere begrotingssubsidies ontvangt voor verschillende activiteiten, worden deze subsidies afzonderlijk in de begroting vermeld.

In de ASV wordt de hoofdstructuur van het subsidieproces neergelegd. De beleidsinhoudelijke elementen worden vervolgens in subsidieregelingen vastgelegd. In artikel 2 wordt de bevoegdheid om subsidieregelingen vast te stellen gedelegeerd aan het college. Het college kan deze bevoegdheid uitoefenen binnen de kaders van de beleidsterreinen die zijn opgenomen in de gemeentelijke begroting. Met de subsidieregelingen geeft het college uitvoering aan eerder vastgestelde programma’s en beleidsdoelstellingen.

In een subsidieregeling wordt in ieder geval vastgelegd welke activiteiten in aanmerking komen voor subsidie. Verder kan worden vastgesteld wat de doelgroep van de subsidie is, welke kosten in aanmerking komen, hoe het beschikbare budget wordt verdeeld over de aanvragen, etc. Ook kan op punten worden afgeweken van de hoofdregels zoals neergelegd in de ASV.

Delegatie van een bevoegdheid betekent dat het bestuursorgaan dat de bevoegdheid verstrekt, de gedelegeerde bevoegdheid zelf niet meer zelf uitoefenen. De bevoegdheden die de raad aan het college delegeert, kunnen door de raad niet meer worden uitgeoefend, tenzij de raad eerst de delegatie intrekt. De raad heeft dus dan niet meer de bevoegdheid om zelf subsidieregelingen op te stellen.

De door het college vastgestelde subsidieregelingen zijn door de delegatie wettelijke voorschriften. Wettelijke voorschriften dienen bekend te worden gemaakt via het Gemeenteblad én te worden gepubliceerd op www.overheid.nl. Dit is de Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR).

In de ASV is onderscheid gemaakt tussen subsidies die per kalenderjaar worden verstrekt en subsidies die voor een bepaalde activiteit worden verstrekt. Voor de beide categorieën subsidie zijn verschillende (standaard)beslistermijnen vastgelegd.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit artikel is een aantal definities opgenomen. Deze definities gelden niet alleen voor deze verordening, maar ook voor de hierop te baseren regelingen. Deze definities zullen dus niet nogmaals in de verschillende subsidieregelingen opgenomen hoeven te worden. Ook kan hier niet van worden afgeweken.

Er is geen definitie opgenomen van subsidie. Wat onder een subsidie moet worden verstaan, is omschreven in artikel 4:21 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Kenmerken van een subsidie zijn dat er aanspraak is op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.

Artikel 2. Reikwijdte verordening

In dit artikel wordt aan het college de bevoegdheid gegeven om te besluiten over het verstrekken van subsidies op alle beleidsterreinen opgenomen in de begroting. Het betreft alle besluiten in het subsidieproces, dus ook lager vaststellen, weigeren, terugvorderen, uitbetalen, een voorschot geven en dergelijke. Het college past daarbij het bepaalde in deze verordening en in de gemeentebegroting toe.

Artikel 3. Bevoegdheden van het college

Het eerste lid geeft aan het college opdracht om het subsidieproces uit de voeren. Dit omvat de bevoegdheid en verantwoordelijkheid om te besluiten over subsidies. Het college stelt ter uitvoering van deze bevoegdheid algemeen uitvoeringsbeleid op, zoals het voorschotbeleid en het sanctiebeleid. Daarnaast worden beleidsveldinhoudelijke regels gesteld voor specifieke subsidies.

Het tweede lid geeft aan het college de bevoegdheid om binnen de door de raad vastgestelde beleidskaders subsidieregelingen vast te stellen. Subsidieregelingen bevatten algemeen verbindende voorschriften en vormen de juridische grondslag voor inhoudelijk subsidiebeleid met een bepaald beleidsdoel.

In een subsidieregeling wordt bepaald voor welke activiteiten subsidiemiddelen beschikbaar worden gesteld. Voor zover de gemeente Zaanstad iets wenst te regelen met betrekking tot de doelgroepen die voor subsidie in aanmerking komen, de berekening van de subsidie en de wijze van uitbetalen, dient dit eveneens in de subsidieregeling te gebeuren. Ook in andere artikelen van de ASV wordt vastgelegd dat bij subsidieregeling het subsidiebeleid kan worden uitgewerkt, zoals het verbinden van bepaalde verplichtingen aan de concrete subsidie of de wijze van verdelen van het subsidieplafond.

Het derde lid geeft aan het college tevens de bevoegdheid om te besluiten over subsidies waarvoor een juridische grondslag ontbreekt. Het betreft hier de subsidies die bedoeld zijn in lid 3 van artikel 4:23 Algemene Wet Bestuursrecht. Hieronder vallen de subsidies waarvan in de gemeentelijke begroting de subsidieontvanger en het budget is vermeld. Voor deze categorie wordt geen subsidieregeling vastgesteld,

maar wordt het beleid vastgesteld in een beleidsnotitie. Tevens vallen hieronder incidentele subsidies waarvoor geen subsidieregeling of beleidsregels zijn opgesteld, maar die wel vallen onder een beleidsterrein dat is opgenomen in de gemeentelijke begroting.

Dergelijke incidentele subsidies zonder juridische grondslag kunnen alleen verstrekt worden indien het aantal subsidieontvangers beperkt is en de subsidie voor ten hoogste vier jaren wordt verstrekt. Het verstrekken van dergelijke incidentele subsidies vereist maatwerk.

Subsidies die door de gemeente zijn verkregen (inkomende subsidies) van Europese bestuursorganen vallen eveneens onder artikel 4:23 Awb lid 3.

Het vierde lid bevat de opdracht aan het college om beleidsregels vast te stellen inzake het aangaan van uitvoeringsovereenkomsten. Artikel 4:36 Awb geeft de mogelijkheid dat ter uitvoering van de beschikking tot subsidieverlening een overeenkomst wordt gesloten. De subsidiëring blijft conform de Awb een publiekrechtelijke handeling waartegen bezwaar en beroep mogelijk is. De overeenkomst wordt beheerst door het privaatrecht.

Het primaire doel van de uitvoeringsovereenkomst is dat de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten kan worden afgedwongen bij de burgerlijke rechter. Zonder uitvoeringsovereenkomst kan het college slechts het subsidiegeld terug vorderen, indien de gesubsidieerde activiteiten niet worden uitgevoerd.

De uitvoeringsovereenkomst maakt het mogelijk dat de subsidiebeschikking de activiteiten waarvoor subsidie wordt toegekend op hoofdlijnen beschrijft, waarbij die beschrijving nader wordt uitgewerkt in de uitvoeringsovereenkomst. Een overeenkomst geeft bovendien uitdrukking aan de onderhandelingsrelatie tussen de gemeente en subsidieontvangers; het maken van afspraken in plaats van het eenzijdig opleggen van eisen.

Een subsidie kan ook zonder uitvoeringsovereenkomst worden verleend. Het college besluit of een uitvoeringsovereenkomst moet worden gesloten. Het college heeft zijn algemeen beleid over het sluiten (uitvoerings)overeenkomsten in een beleidsregel vastgelegd.

Artikel 4. Toelichting Europese regels over staatssteun

Staatssteun is in principe verboden (artikel 107, eerste lid, van het VwEU). Er is sprake van staatssteun als financiële steun aan een onderneming (subsidies, garanties, leningen, korting op de grondprijs etc.) voldoet aan de criteria uit het staatssteunverbod.

Steun aan burgers valt niet onder het verbod op staatssteun, mits de steun niet indirect alsnog bij een onderneming terechtkomt. Als er sprake is van staatssteun, is het soms mogelijk om steun te verstrekken op basis van een vrijstellingsverordening of om vrijstelling te vragen bij de Europese Commissie.

Om subsidies onder een Europees steunkader te brengen moet de subsidie op het toepasselijke Europese steunkader worden toegesneden. Daarbij kan het nodig zijn dat er afgeweken wordt van de ASV, of dat deze aangevuld wordt. Het eerste lid maakt het college daartoe bevoegd.

Het tweede en derde lid zijn een uitvloeisel van de eis van de Europese Commissie dat in subsidieregelingen en -beschikkingen die gebruik maken van een Europees steunkader, het toepasselijke kader expliciet wordt vermeld.

Als sprake is van steun die valt onder een Europees steunkader, kunnen uiteraard alleen de activiteiten, doelstellingen, resultaten en kosten voor subsidie in aanmerking komen voor zover die voldoen aan de eisen en voorwaarden van het betreffende steunkader (lid 4). Net zo goed als dat bij subsidies waarop een Europees steunkader van toepassing is, ondernemingen alleen in aanmerking komen als de subsidieverstrekking voldoet aan de voorwaarden van het desbetreffende steunkader (lid 5).

Artikel 5. Evaluatie

Aan het college wordt de opdracht gegeven om minimaal een keer in de vijf jaar te evalueren of de subsidieregelingen en de gesubsidieerde activiteiten bijdragen aan de gestelde beleidsdoelen en of de subsidies de gewenste effecten hebben. Het college rapporteert hierover aan de raad.

Artikel 6. Subsidieplafond, verdeling en begrotingsvoorbehoud

In de Awb zijn in de artikelen 4:25 tot en met 4:28 de belangrijkste bepalingen rondom het werken met een subsidieplafond gegeven. Deze artikelen dienen ter beheersen van uitgaven en het voorkomen van een open einde financiering. De raad stelt het financiële kader vast met de gemeentebegroting. Binnen dit kader kan het college voor beleidsterreinen en/of werkvelden subsidie(deel)plafonds vaststellen. Veelal gebeurt dit bij een subsidieregeling.

Met het oog op de rechtszekerheid verlangt de Awb dat het subsidieplafond bekend wordt gemaakt vóór ingang van de periode waarop het betrekking heeft. Zo kunnen potentiële aanvragers tijdig weten hoeveel geld beschikbaar is. Maar vooral van belang is dat subsidieaanvragen zonder nadere motivering kunnen worden afgewezen op het moment dat het subsidieplafond bereikt is.

Indien het subsidieplafond tijdig is bekendgemaakt, heeft dat gevolgen voor nog eerder inge-diende aanvragen met betrekking tot het relevante tijdvak; de aanvrager kan niet aan de werking van het subsidieplafond ontkomen door de aanvraag ver van te voren in te dienen.

Bij de bekendmaking van het subsidieplafond wordt de wijze van verdelen vermeld (art. 4:26 Awb). De wijze van verdelen kan ook worden bekendgemaakt door te verwijzen naar de subsidieregeling waarin de wijze van verdeling is vastgelegd. In dat laatste geval zal verwezen moeten worden naar een reeds geldende subsidieregeling (derde lid).

Voor subsidies zonder wettelijke grondslag geldt geen subsidieplafond. Het college dient bij het verstrekken van deze subsidies een begrotingsvoorbehoud te maken, indien de begroting op het moment van de subsidieverlening nog niet is vastgesteld (vierde lid).

Artikel 7. Aanvraag

Het subsidieproces van de gemeente is ingesteld op elektronisch berichtenverkeer. Voor de gemeentelijke werkprocessen heeft een digitale aanvraag de voorkeur. Ingevolge artikel 2:14 lid 1 van de Awb moet de gemeente de weg van een schriftelijke aanvraag wel open houden.

Zowel voor de aanvrager als voor de gemeente is het praktisch om te werken met een aanvraagformulier. Het komt de efficiëntie van het subsidieproces ten goede. De aanvrager weet dan welke informatie hij moet leveren en de gemeente beschikt op overzichtelijke wijze over alle relevante informatie. Tevens kan met een aanvraagformulier de uniformiteit van behandeling van subsidieaanvragen in de verschillende beleidsterreinen van de gemeente worden bevorderd. Dit vergemakkelijkt de uitvoering en is van belang bij de evaluatie van het beleid.

Het college is bevoegd andere of slechts enkele van de in dit artikel genoemde gegevens te verlangen, indien die voor het nemen van een beslissing op de aanvraag noodzakelijk of voldoende zijn.

Om te kunnen beoordelen of er misschien sprake is van ontoelaatbare staatssteun, kan het college aanvullende gegevens verlangen. Zo zal bij subsidie aan ondernemingen veelal worden gevraagd om een de minimis-verklaring. Hierin verklaren ondernemingen welke subsidies zij in de afgelopen 3 belastingjaren hebben ontvangen.

Aan de hand van de de minimis-verklaring kan getoetst worden of de subsidie geoorloofde steun is ingevolge een van de drie de de-minimisverordeningen:

• verordening (EU) nr. 1407/2013 van de Commissie van 18 december 2013 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het VwEU op de-minimissteun (PbEU L 352),

• verordening (EU) nr. 1408/2013 van de Commissie van 18 december 2013 inzake de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het VwEU op de-minimissteun in de landbouwproductiesector (PbEU L 352/9),

• en verordening (EU) nr. 717/2014 van de Commissie van 27 juni 2014 inzake de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het VwEU op de-minimissteun in de visserij- en aquacultuursector (PbEU L 190/45), dan wel later daarvoor in de plaats tredende Europese regelgeving.

Het college is bevoegd in een subsidieregeling andere of slechts enkele van de in dit artikel genoemde gegevens te verlangen, indien die voor het nemen van een beslissing op de aanvraag noodzakelijk respectievelijk voldoende zijn. (vierde lid)

Artikel 8. Aanvraagtermijn

De aanvraagtermijnen zijn afhankelijk van het soort subsidie. Er is onderscheid gemaakt tussen subsidies voor activiteiten die voor een kalenderjaar worden verstrekt en overige subsidies. Bij die laatste groep gaat het vooral om subsidies die worden versterkt voor bepaalde kortlopende en in de tijd nauwkeurig afgebakende activiteiten. (eerste en tweede lid)

Het derde lid maakt het mogelijk om in een subsidieregeling een afwijkende aanvraagtermijn op te nemen.

Artikel 9. Beslistermijn

Hier worden de termijnen gegeven waarbinnen het college gehouden is te beslissen op een aanvraag voor subsidie. In de Awb staan geen strikte beslistermijnen op een aanvraag om subsidie. Ook hierbij is onderscheid gemaakt tussen subsidies per kalenderjaar en overige subsidies. (eerste en tweede lid)

Bij subsidieregeling kan het college besluiten af te wijken van de beslistermijnen die vastgesteld zijn in het eerste en tweede lid. (derde lid)

De beslistermijn bij aanvragen om een subsidie die bij de Europese Commissie aangemeld worden, wordt verdaagd totdat de Europese Commissie een eindbeslissing heeft genomen (vierde lid). Dit om te voorkomen dat subsidie wordt verleend die niet in overeenstemming is met de artikelen 107 en 108 van het VwEU betreffende de Werking van de Europese Unie en vervolgens teruggevorderd dient te worden. (vijfde lid)

Artikel 10. Weigering, intrekking en terugvordering

In dit artikel worden de algemeen geldende weigeringsgronden van artikelen 4:25, tweede lid en 4:35 van de Awb, met nadere gronden aangevuld.

In het eerste lid zijn verplichte weigeringsgronden opgenomen.

Subsidie wordt geweigerd wanneer de subsidieverstrekking in strijd zou zijn met andere wettelijke voorschriften, waarbij 107 of 108 van het VwEU en artikel 3 van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen (hierna: Wet Bibob) door het openbaar bestuur met name worden genoemd.

Strijd met het 107 of 108 van het VwEU treedt bijvoorbeeld op wanneer de subsidie hoger is dan toegestaan ingevolge de cumulatieregels van het toepasselijke Europees staatssteunkader of de de-minimisverordening.

De Wet Bibob stelt het college in staat om te screenen of de subsidieaanvragers dan wel -ontvangers in relatie staan tot strafbare feiten. Hierdoor wordt voorkomen dat een bestuursorgaan onbedoeld strafbare feiten faciliteert door het verlenen van een subsidie. Bij deze weigeringsgrond is niet van belang of de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd op zichzelf beoordeeld subsidiabel zijn. Het gaat hierbij louter om de integriteit van de persoon dan wel rechtspersoon van de aanvrager aan wie het college op grond van de Wet Bibob geen subsidie wenst te verlenen.

In lid 2 zijn enkele facultatieve weigeringsgronden opgenomen. Het college kan in deze gevallen een aanvraag tot subsidie weigeren, maar is daar niet toe verplicht.

Artikel 11. Algemene verplichtingen van de subsidieontvanger

Dit artikel bevat een meldingsplicht (eerste lid) en een informatieplicht (tweede lid) die voor alle subsidieontvangers geldt.

De subsidieontvanger heeft schriftelijk toestemming nodig voor een aantal rechtshandelingen genoemd in artikel 4:71 van de Algemene wet bestuursrecht. Het gaat om rechtshandelingen die van invloed kunnen zijn op de aanwending van subsidiegelden, de hoogte van de later ingediende subsidieaanvragen of de kwaliteit of omvang van de activiteiten (derde lid).

Artikel 12. Zorgvuldig beheer en verzekeringsplicht

In dit artikel wordt de algemene verplichting aan subsidieontvangers opgelegd om middelen zorgvuldig te beheren en relevante verzekeringen af te sluiten. Deze verplichtingen zijn opgenomen, omdat het beheer van invloed kan zijn op de hoogte van de later ingediende subsidieaanvragen of de kwaliteit of omvang van de activiteiten. Gesteld kan worden dat het vooral een zaak van de subsidieontvanger zelf is om de haar toevertrouwde middelen goed te beheren. De eigen verantwoordelijkheid van de subsidieontvanger staat voorop.

Artikel 13. Aan een subsidie te verbinden bijzondere verplichtingen

Dit artikel bevat een aanvullende bevoegdheidsgrondslag voor het college om aan de subsidie bepaalde ’bijzondere‘ verplichtingen te verbinden, in aanvulling op wat mogelijk is direct op grond van de Awb en deze verordening.

De artikelen 4:38 en 4:39 van de Awb maken het mogelijk om nog andere verplichtingen aan een subsidie te verbinden, als de verordening daarvoor een grondslag biedt. Die grondslag is in dit artikel gegeven. In artikel 4:38 gaat het om verplichtingen die strekken tot verwezenlijking van het doel van de subsidie. Dat is het geval in het eerste lid: het beheer en gebruik van datgene wat met de subsidie tot stand is gebracht.

In artikel 4:41 van de Awb is bepaald dat in bepaalde gevallen de subsidie-ontvanger, voor zover het verstrekken van de subsidie heeft geleid tot vermogensvorming, daarvoor een vergoeding verschuldigd is aan het bestuursorgaan. Het gaat daarbij om de volgende gevallen:

• als de subsidie-ontvanger voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte of bestemde goederen vervreemdt of bezwaart of de bestemming daarvan wijzigt;

• als de subsidie-ontvanger een schadevergoeding ontvangt voor verlies of beschadiging van voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte of bestemde goederen;

• als de gesubsidieerde activiteiten geheel of gedeeltelijk worden beëindigd;

• als de subsidieverlening of de subsidievaststelling wordt ingetrokken of de subsidie wordt beëindigd, of

• de rechtspersoon die de subsidie ontving wordt ontbonden.

Deze vergoedingsplicht echter geldt alleen als hierin is voorzien in de verordening of subsidieregeling, of – als deze ontbreken – in de subsidiebeschikking. Daarbij moet zijn bepaald hoe de hoogte van de vergoeding wordt berekend. In het vijfde en zesde lid is hier uitvoering en invulling aan gegeven. De hoogte van de vergoeding wordt berekend door de gemiddelde verhouding in percentage tussen de verleende subsidie en de overige inkomsten van de subsidieontvanger over de afgelopen 5 subsidietijdvakken toe te passen op het batig saldo. De verschuldigde vergoeding bedraagt niet meer dan het gemiddelde verleende subsidiebedrag in de afgelopen 5 subsidietijdvakken.

Voorbeeld: Er is een batig saldo van € 50.000. De subsidie was de afgelopen 5 jaar jaarlijks een bedrag van € 90.000 per jaar. De subsidieontvanger had daarnaast de afgelopen 5 jaar gemiddeld eigen inkomsten van € 10.000 per jaar.

De verschuldigde vergoeding is € 45.000 (subsidie € 90.000 / totale inkomsten € 100.000 x batig saldo € 50.000).

Artikel 14. Verantwoording subsidies tot en met € 5.000

De omvang van de verantwoordingsverplichting is gekoppeld aan de hoogte van het subsidiebedrag.

Bij de verstrekking van kleine subsidies aan bijvoorbeeld sportverenigingen of muziekkorpsen loopt de gemeente slechts een beperkt financieel risico. Het subsidiebedrag is niet zo hoog, terwijl de administratieve en bestuurlijke lasten naar verhouding hoog kunnen zijn.

In de ASV is er daarom voor gekozen om subsidies tot en met € 5.000 of wel direct vast te stellen of wel te verlenen en later ambtshalve vast te stellen. De subsidieontvanger hoeft geen aanvraag voor subsidievaststelling in te dienen. Hierdoor kan op de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidieverstrekker worden bespaard. Kenmerkend is ook dat de subsidieontvanger achteraf niet standaard verantwoording hoeft af te leggen aan de subsidieverstrekker. In plaats daarvan geldt een actieve meldingsplicht voor de subsidieontvanger bij niet nakoming van de voorwaarden (zie artikel 11). Achteraf kan een risicogeoriënteerde controle plaatsvinden bij de subsidieontvanger. Een meer risicogeoriënteerde aanpak betekent ook een zekere risicoacceptatie. De verantwoordingsfocus bij kleine subsidies ligt op het leveren van de prestatie.

In het geval van directe vaststelling (eerste lid) worden bewijsstukken van de activiteit direct met de aanvraag meegestuurd. Ook als de activiteiten nog niet hebben plaatsgevonden kan dit worden toegepast. De toepassing is dan onder meer afhankelijk van de aard van de subsidie en risicoafweging van de subsidieverstrekker. Steekproefsgewijze controle na de vaststelling is mogelijk, maar leidt alleen in bijzondere gevallen, zoals fraude, tot terugvordering.

In het geval van verlening, gevolgd door ambtshalve vaststelling (eerste lid), wordt in de subsidiebeschikking vermeld wanneer de gesubsidieerde activiteiten moeten zijn verricht. De subsidie wordt vervolgens, binnen een nader bepaalde termijn ambtshalve vastgesteld door de subsidieverstrekker. In het tweede lid is een afwijkende termijn opgenomen voor situaties waarin rapportageverplichtingen worden opgelegd.

De subsidieontvanger dient desgevraagd, op een door het college in de beschikking aangegeven wijze, aan te tonen dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. De subsidieverstrekker zal steekproefsgewijs van deze bevoegdheid gebruik maken.

Artikel 15. Verantwoording subsidie tussen € 5.000 en € 150.000

In dit artikel is bepaald op welke wijze de subsidieontvanger de aan hem verleende subsidie aan het college dient te verantwoorden. De wijze van verantwoording wordt bij de beschikking tot verlening van de subsidie aan de subsidieontvanger bekend gemaakt.

Het tweede lid bepaalt met welke documenten de subsidieontvanger moet aantonen dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend zijn uitgevoerd. Het gaat erom dat duidelijk is dat de verkregen subsidie is aangewend voor het doel waarvoor de subsidie werd verstrekt.

Bij subsidies van een beperkte omvang is het niet altijd nodig om een balans conform het tweede lid in te dienen. Hetzelfde geldt voor subsidies die voor een doel worden aangewend dat nadere verantwoording van de besteding van het geld overbodig maakt, bijvoorbeeld de huurkosten van een gebouw. De verantwoorde besteding van de subsidie blijkt dan immers al uit het feit dat het betreffende gebouw in gebruik is bij de subsidieontvanger.

Voor dit soort subsidies is in het derde en vierde mogelijkheden geopend het college om andere bewijsmiddelen te verlangen dan de gebruikelijke. Bij de aanschaf van een speeltoestel bijvoorbeeld kan gedacht worden aan een foto. Bij een gehouden evenement aan een krantenartikel.

Artikel 16. Verantwoording subsidies vanaf € 150.000

Bij subsidies vanaf € 150.000 worden zwaardere eisen gesteld aan de verantwoording. Bij de financiële eindverantwoording wordt daarom in beginsel een goedkeurende controleverklaring van een accountant gevraagd. De vaststelling van de subsidie vindt plaats op basis van uitgevoerde activiteiten en de gemaakte kosten.

Uitgangspunt is dat de verantwoordingslasten in verhouding moeten staan tot de hoogte van het subsidiebedrag. De kosten van een accountantscontrole lopen uiteen van €6000 tot €10.000.

Het college is niet verplicht om in alle gevallen te vragen om een controleverklaring. Het vierde lid biedt de basis om in een subsidieregeling te bepalen dat er ook andere, waaronder minder, gegevens gevraagd worden.

Als er wordt gekozen voor het vragen van een controleverklaring door een onafhankelijke accountant is het van belang dat de subsidieontvanger en de accountant op de hoogte is van de beoogde wijze van verantwoorden en over de aspecten die in de controle worden betrokken. Daartoe is een controleprotocol door het college vastgesteld. Het controleprotocol wordt meegezonden met de subsidiebeschikking als het college een controleverklaring vraagt en is op grond van artikel 4:37, eerste lid onder f van de Awb een bindend voorschrift.

Sinds 2013 gelden voor het financiële jaarverslag ook de verplichtingen die voortvloeien uit de Wet Normering Topinkomens. Elke instelling waarop de WNT van toepassing is en die valt onder regime 1 of 2, is verplicht om jaarlijks de bezoldiging van iedere topfunctionaris in het financieel jaarverslag op te nemen. Per topfunctionaris moet de bezoldiging worden vermeld op persoonsnaam, ongeacht een eventuele overschrijding van het bezoldigingsmaximum. Ook subsidierelaties die niet onder de WNT vallen met een subsidie van meer dan €50.000, wordt gevraagd om in de jaarrekening te rapporteren over de bezoldigingen.

Het college kan andere termijnen stellen. Zo wordt bij Verbonden Partijen een korte termijn voor verantwoording opnemen in de subsidiebeschikking. Immers op basis van Besluit Begroting Verantwoording is de gemeente sinds 2013 verplicht in de jaarrekening de (concept)jaarcijfers van de verbonden partij moet opnemen.

Artikel 17. Onderzoek

Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van het gemeentelijke subsidiebeleid. Zij toetst bij de subsidieverstrekking de naleving van de aan de subsidie verbonden voorwaarden en verplichtingen. Het college kan besluiten om nader onderzoek te laten doen als zij dit wenselijk acht.

Ook de rekenkamer van de raad kan besluiten om nader onderzoek te doen. De rekenkamer heeft op basis van artikel 184 van de Gemeentewet al de bevoegdheid inlichtingen in te winnen over de jaarrekening en een onderzoek in te stellen bij privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan de gemeente subsidie heeft verstrekt ten bedrage van ten minste vijftig procent van de baten van deze instelling, over de jaren waarop deze subsidie betrekking heeft. In lid 2 wordt de bevoegdheid van de rekenkamer uitgebreid naar alle subsidieontvangers.

De subsidieontvanger is verplicht mee te werken aan een onderzoek.

Artikel 18. Subsidievaststelling

Het eerste lid bevat de termijn waarbinnen de beschikking gegeven dient te worden. Het merendeel van de aanvragen zal binnen deze beslistermijn kunnen worden afgehandeld. Meer ingewikkelde aanvragen vergen soms meer tijd. De verdaging van de beslistermijn – voor de duur van ten hoogste de in het tweede lid nader bepaalde termijn – biedt dan uitkomst. Een besluit tot verdaging is appellabel.

Bij subsidieregeling kunnen categorieën van subsidieontvangers aanwijzen voor wie de subsidie ambtelijk wordt vastgesteld. Dus zonder dat hiervoor door de subsidieontvanger een aanvraag moet worden ingediend. Dit wordt ambtelijke vaststelling genoemd. Hierdoor worden de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidieverstrekker beperkt. (derde lid)

In een subsidieregeling kunnen andere termijnen worden gesteld. (vierde lid)

Artikel 19. Berekening van uurtarieven, uniforme kostenbegrippen

Dit artikel schrijft voor dat als het college bij de bepaling van de subsidiabele kosten gebruik maakt van uurtarieven, de berekeningswijze hiervan en de voorgeschreven definities in een subsidieregeling of bij de subsidieverlening vastgelegd dienen te worden. Bij subsidies waarop een Europees steunkader van toepassing is, is het college hierin beperkt tot tarieven en kostenbegrippen die voldoen aan de eisen van het toepasselijke staatssteunkader.

Artikel 20. Subsidiabele loonkosten

Omwille van een doelmatige besteding van het subsidiegeld is in dit artikel geregeld dat loonkosten niet worden gesubsidieerd voor zover ze een bepaald bezoldigingsmaximum overschrijden. Het bezoldigingsmaximum betreft de bezoldiging per persoon per kalenderjaar. De bezoldiging van personeel boven het bezoldigingsmaximum kan redelijkerwijs niet worden aangemerkt als loonkosten die ten behoeve van de gesubsidieerde activiteit dienen te worden gemaakt.

Aansluiting is gezocht bij het bezoldigingsmaximum van 2.3 van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (Wnt). Het Wnt-bezoldigingsmaximum is door de regering aangemerkt als een evenwichtige, verantwoorde en maatschappelijk aanvaardbare bezoldiging binnen de publieke en semipublieke sector.

Het bezoldigingsmaximum van de Wnt is per 1 januari 2016 vastgesteld op € 178.000,- en wordt jaarlijks bij ministeriële regeling geïndexeerd. De ministeriële regeling wordt bekend gemaakt vóór 1 november van het kalenderjaar. Door in de weigeringsgrond niet het bedrag van € 178.000 te noemen, maar naar de wettelijke bepaling te verwijzen, wijzigt de hoogte van het bezoldigings¬maximum bedoeld in de weigeringsgrond automatisch mee met de indexering van het wettelijke bezoldigingsmaximum van de Wnt. Per 1 januari 2018 bedraagt het bedrag € 187.000,-.

Artikel 21. Betaling en voorschot

In dit artikel wordt aangegeven binnen welke termijn de subsidie betaald zal worden en dat bij verlening een voorschot gegeven kan worden. In de Awb is bepaald dat als er voorschot wordt verleend, bepaald moet worden in welke termijnen dat gebeurd en welk bedrag (artikel 4:86 Awb) of eventueel alleen de manier waarop het voorschot wordt betaald (artikel 4:95 Awb).

Een voorschot kan verleend worden indien redelijkerwijs kan worden aangenomen dat de gesubsidieerde activiteiten zullen worden verricht. Het college heeft beleidsregels vastgesteld over het voorschot en betalingsbeleid.

Voorschotten worden automatisch (ambtshalve) verstrekt volgens de in het verleningbeschikking opgenomen bevoorschottingsritme. De subsidieaanvrager hoeft dus geen aanvraag voor bevoorschotting in te dienen of tussentijdse overzichten van prestaties of uitgaven te overleggen. Dit leidt tot lastenbesparingen bij zowel de subsidieontvanger als de subsidieverstrekkende gemeente.

Omdat de bevoorschotting mede afhankelijk is van de aard van de te subsidiëren activiteit is er voor gekozen om de termijnen waarop de (automatische) bevoorschotting plaats vindt niet in de verordening te noemen. Het bevoorschottingsritme en de hoogte van de voorschotten worden in verleningbeschikking vermeld.

Artikel 22. Maximumbedrag bij vaststelling

Indien de werkelijk gemaakte kosten lager zijn het verleende bedrag, wordt de subsidie vastgesteld op het bedrag van de werkelijk gemaakte kosten.

In het derde lid wordt de mogelijkheid gegeven bij subsidieregeling hiervan af te wijken. Bijvoorbeeld bij kleine subsidies waarvoor geen verantwoording hoeft te worden ingediend, anders dan een bewijs dat de activiteit is uitgevoerd. Met deze uitzondering kunnen nodeloos hoge uitvoeringskosten worden voorkomen.

Het eerste lid laat onverlet de mogelijkheid dat het college toestemming geeft subsidiemiddelen toe te voegen aan een bestemmingsfonds. Dit is vastgelegd in het tweede lid.

Artikel 23. Vermogensvorming subsidieontvanger

In dit artikel wordt geregeld dat in het geval er een subsidieoverschot is bij een subsidieontvanger die een structurele subsidie ontvangt, een toevoeging aan de reserve is toegestaan als de verhouding eigen vermogen gedeeld door vreemd vermogen op 1 januari van het subsidietijdvak kleiner is dan 2 (lid 1). Als deze verhouding groter is dan 2, maar het eigen vermogen is minder dan € 100.000, is een toevoeging aan de reserve ook toegestaan (lid 2). Er mag maximaal 10% van de verleende subsidie aan de reserve worden toegevoegd (lid 3).

Hiermee wordt getracht vermogensvorming met subsidiemiddelen te beperken indien instellingen voldoende eigen vermogen hebben. Indien een gesubsidieerde instelling voldoende eigen vermogen heeft en dit eigen vermogen groter is dan € 150.000 dan moeten deze subsidiemiddelen (lees subsidieoverschot) worden terugbetaald/verrekend.

Indien een gesubsidieerde instelling niet voldoende eigen vermogen heeft, mag deze worden behouden mits het niet meer dan 10% is van de subsidie. Hierbij probeert de gemeente het “oppotten” in te perken. De verleende subsidiegelden worden zo gebruikt voor de activiteiten waarvoor het is bedoeld dan wel elders ingezet voor activiteiten die nu geen of minder geld ontvangen vanwege de beperktheid van de beschikbare middelen.

Het artikel is zo geformuleerd dat indien een instelling alleen het subsidieoverschot hoeft terug te betalen, niet de eigen inkomsten. Het subsidieoverschot is het exploitatieverschot dat met subsidiemiddelen is gevormd (art 1. Begripsomschrijvingen).

Lid 6 omschrijft het toepassingsbereik van artikel 23. In de gemeentelijke praktijk zijn er grofweg twee soorten subsidies te onderscheiden: project subsidies en exploitatiesubsidies. Projectsubsidies zijn gerelateerd aan de kosten voor een bepaald project of activiteit. Een structurele exploitatiesubsidie wordt voor tenminste drie jaar verleend voor de instandhouding van een instelling of organisatie. Het past bij het doel achter het verstrekken van een structurele exploitatiesubsidie (in tegenstelling tot het verstrekken van een projectsubsidie) om een deel van de subsidie te kunnen sparen.

Artikel 24. Onvoorziene omstandigheden

Dit artikel kan niet worden toegelicht, omdat het onvoorzienbare omstandigheden betreft. Het gaat hierbij om omstandigheden waarin de verordening niet voorziet.

Artikel 25. Hardheidsclausule

De toepassing van de hardheidsclausule dient beperkt te blijven tot individuele gevallen. De te treffen voorziening, die niet in de verordening is voorzien, dient altijd binnen de doelstellingen van de subsidie te passen.

Zodra de toepassing van een hardheidsclausule voor bepaalde gevallen voldoende is uitgekristalliseerd en daardoor een bestendig karakter heeft gekregen, dient dit beleid in de ASV of een subsidieregeling te worden neergelegd.

De hardheidsclausule is niet bedoeld voor beslissingen waarvoor een “kan-bepaling” is opgenomen in de ASV of een subsidieregeling. Een kan-bepaling geeft het college de mogelijkheid, maar niet de verplichting iets te doen. Een voorbeeld zijn de facultatieve weigeringsgronden van artikel 10. Het college kan een subsidie weigeren als een van de facultatieve weigeringsgronden zich voordoet. Bijvoorbeeld indien een aanvraag te laat is ingediend. Het college kan echter ook besluiten de subsidie toch te verlenen, als daar een goede reden voor is. Nu de beslissing om de subsidie niet te weigeren zijn grondslag vindt in artikel 10, is er geen sprake van een afwijking van de ASV.

Het afzien van toepassing van een weigeringsgrond, ondanks dat de aanvrager niet heeft voldaan aan een in de ASV opgelegde verplichting, betekent niet dat dat het artikel waarin die verplichting is vastgelegd, buiten toepassing wordt gelaten. Het artikel is onverminderd van toepassing. Het college besluit echter geen consequentie te verbinden aan het niet-nakomen van de daarin vastgelegde verplichting.

Artikel 26. Inwerkingtreding en overgangsrecht

Subsidieregelingen die op of bekendmaking van de ASV 2023 worden vastgesteld, vallen onder de ASV 2023. Het subsidieproces zoals neergelegd in de ASV 2023 is direct van toepassing op die subsidieregelingen (tenzij in de regeling daarvan wordt afgeweken).

In het overgangsrecht is geregeld dat de oude en de nieuwe ASV enige tijd naast elkaar bestaan. Afhankelijk van wanneer de te subsidiëren activiteiten plaats vinden, is de ASV 2018 dan wel de ASV 2023 van toepassing. Activiteiten die in of na inwerkingtreding van de 2023 van start gaan, kunnen worden gesubsidieerd op grond van de ASV 2023. Gesubsidieerde activiteiten die vóór inwerkingtreding van de ASV 2023 van start gaan zijn of worden uitgevoerd, vallen nog onder de ASV 2018.

Ingevolge het tweede lid is de ASV 2023 van toepassing op alle aanvragen van begrotingssubsidies en incidentele subsidies met betrekking tot 2023, ook als de aanvraag vóór de inwerkingtreding van de ASV 2023 is ingediend. Deze bepaling is met name van belang voor begrotingssubsidies in 2023, aangezien die vóór 1 juli 2023 moeten zijn aangevraagd.

Het derde lid van de ASV 2023 regelt dat de ASV 2018 van toepassing blijft op de verstrekking van subsidies zoals benoemd in artikel 4:23 derde lid, voor activiteiten die in 2023 worden uitgevoerd.

Het vierde en laatste lid zorgt ervoor dat de ASV 2018 vervalt, nadat de laatste subsidie die op grond van de ASV 2018 is verstrekt, volledig is afgehandeld.