Protocol integriteitsmeldingen Oirschot 2022

De raad van de gemeente Oirschot;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 18-10-2022

collegevoorstel 27-09-2022

Gelet op paragraaf 8 van de Gedragscode integriteit (burger)raads- en collegeleden Oirschot 2022

b.e.s l u i t

vast te stellen het Protocol integriteitsmeldingen Oirschot 2022

Inleiding

De gemeente Oirschot hecht aan de integriteit van de (burger)raadsleden, wethouders en burgemeester. Vertrouwen, eerlijkheid en transparantie fungeren als kernwaarden waar het gaat om integer handelen, richting inwoners én onderling. Door lokale betrokkenheid van politieke ambtsdragers kunnen zich integriteitsdilemma’s voordoen. In de gedragscode is het kader voor integer handelen vastgelegd.

Als er sprake is van een vermoeden van een integriteitsschending, is zorgvuldigheid geboden. Dit protocol beschrijft de werkwijze bij een vermoedelijke integriteitsschending. Voor alle betrokkenen is een duidelijk protocol van belang: voor de melder, voor degene waarover een melding wordt gedaan en voor de functionarissen die betrokken zijn bij de afhandeling. Politieke ambtsdragers staan veelal in de publieke belangstelling. Een (vermoeden van een) integriteitsschending zal voor hen dan ook vaak grote persoonlijke consequenties hebben, zeker als dit bekend raakt bij de media. Dit protocol kent uitgangspunten, een plan van aanpak en nazorg, waardoor integriteitskwesties met zorgvuldigheid behandeld kunnen worden.

Iedereen - inwoners, ondernemers, ambtenaren en politiek ambtsdragers - kan twijfel over een gedraging voorleggen aan de burgemeester of griffier. Ook kan iedereen een melding indienen bij de burgemeester over een vermoeden van een integriteitsschending.

A. Uitgangspunten

Zo groot als nodig, zo klein als mogelijk

De impact van een melding van een mogelijke integriteitsschending op betrokkenen is groot. Omgaan met deze meldingen vereist dan ook zorgvuldigheid én oog hebben voor de betrokkenen. Het uitgangspunt in dit protocol integriteitsmeldingen is daarom dat de stappen die gezet worden zo groot zijn als nodig, maar zo klein als mogelijk.

Centrale rol voor de burgemeester

Op grond van artikel 170, tweede lid van de Gemeentewet heeft de burgemeester de taak de bestuurlijke integriteit van de gemeente te bevorderen. In het kader van die taak heeft de burgemeester een belangrijke rol bij de behandeling van integriteitsincidenten in de gemeente.

Ondersteuning door griffier of gemeentesecretaris, ruggenspraak met het presidium

De burgemeester laat zich in het proces ondersteunen door de griffier of de gemeentesecretaris. Zij kunnen de burgemeester op elk moment adviseren in de te maken keuzes. Op verschillende momenten pleegt de burgemeester ruggenspraak met het presidium. De inbreng van het presidium is zwaarwegend, maar hoeft niet doorslaggevend te zijn in de keuzes die de burgemeester maakt.

Afwijken van het protocol

In het protocol zijn de processtappen vastgelegd in het geval van een vermoeden van een integriteitsschending. Iedereen is in deze gevallen gebaat bij helderheid en een zorgvuldig proces. Toch kan het voor komen dat het in het belang van de gemeente, het onderzoek, de melder of de betrokkene nodig is om af te wijken van het protocol. De burgemeester mag daar eigenstandig toe beslissen.

Uiteraard vervalt het recht van de burgemeester om af te wijken van het protocol indien het een melding over de burgemeester betreft. Indien er een vermoeden van integriteitsschending door de burgemeester is, wordt de rol van de burgemeester in dit gehele protocol overgenomen door de griffier en de gemeentesecretaris. In dat geval geldt dat overal waar in het protocol ‘burgemeester’ staat ‘griffier en gemeentesecretaris’ gelezen moet worden. Griffier en gemeentesecretaris zullen bij een vermoeden van integriteitsschending door de burgemeester altijd in overleg treden met de commissaris van de Koning.

Terughoudendheid in de communicatie

In principe wordt er tijdens het onderzoekstraject niet extern gecommuniceerd. De uitkomst van het traject kan immers zijn dat er geen sprake is van een integriteitsschending. Onterechte negatieve aandacht voor de betrokkenen dient daarom te worden voorkomen. De burgemeester draagt zorg voor interne en externe communicatie over een melding, een onderzoek en de uitkomsten daarvan. Alleen (een woordvoerder van) de burgemeester spreekt indien nodig met de pers gedurende het doorlopen van het proces. Indien er een melding is gedaan of onderzoek plaatsvindt naar de burgemeester, neemt de gemeentesecretaris deze taak op zich.

B. Plan van aanpak

Onderdeel 1: Twijfel bespreken

Wat niet-integer handelen is, is niet altijd duidelijk. Het kan zijn dat een politieke ambtsdrager twijfel heeft over de juistheid van (voorgenomen) handelen van zichzelf of van een ander. Het onderwerp integriteit blijvend met elkaar bespreken kan voorkomen dat er dilemma’s ontstaan.

Integriteitsdilemma

In het geval van een integriteitsdilemma spreek je in principe eerst de desbetreffende functionaris persoonlijk aan. Wellicht was er sprake van onwetendheid of een misverstand.

Een integriteitsdilemma kan daarnaast in vertrouwen besproken worden met:

• Iemand uit de raad;

• De vertrouwenspersoon van de eigen partij of een koepelorganisatie;

• De griffier of burgemeester.

Het bespreekbaar maken van een integriteitsdilemma met een vertrouwenspersoon, de griffier of burgemeester geeft duidelijkheid of er reden is voor een melding. De kring van betrokkenen wordt zo klein als mogelijk gehouden.

Onderdeel 2: De melding

Verantwoordelijken voor afhandeling melding

Een melding wordt gedaan bij de burgemeester. Dit gebeurt schriftelijk en vertrouwelijk. Hierbij mag hulp ingeschakeld worden van bijvoorbeeld de griffier of de sparringpartner met wie eerder de twijfel is besproken. Bij het afhandelen van de melding laat de burgemeester zich ondersteunen door de griffier of gemeentesecretaris.

• Bij meldingen aangaande raadsleden en burgerraadsleden ondersteunt de griffier de burgemeester.

• Bij meldingen aangaande wethouders ondersteunt de gemeentesecretaris de burgemeester.

De burgemeester kan op basis van eigen waarnemingen of externe berichtgeving worden geattendeerd op een vermeende integriteitsschending. De burgemeester kan dan op eigen initiatief een melding opstellen.

Eisen aan de melding

De melding wordt schriftelijk ingediend en gaat over een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden. Indien gewenst kan een melding ook mondeling worden gedaan. In dat geval wordt de melding door de griffier of gemeentesecretaris genoteerd. De melder ondertekent deze melding.

Een melding van een mogelijke integriteitsschending bevat in ieder geval:

• 1. de naam en/of de positie van de persoon die wordt verdacht van schending;

• 2. de functie: raadslid, burgerraadslid, wethouder of burgemeester;

• 3. de naam en het adres van de melder;

• 4. een korte beschrijving van de mogelijke schending, waaronder:

  • o de aard van het feit (wat is er gebeurd?);

  • o de valideerbaarheid (valt het te bewijzen?);

  • o de geloofwaardigheid/waarschijnlijkheid (hoe groot is de kans?);

  • o de ernst van de zaak (wat is de impact?).

Anonieme meldingen worden niet in behandeling genomen.

Screening van de melding door de burgemeester en ondersteuner

• 1. De burgemeester stuurt de melder binnen vijf werkdagen een schriftelijke ontvangstbevestiging. Hierin wordt vermeld dat de identiteit van de melder in beginsel niet bekend wordt gemaakt.

• 2. De burgemeester voert zo snel mogelijk een persoonlijk gesprek met de melder over de melding. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt en geaccordeerd.

• 3. De burgemeester en de ondersteuner wegen de melding op vijf punten:

  • a. de aard van de (vermoede) handeling;

  • b. de mate waarin de melding te controleren is;

  • c. de respectievelijke posities van melder en de persoon op wie de melding betrekking heeft;

  • d. de geloofwaardigheid en;

  • e. de ernst en spoedeisendheid.

• 4. De burgemeester stelt de betrokken wethouder of het betrokken (burger)raadslid op de hoogte van het feit dat er een melding is gemaakt, tenzij er een zwaarwegend belang is om dat niet te doen, zoals bijvoorbeeld de kans op het verdwijnen van bewijsmateriaal.

Conclusies

Op basis van het gesprek met de griffier of met de gemeentesecretaris, neemt de burgemeester een beslissing over het vervolg. De burgemeester kan tot drie conclusies komen:

• 1. De melding krijgt geen vervolg, bijvoorbeeld omdat de melding niet over integriteit gaat of er overduidelijk geen sprake is van een schending. De melder krijgt dan een gemotiveerd bericht dat de melding geen gevolg krijgt.

• 2. Er is een vooronderzoek nodig om de melding te beoordelen. Na het vooronderzoek kan de burgemeester besluiten tot conclusie 1 of conclusie 3.

• 3. Er is direct een extern uitgebreid onderzoek nodig.

Communicatie

De burgemeester informeert het presidium in vertrouwendat er een melding is gedaan. Wanneer na de screening blijkt dat de melding geen opvolging krijgt (conclusie 1), koppelt de burgemeester dit ook terug aan het presidium. In de gevallen van conclusie 2 of conclusie 3 informeert de burgemeester in vertrouwen het presidium over het vervolg. Hierbij wordt formeel geheimhouding opgelegd.

In sommige situaties wordt de persoon in kwestie niet onmiddellijk geïnformeerd over het op handen zijnde onderzoek, bijvoorbeeld als diegene dan mogelijk bewijsmateriaal kan of zal vernietigen. In een dergelijk geval worden eerst zo snel mogelijk maatregelen genomen zodat mogelijk relevant bewijs niet verdwijnt. Deze beschermingsmaatregelen zijn het veiligstellen van dossiers, bestanden, stukken etc.

Zowel melder als betrokkene kunnen in het geval van conclusie 1 vragen om wél over te gaan tot een onderzoek. In dat geval gaat er een verzoek uit naar het presidium. Hierbij zijn de volgende criteria leidend: ontvankelijkheid, ernst van het feit, valideerbaarheid en waarschijnlijkheid. Bij een meerderheid van ⅔e van de stemmen, wordt het onderzoek dan alsnog uitgevoerd.

Onderdeel 3: Vooronderzoek

Uitvoering vooronderzoek

• 1. De burgemeester voert een gesprek met zowel de melder als de politieke ambtsdrager in kwestie. Indien de melding een wethouder betreft is de gemeentesecretaris bij dit gesprek aanwezig. Indien de melder een (burger)raadslid betreft, is de griffier aanwezig.

• 2. De gesprekspartners ontvangen voor aanvang van het gesprek een schriftelijke uitnodiging. Hierin staat een korte omschrijving van de aard van de melding. De betrokken politieke ambtsdrager ontvangt hierbij geen kopie van de melding.

• 3. Van de gesprekken worden gespreksverslagen gemaakt. Deze worden ter accordering voorgelegd aan de gesproken personen.

• 4. Daarnaast kan er onderzoek gedaan worden in documenten of open bronnen. Ook kan er informatie worden ingewonnen bij experts.

De burgemeester komt op een zo kort mogelijke termijn tot een gemotiveerde schriftelijke beoordeling van de melding. Hierbij zijn de volgende criteria leidend: ontvankelijkheid, ernst van het feit, valideerbaarheid en waarschijnlijkheid. Na het vooronderzoek komt de burgemeester tot conclusie 1 (de melding krijgt geen verder vervolg) of conclusie 3 (extern onderzoek naar de melding). De burgemeester informeert het presidium mondeling in vertrouwen, onder geheimhouding, over het vooronderzoek en het eventuele vervolg.

Onderdeel 4: Uitgebreid onderzoek

Als wordt besloten dat er een uitgebreid onderzoek nodig is, geeft de burgemeester externe adviseurs of onderzoekers hier opdracht toe. Op de uitvoering van het onderzoek rust geheimhouding. De betrokken politiek ambtsdrager is vrij zich te laten bijstaan. De eventuele kosten hiervan worden door de betrokken politiek ambtsdrager zelf gedragen.

Een uitgebreid onderzoek bestaat uit de volgende stappen:

• 1. De burgemeester komt met de externe onderzoekers een schriftelijke onderzoeksopdracht overeen, met daarin de onderzoeksopdracht en -vragen, de methoden, de planning en kosten, het team en de wijze van rapportage. De externe onderzoekers dienen zich te houden aan de in het onderhavige protocol beschreven werkwijze.

• 2. In overleg met de externe onderzoekers wordt ervoor gezorgd dat relevante gegevens worden veiliggesteld.

• 3. De burgemeester informeert per brief de betrokken politieke ambtsdrager, de melder en de fractievoorzitters dat er een onderzoek wordt ingesteld. Vaste onderdelen zijn: de aanleiding voor het onderzoek, het onderzoeksprotocol en de contactgegevens van de onderzoekers.

• 4. Er wordt zorgvuldig afgewogen welke andere personen geïnformeerd moeten worden over het onderzoek, waarbij het uitgangspunt is dat de groep geïnformeerde personen zo klein mogelijk wordt gehouden.

• 5. Tijdens de uitvoering van het onderzoek kunnen zowel personen op ambtelijk en bestuurlijk niveau binnen de gemeente als externe partijen worden benaderd voor een interview. Deze interviews worden door ten minste twee personen gevoerd. Desgewenst kunnen geïnterviewden zich laten bijstaan.

• 6. Van de interviews worden gespreksverslagen gemaakt. Deze worden ter accordering voorgelegd aan de gesproken personen. De gesprekspartner heeft de mogelijkheid om binnen vijf dagen schriftelijk te reageren op het verslag. Indien er geen reactie wordt gegeven binnen de gestelde termijn, wordt het verslag als geaccordeerd beschouwd. Indien de gesprekspartner accordering weigert, wordt hier melding van gemaakt in het verslag. Op verzoek kan een schriftelijke weergave van de afwijkende mening van de gesprekspartner bij het verslag worden gevoegd. De gespreksverslagen blijven in het bezit van de externe onderzoekers en worden niet gedeeld.

• 7. De burgemeester bewaakt de voortgang van het onderzoek.

• 8. De betrokken politiek ambtsdrager krijgt de mogelijkheid om te reageren op de feitelijke bevindingen. Ook de burgemeester krijgt de rapportage voor een controle op de feitelijke bevindingen.

• 9. De betrokken politiek ambtsdrager mag een zienswijze (termijn van 8 weken) geven op het eindrapport inclusief conclusies en aanbevelingen. Deze zienswijze wordt opgenomen in het rapport.

• 10. Wanneer het onderzoek is afgerond, leveren de externe onderzoekers het onderzoeksrapport op bij de burgemeester. Tevens wordt geadviseerd over maatregelen. Als het onderzoek de burgemeester betreft, leveren de onderzoekers het rapport op bij de gemeentesecretaris.

Onderdeel 5: Afronding

De burgemeester stelt het rapport onder geheimhouding ter beschikking aan de onderzochte politiek ambtsdrager.

• Indien er geen sprake is van integriteitsschending wordt dit teruggekoppeld aan het presidium. Het onderzoeksrapport wordt niet openbaar gemaakt.

• Indien er wel sprake is van integriteitsschending wordt het presidium daarvan in vertrouwen onder geheimhouding op de hoogte gesteld. De rapportage wordt met oplegging van geheimhouding verstrekt aan de raadsleden. Vervolgens wordt het rapport besproken in een raadsvergadering. Bij aanvang van de vergadering beslist de raad of de geheimhouding wordt bekrachtigd of opgeheven. De raadsvergadering wordt als openbare vergadering geagendeerd, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om dit niet te doen. De burgemeester besluit dit in overleg met het presidium.

C. Nazorg

Contact met de melder

De burgemeester plant een gesprek in met de melder.

Nazorg richting de politiek bestuurder

De burgemeester plant een evaluatiegesprek in met degene naar wie onderzoek is verricht.

Opzettelijk valse melding

Bij het vermoeden van een opzettelijk valse melding kan de burgemeester een onderzoek instellen naar de melder.

Rapportage en verantwoording

Jaarlijks brengt de burgemeester via de jaarstukken verslag uit aan de raad over het aantal meldingen, onderzoeken en de daarmee gepaard gaande kosten op het gebied van integriteit.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 18-10-2022.

De voorzitter,

De griffier,