Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2023

De raad van de gemeente Oostzaan,

gelezen het voorstel van 22 november 2022

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Oostzaan 2023.

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren;

• bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie;

Artikel 2 Verzoek om informatie

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat.

• 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de gemeentesecretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3 Verzoek om bijstand

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand.

• 2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij de secretaris om een of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

• 3. De secretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand als:

  • a. naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden, of

  • b. dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden, of

  • c. het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.

• 4. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 4 Geschil over verleende ambtelijke bijstand

• 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

• 2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5 Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Hoofdstuk 3 Fractieondersteuning

Artikel 6 Recht op financiële bijdrage

• 1. De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie voor de duur van de zittingsperiode een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

• 2. Jaarlijks bij de vaststelling van de begroting besluit de raad over de hoogte van de bijdrage van het volgende jaar. De bijdrage bestaat uit een vast deel per fractie bestaande uit 50 procent uit het totale bedrag en een variabel deel per raadszetel van de betrokken fractie.

Artikel 7 Besteding financiële bijdrage

• 1. Fracties besteden de bijdrage bedoeld in artikel 6 lid 1 uitsluitend om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie te versterken.

• 2. De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:

  • a. uitgaven die in strijd zijn met enige wettelijke bepaling;

  • b. uitgaven waarvan op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en bijbehorende ministeriële regeling aanspraak op vergoeding bestaat;

  • c. betalingen, inclusief ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd t.b.v. de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

  • d. giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

  • e. uitgaven die horen te worden betaald uit vergoedingen die raadsleden ingevolge het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers toekomen;

  • f. de kosten voor niet-partijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van de functie van raads- of commissielid, voor zover deze door of namens de gemeente wordt aangeboden of verzorgd.

  • g. bestedingen aan raadsleden of bedrijven van raadsleden voor werkzaamheden die zij in opdracht van een fractie verrichten;

  • h. verkiezingsactiviteiten;

  • i. buitenlandse reizen.

Artikel 8 Voorschot bijdrage fractieondersteuning

• 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt op een door de fractie aan te geven rekeningnummer, dit met inachtneming van het bepaalde in lid 2 en 3.

• 2. Het voorschot voor het nieuwe kalenderjaar wordt pas betaald zodra het in artikel 8 bedoelde verantwoordingsverslag is ingediend en door de griffier is geaccordeerd.

• 3. Het (m.u.v. hetgeen in artikel 11, reserve, is bepaald) onbenutte, respectievelijk niet of niet juist gedeclareerde, deel van het voorschot over het voorgaande kalenderjaar wordt na accordering van het verantwoordingsverslag door de griffier, teruggevorderd.

• 4. Er vindt geen bevoorschotting plaats tot het moment dat het terug te vorderen bedrag is betaald.

• 5. De definitieve vaststelling van de verantwoordingsverslagen vindt plaats door de raad.

Artikel 9 Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaar

In afwijking van artikel 8 wordt in een verkiezingsjaar het voorschot in januari verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de 1e maand na de maand waarin de 1e vergadering van de nieuwe raad plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 10 Wijziging hoogte financiële bijdrage door verkiezingen of bij splitsing

• 1. Indien het zeteltal van een fractie door verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage bij vermindering of vermeerdering van het zeteltal per de 1e dag van de maand na de maand waarin de 1e vergadering van de nieuwe raad plaatsvindt.

• 2. Bij splitsing van een fractie wordt bij aanvang van de eerstvolgende kalendermaand de op grond van artikel 7 lid 2 vastgestelde variabele bijdrage per raadslid verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken raadsleden. Bij splitsing van een fractie ontvangt alleen die fractie die bij eerste zitting van een nieuwe raad na de raad als dusdanig is aangemerkt het vaste deel van de financiële bijdrage als bedoeld in artikel 7, lid 2

• 3. Indien een raadslid zijn zetel ter beschikking stelt wordt het variabele deel voor de resterende termijn teruggestort in de gemeentekas.

• 4. Als een fractie als gevolg van de verkiezingen ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de datum waarop de raad in nieuwe samenstelling aantreedt.

Artikel 11 Reserve

• 1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie voor het kunnen verlenen van een aanvullende financiële bijdrage ten behoeve van die fractie in volgende jaren.

• 2. De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam op grond van artikel 8.

• 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve komt tot uitdrukking in de verrekening over dat jaar.

• 4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad de rechtsopvolger is. Als fracties na verkiezingen niet terugkeren in de raad wordt de eindafrekening opgemaakt en de niet uitgegeven gelden aan de gemeente gerestitueerd.

• 5. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in lid 2, vervalt het recht op dat meerdere.

• 6. Bij splitsing van een fractie wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar rato van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 12 Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

• 1. Elke fractie legt binnen 3 maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning. Hierbij wordt een verslag overlegd met schriftelijke bewijsstukken.

• 2. De griffier controleert het verslag. De griffier rapporteert aan het presidium dat een voorstel tot vaststelling van de definitieve bedragen voorlegt aan de raad.

• 3. Indien in het presidium verschil van mening ontstaat over de beoordeling van de verantwoordingen, wordt advies ingewonnen van de accountant die belast is met de jaarrekeningcontrole.

• 4. De raad stelt na ontvangst van het advies van het presidium de bedragen vast van:

  • a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

  • b. de wijziging van de reserve;

  • c. de verrekening tussen de sub a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot, en de hoogte van een eventuele terugvordering van ontvangen voorschotten

  • d. de resterende reserve.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 13 Onvoorzien

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, besluit de raad.

Artikel 14 Intrekking

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023

• 2. Op dat tijdstip vervalt de tot dan geldende verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Oostzaan.

Artikel 15 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als:

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Oostzaan 2023.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering d.d. 15 december 2022

M. van Engelshoven-Huls

Griffier

M.D. Polak

voorzitter