Jaarverslag 2022 Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk

Aan burgemeester en wethouders van Bergeijk

i.a.a. de gemeenteraad van Bergeijk

Datum: 11 mei 2023

Onderwerp: Jaarverslag 2022 Commissie Bezwaarschriften

Voor u ligt het jaarverslag van de Commissie Bezwaarschriften over 2022. Met dit jaarverslag geeft de commissie inzicht in de behandeling van bezwaarschriften die in 2022 zijn ontvangen door de bestuursorganen van de gemeente Bergeijk. De commissie adviseert onafhankelijk en op basis van de Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk 2012.

De Commissie Bezwaarschriften,

de voorzitter,

de heer mr. W.A.M. Waarma

De Commissie

Samenstelling

Werkwijze

Een belanghebbende kan bezwaar maken tegen een besluit. Bij ontvangst van een bezwaarschrift onderzoekt de behandelend ambtenaar op verzoek van de secretaris of het bezwaar kan worden weggenomen. Als dat niet het geval is, wordt het bezwaarschrift doorgaans op een hoorzitting behandeld. Daarna brengt de commissie een advies uit aan het bestuursorgaan.

Vergaderfrequentie

Gemiddeld komt de commissie één keer per maand bijeen voor 1 tot maximaal 3 hoorzittingen op een avond.

De Cijfers

Aantallen en onderwerpen

In 2022 zijn in totaal 56 bezwaarschriften bij de gemeente Bergeijk ontvangen en is de behandeling van 8 bezwaarschriften overgenomen uit 2021. Eén bezwaarschrift zou eigenlijk behandeld worden in 2021 maar uiteindelijk is het advies uitgebracht in 2022. In 2021 waren 31 bezwaarschriften ontvangen met daarbij 18 uit 2020 overgenomen bezwaarschriften. Daarmee is het aantal ontvangen bezwaarschriften met bijna 50% toegenomen ten opzichte van het voorgaande jaar.

Ten opzichte van het voorgaande jaar is een forse toename van bezwaarschriften tegen omgevingsrechtelijke besluiten (waaronder de categorieën Vergunning, Handhaving en Verkeer) waar te nemen. Deze vormen in 2022 88% van de bezwaren. In 2021 vormden dezelfde categorieën 59% van het totaal van ontvangen bezwaren. Onder overig vallen de categorieën Subsidie (1), Leerlingenvervoer (1) en BAG (1).

Opgemerkt wordt dat een groot aantal bezwaarschriften tegen hetzelfde besluit is ingediend. Ook kwam het voor dat bijvoorbeeld tien bezwaarmakers via een gemachtigde gezamenlijk één bezwaarschrift indienden tegen een (omgevingsrechtelijk) besluit. Daarnaast zijn er bezwaren die herhaaldelijk over hetzelfde adres gaan, tegen vervolgbesluitvorming.

Inhoud adviezen en besluiten

Bij het gebruik van de termen ‘gegrond’ en ‘ongegrond’ gaat het om de vraag of het bezwaar doel treft en volgens de commissie moet leiden tot een andersluidend besluit. Soms kunnen geconstateerde gebreken worden hersteld bij de beslissing op bezwaar (verder: BOB). Het komt voor dat in een advies twee adviesrichtingen worden gegeven, bijvoorbeeld omdat het bezwaarschrift door twee verschillende personen is ingediend. De indieners van bezwaarschriften en de afzonderlijke bezwaargronden worden elk op ontvankelijkheid beoordeeld.

Uit de cijfers blijkt dat het bestuursorgaan meestal het advies van de commissie volgt. Het bestuursorgaan kan gemotiveerd afwijken van het advies van de commissie (contrair gaan). De commissie wordt in de regel bij een contraire beslissing op bezwaar door het verwerend bestuursorgaan op de hoogte gebracht van dit feit.

Mogelijke verschillen in aantallen bezwaarschriften en BOB zijn gelegen in het feit dat een advies voor het einde van een jaar wordt uitgebracht en de BOB in het nieuwe jaar wordt genomen.

Beroepprocedures na bezwaar

In 2022 zijn 4 beroepschriften ingediend bij de rechtbank tegen beslissingen op bezwaar, nadat de commissie advies heeft uitgebracht. Hieronder vallen niet de beroepszaken (3) die zijn gestart nadat het bestuursorgaan door de rechtbank was opgedragen om een nieuwe beslissing op bezwaar te nemen (in een beroepsprocedure). De beroepen betreffen 3 zaken waarbij het bestuursorgaan de BOB conform het advies heeft genomen en 1 zaak waarbij het bestuursorgaan contrair is gegaan.

1 beroepschrift is ingetrokken (BOB conform advies), 1 beroepschrift is ongegrond verklaard (BOB conform advies) en 2 beroepzaken zijn lopend op het moment van schrijven.

Algemene adviezen en opmerkingen

De commissie evalueert jaarlijks samen met de burgemeester en de gemeentesecretaris als vertegenwoordigers van de gemeente over de (inrichting van de) bezwaarprocedures van het afgelopen jaar. Tijdens deze evaluatie worden de meest opvallende onderwerpen besproken en worden eventuele verbeterpunten aangeboden. In deze paragraaf staat het verslag hiervan.

Vier-ogenprincipe

Doordat het jaarverslag over 2021 pas eind 2022 is uitgebracht, is er logischerwijs nog geen actie ondernomen naar aanleiding van het advies van de commissie om zaken informeel af te doen. De commissie herhaalt daarom haar advies uit het jaarverslag 2021 om zaken informeel af te doen, met behulp van een vier-ogenprincipe.

Hierbij neemt een tweede ambtenaar, die niet inhoudelijk betrokken was bij het opstellen van het besluit, contact op met de bezwaarmaker direct na ontvangst van het bezwaar. Het doel hierbij is het informeel oplossen van het bezwaar. Dit advies wordt gegeven omdat de hoorzitting in sommige, gejuridiseerde geschillen vaak een te laat moment is om het onderliggende (daadwerkelijke) conflict te kunnen oplossen.

Informeel oplossen tijdens hoorzitting

Daarnaast zal de commissie tijdens de hoorzitting actiever gaan sturen op het informeel oplossen, mits het geschil nog niet gejuridiseerd is (het moet niet om een langlopend geschil gaan waar partijen zich hebben ingegraven in hun standpunten).

Primaire besluitvorming en verweerschrift

In het jaarverslag van 2019-2020 is door de commissie opgemerkt dat een bepaald type besluit vaak nadere motivering behoeft. Het valt de commissie in 2022 op dat de (motivering van) primaire besluitvorming ten opzichte van eerdere jaren is verbeterd.

Tevens merkt de commissie op dat de kwaliteit van verweerschriften in 2022 erg hoog was. In de verweerschriften kwam het standpunt van het bestuursorgaan en de belangenafweging beter uit de verf dan in het primaire besluit. De commissie adviseert om deze trend voort te zetten.

Acties ledenbestand commissie

In juli 2023 loopt de zittingstermijn van twee leden af. Daarom wordt één lid herbenoemd voor een tweede zittingstermijn en wordt een nieuw lid geworven vanwege het aflopen van de tweede en laatste zittingstermijn.

Onderzoek rekenkamercommissie

In 2022 heeft de Rekenkamercommissie van de gemeente Bergeijk een onderzoek uitgevoerd naar de impact en afhandeling van klachten, bezwaarschriften en beroepschriften. Uit dit onderzoek zijn conclusies en aanbevelingen naar voren gekomen. De raad heeft deze aanbevelingen geheel overgenomen. De commissie zal de acties die uit de aanbevelingen voortvloeien samen met het college gaan uitvoeren in 2023.

Rapport klachten, bezwaarschriften en beroepschriften Gemeente Bergeijk

Een onderzoek naar de impact en afhandeling van klachten, bezwaarschriften en beroepschriften

December 2022

Actief vragen om feedback

De Rekenkamercommissie beveelt aan om feedback te vragen aan partijen over hoe zij de bezwaarprocedure en hoorzitting hebben ervaren. Om dit uit te voeren zal de commissie ter zitting aan partijen vragen of zij benaderd mogen worden per telefoon door de (plaatsvervangend) secretaris. De secretaris zal de partij vervolgens tussen het moment van de hoorzitting en het moment van het uitbrengen van het advies bellen om een aantal vragen te stellen over de hoorzitting en de bezwaarprocedure. Op die manier is de feedback niet gekleurd door de uitkomst van de zaak.

De commissie is voornemens om deze werkwijze, nadat deze nader is uitgewerkt, toe te passen vanaf juli 2023.

Actualisatie verordening

De Rekenkamercommissie adviseert om de Verordening Commissie Bezwaarschriften te bezien op actualiteit. Zij doet geen specifieke aanbevelingen hiertoe. In 2023 zal een raadsvoorstel worden opgesteld ter actualisatie van de huidige verordening met de volgende aandachtspunten: gecombineerde behandeling bezwaren; geluidopname hoorzitting; digitaal procesdossier; en ledenvergoedingen. De Modelverordening voor de behandeling van bezwaarschriften van de VNG zal hierbij als uitgangspunt worden gehanteerd.

Documentatie van jaarlijkse evaluatie

De Rekenkamercommissie beveelt aan om de evaluaties met de commissie goed te documenteren, zodat de opvolging van acties door het college kan worden gemonitord. De commissie documenteert de evaluaties in het jaarverslag zoals onderhavige en heeft ter verduidelijking een alinea hieraan gewijd in de voorgaande paragraaf.

Harmoniseren informatie op website

De Rekenkamercommissie adviseert om de informatie over ‘bezwaar maken’ en over ‘de Commissie Bezwaarschriften’ op de gemeentelijke website te harmoniseren en aan te vullen. De harmonisatie is in mei 2023 uitgevoerd en de commissie zal zich blijven inspannen om de informatie actueel te houden.

Overige aanbevelingen

Voor zover de Rekenkamercommissie adviseert om de raad met een beleidsmatige invalshoek te informeren over bezwaarprocedures, merkt de commissie op dat die rol is weggelegd voor de vakafdeling namens het verwerend bestuursorgaan. De commissie adviseert hierbij enkel op onafhankelijke wijze ten aanzien van de behandeling van het bezwaar.

Verder zal de commissie zich blijven inspannen om de werkprocessen van en de communicatie vanuit de commissie te optimaliseren.