Ondermandaat- en vervangingsregeling Directie Bijzondere Projecten gemeente Amsterdam

De directeur Bijzondere Projecten

Gelet op:

• Afdeling 10.1.1. van de Algemene wet bestuursrecht;

• Artikel 3:60 van het Burgerlijk Wetboek;

• Het Bevoegdhedenbesluit ambtelijke organisatie Amsterdam;

• De Budgethoudersregeling Amsterdam 2019;

• Het Besluit aanwijzing extra deelbudgethouder nr. 101343, d.d. 8 maart 2022;

• Het Besluit aanwijzing extra deelbudgethouder nr. 101372, d.d. 8 maart 2022;

• De brief van de waarnemend Stedelijk directeur Ruimte en Economie d.d. 29 juni 2022;

Overwegende dat:

• Het noodzakelijk is om bevoegdheden binnen de Directie Bijzondere Projecten onder te mandateren en een plaatsvervanger aan te wijzen;

Besluit:

• I. De ondermandaat- en vervangingsregeling Directie Bijzondere Projecten vast te stellen:

Artikel 1, ondermandaat, ondervolmacht en ondermachtiging

• a) De directeur Bijzondere Projecten verleent ondermandaat, ondervolmacht en ondermachtiging aan de hieronder genoemde functionarissen voor de hierna te noemen bevoegdheden:

  • 1. Afdelingshoofden

    • 1.1 Het beslissen over de inkoop van goederen en diensten en meer- en minderwerk tot een bedrag van maximaal € 250.000,- , tenzij daarvan bij het Besluit aanwijzing extra deelbudgethouder nr. 101372 is afgeweken.

    • 1.2. Het opstellen van programmaplannen en daarvan afgeleide jaarplannen.

    • 1.3. Het voeren van overleg met de verantwoordelijke portefeuillehouder, voor zover het afdelingshoofd verantwoordelijk is voor de uitvoering van een programma.

  • 2. Teammanagers

    • 2.1 Het beslissen over de inkoop van goederen en diensten en meer- en minderwerk tot een bedrag van maximaal € 50.000,-, tenzij daarvan bij het Besluit aanwijzing extra deelbudgethouder nr. 101343 is afgeweken.

    • 2.2 Het opstellen van programmaplannen en daarvan afgeleide jaarplannen.

    • 2.3 Het voeren van overleg met de verantwoordelijke portefeuillehouder, voor zover de teammanager verantwoordelijk is voor de uitvoering van een project.

• b) Het beslissen over de inkoop van goederen en diensten en meer- en minderwerk als hiervoor bedoeld onder a), 1.1 en 2.1, is slechts mogelijk indien:

  • i. Daar een door de directeur Bijzondere Projecten vastgesteld jaarplan dan wel een programmaplan aan ten grondslag ligt en;

  • ii. Daarvoor een financiële dekking aanwezig is in de vorm van een daarvoor bestemde begrotingspost en;

  • iii. De verplichting en inkoopfactuur direct verband houden met de product-/programma-/projectrealisatie door de onder a) bedoelde functionaris.

Artikel 2, vergunningaanvraag

Bevoegd tot het aanvragen van vergunningen zijn:

• 1. Afdelingshoofden, voor zover belast met het uitvoeren van een specifiek programma;

• 2. Teammanagers, voor zover belast met het uitvoeren van een project dat niet valt onder een specifiek Programma;

• 3. Teammanager Juridische zaken.

Artikel 3, beperkingen bij uitoefenen ondermandaat, ondervolmacht en ondermachtiging

De volgende beperkingen gelden bij het uitoefenen van het in artikel 1 onder aanhef bedoelde ondermandaat, de ondervolmacht en de ondermachtiging:

• 1. Het verleende ondermandaat, de verleende ondervolmacht en ondermachtiging worden niet uitgeoefend ten aanzien van onderwerpen die politiek of bestuurlijk gevoelig kunnen zijn. Deze worden altijd vooraf afgestemd met directeur Bijzondere Projecten. Onder politiek of bestuurlijk gevoelige onderwerpen worden in ieder geval verstaan, onderwerpen waarbij:

  • a) Hoge afbreukrisico's aanwezig zijn;

  • b) Directie overstijgende belangen spelen;

  • c) Uniforme besluitvorming gewenst is;

  • d) Strategische belangen van het gemeentebestuur in het geding zijn;

  • e) Expertise nodig is die op het niveau van de Directie niet voldoende is ontwikkeld.

• 2. Onderwerpen waarvan in redelijkheid te verwachten is dat daaruit onder meer politieke, bestuurlijke, juridische of financiële risico’s kunnen voortkomen, worden altijd vooraf afgestemd met directeur Bijzondere Projecten voordat daarover wordt overlegd met de verantwoordelijk portefeuillehouder of overleggen worden gevoerd die leiden tot een bestuurlijk besluit.

• 3. Het verleende ondermandaat, de verleende ondervolmacht en ondermachtiging worden te allen tijde uitgeoefend met inachtneming van de door het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad vastgestelde beleidskaders en met in achtneming van de bevoegdheden van de Lead Buyers Amsterdam.

Artikel 4, ondermandaat voor eigen werkterrein

Het verleende ondermandaat, de verleende ondervolmacht en ondermachtiging zijn beperkt tot het eigen programma, het eigen project, het eigen werkterrein, het eigen budget en het eigen team.

Artikel 5, ondertekening stukken in ondermandaat

Ondermandaat krachtens dit besluit behelst tevens ook de ondertekening van stukken. De ondertekening geschiedt volgens de wijze als bepaald in het Bevoegdhedenbesluit, waarbij tot uitdrukking dient te worden gebracht dat het besluit, de feitelijke handeling of privaatrechtelijke rechtshandeling in ondermandaat wordt genomen dan wel verricht.

Artikel 6, vervangingsregeling

De directeur Bijzondere Projecten wijst successievelijk als plaatsvervanger aan, om zijn bevoegdheden ingevolge het Bevoegdhedenbesluit en de Budgethoudersregeling uit te voeren indien hij meer dan 2 werkdagen afwezig is of bij onverwijlde spoed:

• 1. Het Afdelingshoofd Middelen;

• 2. De Teammanager Juridische zaken;

• 3. De Teammanager Bestuurlijke zaken;

• 4. De Teammanager Kwaliteit, Organisatie & Strategie.

Artikel 7, ondertekening stukken als plaatsvervanger

De ondertekening als plaatsvervanger geschiedt volgens de wijze als bepaald in het Bevoegdhedenbesluit.

Artikel 8, ingangsdatum

Deze regeling treedt in werking met ingang van de datum van publicatie.

Artikel 9, citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als ondermandaat- en vervangingsregeling Bijzondere Projecten.

Amsterdam, 16 mei 2023

De waarnemend directeur Bijzondere Projecten voornoemd

Mr. J. van der Meulen