Gemeenteblad van De Fryske Marren
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
De Fryske Marren | Gemeenteblad 2023, 221849 | beleidsregel |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
De Fryske Marren | Gemeenteblad 2023, 221849 | beleidsregel |
Postprotocol gemeente De Fryske Marren
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente De Fryske Marren;
In de hoedanigheid van zorgdrager voor de archiefbescheiden op basis van artikel 30 van de Archiefwet 1995;
Gelet op artikel 1, eerste lid, van de Archiefverordening gemeente De Fryske Marren 2018;
Overwegende dat het noodzakelijk is om afspraken over het ontvangen, verwerken, behandelen, verzenden en vervangen van poststukken op uitvoerend niveau vast te leggen,
Besluit vast te stellen het navolgende
In dit protocol wordt verstaan onder:
Formeel document: formeel bericht dat uit hoofde van een functie ter uitvoering van een zaak wordt verzonden c.q. ontvangen door een bestuursorgaan, organisatieonderdeel of medewerk(st)er en dat van belang is om de gang van zaken of de totstandkoming van een besluit te kunnen reconstrueren (bestuurlijke aangelegenheden).
Als documenten door DIV gedigitaliseerd zijn en opgenomen in het zaaksysteem Decos JOIN, dan blijven de fysieke documenten op DIV ten behoeve van de vervanging. Dit geldt tevens voor de stukken die door DIV via scanmappen worden aangeboden voor decentrale registratie. Na het vervallen van de bewaartermijn van drie maanden worden de fysieke documenten door DIV vernietigd conform het Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente De Fryske Marren 2022.
Artikel 4. Werkzaamheden medewerker
Voor iedere medewerker geldt de plicht en verantwoordelijkheid om de nog niet geregistreerde formele fysieke inkomende en uitgaande poststukken en documenten na scannen zelf in Decos JOIN te registreren. De fysieke documenten gaan vervolgens naar DIV met vermelding van een ‘a’ (van archief) op de rechter bovenhoek van het document. Een fysiek poststuk of document wordt alleen aan DIV doorgestuurd voor registratie indien er sprake is van technisch probleem of wanneer deze voor een ander team bedoeld is.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2023-221849.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.