Wijziging van het Reglement van Orde voor vergaderingen van de raad 2022

De Raad van de gemeente Rotterdam,

gelezen het voorstel van het presidium van 4 mei 2023, inzake de wijziging van het Reglement van orde voor vergaderingen van de raad en de Commissieverordening, (raadsvoorstel nr. 23bb002763); 23bb002936;

gelet op de artikelen 16, 23, 82, 87, 88, 89 en 147 van de Gemeentewet;

overwegende dat:

• op 1 april 2023 hoofdstuk Va Geheimhouding van de Gemeentewet in werking is getreden;

• de bepalingen van het Reglement van Orde 2022 voor vergaderingen van de raad 2022 hiermee in overeenstemming dienen te zijn;- de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties de ‘Circulaire - toelichting wijzigingen omtrent geheimhouding in de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur heeft vastgesteld;

  de raad op 13 april 2023 voor zover het zijn bevoegdheden betreft het beleidskader ‘Verstrekking openbare en geheime informatie aan de raad 2023’ heeft vastgesteld;

besluit:

Artikel I

Het Reglement van Orde voor vergaderingen van de raad 2022 wordt als volgt gewijzigd:

A.

Artikel 16 wordt als volgt gewijzigd:

• het derde lid komt te luiden:

  • 3. Tegelijkertijd met de oproep maakt de voorzitter dag, tijdstip en plaats van de vergadering en de agenda openbaar. De agenda en de daarbij behorende voorstellen, met uitzondering van geheime informatie, worden tegelijkertijd met de oproeping op elektronische wijze gepubliceerd.

• het vierde lid komt te vervallen onder vernummering van het vijfde tot en met het zevende lid tot het vierde tot en met het zesde lid.

• in de toelichting wordt ‘Geheime stukken zijn voor de leden van de raad beschikbaar in de ‘digitale kluis’ en op aanvraag in de fysieke kluis. Van het inzien van de geheime documenten wordt een (elektronisch) register bijgehouden.‘ vervangen door Geheime informatie is voor de leden van de raad beschikbaar in de ‘digitale kluis’ en op aanvraag in de fysieke kluis. Van het inzien van de geheime informatie wordt een (elektronisch) register bijgehouden.’

B.

In de toelichting op artikel 20 wordt de passage ‘De agenda is’ tot en met 10. Sluiting’ vervangen door:

• De agenda is meestal opgebouwd uit de volgende onderdelen:

  • 1. Opening, in memoriam en beëdiging nieuwe leden, mededelingen (incl. indienen initiatieven);

  • 2. Vaste huishoudelijke punten (vaststelling agenda, notulen, lijst van ingekomen stukken);

  • 3. Hamerstukken;

  • 4. Interpellatiedebatten;

  • 5. Reguliere debatten naar aanleiding van een commissieadvies en/of reguliere debatten naar aanleiding van een verzoek van een of meer raadsleden;

  • 6. Tweeminutendebatten: debatten na behandeling van een onderwerp in een commissievergadering of als actualiteit

  • 7. Benoemingen;

  • 8. Indiening motie vreemd aan de orde van de dag;

  • 9. Stemvenster;

  • 10. Sluiting.

C.

Artikel 23 wordt als volgt gewijzigd:

• het eerste lid komt te luiden:

  • 1. Bij de raad ingekomen stukken, voor zover deze niet geheim zijn aangemerkt, worden op een lijst geplaatst. De griffier adviseert ten aanzien van elk stuk op welke wijze het desbetreffende stuk procedureel wordt behandeld. De lijst wordt beschikbaar gesteld via het raadsinformatiesysteem.

• het zesde lid komt te vervallen.

D.

In de toelichting op artikel 34 wordt de passage ‘De eindrapportage is openbaar. Het is mogelijk dat de commissie naast een openbare rapportage ook een vertrouwelijke rapportage aan de raad aanbiedt wanneer bijvoorbeeld privacygevoelige of financiële informatie in de rapportage staat.’ vervangen door:

’De eindrapportage is openbaar. Het is mogelijk dat de commissie naast een openbare rapportage aanvullend op de openbare rapportage een (deel van de) rapportage onder geheimhouding aan de raad aanbiedt wanneer bijvoorbeeld privacygevoelige of financiële informatie in de rapportage staat.’

E.

Artikel 60 komt te vervallen.

F.

Artikel 61 komt te luiden:

• Indien de raad op grond van artikel 89 van de Gemeentewet het voornemen heeft om de geheimhouding op te heffen, wordt het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd in de gelegenheid gesteld hierop te reageren.

G.

De toelichting op artikel 61 komt te luiden:

Toelichting artikel 61

Om te waarborgen dat het aanbieden van geheime overheidsinformatie of informatie onder embargo zorgvuldig plaatsvindt, hebben de burgemeester, het college en de raad het beleidskader ‘Verstrekking openbare en geheime informatie aan de raad 2023’ opgesteld.

Uitgangspunt van het beleidskader is dat zo min mogelijk stukken het predicaat ‘geheim’ krijgen, hooguit onderdelen in de stukken. Informatie dient zo veel als mogelijk openbaar te zijn.

Stukken waarin geheime informatie is opgenomen kunnen door raadsleden via de ‘digitale kluis’ worden ingezien, of in voorkomende gevallen via de fysieke kluis op de griffie. In beide gevallen wordt geregistreerd dat het betreffende lid de stukken heeft ingezien.

De raad kan ‘onder embargo’ worden geïnformeerd over kwesties die op dat moment als vertrouwelijk worden beschouwd. De categorie ‘embargo’ betreft een tijdelijke situatie. Bij een embargo wordt aangegeven tot wanneer dit geldt. Burgercommissieleden van raadscommissies en medewerkers van fracties mogen kennisnemen van informatie onder embargo. Embargo-stukken worden in principe via het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem ter beschikking gesteld.

Bij schending van geheimhouding kan de voorzitter van de raad of het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, besluiten om aangifte te doen bij de politie.

De raad heeft de mogelijkheid om een lid van de raad of van een door de raad ingestelde commissie die de geheimhouding schendt voor de duur van maximaal drie maanden uit te sluiten van het ontvangen van geheime informatie.

H.

Artikel 62, derde lid, komt te luiden:

• 3. De notulen worden met inachtneming van artikel 23, vierde en vijfde lid, van de Gemeentewet, door de voorzitter aangeboden aan de raad en zonder beraadslaging vastgesteld in een volgende openbare raadsvergadering. Indien het wenselijk is over de inhoud van het verslag het woord te voeren, dan worden deze pas vastgesteld in de eerstvolgende besloten vergadering.

I.

In de toelichting op artikel 62 komt de passage ‘De voorzitter biedt de notulen van een besloten vergadering met toepassing van artikel 25 van de Gemeentewet aan de raad aan. In de eerstvolgende openbare vergadering wordt de geheimhouding bekrachtigd en vervolgens worden de notulen in openbaarheid vastgesteld. Indien het wenselijk is over de inhoud van de notulen het woord te voeren, dan worden deze pas vastgesteld in de eerstvolgende besloten vergadering’ te vervallen.

Artikel II

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het gemeenteblad waarin het wordt geplaatst.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 11 mei 2023.

De griffier,

I.C.M. Broeders

De voorzitter,

A. Aboutaleb

Dit gemeenteblad ligt ook ter inzage bij het Concern Informatiecentrum Rotterdam (CIC): 010-267 2514 of bir@rotterdam.nl