Gemeenteblad van Ermelo
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Ermelo | Gemeenteblad 2023, 215475 | delegatie- of mandaatbesluit |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Ermelo | Gemeenteblad 2023, 215475 | delegatie- of mandaatbesluit |
Besluit mandaat, volmacht en machtiging gemeente Ermelo 2023
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ermelo, de burgemeester van de gemeente Ermelo en de gemeentesecretaris van de gemeente Ermelo, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;
gelet op de Gemeentewet, afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en de Cao Gemeenten;
overwegende, dat in dit besluit de publiekrechtelijke en privaatrechtelijke bevoegdheden worden toegekend aan de gemeentesecretaris en medewerkers, teneinde hen in staat te stellen werkzaamheden aan hun opdracht, project of proces zelfstandig uit te voeren;
vast te stellen het navolgende
Besluit mandaat, volmacht en machtiging gemeente Ermelo 2023
De ondermandatarissen maken van het aan hen verleende mandaat slechts gebruik ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot de werkzaamheden die horen bij hun werknaam/functieaanduiding of die volgens het project initiatiedocument (pid) tijdelijk, voor de duur van betreffend project, horen tot het project, waarvoor zij (gezamenlijk) verantwoordelijk zijn;
De gemeentesecretaris is bevoegd om mandaten die bij dit besluit aan de onder hem ressorterende medewerkers zijn verleend, geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, te wijzigen of in te trekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd en bekendgemaakt, tenzij het om een concrete, individuele en eenmalige aangelegenheid gaat;
Namens het college van burgemeester en wethouders van Ermelo
gevolgd door ondertekening, naam, werknaam/functieaanduiding
Namens de burgemeester van Ermelo
gevolgd door ondertekening, naam, werknaam/functieaanduiding
Artikel 8. Volmacht en machtiging
Voor de toepassing van deze regeling en de daarop berustende bepalingen worden met mandaat gelijkgesteld de verlening van volmacht en machtiging.
Aldus vastgesteld op 2 mei 2023.
Het college van burgemeester en wethouders van Ermelo,
A.M. Weststrate,
secretaris,
P.J.T. van Daalen,
burgemeester,
De burgemeester van Ermelo
P.J.T. van Daalen
De gemeentesecretaris
A.M. Weststrate,
De adjunct directeur,
S. van Oene
Werknamen/functieaanduiding als genoemd in artikel 1, aanhef en onder g, van dit mandaatbesluit
Aangelegenheden welke ingevolge artikel 3, derde lid van dit mandaatbesluit blijven voorbehouden aan het college respectievelijk de burgemeester:
Het nemen van besluiten om bezwaar of (administratief) (hoger) beroep in te stellen of een verzoek om (wijziging of opheffing van) een verzoek om voorlopige voorziening in te dienen namens de gemeente of het gemeentebestuur in administratiefrechtelijke procedures, met uitzondering van pro forma (hoger) beroep;
Het nemen van besluiten waarbij wordt afgeweken van het beleid, richtlijnen en/of voorschriften. In het omgevingsrecht geldt als uitzondering het binnenplans afwijken van een bestemmingsplan of beheersverordening en de bij algemene maatregel van bestuur aangewezen gevallen (voorheen zogenaamde kruimelgevallen);
Het nemen van besluiten, indien ter voorbereiding van deze besluiten de uniforme openbare voorbereidingsprocedure (afdeling 3.4 Awb) is gevoerd en zienswijzen, bedenkingen of inspraakreacties zijn ingebracht die leiden tot en besluit dat niet in lijn is met het eerder door het college of de burgemeester genomen besluit;
Bevoegdheden t.a.v. individuele personeelsleden
Specifieke bevoegdheden burgemeester
Aangelegenheden welke ingevolge artikel 4, eerste lid, onder b, van dit mandaatbesluit blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris:
Aangelegenheden, welke ingevolge artikel 4, eerste lid, onder b, door de gemeentesecretaris worden gemandateerd aan de adjunct directeur:
Alle rechtspositionele besluiten, privaatrechtelijke rechtshandelingen/aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten en andere handelingen die geen besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling zijn ten aanzien van de medewerkers, inclusief volmacht tot het ondertekenen van genoemde arbeidsovereenkomsten;
Aangelegenheden, welke ingevolge artikel 4, vijfde lid, door de adjunct directeur exclusief worden gemandateerd aan de teammanager wijkservice ten aanzien van dat team:
Aangelegenheden welke ingevolge artikel 4, eerste lid, onder c, van dit mandaatbesluit uitsluitend zijn voorbehouden aan externen
Mandaatbesluiten Omgevingsdienst;
Mandaat aan de gemeente Harderwijk voor de uitvoering van beschermd wonen in het kader van de WMO 2015, door gemandateerd aan de GGD NOG;
Mandaat aan de GGD NOG voor het uitvoeren van inspecties in het kader van de Wet kinderopvang en taken op het gebied van de volksgezondheid ten behoeve van de gemeente Ermelo;
Mandaat aan de hoogste operationeel leidinggevende van de brandweer om, tijdens diens taakuitvoering, overeenkomsten aan te gaan die naar zijn oordeel nodig zijn om een aanwezige of dreigende onveilige situatie te doen beëindigen of te voorkomen.
Mandaat aan de Urgentiecommissie ten aanzien van de afhandeling van 2, vijfde lid, van de een verzoek om indeling in een urgentiecategorie en intrekking van een urgentie op basis van de Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Ermelo houdende regels omtrent huisvesting (Huisvestingsverordening);
Mandaat aan de woningcorporatie(s) ten aanzien van de afhandeling van een aanvraag om een huisvestingsvergunning op basis van de Huisvestingsverordening;
Mandaat aan de gemeente Putten voor de benoeming van de leden van de commissie bezwaarschriften woonruimteverdeling Noord Veluwe;
Mandaatbesluiten naar aanleiding van de dienstverleningsovereenkomsten in het kader van de Samenwerking Noord Veluwe.
Aangelegenheden welke ingevolge artikel 4, tweede lid, van dit mandaatbesluit gelden in geval van een incident:
Aan de dienstdoende Algemeen Commandant Bevolkingszorg (ACBz) om opdrachten te verlenen tot activiteiten in het kader van de bevolkingsprocessen (art. 2.1.3, lid 2 Besluit Veiligheidsregio’s) en risicobeheersing ten tijde van ramp en crisis (het gaat hier om kosten die noodzakelijkerwijs gemaakt moeten worden voor het beperken van risico’s of gevaar of in het voorzien van acute zorg voor de bevolking). Indien mogelijk wordt akkoord gevraagd aan de burgemeester of andere bevoegde bestuurder. Wanneer dit niet mogelijk is, wordt de burgemeester/bestuurder zo spoedig mogelijk geïnformeerd. De ACBz is in zijn handelen zowel zakelijk als proportioneel. En is als deelnemer in het Regionaal Operationeel Team (ROT) bevoegd van daaruit coördinatie te voeren en bindende aanwijzingen te geven aan gemeentelijke diensten in het kader van de bevolkingszorg en crisisbeheersing;
Aan de dienstdoende Officier van Dienst Bevolkingszorg van de gemeenten in de Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland om opdracht te verlenen tot activiteiten in het kader van de bevolkingsprocessen (art. 2.1.3, lid 2 Besluit Veiligheidsregio’s) en risicobeheersing ten tijde van ramp en crisis (het gaat hier om kosten die noodzakelijkerwijs gemaakt moeten worden voor het beperken van risico’s of gevaar of in het voorzien van acute zorg voor de bevolking). Indien mogelijk wordt akkoord gevraagd aan de burgemeester of andere bevoegde bestuurder. Wanneer dit niet mogelijk is, wordt de burgemeester/bestuurder zo spoedig mogelijk geïnformeerd. De OvDBz is in zijn handelen zowel zakelijk als proportioneel en is deelnemer in het CoPI en draagt zorg voor de opstart en leiding van de gemeentelijke processen (Bevolkingszorg) en de gemeentelijke functionarissen in het inzetgebied CoPI. Tevens is hij belast met de overdracht naar de reguliere gemeentelijke organisaties.
Toelichting op het Besluit mandaat, volmacht en machtiging gemeente Ermelo 2023
Voor u ligt het mandaatbesluit van de gemeente Ermelo. In artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt mandaat omschreven als de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Het kan een ambtenaar zijn, een bestuurder zelf, of zelfs iemand van buiten de gemeentelijke organisatie (bijvoorbeeld politie). De bevoegdheid in mandaat wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijke bevoegde orgaan. De gemandateerde kan namens de mandaatgever besluiten nemen. Deze besluiten worden toegerekend aan het bestuursorgaan zelf. Het bestuursorgaan verliest de bevoegdheid om zelf het besluit te nemen niet en kan dit ook te allen tijde zelf doen. Ook betekent dit dat bezwaar en beroep tegen een in mandaat genomen besluit wordt ingesteld tegen het bestuursorgaan zelf en niet tegen de ambtenaar die het besluit feitelijk heeft genomen.
Het mandaat, verleend aan de personen, die niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever, zijn in bijlage 6 opgenomen. Dit houdt in dat de mandaatgevers de bevoegdheid zelf nog wel kunnen uitoefenen, maar dit niet verder kunnen mandateren de organisatie in. Dit is gedaan om te voorkomen dat er onduidelijkheid bestaat over waar het mandaat nu precies ligt of dubbel mandaat gegeven kan worden, zowel intern als extern.
In deze mandaatregeling worden zowel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke bevoegdheden aan medewerkers toegekend. Dat betekent dat mandaat wordt verleend om publiekrechtelijke beslissingen te nemen, volmacht om privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten en machtiging om handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn (artikel 10:12 van de Awb).
Volmacht en machtiging zijn niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden. Toch is het van belang even bij volmacht (3:60 e.v. van het BW) stil te staan. Volmacht speelt een rol bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht. Een voorbeeld kan hierbij wellicht duidelijkheid verschaffen. Als de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De ondertekening van de koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge art. 171 van de Gemeentewet) gedaan. Het college kan een ambtenaar een volmacht verlenen om besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een ambtenaar volmacht verleent om de gemeente namens hem te vertegenwoordigen.
De schakelbepaling van artikel 10:12 van de Awb zorgt ervoor dat de publiekrechtelijke vereisten die gelden voor mandaatverlening overeenkomstig gelden voor het verlenen van volmachten (en machtigingen). In het vervolg van deze toelichting wordt gemakshalve verder uitsluitend over mandaat gesproken, tenzij er specifiek aanleiding is om over volmacht of machtiging te spreken.
De methodiek die in deze mandaatregeling wordt toegepast, wijkt af van de methodiek die traditioneel wordt gehanteerd en tot de laatste versie van het Bevoegdhedenregister Ermelo werd gehanteerd. Gebruikelijk was om in een mandaatregeling alle gemandateerde bevoegdheden expliciet te benoemen, vaak onder verwijzing naar het wetsartikel waarin die bevoegdheid is neergelegd. Deze methode heeft vanzelfsprekend positieve en negatieve gevolgen.
Positieve gevolgen zijn dat vrij nauwkeurig kan worden nagegaan aan welke medewerker welke bevoegdheid is gemandateerd. Is een bepaalde bevoegdheid niet opgenomen in de mandaatregeling (bijvoorbeeld uitvoeringsbesluiten op grond van een verordening van een latere datum dan de datum waarop de mandaatregeling is vastgesteld), dan is dus uitsluitend het college dan wel burgemeester bevoegd om die besluiten te nemen. Negatieve gevolgen van deze methodiek zijn dat dergelijke mandaatbesluiten snel "verouderen" en daardoor erg onderhoudsgevoelig zijn. Wetten worden voortdurend gewijzigd, er komen steeds nieuwe wetten bij of wetten worden juist ingetrokken. Dit alles maakt dat de mandaatregeling vrijwel voortdurend aan wijzigingen onderhevig is. Bovendien past de huidige methodiek niet goed bij de uitgangspunten van de platte organisatie die de gemeente Ermelo is. Die uitgangspunten houden onder meer in dat bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden gelegd om de organisatie zo slagvaardig mogelijk te maken.
In deze mandaatregeling wordt de omgekeerde methodiek toegepast. Alle college- dan wel burgemeestersbevoegdheden worden gemandateerd tot op medewerker-niveau, tenzij de bevoegdheid expliciet wordt voorbehouden (zie bijlagen).
Binnen de gemeentelijke praktijk is het gebruikelijk dat beslissingsbevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden uitgeoefend. De omgekeerde methodiek sluit hier goed op aan. Daarnaast wordt de mandaatregeling minder onderhoudsgevoelig doordat deze methode minder gevoelig is voor wijziging in wet- en regelgeving.
De gemeente Ermelo is als privaatrechtelijke rechtspersoon betrokken bij diverse entiteiten, als aandeelhouder of deelnemer. In die hoedanigheid moeten er soms besluiten genomen worden in privaatrechtelijk opzicht.
Bij de verdeling van de portefeuilles in een nieuwe collegeperiode wordt de vertegenwoordiging in de diverse entiteiten verdeeld onder de collegeleden. Dit wordt bij collegebesluit gedaan.
Om de portefeuillehouder de gelegenheid te geven om tijdens vergaderingen et cetera het woord te voeren en beslissingen te nemen, is dit artikel bedoeld.
Als het gaat om financiële of gevoelige zaken is vooraf instemming van het college nodig.
Ondertekening- en beslissingsmandaat
In het mandaatbesluit is degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.
Vanzelfsprekend worden hier ook bedoeld alle werkzaamheden met betrekking tot het nemen van het besluit: vanaf het binnenkomen van een aanvraag of verzoek tot en met het afhandeling van de aanvraag of het verzoek. Tevens omvat dit besluit ook het mandaat om aanvragen in te dienen bij bestuursorganen voor bijvoorbeeld een subsidie of vergunning.
Met beslissingen worden hier zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg bedoeld (besluiten in de zin van de Awb) als beslissingen die niet zijn gericht op rechtsgevolg. Een voorbeeld van een beslissing gericht op rechtsgevolg is een vergunning of een subsidiebesluit. Een voorbeeld van een beslissing die niet is gericht op rechtsgevolg is de vooraankondiging van een handhavingsbesluit.
In de Awb (art: 10:11) wordt ook de figuur van “ondertekeningsmandaat” genoemd. Dit betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt zeer beperkt gebruik gemaakt van ondertekeningsmandaten.
De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens het bestuursorgaan.
In de mandaatlijst ligt ook besloten, dat vervolgbesluiten, die in lijn zijn met een door het college genomen primair besluit, gemandateerd zijn. Een voorbeeld hiervan is een besluit van het college om een verkeersbesluit te nemen. Het concept wordt via het college ter inzage gelegd, hierop kunnen zienswijzen ingediend worden. Daarna moet een definitief besluit volgen. Het college heeft al besloten op het verkeersbesluit, een besluit om iets ter inzage te leggen of het definitieve besluit kan dan, mits in lijn, in mandaat worden afgedaan. Dit komt de efficiëntie ten goede. Vanzelfsprekend geldt ook hier, dat de bepalingen van artikel 5 van dit mandaatbesluit van toepassing blijven.
Op 6 augustus 2003 heeft de Raad van State uitspraak gedaan in een zaak tegen de gemeente Maasbree. In die uitspraak heeft de Raad van State zich uitgelaten over een onderdeel van de mandaatregeling van Maasbree in die zin dat een daarin opgenomen passage door de Raad van State "voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk" werd gekwalificeerd, "waardoor zij aanleiding kan geven tot misverstanden". Dit heeft ertoe geleid dat er in deze regeling naar is gestreefd zo concreet mogelijk te zijn over het niveau waarop bevoegdheden zijn neergelegd.
Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is toegestaan, tenzij een wettelijk voorschrift of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (art. 10:3, eerste lid van de Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke.
Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit zijn een aantal criteria gegeven wanneer er terugkoppeling dient plaatst te vinden aan het bestuursorgaan dan wel portefeuillehouder. De criteria zijn niet allemaal even hard. Derhalve wordt een zeker inschattingsvermogen en politiek bewustzijn verlangd van de betrokken ambtenaar. Dit is ook afgedicht in artikel 5. Ook zal team juridische zaken van Meerinzicht een rol spelen bij het bevorderen van juridisch bewustzijn in de organisatie door middel van cursussen/bijpraatsessies.
Relatie met de organisatiestructuur
Het is voor degenen die met de gemeente te maken hebben van belang dat zij kunnen nagaan of het besluit door een bevoegde persoon is genomen en het contract door een bevoegde persoon is ondertekend. Hierbij is het niet van belang of het nu gaat om het verkrijgen van een omgevingsvergunning of om het sluiten van een koopovereenkomst voor kantoorartikelen. Ook voor de rechter die een besluit van de gemeente moet toetsen, moet dit kenbaar zijn. Bevoegdheden hebben dus te maken met het rechtmatig uitvoeren van taken.
De gemeente Ermelo kent een platte organisatiestructuur, waarin geen afdelingen of teams ingedeeld zijn. Alle ambtenaren zijn aangesteld in algemene dienst, dus niet met een werktitel.
Hierdoor is het moeilijker om te onderscheiden, wie welke bevoegdheid heeft, zowel voor mensen van buiten de organisatie, als intern.
Aangezien het toch kenbaar moet zijn “wie wat mag”, is ervoor gekozen om in bijlage 1 een informele indeling in werknamen, zoals deze gehanteerd wordt door team HRM van Meerinzicht, vast te leggen.
In dit mandaatbesluit worden aan medewerkers uitsluitend de bevoegdheden toegekend die zij nodig hebben om de taken te kunnen uitvoeren die tot hun taken tot hun geografisch afgebakende terrein behoren.
Het kan voorkomen dat een medewerker, in het kader van een project, een andere rol toebedeeld krijgt, dan gebruikelijk bij die medewerker hoort. In die situaties zal dit in het Project Initiatiedocument (PID) expliciet benoemd en uitgewerkt worden en zullen de eventueel daarbij behorende bevoegdheden door het college gemandateerd worden voor het project.
In geval het een mandaat betreft, dat door een andere organisatie is verleend aan de gemeente Ermelo (bijvoorbeeld bij regionale samenwerking), is ondermandaat alleen mogelijk, als de mandaatgever de mogelijkheid tot ondermandaat uitdrukkelijk heeft gegeven.
In de mandaatregeling wordt de uitoefening van bevoegdheden op het gebied van treasury niet geregeld. De reden daarvoor is dat die bevoegdheden zijn gesteld in het Financieringsstatuut gemeente Ermelo. Dat statuut is door het college vastgesteld en geeft daarom de kaders waarbinnen de treasurybevoegdheden worden uitgeoefend.
De bevoegdheden om disciplinaire maatregelen op te leggen is bij de adjunct directeur neergelegd. Dit is in de werkverdeling tussen de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de adjunct directeur de meest logische keus. De aard van de bevoegdheid verzet zich tegen de mandaatverlening verder de organisatie in. Het gaat bij disciplinaire maatregelen om een zeer zware bevoegdheid die bij de adjunct directeur dient te liggen.
Team wijkservice heeft, in tegenstelling tot de rest van de organisatie, wel een teammanager. Om praktische redenen is het logischer dat deze teammanager wel bepaalde personele bevoegdheden krijgt. Daarom is het in de mandaatlijst ook mogelijk gemaakt dat de adjunct directeur bepaalde personele bevoegdheden in ondermandaat mag geven aan de teammanager wijkservice. Dit is geregeld in bijlage 5.
Ten aanzien van de personele aangelegenheden blijft een deel bij het college, namelijk de personele aangelegenheden van de gemeentesecretaris, de adjunct directeur en de gemeentecontroller, maar ook ontslag op staande voet. De uitvoering van de personele aangelegenheden is gemandateerd aan Meerinzicht.
Dit artikel spreekt voor zich.
In dit artikel is geborgd dat de portefeuillehouder het woord mag voeren en beslissingen mag nemen in het kader van de deelname van de gemeente in diverse entiteiten. Bij gevoelige en financiële kwesties is vooraf instemming nodig van het college. Dit moet ook geborgd worden, zodat dit terug te vinden is. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om het besluiten tot het aangaan van een overeenkomst (waarvoor een besluit van het college nodig is) en het ondertekenen van een overeenkomst (dat normaal gesproken door de burgemeester wordt gedaan.
In dit artikel worden de bevoegdheden die bij het college en de burgemeester berusten, gemandateerd aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is het hoofd van de ambtelijke organisatie. Daarom worden alle bevoegdheden van het college en de burgemeester via de gemeentesecretaris aan de overige in de regeling genoemde medewerkers en externe partijen gemandateerd. De gemeentesecretaris is dus feitelijk het centrale punt van waaruit alle bevoegdheden in de organisatie en richting externen worden verspreid, dit laatste via artikel 10:4 van de Awb. Het uitgangspunt van deze regeling is dat de bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd, dat het slechts in uitzonderingssituaties nodig moet zijn om terug te vallen op een hoger bevoegdhedenniveau. In artikel 5 zijn de algemene uitzonderingen genoemd.
Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval het college of de burgemeester) het mandaat te allen tijde intrekken. Die bevoegdheid wordt in artikel 4, vierde lid ook toegekend aan de gemeentesecretaris. Als het gaat om een min of meer structurele situatie, zal dit ook op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt, zodat dit ook naar buiten toe bekend en toetsbaar is. Bij incidentele gevallen is dat niet nodig.
De mandaatgever behoudt te allen tijde het recht om gemandateerde bevoegdheden zelf uit te oefenen.
In hoofdstuk X en XI van de Gemeentewet wordt een aantal taken aan het college en de burgemeester opgedragen. Niet alle taken zijn bedoeld om te mandateren. Ook in de Awb (artikel 10:3, tweede, derde en vierde lid) wordt een aantal uitzonderingen van mandaat genoemd.
De in bijlage 2 opgesomde bevoegdheden worden niet doorgemandateerd aan het niveau van gemeentesecretaris en lager.
Het is niet ondenkbaar dat de gemeentesecretaris voor langere tijd uitvalt of afwezig is. In dat geval moeten zaken gewoon doorlopen. Om die reden is er een vervangingsregeling vastgesteld door het college, waarin hierin is voorzien.
In dit artikellid is uitdrukkelijk aangegeven dat de gemeentesecretaris de bevoegdheden, die het college en de burgemeester aan de gemeentesecretaris hebben gemandateerd, verder kan mandateren. Dit kan binnen de organisatie, maar ook aan externen.
Dit lid brengt de hiërarchische positie van de gemeentesecretaris tot uitdrukking. Alle bevoegdheden worden namelijk niet naast de gemeentesecretaris, maar via hem aan de medewerkers gemandateerd.
In de artikelen 102 tot en met 105 van de Gemeentewet wordt een aantal taken aan de gemeentesecretaris opgedragen. Dit lid is opgenomen om er geen misverstand over te laten bestaan dat de bevoegdheden die uit die taken voortvloeien niet onder het mandaat vallen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de bevoegdheid om stukken die van het college uitgaan mede te ondertekenen.
Ook zijn er taken, die door de gemeentesecretaris niet doorgemandateerd worden, omdat dit niet wenselijk is. dit geldt bijvoorbeeld voor bepaalde personele aangelegenheden. De bevoegdheden, die niet verder doorgemandateerd worden, staan in bijlage 3.
In bijlage 4 staan de bevoegdheden, die door de gemeentesecretaris exclusief aan de adjunct directeur zijn gemandateerd.
In bijlage 6 zijn de verleende mandaten, op basis van artikel 10:4 Awb naar externe partijen zijn gemandateerd. Dit mandaat geldt exclusief voor de externe partij en wordt dus niet verder aan de Ermelose organisatie doorgemandateerd. Hierop kan een uitzondering gemaakt worden door in een nieuw besluit (zoals een pid) alsnog ondermandaat te verlenen.
Hierbij kan gedacht worden aan ondermandaat aan projectleiders om in het kader van inkoop bepaalde opdrachten te kunnen verstrekken.
In het kader van crisisbeheersing wordt er in de regio samengewerkt binnen de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (22 gemeenten). Gezamenlijk wordt er piketdienst gedraaid door de adviseurs crisisbeheersing (genoemd Officier van Dienst Bevolkingszorg, hierna: OvDBz) en de gemeentesecretarissen (Algemeen Commandant Bevolkingszorg, ACBz). Voor de OvDBz gebeurt dit in clusterverband Noord-West Veluwe (Hattem, Heerde, Elburg, Oldebroek, Harderwijk, Putten en Ermelo).
Mocht het voorkomen, dat er in Ermelo een ramp plaatsvindt in de avond of in het weekend, kan het voorkomen dat de OvDBz niet de ambtenaar van de gemeente Ermelo is. Betreffende OvDBz zal toch, in het kader van de ramp, beslissingen moeten nemen die gevolgen hebben. Om deze OvDB de bevoegdheid te geven, is in de veiligheidsregio afgesproken dat de colleges van de samenwerkende gemeenten mandaat geven aan de OvDBz die tijdens een crisis dienst heeft.
De ACBz zit namens Bevolkingszorg in het Regionaal Operationeel Team (ROT). Het ROT zit tijdens een crisis bij de Veiligheidsregio in Apeldoorn en heeft de regie over het 'effectgebied'. Denk hierbij aan opvang van grote aantallen personen regelen, verspreiding van asbest over een gebied etc. De gemeentesecretaris die piket heeft (de ACBz), heeft hier de leiding over sectie Bevolkingszorg. Het ROT zoekt afstemming met de collega's ter plaatse in het Commando Plaats Incident (COPI) dat verantwoordelijk is voor het brongebied en adviseert het Gemeentelijk Beleidsteam van de getroffen gemeente(n).
Ook is afgesproken dat er steeds nauw overleg zal plaatsvinden tussen de OvDBz en de gemeentesecretaris van de betreffende gemeente. Hierdoor zal er niet snel een bevoegdheidsgebrek optreden, maar het is wel goed om dit, in het kader van efficiency, goed te regelen. Dit wordt gedaan via bijlage 7.
In dit artikellid wordt de koppeling gelegd tussen de gemandateerde bevoegdheden en de bevoegdheden van de verschillende medewerkers. Het mandaat van een medewerker geldt voor die aangelegenheden waar hij als medewerker voor verantwoordelijk is. Dit is afgebakend in bijlage 1, waarin de functienamen duidelijk zijn gemaakt. Deze functienamen staan ook in de ondertekening van de brieven, zodat dit te herleiden is.
In geval van projecten, kan het voorkomen dat medewerkers een andere “rol” krijgen binnen het projectteam, in vergelijking met hun “normale” functie. Dit kan resulteren in bepaalde bevoegdheden, die betreffende medewerker normaal gesproken niet heeft. Aangezien dit kan leiden tot onduidelijkheid, is ervoor gekozen om in dit soort gevallen expliciet in het “project initiatie document” (pid) op te nemen of er sprake is van afwijkende mandaten en wat deze mandaten dan inhouden. Vanzelfsprekend zal dit gepubliceerd moeten worden.
Dit maakt het mogelijk dat de gemeentesecretaris beslist dat hij bepaalde aangelegenheden voor een korte of langere tijd zelf af wil doen, of dat hij in een concreet geval aangeeft dat het aan een onder hem ressorterende medewerker verleende mandaat voor dat geval niet geldt en hij het besluit zelf wil nemen. In het eerste geval gaat het om een min of meer structurele situatie en geldt de eis dat dit schriftelijk wordt vastgelegd en ter informatie aan het college wordt gezonden. Een dergelijk besluit zal ook op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt, zodat dit ook naar buiten toe bekend en toetsbaar is. Bij incidentele gevallen is dat niet nodig.
Vanuit de organisatiestructuur en uit praktisch oogpunt is het wenselijk dat de teammanager wijkservice ook bepaalde personele bevoegdheden krijgt. Om deze reden is in het vijfde lid de mogelijkheid gecreëerd dat de adjunct directeur bepaalde bevoegdheden wel in ondermandaat mag geven. Dit is vastgelegd in bijlage 5.
Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is toegestaan, tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (art. 10:3, eerste lid, van de Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke.
Ten aanzien van bevoegdheden die zowel ten laste van de gemeente financiële gevolgen hebben geldt, dat hierin in de begroting van de gemeente moet zijn voorzien. Mocht er tussen deze mandaatlijst of de uitoefening van een bevoegdheid een conflict ontstaan met de budgethoudersregeling, dan gaat de laatste voor.
Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft, waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit is een aantal begrenzingen opgesteld ten aanzien van het gebruik van gemandateerde bevoegdheden.
Het is essentieel dat een medewerker de aan hem of haar gemandateerde bevoegdheden inzet binnen de door het college gestelde kaders. Dit geldt vooral in het kader van het vertrouwensbeginsel en de gewijzigde lijn die de Afdeling Bestuursrechtspraak Raad van State (hierna: de Afdeling) sinds 29 mei 2019 hanteert, zie hiervoor ECLI:RVS:2019:1694. Er moet, in dat kader, meer gekeken worden vanuit het perspectief van de burger: kon deze redelijkerwijs, in het licht van alle feiten en omstandigheden van zijn geval, op nakoming rekenen van de aan hem of haar gedane toezegging of gedraging? De Afdeling is ook van mening dat van een bindende toezegging al sprake is als een gedraging of verklaring van de ambtenaar redelijkerwijs de indruk wekt van een welbewuste standpuntbepaling (zoals een door de bevoegde medewerker ondertekende brief).
Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dienen alle van toepassing zijnde wetten, algemene maatregelen van bestuur, voorschriften, verordeningen, raadsbesluiten, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen, et cetera in acht te worden genomen.
De organisatiestructuur van Ermelo gaat uit van een grote taakvolwassenheid van de medewerkers. Daar hoort ook bij dat de medewerker zelf verantwoordelijk is voor de kwaliteit van zijn werk. Dit betekent, dat besluiten, naast juridisch correct, goed gemotiveerd en leesbaar zijn.
In dit artikellid is opgenomen, dat college, burgemeester en/of gemeentesecretaris instructies kunnen geven. Gedacht kan worden aan algemene instructies of specifieke instructies over bijvoorbeeld kwaliteit of een eventueel “vier ogen” principe. Ermelo heeft ook schrijfcoaches, waar medewerkers terecht kunnen met vragen over de formulering van een stuk.
De gemeente heeft een huisstijl, waarin de opmaak van de brieven et cetera geregeld is. Medewerkers moeten zich te allen tijde houden aan deze huisstijl. Tijdens de introductie van nieuwe medewerkers wordt hier aandacht aan geschonken.
Op grond van een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 6 augustus 2003 is het criterium “politiek gevoelige zaken” voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk. Dit is in strijd met afdeling 10.1.1 van de Awb.
Ook zijn een aantal begrippen in dit artikel opgenomen die onbepaald zijn te noemen. Daarom zijn ze ook in dit artikel (terugkoppeling) opgenomen en niet in artikel 5 (algemene uitzonderingen).
Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld een portefeuillehouder beslissen dat een aangelegenheid door het college moet worden afgedaan. Dat impliceert dat gevoelige kwesties tijdig aan de portefeuillehouder moeten worden voorgelegd. Medewerkers worden verondersteld te kunnen beoordelen welke zaken als een dergelijke gevoelige kwestie moeten worden beschouwd. Hierin moet, binnen de organisatie, bewustzijn worden gecreëerd. Dit kan door instructies, bijvoorbeeld tijdens de weekstart, maar ook kan in introductiebijeenkomsten voor nieuwe medewerkers of in bijpraatsessies voor alle medewerkers aandacht aan besteed worden. Team juridische zaken van Meerinzicht heeft hier een cruciale rol in.
In grote lijnen betekent dit dus dat de in dit artikelgenoemde gevallen de verplichting bestaat de beslissing voor te leggen aan het bestuursorgaan. De criteria zijn niet allemaal even hard.
Van de betrokken ambtenaar van de gemeente mag worden verwacht dat hij dergelijke begrippen op hun juiste waarde weet te schatten en daar op zorgvuldige wijze mee kan omgaan.
Team juridische zaken van Meerinzicht zal hierin ook aandacht aan besteden bij nieuwe medewerkers, maar ook in het kader van het bevorderen van politiek bewustzijn door bijpraatsessies.
In het kader van dienstverlening is het belangrijk dat een beslissing niet rauw op het dak valt van degene, die het betreft. Het is dan ook essentieel, dat een medewerker telefonisch contact heeft, voordat een negatief besluit verzonden wordt. Op deze manier kan uitleg gegeven worden over het genomen besluit en kunnen eventuele alternatieven besproken worden. Een zienswijzengesprek kan hier ook in voorzien, mits tijdens het gesprek al besproken kan worden dat de uitkomst een negatief besluit is.
In de Awb (art: 10:11) wordt ook de figuur van “ondertekeningsmandaat” genoemd. Dit betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt zeer beperkt gebruik gemaakt van ondertekeningsmandaten. Degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen is hiermee tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen.
Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.
Er is geen verplichting te ondertekenen wanneer dit via een geautomatiseerd systeem door de geautoriseerde persoon kan worden uitgevoerd.
De manier van ondertekening namens het college is bijvoorbeeld:
Namens het college van burgemeester en wethouders van Ermelo,
Of bij een vergunning namens de burgemeester:
Namens de burgemeester van Ermelo,
Dit artikel vormt een weerslag van artikel 10:12 van de Awb. Door dit artikel wordt duidelijk dat de mandaatregeling niet slechts betrekking heeft op het publiekrechtelijk handelen van de gemeente maar op al het handelen, dus ook privaatrechtelijk en feitelijk handelen.
Een voorbeeld van volmacht is de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten en een voorbeeld van een machtiging is de bevoegdheid om een betaling te verrichten of om tarieven vast te stellen voor commerciële dienstverlening door de gemeente.
Volmacht is de privaatrechtelijke evenknie van mandaat. Volmacht is geregeld in het Burgerlijk Wetboek, boek 3 art. 60 e.v. en wordt via de schakelbepaling in de Awb (art. 10:12) gelijkgesteld met mandaat. Volmacht is niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden. Toch is het van belang even bij deze rechtsfiguur stil te staan.
Volmacht speelt een rol bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht.
Een voorbeeld kan hierbij wellicht duidelijkheid verschaffen.
Als de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De ondertekening van de koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge art. 171 van de Gemeentewet) gedaan. Het college kan een ambtenaar een volmacht verlenen om besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een ambtenaar volmacht verleent om de gemeente namens hem te vertegenwoordigen.
De mandaatlijst moet worden gepubliceerd, zodat men inzicht kan krijgen in de legitimiteit van besluiten. Om te voorkomen dat dit wordt vergeten, waardoor er een bevoegdheidsgebrek kan ontstaan, en om ervoor te zorgen dat er altijd een actueel en juiste mandaatlijst op internet te vinden is, is besloten om dit centraal bij team juridische zaken van Meerinzicht te beleggen.
Wijzigingen van het mandaatbesluit worden gecoördineerd door team juridische zaken van Meerinzicht. De kern van de procedure is dat de organisatie zelf verantwoordelijk zijn voor het wijzigen van de mandaatlijst, bijvoorbeeld door een besluit van college, burgemeester of gemeentesecretaris. Team juridische zaken van Meerinzicht is verantwoordelijk voor een goede verwerking en het up to date houden van de mandaatlijst en de publicatie. Om die reden is het belangrijk dat wijzigingen meteen doorgegeven worden aan tjz, zodat de mutaties verwerkt kunnen worden en er altijd een actuele versie van de mandaatlijst beschikbaar is. Dit is essentieel voor een goede werking en de legitimiteit van deze mandaatlijst. Mutaties worden opgeslagen in het zaaksysteem (corsa en/of liber) en op intranet.
Besluiten en privaatrechtelijke rechtshandelingen verliezen hun geldigheid niet door het intrekken van oude mandaatbesluiten. Doordat de voorgaande regeling ingetrokken wordt per datum inwerkingtreding van het nieuwe mandaatbesluit, is dit gewaarborgd.
In deze bijlage zijn de werknamen vastgelegd. Aan de hand van deze werknamen is het eenvoudiger om vast te stellen of een medewerker, op basis van zijn werknaam, de bevoegdheid heeft om een besluit te nemen. Deze lijst is sinds de inwerkingtreding van deze mandaatlijst (1-1-2020) diverse keren gewijzigd vastgesteld.
Hierin worden alle bevoegdheden genoemd, die bij het college of de burgemeester blijven en niet gemandateerd zijn. Een zaak, die op deze lijst voorkomt, moet dus altijd bij het college of de burgemeester blijven.
Belangrijk punt hierin is dat, voor het nemen van een beslissing op bezwaar in mandaat, artikel 10:3, derde lid, van de Algemene wet bestuursrecht onverkort geldt.
Hierin worden alle bevoegdheden genoemd, die bij de gemeentesecretaris blijven en niet gemandateerd zijn. Een zaak, die op deze lijst voorkomt, moet dus altijd bij de gemeentesecretaris blijven.
In deze bijlage staan de bevoegdheden, die de gemeentesecretaris/algemeen directeur exclusief ondermandateert aan de adjunct directeur. De adjunct directeur kan deze bevoegdheden niet ondermandateren. Het gaat hier om personele kwesties.
Het ondermandaat, dat de adjunct directeur geeft aan de teammanager wijkservice, is in deze bijlage opgenomen. Het gaat om “kleine” arbeidsrechtelijke zaken, zoals een beloning (gratificagtie of periodiek). De arbeidsrechtelijke zaken die te maken hebben met de formatie vallen hier niet onder.
Hierin staan de mandaten, welke extern uitgezet zijn. Hieronder vallen alle mandaten, die bij MIZ en de Omgevingsdienst Noord Veluwe zijn neergelegd, maar ook de mandaten die zijn neergelegd bij buurgemeenten in het kader van de Samenwerking Noord Veluwe. De 6 gemeenten (Harderwijk, Oldebroek, Putten, Elburg, Hattem en Ermelo) hebben dienstverleningsovereenkomsten (dvo’s) gesloten op het gebied van woonruimteverdeling, basismobiliteit, Account jeugdhulp, Leerplicht/RMC, Sociale recherche EHZ, Afval contractbeheer en Justitieel overleg risicojeugd. In elke dvo is een gastheergemeente aangewezen die is belast met de uitvoering van de dvo. In de dvo’s zijn ook bepalingen opgenomen over het verlenen van mandaat aan de gastheergemeente en/of andere externe partijen.
Ermelo is gastheergemeente voor de dvo Account jeugdhulp. In de overwegingen bij die dvo is opgenomen dat Ermelo deze taak onderbrengt bij Meerinzicht. De verleende mandaten vanuit de 5 gemeenten zijn ook neergelegd bij Meerinzicht.
Voor de dvo’s waar een andere gemeente dan Ermelo gastheergemeente is, is er reeds mandaat verleend aan betreffende gastheergemeente of wordt per aandachtsgebied gekeken of mandaat extern verleend wordt.
Voor de dvo Woonruimteverdeling (gastheergemeente Putten) geldt dat de bezwaarcommissie inzake urgentie de bevoegdheid heeft om de beslistermijn voor bezwaarschriften te verlengen (artikel 14 van de Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Ermelo houdende regels omtrent huisvesting (Huisvestingsverordening gemeente Ermelo 2019)). Aan de woningcorporaties is mandaat verleend ten aanzien van artikel 4 van deze Verordening, aan de Urgentiecommissie Woonruimteverdeling ten aanzien van de artikelen 8 en 9 van de Huisvestingsverordening. Tevens wordt mandaat verleend aan het college van B&W van de gemeente Putten om leden voor de commissie bezwaarschriften woonruimteverdeling te benoemen.
De mandaten en volmachten, die in het kader van deze samenwerking zijn weggezet, zijn uitgezonderd van de mandaatlijst. Dit betekent, dat de betreffende bevoegdheid niet gemandateerd is aan medewerkers van de gemeente Ermelo.
Hierin staan de mandaten in het kader van rampenbestrijding, als een ambtenaar of gemeentesecretaris van een andere gemeente piketdienst heeft. Zie de toelichting bij artikel 4, tweede lid. ♦
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2023-215475.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.