Gemeenteblad van Zaanstad
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Zaanstad | Gemeenteblad 2023, 202722 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en het Zaanstad Beraad
Hoofdstuk 1 Algemene Bepalingen en organen van de raad
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Artikel 3 De griffier en de commissiegriffier
Hoofdstuk 2 Toelating van nieuwe leden, fracties, steunfractieleden, en benoeming wethouders
Artikel 10 Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging nieuwe leden
Artikel 12 Steunfractieleden en fractie-assistenten
Artikel 13 Benoeming wethouder
Paragraaf 3.1 Tijdstip van vergaderen en voorbereidingen
Artikel 14 Vergadertijd en plaats
Artikel 15 Oproep en vergaderstukken
Artikel 17 Ter inzage leggen van stukken
Artikel 18 Openbare kennisgeving
Paragraaf 3.2 Orde van de raadsvergadering
Artikel 20 Debat en besluitvorming
Artikel 23 Opening vergadering en quorum
Artikel 25 Voorstellen van orde
Artikel 26 Handhaving orde en schorsing
Artikel 27 Deelname aan de beraadslaging door anderen
Paragraaf 3.3 Procedures bij stemmingen
Artikel 30 Algemene bepalingen over stemming
Artikel 31 Stemming over amendementen en moties
Artikel 32 Stemming over personen
Artikel 33 Herstemming over personen
Artikel 34 Beslissing door het lot.
Paragraaf 4.1 Tijdstip van vergaderen en voorbereidingen
Artikel 35 Vergadertijd en plaats
Artikel 36 Oproep en programma
Artikel 38 Ter inzage leggen van stukken
Artikel 39 Openbare kennisgeving
Paragraaf 4.2 Orde van de bijeenkomsten
Artikel 41 Informatie en meningsvorming
Artikel 42 Deelname aan de bijeenkomst
Artikel 45 Handhaving orde en schorsing
Artikel 46 Voortgangsbeslissingen
Hoofdstuk 5 Instrumenten van de raad en rechten van de leden
Artikel 51 Schriftelijke vraag
Artikel 59 Procedure begroting, jaarrekening, jaarverslag en Kadernota
Artikel 60 Lidmaatschap van andere organisaties
Artikel 61 Experimenteerartikel
Hoofdstuk 6 Inwoners, belanghebbenden en pers
Artikel 62 Verstrekken van informatie door inwoners en belanghebbenden
Artikel 63 Rondvraag voor inwoners
Artikel 64 Gesprek voor inwoners en belanghebbenden
Artikel 65 Vormen van gesprek met de raad
Artikel 68 Toehoorders en pers
Artikel 69 Geluid- en beeldregistratie
Artikel 70 Regels voor gebruik communicatiemiddelen
Hoofdstuk 7 Besloten vergadering en geheimhouding
Artikel 71 Besloten vergadering
Artikel 74 Opheffing geheimhouding
Aanhangsel: Geheimhouding en beslotenheid
Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en het Zaanstad Beraad.
Hoofdstuk 1 Algemene Bepalingen en organen van de raad
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
- a.
- b.
Zaanstad Beraad: een programma van de gemeenteraad van Zaanstad bestaande uit activiteiten en bijeenkomsten met een informerend en/of meningsvormend karakter. Tevens kunnen fracties hier Zienswijzes uitspreken op voorstellen van het college van burgemeester en wethouders. De bijeenkomsten zijn raadscommissies volgens Artikel 82 van de Gemeentewet.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
- h.
- i.
- 1.
- 2.
- 3.
Voor het college geldt, tenzij expliciet anders is aangegeven, een doorlopende uitnodiging voor alle raadsvergaderingen en bijeenkomsten van het Zaanstad Beraad om daarin aanwezig te zijn, informatie te verstrekken en/of aan de beraadslagingen deel te nemen.
De raad kan het college verzoeken de secretaris in de raadsvergadering en/of de bijeenkomsten van het Zaanstad Beraad aanwezig te laten zijn en deel te laten nemen aan de beraadslagingen.
Hoofdstuk 2 Toelating van nieuwe leden, fracties, steunfractieleden, en benoeming wethouders
- 1.
- 2.
Indien boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Indien geen aanduiding boven de kandidatenlijst was geplaatst, deelt de fractie in de eerste vergadering van de raad aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad wil voeren.
- 3.
- 4.
Indien een of meer leden van een fractie als zelfstandige fractie gaan optreden, twee of meer fracties als één fractie gaan optreden of een of meer leden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter van de raad.
- 5.
- 6.
Artikel 12 Steunfractieleden en fractie-assistenten
- 1.
Elke fractie heeft het recht maximaal twee personen, niet zijnde raadsleden, voor te dragen als steunfractielid, ter ondersteuning van de fractie in het raadswerk. Uitzondering betreft de fractie die wordt aangeduid met “groep” uit artikel 11, zesde lid: deze heeft recht om maximaal één persoon, niet zijnde raadslid, voor te dragen als steunfractielid, ter ondersteuning van de fractie in het raadswerk.
- 2.
Voorgedragen steunfractieleden worden door de raad toegelaten en beëdigd als steunfractielid naar analogie van artikel 14 Gemeentewet, als men voldoet aan de vereisten die de gemeentewet hier voor stelt, met dien verstande dat een voorgedragen steunfractielid de minimumleeftijd van zestien jaren heeft bereikt.
- 3.
- 4.
- 5.
Artikel 15 Oproep en vergaderstukken
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
Indien omtrent stukken op grond van artikel 87van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden deze stukken in afwijking van het tweede lid niet gepubliceerd. De griffie verspreidt deze stukken in beginsel onder alle leden van de raad en de steunfractieleden, waarbij conform artikel 87 van de Gemeentewet melding wordt gemaakt van de plicht tot geheimhouding. Het college vermeldt deze plicht tot geheimhouding op de aangeboden stukken.
- 5.
- 1.
- 2.
- 3.
Bij aanvang van de raadsvergadering stelt de raad de agenda vast. Op voorstel van een lid van de raad of van de voorzitter kan de raad bij dit agendapunt onderwerpen aan de agenda toevoegen danwel afvoeren of van de stemagenda naar de debatagenda danwel van de debatagenda naar de stemagenda verplaatsen.
- 4.
- 5.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
De leden van de raad, de voorzitter, het college en de griffier hebben het recht binnen tien dagen na publicatie van de besluitenlijst en het schriftelijke verslag een voorstel tot wijziging ervan bij de griffier in te dienen, als de besluitenlijst en/of het schriftelijke verslag naar hun oordeel onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft wat besproken is.
- 6.
- 7.
De besluitenlijst en het schriftelijke verslag worden met het advies van de voorzitter van de raad ter besluitvorming aangeboden en vastgesteld in de eerstvolgende raadsvergadering. Deze besluitenlijst en dit verslag worden als definitief vastgestelde besluitenlijst en verslag op de website gepubliceerd.
- 8.
Artikel 20 Debat en besluitvorming
De raadsvergadering bestaat uit een debat over de op de debatagenda geplaatste onderwerpen en besluitvorming over deze en de op de stemagenda geplaatste onderwerpen.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid van de raad onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door middel van ondertekening vastgesteld.
- 1.
- 2.
De voorzitter bepaalt de volgorde van de sprekers. Een lid van de raad of van het college voert het woord na het aan de voorzitter te hebben gevraagd en het van hem verkregen te hebben. Interrumperen is toegestaan, maar uitsluitend door het woord te vragen en te verkrijgen van de voorzitter. De voorzitter kan bepalen, dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog kan afronden.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
Artikel 26 Handhaving orde en schorsing
- 1.
Als een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert of anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Als de betreffende spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de raadsvergadering, waarin dat plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
- 2.
- 3.
Op verzoek van een lid van de raad, het college of op voorstel van de voorzitter kan de raad besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen om het college of de raadsleden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.
Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, heeft ieder lid het recht zijn uit te brengen stem kort te motiveren. Hij kan de motivering namens de overige aanwezige fractieleden uitspreken.
- 1.
- 2.
Nadat de beraadslaging is gesloten, vindt na een stemming over eventuele amendementen en eventuele moties de stemming plaats over het voorstel zoals het dan luidt in zijn geheel, tenzij geen stemming wordt gevraagd. De vergadering stemt doorgaans eerst over de stemagenda, vervolgens vindt beraadslaging en stemming plaats over de onderwerpen op de debatagenda. Stemming vindt plaats na ieder afzonderlijk debatpunt.
Artikel 30 Algemene bepalingen over stemming
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
Voordat met hoofdelijke stemming wordt begonnen deelt de voorzitter mede bij welk lid van de raad de stemming zal beginnen. Daartoe wordt bij loting een volgnummer van de presentielijst aangewezen; bij het daar genoemde lid begint de hoofdelijke stemming. Vervolgens geschiedt de oproeping naar de volgorde van de presentielijst.
- 7.
- 8.
- 9.
Heeft een lid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing nog herstellen voordat het volgende lid gestemd heeft. Bemerkt het lid zijn vergissing pas later, dan kan hij nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt wel aantekening vragen dat hij zich heeft vergist; in de uitslag van de stemming brengt dit echter geen verandering.
- 10.
Artikel 32 Stemming over personen
- 1.
- 2.
Ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet op grond van de Gemeentewet van stemming moet onthouden is verplicht een stembriefje in te leveren. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van de voorzitter beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op een stembriefje.
- 3.
Het stembureau onderzoekt of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal leden dat als gevolg van het tweede lid verplicht is een stembriefje in te leveren. Als de aantallen niet gelijk zijn worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden.
- 4.
- 5.
- 6.
Artikel 33 Herstemming over personen
- 1.
- 2.
Als ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben.
- 3.
Artikel 36 Oproep en programma
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
De agendacommissie kan een aanvulling geven tot uiterlijk de aanvang van het programma van het Zaanstad Beraad of de aanvang van een bijeenkomst uit het nevenprogramma. Deze aanvulling op het programma of de agenda en de daarop vermelde voorstellen worden zo spoedig mogelijk aan de raadsleden, steunfractieleden en het college ter kennis gebracht, doch uiterlijk voor de aanvang van het Zaanstad Beraad.
- 1.
- 2.
Indien omtrent stukken op grond van artikel 87 van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden deze stukken, in afwijking van het tweede lid niet gepubliceerd. De griffie verspreidt deze stukken in beginsel onder alle leden van de raad en de steunfractieleden, waarbij conform artikel 89, tweede lid, van de Gemeentewet melding wordt gemaakt van de plicht tot geheimhouding. Het college vermeldt deze plicht tot geheimhouding op de aangeboden stukken.
Artikel 38 Ter inzage leggen van stukken
- 1.
Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op het programma of de agenda dienen, worden gelijktijdig gepubliceerd met de oproep. Indien na het publiceren van de oproep stukken worden toegevoegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en de steunfractieleden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.
- 2.
- 1.
Van de bijeenkomsten van het Zaanstad Beraad wordt een afsprakenlijst gemaakt, indien de vereiste gegevens van een afsprakenlijst niet digitaal kunnen worden weergegeven op het raadsinformatiesysteem. Deze afsprakenlijst bevat tenminste de formele gegevens van de bijeenkomst zoals tijd, plaats, aanwezigen, vergaderstukken, doel van de vergadering, de gedane toezeggingen en gemaakte afspraken.
- 2.
- 3.
- 4.
De leden van de raad, de steunfractieleden, de voorzitter, het college en de griffier hebben het recht om binnen tien dagen na publicatie van de afsprakenlijst een voorstel tot wijziging ervan bij de griffier in te dienen, indien de afsprakenlijst naar hun oordeel onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft wat besproken is.
- 5.
- 6.
Indien er binnen tien dagen na publicatie van de afsprakenlijst voorstellen tot wijziging zijn ingediend, beslist de voorzitter van de betreffende bijeenkomst over de voorgestelde wijziging en stelt de afsprakenlijst definitief vast. De afsprakenlijst wordt met inachtneming van de beslissing over de voorgestelde wijziging op de website gepubliceerd en ter beschikking gesteld aan de raadsleden, steunfractieleden en het college.
Artikel 41 Informatie en meningsvorming
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
Als deze punten in hun ogen onvoldoende tegemoet zijn gekomen door andere partijen, dan kunnen zij verzoeken om plaatsing op de debatagenda. Deze verzoeken zijn gemotiveerd en al dan niet voorzien van de aankondiging van een motie dan wel amendement. De fracties maken ter voorbereiding van het debat in de raad kenbaar wat de kern van hun motie en/ of amendement zal zijn.
- 1.
- 2.
Tijdens het Zaanstad Beraad wordt doorgaans gesproken in twee termijnen. In de eerste termijn krijgt iedere woordvoerder de gelegenheid zijn standpunt in maximaal twee minuten kenbaar te maken, zonder interrupties van anderen. In de tweede termijn kunnen woordvoerders op standpunten en vragen reageren.
- 3.
De voorzitter bepaalt de volgorde van de sprekers. Een woordvoerder van de fracties of een andere deelnemer aan de bijeenkomst voert het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben. Interrumperen is toegestaan in de tweede termijn, maar uitsluitend door het woord te vragen en te verkrijgen van de voorzitter. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog kan afronden.
- 4.
- 5.
- 6.
Voor insprekers geldt een richttijd van vijf minuten spreektijd. De woordvoerders van de fracties en het college zijn in de regel niet gebonden aan een spreektijd. De voorzitter kan een spreker verzoeken zijn betoog in te korten en af te ronden. De voorzitter sluit de beraadslaging over een onderwerp als naar zijn mening de argumenten voldoende zijn gewisseld.
- 7.
Artikel 45 Handhaving orde en schorsing
- 1.
Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin dat plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
- 2.
Hoofdstuk 5 Instrumenten van de raad en rechten van de leden
- 1.
Ieder lid van de raad kan tot het sluiten van de beraadslaging amendementen indienen. Een amendement kan het voorstel inhouden om een geagendeerd voorstel in een of meer onderdelen te splitsen, waarover afzonderlijke besluitvorming zal plaatsvinden. Alleen beraadslaagd kan worden over amendementen die ingediend zijn door leden van de raad, die de presentielijst getekend hebben en in de vergadering aanwezig zijn.
- 2.
- 3.
- 4.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle op de agenda voorkomende onderwerpen zijn behandeld. De behandeling van een motie over een onderwerp dat in de huidige vergadercyclus in een Zaanstad Beraad is besproken, wordt behandeld voor een motie waarvan het onderwerp niet recent in een Zaanstad Beraad is gesproken.
- 5.
- 1.
Een initiatiefvoorstel moet om in behandeling genomen te kunnen worden schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend. De agendacommissie bepaalt de wijze en datum van behandeling. Als het voorstel eerst in een bijeenkomst van het Zaanstad Beraad dient te worden besproken, wordt het voorstel op het programma van het Zaanstad Beraad geplaatst en tegelijk voor een preadvies aan het college gezonden.
- 2.
Indien het voorstel rechtstreeks door de raad kan worden behandeld, wordt het voorstel op de agenda van de eerstvolgende vergadering geplaatst, tenzij de schriftelijke oproep hiervoor met de voorlopige agenda reeds verzonden is. In dit laatste geval wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende vergadering geplaatst, tenzij naar het oordeel van de agendacommissie sprake is van een spoedeisend voorstel als bedoeld in het tweede lid van artikel 16.
- 3.
Indien het voorstel rechtstreeks door de raad kan worden behandeld, vindt bespreking plaats nadat alle op de agenda voorkomende voorstellen en onderwerpen zijn behandeld, tenzij de raad oordeelt dat het voorstel met het oog op de orde van de vergadering tezamen met een ander geagendeerd voorstel of onderwerp dient te worden behandeld.
- 4.
- 5.
Artikel 51 Schriftelijke vraag
- 1.
Schriftelijke vragen aan de burgemeester en/of het college, worden kort en duidelijk geformuleerd. Ook een steunfractielid kan schriftelijke vragen stellen. De vragen kunnen van een toelichting worden voorzien. Bij de vragen wordt aangegeven, of schriftelijke of mondelinge beantwoording wordt verlangd.
- 2.
- 3.
Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, in ieder geval binnen 5 weken nadat de vragen zijn binnengekomen. Eventuele mondelinge beantwoording vindt plaats in een vergadering (Zaanstad Beraad of raadsvergadering) na agendering door de agendacommissie. Indien beantwoording niet binnen deze termijnen kan plaatsvinden, stelt het verantwoordelijke lid van het college de raad hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn aangegeven wordt, waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden.
- 4.
- 1.
Het verzoek tot het houden van een interpellatie wordt, behoudens in, naar het oordeel van de voorzitter, spoedeisende gevallen, tenminste 48 uur voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de voorzitter ingediend. Het verzoek bevat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover inlichtingen worden verlangd evenals de te stellen vragen.
- 2.
- 3.
De raad bepaalt het onderwerp van het onderzoek zoals bedoeld in artikel 155a van de gemeentewet en formuleert de doelstelling. Tevens bepaalt de raad de wijze van onderzoek, de organisatie, de tijdsduur en het beschikbare budget.
- 1.
- 2.
Het verzoek dient acht dagen voorafgaand aan het Zaanstad Beraad schriftelijk bij de agendacommissie ingediend te zijn, en omvat een duidelijke omschrijving van het onderwerp en een duidelijke formulering van de opvattingen of bedenkingen van de initiatief nemende fractie als inzet van de vergadering.
- 1.
- 2.
- 3.
In uitzondering op het tweede lid, kunnen vragen worden ingediend na 55 uur voor aanvang van het vragenuur, indien de vraag actueel is en (nieuwe) informatie bevat die op het moment van schrijven bekend is geworden en niet 55 uur voor de vergadering ook al bekend was en direct een antwoord behoeft dan wel actie vereist van het college. Daarbij is het noodzakelijk dat de beantwoording van de vraag ook niet kan wachten op een volgend vragenuur. De agendacommissie beoordeelt of aan deze voorwaarde wordt voldaan.
- 4.
- 1.
- 2.
Binnen een week na plaatsing op de lijst van ingekomen stukken kan een raadslid aan de agendacommissie gemotiveerd een andere wijze van afdoening van een stuk voorstellen. De agendacommissie beslist over dit voorstel en maakt, indien besloten wordt tot een andere wijze van afdoening, dit kenbaar aan de raadsleden.
- 3.
- 4.
- 5.
Artikel 59 Procedure begroting, jaarrekening, jaarverslag en Kadernota
Onverminderd het bepaalde in de Gemeentewet geschiedt de voorbereiding, het onderzoek, de behandeling en de vaststelling van de begroting, jaarrekening en van een eventueel indemniteitsbesluit en Kadernota volgens een procedure die het Presidium in overleg met de agendacommissie vaststelt.
Artikel 60 Lidmaatschap van andere organisaties
- 1.
Een lid van de raad, een wethouder, de burgemeester, de secretaris of een ander door de gemeenteraad aangewezen persoon, die door de gemeenteraad is aangewezen tot lid van het bestuur van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan, ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, heeft het recht voor het sluiten van de vergadering verslag te doen over zaken die in het bestuur als bedoeld aan de orde zijn. Indien een raadslid bespreking wenst van dit verslag kan de voorzitter verwijzen naar de agendacommissie ten behoeve van agendering in het Zaanstad Beraad.
- 2.
- 3.
- 4.
Artikel 61 Experimenteerartikel
- 1.
Ieder lid van de gemeenteraad kan een voorstel doen aan de agendacommissie om een experiment uit te voeren met betrekking tot de wijze van vergaderen. De agendacommissie voorziet het voorstel tot een experiment van een advies en legt het voor aan het Presidium. Waarna het experiment na consultatie van het Presidium wordt uitgevoerd of niet.
- 2.
Het raadslid geeft in zijn voorstel voor een experiment duidelijk aan wat er gaat worden geprobeerd, welk resultaat er met het experiment wordt beoogd/ aan welke verbetering van de orde van werkzaamheden van de gemeenteraad het experiment bijdraagt. Daarnaast geeft het raadslid aan wanneer het experiment zou kunnen worden uitgevoerd en hoe het geëvalueerd kan worden.
Hoofdstuk 6 Inwoners, belanghebbenden en pers
Artikel 62 Verstrekken van informatie door inwoners en belanghebbenden
- 1.
Inwoners en belanghebbenden kunnen bij de agendacommissie een verzoek indienen om tijdens het informatieve deel van het Zaanstad Beraad een tafel ten behoeve van het geven van informatie in te richten en/of om een informatieve bijeenkomst te agenderen ten behoeve van het geven van een presentatie aan de raadsfracties.
- 2.
Artikel 64 Gesprek voor inwoners en belanghebbenden
- 1.
- 2.
Dit gesprek is een uitgebreide vorm van inspraak, waarbij er meer interactie plaats kan vinden dan alleen een inspraakrede met alleen vragen gericht op een nadere toelichting dan wel specificering. Het gesprek met de raad is geen overdracht van meningsvorming en/ of besluitvorming van de gemeenteraad naar inwoners en belanghebbenden.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
De agendacommissie stelt vast wie de gespreksdeelnemers zijn en welke vorm van gesprek met de raad van toepassing is. De agendacommissie streeft hierbij na de meest passende vorm van gesprek te koppelen aan het onderwerp waarover wordt gesproken door de raad en inwoners of belanghebbenden. Welke vormen dat zijn is beschreven in het volgende artikel.
- 7.
- 8.
Artikel 65 Vormen van gesprek met de raad
- 1.
Regulier gesprek: Een gespreksleider vanuit de raad licht na opening eerst kort toe wat het doel is van de bijeenkomst. Daarna krijgen alle aanmelders voor het gesprek met de raad de gelegenheid hun standpunt mondeling toe te lichten. Nadat alle sprekers het woord hebben gehad, is er gelegenheid om met elkaar in gesprek te gaan (raadsleden en inwoners en belanghebbenden, collegeleden en ambtenaren). Soms begint de bijeenkomst met een presentatie van een ambtenaar om de aanwezigen te informeren over de laatste stand van zaken rondom het onderwerp.
- 2.
- 1.
Wanneer een inspreker zich gemeld heeft organiseert de agendacommissie een inspraakbijeenkomst over het aangemelde onderwerp op de avond van het Zaanstad Beraad waarop het onderwerp geagendeerd is. Een inspreker heeft een spreektijd van in beginsel maximaal vijf minuten. Inspreken is ook mogelijk over onderwerpen die niet geagendeerd staan. Insprekers kunnen zich hiervoor acht dagen voor aanvang van het Zaanstad Beraad onder opgave van het onderwerp waarover wordt ingesproken
- 2.
- 3.
Inwoners hebben het recht van initiatief om een voorstel in het Zaanstad Beraad te brengen, conform de Verordening op het Burgerinitiatief.
Artikel 69 Geluid- en beeldregistraties
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de raadsvergadering of de bijeenkomst van het Zaanstad Beraad geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan voor de aanvang van de vergadering mededeling aan de griffie en de voorzitter en gedragen zich naar de aanwijzingen van de voorzitter. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.
Artikel 70 Regels voor gebruik communicatiemiddelen
In de vergaderzaal en op de publieke tribune is het alleen toegestaan gebruik te maken van communicatiemiddelen zoals een mobiele telefoon, indien alle geluidsfuncties die de orde van de vergadering kunnen verstoren uitgeschakeld staan. In uitzonderlijke gevallen kan door de voorzitter ontheffing verleend worden.
Hoofdstuk 7 Besloten vergadering en geheimhouding
Artikel 71 Besloten vergadering
- 1.
- 2.
De deuren van een bijeenkomst in het Zaanstad Beraad worden gesloten als de agendacommissie of de voorzitter het nodig oordeelt. In beslotenheid kan diegene(n) die een verzoek voor een besloten bijeenkomst heeft gedaan dit toelichten. De voorzitter beslist, na het horen van de fractiewoordvoerders, of in beslotenheid wordt vergaderd.
- 3.
- 1.
- 2.
De griffier zendt het verslag van een besloten vergadering respectievelijk de afsprakenlijst van een besloten bijeenkomst in beginsel toe aan de raadsleden, de leden van het college en de overige bij de besloten vergadering aanwezige personen, waarbij wordt gewezen op het besloten karakter van de vergadering en/of de plicht tot geheimhouding.
- 3.
De raadsleden, leden van het college en de overige bij de besloten vergadering aanwezige personen hebben het recht binnen tien dagen na toezending of ter inzage legging van het verslag een voorstel tot wijziging ervan bij de griffier in te dienen, indien het verslag naar hun oordeel onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft wat besproken is.
- 4.
- 5.
Indien er binnen tien dagen na toezending van de afsprakenlijst van een besloten bijeenkomst van het Zaanstad Beraad voorstellen tot wijziging zijn ingediend, beslist de voorzitter van de besloten vergadering over de voorgestelde wijziging, stelt de afsprakenlijst definitief vast, en stelt alle betrokkenen daarvan op de hoogte.
- 6.
Indien er binnen tien dagen na toezending van het verslag van een besloten raadsvergadering voorstellen tot wijziging zijn ingediend, brengt de voorzitter een advies uit over de voorgestelde wijziging. Het schriftelijke verslag wordt met het advies van de voorzitter ter besluitvorming aangeboden en vastgesteld in de eerstkomende raadsvergadering. Als beraadslaging wordt verlangd worden de deuren van de vergadering gesloten.
- 7.
Na definitieve vaststelling van verslagen of afsprakenlijsten waarop geheimhouding is gelegd beslist in geval van een verslag van een raadsvergadering de raad over het openbaar maken van het verslag. In geval van een besloten bijeenkomst in het Zaanstad Beraad beslist de raad of het Zaanstad Beraad.
Bij een besloten raadsvergadering en een besloten bijeenkomst Zaanstad Beraad geldt conform artikel 23 lid 4 van de Gemeentewet automatisch een verplichting tot geheimhouding van alle informatie die daar ter kennis komt van de aanwezigen. De raad kan besluiten de geheimhouding op te heffen.
Artikel 74 Opheffing geheimhouding
Indien de raad op grond van artikel 89 vierde lid van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd. Vervolgens besluit de gemeenteraad over het opheffen van de geheimhouding.
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de voorzitter, en in het geval van een bijeenkomst in het Zaanstad Beraad de voorzitter van de bijeenkomst na consultatie van de deelnemers aan de bijeenkomst.
Spelregels, procedures, interpretaties en werkprocessen bij de Raadsvergadering en het Zaanstad Beraad
Behorend bij het Reglement van Orde voor de vergadering en andere werkzaamheden van de raad en het Zaanstad Beraad.
De volgende onderwerpen zullen hierna worden toegelicht:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
- 9.
- 10.
In beginsel is elke vergadering van de raad en het Zaanstad Beraad openbaar. En in principe is gemeentelijke informatie voor ieder (dus ook voor raadsleden) toegankelijk. Dit beginsel staat in de Wet open overheid (Woo), die ook de uitzonderingsgronden aangeeft om onderwerpen niet in de openbaarheid te behandelen of om informatie niet te verstrekken. De informatie kan dan wel gegeven en/of besproken worden, maar onder oplegging van geheimhouding. Bijvoorbeeld vanwege financiële belangen van de gemeente. Ook de Gemeentewet kent een weigeringsgrond in artikel 169 lid 3 en artikel 180 lid 3: het college resp. de burgemeester geeft de door een of meer raadsleden gevraagde inlichtingen tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang. De Gemeentewet (artikel 24) noemt andersom ook een aantal onderwerpen waarover niet in beslotenheid mag worden beraadslaagd en besloten, zoals de begroting en jaarrekening.
2. De begrippen beslotenheid, geheimhouding en vertrouwelijkheid
Geheimhouding kan worden opgelegd op stukken, op hetgeen besproken is in een besloten vergadering (de beraadslaging) en op het verslag/notulen/afsprakenlijst van een besloten vergadering. Met geheimhouding ontstaat een zwijgplicht.
Beslotenheid heeft betrekking op een vergadering. Een besloten vergadering is niet openbaar, er wordt zogezegd achter gesloten deuren (of met de deuren dicht) vergaderd. Op wat in een besloten vergadering is besproken ligt automatisch ook geheimhouding. Het woord vertrouwelijk komt wel voor in de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en ook in de Woo, maar de Gemeentewet kent alleen het begrip geheim en geheimhouding1. De strekking van de begrippen is vrijwel gelijk, maar 'geheim' is formeel beter geregeld. Voor de term 'geheim' zijn in de wet bepalingen opgenomen over het opleggen en opheffen, alsmede over de schending van geheimhouding. Voor stukken met vertrouwelijk erop gelden die regels niet eenduidig voor altijd en iedereen (jurisprudentie). Dit is tevens het geval met de term 'niet openbaar'. Voor de eenduidigheid wordt daarom op de stukken waarop geheimhouding is opgelegd alleen nog de term "geheim" vermeld: dan weet iedereen waar hij aan toe is (formele procedures en de Woo toetsingscriteria gelden, strafrechtelijk vervolgbaar).
3. Voor wie geldt geheimhouding
De Gemeentewet geeft aan (artikel 87-89) dat de geheimhoudingsplicht geldt voor iedereen die bij de behandeling in een vergadering aanwezig was en voor diegenen die kennis dragen van het behandelde en/of voor iedereen die kennis draagt van de geheime stukken. De geheimhouding geldt dus niet alleen voor raadsleden, maar ook voor anderen, zoals steunfractieleden, fractie-assistenten, burgemeester, wethouders, ambtenaren en medewerkers van de griffie. Fractie-assistenten ontvangen geen geheime informatie, maar kunnen wel het gesprek in de fractie over geheime informatie bijwonen en daaraan deelnemen. De geheimhouding op deze informatie anders dan in schriftelijke vorm, wordt op een passende wijze kenbaar gemaakt aan de fractie-assistenten. De geheimhoudingsplicht valt onder de geheimhouding als bedoeld in de Gemeentewet juncto artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht en wordt overeenkomstig artikel 89, lid 2, van de Gemeentewet in acht genomen door allen die van de informatie kennis dragen.
Het schenden van geheimhouding kan tot strafrechtelijke vervolging leiden. Een procedure kan bijvoorbeeld worden aangespannen door de raad. De rechter beoordeelt of er van schending van geheimhouding sprake is. Het Wetboek van Strafrecht (artikel 272) geeft aan welke straf er maximaal op staat. Overtreding van de regels kan sancties tot gevolg hebben.
De Algemene wet Bestuursrecht (artikel 2:5) bepaalt daarnaast dat iedereen die betrokken is bij de uitvoering van een taak van een bestuursorgaan, en over vertrouwelijke informatie beschikt, verplicht is tot geheimhouding2. Ook geven raadsleden en steunfractieleden met de eedaflegging in de raadsvergadering aan dat zij de wetten zullen nakomen.
5: Niet eens met geheimhouding
Tijdens raadsvergaderingen beslist de raad of er met gesloten deuren wordt vergaderd (artikel 23 gemeentewet). Dit besluit kan met een ‘gewone’ meerderheid genomen worden (de helft +1). In een bijeenkomst van het Zaanstad Beraad beslist de voorzitter hierover na het horen van de fractiewoordvoerders die hierbij de stem van hun fractie vertegenwoordigen. De voorzitter kan de gewogen stem meenemen in de voortgangsconclusie. Zodoende kan het voorkomen dat niet alle aanwezigen het eens zijn met de geheimhouding. Toch dient iedereen die van de geheime informatie kennis neemt de geheimhouding in acht te nemen totdat deze wordt opgeheven.
6. Geheimhouding opleggen op stukken
Met stukken wordt hier bedoeld de stukken die aan de raad ter besluitvorming worden voorgelegd, de stukken die voor een zienswijze aan de raad worden voorgelegd en de stukken die de raad ter kennisname ontvangt.
Geheimhouding op stukken kan worden opgelegd door de burgemeester, het college, de raad, een commissie en de commissievoorzitter. De geheimhouding (o.g.v. Woo) moet op het stuk worden gemotiveerd.
In de Gemeentewet (Art 89, lid 4) wordt m.b.t. het opleggen van geheimhouding gesteld dat de opgelegde geheimhouding alleen door de raad kan worden opgeheven, indien het informatie betreft die aan de raad is verstrekt dan wel door de raad zelf is opgelegd.
7. Verspreiding van geheime stukken
De stukken waarop geheimhouding is gelegd worden duidelijk als "geheim" gemarkeerd (gepubliceerd met opdruk "geheim") en in beginsel verspreid onder de raadsleden in het raadsinformatiesysteem. Als het gaat om omvangrijke en complexe geheime stukken en het niet zinvol is om deze te reproduceren en toe te zenden, liggen de geheime stukken ter inzage bij de griffier en wordt, na inzage, door raads- en steunfractieleden getekend voor gezien3. Geheime stukken liggen niet op de gebruikelijke plekken ter inzage en worden niet gepubliceerd voor publiek.
8. Hoe wordt een vergadering besloten en wie zijn aanwezig
Alle besloten vergaderingen starten (formeel) in het openbaar, omdat het verzoek om een vergadering besloten te houden (in principe) in de openbaarheid gedaan moet worden. In de raadsvergadering worden de deuren gesloten (besloten) als tenminste een vijfde van de aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter het nodigt oordeelt, en in het Zaanstad Beraad als de agendacommissie of de voorzitter het nodig oordeelt. In beslotenheid kan diegene die een verzoek voor beslotenheid heeft gedaan dit toelichten. Vervolgens beslist de raad of er in beslotenheid wordt vergaderd. In het Zaanstad Beraad beslist de voorzitter na het horen van de fractiewoordvoerders.
In de praktijk zal de agendacommissie vooraf aangeven of de vergadering in beslotenheid gehouden wordt. Formeel geldt de bovengenoemde procedure, die bij meningsverschillen of onduidelijkheid over de noodzaak van beslotenheid letterlijk zo gevolgd zal worden. In een besloten raadsvergadering zijn aanwezig de voorzitter, raadsleden, de griffier en/of griffiemedewerker en het collegelid, wiens portefeuille het betreft. De raad beslist wie verder bij de vergadering aanwezig mogen zijn. In een besloten bijeenkomst van het Zaanstad Beraad geldt hetzelfde met dien verstande dat in de regel ook steunfractieleden aanwezig zijn en dat de voorzitter van de vergadering verder beslist na het horen van de fractiewoordvoerders.
9. Geheimhouding opleggen op de beraadslaging en op het verslag
De raad kan, op wat er in een besloten raadsvergadering is besproken (de zgn mondelinge beraadslaging), geheimhouding opleggen op grond van de Wet open overheid (Woo). In het Zaanstad Beraad maakt de voorzitter van de bijeenkomst dat expliciet bekend nadat hij de fractiewoordvoerders gehoord heeft. De geheimhouding moet opgelegd worden in dezelfde vergadering als waar het besproken is. Dat kan niet achteraf.
Hoewel geheimhouding leggen op het besprokene in een besloten vergadering vanzelfsprekend lijkt of gelijk aan het besluit om die vergadering besloten te houden, is het dat niet. Het is immers denkbaar dat aan het einde van een besloten vergadering geconcludeerd wordt dat het besprokene bij nader inzien of ondanks de eerdere verwachting geenszins geheim is of zou moeten zijn. Daarom is het verstandig altijd aan het einde van de besloten vergadering de al dan niet geheimhouding op het besprokene te expliciteren.
Hetzelfde gaat op voor het opleggen van geheimhouding op het verslag van de vergadering. Het kan wenselijk zijn te besluiten om een openbaar verslag van de vergadering te maken met weglating van de onderdelen waarvan in de vergadering bepaald is dat deze geheim zijn. In het Reglement van Orde is de procedure beschreven met betrekking tot de vaststelling van een geheim verslag van een besloten raadsvergadering respectievelijk een geheime afsprakenlijst van een besloten bijeenkomst van het Zaanstad Beraad.
10. Opheffen van de geheimhouding
Algemene regel is dat de raad als enige de geheimhouding opheft op informatie die aan de raad is verstrekt. Als een ander orgaan dan de raad de geheimhouding heeft opgelegd, krijgt dat orgaan de mogelijkheid om in overleg te treden met de raad voordat de geheimhouding wordt opgeheven. Als er beraadslaging wordt verlangd over het opheffingsvoorstel zullen de deuren van de (raads)vergadering (opnieuw) gesloten moeten worden en geheimhouding worden opgelegd. Het verdient aanbeveling om al bij de oplegging van de geheimhouding aan te geven voor hoe lang of onder welke voorwaarden de geheimhouding zal gelden en dat expliciet mee te nemen in het formele besluit van het betreffende orgaan. Daarmee is de opheffing van de geheimhouding gewaarborgd, en spaart dat later veel werk uit. In het Reglement van Orde is aangegeven dat het Zaanstad Beraad kan besluiten over openbaarmaking van verslagen van besloten bijeenkomsten van het Zaanstad Beraad. In de praktijk kan het handig zijn deze opheffingsbesluiten allemaal in een pakket door de raad te laten nemen en heeft dan ook de voorkeur
Dergelijke opheffingsbesluiten vergen voorbereiding, waaronder het voorgeschreven overleg met het college, de burgemeester of het betrokken collegelid, en vervolgens agendering in een vergadering van respectievelijk raad, agendacommissie of college ten behoeve van besluitvorming. Als er beraadslaging wordt verlangd over het opheffingsvoorstel zullen de deuren van de (raads)vergadering opnieuw gesloten moeten worden en geheimhouding worden opgelegd. Het verdient aanbeveling om al bij de oplegging van de geheimhouding aan te geven voor hoe lang of onder welke voorwaarden de geheimhouding zal gelden en dat expliciet mee te nemen in het formele besluit van het betreffende orgaan. Daarmee is de opheffing van de geheimhouding gewaarborgd, en spaart dat later veel werk uit.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2023-202722.html