Gemeenteblad van Maastricht
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Maastricht | Gemeenteblad 2023, 202274 | ander besluit van algemene strekking |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Maastricht | Gemeenteblad 2023, 202274 | ander besluit van algemene strekking |
Besluit tot vervanging van analoge ingekomen en uitgaande archiefbescheiden door digitale reproducties
Het college van burgemeester en wethouders van Maastricht:
De Gemeente Maastricht vervanging wenst om op termijn volledig digitaal te kunnen werken en de fysieke opslag van papieren archiefbescheiden in duur en omvang te beperken.
De in het eerste beslispunt bedoelde vervanging uit te voeren overeenkomstig het handboek vervanging ingekomen- en uitgaande analoge post (zie bijlage 1) en duurzaam en toegankelijk op te slaan volgens een uniforme manier en vaststaande structuur, betekenis en regels gebeurd zoals vastgelegd in het metagegevensschema (MDTO).
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit.
Dit besluit kan worden aangehaald als:
Vervanging van analoge ingekomen en uitgaande archiefbescheiden door digitale reproducties.
Overheidsinstanties communiceren steeds meer digitaal met burgers, bedrijven en in het onderlinge verkeer. Dat leidt tot de wens om werkprocessen volledig digitaal in te richten. Daar hoort ook een volledig digitale informatiehuishouding bij. Het is in zulke situaties mogelijk om vervanging toe te passen.
Vervanging is het proces waarbij archiefbescheiden worden vervangen door een andere vorm waarbij het origineel vervolgens wordt vernietigd. Het meest bekende voorbeeld daarvan is het omzetten van papieren bescheiden naar de digitale vorm met inbegrip van vernietiging van het originele analoge document.
Artikel 7 Archiefwet 1995 stelt dat de zorgdrager de bevoegdheid heeft om over te gaan tot vervanging. Vervanging is een onomkeerbaar proces dat van invloed kan zijn op de bruikbaarheid van overheidsinformatie. Daarom is de kwaliteit en duurzaamheid van de reproducties van belang. Voorbereidingen en uitvoering van het vervangingsproces eisen zorgvuldige afwegingen die passen binnen de wettelijke kaders.
Het vervangingshandboek beschrijft stapsgewijs welke afwegingen het vervangingsproces vergt en hoe deze moeten worden vastgelegd en verantwoord. Het resultaat is een goed doordacht handboek om het gehele proces van vervanging van begin tot eind zowel juridisch als technisch op een verantwoorde en praktische wijze vast te leggen. Zie Figuur 1 voor een schematische weergave van het vervangingsproces.
Het vervangingshandboek heeft drie functies:
Figuur 1: systematische weergave van het vervanging proces1
Vervanging is het proces waarbij archiefbescheiden worden vervangen door een andere vorm waarbij het origineel vervolgens wordt vernietigd. Bij vervanging nemen de reproducties volledig de plaats in van de oorspronkelijke archiefbescheiden.
1.1 Aanleiding voor vervanging
Het doel dat met vervanging wordt nagestreefd, bepaalt of vervanging de goede optie is. De Gemeente Maastricht wil vervanging toepassen vanwege:
Voorkomen hybride situatie: Zonder vervanging hebben de digitale reproducties niet de juridische waarde van de analoge originelen en dienen zowel de analoge originelen als de gedigitaliseerde reproducties opgeslagen te worden. Na vervanging worden de analoge originelen vernietigd en worden enkel de digitale reproducties opgeslagen.
Dit vervangingshandboek is van toepassing op de vervanging van analoge documenten m.b.t. de analoge binnenkomende en uitgaande post. Zowel documenten die op termijn vernietigd kunnen worden, als documenten die voor blijvende bewaring in aanmerking komen vallen onder de reikwijdte van dit vervangingshandboek. De vervanging wordt toegepast met ingang van 23 mei 2022 en definitief na de inwerktreding van het vervangingsbesluit. Niet alle documenten komen in aanmerking. Alle analoge post die wij ontvangen en doorsturen naar een andere organisatie-eenheid van de Gemeente Maastricht en worden geregistreerd in een ander archiefwaardig informatiesysteem met eigen vervangingsbesluit dan Djuma vallen niet onder dit handboek. Denk hierbij bijv. aan stukken die geregistreerd worden bij Sociale Zaken Maastricht Heuvelland. Sociale zaken Maastricht Heuvelland heeft wel een apart handboek Substitutie.
Het vervangingsproces bestaat uit de volgende zeven stappen:
Registreren archiefbescheiden en bijbehorende controles: Alle archiefbescheiden worden geregistreerd in Djuma. Registratie vindt plaats door het team documentservices. Met behulp van de I-Navigator wordt het juiste proces geselecteerd. Hierdoor wordt de juistheid en de registratiekwaliteit geborgd. Er heeft een mapping plaatsgevonden tussen het vastgestelde MDTO van de Gemeente Maastricht en Djuma zie bijlage MDTO. Bijlage 2.
Vernietiging analoge archiefbescheiden: De vervangen analoge archiefbescheiden worden twee maanden in dag dozen opgeslagen. Nadat de archiefbescheiden de benodigde kwaliteitscontroles hebben doorlopen en twee maanden zijn verstreken, worden de vervangen analoge archiefbescheiden, nadat een verklaring van vervanging is opgemaakt, vernietigd door een erkend bedrijf. (Zie 7.1 Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden.)
In 9.1 Bijlage 1: Taken en verantwoordelijkheden: Hier is opgenomen wie in het vervangingsproces waarvoor verantwoordelijk is. Bijlage 1.
1.4 Context van de te vervangen archiefbescheiden
Archiefbescheiden ontlenen hun belang en betekenis mede aan de context waarin zij zijn ontstaan. Deze context moet na vervanging toegankelijk en re construeerbaar blijven. Om de context van vervanging archiefbescheiden vast te leggen, registreert de Gemeente Maastricht metadata. De Gemeente Maastricht heeft, conform artikel 19 Archiefregeling, een metagegevensschema, als bedoeld in NEN-ISO 23081:2006, vastgesteld op 3 december 2019. In mei 2022 wordt het TMLO vervangen door het MDTO. Het metagegevensschema van de Gemeente Maastricht (MDTO) is opgenomen in bijlage 2.
1.5 Uitzonderingen op vervanging
Wet- en regelgeving, het hebben van een specifieke verschijningsvorm en historisch context kunnen aanleidingen zijn om specifieke archiefbescheiden uit te zonderen van vervanging. Vandaar dat binnen de Gemeente Maastricht de volgende archiefbescheiden worden uitgezonderd van vervanging:
Archiefbescheiden die op grond van relevante wet- en regelgeving in hun originele vorm bewaard moeten blijven. Een voorbeeld hiervan zijn de akten burgerlijke stand, op grond van de Regeling papier en schrijfmiddelen voor de burgerlijke stand 1994, artikel 2 lid 1, dat een uitwerking is van Besluit Burgerlijke Stand 1994, artikel 10 mogen deze niet vervangen worden.
Artikel 6 Archiefbesluit 1995 stelt dat een reproductie een juiste en volledige weergave moet zijn van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Daarom heeft de Gemeente Maastricht criteria bepaald voor de visuele en technische kwaliteit van de digitale reproducties.
De Gemeente Maastricht controleert tijdens de kwaliteitscontroles op de onderstaande visuele criteria:
De aanwezigheid van artefacten
Artefacten zijn afwijkingen die alleen visueel kunnen worden vastgesteld, zoals onder meer:
Op grond van artikel 26b, sub b en c van de Archiefregeling moet de zorgdrager in het besluit tot vervanging inzicht geven in de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen, de randapparatuur, de software en de gekozen instellingen. Dit hoofdstuk beschrijft de gekozen technische infrastructuur.
3.1 Document managementsysteem
De digitale reproducties worden opgeslagen in het opslagsysteem, Djuma van de gemeente Maastricht. De inrichting en het gebruik van Djuma voldoen aan de criteria van de Archiefwet 1995, d.w.z. voldoet aan de NEN-ISO 16175-1:2020 norm, dit is in april 2022 gecontroleerd en vastgelegd. Intern bij de Gemeente Maastricht, is hierop ge-audit. Tevens wordt dit ge-audit door het HCL.
De Gemeente Maastricht heeft bij de keuze voor merk, type en standaardinstellingen van de apparatuur, eventuele randapparatuur en de software de in hoofdstuk 2. Beeldkwaliteit genoemde criteria meegenomen in haar keuze. De scanner werkt met voorgeprogrammeerde instellingen. De technische specificaties voor de scanner van de Gemeente Maastricht zijn opgenomen in Bijlage 3: Technische specificaties scanner.
De scanner levert de volgende technische metadata
Tijdens het scannen wordt de volgende software gebruikt: Kofax versie KTA 7.9
3.3 Kwaliteit technische infrastructuur
Voor het technisch beheer en onderhoud van de hard- en software, waaronder het opslagsysteem, zijn afspraken vastgelegd met team documentservices. Voor het beheer en onderhoud van de scanners is het team documentservices verantwoordelijk.
Om te controleren of de Gemeente Maastricht scant volgens de in 2.2 Technische criteria genoemde technische criteria, voert Gemeente Maastricht op de volgende momenten een uitgebreide technische controle uit:
Daarnaast voert de Gemeente Maastricht een periodieke controle uit op de scanapparatuur, zie 5.2.2 Controle scanapparatuur.
De keuzes ten aanzien van de reproductiewijze worden op grond van artikel 26b sub e van de Archiefregeling in dit hoofdstuk beschreven; ”De zorgdrager moet inzicht geven in de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk”.
De voorbereidingshandelingen bepalen deels wat er wel en niet zichtbaar is op de uiteindelijke scan. Vandaar dat de Gemeente Maastricht de volgende voorbereidingshandelingen toepast voor het scannen van de documenten:
Sommige archiefbescheiden zijn moeilijk te scannen en hebben meer aandacht nodig tijdens de scanvoorbereidingen. Extra zorgvuldigheid is noodzakelijk bij:
Indien een analoog archiefstuk niet gedigitaliseerd kan worden, kan geen vervanging plaatsvinden. De gemeente Maastricht gaat als volgt om met archiefbescheiden die niet vervangen kunnen worden:
Niet scanbare documenten worden analoog gearchiveerd. Voor het werkproces wordt een digitale kopie, foto of vermelding in Alice geregistreerd. Opslag vindt dan niet in Djuma maar in Alice plaats Met behulp van deze registratie wordt de relatie gelegd tussen het analoge en digitale archief. Het stuk wordt bewaard in het analoog archief.
De digitale documenten zijn dan werkexemplaren en vallen dus buiten deze scope van vervanging. De analoge documenten blijven dan leidend.
Artikel 3 Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganisaties tot het in goede, geordende en toegankelijke staat houden van archiefbescheiden. Deze verplichting is ook van toepassing op reproducties die op grond van een vervangingsbesluit originele archiefbescheiden vervangen. Artikel 26b sub f en h van de Archiefregeling schrijft de zorgdrager voor om inzicht te geven in de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten en in de kwaliteitsprocedures.
De kwaliteit van de vervangen archiefbescheiden en het beheer ervan zijn op verschillende manieren gewaarborgd. Om de kwaliteit van het vervangingsproces en van de reproducties te kunnen borgen, voert de Gemeente Maastricht interne kwaliteitscontroles uit. Deze kwaliteitscontroles bestaan uit een combinatie van (1) dagelijkse controle, (2) periodieke controles en (3) jaarlijkse controles.
De dagelijkse visuele controle is gebaseerd op het 4-ogen principe. De medewerker die verantwoordelijk is voor het maken van de scans, controleert de scans door deze te vergelijken met het papieren origineel. Tijdens deze controle wordt gecontroleerd of de scans voldoen aan de in 2.1 Visuele criteria genoemde criteria. Als een document zichtbaar afwijkt van het origineel wordt het document opnieuw gescand. Als de kwaliteit na een tweede keer scannen wederom onvoldoende is, wordt de scanner gecontroleerd.
De medewerker die de verantwoordelijk is voor het registreren van de scans, controleert tijdens de registratie of de scans voldoen aan de eerdergenoemde criteria. Als een document zichtbaar afwijkt van het origineel wordt het document opnieuw gescand.
De controle vindt plaats door medewerkers van de afdeling documentservices.
Voorafgaand aan de daadwerkelijke vernietiging van de papieren archiefbescheiden voert de kwaliteitsborger/vakspecialist informatiebeheer van de Gemeente Maastricht een steekproef controle uit om te beoordelen of de vervangen archiefbescheiden voldoen aan de eisen en normen die omschreven staan in 2.1 Visuele criteria.
Tijdens de steekproefcontrole worden 20% van de vervangen documenten door Gemeente Maastricht gecontroleerd. Tijdens de steekproefcontrole worden willekeurige documenten van verschillende dagen van de periode gecontroleerd. Hierbij wordt een foutmarge gehanteerd van 4%. De steekproefcontrole wordt goedgekeurd als het aantal fouten kleiner is dan het maximale toegestane aantal fouten. Indien het aantal fouten groter is dan het maximale toegestane aantal fouten worden alle documenten van de gehele periode gecontroleerd en, indien nodig, opnieuw gescand. Alle fouten die uit de steekproefcontrole naar boven komen worden door de scanmedewerker hersteld. De resultaten van de steekproefcontroles worden vastgelegd in controleformulieren, zie 9.4 Bijlage 4: Controleformulier.
De scanmedewerker controleert de scanapparatuur periodiek. Fouten die door de controle zijn opgemerkt worden door de scanmedewerker hersteld. De gebruikte scanapparatuur en software wordt dagelijks gecontroleerd en gekalibreerd. Hierbij wordt gecontroleerd of:
Daarnaast worden de scanners wekelijks en indien nodig eerder schoongemaakt. Hierdoor wordt voorkomen dat stofdeeltjes, spikkeltjes of strepen veroorzaken op de scanafbeelding.
De Gemeente Maastricht voert jaarlijks een audit uit op het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving. Tijdens deze audit controleert de kwaliteitsborger of er nog gewerkt wordt volgens het vervangingshandboek en zal, indien nodig, het vervangingshandboek aanpassen, zie 8 Beheer van het vervangingsbesluit. Het resultaat van deze audit wordt vastgelegd in Djuma en gerapporteerd aan het afdelingshoofd Team documentservices. Indien nodig worden maatregelen genomen om geconstateerde fouten te herstellen.
Het vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht, zoals de toelichting bij de artikelen 6 en 7 van het Archiefbesluit 1995 vermeldt. Dit houdt in dat het vervangingsbesluit gepubliceerd moet worden, zodat belanghebbende(n) de gelegenheid hebben om eventueel bezwaar te maken tegen het besluit.
De vervanging wordt toegepast na de inwerktreding van het vervangingsbesluit. Vervanging binnen de Gemeente Maastricht wordt toegepast als het vervangingsbesluit is gepubliceerd, de bezwaartermijn van zes weken is verstreken en over de eventueel daaruit volgende bezwaren zijn definitieve uitspraken gedaan.
De Gemeente Maastricht publiceert het vervangingsbesluit via haar website. Een format voor de bekendmaking van het vervangingsbesluit is bijgevoegd in Bijlage 5: Format bekendmaking van het vervangingsbesluit.
Op 23 mei 2022 start de Gemeente Maastricht met het vervangen van de analoge post en mocht het handboek dan nog niet officieel zijn vastgesteld zal de Gemeente Maastricht dit met terugwerkende kracht toepassen.
7. Uitvoering van het vervangingsbesluit
De kwaliteit van het vervangingsproces valt of staat met de uitvoering ervan. De Gemeente Maastricht zorgt ervoor dat de bij het vervangingsproces betrokken medewerkers, zie Bijlage 1: Taken en verantwoordelijkheden, bekend zijn met het handboek vervanging en in staat zijn om met het handboek te werken. De resultaten van toetsing en controles worden, indien nodig, met de betrokken medewerkers besproken.
7.1 Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden
Artikel 26b sub 9 van de Archiefregeling verplicht de zorgdrager een beschrijving op te nemen van het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden.
Hoe snel tot vernietiging van de vervangen archiefbescheiden wordt overgegaan is afhankelijk van de aard van de vervangen archiefbescheiden en de doorlooptijd van de kwaliteitstoetsing. De Gemeente Maastricht vernietigd de vervangen archiefbescheiden nadat deze de benodigde kwaliteitscontroles hebben doorlopen. Hierbij wordt een termijn van twee maanden aangehouden. Stukken die binnengekomen zijn in de maand januari worden in de maand april vernietigd enz. Voor het vernietigen van de analoge documenten is op 4 december 2019 een verwerkersovereenkomst afgesloten met Reiswolf Heesch BV.
Nadat de vervanging daadwerkelijk is uitgevoerd, de originele archiefbescheiden zijn gereproduceerd en vervolgens zijn vernietigd, moet de zorgdrager zoals voorgeschreven in artikel 8 van het Archiefbesluit een verklaring van vervanging opstellen. De verklaring van vervanging bevat de volgende drie onderdelen:
In Bijlage 6: Format verklaring van vervanging is een format opgenomen dat de Gemeente Maastricht gebruikt voor het opstellen van de verklaring van vervanging. Deze verklaring wordt opgeslagen in Djuma.
8. Beheer van het vervangingsbesluit
Wijzigingen in de werkwijze van de Gemeente Maastricht kunnen dusdanige invloed hebben op het vervangingsproces dat het vervangingsproces moet worden herzien. Vandaar dat de Gemeente Maastricht de geldigheid van de procedures en processen beschreven in het vervangingshandboek monitort en eventuele veranderingen zorgvuldig vastlegt. De Gemeente Maastricht controleert jaarlijks of er nog gewerkt wordt volgens het vervangingshandboek en zal, indien nodig, het vervangingshandboek aanpassen.
Kleine procedurele wijzigingen kunnen onmiddellijk doorgevoerd in het handboek. Deze kleine veranderingen worden door Gemeente Maastricht bijgehouden in het logboek, zie Bijlage 7: Logboek kleine veranderingen. De Gemeente Maastricht stelt het Historisch Centrum Limburg (HCL) op de hoogte bij het doorvoeren van dergelijke kleine veranderingen. Bij het doorvoeren van kleine veranderingen wordt het vervangingsproces opnieuw getoetst, zodat de werkbaarheid van het handboek gewaarborgd blijft.
Grotere wijzigingen in het vervangingsproces kunnen ertoe leiden dat er een nieuw vervangingsbesluit moet worden genomen. De Gemeente Maastricht zal bij de volgende grote wijzigingen een nieuw vervangingshandboek en een nieuw vervangingsbesluit opstellen als:
De Gemeente Maastricht zal het nieuwe vervangingshandboek ter advisering voorleggen aan het HCL.
Aldus besloten door het College van Burgemeester en Wethouders van Maastricht d.d. 11 april 2023
De Secretaris,
G.J.C. Kusters
De Burgemeester,
J.M. Penn-te Strake
Bijlage 1: Taken en verantwoordelijkheden
Bijlage 3: Technische specificaties scanner
De Gemeente Maastricht heeft gekozen voor Canon DR-9050C en Canon DR …...van leverancier ARP Solutions
Bijlage 5: Format bekendmaking van het vervangingsbesluit
Ondergetekende, directeur van …………… / griffier van ………………. / secretaris van de Gemeente Maastricht deelt mee dat ter inzage ligt op/in [locatie, website, etc.] een gemotiveerd besluit tot vervanging van de navolgende archiefbescheiden door digitale reproducties en tot daaropvolgende vernietiging van de oorspronkelijke papieren archiefbescheiden: Analoge binnengekomen post
Tegen dit besluit kan iedere belanghebbende op grond van artikel 3.13 van de Algemene wet bestuursrecht schriftelijk aan hoofd van dienst / griffier / secretaris uiterlijk op [vul datum in; termijn 6 weken] dan wel mondeling op de zitting van [tijd] op [datum] in [plaats] zijn/haar zienswijze naar voren brengen.
Bijlage 6: Format verklaring van vervanging
Ondergetekende, beheerder van de archieven van de Gemeente Maastricht verklaart:
Dat op grond van het besluit [nummer vervangingsbesluit] van de Gemeente Maastricht d.d. [datum] de in dat besluit genoemde en hieronder gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervanging door digitale reproducties.
Het betreft de gescande en gecontroleerde documenten van de scandatum [vul in: begindatum] t/m [vul in: einddatum].
Deze papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering door Reisswolf Heesch B.V.
Bijlage 7: Logboek kleine veranderingen
Kleine veranderingen in het vervangingsproces worden door de Gemeente Maastricht bijgehouden in het onderstaande logboek. Dit logboek wordt opgeslagen in Djuma.
Bijlage 8: Instructie c.q. werkwijze scanpersoneel
Registratoren krijgen allemaal een interne cursus en worden in beginsel begeleid door een medewerker DIM. Tevens is er een lijst van documenten die uitgezonderd zijn. Zie bijlage 9.
Sommige archiefbescheiden zijn moeilijk te scannen en hebben meer aandacht nodig tijdens de scanvoorbereidingen. Extra zorgvuldigheid is noodzakelijk bij
Indien een analoog archiefstuk niet gedigitaliseerd kan worden, kan geen vervanging plaatsvinden. De gemeente Maastricht gaat als volgt om met archiefbescheiden die niet vervangen kunnen worden: Niet scanbare documenten worden analoog gearchiveerd. Voor het werkproces wordt een digitale kopie, foto of vermelding in Alice geregistreerd. Met behulp van deze registratie wordt de relatie gelegd tussen het analoge en digitale archief. Het stuk wordt bewaard in het analoog archief. Bijvoorbeeld; Karton of geplastificeerd papier.
Lijst uitzonderingen van te scannen documenten:
Controle achteraf vindt plaats via het 4 ogen principe.
Is het document voorzien van de verplichte metadata, conform het metagegevensschema (MDTO)? Kofax is zo ingericht en er kan altijd nog handmatig, indien nodig metadata worden toegevoegd. Ontbrekende metadata kan achteraf nog handmatig worden ingevuld c.q. bijgevoegd
Bijlage 9: Documentenlijst uitzondering vervanging
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2023-202274.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.