Raadsbesluit Financieel beleid actualiseren

volgnummer : 22.126/ 22bs000124

datum raad : 20 december 2022

agendapunt : 7.07

onderwerp : Financieel beleid actualiseren

De raad van de gemeente Veldhoven;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 7 november 2022, nr 22.125 / 22bs000123;

overwegende dat het vaststellen van deze documenten een bevoegdheid is van de Raad

gelet op artikel 212 in de Gemeentewet

b e s l u i t :

Financiële beheersverordening

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt;

• Bbv: het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

• doelmatigheid:het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

• doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;

• financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Veldhoven, teneinde te komen tot een goed inzicht in -en het afleggen van rekening en verantwoording over-:

• a. de financieel-economische positie;

• b. het financiële beheer;

• c. de uitvoering van de begroting;

• d. het afwikkelen van vorderingen en schulden;

• meetindicator: de streefwaarde die aangeeft wat bereikt moet worden c.q. wat bereikt is binnen een bepaalde periode en voor een bepaald budget, voor de beoogde doelstellingen en te leveren prestaties.

• rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen en raadsbesluiten.

• rechtmatigheidsverantwoording: onderdeel in de jaarrekening, waarin het college vanaf het verslagjaar 2023 aangeeft of er rechtmatigheidsfouten en –onzekerheden waren.

• begrotingsonrechtmatigheid: afwijkingen van de begroting zonder dat het bevoegde orgaan hier een besluit over heeft genomen.

• verbonden partij: een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente zowel een bestuurlijk als een financieel belang heeft.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Kadernota

• 1. Het college biedt de raad jaarlijks een kadernota aan met daarin opgenomen de kaderstelling en de financiële begrotingskaders voor het volgende begrotingsjaar en minstens drie daaropvolgende jaren.

• 2. In deze kadernota worden de bevindingen betrokken uit de laatst vastgestelde programmabegroting, alsmede uit de programmaverantwoording (jaarverslag/ jaarrekening) en tussentijdse rapportage als bedoeld in artikel 9.

• 3. De raad stelt de kadernota vast.

Artikel 3. Programma-indeling

• 1. De raad geeft bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode aan of de programma-indeling moet worden aangepast.

• 2. De raad stelt per programma vast:

• a. de doelstellingen (wat willen we bereiken?);

• b. de te leveren prestaties (wat doen we daarvoor?);

• c. de baten en lasten (wat mag het kosten?)

• 3. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode op voorstel van het college de taakvelden per programma vast.

• 4. De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Bbv.

• 5. De raad stelt per programma meetindicatoren vast met betrekking tot de doelstellingen en de te leveren prestaties.

• 6. Het college zorgt voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten, zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 4. Taakvelden

• 1. Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de taakvelden aan de programma’s.

• 2. De onderverdeling van de programma’s in de taakvelden staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 5. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. De begroting en de jaarstukken worden opgesteld in overeenstemming met de daarvoor geldende wet- en regelgeving. Wetgeving gaat altijd voor eigen regelgeving.

• 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringsbudget weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringsbudget en de raming van de uitputting van het investeringsbudget in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Bbv inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.

• 4. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringsbudgetten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

• 5. In de begroting en jaarstukken worden incidentele baten en lasten toegelicht als deze € 50.000 of meer zijn.

Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringsbudgetten

• 1. De raad autoriseert, met het vaststellen van de begroting, de baten en de lasten per programma.

• 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringsbudget wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3. Het college informeert de raad als ze verwacht, dat de lasten van een taakveld of een prioriteit de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringsbudget het geautoriseerde investeringsbudget dreigen te overschrijden, of de baten van een taakveld of een prioriteit de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. De raad geeft aan of hij een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van het taakveld of de prioriteit, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringsbudget, of voor het bijstellen van het beleid.

• 4. Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad bedoeld in artikel 8, lid 1, doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringsbudgetten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het college indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringsbudgetten.

• 5. Voor een investering waarvan het investeringsbudget niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringsbudget aan de raad voor.

 

Artikel 7. Uitvoering begroting

• 1. Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2. Het college draagt ten aanzien van de raming van de taakvelden er zorg voor dat:

• a. de budgetten uit de raming van de taakvelden en investeringsbudgetten passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

• b. de lasten van de taakvelden niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere taakvelden binnen hetzelfde programma onder druk komt.

• 3. Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

• 4. Voorzienbare mutaties in de totale lasten en baten per programma in de loop van het begrotingsjaar worden door het college ter vaststelling aan de raad voorgelegd.

Artikel 8. Tussentijdse rapportage

• 1. Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de programmabegroting ter beheersing en bijsturing van die uitvoering. De vorm, inhoud en frequentie van de tussentijdse rapportages wordt gebaseerd op de door de raad vastgestelde nota P&C cyclus.

• 2. De rapportages gaan in op afwijkingen ten opzichte van de begroting, zowel voor wat betreft hetgeen uitgevoerd dient te worden om de programma’s te realiseren als hetgeen die uitvoering mag kosten (de baten en lasten) en indien daar aanleiding voor is, hetgeen per programma bereikt dient te worden (de geleverde prestaties en maatschappelijke effecten). De rapportage bevat eventueel voorstellen om dienovereenkomstig aanpassingen te plegen.

Artikel 9 Jaarstukken

• 1. Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s en behandelt daartoe in de programmaverantwoording (jaarverslag/ jaarrekening) minstens de volgende zaken:

• a. wat is bereikt?

• b. welke prestaties zijn geleverd?

• c. wat zijn de kosten?

• d. hoe verhouden zich de resultaten tot de in de begroting gestelde doelen?

• 2. De raad bepaalt, aan de hand van de programmaverantwoording, of de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende bijgesteld moeten worden.

• 3. Financiële begrotingsafwijkingen boven € 50.000 worden toegelicht

Artikel 10. Begrotingsonrechtmatigheden

• 1. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Onderstaande afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt en niet meegenomen in het rechtmatigheidsoordeel:

• a. Overschrijdingen die kleiner zijn dan € 100.000.

• b. Overschrijdingen die een gevolg zijn van nominale ontwikkelingen met een onvoorzien, onvermijdelijk en onuitstelbaar karakter.

• c. Overschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen.

• d. Overschrijdingen die een gevolg zijn van artikel 175 van de Gemeentewet (oproer, wanordelijkheden, rampen of zware ongevallen of vrees daartoe).

• e. Overschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten.

• f. Overschrijdingen die achteraf als onrechtmatig worden beschouwd en worden geconstateerd na het verantwoordingsjaar.

• g. Overschrijdingen die passen binnen de vastgestelde totale exploitatieopzet van een grondexploitatie.

• 2. Bij meerjarige investeringsbudgetten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal goedgekeurde budget. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het investeringsbudget wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

Artikel 11. Rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het college verstrekt met ingang van de jaarstukken 2023 een rechtmatigheidsverantwoording. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt het totaal aan afwijkingen (fouten en onduidelijkheden, ieder afzonderlijk, ten aanzien van het begrotings-, voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium die boven de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens van 1% van de totale geraamde lasten van de gemeente, inclusief de toevoegingen aan de reserves uitkomen) opgenomen.

• 2. Ontbrekende afrekeningen waarvoor het college een onderbouwing voor de rechtmatigheid kan verstrekken, leiden niet tot een afwijking en worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 12. Waardering en afschrijving vaste activa

De waardering en afschrijving van de vaste activa gebeurt conform de door de raad vastgestelde nota activabeleid van de gemeente Veldhoven.

Artikel 13. Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1. Het college stelt regels omtrent privaatrechtelijke invordering;

• 2. Openstaande vorderingen worden beoordeeld op oninbaarheid. Op basis van deze beoordeling wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd.

Artikel 14. Reserves en voorzieningen

• 1. Voor het algemene beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen geldt het beleid zoals geformuleerd in de door de raad vastgestelde nota reserves en voorzieningen.

• 2. Het college neemt jaarlijks in de programmabegroting en programmaverantwoording een afzonderlijke overzicht op aangaande reserves en voorzieningen.

Artikel 15. Kostprijsberekening

Het bepalen van de kostprijs van producten en diensten van de gemeente Veldhoven gebeurt conform de door de raad vastgestelde nota kostentoerekening.

Artikel 16. Financieringsfunctie en rentebeleid

• 1. De uitoefening van de financieringsfunctie gebeurt conform het vastgestelde Treasurystatuut.

• 2. Het Treasurystatuut wordt vastgesteld door de raad.

• 3. De wijze van begroten, verantwoorden en toerekenen van rentelasten en rentebaten gebeurt conform de door de raad vastgestelde nota rentebeleid en rentetoerekening.

• 4. De interne regels voor taken, bevoegdheden, verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie zijn opgenomen in het Treasurystatuut.

Artikel 17. Actualiseren financieel beleid

De beleidsnota’s zoals genoemd in de artikelen 12 tot en met 16 worden een keer per 4 jaar geactualiseerd.

 

Artikel 18. Borgstelling

Het borgstellen door de gemeente dient plaats te vinden conform de richtlijnen opgenomen in het Treasurystatuut.

Artikel 19. Prijzen economische activiteiten

• 1. Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

• 2. Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

• 3. Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

• 4. Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

• a. leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

• b. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

• c. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

• d. een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

• e. een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

• f. een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

• g. een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 20. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de tarieven voor de gemeentelijke belastingen, de rioolheffingen, de afvalstoffenheffing, begraafrechten, marktgelden, dienstverlening aan derden en leges.

• 2. De legestarieven worden bepaald conform de nota Kaderstellend legesbeleid.

Hoofdstuk 4. Paragrafen

Artikel 21. Lokale heffingen, weerstandsvermogen en risicobeheersing, onderhoud kapitaalgoederen, financiering, bedrijfsvoering, verbonden partijen en grondbeleid

• 1. Bij de begroting verstrekt het college in de betreffende paragrafen de informatie als bedoeld in de artikelen 10 tot en met 16 van het Bbv.

• 2. In de programmaverantwoording legt het college verantwoording af over hetgeen in de overeenkomstige paragrafen in de begroting is opgenomen.

• 3. De raad kan het college verzoeken om een afzonderlijke nota uit te brengen over een specifiek onderwerp als genoemd in de artikelen 10 tot en met 16 van het Bbv.

• 4. In de paragraaf bedrijfsvoering neemt het college naast de onderdelen van artikel 14 van het bbv de volgende onderdelen op:

• a. een toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden vanwege het niet naleven van bepalingen in de wet fido

• b. aanvullende informatie over de individueel geconstateerde rechtmatigheidsfouten of -onduidelijkheden vanaf de rapportagegrens van € 100.000.

• c. aanvullende informatie over bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving door bijzondere omstandigheden binnen de gemeente.

• d. acties die het college onderneemt om de geconstateerde rechtmatigheidsfouten, -onduidelijkheden en bewuste afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 22. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatorische eenheden;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, enzovoorts;

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• g. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake van de geldende wet- en regelgeving.

Artikel 23. Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

• a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Bbv en andere relevante wet- en regelgeving;

• b. de fiscale doelstellingen worden vastgelegd in een beleidsplan;

• c. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 24. Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

• a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten;

Artikel 25. Aanbesteding en inkoop

• 1. Het college draagt zorg voor en legt in een besluit vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.

• 2. Het college draagt zorg voor het vaststellen van de gemeentelijke inkoopdoelstellingen en het inkoopbeleid en legt dit ter goedkeuring voor aan de raad.

Artikel 26. Subsidieverstrekking en steunverlening

Het college draagt zorg voor en legt in een besluit vast de interne regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening en subsidies aan ondernemingen en instellingen. De regels waarborgen dat gehandeld wordt in overeenstemming met de regels van de Europese Unie en de subsidieverordening van de gemeente Veldhoven.

Artikel 27. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorg voor en legt in een besluit vast de interne regels (protocol) voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 28. Interne controle

• 1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2. Het college zorgt voor de periodieke interne toetsing van de organisatie op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Periodiek wordt ieder onderdeel van de gemeentelijke organisatie getoetst. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen

Artikel 29. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

• 1. De Financiële beheersverordening 2017 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

• 2. Op investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut die voor 1 januari 2023 zijn gedaan, blijft de Financiële beheersverordening van toepassing zoals deze gold op de dag voor de inwerkingtreding van deze verordening.

Artikel 30. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële beheersverordening 2022.

• 1. De Financiële beheersverordening vast te stellen.

• 2. Het Treasurystatuut vast te stellen.

• 3. De volgende financiële beleidsnota’s vast te stellen:

• Activabeleid;

• Rentebeleid en -toerekening;

• Kostentoerekening;

• Reserves en voorzieningen;

• Risicomanagement en weerstandsvermogen.

• 4. De financiële consequenties van de actualisatie reserves & voorzieningen in de begroting 2022 te verwerken.

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Veldhoven in zijn openbare vergadering van 20 december 2022.

B.T. de Winter M.J.A. Delhez

Griffier voorzitter