Verordening processtappen integriteitsmeldingen politieke ambtsdragers

De raad van de gemeente Zoeterwoude,

gelezen het voorstel van het presidium van 5 april 2023,

gelet op de bepalingen van de Gemeentewet,

Besluit:

De Verordening processtappen integriteitsmeldingen politieke ambtsdragers vast te stellen.

ALGEMENE BEPALINGEN

ARTIKEL 1 - LEIDENDE BEGINSELEN

• 1. Politieke ambtsdragers worden aangemoedigd om integriteitsdilemma's en twijfels (die nog geen vermoedens zijn) te bespreken met de burgemeester en/of de griffier, zodat samen handelingsperspectief kan worden bepaald en het handelen transparant en controleerbaar is.

• 2. Bij vermoedens van vermeend niet- integer handelen zijn drie beginselen leidend:

  • a. Onpartijdige handhaving: handhaving van integriteitsnormen geschiedt op een objectieve, navolgbare wijze, om recht te doen aan personen en om bij te dragen aan de legitimiteit en het gezag van de gemeente Zoeterwoude als geheel. Vermeden wordt dat de omgang met twijfels of vermoedens van vermeend niet-integer handelen wordt gekleurd door partijpolitieke belangen of andere vormen van vooringenomenheid.

  • b. Zorgvuldigheid tegenover melder en betrokken politiek ambtsdrager: de melder die te goeder trouw een melding doet en de politiek ambtsdrager tegen wie de melding is gericht, verdienen een zorgvuldige behandeling. Vermeden wordt dat de melder die te goeder trouw meldt benadeling ondervindt en dat de politiek ambtsdrager tegen wie de melding is gericht onnodig beschadigd raakt buiten eigen toedoen.

  • c. Terughoudendheid met publiciteit: vermeend niet-integer handelen kan leiden tot media-aandacht. Vermeden wordt dat onnodige beschadiging optreedt van personen die bij de omgang met twijfels of vermoedens betrokken zijn.

• 3. De griffier en de gemeentesecretaris:

  • a. Vervullen de rol van de adviseur voor de raad en de raadsleden, respectievelijk voor het college en de collegeleden.

  • b. Zijn vraagbaak en geven advies aan raadsleden respectievelijk collegeleden over de vraag of een handeling een vermoeden van een integriteitsschending oplevert.

  • c. Ondersteunen de burgemeester, d raad en individuele raadsleden respectievelijk het college en de wethouders bij de uitvoering van hun rol.

  • d. De griffier is ontvanger van een melding over de burgemeester.

ARTIKEL 2 - COMMUNICATIE

• 1. Indien communicatie intern of extern gewenst is, draagt de burgemeester hier zorg voor. Overige betrokken personen onthouden zich van openbaar commentaar gedurende de uitvoering van (voor)onderzoek en verwijzen zo nodig naar de burgemeester.

• 2. Voor de interne en externe communicatie worden de verschillende belangen, voornamelijk het belang van het onderzoek, het belang van het beschermen van de persoonlijke levenssfeer van de in het onderzoek betrokken personen en het belang van transparant bestuur, nauwkeurig afgewogen.

ARTIKEL 3 - AANGIFTE BIJ VERMOEDENS VAN EEN MISDRIJF

• 1. Als er in enige fase van de behandeling van de melding een vermoeden is van een misdrijf kan de burgemeester, na overleg met het presidium, aangifte doen bij de politie. Overleg met het presidium hoeft niet plaats te vinden als de raad na behandeling van een onderzoeksrapport besluit dat aangifte wordt gedaan.

• 2. Vanaf dat moment wordt alle informatie voorgelegd aan de politie, eventueel na overleg met de officier van justitie.

PROCESSTAPPEN RONDOM MELDINGEN

ARTIKEL 4 - HET INDIENEN VAN EEN MELDING

• 1. Iedereen kan bij vermoeden van integriteitsschending door een politiek ambtsdrager een schriftelijke melding doen bij de burgemeester.

• 2. De melding dient aan de volgende vereisten te voldoen;

  • a. de melding bevat een dagtekening;

  • b. de melding bevat een onderbouwde omschrijving van de vermoedelijke integriteitsschending;

  • c. de melding vermeldt de naam en contactgegevens van de melder en de naam van de politieke ambtsdrager tegen wie de melding zich richt.

• 3. Vanaf het moment dat de melding is gedaan tot en met het doorlopen van de benodigde stappen uit deze verordening, wordt ambtelijke ondersteuning geboden aan de burgemeester.

• 4. De identiteit van de melder wordt niet bekend gemaakt bij degene die de melding betreft of anderen anders dan de personen die de eerste screening uitvoeren, zonder daaraan vooraf schriftelijk akkoord te hebben gevraagd aan en verkregen van de melder.

• 5. De melder ontvangt binnen vijf werkdagen na zijn melding een formele, schriftelijke ontvangstbevestiging waarin de melder ook wordt gevraagd niet de publiciteit te zoeken m.b.t. de melding om de persoonlijk levenssfeer van de betrokken politiek ambtsdrager te beschermen in afwachting van de uitkomsten van het onderzoek.

• 6. Meldingen over de burgemeester worden via de griffier schriftelijk gedaan bij de klankbordgroep burgemeester. De klankbordgroep burgemeester vraagt de plaatsvervangend voorzitter of een van de andere leden de rol van de burgemeester over te nemen als de melding de burgemeester zelf betreft.

• 7. De burgemeester kan ook door eigen waarneming of door berichtgeving van buitenaf kennis nemen van een vermeende integriteitsschending. In die gevallen kan de burgemeester op eigen initiatief een melding opstellen, gebaseerd op zijn waarneming of op de berichtgeving van buitenaf. In de melding beschrijft de burgemeester wat de aanleiding is om een eerste screening uit te voeren.

ARTIKEL 5 - ONTVANKELIJKHEIDSTOETS

• 1. De burgemeester beoordeelt of de melding voldoet aan de eisen zoals gesteld in artikel 6 lid 2 en beoordeelt daarnaast of de melding a) voldoende concreet is, b) binnen vier jaar na de vermeende feiten is ingediend en c) of de vermeende integriteitsschending een voldoende ernstig karakter heeft. Is dit het geval, dan besluit de burgemeester een vooronderzoek (eerste screening) in te stellen.

• 2. Wordt niet voldaan aan de eisen in het vorige lid, dan besluit de burgemeester de behandeling van de melding niet verder voort te zetten. Van deze beslissing worden de melder en de politiek ambtsdrager over wie de melding is gedaan schriftelijk in kennis gesteld.

UITVOERING VAN EEN EERSTE SCREENING

ARTIKEL 6 - DOEL EN UITVOERING

• 1. Indien een melding ontvankelijk is als bedoeld in artikel 5 verricht de burgemeester zo spoedig mogelijk een eerste screening. Het vooronderzoek (screening) is bedoeld als een eerste beoordeling van de vraag of het geuite vermoeden van integriteitsschending feitelijke grondslag lijkt te hebben.

• 2. Alvorens de bij de melding betrokken personen te informeren, gaat de burgemeester na of (digitale) gegevens dienen te worden veiliggesteld.

• 3. Tijdens de eerste screening worden de melder en de politiek ambtsdrager tegen wie de melding gericht is, gehoord. Bij de uitnodiging aan de politiek ambtsdrager verstrekt de burgemeester in ieder geval een korte omschrijving van de aard van de melding. De integrale melding wordt niet vooraf verstrekt. Van de gesprekken in de eerste screening wordt vanuit het oogpunt van zorgvuldigheid en navolgbaarheid een verslag gemaakt. Dit verslag wordt voor een akkoord voorgelegd aan de gesproken personen. De gespreksverslagen worden opgenomen in het onderzoeksdossier.

ARTIKEL 7 - UITKOMST VAN DE EERSTE SCREENING

• 1. Als de burgemeester na de eerste screening concludeert dat geen feitenonderzoek nodig is, stelt de burgemeester een screeningsverslag op. Feitenonderzoek blijft achterwege als uit de eerste screening blijkt dat het geuite vermoeden van een integriteitsschending onvoldoende feitelijke grondslag lijkt te hebben of als met de eerste screening alle relevante feiten al in beeld zijn gebracht.

• 2. Als de burgemeester na de eerste screening concludeert dat een feitenonderzoek nodig is, stelt de burgemeester een screeningsverslag op, dat de burgemeester gezamenlijk met een concept onderzoeksopdracht voorlegt aan het presidium.

• 3. In de eerstvolgende vergadering van het presidium worden het screeningsverslag en de concept onderzoeksopdracht voorgelegd en besproken. De melder, met uitzondering van de situatie waarin de burgemeester zelf melder is, en de betrokken politiek ambtsdrager maken geen deel uit van deze vergadering en worden zo nodig vervangen.

• 4. Het presidium treedt op als klankbord voor de burgemeester ten aanzien van de opportuniteit van nader onderzoek en de onderzoeksopdracht. Het presidium en de burgemeester beslissen over de concept onderzoeksopdracht en in het geval dat alle relevante feiten met de eerste screening al in beeld zijn gebracht, over het informeren van de raad. Indien de burgemeester verdeeldheid constateert, beslist de burgemeester.

• 5. De betrokken politiek ambtsdrager wordt over het doen van de eerste screening en van de uitkomst daarvan zo spoedig mogelijk geïnformeerd. Het screeningsverslag wordt alleen verstrekt aan de politiek ambtsdrager als de burgemeester van oordeel is dat er geen feitenonderzoek nodig is.

• 6. De melder en de betrokken politiek ambtsdrager worden geïnformeerd door de burgemeester als door de burgemeester en/of het presidium wordt besloten geen feitenonderzoek in te stellen. In dat geval wordt ook het screeningsverslag overgelegd aan de melder en aan de betrokken politiek ambtsdrager. Het screeningsverslag wordt in beginsel niet ter kennisname aangeboden aan de raad, tenzij de burgemeester dit nodig acht.

UITVOERING VAN HET FEITENONDERZOEK

ARTIKEL 8 - KENNISGEVING AAN DE POLITIEK AMBTSDRAGER EN DE MELDER

• 1. Als de burgemeester tot het oordeel komt dat een feitenonderzoek nodig is dan wordt de betrokken politiek ambtsdrager hierover door de burgemeester geïnformeerd, nadat het presidium heeft vergaderd over de concept onderzoeksopdracht. Het verstrekken van het screeningsverslag aan de betrokken politiek ambtsdrager blijft achterwege omdat het onderzoek nog verder gaat.

• 2. In de kennisgeving is in ieder geval opgenomen:

  • a. een omschrijving van het vermeende handelen of nalaten dat aanleiding is tot het instellen van het onderzoek;

  • b. de melding dat de betrokken politiek ambtsdrager en getuigen kunnen worden gehoord;

  • c. de melding dat de betrokken politiek ambtsdrager zich kan laten bijstaan voor emotionele of juridische ondersteuning, niet zijnde een persoon die eigenstandig betrokken is in het onderzoek;

  • d. de melding dat als andere feiten en omstandigheden bekend worden die van belang zijn voor het bepalen van de omvang, aard en ernst van de integriteitsschending, het onderzoek zich kan uitstrekken tot die feiten en omstandigheden;

  • e. een verwijzing naar deze verordening;

  • f. een verwijzing naar de vigerende gedragscode.

• 3. De melder wordt door de burgemeester geïnformeerd op een door de burgemeester te bepalen, passende wijze. Het verstrekken van het screeningsverslag blijft achterwege omdat het onderzoek nog verder gaat.

ARTIKEL 9 - ONDERZOEKSOPDRACHT

• 1. De burgemeester geeft opdracht tot een feitenonderzoek aan daartoe gekwalificeerde onafhankelijke, externe onderzoekers.

• 2. De burgemeester komt een schriftelijke onderzoeksopdracht met de onderzoekers overeen. In de opdracht staan in ieder geval de aanleiding, de onderzoeksopdracht (doelstelling en onderzoeksvragen) en de verwachte duur en kosten van het onderzoek. De opdracht biedt tevens inzicht in de te kiezen onderzoeksmethodiek, met inachtneming van de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit, en de wijze waarop hoor en wederhoor worden vormgegeven.

ARTIKEL 10 - ONDERZOEKS- RAPPORTAGE

• 1. Van het feitenonderzoek wordt een rapportage opgesteld die door de onderzoekers aan de burgemeester wordt aangeboden.

• 2. De rapportage bevat in elk geval: een weergave van de melding, de onderzoeksopdracht, een beschrijving van de uitgevoerde onderzoekshandelingen, het toepasselijke normatieve kader, de bevindingen, en – indien onderdeel van de opdracht – een toetsing van de bevindingen aan het normatieve kader en een conclusie waarin de vraag of sprake is van een integriteitsschending wordt beantwoord.

• 3. De burgemeester toetst of de conclusie van de rapportage redelijkerwijs kan worden gedragen door de bevindingen van het onderzoek en of de rapportage voldoende begrijpelijk is.

• 4. De burgemeester zendt de onderzoeksrapportage ter consultatie aan het presidium. De rapportage wordt gelijktijdig door de burgemeester aan de betrokken ambtsdrager aangeboden.

• 5. De burgemeester voegt aan de onderzoeksrapportage een brief toe waarin het proces dat heeft plaatsgevonden na ontvangst van de melding wordt toegelicht.

• 6. De burgemeester biedt, na consultatie van het presidium, de onderzoeksrapportage aan de raad aan.

• De burgemeester beslist of geheimhouding wordt opgelegd, waarbij afgewogen wordt of het belang van openbaarheid zwaarder weegt dan het belang van eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer.

• 7. De gemeenteraad bespreekt de onderzoeksrapportage in de eerstvolgende raadsvergadering.

• 8. Wanneer de betrokken politiek ambtsdrager wethouder is, informeert de burgemeester ook het college over de onderzoeksrapportage.

SLOTBEPALINGEN

ARTIKEL 11 - INWERKINGTREDING

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na datum van bekendmaking.

ARTIKEL 12 - EVALUATIE

Minimaal één keer per bestuursperiode evalueren raad en college de gedragscodes op actualiteit, functioneren en of deze naar behoren worden nageleefd.

ARTIKEL 13 - CITEERTITEL

Deze regeling wordt aangehaald als:

‘Verordening processtappen integriteitsmeldingen politieke ambtsdragers gemeente Zoeterwoude‘.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 20 april 2023

De griffier,

G.J. Buijs

De voorzitter,

F.Q.A. van Trigt