Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders van Loon op Zand

In artikel 52 van de Gemeentewet staat dat het college van burgemeester en wethouders (lees: college) een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vaststelt en dat aan de raad toestuurt.

Artikel 1 - Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het college regelt:

  • a. de verdeling van de portefeuilles;

  • b. de onderlinge vervanging bij afwezigheid van één of meer wethouders;

  • c. de vervanging bij afwezigheid van de burgemeester.

• 2. Een collegelid dat zijn/haar takenpakket niet kan uitvoeren, informeert hierover zo snel mogelijk de burgemeester en gemeentesecretaris.

• 3. Bij afwezigheid van de burgemeester en/of gemeentesecretaris zijn/is er een vervanger.

Artikel 2 - Dag en plaats vergaderingen

• 1. Het college vergadert eenmaal per week of zo vaak als de voorzitter of een wethouder dat nodig vindt.

• 2. a. Het college vergadert niet tijdens recesperiodes, tenzij dat noodzakelijk is.

• b. Voor de zomervakantie (regio Zuid) stelt het college een vergaderplanning vast.

• 3. Als een wethouder een extra vergadering nodig vindt, vraagt hij/zij de voorzitter, met vermelding van het onderwerp, de collegeleden bijeen te roepen.

• 4. De secretaris zorgt ervoor dat collegeleden tijdig -zo mogelijk 24 uur tevoren- de stukken voor de vergadering hebben.

• 5. Vergaderingen vinden in de regel plaats op dinsdag in het gemeentehuis.

Artikel 3 - Verhindering

• 1. Als een collegelid een vergadering niet of slechts gedeeltelijk kan bijwonen, geeft hij/zij dit door aan de voorzitter en secretaris.

• 2. Als de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij/zij dit door aan de voorzitter en aan haar/zijn vervanger.

• 3. De voorzitter wordt vervangen door de locoburgemeester. De bestuursadviseur is 1e locosecretaris en de concern controller 2e.

Artikel 4 – Agenda

• 1. Voor elke vergadering is er een (vertrouwelijke) agenda van de te behandelen onderwerpen.

• 2. Collegeleden kunnen voorstellen en andere agendapunten aanbieden om op de agenda te plaatsen.

• 3. De secretaris stelt een werkinstructie op voor het aanleveren van agendastukken.

• 4. Een collegelid stemt onderwerpen -waarvoor geen uitstel mogelijk is- voor de vergadering af met de secretaris. Ook de secretaris kan een spoedeisend onderwerp -in afstemming vooraf met de voorzitter- agenderen.

• 5. Na de opening van de vergadering stelt het college de agenda vast.

Artikel 5 – Taken voorzitter

De voorzitter:

• bereidt de vergadering voor;

• leidt de vergadering;

• stelt de onderwerpen van de agenda aan de orde;

• handhaaft de orde in de vergadering;

• leeft dit reglement en wat de wet haar/hem opdraagt na.

Artikel 6 – Taken secretaris

De secretaris:

• bereidt de vergadering voor;

• is bij alle collegevergaderingen aanwezig en neemt als adviseur deel aan de beraadslagingen;

• ondersteunt de (plaatsvervangend) voorzitter bij de voorbereiding van de vergadering;

• zorgt voor een goede ambtelijke ondersteuning.

Artikel 7 - Deelneming derden aan vergadering

Het college kan medewerkers, deskundigen, inwoners en belanghebbenden uitnodigen de vergadering bij te wonen en deel te nemen aan de beraadslagingen. Voor deze personen geldt artikel 55 van de Gemeentewet.

Artikel 8 – Vergaderquorum (vereiste minimum aantal aanwezige leden) en stemmingen

• 1. Een vergadering kan plaatsvinden als ten minste de helft van de collegeleden aanwezig is. In geval de spoedeisendheid daartoe noodzaakt kan een vergadering worden belegd zonder dat het quorum aanwezig is. Op dat moment worden afspraken gemaakt over het inlichten van de afwezige collegeleden en het bekrachtigen van de genomen besluiten zodra het quorum aanwezig is.

• 2. Voorafgaand of aan het begin van de vergadering inventariseert de voorzitter de agendapunten waar ieder collegelid mee akkoord is. Het college bespreekt deze agendapunten niet meer. Als geen enkel collegelid bij een besluit om stemming vraagt, is het voorstel aangenomen.

• 3. Het college stemt mondeling als een collegelid om stemming vraagt, tenzij lid 4, 5 of 6 van dit artikel geldt.

• 4. Als een collegelid daarom vraagt, wordt -bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen- gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes. Als daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

• 5. Als in de overige gevallen bij een 1e stemming niemand de meerderheid krijgt, is er een 2e stemming tussen de 2 personen die bij de 1e stemming de meeste stemmen kregen. Zijn bij die 1e stemming de meeste stemmen over meer dan 2 personen verdeeld, wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke 2 personen de 2e stemming is.

• 6. Als bij de tussenstemming of bij de 2e stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 9 - Besluitenlijst

• 1. De secretaris houdt de presentielijst bij en zorgt voor de openbare en vertrouwelijke besluitenlijst van de vergadering.

• 2. De besluitenlijst bevat ten minste:

  • namen aan- en afwezige leden;

  • namen andere personen die deelnemen aan de vergadering;

  • genomen collegebesluiten (gedagtekend en genummerd overzicht).

• 3. Als een collegelid niet instemt met een collegebesluit vermeldt -als zij/hij dit wenst- de secretaris dit op de besluitenlijst. Dit collegelid heeft vervolgens de vrijheid om haar/zijn mening ook extern kenbaar te (laten) maken.

• 4. Het college stelt de besluitenlijst in de eerstvolgende vergadering vast.

Artikel 10 – Werkwijze in recesperiode

• 1. Het college stelt een aan- en afwezigheidsoverzicht op voor tijdens recesperioden. Op basis van dit overzicht stelt het college de periode vast waarin geen reguliere collegevergaderingen plaatsvinden.

• 2. In het geval dat tijdens de recesperiode het quorum niet behaald kan worden, zijn de (loco-) burgemeester en de (loco-) secretaris gemachtigd om namens het college alle noodzakelijke besluiten te nemen die worden voorgelegd aan het college. Alle (digitale) middelen worden optimaal benut om de collegeleden in het geval van spoed te benaderen. De genomen besluiten worden in de eerste vergadering waarin een meerderheid van het college aanwezig is bekrachtigd.

Artikel 11 - Inwerkingtreding

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 4 april 2023. Dit reglement geldt vanaf deze datum.

Het college van burgemeester en wethouders;

de secretaris,

V.D.A. Pouw

de burgemeester,

J. van Aart