Algemeen besluit mandaat, volmacht en machtiging Soest 2023

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Soest, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;

gelet op de bepalingen uit de Gemeentewet en afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht,

overwegende,

dat het vanwege de wijziging van de organisatiestructuur en de Regeling ambtelijke organisatie gemeente Soest nodig is om het Besluit mandaat, volmacht en machtiging te actualiseren zodat deze daarop aansluit en taken en bevoegdheden goed en rechtmatig zijn belegd binnen de ambtelijke organisatie;

besluiten:

vast te stellen het navolgende

Algemeen besluit mandaat, volmacht en machtiging Soest 2023

Artikel 1 Definities

In dit besluit en de bijlagen wordt verstaan onder:

• a. aandachtsgebied: de organisatorische eenheid die bestaat uit één of meer teams;

• b. bestuursorgaan: het college en de burgemeester;

• c. burgemeester: de burgemeester van Soest als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte;

• d. college: het college van burgemeester en wethouders van Soest;

• e. gemeentesecretaris: de gemeentesecretaris van Soest, tevens algemeen directeur;

• f. griffier: de griffier van de gemeenteraad van Soest;

• g. machtiging: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester handelingen te verrichten die een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

• h. manager: degene die de verantwoordelijkheid draagt voor een aandachtsgebied;

• i. mandaathouder: de functionaris aan wie mandaat is verleend;

• j. mandaat: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester besluiten te nemen;

• k. medewerker: functionaris in dienst van en/of werkzaam onder de verantwoordelijkheid van de gemeente Soest, niet zijnde de gemeentesecretaris, een manager of een teamleider;

• l. portefeuillehouder: lid van het college dat bestuurlijk verantwoordelijk is voor een onderwerp;

• m. raad: de gemeenteraad van Soest;

• n. teamleider: degene die een team aanstuurt binnen een van de aandachtsgebieden;

• o. volmacht: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

Artikel 2 Mandaat gemeentesecretaris

• 1. Aan de gemeentesecretaris wordt mandaat verleend ten aanzien van de tot het college en de burgemeester behorende aangelegenheden, met uitzondering van de aangelegenheden als vermeld in dit besluit, dan wel in bijlage 1 bij dit besluit.

• 2. De gemeentesecretaris stelt het taakveld van de aandachtsgebieden vast.

Artikel 3 Mandaat aan managers en teamleiders

• 1. De aan de gemeentesecretaris gemandateerde bevoegdheden met betrekking tot het taakveld van de aandachtsgebieden worden gemandateerd aan de managers, met uitzondering van de aangelegenheden als vermeld in dit besluit, dan wel in bijlage 2 bij dit besluit.

• 2. De managers stellen het taakveld van de onder hen ressorterende teams vast.

• 3. De aan de managers gemandateerde bevoegdheden met betrekking tot het taakveld van de teams worden gemandateerd aan de teamleiders, met uitzondering van de aangelegenheden als vermeld in dit besluit, dan wel in bijlage 3 bij dit besluit.

• 4. De managers en teamleiders maken van aan hen verleende personele mandaten slechts gebruik ten aanzien van medewerkers die onder hun aandachtsgebied/team vallen.

Artikel 4 Mandaat aan medewerkers

• 1. De aan de teamleiders gemandateerde bevoegdheden met betrekking tot het taakveld van het team worden gemandateerd aan de medewerkers, met uitzondering van de aangelegenheden als vermeld in dit besluit, dan wel in bijlage 4 bij dit besluit.

• 2. Medewerkers maken van het aan hen verleende mandaat slechts gebruik ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot hun taakveld.

Artikel 5 Mandaat aan de griffier

Aan de griffier wordt mandaat verleend tot:

• a. Het nemen van besluiten in het kader van aanbestedingen van diensten en leveringen.

• b. Het aangaan en ondertekenen van overeenkomsten, met uitzondering van convenanten, bestuursovereenkomsten, intentieverklaringen etc.

Artikel 6 Algemene bepalingen

• 1. Geen mandaat wordt verleend:

  • a. in de in artikel 10:3 van de Awb genoemde gevallen;

  • b. inzake het beslissen naar aanleiding van een beroepsschrift;

  • c. inzake het beslissen op een bezwaar dat ontvankelijk en (deels) gegrond is.

• 2. Het mandaat geldt niet in geval van:

  • a. afwijking van een advies, indien inwinning van dat advies is voorgeschreven;

  • b. afwijking van het beleid, de richtlijnen of de voorschriften, met uitzondering van omgevingsrechtaangelegenheden waarbij binnenplans of in de bij algemene maatregel van bestuur aangewezen gevallen dan wel, na inwerkingtreding van de Omgevingswet, in de gevallen waarvoor geen adviesrecht van de raad geldt, wordt afgeweken.

• 3. De regels van de Budgethoudersregeling gaan voor op de regels van dit mandaatbesluit. Dat wil zeggen dat het mandaat niet geldt wanneer er onvoldoende budget is om een verplichting aan te gaan of de geraamde inkomsten voor een product of dienst niet worden gerealiseerd.

Artikel 7 Terugkoppeling en instructies

• 1. De mandaathouder draagt er zorg voor dat er terugkoppeling aan het bestuursorgaan/de portefeuillehouder plaatsvindt voordat een besluit wordt genomen, indien:

  • a. het een aangelegenheid betreft waarover de raad in een eerder stadium vragen aan het bestuursorgaan zijn gesteld;

  • b. het bestuursorgaan, dan wel de portefeuillehouder dit kenbaar heeft gemaakt;

  • c. het besluit ingrijpende financiële consequenties heeft, zoals budgetoverschrijding of het aangaan van meerjarige verplichtingen;

  • d. het besluit of de (rechts)handeling als politiek, bestuurlijk of anderszins gevoelig wordt aangemerkt.

• 2. Het bestuursorgaan kan instructies geven over de wijze waarop de verleende mandaten worden uitgeoefend.

Artikel 8 Volmacht en machtiging

Voor de toepassing van deze regeling en de daarop berustende bepalingen worden met mandaat gelijk gesteld de verlening van volmacht en machtiging.

Artikel 9 Intrekking

Met ingang van het tijdstip van inwerkingtreding van dit besluit wordt het Algemeen besluit mandaat, volmacht en machtiging Soest 2021, vastgesteld op 21 december 2021, ingetrokken.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

Artikel 11 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als “Algemeen besluit mandaat, volmacht en machtiging Soest 2023”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 25 april 2023,

het college van burgemeester en wethouders van Soest,

de secretaris,

L.C. Vermond

de burgemeester,

R.T. Metz

de burgemeester,

R.T. Metz

Bijlage 1 Aangelegenheden die blijven voorbehouden aan het college, respectievelijk de burgemeester

A. Openbare orde en bestuurlijk-juridische aangelegenheden

Publiekrecht

• 1. Het doen van voorstellen aan de raad.

• 2. Het vaststellen van regels omtrent de ambtelijke organisatie.

• 3. Het nemen van besluiten tot het indienen van bezwaar, (hoger)beroep of een verzoek om een voorlopige voorziening namens de gemeente of een bestuursorgaan in administratiefrechtelijke procedures.

• 4. Het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften en beleidsregels, voor zover deze niet door de raad worden vastgesteld.

• 5. Het nemen van aanwijzingsbesluiten op grond van een wettelijk voorschrift (zoals APV).

• 6. Het nemen van besluiten op grond van de Wet Bibob.

• 7. Het nemen van besluiten op grond van de Wet voorkeursrecht gemeenten dan wel, na inwerkingtreding van de Omgevingswet, op grond van Hoofdstuk 9 van de Omgevingswet.

• 8. Het nemen van besluiten op grond van de artikelen 13b, 14 en 17 van de Woningwet.

• 9. Het nemen van een besluit tot het treffen van een gemeenschappelijke regeling.

• 10. Het vaststellen van een subsidieregeling en/of een subsidieplafond en de wijze van verdeling ervan.

• 11. Het nemen van besluiten, indien ter voorbereiding van deze besluiten de uniforme voorbereidingsprocedure (afdeling 3.4 Awb) is toegepast en zienswijzen zijn ingebracht.

• 12. Het nemen van een besluit tot het al dan niet verlenen van inspraak op grond van de inspraakverordening/participatieverordening en/of het vaststellen van de inspraakprocedure voor een voorgenomen besluit.

• 13. Het verlenen van mandaat aan externen die niet werkzaam zijn onder directe verantwoordelijkheid van het college of de burgemeester.

• 14. Het nemen van besluiten door de burgemeester op grond van de Gemeentewet en Opiumwet ter zake van de openbare orde c.a.

• 15. Het nemen van weigerings- of intrekkingsbesluiten door de burgemeester op grond van de Alcoholwet dan wel een exploitatievergunning of evenementenvergunning op grond van de Algemene plaatselijke verordening Soest.

• 16. Het nemen van een besluiten door de burgemeester op grond van artikel 2:30 en de afdelingen 6 en 13 van Hoofdstuk 2 van de Algemene plaatselijke verordening Soest.

• 17. Het nemen van besluiten door de burgemeester op grond van de Wet tijdelijk huisverbod.

• 18. Het nemen van besluiten door de burgemeester op grond van de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg.

• 19. Het nemen van besluiten en het voeren van correspondentie gericht tot:

  • a. de raad;

  • b. de Koning en andere leden van het Koninklijk Huis;

  • c. de raad van ministers van het Koninkrijk, de ministerraad of een daaruit gevormde onderraad of commissie, ministers en staatssecretarissen;

  • d. de voorzitter van de Eerste of Tweede Kamer de Staten-Generaal of van een uit die Kamer gevormde commissie;

  • e. de vice-president van de Raad van State;

  • f. de president van de Algemene Rekenkamer;

  • g. enig bestuursorgaan van een waterschap, provincie of Rijk.

Privaatrecht

Aanbestedingen

N.v.t.

Contracten

• 1. Het nemen van besluiten tot het aangaan van PPS-constructies, convenanten, intentieverklaringen, bestuursovereenkomsten etc..

• 2. Het nemen van besluiten tot het aangaan van overeenkomsten indien:

  • a. op grond van de Gemeentewet het college de raad vooraf over de overeenkomst moet informeren, omdat de raad daarom heeft verzocht.

  • b. op grond van de Gemeentewet de raad in de gelegenheid moet worden gesteld zijn wensen en bedenkingen ten aanzien van de overeenkomst ter kennis van het college te brengen omdat deze ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben;

  • c. de raad ter zake om informatie heeft gevraagd.

• 3. De aankoop en verkoop van goederen voor een bedrag groter dan € 750.000,-, mits niet expliciet benoemd in de begroting of daarover niet eerder door de raad is besloten.

• 4. Het aangaan van meerjarige verplichtingen met een jaarlijkse last van minimaal € 200.000,- en een looptijd van vijf jaar of langer.

Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen

• 1. Het besluit tot de oprichting van of de deelneming in rechtspersonen.

• 2. Het kwijtschelden en buiten invordering stellen van vorderingen met een financieel belang hoger dan € 10.000,-, niet zijnde vorderingen in het kader van belastingheffing.

• 3. Het besluit tot het doen van een schenking.

• 4. Het aanvragen van surseance van betaling en faillissement.

• 5. Het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties.

• 6. Het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen.

• 7. Het nemen van besluiten over verzoeken om schadevergoeding boven een bedrag van € 50.000,-, voor zover dergelijke verzoeken op grond van de verzekeringspolis niet aan de verzekeraar moeten worden overgedragen.

Machtiging

Het ondertekenen van overeenkomsten met een ander overheidsorgaan, waarbij de wederpartij wordt vertegenwoordigd door een bestuurder, met dien verstande dat in dat geval de burgemeester een machtiging kan verlenen aan een wethouder.

B. Personeelsaangelegenheden

• 1. Het benoemen en ontslaan van/aangaan en beëindigen van een arbeidsovereenkomst met de gemeentesecretaris.

• 2. Het vaststellen van regelingen waar het de integriteit betreft als bedoeld in de artikelen 4 en 5 van de Ambtenarenwet.

• 3. Het uitvoering geven aan artikel 8 van de Ambtenarenwet waar het de nevenfuncties en financiële belangen van de gemeentesecretaris betreft.

• 4. Het verzoek om vrijstelling aan het LOGA, als bedoeld in artikel 1.3, eerste lid, van de CAO Gemeenten.

• 5. Het vaststellen van de conversietabel als bedoeld in artikel 3.1 van de CAO Gemeenten.

• 6. Het vaststellen van een regeling ter uitwerking van de bepalingen in de CAO Gemeenten.

C. Overige aangelegenheden

• 1. Het benoemen van personen als vertegenwoordiger van de gemeente Soest in bestuurs- en toezichthoudende organen van publiekrechtelijke- en privaatrechtelijke rechtspersonen.

• 2. Het benoemen van personen in adviesorganen van het college.

• 3. Het benoemen van personen in bestuurscommissies als bedoeld in artikel 83 van de Gemeentewet.

• 4. Het benoemen van personen in commissies als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet.

Bijlage 2 Aangelegenheden die blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris

• 1. Het nemen van disciplinaire maatregelen zoals – maar niet uitsluitend – het op non-actief stellen of schorsen van medewerkers en het staken of schorsen van loondoorbetaling als bedoeld in artikel 7:629 BW.

• 2. Het opzeggen van een arbeidsovereenkomst wegens een dringende redenen ex artikel 7:677, eerste lid, BW (ontslag op staande voet).

• 3. Het indienen van een verzoek tot ontbinding van een arbeidsovereenkomst ex artikel 7:671b BW.

• 4. Het indienen van een verzoek om toestemming voor het opzeggen van een arbeidsovereenkomst ex artikel 7:671a BW.

• 5. Het aangaan en ondertekenen van vaststellingsovereenkomsten ter beëindiging van arbeidsovereenkomsten.

Bijlage 3 Aangelegenheden blijven voorbehouden aan de managers

• 1. Het nemen van een beslissing op bezwaar, voor zover het bezwaar ongegrond of niet-ontvankelijk is. Deze bevoegdheid blijft voorbehouden aan de manager van het aandachtsgebied Bedrijfsvoering, dan wel diens vervanger.

• 2. Het aangaan van overeenkomsten met een financieel belang hoger dan het drempelbedrag Europees aanbesteden leveringen en diensten.

Bijlage 4 Aangelegenheden die blijven voorbehouden aan de teamleiders

• 1. Het nemen van besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht, met uitzondering van:

  • a. besluiten tot verlenging van de beslistermijn;

  • b. besluiten tot buiten behandeling laten van een aanvraag (artikel 4:5 Awb);

  • c. positieve besluiten op grond van de:

    • i. Wet basisregistratie personen;

    • ii. Paspoortwet;

    • iii. Kieswet;

    • iv. Rijkswet op het Nederlanderschap en het Besluit verkrijging en verlies Nederlanderschap;

  • d. besluiten tot het aanwijzen van een onbezoldigd buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand, zijnde een ambtenaar van de burgerlijke stand van een andere gemeente, voor één dag;

  • e. besluiten tot het toepassen van (spoedeisende) bestuursdwang op grond van de artikelen 5:5, 5:11 en 5:12 van de Algemene plaatselijke verordening Soest;

  • f. besluiten op grond van de Verordening Leerlingenvervoer Soest;

  • g. besluiten op grond van de Leerplichtwet;

  • h. besluiten op grond van de Wet op de lijkbezorging, het Besluit op de lijkbezorging en de Verordening op het beheer en gebruik van de gemeentelijke begraafplaatsen in de gemeente Soest;

  • i. besluiten op aanvragen om een vergunning voor de aanleg, instandhouding of opruiming van kabels en leidingen in of op openbare gronden;

  • j. besluiten op grond van de Afvalstoffenverordening Soest;

  • k. tijdelijke verkeersbesluiten op grond van artikel 18 WVW 1990 die van kortere duur dan vier maanden zijn;

  • l. verlenen van een ontheffing van de verplichting tot instandhouding van parkeerplaatsen op eigen terrein.

• 2. Het aangaan van overeenkomsten met een financieel belang hoger dan € 10.000,-.

• 3. Het aanwijzen van vertegenwoordigers van de gemeente en de gemeentelijke bestuursorganen in rechtsgedingen en bij de hoorzittingen van de bezwaarschriftencommissie.

Toelichting Algemeen besluit mandaat, volmacht en machtiging Soest 2023

Algemeen

Inleiding

Het college en de burgemeester hebben van de wetgever elk hun bevoegdheden gekregen om besluiten te nemen of te ondertekenen. In de dagelijkse praktijk is het ondoenlijk om al deze besluiten door deze bestuursorganen zelf te laten nemen. Om die reden wordt gebruik gemaakt van de mogelijkheid om functionarissen (of derden) de besluiten namens de bevoegde bestuursorganen (i.c. het college of de burgemeester) te laten nemen of ondertekenen (mandaat). Daarbij geldt de belangrijke regel dat de mandaatverlener (het college of de burgemeester) altijd bevoegd blijft om de gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen, instructies te geven of het mandaat in te trekken.

De bepalingen over mandaat in de Algemene wet bestuursrecht zijn van overeenkomstige toepassing op andere handelingen van bestuursorganen, namelijk het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en het verrichten van feitelijke handelingen. In geval van privaatrechtelijke rechtshandelingen heet de vertegenwoordigingsbevoegdheid geen mandaat maar volmacht. Bij feitelijke handelingen spreken we van machtiging.

Dit besluit sluit aan bij de huidige organisatiestructuur, zoals die is vastgelegd in de Regeling ambtelijke organisatie gemeente Soest.

Methodiek

De methodiek van dit besluit gaat uit van het zogeheten ‘omgekeerde’ mandaat. Dat houdt in dat alle bevoegdheden worden gemandateerd, tenzij deze expliciet worden voorbehouden. Een mandaatbesluit volgens deze methodiek verouderd niet snel omdat deze in veel mindere mate is gekoppeld aan wetten en aandachtsgebieden/teams. De kwetsbaarheid en het onderhoud zijn daarom beduidend minder. Verder is het een compact en overzichtelijk besluit. De bevoegdheden die niet in mandaat (of (vol)macht) bij een medewerker zijn neergelegd, maar wel bij het college, de burgemeester, de gemeentesecretaris, de managers of de teamleiders, worden expliciet benoemd in de vier bijlagen behorend bij het besluit. Het besluit zelf bevat een aantal algemene regels.

Het mandaatbesluit volgens deze methodiek sluit ook goed aan op de Regeling ambtelijke organisatie gemeente Soest. Zoals thans reeds het geval liggen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie en zijn de bevoegdheden in principe zoveel mogelijk toevertrouwd aan de medewerkers. Hierdoor zijn zij in staat slagvaardig en efficiënt de hen toevertrouwde taken uit te voeren. Dit is slechts anders als die bevoegdheden expliciet zijn voorbehouden aan het college, de burgemeester, de gemeentesecretaris, de managers of de teamleiders.

Wettelijk kader

Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dienen alle van toepassing zijnde wetten, algemene maatregelen van bestuur, verordeningen, nadere regels, beleidsregels, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen etc. in acht te worden genomen.

Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is toegestaan tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (artikel 10:3, eerste lid, Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens worden nagegaan of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperkingen van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke.

Ondertekenings- en beslissingsmandaat

In het mandaatbesluit is degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven.

Met beslissingen worden hier zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg bedoeld (besluiten in de zin van de Awb) als beslissingen die niet zijn gericht op rechtsgevolg. Een voorbeeld van een beslissing die gericht is op rechtsgevolg is een omgevingsvergunning of een subsidiebesluit. Een voorbeeld van een beslissing die niet gericht is op rechtsgevolg is de vooraankondiging van een handhavingsbesluit.

De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens het bestuursorgaan.

Artikelsgewijs

Artikel 1 Definities

De inhoud van dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 2 Mandaat gemeentesecretaris

Lid 1

In dit lid worden de bevoegdheden die bij het college en de burgemeester berusten gemandateerd aan de gemeentesecretaris, behoudens de in bijlage 1 van het besluit genoemde bevoegdheden en met inachtneming van artikel 6. De gemeentesecretaris is het hoofd van de ambtelijke organisatie. Daarom worden alle bevoegdheden van het college en de burgemeester via de gemeentesecretaris als het ware in trechtervorm aan de managers, teamleiders en medewerkers toegekend. Dit voor zover deze bevoegdheden niet zijn voorbehouden volgens de bijlagen twee tot en met 4 bij het besluit. Het uitgangspunt is dat de bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd dat het slechts in uitzonderingssituaties (zie de bijlagen) nodig moet zijn om terug te vallen op een hiërarchisch hoger bevoegdhedenniveau.

Lid 2

In lijn met de Regeling ambtelijke organisatie gemeente Soest bepaalt dit lid dat de gemeentesecretaris het taakveld van de aandachtsgebieden vaststelt. Als uitgangspunt heeft te gelden dat een ieder de bevoegdheden krijgt toegekend die nodig zijn voor een goede uitoefening van zijn taakveld. Het is echter in strijd met de rechtszekerheid om aan de gemandateerde over te laten of een zaak tot zijn werkterrein hoort. Om die reden dient de gemeentesecretaris het werkterrein van de aandachtsgebieden te omschrijven. De managers dienen vervolgens hetzelfde te doen met betrekking tot de onder hen ressorterende teams.

Artikel 3 Mandaat aan managers en teamleiders

Lid 1

Dit lid brengt de hiërarchische positie van de gemeentesecretaris tot uitdrukking. Alle bevoegdheden worden namelijk niet naast de gemeentesecretaris, maar via hem/haar aan de managers en vervolgens de teamleiders en medewerkers gemandateerd, behoudens de in bijlage 2 van het besluit genoemde bevoegdheden.

Lid 2

Zoals hiervoor in de toelichting op artikel 2, tweede lid, beschreven, dienen de managers het taakveld van de onder hen ressorterende teams vast te stellen.

Lid 3

Dit lid brengt tot uiting dat de bevoegdheden via de managers aan de teamleiders worden toegekend, behoudens de in bijlage 3 van het besluit genoemde bevoegdheden en met inachtneming van artikel 6.

Lid 4

Dit lid verduidelijkt dat de managers en teamleiders met betrekking tot personele aangelegenheden slechts bevoegd zijn ten aanzien van de medewerkers die onder hun aandachtsgebied/team vallen.

Artikel 4 Mandaat aan medewerkers

Lid 1

Zoals hiervoor reeds beschreven geschiedt de mandatering in een soort trechtervorm. Via de gemeentesecretaris, de managers en teamleiders komen de bevoegdheden terecht bij de medewerkers.

Lid 2

Met dit lid wordt tot uiting gebracht dat medewerkers van het aan hen verleende mandaat slechts gebruik kunnen maken ten aanzien van aangelegenheden die behoren tot hun taakveld. Dat betekent dat medewerkers gebruik mogen maken van bevoegdheden voor zover deze horen bij de uitoefening van de functie.

Artikel 5 Mandaat aan de griffier

Via dit artikel wordt aan de griffier de bevoegdheid toegekend om overeenkomsten aan te gaan ten behoeve van de gemeenteraad of de griffie. Uiteraard heeft ook hier te gelden dat de griffier slechts financiële verplichtingen kan aangaan als daar budget voor is.

Artikel 6 Algemene bepalingen

Lid 1

Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dienen alle van toepassing zijnde wetten, algemene maatregelen van bestuur, verordeningen, nadere regels, beleidsregels, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen etc. in acht te worden genomen. Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is toegestaan tenzij een wettelijk voorschrift of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (artikel 10:3, eerste lid, Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens worden nagegaan of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke.

Het beslissen naar aanleiding van een beroepsschrift is uitdrukkelijk uitgezonderd van het mandaat. Dat geldt ook voor het beslissen op een bezwaar dat ontvankelijk en (deels) gegrond is.

Lid 2

In dit lid worden nadere voorwaarden verbonden aan het mandaat. Als hieraan niet wordt voldaan, dan geldt het mandaat niet.

Lid 3

In deze bepaling wordt de bevoegdheid van de gemandateerde voor zover het betreft het aangaan van financiële verplichtingen beperkt tot hetgeen is bepaald in de Budgethoudersregeling.

Artikel 7 Terugkoppeling en instructies

Lid 1

Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kan worden gedacht aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan dan wel de portefeuillehouder een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid.

In het mandaatbesluit is een aantal begrenzingen opgesteld ten aanzien van het gebruik van gemandateerde bevoegdheden.

Uit vaste rechtspraak van de Afdeling (o.a. 3 juli 2013, ECLI:NL:RVS:2013:145) volgt dat het in strijd met de rechtszekerheid is indien in een mandaatregeling aan de gemandateerde wordt overgelaten te beoordelen of een zaak bestuurlijk gevoelig is. Dit omdat “politiek gevoelige zaken” voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk zijn. Ook is een aantal andere begrippen in dit artikel opgenomen die onbepaald zijn te nomen. Daarom zijn deze in dit artikel opgenomen waarin bepaald wordt wanneer er teruggekoppeld moet worden en niet in een artikel waarin bepaald wordt dat het mandaat niet gebruikt mag worden.

Het bestuursorgaan/de portefeuillehouder kan vervolgens beslissen dat een aangelegenheid door het bestuursorgaan zelf dient te worden afgedaan. Dat impliceert dat gevoelige kwesties tijdig aan de portefeuillehouder moeten worden voorgelegd.

In grote lijnen betekent dit dus dat voor de in dit artikel genoemde gevallen de verplichting bestaat de beslissing voor te leggen aan het college of de burgemeester. De criteria zijn niet allemaal even hard. Van de betrokken functionaris mag worden verwacht dat hij of zij dergelijke begrippen op juiste waarde weet te schatten en daar op zorgvuldige wijze mee om kan gaan. Artikel 7, eerste lid, onder d is opgesteld naar analogie van artikel 160 jo. artikel 169, vierde en vijfde lid, van de Gemeentewet. Op grond van de Gemeentewet wordt ook inschattingsvermogen van het college verwacht over het geven van inlichtingen aan de raad. Ook hier zijn een aantal begrippen opgenomen die onbepaald zijn te noemen.

Lid 2

In dit artikellid is opgenomen, dat het college en de burgemeester instructies kunnen geven over de wijze waarop de verleende mandaten worden uitgeoefend. Gedacht kan worden aan algemene instructies of specifieke instructies over bijvoorbeeld kwaliteit of een eventueel “vier ogen” principe.

Artikel 8 Volmacht en machtiging

Dit artikel vormt een weerslag van artikel 10:12 Awb. Door dit artikel wordt duidelijk dat de mandaatregeling niet slechts betrekking heeft op het publiekrechtelijk handelen van de gemeente maar op al het handelen, dus ook privaatrechtelijk en feitelijk handelen.

Een voorbeeld van volmacht is de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten en een voorbeeld van een machtiging is de bevoegdheid om een betaling te verrichten of het zetten van een handtekening onder een overeenkomst.

Volmacht is de privaatrechtelijke evenknie van mandaat. Volmacht is geregeld in Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek (titel 3, artikel 60 e.v.) en wordt via de schakelbepaling in de Awb (artikel 10:12) gelijkgesteld met mandaat. Volmacht is niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden. Toch is het van belang even bij deze rechtsfiguur stil te staan.

Volmacht speelt een rol bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht.

Ter illustratie een voorbeeld. Als de gemeente (als rechtspersoon) een overeenkomst sluit, dan is het college op grond van artikel 160, eerste lid, aanhef en onder d, van de Gemeentewet bevoegd om tot het aangaan van de overeenkomst te besluiten. De ondertekening van de overeenkomst geschiedt op grond van artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet echter door de burgemeester. Het college kan aan een functionaris mandaat verlenen om besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. In dat geval zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een functionaris machtiging verleend om namens de burgemeester de overeenkomst te tekenen.

Artikel 9 Intrekking

De inhoud van dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 10 Inwerkingtreding

De inhoud van dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 11 Citeertitel

De inhoud van dit artikel spreekt voor zich.