Verordening Auditcommissie Voorne aan Zee 2023

De raad van de gemeente Voorne aan Zee:

Gelet op het bijbehorende raadsvoorstel;

Gelet op de artikelen 84 en 213 Gemeentewet;

Gelet op het advies van de fusiecommissie;

Besluit:

vast te stellen de verordening Auditcommissie Voorne aan Zee 2023

Artikel 1 De commissie

Er is een commissie van advies aan de raad zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd de auditcommissie.

Artikel 2 Taken auditcommissie

• 1. De auditcommissie heeft een toezichthoudende en controlerende bevoegdheid. De commissie adviseert aan en overlegt namens de gemeenteraad over alle activiteiten die van invloed zijn op de beheersing van (financiële) rechtmatigheid en doelmatigheid.

• 2. Onder de in het eerste lid genoemde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

  • a. Afstemmingsoverleg met de accountant over aandachtspunten voor de controle (pre-auditgesprek, voorafgaande aan controle);

  • b. Afstemming met de accountant over de managementletter en het accountantsrapport en –verklaring (na afronding van de controle);

  • c. Evaluatie van het functioneren van de accountant;

  • d. Bewaking, monitoren en rapporteren ten aanzien van opvolging van opmerkingen, adviezen en aanbevelingen van accountant en andere externe toezichthouders;

  • e. Advisering (gevraagd en ongevraagd) over kwaliteitsverbetering van de beleids- en begrotingscyclus, waaronder de beoordeling van de informatiewaarde van de planning- en control producten;

  • f. Advisering over beoordeling van de jaarrekening en jaarverslag;

  • g. Advisering over aanpassing van het programma van eisen voor de accountantscontrole, controleprotocol en normenkader;

  • h. Advisering over de keuze van de accountant en contractverlenging;

  • i. Advisering over opbouw en inrichting van de programmabegroting en de jaarstukken;

  • j. Advisering over aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op artikel 213 Gemeentwet;

• 3. De Auditcommissie bevordert dat: onderzoeken van de accountant, de Rekenkamer en onderzoeken van het College (art. 212 en 213a gemeentewet) op elkaar worden afgestemd.

• 4. De commissie heeft geen directe opdracht gevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 3 Benoeming, samenstelling, en zittingsduur

• 1. De raad benoemt de leden van de commissie op voordracht van het presidium.

• 2. Per fractie kan één lid worden voorgedragen. Benoembaar zijn raads- en commissieleden.

• 3. De leden van de auditcommissie wijzen uit hun midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

• 4. Het secretariaat van de auditcommissie berust bij de griffie.

• 5. Op uitnodiging van de auditcommissie kunnen vertegenwoordigers van het college, ambtelijke organisatie, de Rekenkamer, de accountant of andere deskundigen als adviseur deelnemen aan de vergaderingen van de auditcommissie.

• 6. De leden van de auditcommissie worden voor de zittingsduur van de raad benoemd. Het lidmaatschap eindigt bij beëindiging van het lidmaatschap van de raad dan wel commissielidmaatschap, op eigen verzoek of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

• 7. Tussentijds opengevallen plaats in de auditcommissie wordt zo spoedig mogelijk opgevuld.

Artikel 4 Vergaderingen en verslaglegging

• 1. De auditcommissie vergadert zo vaak als zij zelf nodig acht.

• 2. Als minder dan de helft van het aantal leden van de commissie aanwezig is, wordt de vergadering niet gehouden en wordt zo spoedig mogelijk een nieuwe vergadering belegd;

• 3. De auditcommissie vergadert in de regel in beslotenheid.

• 4. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, ambtenaren, de Rekenkamer en de accountant.

• 5. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de auditcommissie en ter kennisname gestuurd aan de raad.

Artikel 5 Wijze van advisering

• 1. De auditcommissie informeert en adviseert de raad schriftelijk.

• 2. De voorzitter van de auditcommissie kan een aanvullende toelichting geven in de gemeenteraadsvergadering.

Slotbepalingen

Artikel 6 Intrekking oude verordeningen

De verordening auditcommissie gemeente Brielle d.d. 1 juli 2007, de verordening auditcommissie Westvoorne d.d. 1 januari 2019 en de verordening rekeningcommissie Hellevoetsluis 2007 d.d. 20 september 2007 worden ingetrokken.

Artikel 7 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 2 januari 2023.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening Auditcommissie Voorne aan Zee 2023’.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Voorne aan Zee van 2 januari 2023

de griffier,

drs. A. (Ariëtte) Goslings

de voorzitter,

dr. J.P. (Peter) Rehwinkel