Verordening tot wijziging van de Verordening ambtelijke bijstand raadsleden

De raad van de gemeente Amsterdam,

gelezen het voorstel van het presidium op 6 februari 2023,

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet,

besluit:

Artikel I

De Verordening ambtelijke bijstand raadsleden als volgt te wijzigen:

A

In artikel 1 vervallen de onderdelen a tot en met d onder verlettering van onderdeel e tot en met g tot onderdeel a tot en met c.;

B

Artikel 2 komt te luiden:

• 1. Een raadslid wendt zich met een verzoek om advies, ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere inhoudelijke ondersteuning tot de griffier.

• 2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Indien de gevraagde ondersteuning niet door de griffier kan worden verleend, kan de griffier in afstemming met het raadslid de gemeentesecretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde ondersteuning zo spoedig mogelijk verlenen.

C

Artikel 3 komt te luiden:

Artikel 3 Beoordeling verzoek om bijstand

• 1. De gemeentesecretaris kent het verzoek om ambtelijke bijstand toe behoudens in die gevallen dat:

  • a. naar zijn oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden;

  • b. dit naar zijn oordeel het belang van de gemeente kan schaden, of

  • c. het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.

• 2. Als de gemeentesecretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door of namens wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de gemeentesecretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek. Indien dit overleg niet tot overeenstemming leidt beslist de burgemeester over de zaak.

D

Artikel 4 wordt als volgt gewijzigd:

• a. het eerste lid vervalt onder vernummering van het tweede en derde lid tot eerste en tweede lid;

• b. in het tweede lid (nieuw) wordt “tweede lid” vervangen door: eerste lid.

E

Het opschrift van paragraaf 3 komt te luiden:

Paragraaf 3 Het verstrekken van informatie en technische vragen

F

De artikelen 5 en 6 komen te luiden:

Artikel 5 Verzoeken om informatie en stellen van technische vragen

• 1. Een raadslid of fractievertegenwoordiger kan aan de ambtenaar die op een raadsvoordracht of raadsinformatiebrief vermeld staat rechtstreeks technische vragen stellen over de betreffende documenten. Indien geen ambtenaar vermeld staat op de documenten, kan het raadslid of de fractievertegenwoordiger de technische vragen rechtstreeks stellen aan de directeur van de betreffende directie.

• 2. Een raadslid of fractievertegenwoordiger kan verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang rechtstreeks richten aan de directeur.

• 3. Technische vragen en verzoeken om informatie kunnen zowel mondeling als schriftelijk worden ingediend.

• 4. Als een ambtenaar veel vergelijkbare vragen ontvangt, kan hij in overleg met de griffier en de vragenstellers besluiten om de vragen en de antwoorden geanonimiseerd te delen met de andere raadsleden.

Artikel 6 Verstrekking informatie over verzoeken om bijstand, informatie en beantwoording technische vragen

Indien het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek als bedoeld in deze verordening, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel II

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van 5 april 2023

De voorzitter

Femke Halsema

De raadsgriffier

Jolien Houtman

Toelichting

Algemeen

Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand moet de raad een verordening vaststellen. Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.

De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. De griffiemedewerkers vallen onder het gezag van de griffier.

De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie.

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 2 Verzoek tot verlening van bijstand

Verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie.

Artikel 3 Beoordeling verzoek om bijstand

Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand voert de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid.

Artikel 4 Geschil over verleende ambtelijke bijstand

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.

Artikel 5 Verzoeken om informatie en stellen van technische vragen

Stellen van technische vragen

In aanvulling op de modelverordening van de VNG zijn in dit artikel bepalingen opgenomen over het stellen van technische vragen. Technische vragen over raadsvoordrachten kunnen niet alleen aan de griffier maar ook direct aan de opsteller van de raadsvoordracht worden gesteld, of aan de directeur van de betreffende directie.

Technische vragen zijn gericht op het verkrijgen van feitelijke informatie en kunnen daarom worden beantwoord door de ambtelijke organisatie (de ‘wat’ vragen). Technische vragen gaan vaak over een onderwerp dat is geagendeerd op een aankomende commissie- of raadsvergadering. Technische vragen onderscheiden zich van politieke vragen die door het college moeten worden beantwoord (de ‘hoe en waarom’ vragen). Als technische vragen aan de ambtelijke organisatie, voorafgaand aan de vergaderingen worden beantwoord, kan dat de vergaderingen ontlasten. Dit levert tijdswinst op in de vergaderingen omdat de vragen daar niet gesteld hoeven te worden en de raadsleden goed geïnformeerd zijn over de feiten. De ambtenaren kennen de technische details beter dan de wethouders, terwijl de wethouders juist de politieke vragen in de vergaderingen goed kunnen beantwoorden. Hierdoor ontstaat ook meer tijd voor het politieke debat in de vergaderingen.

Verzoeken om informatie

Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek rechtstreeks kunnen richten aan de directeur. Uiteraard kunnen raadsleden zich ook hier altijd wenden tot de griffier.

Delen van technische vragen en antwoorden

Indien zich de situatie voordoet dat verschillende raadsleden vergelijkbare vragen stellen over een raadsvoordracht, kan het zinvol zijn om de vragen en antwoorden te delen met de gehele raad om zo de raad in een betere informatiepositie te brengen. Het is wel van belang dat dit eerst wordt afgestemd met de vragenstellers omdat deze mogelijk om politieke redenen hun vragen niet van tevoren bekend willen maken. Overigens worden ook regelmatig technische sessies georganiseerd waarin uitleg wordt gegeven en technische vragen kunnen worden beantwoord.

Artikel 6 Verstrekking informatie over verzoeken om bijstand, informatie en beantwoording technische vragen

Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.