Financiële verordening gemeente Nederweert 2023

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Administratie:

  Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b. Rechtmatigheidsverantwoording:

  De rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

• c. Doelmatigheid:

  Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• d. Doeltreffendheid:

  De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

• e. Taakveld:

  Voorgeschreven eenheden die betrekking hebben op taken en daaraan gerelateerde activiteiten van de gemeente waar baten en lasten mee gemoeid zijn.

• f. Programma:

  Een samenhangend geheel van taakvelden.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

• 1. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.

• 2. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode op voorstel van het college de taakvelden per programma vast.

• 3. De raad stelt per programma o.a. vast:

  • a. Wat willen we bereiken?;

  • b. Wat gaan we daarvoor doen?;

  • c. Baten en lasten per taakveld.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting en de jaarstukken worden naast de programma’s o.a. het volgende weergegeven:

  • a. het overzicht van algemene dekkingsmiddelen;

  • b. het overzicht van kosten overhead;

  • c. bedrag voor de heffing van vennootschapsbelasting;

  • d. bedrag onvoorzien.

• 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

• 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.

• 4. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

• 5. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma.

Artikel 4. Kadernota

• 1. Het college biedt aan de raad een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota vast.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2. Bij de behandeling van de bestuursrapportages in de raad, doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.

• 3. Voor zover de daadwerkelijke benodigde bedragen afwijken, worden die in de begroting aangepast via reguliere door de raad vast te stellen begrotingswijzigingen.

• 4. Rapportage over de projecten vindt tussentijds en achteraf plaats.

Artikel 6. Bestuursrapportage

• 1. Het college informeert de raad tweemaal per jaar door middel van bestuursrapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar.

• 2. De bestuursrapportages bevatten een financiële begrotingsbijstelling, inclusief een mondelinge toelichting en een beleidsinhoudelijke verantwoording, die de raad ter vaststelling wordt voorgelegd.

• 3. In de bestuursrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten in de begroting groter dan € 5.000 toegelicht.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het college de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

• 2. Vooruitlopend op het bestemmingsvoorstel over het jaarrekeningresultaat kan het college de raad voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgende begrotingsjaar.

Artikel 8. Informatieplicht

Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld haar wensen en bedenkingen kenbaar te maken aan het college wanneer er sprake is van:

• Het verstrekken van leningen en garanties, leningen naar derden voor een bedrag groter dan € 25.000.

• Bij leningen en garanties onder de € 25.000 geldt de actieve informatieplicht door het college aan raad.

Artikel 9. EMU-saldo

Als het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, hebben overschreden, informeren het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 10. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan €25.000 nader toegelicht.

Artikel 11. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het college biedt de raad jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 12 Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage .

• 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Hoofdstuk 4. Financieel beleid

Artikel 14. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaalde actief en het saldo van agio en disagio worden lineair in maximaal 5 jaar afgeschreven.

• 2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3. Materiële vaste activa met economisch nut worden annuïtair afgeschreven in maximaal 40 jaar.

• 4. Materiële vaste activa met maatschappelijk nut worden annuïtaire afgeschreven in maximaal 40 jaar.

• 5. Op riolering wordt niet afgeschreven, maar wordt gelijk ten lasten van de voorziening gebracht.

• 6. Op gronden en terreinen worden niet afgeschreven.

• 7. Investeringen waarbij sprake is van bijdragen van derden dienen netto geactiveerd te worden. Dit houdt in dat eventuele bijdragen van derden in aftrek moeten worden gebracht van de investering.

• 8. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 25.000 worden niet geactiveerd, met uitzondering van gronden en terreinen. Bij investeringen waarvoor de gemeente Nederweert VPB-plichtig is, zal de richtlijn van de belastingdienst worden gevolgd.

• 9. In de periode van verkrijging- of vervaardiging wordt geen afschrijving berekend. De afschrijving vangt aan in het eerste boekjaar na ingebruikname.

Artikel 15. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor openstaande vorderingen betreffende gemeentelijke belastingen en heffingen en overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen per balansdatum.

Artikel 16. Reserves en voorzieningen

• 1. In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats indien er geen sprake is van externe financiering.

• 2. Het college biedt de raad eenmaal per vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld en behandelt:

  • a. de vorming en besteding van reserves;

  • b. de vorming en besteding van voorzieningen

• 3. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

  • a. het specifieke doel van de reserve;

  • b. de voeding van de reserve;

  • d. de maximale hoogte van de reserve indien van toepassing; en

  • e. indien van toepassing de maximale looptijd

Artikel 17. Kostprijsberekening van rechten, heffingen en leges

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten, heffingen en leges waarmee kosten in rekening worden gebracht, wordt een voorcalculatorisch extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast directe kosten ook indirecte kosten betrokken.

  • a. De directe kosten betreffen kosten die voortvloeien uit taakvelden, die voor rekening komen van rechten, heffingen en leges.

  • b. De indirecte kosten betreffen kosten die voortvloeien uit het taakveld overhead. De toerekening van overhead aan de rechten, heffingen en leges geschiedt op basis van de personeelslasten met de formule: ((Personeelslasten taakveld)/(totale personeelslasten alle taakvelden exclusief overhead)) x overhead = opslag taakveld.

• 2. Bij de kosten worden betrokken de bijdrage aan reserves en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolheffing en afvalstofheffing de compensabele btw en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

Artikel 18. Kostprijsberekening van goederen, werken en diensten

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een voorcalculatorisch extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast directe kosten ook indirecte kosten betrokken.

  • a. De directe kosten betreffen kosten die voortvloeien uit de loonkosten conform het financieel systeem. Voor het bepalen van het uurtarief wordt het aantal directe productieve uren gebruikt zoals is vermeld in het document “Handleiding Overheidstarieven” van het ministerie van financiën.

  • b. De indirecte kosten betreffen kosten die gekenmerkt zijn als overhead, zoals vermeld is in het document “Handleiding Overheidstarieven” van het ministerie van financiën.

• 2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdrage aan reserves en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en eventuele niet-compensabele btw.

Artikel 19. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de rechten, heffingen en leges.

Artikel 20. Financieringsfunctie

Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

• 1. Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de gemeentelijke publieke taak.

• 2. Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen (reserves en voorzieningen) te gebruiken om het renteresultaat te optimaliseren.

• 3. De gemeente vraagt offertes op bij minimaal twee instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken.

Hoofdstuk 5. Paragrafen bij de begroting en jaarstukken

Artikel 21. Lokale heffingen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf lokale heffingen de verplichte onderdelen op grond van artikel 10 van het Bbv op.

Artikel 22. Weerstandsvermogen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Bbv op.

Artikel 23. Onderhoud kapitaalgoederen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het Bbv op.

Artikel 24. Financiering

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf financiering de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Bbv op.

Artikel 25. Bedrijfsvoering

Het college neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 10 overschrijden of voldoen aan kwalitatieve criteria rapportagegrens en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Artikel 26. Verbonden partijen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf verbonden partijen de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het Bbv op.

Artikel 27. Grondbeleid

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf grondbeleid de verplichte onderdelen op grond van artikel 16 van het Bbv op.

Hoofdstuk 6. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 28. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• 1. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel;

• 2. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, enzovoorts;

• 3. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• 4. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• 5. het afleggen van verantwoording door het college aan de raad over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• 6. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 29. Financiële organisatie

Het college draagt zorg voor:

• 1. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie;

• 2. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden op de maat van Nederweert en bij processen van materiële omvang. Hiermee is aan de eisen van interne controle voldaan en is de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen gewaarborgd;

• 3. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• 4. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• 5. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• 6. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• 7. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen, en

• 8. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan;

• 9. het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 30. Interne control

• 1. Het college zorgt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteren burgemeester en wethouders daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 25. Daarnaast informeert het college de raad over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2. Het college zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd. Bij afwijkingen in de administratie neemt het college maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Hoofdstuk 7. Slotbepalingen

Artikel 31. Intrekking oude regeling

De verordening gemeente Nederweert 2022 zoals vastgesteld bij besluit van 16 maart 2021 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt

Artikel 32 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking na publicatie en bekendmaking.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald onder de naam ‘Financiële verordening gemeente Nederweert 2023.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 21 maart 2023.

De raad voornoemd,

De raadsgriffier,

T. (Thijs) Deckers

De voorzitter,

B.M.T.J. Op de Laak