Verordening organisatie financieel beleid en beheer gemeente Gennep (ex artikel 212 Gemeentewet)

De gemeenteraad van Gennep,

• gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Gennep d.d. 14 februari 2023;

• overwegende het advies van het auditcomité d.d. 6 februari 2023;

• gehoord de voorbereidende raadsvergadering d.d. 27 februari 2023;

• gelet op artikel 212 van de gemeentewet;

besluit:

• 1. de “Verordening organisatie financieel beleid en beheer gemeente Gennep (ex artikel 212 Gemeentewet)” vast te stellen.

Verordening organisatie financieel beleid en beheer gemeente Gennep (ex artikel 212 Gemeentewet)

1 Inleidende bepalingen

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b. overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.

• c. rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

2 Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

• 1. De raad stelt met de vaststelling van de begroting de programma-indeling inclusief de toegewezen taakvelden vast.

• 2. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode op voorstel van het college per programma vast:

  • a. de taakvelden, en

  • b. de beleidsindicatoren. Het voorstel van het college bevat in ieder geval de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt:

  • a. van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven, en

  • b. in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.

• 2. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

• 3. In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 30.000 afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4. Kaders begroting: Voorjaarsnota

Het college biedt jaarlijks aan de raad een voorstel aan met betrekking tot het beleid, de autonome ontwikkelingen en de financiële kaders van de ontwerpbegroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming, met daarin een actualisatie van het lopende begrotingsjaar en de kaders voor het volgende begrotingsjaar; de zogenaamde Voorjaarsnota.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma en de eerstvolgende jaarschijf van het investeringsschema.

• 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3. Het college informeert zonodig de raad als zij verwacht, dat de lasten van een programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een programma de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden.

• 4. Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in de raad bedoeld in artikel 6, eerste lid, doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het college indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

• 5. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor. Indien er gevolgen zijn voor de schuldpositie informeert het college de raad in het betreffende voorstel.

• 6. Bij investeringen met een meerjarig karakter stelt het college aan de raad voor op welke wijze de jaarschijven binnen het investeringsbudget worden opgebouwd. Goedkeuring voor verschuivingen tussen de jaarschijven worden aan de raad integraal voorgelegd bij de jaarrekening.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1. Het college informeert de raad door middel van trimesterrapportages over de realisatie van de lopende begroting van de gemeente over de eerste vier en de eerste acht maanden van het begrotingsjaar.

• 2. De trimesterrapportage bevat een uiteenzetting van de uitvoering en de bijstelling van het beleid en de budgetten.

• 3. In de trimesterrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting vanaf € 10.000 toegelicht en daar waar nodig aangevuld met de genomen en/of te nemen maatregelen ter voorkoming van overschrijdingen.

• 4. Het college informeert de raad over de consequenties van circulaires betreffende de algemene uitkering van het Gemeentefonds.

• 5. Het college informeert in de vorm van een stresstest de raad één keer per jaar over de financiële stabiliteit en positie van de gemeente.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het college de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

• 2. De raad mandateert het college om eventuele onderbestedingen binnen de budgetten uit de hieronder benoemde categorieën, voor zover passend binnen de bestaande door de Raad goedgekeurde programmabegroting, over te hevelen naar het jaar hierop volgend via de bestemmingsreserve budgetoverheveling:

  • Reguliere exploitatiebudgetten

  • Middelen verkregen van derden

  • Projectbudgetten

• 3. Het college informeert de Raad, welke overhevelingen hij voornemens is om op te nemen in de jaarrekening van het betreffende jaar.

3 Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. De raad stelt vast op welke wijze hij in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken ook over niet verplichte onderdelen wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van minimaal 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000 nader toegelicht.

• 4. In de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen:

  • a. een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 8, lid 2 overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

  • b. een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

  • c. rapportage over het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

  • d. eventueel geconstateerde fraude door eigen medewerkers.

Artikel 9. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium betreft eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het college biedt de raad jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan met relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 10. Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium betreft de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd,. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a. Er sprake is van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b. Er sprake is van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c. De overschrijding geautoriseerd is door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 11. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium heeft betrekking op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2. Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

4. Financieel beleid

Artikel 12. Nota’s

• 1. Het college biedt de raad nota’s aan over de volgende onderwerpen:

  • a. Activering & afschrijving

  • b. Reserves & voorzieningen

  • c. Grondbeleid

• 2. Actualisatie of herijking van de nota’s vindt plaats op basis van een inhoudelijke aanleiding of op verzoek van de raad.

• 3. De raad heeft de bevoegdheid nota’s toe te voegen.

Artikel 13. Beleidsplannen/beheerplannnen

• 1. Het college biedt de raad beleidsnotities aan over de volgende onderwerpen:

  • a. Wegen,

  • b. Riolering,

  • c. Gebouwen,

  • d. Groen,

  • e. Verlichting,

  • f. Speelvoorzieningen.

• 2. Onderhoudsplannen voor kapitaalgoederen waar een onderhoudsvoorziening aan ten grondslag ligt worden conform BBV ten minste 5 jaarlijks geactualiseerd.

Artikel 14. Waardering en afschrijving vaste activa

In aanvulling op artikel 12, lid 1, sub a heeft het college de mogelijkheid om tussentijds bij nieuwe activasoorten een passende afschrijvingstermijn toe te kennen welke naderhand bij een actualisatie van de nota worden toegevoegd.

Artikel 15. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW), de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid en de kosten voor straatreiniging betrokken.

• 3. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.

• 4. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

• 5. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het derde en vierde lid betreffen, wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten, rechten en heffingen, gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel.

• 6. Het percentage voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijnde activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. Het percentage van deze rente wordt bepaald door de totale begrote rentekosten op de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten te delen door de boekwaarde van de vaste activa en voorraad grondexploitaties. De uitkomst van dit percentage van de rente wordt op een half procent afgerond. Het college heeft de mogelijkheid om vanuit het oogpunt van renterisico (opvangen fluctuaties) bij de begroting van het berekende percentage af te wijken.

Artikel 16. Prijzen economische activiteiten

• 1. Voor de levering van goederen, diensten en werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

• 2. Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht.

• 3. Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen.

• 4. Bij afwijking van het eerste, tweede of derde lid vanwege een publiek belang doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de activiteiten wordt gemotiveerd.

• 5. Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in het vorige lid zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en er sprake is van een van de uitzonderingen zoals genoemd in artikel 25h van de Mededingingswet.

Artikel 17. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolrechten, afvalstoffenheffing en gemeentelijke leges.

Artikel 18. Financieringsfunctie

Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de richtlijnen in acht zoals deze zijn vastgelegd in het door de raad vastgestelde Treasurystatuut.

5. Paragrafen

Artikel 19. De paragrafen

• 1. Bij de begroting en jaarrekening wordt conform wet- en regelgeving invulling gegeven aan de verplichte paragrafen betreffende;

  • a. Lokale heffingen

  • b. Weerstandsvermogen en risicobeheersing

  • c. Onderhoud kapitaalgoederen

  • d. Financiering

  • e. Bedrijfsvoering

  • f. Verbonden partijen

  • g. Grondbeleid

• 2. De raad en het college hebben de bevoegdheid om daarnaast extra paragrafen toe te voegen aan de begroting en jaarrekening.

6 Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 20. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 21. Financiële organisatie

Het college draagt, zorgt voor:

• a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de taakvelden.

• f. de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

Artikel 22. Interne controle

• 1. Het college draagt, zorgt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen raporteert het college daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 8, lid 4 sub a. Daarnaast informeert het college de raad over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2. Het college zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 5 jaar. Bij afwijkingen in de administratie neemt het college maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

7 Slotbepalingen

Artikel 23. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2023 en per genoemde datum wordt de “Verordening organisatie financieel beleid en beheer gemeente Gennep (ex artikel 212 Gemeentewet)” d.d. 18-12-2017 ingetrokken.

Artikel 24. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: Financiële verordening gemeente Gennep.

Aldus besloten in de openbare besluitvormende raadsvergadering d.d. 13 maart 2023.

De raad voornoemd,

De griffier, Jos van der Knaap

De voorzitter, Hans Teunissen