/2/png-2/RGB.png)
Gemeenteblad van Breda
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Breda | Gemeenteblad 2023, 130652 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Vervangingsbesluit papieren bouwvergunningen periode 1903 tot en met 2013
Burgemeester en wethouders van Breda maken bekend dat zij op 14 maart 2023 het Vervangingsbesluit papieren bouwvergunningen periode 1903 tot en met 2013 hebben vastgesteld. De onderbouwing van het besluit en de toelichting daarop is opgenomen in het Handboek vervanging bouwarchief gemeente Breda periode 1903 tot en met 2013.
Het vervangingsbesluit wordt van kracht met ingang van de eerste dag na die van deze bekendmaking.
Het is voor belanghebbenden mogelijk om tegen dit besluit op grond van de Algemene wet bestuursrecht een bezwaarschrift in te dienen. Dit moet binnen zes weken na deze bekendmaking schriftelijk ingediend worden en gericht zijn aan burgemeester en wethouders van de gemeente Breda, t.a.v. Adviescommissie bezwaarschriften, Postbus 90156, 4800 RH te Breda. In het ondertekende bezwaarschrift moet het volgende zijn opgenomen:
- •
- •
- •
- •
Als het bezwaarschrift door iemand anders dan de belanghebbende wordt ingediend, moet een volmacht worden meegestuurd.
Het bezwaarschrift kan ook per elektronisch formulier worden verzonden. Dit formulier is te vinden op www.breda.nl. Daar is ook meer informatie over bezwaarschriften te lezen.
Handboek vervanging bouwarchief gemeente Breda
De archiefwet 1995 (artikel 7) geeft zorgdragers (College van Burgemeester en Wethouders) de mogelijkheid papieren archiefbescheiden te vervangen door digitale reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen 1 . De reproducties nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 19952 .
Dit document is de toelichting op het besluit tot vervanging van de blijvend te bewaren papieren bouwvergunning dossiers door de gedigitaliseerde bouwvergunningen. Het betreft het bouwarchief van gemeente Breda over de periode 1903-2013. De bouwvergunningen van de voormalige gemeenten Princenhage, Ginneken en Teteringen zijn wegens archieftechnische redenen niet gedigitaliseerd. Een volledig overzicht van de gedigitaliseerde bouwarchieven staat in bijlage II.
Beschreven wordt de technische inrichting en de procedure van het vervangingsproces, waarbij invulling wordt gegeven aan de in het voornoemde artikel geformuleerde eis dat vervanging alleen mag plaatsvinden met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
Deze toelichting geeft invulling aan de verplichting3 in het archiefbesluit, en bij de bekendmaking daarvan, melding te maken van de wijze waarop rekening is gehouden met de waarde van de te vervangen archiefbescheiden. Dit als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek4 .
Omdat het hier vervanging betreft van voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden wordt invulling gegeven aan de daartoe in artikel 26b van de Archiefregeling nader gestelde eisen:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
- h.
Het papieren bouwarchief van de gemeente Breda betreft ongeveer 1,5 kilometer en staat verspreid over 2 locaties. In de archiefbewaarplaats van Stadsarchief Breda staat ongeveer 900 meter (periode 1903-1996) bouwarchief en op het Stadskantoor van de gemeente Breda ongeveer 600 meter (periode 1997-juni 2013). Het papieren bouwarchief is afgelopen jaren gedigitaliseerd.
Het bouwarchief wordt door zowel ambtenaren als burgers en bedrijven veel geraadpleegd. Met het zoeken naar en versturen, afleveren en terugplaatsen van de papieren dossiers is veel tijd gemoeid. Tevens gaat de fysieke conditie van de dossiers door het vele raadplegen hard achteruit.
Een digitaal bouwarchief brengt vele voordelen met zich mee. De toegankelijkheid voor ambtenaren wordt flexibeler waardoor plaats- en tijdsonafhankelijk werken veel beter wordt gefaciliteerd. De digitale dossiers zijn direct beschikbaar.
De digitale beschikbaarstelling aan burgers en bedrijven sluit beter aan bij de digitale ontwikkelingen in de maatschappij. De dienstverlening verloopt vele malen sneller.
1.2 Doel handboek vervanging bouwarchief
De papieren bouwvergunningen worden door het nemen van een vervangingsbesluit formeel vervangen door digitale reproducties. De digitale bouwvergunning is dan het origineel. De oorspronkelijke papieren bouwvergunningen worden daarna vernietigd. Vervanging is een onomkeerbaar proces. De kwaliteit is daarom van cruciaal belang. Het doel van het handboek is “de juiste en volledige weergave van, in de te vervangen archiefbescheiden, voorkomende gegevens”5 te waarborgen en onderbouwt het vervangingsbesluit.
1.3 Reikwijdte vervangingsbesluit
Onder de reikwijdte van het vervangingsbesluit vallen alle aanwezige analoge bouwvergunningen van de gemeente Breda van 1903 t/m 11 juni 2013. Hieronder vallen ook de bouwarchieven van de voormalige randgemeenten Nieuw-Ginneken, Teteringen en Prinsenbeek vanaf 1903 t/m 1996 (gemeentelijke herindeling in 19966 ). Vanaf 12 juni 2013 wordt het proces van de omgevingsvergunningen volledig digitaal uitgevoerd.
1.4 Het gemeentelijke werkproces
Het werkproces dat ten grondslag ligt aan de archiefbescheiden is “beoordelen aanvragen voor een bouwvergunning7 ” en “toezicht houden op de realisatie”. De wettelijke basis voor dit proces is de Woningwet en vanaf 1 oktober 2010 de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO).
1.5 Uitsluitingen op de vernietiging
Met het nemen van het vervangingsbesluit worden de papieren archiefbescheiden vervangen door digitale reproducties. De oorspronkelijke papieren documenten worden, na controle, vernietigd na onherroepelijk worden van het besluit door het college van B&W.
Door Stadsarchief Breda zijn enkele bouwvergunningen geselecteerd welke worden uitgesloten van vernietiging. Stadsarchief Breda vindt het waardevol om een kleine collectie analoge bouwvergunningen in het archief op te nemen om in de toekomst de “look and feel” van de papieren dossiervorming te borgen.
1.6 Belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek
Voor historisch onderzoek, het maken van plannen, handhaving en actuele ontwikkelingen zijn de bouw- en omgevingsvergunningen een belangrijke bron voor de gemeente Breda. Gereconstrueerd kan worden hoe de bebouwde omgeving er heeft uitgezien (bv. na sloop) en welke bedrijfsmatige activiteiten op een bepaalde locatie zijn uitgevoerd.
Andere overheidsorganen die veelvuldig gebruik maken van deze archieven zijn:
- •
- •
- •
Vervanging van de in dit handboek beschreven bouwvergunningen voldoet aan de daaraan gestelde eisen, waardoor de belangen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek niet worden geschaad.
2- Digitaal archiveren en toegankelijkheid
Voor het duurzaam bewaren van digitale informatieobjecten die voor langdurige bewaring in aanmerking komen is door gemeente Breda een digitale archiefbewaarplaats, het E-depot van Divault ingericht.
Bouwvergunningen en/of omgevingsvergunningen zijn langdurig te bewaren en dienen dus te worden opgenomen in het E-depot. De gedigitaliseerde bouwvergunningen zijn naar het E-depot overgebracht en zijn openbaar8 met uitzondering van de vergunningen van gebouwen waar een beperking op rust en archiefstukken met bijzondere persoonsgegevens. Deze komen alleen beschikbaar via een aanvraag met motivatie en een vastgestelde procedure.
Foto’s en tekeningen zijn auteursrechtelijk beschermd en mogen niet direct getoond worden in het E-depot, maar komen beschikbaar via een link in de mailbox van de aanvrager.
3- Vernietiging gedigitaliseerde bouwvergunningen
Na controle van de opname in het E-depot van de digitale bouwvergunningen door Documentmanagement/Stadsarchief Breda is geborgd dat de digitale bouwvergunningen een volledige, betrouwbare en toegankelijke reproductie zijn van de analoge bouwvergunningen.
Daadwerkelijke vernietiging van de oorspronkelijke analoge archiefbescheiden wordt uitgevoerd door VADA te Nijverdal. Van de vervanging van de archiefbescheiden wordt te zijner tijd conform artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 een verklaring van vervanging opgesteld. Deze verklaring wordt voor blijvende bewaring opgenomen in het archief van gemeente Breda.
De van oorsprong papieren bouwvergunningen worden vernietigd nadat het college van B&W van gemeente Breda het vervangingsbesluit heeft vastgesteld en onherroepelijk is.
Op basis van de gevolgde aanbestedingsprocedure is voor het digitaliseren van het papieren bouwarchief van de gemeente Breda een raamovereenkomst met Multiscan Imagine B.V. te Urk afgesloten.
Op basis van de in de offerteaanvraag opgenomen wensen en eisen en het eigen productieproces heeft Multiscan Imagine B.V. het “Plan van aanpak digitaliseren bouwvergunningen gemeente Breda” opgesteld. Het Plan van Aanpak beschrijft het productieproces in al zijn facetten. Van transporteren van de gemeente Breda/Stadsarchief Breda naar de scanvoorziening in Urk tot uiteindelijke vernietiging van de papieren archiefbescheiden bij VADA Nijverdal9
Bijlage II Proces digitalisering
A Start van het digitaliseringstraject
Het papieren bouwarchief van de gemeente Breda bevond zich op 2 locaties. Hierdoor is besloten het project in 2 fases uit te voeren. Fase 1 heeft betrekking op het aanwezige papieren bouwarchief op het stadskantoor (640m1). Fase 2 heeft betrekking op het aanwezige papieren bouwarchief op het Stadsarchief Breda (900m1). Uitgezonderd zijn de stukken die behoren bij de bouwvergunningen van de voormalige gemeente Princenhage, Ginneken en Teteringen. Deze blijven om archieftechnische redenen opgenomen in de desbetreffende archiefseries.
Overzicht bouwarchief in deelarchieven:
Om van de 2 afzonderlijke papieren archieven (met elk een eigen metadataset (gegevens) uiteindelijk een digitaal bouwarchief te vormen is een uniforme metadataset samengesteld:
Bij fase 1 is voor de koppeling van de scans aan de juiste vergunning een metadataset uit de objectenmodule in combinatie met de dossiermodule (onderdeel van het post- en dossierregistratiesysteem P&A) naar Multiscan gestuurd. Voor fase 2 is een metadataset uit de bouwmodule van Picturae (applicatie voor toegankelijkheid archieven Stadsarchief Breda) meegestuurd.
Niet alle metadata is verplicht, maar draagt wel bij aan de duurzame toegankelijkheid 10 van het digitale bouwarchief. De context wordt geborgd. Het uiteindelijke resultaat is een digitaal bouwarchief waarbij alle vergunningen voorzien zijn van dezelfde metadata.
De onderstaande metadataset is gebruikt om de noodzakelijke standaard metadataset (TMLO) van het E-depot te vullen.
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
C Indeling digitale bouwdossiers
Voor een goede toegankelijkheid van het digitale bouwarchief is afgesproken dat elk dossier (ongeacht fase 1 of fase 2) een uniforme indeling heeft. Hiervoor is met Multiscan afgesproken om gebruik te maken van gekleurde tabbladen, zodat de dossiers uniform zijn opgebouwd en het bouwarchief goed toegankelijk is. De volgende tabbladen zijn gebruikt:
- •
- •
- •
- •
- •
D Voorbereiding dossiers voor digitalisering
Met Multiscan is afgesproken dat de gemeente Breda/Stadsarchief Breda voor zowel fase 1 als fase 2 de voorbereiding op scanning van de te vervangen bouwvergunningdossiers in eigen beheer verricht. De werkzaamheden bestaan uit:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
E Specifieke voorbereidingswerkzaamheden voor fase 1
In fase 1 zijn de fysieke archiefbescheiden, die al voor vernietiging in aanmerking kwamen op basis van de selectielijst, uit de dossiers verwijderd.
F Specifieke voorbereidingswerkzaamheden voor fase 2
Doordat er bij fase 2 verschillende ordeningen voorkomen in de verschillende archiefblokken zijn er voor fase 2 afspraken gemaakt met Multiscan inzake de voorbereidende werkzaamheden. Dit om te borgen dat Multiscan uiteindelijk een volledig en toegankelijk bestand aanlevert. Specifieke werkzaamheden voor fase 2 zijn:
- •
De archiefblokken Nieuw-Ginneken BWT zijn per archiefblok geordend op straatnaam in verzamelmappen. Om te borgen dat Multiscan de juiste scan aan de juiste metadata koppelt zijn door Multiscan patchbladen (bladen met barcode welke ervoor zorgt dat de metadata aan de juiste scans gekoppeld worden) geprint op basis van het toegestuurde metadatabestand en zijn deze patchbladen door medewerkers Stadsarchief Breda zelf toegevoegd aan de juiste papieren dossiers.
- •
De archiefblokken Prinsenbeek BWT zijn per archiefblok geordend in verzamelmappen op inventarisnummer. Om te borgen dat Multiscan de juiste scan aan de juiste metadata koppelt zijn door Multiscan patchbladen (bladen met barcode welke ervoor zorgt dat de metadata aan de juiste scans gekoppeld worden) geprint op basis van het toegestuurde metadatabestand en zijn deze patchbladen door medewerkers Stadsarchief Breda zelf toegevoegd aan de juiste papieren dossiers.
In het Plan van Aanpak is het hele scanproces beschreven. Het digitaliseren van de dossiers heeft plaats gevonden overeenkomstig de onderstaande werkwijze:
- •
- •
- •
- •
Alleen volledig blanco pagina’s zijn weggelaten, dit na controle of een pagina ook daadwerkelijk volledig blanco is. In de praktijk hebben scans vaak doordrukken van de andere kant waardoor een blanco pagina niet als blanco wordt aangemerkt door de software. Gemeente Breda heeft besloten deze pagina’s in de scans toe te staan.
- •
- •
- •
- •
Alle files zijn gescand in een JPEG formaat met een maximale factor 1:10 compressie.
Voor het raadplegen van de bestanden worden ze geconverteerd naar PDF/A-1b. Hiermee wordt voldaan aan de eis in Archiefregeling art. 26, lid 1, dat digitale archiefbescheiden opgeslagen worden in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard.
De digitale bestanden worden per dossier, tab of tekening geconverteerd naar een PDF/A-1b bestand.
Alle documenten worden als multipage PDF/A-1b inclusief OCR 11 aangeleverd. Tekeningen worden als single-page PDF/A-1b opgeleverd zonder OCR, waarbij voor- en achterkant apart gekenmerkt zijn.
I Reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit
De te vervangen papieren documenten kunnen kleuren bevatten die essentieel zijn om deze documenten correct te kunnen interpreteren. Voor deze documenten is digitalisering met behoud van de originele kleuren noodzakelijk. Om hieraan te voldoen is met Multiscan afgesproken dat alle documenten en tekeningen werden gescand in 300 dpi 24 bits RGB kleur.
J Gebruikte hardware, software en technische specificaties
Bij de vervanging van bouw- en omgevingsvergunningen is gebruik gemaakt van de hieronder vermelde hard- en software. De instellingen zijn zoals vermeld in paragraaf 4.6.
Bijlage III Opname in het E-depot
Na digitalisering door Multiscan zijn de digitale dossiers door Multiscan aangeleverd bij Divault inclusief de metadataset.
Het E-depot maakt gebruik van de TMLO (Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden) TMLO draagt bij aan standaardisatie van het vastleggen en uitwisselen van metagegevens door overheden.
Divault heeftd de metadataset, die door Multiscan was aangeleverd, omgezet naar TMLO, waardoor de bestanden toegankelijk en terugvindbaar zijn. De bestanden zijn toegevoegd aan het E-depot Divault.
Niet alle metadatavelden uit de TMLO zijn verplicht. De volgende metadata zijn gebruikt waarbij onderscheid gemaakt is tussen een dossier en een archiefstuk;
Dossier; Identificatiekenmerk, Aggregatieniveau,Naam,Classificatiecode, Classificatieomschrijving, Classificatiebron, Classificatie periode begin, Dekking in tijd- type, Dekking in tijd periode begin, Dekking Geografisch_gebied Adres straat, Dekking Geografisch_gebied Adres plaats, Dekking Geografisch_gebied Adres huisnummer, Dekking Geografisch_gebied Adres letter, Dekking Geografisch_gebied Adres toevoeging, Event_geschiedenis Event Periode Begin, Event_geschiedenis Event Periode Type, Event_geschiedenis Event Beschrijving, Event_geschiedenis Event Verantwoordelijke_functionaris, Relatie ID, Relatie Type, Relatie Periode Begin, Ontstaanscontext Actor Identificatiekenmerk, Ontstaanscontext Actor Aggregatieniveau, Ontstaanscontext Actor Autorisatienaam, Integriteit Kwaliteit
Archiefstuk; Identificatiekenmerk, Aggregatieniveau , Naam, Relatie ID, Relatie Type, Relatie Periode Begin, Integriteit Kwaliteit , Vorm Genre_Of_Redactie, Formaat Identificatiekenmerk
Bijlage IV Kwaliteitsprocedures
Voor alle te vervangen documenten geldt dat :
- -
- -
- -
Kwaliteitsprocedures Multiscan en VADA
Een volledige beschrijving van de kwaliteitsprocedures staat in het kwaliteitsplan van Multiscan . Hoofdpunten uit het kwaliteitsplan zijn:
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
- -
Kwaliteitsprocedures gemeente Breda
De volgende controles zijn uitgevoerd:
- -
- -
- -
De geconstateerde fouten zijn hersteld, en nogmaals gecontroleerd. Uiteindelijk zijn er na de herstelacties geen fouten meer geconstateerd.
De masterbestanden (JPEG), XML en raadpleegkopie PFD/A 1b worden na oplevering afgeleverd op verwisselbare HD schijven. De HD schijven worden door Multiscan afgeleverd bij Stadsarchief Breda. Hiervoor wordt een Procesverbaal van Oplevering getekend.
De HD schijven met daarop de digitale informatieobjecten worden 100% gecontroleerd m.b.v. Windows Commander of hetgeen wat op de HD schijven staat daadwerkelijk overeenkomt met de informatie uit de overdrachtsmap.
Gedurende 3 maanden, gerekend vanaf het moment van het door beide partijen ondertekende Procesverbaal van Oplevering, bewaart Multiscan een kopie van zowel het masterbestand als de raadpleegkopie.
In de overeenkomst met Multiscan is opgenomen dat zij na eindoplevering nog 2 jaar verantwoordelijk zijn voor het herstellen van fouten.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2023-130652.html