Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2023

De raad, het college en de burgemeester van de gemeente Zoetermeer;

Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 21 februari 2023

besluiten

Het Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2023 vast te stellen;

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1:1 Geheimhouding als uitzondering

• 1. In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad, en in de beraadslagingen tussen college, burgemeester en raad is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering.

• 2. Hierbij geldt als uitgangspunt het algemeen belang van de openbaarheid van bestuurlijke informatie.

• 3. De keuze voor geheimhouding wordt gemotiveerd, zoveel mogelijk in het openbaar.

Artikel 1:2 Wettelijke kaders voor geheimhouding

• 1. De Gemeentewet regelt in de artikelen 87 tot en met 89 de kaders voor geheimhouding.

• 2. De Gemeentewet bepaalt in artikel 23 de regels voor besloten raadsvergaderingen, in artikel 54 eerste lid voor het college en in artikel 84 derde lid voor commissies.

• 3. De Gemeentewet bepaalt in artikel 81 de regels voor kennisgevingen van beslissingen van de burgemeester aan de raad.

• 4. De Wet open overheid geeft in artikel 5:1 eerste en tweede lid de uitzonderingen aan waarin geheimhouding kan worden opgelegd.

• 5. De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze bepaling geldt als een algemene regel in verhouding tot de in het eerste en tweede lid genoemde bepalingen inzake geheimhouding uit de Gemeentewet.

• 6. Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid als misdrijf van het schenden van geheimen.

Artikel 1:3 Gemeentelijke kaders voor geheimhouding

• 1. In het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad van de gemeente Zoetermeer worden de regels voor besloten vergaderingen en geheimhouding nader uitgewerkt.

• 2. In het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Zoetermeer worden de regels voor vergaderingen en geheimhouding nader uitgewerkt.

• 3. In de Gedragscode Integriteit burgemeester en wethouders van de gemeente Zoetermeer en de Gedragscode Integriteit raadsleden van de gemeente Zoetermeer worden nadere afspraken gemaakt m.b.t. de openbaarheid van bestuur, geheimhouding en gebruik van informatie.

Toelichting

Bij aanvang van de college- en raadsperiode volgen de leden een training in het kader van integriteit over geheimhouding, het omgaan met geheime stukken en het vergaderen in beslotenheid. Het initiatief hiertoe wordt genomen door de burgemeester, secretaris en griffier. Desgewenst wordt de training na 2 jaar herhaald.

Hoofdstuk 2 Geheimhouding van informatie en besluiten

Artikel 2:1 Geheim en vertrouwelijk

• 1. In het verkeer tussen college, burgemeester, commissie en raad wordt de term ‘geheim’ wel, en ‘vertrouwelijk’ niet gehanteerd.

• 2. Informatie van het college, de burgemeester, commissie en de raad is openbaar, óf zij is geheim.

• 3. Ten aanzien van informatie waarover geen geheimhouding is opgelegd geldt dat zij in principe openbaar is, met inachtneming van hetgeen is gesteld in de artikelen 1:2 en 1:3.

Artikel 2:2 Openbaarmaking collegebesluiten

• 1. Het college maakt een door hem genomen besluit openbaar, tenzij hij besluit tot het opleggen van geheimhouding op dat besluit.

• 2. Indien de reden van geheimhouding zich daar niet tegen verzet, wordt het besluit tot geheimhouding opgenomen in de besluitenlijst van de besloten collegevergadering of in de notulen van het geheime gedeelte van de collegevergadering.

Artikel 2:3 Opleggen geheimhouding door college, burgemeester, commissie of raad

• 1. Het college, de burgemeester, commissie of raad legt enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5:1 eerste en tweede lid van de Wet open overheid van toepassing is, of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is.

• 2. Het college, de burgemeester, commissie of de raad legt in principe terughoudend geheimhouding op over een compleet document. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen. Op het document wordt “geheim” vermeld.

• 3. Als geheimhouding wordt opgelegd, dan wordt in het bestuursvoorstel het volgende vermeld:

  • a. motivatie, onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5:1 eerste of tweede lid van de Wet open overheid;

  • b. consequentie als er geen geheimhouding wordt opgelegd;

  • c. onder verwijzing naar artikel 87 van de Gemeentewet,

  • d. de termijn (horizonbepaling);

  • e. welke onderdelen van het voorstel geheim zijn;

• 4. Een horizonbepaling bevat een conditie waaronder of een datum waarop geheimhouding geacht wordt te zijn opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt opgenomen “voor onbepaalde tijd”.

Toelichting

Formulering besluit:

• 1. Geheimhouding op te leggen op [type document (bijv. het raadsmemo of bijlage x behorend bij…)] “[naam memo of bijlage]” van datum [datum] op grond van artikel 87 van de Gemeentewet juncto artikel 5:1 [eerste of tweede lid, sub…] van de Wet open overheid vanaf [ingangsdatum] tot [einddatum] omdat [reden + motivering].

Bij elk geheim document, bijvoorbeeld een memo of een bijlage bij een raadsvoorstel, wordt een ingevuld sjabloon gevoegd met de informatie zoals bedoeld in artikel 2:3 derde lid van dit protocol.

Artikel 2:5 Publicatie geheime commissie- en raadsstukken

• 1. Geheime commissie- en raadsinformatie wordt wel op het raadsinformatiesysteem geplaatst, maar is alleen toegankelijk via het besloten deel van het raadsinformatiesysteem voor commissie- en raadsleden, de medewerkers van de griffie, het college, de gemeentesecretaris, het directieteam, de bestuursadviseurs en het team bestuursondersteuning.

• 2. Uitgangspunt bij geheime commissie- en raadsinformatie is dat commissieleden alleen toegang hebben tot geheime commissie-informatie en raadsleden tot zowel commissie- als raadsinformatie.

Hoofdstuk 3 Vergaderen in beslotenheid

Artikel 3:1 Openbare aankondiging en opening

• 1. Raads- en commissievergaderingen zijn in principe openbaar. Ze worden in ieder geval in het openbaar aangekondigd en geopend, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten. Deze vergadering is van begin tot einde besloten.

• 2. Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat geheime informatie wordt besproken.

• 3. Raadsleden mogen aanwezig zijn bij besloten vergaderingen van raad en commissies. Indien het om een besloten vergadering over geheime informatie gaat, mogen commissieleden die de desbetreffende informatie hebben ontvangen bij de bespreking hiervan aanwezig zijn.

• 4. Indien in beslotenheid wordt vergaderd over overigens openbare informatie mogen commissieleden hierbij aanwezig zijn, tenzij de uitnodiging voor deze vergadering alleen aan raadsleden is gericht.

Artikel 3:2 Het sluiten van de deuren

• 1. Op verzoek van tenminste één vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, worden de deuren gesloten.

• 2. Als de deuren worden gesloten besluit de commissie of de raad of er naast de raads- of commissieleden zelf en de betrokken leden van het college en de gemeentesecretaris nog anderen aanwezig mogen zijn (bijv. betrokken ambtenaren en de notulist).

• 3. Als de deuren worden gesloten, zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt stopgezet en dat de vergadering niet langer in de nevenruimtes is te volgen.

Artikel 3:3 Vergaderen achter gesloten deuren

• 1. Nadat de deuren zijn gesloten geeft de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Alleen als de raad c.q. de commissie in meerderheid hiertoe besluit zal daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd.

• 2. Voor een besloten vergadering wordt een aparte presentielijst gebruikt. Hierop tekenen behalve de raads- en/of commissieleden ook eventuele overige aanwezigen en derden.

• • 3. a. Het ter vergadering behandelde wordt door de aanwezigen op grond van de wet geheim gehouden. De voorzitter benoemt dit zowel bij het begin als aan het eind van de besloten vergadering als volgt: “Voor de zorgvuldigheid laat ik u weten dat al hetgeen tijdens deze vergadering is c.q. wordt behandeld op grond van artikel 23 vierde lid van de Gemeentewet geheim is”.

  • b. Ter vergadering behandelde openbare informatie is en blijft openbaar.

• 4. De raad c.q. de commissie kan ter vergadering besluiten de verplichting tot geheimhouding op te heffen. De voorzitter doet in voorkomende gevallen aan het eind van de vergadering een voorstel als volgt: “Behalve voor de informatie die voor deze besloten vergadering al geheim was, stel ik u voor de geheimhouding op wat in deze vergadering is behandeld, op te heffen”.

• 5. Raads- en commissieleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de voorzitter en griffier.

• 6. Van een besloten vergadering wordt een apart verslag/besluitenlijst gemaakt, die niet openbaar is tenzij de raad of commissie anders beslist. Deze wordt toegevoegd aan het besloten deel van het raadsinformatiesysteem. Een geheim verslag wordt in een volgende besloten vergadering van het desbetreffende orgaan, dan wel ongewijzigd en zonder inhoudelijke behandeling in een volgende openbare vergadering van het desbetreffende orgaan vastgesteld. Het verslag zelf blijft geheim, tenzij het desbetreffende orgaan besluit de geheimhouding op te heffen. Indien een lid van het desbetreffende orgaan inhoudelijke behandeling van het verslag wenst, geschiedt dit in een besloten deel van de vergadering.

Artikel 3:4 Collegevergaderingen

• 1. Het college vergadert achter gesloten deuren.

• 2. De besluiten die tijdens de collegevergadering worden genomen zijn openbaar, tenzij geheimhouding is opgelegd op grond van artikel 87 Gemeentewet.

• 3. Geheimhouding wordt tijdens de vergadering opgelegd.

Hoofdstuk 4 Opheffen geheimhouding over informatie en besloten vergaderingen

Artikel 4:1 Opheffen geheimhouding

• 1. Het orgaan dat geheimhouding oplegt, is bevoegd de geheimhouding op te heffen.

• 2. In afwijking van het eerste lid kan een door een commissie opgelegde geheimhouding worden opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld.

• 3. In afwijking van het eerste lid moet de geheimhouding door de raad worden opgeheven indien de informatie aan de raad is verstrekt.

Artikel 4:2 Lijst geheime informatie en besloten vergaderingen

• 1. De secretaris houdt een lijst bij van alle informatie ten aanzien waarvan het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd.

• 2. De griffier houdt een lijst bij van alle besloten raads- en commissievergaderingen en van alle informatie die tijdens besloten vergaderingen zijn overlegd en waarover geheimhouding is opgelegd.

• 3. De in het eerste en tweede lid bedoelde lijsten bevatten in ieder geval voor zover van toepassing de datum van de informatie, de datum van de vergadering waarin de geheimhouding is opgelegd, de reden van geheimhouding en de horizonbepaling of de datum waarop de geheime status wordt beëindigd.

Artikel 4:3 Horizonbepalingen

• 1. De secretaris bewaakt de horizonbepalingen m.b.t. geheime college- en raadsinformatie. De griffier doet hetzelfde voor besloten vergaderingen en voor informatie waarop de raad zelf geheimhouding heeft opgelegd.

• 2. Indien noodzakelijk besluit het college opnieuw geheimhouding op te leggen.

• 3. De secretaris controleert jaarlijks in maart en oktober de horizonbepaling en zorgt dat er een voorstel wordt voorgelegd aan het college over het al dan niet handhaven van de geheimhouding.

Artikel 4:4 Opheffing op initiatief van college of burgemeester

In aanvulling op artikel 4:3, lid 3 kan het college of de burgemeester ook op eigen initiatief de raad een voorstel tot opheffing van opgelegde geheimhouding over overgelegde of toegezonden informatie doen. Het is aan de raad om hier over te besluiten.

Artikel 4:5 Publicatie openbaar geworden informatie

Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding is aangenomen ontvangt de griffier z.s.m. de openbare informatie van de auteur. De griffier plaatst vervolgens de desbetreffende informatie op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem, onder vermelding van genoemd besluit.

Hoofdstuk 5 Openbaar en besloten vergaderen in andere gevallen

Artikel 5.1 Overige commissies en werkgroepen

De openbaarheid of beslotenheid van overige commissies en werkgroepen (zoals bijvoorbeeld de enquêtecommissie, vertrouwenscommissie, etc.) wordt geregeld via zelfstandige verordeningen en raadsbesluiten. Datzelfde geldt voor de verslagen en besluitenlijsten van bijeenkomsten van genoemde gremia.

Artikel 5.2 Voorstel presidium

Het presidium van de raad doet voorstellen over de beslotenheid voor bijeenkomsten en overleggen wanneer deze niet per verordening of raadsbesluit is geregeld.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 6.1 Slotbepalingen

• 1. Het Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2022 wordt ingetrokken.

• 2. Dit protocol treedt in werking de dag na bekendmaking.

• 3. Dit protocol kan worden aangehaald als “Protocol geheimhouding gemeente Zoetermeer 2023”.

Vastgesteld door de burgemeester op 21 februari 2023,

drs. M.J. Bezuijen

Vastgesteld door het college op 21 februari 2023,

De voorzitter,

drs. M.J. Bezuijen

de secretaris,

B.J.D. Huykman

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de 20 maart 2023,

de griffier,

drs. R. Blokland MCM

de voorzitter,

drs. M.J. Bezuijen