Nadere regel subsidie verduurzaming evenementen gemeente Utrecht

Burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht;

gelet op artikel 156 lid 3 Gemeentewet;

gelet op artikel 3 lid 2 van de Algemene Subsidieverordening gemeente Utrecht.

Overwegende dat:

in het Coalitieakkoord 2022-2026 Investeren in Utrecht: kiezen voor gelijke kansen, betaalbaar wonen en klimaat; waarin verduurzaming van evenementen als maatregel staat genoemd;

in eerdere besluitvorming en informatievoorziening: inzet onderbesteding TONK-middelen 2022; een toezegging is gedaan dat de TONK-middelen worden ingezet voor de ondersteuning van de evenementenbranche langs de lijn van gezondheid, de viering van Utrecht 900 en duurzaamheid;

Besluiten vast te stellen de volgende Nadere regel subsidie verduurzaming evenementen gemeente Utrecht.

Artikel 1 Definities

De nadere regel verstaat onder:

• a. Begroting: Schatting vooraf van de inkomsten en uitgaven van het initiatief.

• b. Dekkingsplan: een weergave van hoe je het totaalbedrag uit je gemaakte begroting gaat financieren.

• c. Duurzaamheid: maatregelen die zijn getroffen om initiatieven op duurzame wijze te organiseren en uit te voeren. Denk hierbij aan materiaalgebruik, water, energie, mobiliteit en eten en drinken.

• d. Evenement: het geheel van activiteiten dat plaatsvindt bij een voor het publiek toegankelijke bijzondere gebeurtenis, al dan niet met een openbaar dan wel besloten karakter, op of aan de openbare plaats of het openbaar water, met uitzondering van:

  • I. betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties;

  • II. markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h van de Gemeentewet;

  • III. Een buurt- en/of straatfeest.

• e. Evenementenbranche: groep bedrijven en/of instellingen die werkzaam zijn in de organisatie van of toelevering voor evenementen.

Artikel 2 Doel

Deze nadere regel heeft als doel ondernemers die werkzaam zijn in de evenementenbranche (cultuur en sport) en hard zijn getroffen tijdens de coronamaatregelen, eenmalig te ondersteunen bij maatregelen die leiden tot structureel duurzamere evenementen en zo bij te dragen aan het in stand houden van een divers evenementenlandschap in Utrecht. Na de zware coronajaren is er bij organisatoren in de evenementenbranche weinig financiële ruimte om in duurzaamheid te investeren. Er zijn tal van aspecten waarmee de branche een slag kan en wil slaan. Denk hierbij aan materiaalgebruik, verminderen van afval en/of stimuleren van hergebruik van afval, water, energie, mobiliteit, eten en drinken. Aan de regeling is een (niet uitputtend) overzicht gekoppeld van maatregelen die voor de subsidie in aanmerking komen. Ook het bekostigen van het inwinnen van gespecialiseerd advies of de aankoop van duurzame materialen komt voor subsidie in aanmerking.

Artikel 3 Eisen aan de subsidieaanvrager

• 1. De aanvrager is:

  • a. een rechtspersoon of een natuurlijk persoon met een inschrijving bij de Kamer van Koophandel;

  • b. en waarvan de onderneming is opgericht in 2020 of eerder.

• 2. De aanvrager van de subsidie dient dezelfde te zijn als de aanvrager van de evenementenvergunning.

Artikel 4 Vaststelling subsidieplafond

Burgemeester en wethouders stellen het subsidieplafond vast op € 250.000, -.

Artikel 5 Subsidiabele activiteiten

• 1. Subsidiabel zijn:

  • a. De extra kosten die gemaakt worden voor duurzaamheidsmaatregelen op het gebied van onder andere materiaalgebruik, verminderen van afval en/of stimuleren van hergebruik van afval, water, energie, mobiliteit, eten en drinken bij een evenement dat plaatsvinden tussen 3 april en 31 december 2023.

  • b. Kosten die in 2023 worden gemaakt voor het inwinnen van gespecialiseerd advies of de aankoop van duurzame materialen voor een evenement dat plaatsvindt tussen 3 april 2023 en 31 april 2024.

• De kosten die worden vermeld onder letter a. en b. worden als volgt vergoed: 100% van het inwinnen van advies, 100% van de meerkosten aanschaf of huur van duurzame alternatieven, 50% van de aanschaf van nieuwe duurzame materialen.

• Het evenement waarvoor de kosten onder letter a. en b. worden gemaakt, dient te voldoen aan de volgende voorwaarden (cumulatief):

  • I. het evenement vindt plaats in de gemeente Utrecht;

  • II. het evenement vindt plaats op of aan de openbare plaats of het openbaar water;

  • III. Indien het evenement binnen drie maanden na het indienen van de subsidieaanvraag zal plaatsvinden: er is voor het evenement tijdig een ontvankelijke vergunningaanvraag ingediend of er is reeds een evenementenvergunning verleend.

• Óf

• Indien het evenement later dan drie maanden na het indienen van de subsidieaanvraag zal plaatsvinden: er wordt voor het evenement tijdig een ontvankelijke vergunningaanvraag ingediend of er is reeds een evenementenvergunning verleend.

• Aan de regeling is een (niet uitputtend) overzicht gekoppeld van maatregelen die voor de subsidie in aanmerking komen (zie bijlage 1).

• 2. Niet subsidiabel zijn:

  • a. Evenementen met levende dieren.

  • b. Duurzaamheidsmaatregelen/ gespecialiseerde adviezen ter verduurzaming die middels een andere (subsidie)regeling van de gemeente Utrecht worden bekostigd.

  • c. Een vergoeding van de eigen uren van de aanvrager.

Artikel 6 Eisen aan de subsidieaanvraag

Voor de subsidieaanvraag gelden de volgende eisen:

• 1. De aanvraag wordt vooraf door middel van het online ingevulde aanvraagformulier ingediend met e-Herkenning via www.utrecht.nl/subsidie.

• 2. De aanvraag moet voldoen aan de richtlijnen en verplichtingen van de geldende Algemene Subsidieverordening.

• 3. Het aanvraagformulier gaat vergezeld met de volgende documenten:

  • a. Informatie over het evenement met in ieder geval:

    • I. Naam evenement;

    • II. Korte omschrijving van het evenement;

    • III. Wanneer het evenement plaats vindt;

    • IV. Waar het evenement plaats vindt;

    • V. Hoeveel mensen bereikt worden met het evenement;

    • VI. Overzicht van de duurzaamheidsmaatregelen, inclusief onderbouwing, die worden getroffen en/ of welke gespecialiseerde adviezen ter verduurzaming worden bekostigd;

  • b. Een begroting en dekkingsplan (inclusief offertes) van de maatregelen onder letter a., sub VI.;

  • c. Een recent uittreksel uit het Handelsregister (niet ouder dan 3 maanden).

• 4. Aanvragers die voor het eerst subsidie aanvragen of waarvan gegevens zijn gewijzigd of die voor 2020 voor het laatst een subsidieaanvraag hebben ingediend sturen ook mee:

  • a. Een kopie bankafschrift of foto bankpas waarop duidelijk het IBAN en de naam van de aanvragende organisatie staan vermeld;

  • b. Indien van toepassing: de statuten.

Artikel 7 Indieningstermijn subsidieaanvraag

De aanvragen kunnen tussen 3 april en 1 december 2023 worden ingediend met e-Herkenning via www.utrecht.nl/subsidie.

Artikel 8 Maximaal subsidiebedrag per aanvraag/aanvrager

• 1. Het maximale subsidiebedrag is afhankelijk van de legescategorie van buitenevenementen, zoals vermeld in de bijlage van de Verordening op de heffing en invordering van leges 2023 gemeente Utrecht:

  • a. Een klein evenement: maximaal €1.000,-

  • b. Een middelgroot evenement: maximaal €2.500,-

  • c. Een groot of zeer groot evenement: maximaal €10.000,-

• 2. Per aanvrager wordt eenmalig subsidie verleend.

Artikel 9 Beoordeling subsidieaanvraag

De aanvragen die tijdig en volledig zijn ontvangen worden in behandeling genomen op volgorde van binnenkomst.

Artikel 10 Besluitvorming

Bij de besluitvorming geldt de volgende procedure:

• 1. Tijdig en volledig ontvangen aanvragen worden op volgorde van binnenkomst in behandeling genomen. Burgemeester en wethouders beslissen zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen dertien weken na ontvangst van de volledig aanvraag over de aanvraag.

• 2. Wanneer aanvragen voldoen aan de eisen uit deze nadere regel wordt de subsidie verleend en direct vastgesteld. Dit wil zeggen, dat er geen verantwoording achteraf plaatsvindt. Wel kan de gemeente achteraf steekproefsgewijs een financiële en inhoudelijke controle uitvoeren op alle relevante bewijsstukken. In de verleningsbeschikking wordt voor het houden van de steekproef een uiterste termijn aangegeven. Dit in verband met het bewaren van de relevante bewijsstukken.

Artikel 11 Voorwaarden aan subsidieverlening

De organisator zorgt zelf voor de vergunningen die nodig zijn voor het uitvoeren van het evenement.

Artikel 12 Verplichtingen aan de subsidieverlening

De aanvrager maakt een overzicht van alle werkelijke inkomsten en alle werkelijke uitgaven. Alle facturen en bonnen van de uitgaven moeten worden bewaard. Deze worden gecontroleerd indien de aanvrager in de steekproef valt.

Artikel 13 Evaluatie

Deze Nadere Regel wordt geëvalueerd bij de Programmaverantwoording 2023

Artikel 14 Inwerkingtreding

Deze nadere regel treedt in werking op 3 april 2023. De regeling vervalt per 1 december 2023.

Artikel 15 Citeertitel

Deze nadere regel wordt aangehaald als Nadere regel subsidie verduurzaming evenementen gemeente Utrecht.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht, in de vergadering van 14 maart 2023.

De burgemeester

Sharon A.M. Dijksma

De secretaris,

Gabrielle G.H.M. Haanen

Bijlage 1: Subsidiabele maatregelen verduurzaming evenementen

Evenementen en festivals kunnen hun afval verminderen door:

Reduce , reuse , recycle: afval verminderen en scheiden tijdens het evenement, minimaliseren van het gebruik van wegwerpartikelen, zoveel herbruikbare opties bieden. Verminderen van verpakkingsafval door met bulk te werken of met alternatieve verpakkingen. Mogelijkheden onderzoeken om afval te hergebruiken.

Duurzame inkoop: samenwerken met leveranciers en verkopers om producten en diensten te kiezen die het milieu minimaal belasten. Zoeken naar producten gemaakt van gerecyclede of herbruikbare materialen. Dat geldt niet alleen voor bijvoorbeeld het horeca-aanbod tijdens het evenement maar ook voor de inrichting en opbouw van het gehele terrein en de wayfinding op het terrein.

Energie-efficiëntie: Minimaliseer het energieverbruik door energie-efficiënte verlichting en apparaten te gebruiken en door lichten en apparatuur uit te schakelen wanneer ze niet worden gebruikt. Overweeg het gebruik van hernieuwbare energiebronnen, zoals zonne-energie, om elektriciteit voor het evenement op te wekken.

De volgende maatregelen komen in aanmerking voor subsidie.

Maatregelen die niet in het overzicht voorkomen zijn niet per definitie uitgesloten van subsidie en worden getoetst door de beoordelingscommissie.

Subsidiabel is 100% van het inwinnen van advies, 100% van de meerkosten aanschaf of huur van duurzame alternatieven, 50% van de aanschaf van nieuwe duurzame materialen.

Diverse bronnen, waaronder greenevents.nl, eventbranche.nl

Eten en drinken

• Het aanpassen van het voedselaanbod met meer vegetarische, veganistische opties

• Het aanpassen van het voedsel- en drankenaanbod naar meer lokale producten

• Een keuze voor biologische en/of seizoensgebonden aanbod

• Een keuze voor ingrediënten en producten die via eerlijke handel zijn verkregen

Water

• Watertappunten inrichten voor het aanbieden van gratis drinkwater

• Gratis hervulbare water flessen aanbieden

• Spoelvrije toiletten

• Waterbesparende spoeltoiletten of spoeltoiletten met grijs water of regenwater

• Spoelbaksysteem met automatisch water- en reinigingssysteem

• Sensorkranen met een start-/stopsysteem

Energie

• Apparatuur vervangen voor een energiezuiniger of energievrij alternatief

• Apparatuur om energieverbruik inzichtelijk te maken en hier op te sturen

• Het gebruiken van duurzame energie via het energienetwerk of dmv eigen zonnepanelen, zonne-accu’s ed.

• Het vervang van dieselgeneratoren voor generatoren op biobrandstof

• Zonneboilers voor warm water

Materiaalgebruik / verminderen van afval en/of stimuleren van hergebruik

• Single use producten vervangen door herbruikbare producten (bekers met retoursysteem, voedselverpakkingen, waterflessen, rietjes)

• Verminderen van verpakkingsafval door met bulk te werken of met alternatieve verpakkingen te werken (composteerbaar of biologisch afbreekbaar)

• Samenwerken in de keten met leveranciers en verkopers om producten en diensten te kiezen die het milieu minimaal belasten, te zoeken naar producten gemaakt van gerecyclede of herbruikbare materialen (zowel voor het horeca aanbod als voor de inrichting en opbouw van het terrein en podia en de wayfinding)

• Zoveel mogelijk gebruik maken van bestaande producten die kunnen worden hergebruikt

• Bouwen van websites of apps om informatie op papier te vervangen

• Aanschaf van bestaande materialen gebruiken voor een nieuw doel (meubilair, decoratie)

• Gebruik van lokale producten.

• Recyclingprogramma: aanmoedigen van bezoekers om te recyclen door overal op het festivalterrein recyclebakken neer te zetten. Zorgen voor een duidelijke en educatieve bewegwijzering zodat mensen begrijpen wat wel en niet gerecycled kan worden.

• Voorlichting over afvalvermindering: Borden, posters en sociale media om bewustwording en kennis over afvalvermindering te verspreiden

Mobiliteit

• Het faciliteren van een aansluiting van groepsvervoer op het openbaar vervoer (denk aan pendelbussen tussen treinstation en de evenementenlocatie).

• Opstellen van een centraal en efficiënt transportplan voor goederen.

• Stimuleren van bezoekers om een duurzame vervoersoptie te kiezen, bv een gratis bewaakte fietsenstalling of pendelbus versus (duur) betaalde parkeerplaatsen voor auto’s.

Green events houdt een lijst bij met links naar interessante bedrijven en organisaties. Hier vind je organisaties die kunnen adviseren over het verduurzamen van een evenement, concrete oplossingen en producten om een evenement duurzamer en socialer te organiseren.