Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Westland 2022

De raad van de gemeente Westland

gelet op de te dezer zake relevante wet- en regelgeving

gehoord de reacties van de raadsfracties

Besluit:

vast te stellen het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Westland 2022

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• agendacommissie: de door de raad ingestelde agendacommissie die als voornaamste taak heeft het vaststellen van de voorlopige agenda’s van de vergaderingen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde raadscommissies;

• amendement: voorstel van een raadslid tot wijziging van een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing;

• college: het college van burgemeester en wethouders;

• commissie: een commissie door de raad ingesteld;

• griffier: griffier van de raad of diens plaatsevervanger;

• initiatiefvoorstel: voorstel van een raadslid voor een verordening of ander voorstel;

• leden: leden van de gemeenteraad;

• motie: verklaring waarmee een oordeel, opdracht, wens, verzoek of besluit wordt uitgesproken;

• ontwerp-raadsbesluit: het daadwerkelijke besluit dat aan de raad wordt voorgelegd en waarover stemming kan plaatsvinden en dat is bijgevoegd bij een raadsvoorstel of initiatiefvoorstel;

• seniorenconvent: een overleg bestaande uit de gezamenlijke fractievoorzitters onder voorzitterschap van de burgemeester;

• steunraadslid: door een fractie aangesteld persoon, die als lid een plaats heeft op de kandidatenlijst, maar niet is verkozen tot raadslid, die als lid van een commissie de fractie vertegenwoordigt en de fractie anderszins bijstaat in het werk ten behoeve van de raad.

• subamendement: voorstel van een raadslid tot wijziging van een aanhangig amendement

• voorstel van orde: voorstel betreffende de orde van de vergadering;

• voorzitter: voorzitter van de raad of diens plaatsvervanger;

Artikel 2. De agendacommissie

• 1. Er is een agendacommissie die bestaat uit:

  • a. de burgemeester, die als voorzitter van de raad als adviseur van de agendacommissie fungeert

  • b. de plaatsvervangend voorzitter van de raad, die als voorzitter van de agendacommissie fungeert

  • c. de voorzitters van de raadscommissies.

• 2. De griffier of diens plaatsvervanger is bij elke vergadering van de agendacommissie aanwezig.

• 3. De agendacommissie kan anderen uitnodigen deel te nemen aan de vergaderingen en kan het college verzoeken de gemeentesecretaris in de vergadering aanwezig te laten zijn en deel te laten nemen aan de beraadslagingen.

• 4. De agendacommissie heeft in ieder geval de volgende taken:

  • a. het vaststellen van de voorlopige agenda’s voor de vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies;

  • b. het voorstellen van de vergadercyclus van de raad en van de raadscommissies, alsook die van de agendacommissie;

• 5. De agendacommissie vergadert zo vaak als nodig wordt geacht in verband met de vervulling van de aan haar opgedragen taken.

• 6. De griffier is secretaris van de agendacommisie, de voorstellen die uitgaan van de agendacommissie worden door de agendacommissie ter kennis gebracht van de leden van de raad en het college.

Artikel 3. De werkgeverscommissie

Vervalt.

Artikel 4. Het seniorenconvent

De gemeenteraad kent een seniorenconvent.

• 1. Dit overleg bestaat uit de gezamenlijke fractievoorzitters, onder voorzitterschap van de burgemeester. Het seniorenconvent komt bij elkaar, ook als één (of meer) fractievoorzitters niet aanwezig kan/kunnen of wenst/wensen te zijn.

• 2. De griffier is secretaris van het seniorenconvent en is bij elke vergadering aanwezig.

• 3. Op verzoek van de burgemeester kunnen een of meer leden van het college aan het overleg deelnemen.

• 4. Aangelegenheden betreffende het functioneren van de burgemeester kunnen worden besproken in diens afwezigheid.

• 5. Het seniorenconvent fungeert namens de raad als werkgever van de griffier.

• 6. Het overleg komt in uitzonderlijke gevallen bijeen wanneer één van de leden daarom verzoekt.

• 7. Het overleg regelt zelf zijn werkwijze waaronder het voorzitterschap en de verslaglegging.

• 8. Het overleg vergadert in beslotenheid en betracht geheimhouding ten aanzien van het besprokene.

Artikel 5. De griffier

• 1. De griffier is aanwezig in raadsvergaderingen en vergaderingen van de agendacommissie en kan aanwezig zijn in raadscommissievergaderingen.

• 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een door de raad aangewezen plaatsvervanger.

• 3. De griffier kan op uitnodiging van de voorzitter aan beraadslagingen in raadsvergaderingen deelnemen.

• 4. De griffier geeft aan de agendacommissie gevraagd en ongevraagd advies en kan daartoe in de agendacommissie het woord voeren.

Artikel 6. Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden

• 1. Bij de benoeming van nieuwe raadsleden stelt de raad aan het begin van de bestuursperiode een commissie in bestaande uit drie raadsleden.

• 2. De commissie onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuw benoemde raadsleden en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de toelating van de nieuw benoemde raadsleden tot de raad. Indien van toepassing, wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies.

• 3. Het onderzoek van het proces-verbaal van het centraal stembureau gebeurt in de laatste raadsvergadering in oude samenstelling na de raadsverkiezingen.

• 4. Na een raadsverkiezing roept de voorzitter de toegelaten raadsleden op om in de eerste raadsvergadering in nieuwe samenstelling, bedoeld in artikel 18 van de Gemeentewet, de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

• 5. In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter in afwijking van het voorgaande een nieuw benoemd raadslid op voor de raadsvergadering waarin over diens toelating wordt beslist om de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

• 6. Voor steunraadsleden geldt dezelfde procedure; steunraadsleden worden door de raadsfractie benoemd; zij worden als zodanig door de raad beëdigd.

Artikel 7. Benoeming wethouders

Bij de benoeming van een wethouder stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden. De commissie onderzoekt of benoeming van de kandidaat voldoet aan de vereisten van de artikelen 36a, 36b, 41b, eerste, derde en vierde lid, en 41c, eerste lid, van de Gemeentewet en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de benoeming tot wethouder.

Artikel 8. Fracties

• 1. Raadsleden die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang van de zitting als één fractie beschouwd.

• 2. Als boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Als daar geen aanduiding was geplaatst, deelt de fractie in de eerste raadsvergadering aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad zal voeren.

• 3. De namen van de fractievoorzitter en diens plaatsvervanger worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter.

• 4. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of als één of meer raadsleden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter.

• 5. Een nieuwe naam van een fractie voldoet aan de eisen uit artikel G 3 van de Kieswet en wordt gebruikt met ingang van de eerstvolgende raadsvergadering na naamswijziging.

Hoofdstuk 2. Raadsvergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereiding

Artikel 9. Oproep en voorlopige agenda

• 1. De voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een raadsvergadering de raadsleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken.

• 2. Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 10, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de raadsvergadering aan de leden gezonden.

Artikel 10. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

• 1. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt.

• 2. Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de raadsleden op verzoek inzage.

• 3. De agenda wordt bij aanvang van een raadsvergadering door de raad vastgesteld.

Artikel 11. Publicatie van stukken

• 1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep openbaar gepubliceerd op de website van de gemeenteraad.

• 2. Met uitzondering van stukken die op grond van artikel 25, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd in overeenstemming met het Protocol geheimhouding. Deze stukken worden niet op de openbare website geplaatst.

Artikel 12. Openbare kennisgeving

Raadsvergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging in tenminste één dagblad, of huis-aan-huis blad, of de website van de gemeente Westland en via relevante social media.

Artikel 13. Vergaderfrequentie

• 1. De vergaderingen van de raad vinden plaats zoals gepland in het jaarlijks door de agendacommisie voor te stellen vergaderschema op één avond en beginnen om 19.00 uur en eindigen om 23.00 uur met een maximale uitloop tot 23.30 uur op dezelfde avond. Zij worden gehouden in de raadzaal van het gemeentehuis.

• 2. Bestaat een vergadering uit meer dan één zitting, dan vangt de middagzitting in de regel aan om 14.00 uur wordt zij geschorst om 18.00 uur. De avondzitting wordt in dat geval om 19.00 uur hervat.

• 3. De agendacommissie kan in bijzondere gevallen een andere dag en een ander aanvangstijd bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 14. Presentielijst

• 1. De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van raadsvergaderingen.

• 2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen raadsleden de presentielijst. Aan het einde van elke raadsvergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld.

• 3. Een lid dat vóór het sluiten van de vergadering de vergadering verlaat, doet daarvan bij het verlaten mededeling aan de griffier die daarvan in de presentielijst een aantekening maakt.

• 4. Zolang een lid zich niet op de in het tweede lid bedoelde wijze heeft afgemeld en daarvan in de presentatielijst geen aantekening is gemaakt, wordt het lid geacht aanwezig te zijn.

• 5. Lid 1 vindt eveneens toepassing in het geval een raadsvergadering is verdaagd en niet op dezelfde dag wordt voortgezet.

Artikel 15. Openbare vergadering, opening, mededelingen en sluiting

• 1. De vergadering wordt door de voorzitter geopend op het tijdstip waarop zij is belegd indien het vereiste aantal leden blijkens de presentielijst tegenwoordig is.

• 2. De voorzitter van de raad kan, ook op verzoek van raadsleden, mededelingen doen. Dit verzoek dienen zij voor de aanvang van de vergadering in.

• 3. De voorzitter sluit de vergadering.

Artikel 16. Secretaris

De raad kan aan de secretaris, of bij afwezigheid diens plaatsvervanger, een doorlopende uitnodiging verlenen om bij iedere vergadering aanwezig te zijn.

Artikel 17. Aantal spreektermijnen

• 1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist.

• 2. Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.

• 3. Raadsleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4. Het derde lid is niet van toepassing op een raadslid dat een amendement, een subamendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend, ten aanzien van de beraadslaging over het door dat raadslid ingediende.

• 5. Bij de bepaling hoeveel malen een raadslid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 18. Spreektijd

• 1. Elke fractie heeft per raadsvergadering 16 minuten plus een halve minuut per fractielid spreektijd.

• 2. In deze spreektijd is opgenomen al het uitgesprokene ter vergadering. Dit geldt niet voor het Vragenhalfuur en ordevoorstellen; de spreektijd gaat daarmee effectief in direct na het agendapunt vaststelling van de agenda. Interpellatiedebatten en de toeliching op initiatiefvoorstellen vallen buiten de vastgestelde spreektijd. Hiervoor doet de voorzitter een ordevoorstel.

• 3. Het college heeft per raadsvergadering 40 minuten totale spreektijd beschikbaar.

• 4. Per raadsvergadering is er 20 minuten overige spreektijd beschikbaar voor opening en sluiting, mededelingen voorzitter, schorsingen, pauze, hamerstukken, stemmingen en insprekers.

• 5. In zwaarwegende gevallen kan de voorzitter besluiten de vergadering tot 23.30 uur te verlengen. In dat geval wordt de overige spreektijd verruimd.

• 6. Bij tussentijdse afsplitsing van een fractie wordt de spreektijd verdeeld naar rato van het aantal leden van de oorspronkelijke fractie.

Artikel 19. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Onverminderd artikel 21 van de Gemeentewet kan de raad op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 20. Spreekrecht burgers

• 1. Burgers kunnen inspreken over een onderwerp dat op de agenda is geplaatst.

• 2. Het aantal insprekers is niet onbeperkt.

• 3. De voorzitter kan bepalen dat de verschillende meningen gelijkelijk aan bod komen door samenvoeging van insprekers.

• 4. Elke inspreker heeft maximaal 4 minuten ter beschikking, ingaande op het moment van de uitnodiging door de voorzitter.

• 5. De tekst van de inspreker wordt zoveel mogelijk schriftelijk en zo snel als mogelijk ter kennis gebracht van de raad. Hierover wordt vooraf door de griffie met de insprekers overlegd. Dit geldt ook voor de inspreker die wegens overschrijding van het aantal insprekers niet aan het woord is gekomen. De niet uitgesproken bijdrage wordt zoveel als mogelijk als schriftelijke bijdrage ter hand gesteld aan de raad.

• 6. Een inspreker dient zich uiterlijk een uur voorafgaand aan de vergadering aan te melden bij de griffie.

• 7. Over een aantal zaken kan het woord niet gevoerd worden. Dit zijn:

  • a. over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan;

  • b. over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

  • c. indien een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;

  • d. over de inhoud van ingekomen stukken;

  • e. over het onderwerp van een initiatiefvoorstel (procedurele agendering)

  • f. als het een besluit betreft dat wordt voorbereid met de uniforme openbare voorbereidingsprocedure zoals is opgenomen in de afdeling 3.4 van de Awb;

Artikel 21. Voorstellen van orde

Raadsleden kunnen tijdens een raadsvergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raad beslist hier terstond over.

Artikel 22. Storen in rede/afwijken van onderwerp

Behoudens interrupties mag een spreker niet in zijn rede worden gestoord. De voorzitter beslist over het toelaten van interrupties. De voorzitter kan een spreker dwingend verzoeken niet af te wijken van het onderwerp.

Artikel 23. Belediging en ordeverstoring

• 1. Indien een spreker zich beledigende of ongepaste uitdrukkingen veroorlooft of op welke wijze dan ook de orde verstoort roept de voorzitter hem tot de orde.

• 2. Wanneer een spreker voortgaat met het bezigen van beledigende of ongepaste uitdrukkingen of het verstoren van de orde, ontneemt de voorzitter hem het woord. De spreker mag over dit onderwerp niet langer het woord voeren of aan de behandeling van het onderwerp deelnemen. Hiertegen is geen beroep bij de raad mogelijk.

• 3. Raadsleden onthouden zich van verbale of non-verbale adhesiebetuigingen of afkeurende uitingen die de kennelijke bedoeling hebben de orde te verstoren.

Artikel 24. Schorsing vergadering

• 1. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en – indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord – de vergadering sluiten.

• 2. Een verzoek tot schorsing voor nader overleg kan gedaan worden door elk raadslid. De voorzitter bepaalt de duur van de schorsing.

• 3. Collegeleden kunnen ook een verzoek tot schorsing doen onder dezelfde voorwaarde als in het tweede lid.

Paragraaf 3. Stemmingen

Artikel 25. Stemverklaring

Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, kunnen raadsleden hun voorgenomen stemgedrag kort toelichten.

Artikel 26. Beslissing

• 1. De voorzitter sluit de beraadslaging als hij vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist.

• 2. Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel voor de te nemen beslissing.

Artikel 27. Stemming; procedure hoofdelijke stemming

• 1. De voorzitter vraagt de raadsleden of zij stemming verlangen. Is dit niet het geval dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen.

• 2. Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen kunnen de in de raadsvergadering aanwezige raadsleden aantekening in het verslag vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet niet aan de stemming te hebben deelgenomen.

• 3. Als een raadslid om stemming of hoofdelijke stemming vraagt, doet de voorzitter daarvan mededeling aan de raad.

• 4. Alvorens tot een stemming over te gaan nemen de leden van de raad hun plaats in de vergaderzaal in. De voorzitter stelt vast of het aantal leden in de vergaderzaal overeenstemt met het aantal leden dat de presentielijst getekend heeft. Een lid dat de presentielijst bij aankomst in de vergaderzaal niet heeft getekend, wordt in de gelegenheid gesteld deze te tekenen alvorens de stemming een aanvang neemt. Het niet tekenen van de presentielijst heft de wettelijke plicht tot deelname aan de stemming op de grond van artikel 32 lid 2 van de Gemeentewet niet op.

• 5. Bij hoofdelijke stemming roept de griffier de raadsleden bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het daarvoor bij loting aangewezen raadslid. Vervolgens geschiedt de oproeping op alfabetische volgorde.

• 6. Bij hoofdelijke stemming brengen ter vergadering aanwezige raadsleden, tenzij zij overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet niet aan de stemming deel behoren te nemen, hun stem uit door in de microfoon 'voor' of 'tegen' uit te spreken, zonder enige toevoeging.

• 7. Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen totdat het volgende raadslid heeft gestemd. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later, dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit brengt geen verandering in de uitslag van de stemming.

• 8. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee. Deze doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit.

Artikel 28. Volgorde stemming over amendementen en moties

• 1. Als een amendement op een voorstel is ingediend, wordt eerst over dat amendement gestemd en vervolgens over het voorstel zoals het dan luidt in zijn geheel.

• 2. Als een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement waarop dat betrekking heeft.

• 3. Als meer amendementen of subamendementen op een voorstel zijn ingediend, wordt, onverminderd het eerste en tweede lid, eerst over het meest verstrekkende amendement of subamendement gestemd.

• 4. Als over een voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over de motie en vervolgens over het voorstel gestemd.

• 5. Als meer moties op een voorstel zijn ingediend, wordt eerst over de meest verstrekkende motie gestemd.

Artikel 29. Stemming over personen

• 1. Bij stemming over personen voor voordrachten of het opstellen van voordrachten of aanbevelingen, benoemt de voorzitter drie raadsleden tot stembureau en benoemt hij één van hen tot voorzitter.

• 2. Aan de leden van de raad worden stembriefjes ter beschikking gesteld waarop de namen van de aanbevolen of voorgedragen personen vermeld staan. Bij een aanbeveling hebben de leden van de raad de vrijheid op een persoon te stemmen die niet op het stembriefje voorkomt. In dat geval vermelden zij de naam van die persoon op het stembriefje. Bij een voordracht bestaat die mogelijkheid niet. De leden van de raad hebben dan de mogelijkheid om tegen een voorgedragen persoon te stemmen.

• 3. Aanwezige raadsleden zijn verplicht een door het stembureau verstrekt stembriefje in te leveren, tenzij zij overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet niet aan de stemming deel behoren te nemen.

• 4. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van het stembureau beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje.

• 5. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad op voorstel van het stembureau.

Paragraaf 4. Verslaglegging; ingekomen stukken

Artikel 30. Verslag

• 1. De griffier draagt zorg voor verslagen van raadsvergaderingen.

• 2. Een verslag bevat in ieder geval:

  • a. de namen van de voorzitter, de griffier, de wethouders en de raadsleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b. een aantekening van welke raadsleden afwezig waren en van de leden die overeenkomstig artikel 12 van dit Reglement van Orde de vergadering vroegtijdig hebben verlaten;

  • c. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • d. een woordelijke weergave van het gesprokene met vermelding van de namen van de sprekers;

  • e. een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de raadsleden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de raadsleden die zich overeenkomstig de Gemeentewet van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist;

  • f. de tekst van de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde, moties, amendementen en subamendementen;

  • g. bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 14 door de raad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 3. Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de raadsleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de raadsvergadering waarop het betrekking heeft.

• 4. Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de voorzitter en griffier.

• 5. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt het verslag zo spoedig mogelijk na de raadsvergadering openbaar gemaakt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

• 6. Als verslagen elektronisch beschikbaar zijn, worden ze op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 31. Ingekomen stukken

• 1. Bij de raad ingekomen stukken worden op een lijst geplaatst. Deze lijst wordt, inclusief een voorstel van de griffier voor (procedurele) afdoening, beschikbaar gesteld via het raadsinformatiesysteem.

• 2. De raad stelt op voorstel van de voorzitter de wijze van (procedurele) afdoening van de ingekomen stukken.

• 3. De raad krijgt van brieven die ter afwikkeling in handen van het college worden gesteld een kopie van het antwoord, in die zin dat ermee wordt volstaan dat deze antwoorden direct op een overzichtslijst op de agenda van de betreffende raadscommissie worden geplaatst.

Paragraaf 5. Besloten raadsvergaderingen

Artikel 32. Toepassing reglement op besloten vergaderingen

Op besloten raadsvergaderingen is dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 33. Verslag besloten vergadering

• 1. Conceptverslagen en -besluitenlijsten van besloten raadsvergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de raadsleden ter inzage gelegd bij de griffier.

• 2. Deze verslagen en besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een besloten raadsvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet openbaar maken van het vastgestelde verslag en de besluitenlijst.

• 3. Het vastgestelde verslag en de besluitenlijst worden door de voorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 34. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van de artikelen 25, derde en vierde lid, 55, tweede en derde lid, of 86, tweede en derde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover conform het Protocol geheimhouding in een besloten raadsvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.

Paragraaf 6. Toehoorders en pers

Artikel 35. Toehoorders en pers

• 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare raadsvergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

Artikel 36. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare raadsvergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Hoofdstuk 3. Bevoegdheden en instrumenten raadsleden

Artikel 37. Amendementen en subamendementen

• 1. Raadsleden dienen amendementen en subamendementen voor het sluiten van de beraadslaging van het voorstel waarop deze betrekking hebben in bij de voorzitter. Dit gebeurt schriftelijk, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat.

• 2. Intrekking door de indiener van een amendement of subamendement is mogelijk voordat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond.

Artikel 38. Moties

• 1. Raadsleden dienen moties schriftelijk in bij de voorzitter.

• 2. De behandeling van een motie vindt gelijktijdig plaats met de beraadslaging over het onderwerp of voorstel waarop het betrekking heeft.

• 3. De agendering van een zelfstandige motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp wordt eerst door de indiener(s) aangekondigd in de agendacommissie waarbij zulke moties vervolgens in principe eerst ter bespreking worden geagendeerd in de daaropvolgende raadscommissie die het aangaat. Het onderwerp en de strekking van de motie moeten in de agendacommissie bekend zijn.

• 4. Indien er volgens de indiener(s) redenen zijn dat een zelfstandige motie een urgent en actueel karakter heeft dan kan deze de agendacommissie dan wel de raad verzoeken om de betreffende motie direct te behandelen in de raadsvergadering.

• 5. Slechts bij hoge uitzondering kan de agendering van een zelfstandige motie bij de vaststelling van de agenda van de raad plaatsvinden.

• 6. De behandeling van zelfstandige moties vindt plaats nadat alle op de agenda opgenomen onderwerpen zijn behandeld.

• 7. Intrekking door de indiener van een motie is mogelijk voordat de beraadslaging daarover door de raad is afgerond.

• 8. Het dictum van de motie wordt door de indiener voorgelezen.

• 9. De stemming over een motie kan worden aangehouden. Heeft de stemming niet plaatsgevonden in een van de drie eerstvolgende vergaderingen van de raad na het besluit tot aanhouden, dan wordt de motie geacht te zijn vervallen. De raad kan anders besluiten.

Artikel 39. Initiatiefvoorstel

• 1. Raadsleden dienen initiatiefvoorstellen schriftelijk via de griffier in bij de voorzitter.

• 2. Deze voorstellen worden op de agenda van de eerstvolgende raadsvergadering geplaatst, tenzij de schriftelijke oproep hiervoor reeds verzonden is. In dat geval wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende raadsvergadering geplaatst.

• 3. Het voorstel wordt in de raadsvergadering waar het voor de eerste maal is geagendeerd procedureel besproken. Het voorstel wordt aan het begin van de agenda geplaatst. In deze vergadering wordt de planning van de inhoudelijke behandeling besproken.

• In beginsel vinden de inhoudelijke beraadslagingen over het voorstel plaats in een hiernavolgende vergadering van de raad, nadat het in een of meerdere raadscommissies voorbereidend is behandeld, indien de raad dit noodzakelijk acht. Het college wordt met inachtneming van een redelijke termijn en voordat het initiatiefvoorstel inhoudelijk wordt behandeld in staat gesteld zijn advies of reactie over het initiatiefvoorstel ter kennis van de raad te brengen.

• 4. In de vergadering van de raad krijgt de indiener van het initiatiefvoorstel ter toelichting van het voorstel eerst het woord. Het spreken tijdens de beraadslagingen over het voortel geschiedt in de volgorde raad, college, indiener. Er zijn twee termijnen tenzij de raad anders beslist.

Artikel 40. Collegevoorstel

• 1. Een voorstel van het college aan de raad dat vermeld staat op de voorlopige agenda van de raadsvergadering, kan niet worden ingetrokken zonder toestemming van de raad.

• 2. Als de raad van oordeel is dat een voorstel als bedoeld in het eerste lid voor advies terug aan het college dient te worden gezonden, bepaalt de raad binnen welke termijn het voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

Artikel 41. Interpellatie

• 1. Raadsleden dienen verzoeken tot het houden van een interpellatie schriftelijk in bij de voorzitter. Het verzoek bevat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover inlichtingen worden verlangd alsmede de te stellen vragen.

• 2. De voorzitter brengt via de griffier de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de wethouders.

• 3. Als het verzoek ten minste 48 uur voor aanvang van een raadsvergadering is ingediend of in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, wordt de interpellatie in de desbetreffende raadsvergadering geagendeerd. In andere gevallen wordt de interpellatie geagendeerd voor de daaropvolgende raadsvergadering. De raad beslist over de plaats op de agenda op voorstel van de voorzitter.

• 4. Bij de beraadslaging krijgt de interpellant als eerste het woord voor het houden van de interpellatie. Hierna antwoordt het college in eerste termijn. De interpellant reageert op het antwoord in tweede termijn, waarna de overige raadsleden eveneens kunnen reageren, inclusief de leden van de fractie waar de interpellant deel van uitmaakt. Vervolgens reageert het college waarna de tweede termijn is gesloten.

• 5. De interpellant kan afsluiten met het indienen van een voorstel of het afleggen van een verklaring.

Artikel 42. Schriftelijke vragen

• 1. Raadsleden dienen schriftelijke vragen aan het college of de burgemeester in bij de griffier.

• 2. Deze vragen dienen kort en duidelijk te zijn geformuleerd en voorzien van een korte toelichting.

• 3. De griffier brengt de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden, het college of de burgemeester en de pers.

• 4. Indien tegen de beantwoording van de vragen wegens strijdigheid met het openbaar belang bezwaar bestaat bij hem of hen tot wie zij zijn gericht, wordt daarvan aan het betrokken raadslid met opgave van reden mededeling gedaan.

• 5. Behoudens het bepaalde in het vierde lid worden uiterlijk binnen vier weken de vragen met de toelichting en het antwoord aan de raad toegezonden. Indien beantwoording niet binnen deze termijn kan plaatsvinden, dan stelt het college of de burgemeester de raad hiervan in kennis waarbij dan de termijn wordt aangegeven waarbinnen beantwoording zal plaats vinden, met een maximium van vier weken.

• 6. Schriftelijke antwoorden van het college of de burgemeester worden door tussenkomst van de griffier aan de raadsleden toegezonden.

Artikel 43. Inlichtingen

Vervallen.

Artikel 44. Vragenhalfuur

• 1. Het eerste halve uur van iedere raadsvergadering is bestemd voor het stellen van vragen, tenzij er bij de voorzitter geen vragen zijn ingediend. In bijzondere gevallen kan de agendacommisie bepalen dat het vragenhalfuur op een ander tijdstip wordt gehouden. De voorzitter bepaalt op welk tijdstip het vragenhalfuur eindigt.

• 2. Het lid van de raad dat tijdens het vragenhalfuur vragen wil stellen, meldt dit onder aanduiding van het onderwerp en de te stellen vragen uiterlijk om 12.00 uur op de vergaderdag bij de voorzitter. De vragen worden voorafgaand aan de vergadering op de website gepubliceerd. De voorzitter kan weigeren een onderwerp tijdens het vragenhalfuur aan de orde te stellen indien hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig acht aangegeven of indien het onderwerp in de raadsvergadering op diezelfde dag aan de orde komt.

• 3. De voorzitter bepaalt de volgorde waarin aangemelde onderwerpen tijdens het vragenhalfuur aan de orde worden gesteld.

• 4. De voorzitter bepaalt per onderwerp de spreektijd voor de vragensteller, voor de inspreker, voor de wethouders, voor de burgemeester en voor de overige leden van de raad.

• 5. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven.

• 6. Na de beantwoording door het college of de burgemeester krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.

• 7. Tijdens het vragenhalfuur kunnen geen moties worden ingediend en worden geen interrupties toegelaten.

Hoofdstuk 4. Slotbepalingen

Artikel 45. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de voorzitter.

Artikel 46. Intrekken oude reglement

Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Westland 2020 wordt ingetrokken.

Artikel 47. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking en op dat moment vervalt elke eerdere versie van dit reglement.

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Westland 2022.

Aldus besloten door de raad in zijn openbare vergadering van 14 september 2022,

de plv. griffier,

P. van Oosten

de voorzitter,

B.R. Arends

Bijlage: Protocol geheimhouding

In dit protocol zijn procedures rondom geheimhouding opgenomen. Dit protocol is tot stand gekomen op basis van dit onderzoek en best practices uit andere gemeenten. Aan dit protocol is gewerkt in een workshop op 9 juni 2016 met verschillende betrokkenen. In deze bijeenkomst was op een aantal onderwerpen in deze regeling geen overeenstemming. Op die punten is door de onderzoekers in het protocol een voorstel gedaan. Het gaat om de volgende punten:

• De wijze waarop geheime stukken met raadsleden en de nu in iBabs geautoriseerde personen worden gedeeld.

• De wijze waarop voor inwoners duidelijk wordt waarom er geheimhouding is opgelegd op een stuk of waarom er in beslotenheid is vergaderd.

• Het gremium of de gremia die verantwoordelijk zijn voor de regie op geheimhouding en de praktische doorvertaling hiervan.

• De verantwoordelijkheid van de griffie in het verifiëren of voldaan is aan het criterium van zorgvuldige, begrijpelijke en specifieke motivatie.

• De wijze waarop en het voornemen om in beslotenheid te vergaderen of geheimhouding op een stuk op te leggen, wordt afgestemd.

• De aanwezigheid van steunfractieleden bij besloten vergaderingen en de vraag of steunfractieleden geheime stukken ontvangen.

• De wijze waarop zichtbaar wordt gemaakt dat een stuk geheime informatie betreft.

1. Preambule

“De vergadering van de raad wordt in het openbaar gehouden¹ , tenzij…”

De gemeente Westland wenst op een heldere en eenduidige wijze om te gaan met besloten vergaderingen en geheimhouding van (delen van) stukken. Daarom is het belangrijkste uitgangspunt van dit protocol het beginsel ‘openbaar, tenzij…’. Vergaderingen en stukken zijn openbaar tenzij er op basis van uitzonderingsgronden² gedefinieerd in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) geheimhouding wordt opgelegd.

Doelen van dit protocol zijn:

• Duidelijkheid verschaffen over hoe de gemeente Westland omgaat met geheimhouding;

• De werkwijze rondom geheimhouding vastleggen zodat het voor alle gremia helder is welke rol en verantwoordelijkheid zij hebben, waardoor het risico op procedurefouten en op het niet voldoen aan wet- en regelgeving wordt geminimaliseerd.

1.1 Motivatie geheimhouding

Het opleggen van geheimhouding op (delen van) stukken en (delen van) vergaderingen dient zorgvuldig, begrijpelijk en specifiek per stuk gemotiveerd te worden op basis van een grond uit artikel 10 van de Wob. In de motivatie wordt verwezen naar het betreffende artikel en er wordt ook expliciet gemaakt waarom het artikel van toepassing is. Het is de taak van de bestuursadviseurs en de griffie om te verifiëren of voldaan is aan het criterium van zorgvuldige, begrijpelijke en specifieke motivatie. Als dit naar de mening van de griffier of de relevante griffiemedewerker niet het geval is, wordt overleg gevoerd met degene die geheimhouding wenst op te leggen danwel de motivatie heeft opgesteld.

Ook voor inwoners moet het duidelijk zijn waarom de raad of een raadscommissie in beslotenheid vergadert, of waarom er geheimhouding is opgelegd op een stuk. De bestuursadviseurs en de griffie zorgen er daarom voor dat bij geheime stukken of een besloten raads(commissie)vergadering een begrijpelijke motivatie op een openbaar en voor de inwoner duidelijk gedeelte op de gemeentelijke website komt te staan. Op deze wijze kunnen inwoners kennisnemen van de afwegingen achter het opleggen van geheimhouding of het vergaderen achter gesloten deuren.

1.2. Termijn geheimhouding

Bij de besluitvorming en de motivatie van geheimhouding dient de termijn van geheimhouding te worden gespecificeerd en gemotiveerd. De termijn van geheimhouding wordt omschreven door middel van een specifieke processtap waarna de geheimhouding eindigt, door een einddatum te geven of op een andere relevante manier. Op deze wijze wordt ook voor geheime stukken het adagium ‘openbaar, tenzij…’ nageleefd. Alleen in gemotiveerde uitzonderingsgevallen wordt geen termijn van geheimhouding bepaald.

1.3. ‘Geheim en vertrouwelijk’

De Gemeentewet hanteert het begrip ‘geheim’ en niet het begrip ‘vertrouwelijk’. Uit jurisprudentie blijkt dat ‘vertrouwelijkheid’ en ‘geheimhouding’ (in juridische zin) hetzelfde zijn[3]. Desalniettemin kan bij het gebruik van de termen ‘vertrouwelijk’ en ‘niet openbaar’ onduidelijkheid ontstaan over de juridische gevolgen. Daarom dienen alleen de termen ‘geheim’ of ‘openbaar’ te worden gehanteerd.

1.4. Bewaking uitvoering geheimhoudingsprotocol

De gemeenteraad en het college zijn verantwoordelijk voor het proces van opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding op stukken en beraadslaging en het houden van besloten vergaderingen. De griffie is namens de raad aangewezen voor de bewaking van de kwaliteit van het proces rondom geheimhouding en de bestuursadviseurs doen dit voor het college. De griffie en de bestuursadviseurs stemmen minimaal twee keer per jaar af over het proces rondom geheimhouding en over het register van geheime stukken. De griffie zal initiatief nemen voor het maken van het periodieke overleg.

2. Vergaderorde besloten vergaderingen.

In dit hoofdstuk wordt de vergaderorde van besloten vergaderingen weergegeven. Dit betreft zowel raadsvergaderingen als commissievergaderingen.⁴

Deze vergaderorde is een aanvulling op het vastgelegde in diverse verordeningen en gedragscodes. ⁵

2.1. Voorbereiding

Het orgaan met een voornemen om een onderwerp op de agenda te plaatsen van de raad/raadscommissie waar (gedeeltelijk) geheimhouding op wordt gelegd, stemt dit vroegtijdig af via het bestuurlijk vooroverleg (BVO) zodat er in het presidium duidelijke procesafspraken gemaakt kunnen worden. Indien geheime stukken vlak voor de raadsvergadering worden aangeleverd (de geheimhouding dient in de eerstvolgende raadsvergadering bekrachtigd te worden) zal de voorzitter van de raad in deze spoedeisende gevallen dit op de agenda plaatsen bij de vaststelling van de agenda.

2.2. Verzending agenda

De oproep voor een besloten raadsvergadering of raadscommissie wordt door de betreffende voorzitter verzonden aan de leden van de raad of commissie. Het presidium of het BVO van een raadscommissie, of in spoedeisende gevallen de voorzitter van de raad c.q. de commissie, stelt de agenda op voor een besloten vergadering. De agenda wordt tegelijk met de oproep verzonden aan de leden van de vergadering. De agenda met de agendapunten dient openbaar gemaakt te worden. In de omschrijving dient de motivering voor de beslotenheid aangegeven te worden.

2.3. Vergadering openen

Alle vergaderingen van de raad en raadscommissie worden in openbaarheid geopend. Dit gebeurt door middel van het plaatsen van het agendapunt “Voortzetting van de vergadering in beslotenheid” op de openbare raads- of commissieagenda. In de raadsvergadering of de raadscommissie worden de deuren gesloten als ten minste een vijfde van de aanwezige leden die de presentielijst hebben getekend daarom verzoekt, of indien de voorzitter het nodig acht. De voorzitter verzoekt de aanwezige ambtenaren, pers en publiek de raadzaal te verlaten. In beslotenheid kan diegene die een verzoek tot beslotenheid heeft gedaan dit toelichten. Vervolgens beslist de raad of commissie of er in beslotenheid wordt vergaderd. Indien de raad of de commissie instemt dan opent de voorzitter de besloten vergadering. Zo niet, dan worden de deuren weer geopend en vergadert de raad of de raadscommissie in openbaarheid.

2.4. Aanwezigen

In een besloten raads- of commissievergadering zijn aanwezig de voorzitter, (commissie)raadsleden, de griffier en/of griffiemedewerker, het college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris. Indien de voorzitter het nodig acht kunnen ook aanwezig zijn: de notulist, de bodedienst, een medewerker ten behoeve van beeld- en geluidvoorziening en eventuele door de voorzitter aan te wijzen ambtenaren. De voorzitter verzoekt verder aanwezige ambtenaren, pers en publiek de zaal te verlaten.

2.5. Geheimhouding op beraadslaging

Als er in beslotenheid is vergaderd, betekent dat niet automatisch dat er geheimhouding rust op datgene wat besproken is. Daarvoor moet tijdens de vergadering een expliciet besluit genomen worden. De raad of raadscommissie kan op wat er in een besloten vergadering is besproken (de zogenoemde mondelinge beraadslaging) geheimhouding opleggen op grond van de Gemeentewet en in relatie met de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De geheimhouding moet opgelegd worden in dezelfde vergadering als waar het besproken is. Dat kan niet meer nadat de vergadering is gesloten.

2.6. Verslaglegging vergadering

In de besloten raads- of commissievergadering wordt wel of niet geheimhouding opgelegd op de notulen/verslag/besluitenlijst. Het besluit hieromtrent en de motivering daarvoor (op grond van Wob) wordt vermeld in de notulen/verslag/besluitenlijst. De verslaglegging van een besloten raads- of commissievergadering wordt in een volgende (deels) besloten vergadering vastgesteld. De verslaglegging wordt in een geheim gedeelte op iBabs geplaatst en beschikbaar gemaakt voor degenen die bij de besloten vergadering aanwezig waren.

3. Geheimhouding (passages van) stukken

In dit hoofdstuk worden de afspraken over geheime stukken weergegeven.

3.1. Geheime stukken ter kennisgeving

Geheime (delen van) stukken die alleen ter kennisname aan de raad of commissie worden aangeboden, worden in een besloten gedeelte op iBabs geplaatst en beschikbaar gemaakt voor raads- en commissieleden. 

3.2. Voorbereiding indienen (passages van) geheime stukken

Het orgaan met een voornemen om stukken onder geheimhouding aan te bieden aan een raadscommissie of de raad stemt dit vroegtijdig via BVO af met andere organen. In deze afstemming wordt besproken:

• Dat de stukken met geheimhouding voor de eerstvolgende vergadering worden aangeboden en welke aanlevertermijn daarbij in acht moet worden genomen om de raads- en commissieleden voldoende voorbereidingstijd te geven;

• Op welk moment en op welke manier de stukken bij de griffie worden aangeleverd voor verdere verspreiding naar raads- of commissieleden;

• Wat de motivatie is voor de geheimhouding (zie ook artikel 1.3);

• Tot welk moment de geheimhouding in stand dient te blijven (zie ook artikel 1.4).

3.3. Verspreiding van geheime stukken

De stukken, of passages van stukken, waarop geheimhouding is gelegd, en die ter besluit- of meningsvorming aan de raad of commissie worden voorgelegd, worden door de griffie in een besloten gedeelte op het online raadsinformatiesysteem (iBabs) geplaatst. Deze stukken worden in het geval van een raadsvergadering alleen toegankelijk gemaakt voor raads- en steunraadsleden, de voorzitter en de griffie. In het geval van een commissievergadering worden de stukken toegankelijk gemaakt voor de commissieleden, de commissievoorzitter en de griffier en/of griffiemedewerker.

De raad besluit in uitzonderlijke situaties dat bepaalde geheime stukken tijdens kantooruren ter inzage liggen bij de griffie in plaats van publicatie op iBabs. In dit geval wordt door de griffie een register bijgehouden van personen die inzage hebben in de stukken. Er is een griffiemedewerker aanwezig tijdens de inzage. Er mogen tijdens de inzage geen kopieën of foto’s worden gemaakt van de stukken.

3.4. Aanduiding op geheime stukken

De stukken, of passages van stukken, waarop geheimhouding is gelegd, worden op elke geheime pagina voorzien van het watermerk of stempel ‘geheim’.

3.5. Opleggen en bekrachtigen van geheimhouding op stukken en ter oordeels- of besluitvorming

Geheimhouding op (delen van) een stuk kan worden opgelegd door de raad, een raadscommissie, het college, de burgemeester of de voorzitter van een commissie. Op het moment dat dergelijke stukken van een bestuursorgaan aan de gemeenteraad worden aangeboden, dient de gemeenteraad de geheimhouding tijdens de eerstvolgende raadsvergadering te bekrachtigen, anders vervalt de geheimhouding (conform artikel 25, lid 3 van de Gemeentewet).

Een raadsvoorstel voor de bekrachtiging van geheime stukken bevat ten minste de volgende onderdelen:

• Een dictum (beslispunten) waarin exact staat welke (passages van) stukken geheim zijn;

• Een gemotiveerde toelichting voor de noodzaak van geheimhouding en op grond van welk lid van artikel 10 Wob het stuk ter geheimhouding aan de raad wordt voorgelegd;

• De termijn tot welke de geheimhouding geldt (indien mogelijk) danwel een processtap aangeven totdat de geheimhouding geldt;

• De datum waarop het aanbiedende orgaan heeft besloten geheimhouding op te leggen.

Het is niet mogelijk om in een later stadium alsnog bekrachtiging te laten plaatsvinden. De raad kan alleen tot bekrachtiging overgaan als meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden (quorum) aanwezig is bij de vergadering.

3.6. Opheffen van geheimhouding op een stuk ter besluitvorming aan raad

Het bestuursorgaan dat geheimhouding oplegt, is ook beslissend bevoegd om die geheimhouding op te heffen. Als de raad de geheimhouding heeft bekrachtigd op stukken die door de burgemeester, het college of een commissie ter besluitvorming aan de raad zijn voorgelegd, dan moet de raad ook de geheimhouding weer opheffen. Het presidium agendeert de opheffing van de geheimhouding in een openbare raadsvergadering. Het presidium doet dat niet, alvorens het orgaan dat de geheimhouding had opgelegd daarover is gehoord. Indien de opheffing van de geheimhouding ter vergadering tot opmerkingen leidt, dan wordt daar in beslotenheid over vergaderd.

3.7. Register van geheime stukken

De griffie houdt een register met geheime stukken bij. Dit register wordt tussentijds gemonitord en geactualiseerd. Waar nodig wordt een opheffingsbesluit voorgesteld aan het betreffende orgaan. Gezien het adagium “openbaar, tenzij…”, is het doel om geheime stukken niet langer dan noodzakelijk geheim te houden. In het reguliere overleg tussen de griffie en de bestuursadviseurs is het register met geheime stukken een vast agendapunt.

Toelichting

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

De burgemeester is voorzitter van de raad. Artikel 125, derde lid, van de Grondwet en artikel 9 van de Gemeentewet schrijven dit dwingend voor. In artikel 77, eerste lid, is bepaald dat het langstzittende raadslid het raadsvoorzitterschap waarneemt bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester. Als twee raadsleden even lang zitting hebben, is de oudste in jaren degene die het raadsvoorzitterschap waarneemt. Daarnaast heeft de raad altijd de mogelijkheid zelf te kiezen voor een andere waarnemer. De raad kiest dan zelf een plaatsvervangend voorzitter. Het langstzittende raadslid neemt het voorzitterschap over indien zowel de voorzitter als de plaatsvervangend voorzitter afwezig zijn.

De burgemeester heeft het recht op grond van artikel 21 van de Gemeentewet in de vergadering aan de beraadslaging deel te nemen. Als voorzitter zorgt hij onder andere voor de handhaving van de orde in de vergadering.

De werkgeversfunctie van de griffier is overgedragen aan het seniorenconvent. Artikel 83, eerste lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad bestuurscommissies kan instellen die bevoegdheden uitoefenen die hun door de raad zijn overgedragen. In het kader van deze begripsbepaling wordt met het overdragen van de werkgeversfunctie gedoeld op mandatering.

Artikel 2. De agendacommissie

Er is een agendacommissie zoals alhier aangegeven. De plaatsvervangend voorzitter van de raad is tevens voorzitter van de agendacommissie. De burgemeester zal als voorzitter van de raad als toegevoegd adviseur van de agendacommissie fungeren. Hiermee wordt beoogd dat de adviseur-burgemeester ook voor de agendacommssie een belangrijke schakel en verbinder kan zijn in het bestuurlijke samenspel tussen raad en college.

De agendacommissie heeft geen rol bij vraagstukken van politieke aard. De agendacommissie richt zich puur op de agenda’s en op procedures en formaliteiten ten aanzien van agenda’s. Het staat de agendacommissie overigens in het algemeen vrij om in de richting van de raad uitspraken en aanbevelingen te doen over de gang van zaken rond vergaderingen alsook omtrent de informatievoorziening en de werkwijze van de raad en de door de raad ingestelde raadscommissies.

Artikel 3. De werkgeverscommissie

Dit arikel is vervallen; namens de raad zal het seniorenconvent als werkgever van de griffier functioneren.

Artikel 4. Seniorenconvent

Dit overleg bespreekt vertrouwelijk aangelegenheden onder voorzitterschap van de burgemeester.

Het overleg regelt zelf zijn werkwijze. Spoedeisende kwesties, bijvoorbeeld tijdens een schorsing in de raadsvergadering, kunnen onderwerp voor het seniorenconvent zijn. Er is geen oproeptermijn.

Artikel 5. De griffier

De raad is verplicht een griffier te benoemen (artikel 100 van de Gemeentewet). De griffier is in eerste instantie verantwoordelijk voor de bijstand aan de raad. Hij is in principe in elke vergadering van de raad aanwezig. De Gemeentewet eist dat de raad de vervanging van de griffier regelt (artikel 107d, eerste lid). In het tweede lid is daarover een bepaling opgenomen. In verband met artikel 22 van de Gemeentewet (verschoningsrecht) is in het derde lid een bepaling opgenomen met betrekking tot het deelnemen van de griffier aan de beraadslaging.

De in het vierde lid opgenomen bepaling over gevraagd en ongevraagd advies geven aan de agendacommissie is een verruimende maatregel binnen de wettelijke taken van de griffier, zoals neergelegd in Hoofdstuk VII paragraaf 3 van de Gemeentewet.

Artikel 6. Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden

Vooraf

Met de geloofsbrief geeft de voorzitter van het centraal stembureau aan de benoemde kennis van zijn benoeming (artikel V 1 van de Kieswet). Voor dit benoemingsbesluit is bij ministeriële regeling een model vastgesteld. De benoemde geeft schriftelijk aan of hij de benoeming aanneemt (artikel V 2 van de Kieswet).

Tegelijk met de mededeling dat hij zijn benoeming aanneemt worden aan de raad stukken overlegd waaruit blijkt dat de benoemde voldoet aan de eisen om als lid van de raad toegelaten te worden. Dit omvat de volgende stukken: een ondertekende verklaring met de openbare betrekkingen die hij bekleedt, een uittreksel uit de basisregistratie personen met zijn woonplaats, geboorteplaats en -datum, en (indien niet-Nederlander) stukken waaruit blijkt dat hij voldoet aan de vereisten van artikel 10, tweede lid, van de Gemeentewet (artikel V 3 van de Kieswet). Bij het onderzoek zal ook de gedragscode (artikel 15, derde lid, van de Gemeentewet) betrokken worden. In deze code zijn onder meer bepalingen opgenomen over al dan niet toegestane nevenfuncties. De commissie welke de geloofsbrieven onderzoekt brengt verslag uit. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk.

Eerste en tweede lid

De formulering van het eerste lid benadrukt dat de raad en niet de voorzitter een commissie instelt, die het zogenaamde geloofsbrievenonderzoek verricht nadat de voorzitter van het centraal stembureau nieuwe leden heeft benoemd.

Derde lid

Het onderzoek van het proces verbaal (onderzoek naar het verloop van de verkiezing of de vaststelling van de uitslag) gebeurt door de oude raad vlak voor de eerste samenkomst van de nieuwe raad na de gemeenteraadsverkiezingen. Het onderzoek van het proces-verbaal strekt zich niet uit tot de geldigheid van de kandidatenlijsten en van de lijstverbindingen.

Dit lid ziet op de specifieke taak die de raad heeft na de raadsverkiezingen. Na de gemeenteraadsverkiezingen heeft de commissie voor het geloofsbrievenonderzoek een extra taak, zij adviseert de raad ook over het verloop van de verkiezingen (of dit op wettige wijze is gebeurd) en het vaststellen van de uitslag (is deze juist vastgesteld). Zij doet dit op basis van het proces-verbaal van het centraal stembureau. De raad dient op basis van dit advies een besluit te nemen over het verloop van de verkiezingen en de vaststelling van de uitslag. Dit besluit is van belang om dat de raad de bevoegdheid heeft om te besluiten tot het hertellen van de stemmen en zelfs de bevoegdheid om te besluiten tot een herstemming, beide eventueel in een deel van de gemeente bij een aantal specifieke stembureaus. Het proces-verbaal vormt de aanleiding tot een besluit tot hertelling of herstemming. Dit dient concrete aanwijzingen te bevatten waarop de raad tot een dergelijk besluit over gaat. Het feit dat een fractie een klein aantal (bijv. 3) stemmen te weinig heeft om een extra zetel te behalen is geen valide motivering om tot hertelling over te gaan. Een proces-verbaal waaruit blijkt dat kiezers bezwaar hebben gemaakt over de onzorgvuldige wijze waarop het stembureau na sluiting de stemmen heeft geteld, kan dit wel zijn.

Vierde en vijfde lid

Ingevolge artikel V 4 van de Kieswet beslist de raad over de toelating van zijn leden. Daarbij is er een verschil in de procedure bij de samenstelling van een nieuwe raad of bij de vervulling van een tussentijdse vacature. Na een raadsverkiezing kunnen de raadsleden op de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling de eed of verklaring en belofte afleggen. De voorzitter zal hen hiervoor oproepen. Bij tussentijdse vacaturevervulling kan de eed of verklaring en belofte aansluitend aan de beslissing van de raad over de toelating van het betrokken raadslid plaatsvinden. De tekst van de eed of verklaring en belofte die een raadslid bij het aanvaarden van het raadslidmaatschap moet afleggen, is in artikel 14 van de Gemeentewet vastgelegd.

Zesde lid

De procedure wordt van overeenkomstige toepassing verklaard voor steunraadsleden. Zij worden weliswaar op voordracht van de fracties benoemd, maar ook voor hen gelden de voorwaarden die gelden voor raadsleden alvorens zij door de raad worden beëdigd.

Artikel 7. Benoeming wethouders

Dit artikel geeft invulling aan een leemte in de Gemeentewet. Uit de Kieswet vloeit het geloofsbrievenonderzoek van raadsleden voort. Aangezien de wethouder geen gekozen volksvertegenwoordiger is, is hierover niets in de Kieswet geregeld. De Gemeentewet geeft wel aan welke formele eisen gesteld worden aan een wethouder maar niet op welk moment deze getoetst worden. De formele eisen voor het wethouderschap zijn grotendeels vergelijkbaar met de vereisten voor het raadlidmaatschap (Gemeentewet artikelen 36a, 36b, 41b en 41c). Het ligt voor de hand om voor het benoemen van wethouders ook een commissie voor het onderzoek naar de geloofsbrieven in te stellen. Dit artikel is ook van toepassing als er geen wethouder van buiten maar uit de raad wordt benoemd, de incompatibiliteiten en nevenfuncties dienen immers opnieuw beoordeeld te worden.

Bij de benoeming van een wethouder zal er een integriteitstoets plaatsvinden. De gedragscode politieke ambtsdragers speelt hierbij een rol. Daarnaast kan een verklaring omtrent het gedrag (VOG) worden gevraagd. De raad kan aangeven dat zij deze procedure wil volgen bij de benoeming van wethouders. De VOG kent een screeningsprofiel voor politieke ambtsdragers. Bij dit profiel staat de integriteit van de aspirant bestuurder centraal. Het is mogelijk om deze VOG via een spoedprocedure uit te laten voeren.

Een raadslid dat benoemd wordt tot wethouder mag raadslid blijven totdat de geloofsbrieven van zijn opvolger zijn goedgekeurd (artikel 36b, tweede lid, van de Gemeentewet). In het geval de coalitie in de raad een meerderheid heeft van één stem kan het verstandig zijn eerst als raadslid ontslag te nemen en een nieuw raadslid te benoemen. Het vooraf ontslag nemen als raadslid is een risico. Het kan immers gebeuren dat deze persoon of niet tot wethouder wordt benoemd of dat de geloofsbrieven niet worden goedgekeurd..

Artikel 8. Fracties

Eerste en tweede lid

De Kieswet en de Gemeentewet kennen het begrip fractie niet. In de Gemeentewet in artikel 33, tweede lid, wordt wel uitgegaan van het bestaan van in de raad vertegenwoordigde groeperingen (recht op fractie-ondersteuning). Bij de aanvang van de eerste zitting van de nieuwe raad na de verkiezingen, worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan, als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd.

De fractie gebruikt in de vergadering van de raad de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst had staan. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in de raad en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger duidelijk. Het kan echter voorkomen dat een fractie geen aanduiding boven de kandidatenlijst heeft staan. In een dergelijk geval deelt de fractie in de eerste vergadering de aanduiding mee.

Vierde lid

In de loop van een zittingsperiode kan het voorkomen dat leden de raad verlaten. In een dergelijk geval vindt er een verandering in de samenstelling van de fractie plaats. Als dit het geval is, deelt de fractie dit aan de voorzitter mede. Het is ook mogelijk dat een raadslid zijn lidmaatschap niet opzegt maar uit een fractie stapt. Hij kan als zelfstandige fractie verdergaan of zich aansluiten bij een bestaande fractie.

Ook andere wijzigingen zijn mogelijk, bijvoorbeeld een fusie van twee fracties. Een andere (tijdelijke) wisseling in een fractie kan het gevolg zijn van ziekte of zwangerschap van een raadslid. Voor deze gevallen is in de Kieswet een vervangingsregeling opgenomen.

Uitgangspunt van ons kiesstelsel is dat volksvertegenwoordigers op persoonlijke titel worden verkozen en benoemd (dit laatste door de voorzitter van het stembureau). Dit uitgangspunt is gebaseerd op artikel 27 van de Gemeentewet, waarin is bepaald dat elk bindend mandaat van een lid van de raad nietig is. De volksvertegenwoordiger handelt naar eigen overtuiging en is bij stemmingen niet gebonden aan een lastgeving. Geen andere persoon of instantie kan hem rechtens bindende instructies opleggen met betrekking tot zijn stemgedrag. Het is de individuele volksvertegenwoordiger die een mandaat van de kiezer heeft gekregen. De volksvertegenwoordiger heeft daardoor ook de mogelijkheid om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan.

Ook de Kieswet gaat niet uit van politieke partijen, een zetel 'hoort' dan ook niet bij een partij maar is verbonden aan de volksvertegenwoordiger die daardoor ook de mogelijkheid heeft om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. Ook kan een fractie besluiten om haar naam te veranderen. Dit staat de fractie vrij om te doen. Op grond van deze bepalingen heeft de raad geen zeggenschap over wijzigingen in de samenstelling, fusies en splitsingen van fracties en de naamvoering. De raad kan hier dus geen besluit over nemen. Een mededeling aan de voorzitter van de raad is voldoende. De raad is gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering nadat hiervan mededeling is gedaan rekening te houden met de nieuwe situatie.

Dit betekent ook dat:

• kandidaten die van een kandidatenlijst deel uitmaken en binnen die lijst/partij een onderlinge schriftelijke (en soms notariële) afspraak maken, bijvoorbeeld dat men onder bepaalde voorwaarden zal afzien van aanvaarding van het raadslidmaatschap, zich dienen te realiseren dat dergelijke afspraken nietig zijn, vanwege strijd met de Gemeentewet en de Kieswet;

• personen die tussentijds van partij veranderen hun raadslidmaatschap niet verliezen;

• als men uit een partij stapt en als eigen partij verder gaat, de verlatende partij geen middelen heeft om het raadslid uit de raad te weren.

Fractieafsplitsing en het ontstaan van een nieuwe fractie kan diverse praktische gevolgen hebben, te denken valt aan: fractievergoedingen en –faciliteiten, fractievoorzitterschap dan wel vertegenwoordiging in het seniorenconvent, zo nodig andere zitplaatsen in de raadszaal, bezetting in raadscommissies en eventueel de bezetting in raadscommissies door steunraadsleden.

Als moet worden voorzien in de vacature van een raadslid dat zich heeft afgesplitst, wordt teruggegrepen op de lijst waarop betrokkene oorspronkelijk was gekozen (artikel P 19 van de Kieswet).

Vijfde lid

De naam van de fractie dient getoetst te worden aan de afwijzingsgronden uit artikel G 3 van de Kieswet. Dit is een logische voorwaarde. Indien de nieuwe fractie wil meedoen aan de eerstvolgende raadsverkiezingen zal dit ook gebeuren. Bij registratie als politieke groepering wordt getoetst aan hoofdstuk G van de Kieswet, waarin staat aangegeven in welke gevallen deze registratie geweigerd wordt.

Hoofdstuk 2. Raadsvergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereiding

Artikel 9. Oproep en voorlopige agenda

In artikel 19, eerste lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de burgemeester de leden van de raad schriftelijk uitnodigt voor de vergadering.

Het eerste lid van dit artikel bepaalt dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden een schriftelijke oproep stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. De oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Het eerste lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, tegelijkertijd met de oproep aan de leden worden verzonden. De in artikel 25, eerste en tweede lid, bedoelde stukken zijn stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Hier wordt melding van gemaakt op de stukken. Het protocol geheimhouding is van toepassing en als bijlage bij dit Reglement gevoegd.

Op grond van artikel 17, tweede lid Gemeentewet vergadert de raad ook indien de burgemeester dat nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van het aantal leden van de raad daarom schriftelijk met opgave van redenen verzoekt. Het spreekt voor zich dat in die situatie men niet aan de genoemde termijnen gehouden kan worden.

Artikel 10. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

De agendacommissie bepaalt hoe de voorlopige agenda er uit ziet. Het versturen van de agenda en stukken is geregeld in artikel 9. Dit is echter een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen. Bewaakt moet worden dat door tijdgebrek agendapunten worden doorgeschoven naar een volgende vergadering. De agendacommissie bepaalt tevoren dat de agenda korter moet danwel dat er op twee avonden vergaderd moet worden.

Het tweede lid ziet op stukken waarop op grond van artikel 25, eerste of tweede lid van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd. Zij blijven onder de berusting van de griffier die raadsleden op verzoek inzage verleent. Met inzage verlenen wordt in dit verband ook digitale inzage begrepen, onder de voorwaarde dat de garantie voor geheimhouding gewaarborgd blijft. Het protocol geheimhouding is van toepassing en als bijlage bij dit Reglement gevoegd.

Het derde lid heeft tot doel om de raad een actievere rol te geven in de opstelling van de raadsagenda. Enerzijds kunnen individuele raadsleden via de agendacommissie onderwerpen voor de agenda voordragen. Anderzijds kunnen zij echter ook bij aanvang van de raadsvergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren. Daarmee kan het individuele raadslid in ieder geval op twee momenten invloed uitoefenen op de vaststelling van de agenda.

Indien er een voorstel wordt gedaan om de agenda aan te passen, bijvoorbeeld het doorschuiven van een agendapunt naar de volgende raadsvergadering, en de stemmen staken, is artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet niet van toepassing.

Artikel 11. Ter inzage leggen van stukken

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep (digitaal) ter inzage aangeboden.De stukken zullen doorgaans op elektronische wijze worden aangeboden. Dit gaat via een digitaal raadsinformatiesysteem of door plaatsing op de gemeentesite.

Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Een document houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, verslag, (concept)adviezen en magneetbanden verkrijgen de status van document in de zin van de Wob.

Onder de stukken als bedoeld in het derde lid van dit artikel worden verstaan: geheime stukken en de zogenaamde ‘achterliggende’ stukken waarvan in raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota’s, etc.).

Indien het gaat om geheime of vertrouwelijke stukken, waarop voorlopige geheimhouding is opgelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt aan de raad, dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Ook kan worden overwogen hiervan geen kopieën te laten maken, omdat het gevaar bestaat dat vaak gekopieerde stukken toch in de openbaarheid komen.

De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd. Met inzage verlenen wordt in dit verband ook digitale inzage begrepen, onder de voorwaarde dat de garantie voor geheimhouding gewaarborgd blijft. Het protocol geheimhouding is van toepassing en als bijlage bij dit Reglement gevoegd.

Artikel 12. Openbare kennisgeving

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Hier wordt expliciet vastgelegd in welke dag-, nieuws- of huis-aan-huisbladen de aankondiging van de vergadering van de raad wordt geplaatst.

Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dan dient er een grondslag te zijn, zie artikel 3:12 juncto 2:14 van de Awb.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 13. Vergaderfrequentie

Uitgangspunt is en blijft dat de raad zijn vergadering in één zitting kan afronden. Uitzonderingen zijn mogelijk. De eerste inschatting van de tijdsduur kan worden genomen in de agendacommissie. Bij aandachtvragende onderwerpen kan tevoren een inschatting worden gemaakt van b.v. meer insprekers dan gebruikelijk. Ook het aantal agendapunten kan dan aanleiding geven tevoren al aan te geven de vergadering eerder te starten of op de avond erna voort te zetten.

Artikel 14. Presentielijst

De verplichting tot het hebben van een presentielijst vloeit voort uit artikel 20 van de Gemeentewet. In dit artikel wordt de procedure vastgelegd. De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum bereikt is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29 van de Gemeentewet.

De griffier geeft de ambtelijke ondersteuning die de raad nodig heeft. Daarom zorgt hij voor het bijhouden van de presentielijst en stelt hij samen met de voorzitter deze vast en ondertekent deze. Deze ondertekening dient te waarborgen dat de lijst volledig is en het quorum aanwezig was.

Met name indien de besluitvorming zonder hoofdelijke stemming plaats heeft, is het van belang dat vaststaat welke leden aan de besluitvorming hebben deelgenomen. Door een strikte toepassing van het tweede lid kunnen problemen worden voorkomen. Blijkt bij stemming een raadslid dat wel de presentielijst heeft getekend en zich niet bij de griffier heeft afgemeld, niet in de raadzaal aanwezig, dan meldt de voorzitter dat op de terugkeer van dat lid wordt gewacht alvorens met de stemming te beginnen.

Artikel 15. Openbare vergadering, opening en sluiting

De voorzitter kan na de opening mededelingen doen. In het geval een lid van de raad een mededeling heeft, verzoekt hij de voorzitter voor de aanvang van de raadsvergadering namens hem die mededeling te doen. De mededelingen zijn kort en zakelijk.

Artikel 16. Secretaris

Dit betreft de mogelijkheid de secretaris via een doorlopende uitnodiging aanwezig te laten zijn bij iedere vergadering.

Artikel 17. Aantal spreektermijnen

Indien de raad van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten. Het tweede lid benadrukt dat de voorzitter elke spreektermijn afsluit. Dit behoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn.

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. De beraadslaging over een motie vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het betreffende, aan de orde zijnde onderwerp (artikel 28).

Artikel 18. Spreektijd

Het mag tot de taak van de agendacommissie gerekend worden om de raad te adviseren of er een spreektijdenregeling is, te bepalen welke ‘op zich zelf staande’ moties - die tijdig voor de agendacommissievergadering moeten zijn ingediend - in de raadscommissies geagendeerd zullen worden, welke agendapunten worden vastgesteld en of er bij belangwekkende onderwerpen een noodzaak is voor een tweede vergaderdag. Belangwekkende of zwaarwegende onderwerpen zien op onderwerpen die de gemoederen in de gemeente bezig houden.

Hierbij valt te denken aan onderwerpen als de bouw van een nieuw gemeentehuis, de opname van asielzoekers e.d. Of er sprake is van zwaarwegende gevallen is ter beoordeling van de voorzitter van de raad. Het verstrijken van de spreektijd van het college mag niet leiden tot onbeantwoorde vragen van raadsleden. Vragen van raadsleden dienen altijd beantwoord te worden, de voorzitter van de raad dient dit te bewaken en kan zo nodig tijd toevoegen.

De spreektijdenregeling is niet van toepassing op de raad voor de voortgangsrapportage CWP en de begrotingsraad. Daarvoor geldt immers een specifieke regeling met ruimere spreektijden en een langere vergaderduur.

Artikel 19. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht. Het is uiteraard ook mogelijk dat de raad bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen.

De raad kan op grond van artikel 5 bepalen dat de griffier, deelneemt aan de beraadslagingen. De burgemeester en de wethouder(s) hebben het recht (het woord te voeren en) deel te nemen aan de beraadslagingen op grond van artikel 21, eerste en tweede, lid van de Gemeentewet.

Artikel 20. Spreekrecht burgers

Het is een democratisch recht aan burgers spreekrecht te verlenen. Dit spreekrecht is verbonden aan een punt dat op de raadsagenda is geplaatst. De raad neemt hetgeen is ingebracht mee in zijn beraadslagingen. Mocht blijken dat insprekers over eenzelfde onderwerp willen spreken, zal bij de aanmelding door de griffie erop worden gewezen dat men zijn bijdrage kan bundelen. De voorzitter zal bij het inspreken daar ook aandacht aan geven en voorstellen tot samenvoeging doen.

Het aantal insprekers is in tijd genomen niet onbeperkt. Zijn het er naar het oordeel van de voorzitter te veel dan bepaalt hij of de vergaderduur met een half uur wordt verlengd.

Zijn er geen insprekers dan blijft de tijd staan bij de in artikel 18, vierde lid bepaalde tijd onder het kopje ‘overig’. De aan sprekers toebedeelde tijd van vier minuten is gelijk aan de tekst van één A4 waarmee de inspreker zijn punt voldoende kan maken.

Artikel 21. Voorstellen van orde

De voorzitter legt aan de raad ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raad. Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen, (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een pauze. Indien het gaat om een niet geagendeerd voorstel, dient de procedure van een initiatiefvoorstel gevolgd te worden (artikel 39).

Artikel 22. Storen in rede/afwijken van onderwerp

Zie artikel 22.

Artikel 23. Belediging en ordeverstoring

Zie artikel 23.

Artikel 24. Schorsing van de vergadering

Dit artikel en de twee voorgaande artikelen zijn een uitwerking van het bepaalde in artikel 26 Gemeentewet, waarin de voorzitter wordt opgedragen te zorgen voor de handhaving van de orde en de eigenstandige bevoegdheid is toegekend zowel toehoorders als een lid van de raad bij ordeverstoring het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. De burgemeester kan de raad voorstellen betrokkene te laten verwijderen. Zonder beraadslaging wordt dit voorstel aanvaard of afgewezen. Bij aanvaarding daarvan verlaat het lid onmiddellijk de vergadering. Bij herhaling van dit gedrag kunnen toehoorders en kan het lid voor maximaal drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Paragraaf 3. Stemmingen

Artikel 25. Stemverklaring

Stemverklaringen zullen kort moeten zijn en mogen niet het karakter krijgen van een derde termijn, als laatste reactie op de vorige spreker. De stemverklaringen worden gegeven vóór de hoofdelijke oproep van de leden dat de stemming begint.

Artikel 26. Beslissing

De voorzitter kan de beraadslaging sluiten als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist. De voorzitter formuleert daarna de te nemen eindbeslissing. Indien geen stemming wordt gevraagd, is het voorstel aangenomen op grond van artikel 32, derde lid, van de Gemeentewet.

Artikel 27. Stemming; procedure hoofdelijke stemming

Indien een lid te kennen geeft een hoofdelijke stemming te wensen, moet de stemming plaatsvinden. De raad heeft niet de bevoegdheid om van deze bepaling van artikel 32 van de Gemeentewet af te wijken. Vraagt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. Wellicht ten overvloede wordt hierbij nog verwezen naar artikel 209, tweede lid, van de Gemeentewet, welke een hoofdelijke stemming verplicht.

De regeling in het eerste deel van het tweede lid kan toepassing krijgen, indien de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is en slechts enkele leden zouden tegenstemmen. Een raadslid kan zich alleen onthouden van stemming op grond van artikel 28 van de Gemeentewet. In alle andere gevallen is een raadslid verplicht stelling in te nemen en te stemmen.

Stemmingen zijn in principe ook openbaar. Een volksvertegenwoordiger dient duidelijk te zijn in zijn of haar rol. Door de openbaarheid is het voor de achterban (kiezers) duidelijk hoe ze vertegenwoordigd worden.

Bij staking van stemmen is het bepaalde in artikel 32 van de Gemeentewet van toepassing. Indien de vergadering voltallig is, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Is de vergadering niet voltallig, dan wordt het nemen van het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Als ook dan de stemmen staken, wordt het voorstel geacht niet te zijn aangenomen.

In gemeenten kan een elektronisch stemsysteem gebruikt worden waarbij de openbaarheid gewaarborgd wordt doordat de naam van het raadslid gekoppeld wordt aan het voor of tegen. Dit is te lezen op een scherm, de afdruk ervan wordt meegenomen in de verslaglegging. Deze manier van stemmen is mogelijk op grond van de Gemeentewet.

In het vierde lid wordt ingegaan op de procedure van hoofdelijke stemming. Praktisch gezien verdient het aanbeveling de volgorde van stemmen te bepalen aan het begin van de vergadering; deze volgorde geldt dan voor de gehele vergadering.

Artikel 28. Volgorde stemming over amendementen en moties

Er is geen verschil in procedure tussen een amendement en een motie. Zowel een amendement als een motie komt in stemming voorafgaande aan de stemming over het onderliggende voorstel. Te beginnen met een amendement en eventueel gevolgd door een motie.

Artikel 29. Stemming over personen

Artikel 31, eerste lid, van de Gemeentewet geeft aan dat de stemming over personen geheim dient te zijn. Het is mogelijk om met elektronische stemsystemen te werken maar het reglement van orde gaat vooralsnog uit van een stemming door middel van behoorlijk ingevulde stembriefjes. Een blanco stembriefje wordt niet aangemerkt als een behoorlijk ingevuld stembriefje (Kamerstukken II 1985/86, 19 403, nr. 3, blz. 86). In geval van een schriftelijke stemming wordt dan ook geen rekening gehouden met blanco stembriefjes. Een blanco of verkeerd ingevuld stembriefje telt wel mee bij de bepaling van het quorum. De raad oordeelt of een stembriefje behoorlijk is ingevuld. Wat onder een (niet) behoorlijk ingevuld stembriefje moet worden verstaan, is in de wet niet geregeld.

Indien raadsleden genomineerd worden voor de functie van wethouder is er sprake van een vrije stemming. Er is geen sprake van een voordracht. De beoogd wethouder mag dus meestemmen over zijn eigen benoeming. Een voorstel tot benoeming gaat hem persoonlijk aan "wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt" (artikel 28, eerste lid, onder a, en derde lid, van de Gemeentewet). Dat is echter in casu niet aan de orde, omdat er ook op een ander persoon kan worden gestemd. De aard van de stemming is derhalve van belang.

Dit heeft tot gevolg dat raadsleden de mogelijkheid hebben op het stembriefje de naam van de kandidaat die hun voorkeur heeft in te vullen (die van de voorgestelde perso(o)n(en), of die van een ander). Er is in dit geval geen sprake van een voordracht of een anderszins beperkte keuze en aan de stemming mag derhalve ook worden deelgenomen door raadsleden die ter benoeming zijn voorgesteld: zij kunnen immers op het stembriefje een andere naam dan hun eigen naam invullen.

De wetgever heeft nooit de bedoeling gehad de politieke verhoudingen in de raad te beïnvloeden door middel van een verbod op het meestemmen van de kandidaat-wethouder. Los van de formeel-juridische context pleiten de volgende argumenten nog voor bovenstaande zienswijze:

• een democratisch gekozen vertegenwoordiger mag niet te snel het recht op stemming worden ontnomen. Stel: partij X beveelt meneer Janse en meneer Pieterse aan als wethouders. Als deze personen in de raad zitting hebben en niet mee mogen stemmen houdt dit in, dat de partij ineens twee stemmen in de raad minder heeft. Dat is onaanvaardbaar in het licht van de politieke verhoudingen;

• een aanbeveling is geen voordracht. Het spraakgebruik heeft het vaak over voordracht, maar een persoon nomineren als wethouder staat niet gelijk aan een voordracht.

Tenslotte is het denkbaar dat een kandidaat-wethouder die voor benoeming wordt aanbevolen, uit moreel-politieke overwegingen en om iedere schijn van belangenverstrengeling te vermijden op eigen initiatief afziet van het meestemmen over de benoeming. Alhoewel het uitgangspunt is dat zeer terughoudend moet worden omgegaan met het inperken van het stemrecht van gekozen volksvertegenwoordigers, laat de wet de betrokkenen de ruimte daarin een eigen afweging te maken.

Artikel 30. Verslag en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de griffier en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Het maken van een verslag is niet verplicht. In de Gemeentewet wordt alleen gesproken over de verplichting een besluitenlijst openbaar te maken (artikel 23, vijfde lid, van de Gemeentewet). Het conceptverslag wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep verstuurd aan de leden en overige personen die het woord gevoerd hebben.

De griffier verleent de ambtelijke ondersteuning van de raad. Daarom is de griffier aangewezen om het verslag op te stellen en deze, tezamen met de voorzitter, te ondertekenen.

De besluitenlijst dient op zo kort mogelijke termijn te worden gepubliceerd. Dit kan voordat het verslag is vastgesteld aangezien de besluitenlijst 'slechts' een overzicht geeft van (alle) door de raad genomen beslissingen (dus niet alleen besluiten in de zin van de Awb maar ook bijvoorbeeld een afspraak om een werkbezoek af te leggen). Het ligt voor de hand dat het verslag en de besluitenlijst ook op de gemeentelijke website toegankelijk worden gemaakt. Dit wordt weergeven in het zesde lid.

Andere vormen van verslaglegging zijn ook mogelijk. Bijvoorbeeld een geluidsopname van de raadsvergadering, met een overzicht van de sprekers, de onderwerpen -voorzien van tijdscodes- en een besluitenlijst.

Artikel 31. Ingekomen stukken

Over aan de raad gerichte inkomende stukken worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard, bijvoorbeeld ter kennisneming, steunen, afwijzen, in behandeling nemen, doorsturen naar een raadscommissie, doorsturen naar het college, etc. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren.

Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dient dit op de gebruikelijke wijze te worden voorbereid. Wil een raadslid een ingekomen stuk in een commissie inhoudelijk behandelen, dan verzoekt hij daarom met een duidelijke opgave van redenen. Zowel de overige raadsleden als het college moeten zich op basis van de concrete motivering terdege op de behandeling kunnen voorbereiden. Wat betreft de agendering en behandeling van de antwoorden van het college op inwonersbrieven aan de raad (en het college) is aan het slot van dit artikel bepaald dat er per raadscommissie een overzicht op de agenda zal zijn met die antwoorden. Voordeel hiervan is dat fracties en college dan weten dat hier vragen over kunnen worden gesteld en dat inwoners op dit punt bij de commissie kunnen komen inspreken. Door deze gang van zaken in het onderhavige reglement op te nemen wordt geregeld dat de raad met deze afdoening door de door de raad ingestelde raadscommissies akkoord wenst te gaan.

De lijst van ingekomen stukken wordt minimaal wekelijks aangevuld en in het raadsinformatiesysteem gepubliceerd. Maandelijks worden raadsleden geattendeerd op de lijst van ingekomen stukken en de mogelijkheid tot het aanpassen van de voorgestelde procedurele wijze van afdoening.

Paragraaf 5. Besloten raadsvergaderingen

Artikel 32. Toepassing reglement op besloten vergaderingen

Dit artikel bepaalt dat de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing zijn op een raadsvergadering achter gesloten deuren. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het recht van amendement, het recht van motie, het maken van het verslag. Het protocol geheimhouding is van toepassing en als bijlage bij dit Reglement gevoegd.

De bepalingen van het reglement zijn echter niet van toepassing, voor zover het toepassen van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal de raad moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

In artikel 23 van de Gemeentewet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor 'het sluiten van de deuren', de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt.

Artikel 33. Verslag besloten vergadering

In dit artikel wordt uitwerking gegeven aan artikel 23, derde lid, van de Gemeentewet. In overeenstemming met de bepaling over het verslag van de raadsvergadering is de griffier ook verantwoordelijk voor het verslag van een besloten vergadering. Dit verslag ligt ter inzage bij de griffier. Evenals bij de artikelen 10, tweede lid en 11 geldt bij dit artikel dat ook digitale inzage kan worden verschaft. Het protocol geheimhouding is van toepassing en als bijlage bij dit Reglement gevoegd.

Artikel 34. Opheffing geheimhouding

In de in het artikel aangehaalde artikelen wordt aan de raad de mogelijkheid geboden de geheimhouding van stukken op te heffen; stukken die niet per se aan hem behoeven te zijn overgelegd. Het kan dus (zie bijvoorbeeld artikel 86, tweede lid, van de Gemeentewet) gaan om de situatie dat de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd ten aanzien van stukken die hij aan de raadscommissie heeft overgelegd. De raadscommissie kan dan aan de raad verzoeken de geheimhouding op te heffen (indien de burgemeester daar niet toe bereid is). In het onderhavige artikel is nu ter zake een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet, kan geheimhouding worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. De opgelegde geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de raad de oplegging niet in zijn eerstvolgende vergadering die volgens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd.

Als de raad niet van plan is de opgelegde geheimhouding te bekrachtigen, kan het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met de raad overleg voeren. Deze besloten vergadering kan dan gaan om de vraag waarom de raad de geheimhouding wil opheffen door deze niet te bekrachtigen.

Paragraaf 6. Toehoorders en pers

Artikel 35. Toehoorders en pers

De hier aangegeven bepalingen worden wat betreft het handhaven van de orde aangevuld door artikel 26 van de Gemeentewet. De voorzitter heeft de bevoegdheid om toehoorders die de orde verstoren, te doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toegang te ontzeggen.

Artikel 36. Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een de raad in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts van af een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat burgers die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties.

Hoofdstuk 3. Bevoegdheden, instrumenten raadsleden

Artikel 37. Amendementen en subamendementen

Het recht van amendement is neergelegd in artikel 147b van de Gemeentewet. Dit artikel verplicht de raad nadere regels te stellen. Deze nadere regels staan in dit artikel. Op basis van artikel 147b van de Gemeentewet is de raad verplicht een amendement te behandelen.

Leden van de raad kunnen aan de raad wijzigingen op het voorgesteld besluit van het college of op initiatiefvoorstellen indienen, de zogenaamde amendementen. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander raadslid aanleiding zijn, op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit, dat aanhangig is. De beraadslaging over het (sub)amendement vindt plaats in ten hoogste twee termijnen. Indien (in uitzonderlijke situaties) een ingediend amendement verdere beraadslaging noodzakelijk maakt, kan de raad besluiten tot een derde termijn.

Artikel 38. Moties

In het eerste artikel van dit reglement is de definitie van het begrip motie gegeven. Een motie is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke, procedurele aard), het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen of om het doen van een verzoek. Dit kan bij ieder agendapunt waarin een besluit wordt genomen of beantwoording plaatsvindt van een vraag.

Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom zijn burgemeester en wethouders formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen raad en college en hieruit kan het college dan zijn consequentie trekken.

Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt dat deze niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp waarop de motie betrekking heeft.

Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats. Dergelijke moties benaderen de in artikel 39 geregelde initiatiefvoorstellen. Dualisering veronderstelt versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Dat wil zeggen dat het voor een effectief gebruik van deze instrumenten wenselijk is dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. De mogelijkheid om zonder drempelsteun een motie in te dienen staat dan ook ten dienste van een effectieve uitoefening van de inkadering en controle door de raad. Wel kan de agendacommissie bij de opstelling van de agenda de dan al ingediende zelfstandige motie beoordelen aan de hand van bij voorbeeld actualiteit en spoedeisendheid.

In de Gemeentewet wordt één specifieke motie uitgewerkt. Dit betreft de motie van wantrouwen waarbij de raad aangeeft het vertrouwen in een wethouder te hebben verloren. Het is een wethouder niet toegestaan om na een aangenomen motie van wantrouwen aan te blijven. Indien hij zelf niet opstapt, dient de raad actie te ondernemen.

Artikel 39. Initiatiefvoorstel

Het is de taak van het college aan de raad de nodige voorstellen te doen. Maar raadsleden kunnen ook zelf een voorstel voor een verordening of beslissing ter behandeling bij de raad indienen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend.

In artikel 147a, eerste lid, van de Gemeentewet is dit uitgewerkt. Het tweede en derde lid van dit artikel bepalen dat de raad regelt op welke wijze een initiatiefvoorstel voor een verordening of beslissing wordt ingediend en behandeld. Daar wordt in deze bepaling uitvoering aan gegeven.

Algemeen uitgangspunt is dat dualisering de versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden inhoudt. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Voor een effectief gebruik van deze instrumenten is het wenselijk dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. Het ontbreken van drempelsteun bij het recht van initiatief staat ten dienste van een effectieve uitoefening van de inkadering en controle door de raad. Ook kleine fracties en individuele raadsleden worden zo in staat gesteld actief deel te nemen aan de controlerende, vertegenwoordigende en budgettaire functie.

De Gemeentewet maakt onderscheid tussen initiatiefvoorstellen voor verordeningen en overige initiatiefvoorstellen. Ieder raadslid kan een initiatiefvoorstel voor een verordening indienen. Een dergelijk voorstel moet aanhangig worden gemaakt door het schriftelijk en ondertekend aan de voorzitter te zenden (art. 147a, eerste lid). De verdere wijze van behandeling moet de raad zelf regelen. De raad moet ook regelen op welke wijze en onder welke voorwaarden overige initiatiefvoorstellen (voorstellen die betrekking hebben op iets anders dan een verordening) in behandeling worden genomen. Ook dit initiatiefrecht komt toe aan individuele raadsleden, hetgeen inhoudt dat geen drempels mogen worden opgeworpen. Wel kan de raad voorzien in een zekere inhoudelijke toets. Daarbij kan worden gedacht aan het beantwoorden van de vraag of het voorstel wel de uitoefening van een raadsbevoegdheid betreft (en niet een collegebevoegdheid).

Het tweede lid houdt in dat de voorzitter het initiatiefvoorstel zo spoedig mogelijk op de agenda plaatst, maar de voorzitter plaatst het voorstel echter niet meer op de agenda, nadat de oproep verzonden is.

Dit laat de mogelijkheid onverlet voor het individuele raadslid om op grond van artikel 10, derde lid van dit Reglement het initiatiefvoorstel toch aan de agenda toe te voegen. Het is aan de raad om vervolgens te bepalen hoe het initiatiefvoorstel verder wordt behandeld nu het op de agenda staat.

Artikel 40. Collegevoorstel

Dit artikel heeft betrekking op het agenderingsrecht van de raad. De raad is de enige die een voorstel voor een verordening of een ander voorstel dat het college heeft voorbereid kan agenderen. Als het college het voorstel heeft voorbereid, betekent dit niet dat het college het door hen voorbereide voorstel kan intrekken indien het college van oordeel is dat verdere behandeling van het voorstel niet wenselijk is (bijvoorbeeld omdat zij een voorstel willen wijzigen). De raad moet hier toestemming voor geven.

Indien de raad van oordeel is dat een voorstel voor een verordening of een ander voorstel niet voldoende is voorbereid, kan de raad het voorstel voor een verordening of een ander voorstel op grond van het tweede lid nogmaals voor advies aan het college zenden.

De raad kan het college bijvoorbeeld verzoeken het voorstel voor een verordening of ander voorstel nader te onderbouwen. De raad bepaalt echter wanneer het voorstel voor een verordening of ander voorstel, dat door het college verder voorbereid is, opnieuw behandeld wordt. De raad kan dit in dezelfde raadsvergadering regelen, maar de raad kan dit ook aan de agendacommissie overlaten.

Artikel 41. Interpellatie

Dit artikel stelt nadere regels bij artikel 155 van de Gemeentewet. Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht. Het gaat om een recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de burgemeester te vragen. Daarvoor is verlof van de raad nodig.

Dualisering veronderstelt versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Voor een effectief gebruik van deze instrumenten is het wenselijk dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. Wel is hier gekozen voor een ondersteuning door de raad bij gewone meerderheid. In een gedualiseerd systeem zijn wethouders geen lid meer van de raad. Toch is het van belang dat zij bij een instrument als de interpellatie ook op de hoogte worden gesteld van de inhoud van het verzoek. Door de toevoeging in het tweede lid wordt hiervoor gezorgd. De toelichting bij het artikel over het initiatiefvoorstel over de stuurgroep Leemhuis en de (verplichte) aanwezigheid van collegeleden is ook op dit artikel van toepassing.

Artikel 42. Schriftelijke vragen

Het vragenrecht geeft aan de leden van de raad het recht informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking. Op grond van deze bepaling kan een raadslid schriftelijke vragen stellen aan het college of de burgemeester, al naar gelang wie verantwoordelijk is.

Verzoeken ex artikel 42 worden door tussenkomst van de griffier bij de voorzitter ingediend. Het moet gericht zijn aan de voorzitter van de raad.

De leden van de raad hebben een aantal mogelijkheden om het college en de burgemeester te vragen verantwoording af te leggen omtrent het gevoerde bestuur. Voor het vragenrecht geldt, dat het daarbij vooral om vragen met een informatieve strekking gaat.

Over de verantwoordingsplicht bepaalt de Gemeentewet in artikel 169, lid 1 dat de leden van het college tezamen en ieder afzonderlijk aan de raad verantwoording verschuldigd zijn voor het door het college gevoerde bestuur. Zij geven de raad alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft (Gemeentewet artikel 169, lid 2).

Ook geven zij de raad mondeling of schriftelijk de door één of meer leden gevraagde inlichtingen waarvan het verstrekken niet in strijd is met het openbaar belang (artikel 169, lid 3). Een soortgelijke bepaling komt in artikel 180, lid 3 voor de burgemeester voor.

Ten aanzien van de uitoefening van specifieke collegebevoegdheden is in artikel 169, lid 4 Gemeentewet bepaald dat het college de raad vooraf inlichtingen over de uitoefening van die bevoegdheden geeft indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. In het laatste geval neemt het college geen besluit voordat de raad zijn wensen en bedenkingen ter zake ter kennis van het college heeft kunnen brengen.

Een medewerker van de griffie zal datum en tijdstip van indiening van de vragen registreren. In de praktijk vindt de verspreiding van de vragen door tussenkomst van de griffier plaats. Bij hem worden de vragen, gericht aan de voorzitter, ingediend. Het college is verantwoordelijk voor beantwoording van vragen en met inachtneming van de termijn voor de beantwoording.

Artikel 43. Inlichtingen

Dit arikel is vervallen.

Artikel 44. Vragenhalfuur

Het Vragenhalfuur voor de raad (als nadere uitwerking van het vragenrecht van de raad op grond van artikel 155, lid 1 van de Gemeentewet) vindt direct na de opening van de raadsvergadering en voor de vaststelling van de agenda plaats. Het Vragenhalfuur heeft geen betrekking op voorstellen en onderwerpen die elders worden behandeld op de raadsagenda. De onderwerpen tijdens een Vragenhalfuur hebben betrekking op dringende, actuele kwesties die niet kunnen wachten tot een volgende commissie- of raadsvergadering, zulks ter beoordeling van de voorzitter van de raad. De vragen zijn kort en kernachtig.