Convenant gemeenschappelijke rekenkamer gemeenten Gemert-Bakel en Laarbeek

De ondergetekenden:

de gemeente Gemert-Bakel;

de gemeente Laarbeek;

hierna te noemen “de gemeenten”;

Overwegende dat de gemeenteraad van Gemert – Bakel en de gemeenteraad van Laarbeek hebben besloten een gemeenschappelijke rekenkamer in te stellen;

Komen gelet op de Gemeentewet het volgende overeen;

Besluiten aan te gaan het convenant gemeenschappelijke rekenkamer gemeenten Gemert-Bakel en Laarbeek dat luidt als volgt:

Artikel 1 Gemeenschappelijke rekenkamer

• 1. Er is een gemeenschappelijke rekenkamer voor beide gemeenten.

• 2. De instelling van de gemeenschappelijke rekenkamer gebeurt bij verordening, die door de gemeenteraden van iedere gemeente wordt vastgesteld. Deze verordening wordt aangeduid als de Verordening gemeenschappelijke rekenkamer Gemert-Bakel – Laarbeek 2023, hierna te noemen de verordening.

• 3. Intrekking of wijziging van de verordening gebeurt bij eensluidend besluit van de gemeenteraden.

• 4. De gemeenschappelijke rekenkamer voert voor de gemeenten de taken uit als opgenomen in de verordening.

Artikel 2 Regiegroep

• 1. Er is een regiegroep voor de rekenkamer.

• 2. De regiegroep is een intergemeentelijk adviesorgaan, bestaande uit ten minste 2 leden per raad van de gemeenten, ondersteund door een van de raadsgriffiers.

• 3. Het voorzitterschap van de regiegroep rouleert tussen de gemeenten, tenzij de leden in onderling overleg anders overeenkomen. Dit geldt ook voor de ondersteuning vanuit de griffies.

• • 4. a. De regiegroep is belast met de voorbereiding van de (her)benoeming, het tijdelijk op non-actief stellen en het ontslag van de leden van de rekenkamer evenals het voorbereiden en uitvoeren van de (tussen)evaluatie van de samenwerking, ter ondersteuning van de raden van de gemeenten.

  • b. De regiegroep stelt jaarlijks op verzoek van de gemeenschappelijke rekenkamer een groslijst van mogelijke onderzoeksonderwerpen samen zoals deze vanuit de gemeenteraden worden aangedragen, waarna de regiegroep de groslijst aan de rekenkamer overlegt met de aanbeveling aan de commissie om hieruit de onderwerpen te selecteren waarop de commissie haar werkzaamheden richt. De rekenkamer stelt daarna haar onderzoeksplan, gemotiveerd, vast.

  • c. De regiegroep verzoekt namens de betrokken gemeenteraad of namens de raden om tussentijdse wijziging van het jaarplan van de gemeenschappelijke rekenkamer in het geval zich de situatie aandient als bedoeld in artikel 8 lid 4 van dit convenant.

  • d. De regiegroep kan voorts zowel door de raden als door de rekenkamer worden ingeschakeld voor ondersteuning bij overige zaken die de rekenkamer betreffen.

  • e. De regiegroep heeft ten minste eenmaal per halfjaar overleg met de voorzitter van de rekenkamer.

Artikel 3 Samenstelling van de gemeenschappelijke rekenkamer

• 1. De gemeenschappelijke rekenkamer bestaat uit minimaal drie externe leden, met inbegrip van de voorzitter, die bij eensluidend besluit door de gemeenteraden worden benoemd, op voordracht van de regiegroep.

• 2. Werving en selectie van de voorzitter en de overige leden van de gemeenschappelijke rekenkamer vindt plaats door de regiegroep.

• 3. Benoeming van de leden vindt plaats voor een periode van zes jaar.

• 4. De leden kunnen eenmaal worden herbenoemd voor een periode van zes jaar op voordracht van de regiegroep.

• 5. Voorafgaand aan eventuele tussentijdse benoemingen pleegt de regiegroep overleg met de rekenkamer.

Artikel 4 Ontslag en non-activiteit

• 1. Een lid van de gemeenschappelijke rekenkamer wordt bij eensluidend besluit door de raden van de gemeenten ontslagen.

• 2. Indien een van raden van de gemeenten op grond van artikel 6 van de verordening een ontslagbesluit neemt, neemt de andere gemeenteraad in beginsel een eensluidend besluit.

• 3. Op non-activiteitstelling van een lid van de rekenkamer, de beëindiging of verlenging van de non-activiteit, geschiedt bij eensluidend besluit van de raden van de gemeenten.

• 4. Verlening van ontslag aan of op non-activiteitstelling van de voorzitter en de leden van de rekenkamer, geschiedt niet dan nadat daarover in de regiegroep overleg is gevoerd.

Artikel 5 Vergoeding voor werkzaamheden van de leden van de rekenkamer

• 1. De leden ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden voor de rekenkamer.

• 2. De vergoeding bedraagt voor de voorzitter € 275,00 per maand en € 225,00 per maand voor de overige leden.

• 3. Voor de uitvoering van onderzoek door een of meer leden van de rekenkamer zelf wordt een vergoeding van € 75,00 per uur toegekend, per werkelijk ingezet uur.

• 4. De vergoedingen genoemd in de leden 2 en 3 komen ten laste van het budget van de rekenkamer.

• 5. Tevens worden de reiskosten vergoed naar de daarvoor in het algemeen bij de gemeente geldende maatstaf.

• 6. De vergoeding genoemd in het tweede lid wordt jaarlijks per 1 januari geïndexeerd met het percentage dat in tabel IV (vergoedingen rekenkamerleden van het rechtspositiebesluit raads- en rekenkamerleden) wordt gehanteerd.

• 7. De vergoedingen in dit artikel kunnen worden aangepast als de raden van de deelnemende gemeenten daartoe unaniem besluiten.

Artikel 6 Eed of belofte

De voorzitter en de leden van de commissie leggen de eed of belofte af, als bedoeld in artikel 81m, lid 2 van de Gemeentewet, in een openbare vergadering van de gemeenteraad van Gemert-Bakel.

Artikel 7 Secretariaat

• 1. Het ambtelijk secretariaat van zowel de rekenkamer als van de regiegroep wordt belegd bij de griffies van de deelnemende gemeenten. Door middel van een rouleersysteem zal iedere griffie het ambtelijk secretariaat verzorgen van of de commissie of de regiegroep.

• 2. De griffier van de gemeente waar het ambtelijk secretariaat is belegd, fungeert gedurende die periode als aanspreekpunt voor alle zaken die de rekenkamer respectievelijk de regiegroep betreffen.

Artikel 8 Onderzoeksplan

• 1. De commissie presenteert jaarlijks voor 1 oktober een onderzoeksplan waarin staat aangegeven welke onderwerpen voor het dan komende kalenderjaar in aanmerking komen voor een onderzoek of Quick scan. Ieder jaar wordt ten minste voor iedere gemeente één onderzoek afzonderlijk verricht plus één onderzoek voor de deelnemende gemeenten gezamenlijk.

• 2. Voordat de commissie haar onderzoeksplan presenteert, geeft zij de gemeenteraden via de regiegroep de gelegenheid om wensen aan te geven ten aanzien van de door de rekenkamer uit te voeren onderzoeken of Quick scans.

• 3. In het ontwerponderzoeksplan geeft de rekenkamer gemotiveerd aan op welke wijze zij tot het onderzoeksplan is gekomen.

• 4. Indien de behoefte van één of alle gemeenten aan onderzoek naar een bepaald onderwerp door actuele omstandigheden zodanig wijzigt dat onverkorte uitvoering van het onderzoeksplan ongewenst is en in plaats daarvan onderzoek naar een geheel nieuw onderwerp actueel en gewenst is, kan de rekenkamer op verzoek van de regiegroep besluiten tot wijziging van de onderwerpselectie en het onderzoeksplan.

• 5. Op verzoek van een afzonderlijke deelnemende gemeente kan de rekenkamer naast het onderzoeksplan meer onderzoeken en/of Quick scans uitvoeren. De rekenkamer brengt hiertoe een offerte uit aan de verzoekende gemeente. De rekenkamer beslist welke onderwerpen worden onderzocht.

• 6. De rekenkamer kan zich in het kader van het uitvoeren van een concreet onderzoek of Quick scan laten bijstaan door deskundigen. De kosten van deskundige bijstand komen ten laste van het door de desbetreffende gemeente aan de rekenkamer beschikbaar gestelde budget.

Artikel 9 Budget en kostenverdeling

• 1. De gemeenteraden stellen aan de rekenkamer jaarlijks een budget beschikbaar ad € 1,00 per inwoner, naar het verwachte aantal inwoners per 1 januari van het betreffende dienstjaar. Deze bijdrage wordt jaarlijks op basis van facturering overgemaakt aan de gemeente waar dat dienstjaar het secretariaat wordt gevoerd van de commissie.

• 2. De uitvoeringskosten van zowel commissie als regiegroep komen ten laste van het hiervoor in lid 1 bedoelde budget.

• 3. De bijdrage gebaseerd op € 1,00 per inwoner wordt eerst geïndexeerd of aangepast indien de gemeenteraden daartoe unaniem besluiten.

• 4. Het budgetbeheer berust bij de gemeente en de griffie waar dat dienstjaar het secretariaat van de commissie wordt gevoerd.

• 5. Op basis van het gevoerde beheer volgt een rekeningresultaat dat met de betrokken gemeente wordt uitgewisseld.

Artikel 10 Evaluatie

De commissie wordt geëvalueerd op initiatief van de regiegroep.

Artikel 11 Geldigheidsduur

• 1. Dit convenant treedt in werking daags na de bekendmaking daarvan, werkt terug tot 1 maart 2023 en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

• 2. De gemeenten garanderen gedurende de looptijd van dit convenant hun bijdrage als bedoeld in artikel 9 van dit convenant.

Artikel 12 Wijziging, opzegging en toetreding

• 1. Tussentijdse wijziging van dit convenant is alleen mogelijk indien alle gemeenten met de voorgenomen wijziging instemmen.

• 2. Het convenant kan door elk van de gemeenten worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van minimaal één kalenderjaar.

• 3. Opzegging van het convenant vindt plaats door schriftelijke opzegging door de raad van de uittredende gemeente, op basis van een besluit van de betreffende gemeenteraad.

• 4. Toetreding van een andere gemeente geschiedt bij eensluidend besluit van de raden. In dat geval eindigt dit convenant en wordt een nieuw convenant opgesteld.

Dit convenant kan worden aangehaald als Convenant gemeenschappelijke rekenkamer gemeenten Gemert-Bakel en Laarbeek 2023.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 2 maart 2023,

De raad van de gemeente Gemert-Bakel,

De griffier,

M.C.P. Laurenssen

de voorzitter,

M.S. van Veen

Aldus vastgesteld in de vergadering van 9 februari 2023,

De raad van de gemeente Laarbeek,

De griffier,

M.L.M. van Heijnsbergen

de voorzitter,

F.L.J. van der Meijden