Verordening op de Auditcommissie gemeente Westland 2022

De raad van de gemeente Westland;

 

gelezen het initiatiefvoorstel van de fracties GBW, WV, LPF en CDA;

 

gelet op het bepaalde in artikel 84 van de Gemeentewet;

 

gehoord de beraadslagingen van het RaadsOverleg Financiën van 1 februari 2022;

 

gehoord de beraadslagingen van onderhavige vergadering;

 

besluit:

 

  • 1.

    De Verordening op de Auditcommissie gemeente Westland 2022 vast te stellen;

Verordening op de Auditcommissie Westland

Artikel 1  

Instelling en begripsbepalingen

  • 1.

    Ingesteld wordt een commissie van advies aan de raad, genaamd Auditcommissie Westland, met een brede samenstelling.

  • 2.

    In deze verordening wordt verstaan onder:

    • a)

      de commissie: de Auditcommissie;

    • b)

      de raad: de gemeenteraad;

    • c)

      de adviescommissie: een commissie als bedoeld in artikel 82 lid 1 van de Gemeentewet, anders dan de Auditcommissie zelf;

    • d)

      commissielid: een door de raad benoemd persoon, niet zijnde raadslid, die mede uitvoering geeft aan de taken van een adviescommissie;

    • e)

      fractie: een fractie als bedoeld in het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en commissies gemeente Westland;

    • f)

      de raadsperiode: de zittingsperiode van de gemeenteraad;

    • g)

      het college: het college van burgemeester en wethouders;

    • h)

      de accountant: de accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

    • i)

      de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

    • j)

      de secretaris: de secretaris van de commissie.

Artikel 2  

Taken en bevoegdheden

  • 1.

    De Auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de gemeenteraad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van haar toezichthoudende en controlerende bevoegdheid.

  • 2.

    Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

    • a)

      De advisering over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor het contract met de accountant en een voorstel aan de gemeenteraad over de benoeming van de accountant;

    • b)

      De advisering over de vaststelling van het controleprotocol voor de accountantscontrole, inclusief het meegeven van eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de gemeenteraad;

    • c)

      De bespreking van de Managementletter inzake de interimcontrole en het accountantsverslag en de controleverklaring met betrekking tot de jaarrekeningcontrole met de accountant en de advisering hierover aan de gemeenteraad;

    • d)

      Richting geven aan de werkzaamheden van de accountant en evaluatie van de samenwerking met de accountant;

    • e)

      Het afstemmen van geplande onderzoeken vanuit de accountantscontrole, de rekenkamercommissie, het college van B&W en het toezicht op de opvolging van door de gemeenteraad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit deze onderzoeken;

    • f)

      Het onderzoek van de documenten behorend bij de planning- & controlcyclus (VJN, begroting, 1e actualisatie, prorap, eventuele slotwijziging, jaarstukken, (T)MPG, position papers) als financiële sturingsinstrumenten voor de gemeenteraad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten, uitmondend in een advies aan de gemeenteraad. De Auditcommissie kan tevens de jaarrekeningen behandelen van verbonden partijen, waarbij de gemeente financieel en bestuurlijk betrokken is;

    • g)

      De uitwerking en naleving door het college van B&W van de Financiële Verordening (artikel 212 Gemeentewet), de Controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) en de Onderzoeksverordening (artikel 213a Gemeentewet) en de in de Financiële Verordening genoemde beleidsnota’s waaronder de Nota reserves en voorzieningen, Nota reserve- en risicobeleid en het Treasurystatuut.

  • 3.

    Naast de in lid 2 genoemde onderwerpen kan de Auditcommissie het verzoek doen aan het college van B&W om zich te laten informeren over andere onderwerpen die zijn gerelateerd aan de gemeentelijke financiën, zoals de interne beheersing (control), het (strategisch) risi-co¬management en frauderisico’s.

  • 4.

    Naast de in lid 2 en 3 genoemde onderwerpen kan de Auditcommissie de voorjaarsnota, de begroting, de 1e actualisatie, de prorap, een eventuele slotwijziging, de jaarstukken, het (T)MPG en onderliggende position papers agenderen voor behandeling in de Auditcommissie en hierover advies uitbrengen aan de gemeenteraad.

  • 5.

    De Auditcommissie is bevoegd aan de gemeenteraad over de hiervoor genoemde taken voorstellen of adviezen uit te brengen, die indien van toepassing voorzien zijn van een ontwerp van de door de gemeenteraad te nemen besluiten.

Artikel 3  

Samenstelling en benoeming

  • 1.

    De Auditcommissie bestaat uit tenminste 5 raadleden. De leden zijn bij voorkeur deskundig op, of hebben tenminste affiniteit met, het taakgebied van de Auditcommissie.

  • 2.

    De leden van de commissie worden op voordracht van het Seniorenconvent door de raad be-noemd. De benoemde raadsleden moeten een redelijke afspiegeling van de gemeenteraad vormen; ten minste twee leden moeten komen uit een niet in het college van B&W vertegen-woordigde partij.

  • 3.

    De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode van de zittende gemeenteraad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

  • 4.

    Het lidmaatschap van de Auditcommissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid, door (tijdelijke) ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de ge-meenteraad.

  • 5.

    Indien door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid benoemde minimum is gekomen, voorziet de gemeenteraad onverwijld in de ontstane vacature.

  • 6.

    De raad benoemt op voordracht van het Seniorenconvent een van de leden tot voorzitter. De voorzitter vertegenwoordigt de Auditcommissie in de adviescommissies, in de raad en extern.

  • 7.

    De griffier of een door de griffier aangewezen functionaris draagt zorg voor het secretariaat van de commissie. De secretaris draagt zorg voor de agendaplanning, verslaglegging, infor-matieverzameling, dossiervorming en communicatietaken.

  • 8.

    De commissie heeft als vaste adviseurs de concerncontroller, manager financiën, portefeuil-lehouder financiën, gemeentesecretaris en de voorzitter van de Rekenkamercommissie.

  • 9.

    De vaste adviseurs hebben een doorlopende uitnodiging voor de vergaderingen van de Audit-commissie.

  • 10.

    De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wo-nen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 4  

Vergaderingen

  • 1.

    De Auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

  • 2.

    De Auditcommissie kan slechts beraadslagen en adviseren, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

  • 3.

    De vergaderingen van de Auditcommissie zijn niet openbaar. De leden nemen geheimhouding in acht op het in een vergadering besprokene en op de niet-openbare stukken. Deze geheimhouding geldt niet ten opzichte van andere leden van de raad dan wel commissieleden.

  • 4.

    De Auditcommissie streeft naar consensus bij het uitbrengen van haar adviezen aan de raad. Indien de Auditcommissie niet tot een eensluidend advies komt, wordt ook het minderheidsstandpunt vermeld.

  • 5.

    Adviezen van de Auditcommissie worden openbaar gemaakt. Op verzoek van een adviescommissie en/of gemeenteraad geeft de voorzitter van de Auditcommissie een toelichting in een adviescommissie en/of gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 5  

Slotbepalingen

Deze verordening kan worden aangehaald als de ‘Verordening op de Auditcommissie gemeente Westland 2022’.

Aldus besloten door de raad in zijn openbare vergadering van 15 februari 2022,

de griffier,

A.P.M.A.F. Bergmans

de voorzitter,

B.R. Arends

Naar boven