Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Veere

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veere;

Overwegende, dat het gewenst is het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden, vastgesteld op 12 februari 2008, te actualiseren;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

B E S L U I T:

vast te stellen het navolgende Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Veere 2023

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een wethouder.

• 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel op dinsdag op een in onderling overleg vast te stellen tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijk wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Verhindering

• 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter en de secretaris.

• 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4 Agenda

• 1. Voor elke vergadering wordt door de secretaris aan de leden van het college een agenda toegezonden. De volledige verzameling vergaderstukken wordt digitaal aan de leden van het college aangeleverd.

• 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie door de voorzitter en door de secretaris aan de agenda worden toegevoegd. Zij doen daarvan in voorkomend geval zo spoedig mogelijk melding aan de andere collegeleden.

 

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

• 1. De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college. Hij kan daartoe ambtenaren uitnodigen ter vergadering om hem bij te staan.

• 2. De secretaris heeft in de vergadering een adviserende stem.

Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijke medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te geven op een agendapunt.

Artikel 7 Digitale besluitvorming en parafenbesluiten

• 1. De stukken worden voorzien van een formulier, waarop het advies voor de beslissing wordt vermeld.

• 2. Alle collegeleden paraferen digitaal uiterlijk op maandag voorafgaande aan de collegevergadering alle voorstellen. Hierbij geven zij aan dat zij instemmen met het voorstel, dan wel dat zij bespreking van het voorstel verlangen.

• 3. Voorstellen ten aanzien waarvan alle leden hebben aangegeven dat zij instemmen met het voorstel, worden niet meer tijdens de vergadering in bespreking gebracht. Het desbetreffende voorstel wordt geacht te zijn aangenomen.

Artikel 8 Besluiten buiten de vergadering

• 1. Een besluit dat – schriftelijk of digitaal – buiten de vergadering om wordt genomen, is genomen op de datum waarop het laatste lid van het college het besluit heeft geaccordeerd.

• 2. Besluiten als bedoeld in het eerste lid worden direct aan geadresseerden verstuurd en in de eerstvolgende vergadering opgenomen in de besluitenlijst.

Artikel 9 Gang van zaken tijdens vergadering

• 1. Bij elk inhoudelijk agendapunt geeft de burgemeester eerst het woord aan de verantwoordelijke portefeuillehouder. Deze kan het voorstel nader toelichten. Vervolgens vinden, eventueel in meerdere ronden, discussie en eventueel stemming over het voorstel plaats.

• 2. De eerstverantwoordelijke portefeuillehouder wordt geacht het voorstel inhoudelijk in het college te verdedigen. De portefeuillehouder kan, gehoord de discussie in de vergadering, besluiten het voorstel terug te nemen.

• 3. De burgemeester is belast met het bewaken van het proces van besluitvorming in de vergadering en ziet erop toe dat besluiten na afweging van alle invalshoeken en gehoord alle standpunten worden genomen.

• 4. Het college kan:

  a. instemmen met het voorgestelde besluit, al dan niet gewijzigd;

  b. het voorstel voor nadere toelichting of informatie terugverwijzen naar de ambtelijke organisatie en van de agenda afvoeren;

  c. het voorgestelde besluit verwerpen;

  d. een ander besluit nemen dan het voorgestelde besluit.

Artikel 10 Stemmingen

• 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

• 3. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes. Indien daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, beslist het lot. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 11 Besluitenlijst

• 1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een besluitenlijst van de vergadering.

• 2. De besluitenlijst bevat ten minste:

  a. de namen van de aanwezigen en afwezigen;

  b. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  c. een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt.

• 6. De secretaris draagt er zorg voor dat de genomen besluiten in het kort op de desbetreffende stukken worden vermeld.

Artikel 12 Proces bestuurlijke stukken

• 1. Een lid van het college kan geen bestuurlijk stuk verzenden zonder collegebesluit. Uitzonderingen hierop zijn:

  a. uitstelbericht schriftelijke vragen;

  b. tussenbericht motie;

  c. uitnodigingen;

  d. het schriftelijk beantwoorden van technische vragen uit raadscommissies;

  e. technische toelichting aan raadscommissies;

  f. indien dat lid mandaat heeft van het college.

• 2. Een bericht als bedoeld in het eerste lid is louter informatief van aard en bevat geen besluiten, beleidswijzigingen of politiek bestuurlijke gevoeligheden.

• 3. Een bericht als bedoeld in het eerste lid is openbaar.

Artikel 13 Onvoorziene gevallen

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of wanneer een artikel voor meerdere uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist de voorzitter.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de dag na zijn bekendmaking. Op dat moment vervalt het op 13 februari 2008 vastgestelde Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden.

Dit reglement van orde is op 6 maart 2023. aan de gemeenteraad toegezonden overeenkomstig het bepaalde in artikel 52 van de Gemeentewet.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 27 februari 2023.

de secretaris wnd., de burgemeester,

drs. W.A. Atsma drs. F.J. Schouwenaar