Besluit van de raad van de gemeente Amstelveen tot vaststelling van de Verordening ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning gemeente Amstelveen 2022

Zaaknummer: Z22-004198

De raad van de gemeente Amstelveen;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 26 januari 2022;

gelet op artikel 33 derde lid van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de:

Verordening ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning gemeente Amstelveen 2022

Paragraaf 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• ambtelijke bijstand: bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ambtelijke bijstand niet zijnde een verzoek om informatie;

• ambtenaar: ambtenaar van de gemeente, niet zijnde een medewerker van de griffie;

• document: document als bedoeld in artikel 1, onder a, van de Wet openbaarheid van bestuur;

• fractie: fractie als bedoeld in artikel 11 van het Reglement van orde voor de raad van Amstelveen;

• secretaris: secretaris van de gemeente als bedoeld in artikel 100 van de wet;

• wet: Gemeentewet;

Paragraaf 2 Verzoeken om informatie of ambtelijke bijstand

Artikel 2 Verzoek om informatie

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in, of afschrift van, documenten waaromtrent geen geheimhouding krachtens de artikelen 25, 55 of 86 van de wet is opgelegd.

• 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3 Verzoek om ambtelijke bijstand

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om ambtelijke bijstand.

• 2. De griffier verleent zo spoedig mogelijk de ambtelijke bijstand, voor zover dit in redelijkheid kan worden gevergd. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is kan de griffier de secretaris verzoeken om één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk het verzoek zo spoedig mogelijk verder inwilligen.

• 3. De secretaris wijst geen ambtenaar aan als:

  • a. naar oordeel van de secretaris niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden, of

  • b. dit naar het oordeel van de secretaris het belang van de gemeente kan schaden, of

  • c. het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.

• 4. als de ambtelijke bijstand op grond van het derde lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken de ambtelijke bijstand alsnog te laten verlenen. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

Artikel 4 Geschil over ambtelijke bijstand

• 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de door de aan hem verleende ambtelijke bijstand, treedt hierover in overleg met de griffier.

• 2. Als overleg met de griffier niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, verzoekt de griffier de burgemeester om met hem, de secretaris, en zo nodig het raadslid, in overleg te treden over de over de aan het raadslid verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5 Vertrouwelijkheid ambtelijke bijstand

• 1. Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijk bijstand of de inhoud van het gegeven advies vertrouwelijk wordt gehouden. In dat geval zal de griffier dit verzoek vertrouwelijk in het driehoeksoverleg bespreken.

• 2. Als het college of één of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Paragraaf 3 Fractieondersteuning

Artikel 6 Recht op financiële bijdrage

• 1. De raad verstrekt een fractie jaarlijks een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.

• 2. De financiële bijdrage bestaat uit een jaarlijks basisbedrag van € 2500 en een variabel deel van € 700 per raadszetel.

• 3. In afwijking van het eerste lid verstrekt de raad in een jaar waarin raadsleden aftreden op grond van artikel C 4, tweede lid, van de Kieswet aan een fractie een financiële bijdrage tot en met de maand maart en een financiële bijdrage voor de periode omvattende de resterende maanden. Deze financiële bijdragen bestaan uit 1/12e deel van de bedragen, bedoeld in het tweede lid, vermenigvuldigd met het aantal maanden dat de periode omvat.

Artikel 7 Besteding financiële bijdrage

• 1. Een fractie besteedt de financiële bijdrage uitsluitend om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken.

• 2. De financiële bijdrage mag in ieder geval niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a. uitgaven die in strijd zijn met enige wettelijke bepaling;

  • b. betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

  • c. giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

  • d. uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten, of

  • e. de kosten voor niet-partijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van de functie van raads- of burgerlid, voor zover deze door of namens de gemeente wordt aangeboden of verzorgd.

Artikel 8 Voorschot financiële bijdrage

• 1. Een fractie wordt jaarlijks vóór 31 januari een voorschot verleend ter hoogte van de financiële bijdrage voor het betreffende kalenderjaar op een door de fractie aan te geven rekeningnummer.

Artikel 9 Tijdstip verlenen voorschot in verkiezingsjaar

• 1. In afwijking van het bepaalde in artikel 8 wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden het voorschot vóór 31 januari verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van het jaar.

Artikel 10 Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

• 1. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandig raadslid gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage toebedeeld aan het zelfstandige raadslid of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.

• 2. Als zich een situatie voordoet als bedoeld in het eerste lid worden de verleende voorschotten onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling.

• 3. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de maand volgend op de maand waarin de fractie hiervan kennisgeving heeft gedaan.

• 4. Als een fractie als gevolg van verkiezingen ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de datum dat de raad in de nieuwe samenstelling aantreedt.

Artikel 11 Verantwoording

• 1. Elke fractie en elk zelfstandig raadslid legt binnen één maand na het einde van een kalenderjaar verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning. Dat gebeurt door het aanleveren van een financieel jaarverslag bij de griffie.

• 2. Elke fractie en elk zelfstandig raadslid dient het financieel jaarverslag en de onderliggende originele betalingsbewijzen zeven jaar te bewaren. Bij het aflopen van de raadsperiode kunnen deze stukken bij de griffie ter archivering worden aangeboden.

• 3. Het bedrag dat de fracties of het zelfstandig raadslid niet hebben gebruikt in het desbetreffende kalenderjaar, wordt teruggestort naar de gemeente binnen twee maanden nadat het kalenderjaar is geëindigd.

• 4. Onduidelijkheden over verantwoordingen worden door de griffie voorgelegd aan de auditcommissie. Deze commissie controleert namens de raad steekproefsgewijs jaarlijks de ingeleverde financiële jaarverslagen en brengt hierover verslag uit aan het presidium.

• 5. Door de auditcommissie geconstateerde onvolkomenheden worden verrekend met de uitbetaling van het voorschot van het volgend jaar zoals genoemd in artikel 8 lid 1.

Paragraaf 4 Slotbepalingen

Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking een dag na bekendmaking.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Amstelveen 2022.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 16 februari 2022.

De griffier,

Debby de Heus

De voorzitter,

Tjapko Poppens