Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2022

gelezen het voorstel van het presidium d.d.6 december 2021

De raad van de gemeente Harlingen

Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

Besluit vast te stellen de volgende verordening:

Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2022

Paragraaf 1. Ambtelijke bijstand

Artikel 1. Verzoek om informatie

• 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

  • a. feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

  • c. bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

• 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

• 3. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris neemt het besluit.

• 4. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2. Verlenen van ambtelijke bijstand

• 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand aan een raadslid tenzij:

  • a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b. dit het belang van de gemeente kan schaden;

  • c. het bijstand, bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c, betreft.

• 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

• 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

• 4. De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.

• 5. Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 3. Weigering verzoek ambtelijke bijstand

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.

Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand

• 1. Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand kan hiervan mededeling worden gedaan aan de secretaris;

• 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.

Artikel 5. Hoeveelheid ambtelijke bijstand

De griffier ziet er, zo nodig in overleg met de secretaris, op toe dat de beschikbare capaciteit voor ambtelijke bijstand zo goed mogelijk over de verschillende raadsfracties verdeeld wordt.

Paragraaf 2. Fractieondersteuning

Artikel 6. Recht op financiële vergoeding

• 1. De fracties als bedoeld in artikel 8 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie;

• 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 700 voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 100 per raadszetel.

Artikel 7. Besteding financiële vergoeding

• 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken;

• 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c. giften;

  • d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

  • e. opleidingen voor raads- en commissieleden voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.

Artikel 8. Voorschot bijdrage fractieondersteuning

• 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt vòòr 31 januari van het betreffende kalenderjaar in de vorm van een voorschot op dat kalenderjaar verstrekt;

• 2. Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld.

Artikel 9. Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaar

In afwijking van het bepaalde in artikel 8 wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden het voorschot vóór 31 januari verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 10. Gevolgen splitsen fractie

• 1. Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

• 2. Bij afsplitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 11. Verantwoording en controle

• 1. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

• 2. Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant breng advies uit aan de raad.

• 3. De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van:

  • a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

  • b. de wijziging van de reserve;

  • c. de resterende reserve;

  • d. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Artikel 12. Toepassing Awb

Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.

Paragraaf 3. Slotbepalingen

Artikel 13. Intrekking oude verordening

De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2016 wordt ingetrokken.

Artikel 14. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking.

Artikel 15. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2022.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 26 januari 2022.

Burgemeester,

Griffier,