Nota Activabeleid 2019 Stede Broec

1. Inleiding

In overeenstemming met artikel 8 uit de financiële verordening 2017 van de gemeente Stede Broec stelt de raad de nota activabeleid vast. In deze nota worden regels opgesteld over de wijze waarop Stede Broec omgaat met waardering, activering en afschrijving van vaste activa.

Doelstellingen van de nota activabeleid

De belangrijkste doelstellingen van het actualiseren van deze nota zijn:

• het voldoen aan het wettelijke kader en de uitgebrachte notities van de commissie BBV;

• het verbeteren van de kwaliteit van het financieel beleid ten aanzien van de activa;

• het (her)formuleren van richtlijnen, beleid en vastlegging van uniforme regels over het activeren en afschrijven van duurzame kapitaalgoederen, en de daarbij behorende regels van kapitaallasten.

Wettelijk kader

De nota activabeleid sluit aan op artikel 212 van de Gemeentewet en bij het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (hierna: BBV) per 1 januari 2020.

Eveneens dienen de stellige uitspraken uit de volgende notities, uitgebracht door de commissie BBV, de basis voor het actualiseren van het activabeleid:

• Notitie materiële vaste activa (2017);

• Notitie rente (2017).

Leeswijzer

In ieder hoofdstuk worden de relevante wetsartikelen toegelicht. Alle alinea’s worden afgesloten door uitgangspunten. De uitgangspunten geven aan op welke wijze Stede Broec het beleid gaat uitvoeren. Van de aangegeven uitgangspunten kan door de raad – indien het BBV het toelaat – worden afgeweken, dit zal worden aangegeven als een keuzemogelijkheid.

Op deze wijze wordt duidelijk hoe het activabeleid conform het BBV uitgevoerd dient te worden in de gemeente Stede Broec. Kennis van en inzicht in de voorschriften van het BBV, de juiste interpretatie en consequente en consistente toepassing ervan zijn van belang voor het bepalen van de financiële positie van de gemeente. Daardoor dienen deze voorschriften niet alleen een boekhoudkundig maar ook een bestuurlijk belang. De uitgangspunten van deze nota worden onder andere uitgewerkt in de begroting en de jaarrekening.

In de bijlage is opgenomen:

• Een overzicht met de uitgangspunten en keuzemogelijkheden;

• Een lijst met de afschrijvingstermijnen voor de diverse soorten activa.

2. Activeren

Activeren is het vastleggen van investeringen waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. investeringsuitgaven worden geactiveerd op de balans en verantwoord onder de post vaste activa. Het betreffende kapitaalgoed noemen we actief of activa. De lasten die de investering meebrengt behoren tot de jaarlijkse exploitatielasten.

Artikel 2.1 Activeringscriteria

Conform artikel 59 BBV worden alle investeringen geactiveerd, met uitzondering van kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde. Echter, de raad is vrij om te bepalen dat investeringsuitgaven beneden een bepaald bedrag niet worden geactiveerd. Voorgesteld wordt dat investeringsuitgaven voor investeringen met een economisch nut beneden de € 15.000 niet te activeren. Voor maatschappelijk nut wordt voorgesteld de grens op € 30.000 te leggen. Gronden en terreinen vormen hierop een uitzondering, deze worden altijd geactiveerd.

Keuzemogelijkheid 1: Voorgesteld wordt om investeringen met economisch nut, welke lager zijn dan € 15.000 niet te activeren en direct ten laste van de exploitatie te brengen. Voor maatschappelijk nut ligt de grens op € 30.000. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd.

Activa worden volgens artikel 33 BBV geactiveerd onder de post vaste activa en onderscheiden in immateriële vaste activa (artikel 34 BBV), materiële vaste activa (artikel 35 BBV) en financiële vaste activa (artikel 36, BBV).

Niet alle op de balans tot uitdrukking gebrachte uitgaven zijn te beschouwen als investering. Het verstrekken van een geldlening is geen investering, maar wordt door de boeking op balans behandeld als een investering.

Artikel 2.2 Immateriële vaste activa

De post immateriële vaste activa bevatten investeringsuitgaven waar geen gemeentelijke bezittingen tegenover staan. Immateriële vaste activa zijn niet stoffelijk van aard en vallen niet onder de financiële vaste activa.

Het BBV staat slechts zeer beperkt de activering van immateriële vaste activa toe. Immateriële vaste activa die worden geactiveerd, worden ondergebracht onder diverse posten.

Artikel 2.2.1 Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio

De kosten verbonden aan het sluiten van nieuwe geldleningen en het saldo van agio en disagio (agio: het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegeven en het lagere bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd) mogen worden geactiveerd tegen nominale waarde.

In de toelichting op het BBV wordt geadviseerd om de kosten van het sluiten van nieuwe geldleningen en het saldo van agio en disagio niet te activeren.

Keuzemogelijkheid 2: Voorgesteld wordt de kosten van het sluiten van nieuwe geldleningen en het saldo van agio en disagio niet te activeren en direct ten laste van de exploitatie te brengen.

Artikel 2.2.2 Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief

Kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden geactiveerd als voldaan is aan de voorwaarden uit artikel 60 BBV:

• Het voornemen bestaat om het actief te gebruiken of te verkopen;

• De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;

• Het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal generen;

• De kosten betrouwbaar kunnen worden vastgesteld en goed in te schatten zijn.

Hierbij dient opgemerkt te worden dat het activeren van deze kosten alleen toegestaan is, als het bijdraagt aan de totstandkoming van een vast actief. Een voorbeeld waarbij de kosten geactiveerd kunnen worden zijn de voorbereidingskosten (zoals bodemonderzoek en bouwrijp maken grond) voor de bouw van een school.

Uitgangspunt 3: De kosten van onderzoek en ontwikkeling activeren als voldaan is aan de voorwaarden.

Artikel 2.2.3 Bijdragen aan activa in eigendom van derden

Conform artikel 61 van het BBV mogen bijdragen aan activa in eigendom van derden worden geactiveerd als voldaan is aan de volgende voorwaarden:

• Er is sprake van een investering van derde;

• De investering draagt bij aan de publieke taak;

• De derde heeft zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen;

• De bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

Keuzemogelijkheid 4: Voorgesteld wordt bijdragen aan activa in eigendom van derden activeren als voldaan is aan de voorwaarden.

Artikel 2.3 Materiële vaste activa

Materiële vaste activa bevatten investeringsuitgaven waar bezittingen van stoffelijke aard tegenover staan, en waarvan de gebruiksduur langer dan 1 jaar is. De materiële vaste activa worden onder diverse posten ondergebracht.

Artikel 2.3.1 Investeringen met een economisch nut

Investeringen met een economisch nut zijn alle investeringen die kunnen bijdragen aan het genereren van middelen en/of die verhandelbaar zijn. Conform artikel 59 BBV moeten activa met een meerjarig economisch nut worden geactiveerd. Uitzondering vormt hierop kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde, conform artikel 59 lid 2, deze worden niet geactiveerd.

Uitgangspunt 5: Investeringen met een economisch nut activeren. Kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde worden niet geactiveerd.

Artikel 2.3.2 Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven

Investeringen die vallen onder artikel 35 lid 1 b van het BBV dragen bij aan het genereren van middelen, onder meer door het vragen van rechten, heffingen, leges of prijzen voor de kosten van de investering. Conform artikel 59 lid 1 van het BBV moeten deze investeringen worden geactiveerd.

Uitgangspunt 6: Investering met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven activeren.

Artikel 2.3.3 Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut

Investeringen die onder de post activa met een maatschappelijk nut vallen generen geen inkomsten, maar vervullen wel duidelijk een publieke taak, zoals wegen, water of groenvoorzieningen. In het BBV is bepaald dat investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut moeten worden geactiveerd als deze in het begrotingsjaar 2017 of later gereed komen.

Vóór het begrotingsjaar 2017 was het activeren van investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut een keuze. Hierdoor is het mogelijk dat op het huidige moment twee afschrijvingsmethodes worden gehanteerd. In de toelichting op de balans wordt de onderverdeling gemaakt tussen bedragen die via de oude systematiek zijn geactiveerd en via de nieuwe systematiek zijn geactiveerd.

Uitgangspunt 7: Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut activeren.

Artikel 2.3.4 Overige

In de balans dient aangegeven te worden welke van de materiële vaste activa in erfpacht worden uitgegeven.

Eveneens dient onder investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven in de balans aangegeven te worden voor welk bedrag is geïnvesteerd in riool en afvalstoffen.

Ook wordt in de diverse soorten materiële vaste activa de volgende onderverdeling, conform artikel 52 lid 1 BBV, gemaakt: gronden en terreinen, woonruimten, bedrijfsgebouwen, grond-, weg- en waterbouwkundige werken, vervoersmiddelen, machines, apparaten en installaties en overige materiële vaste activa. In artikel 52 lid 2 BBV staat aangegeven op welke wijze de materiële vaste activa toegelicht dienen te worden.

Uitgangspunt 8: Op de balans wordt aangegeven welke van de materiele vaste activa in erfpacht zijn uitgegeven.

Uitgangspunt 9: Op de balans wordt aangegeven voor welk bedrag is geïnvesteerd in riool en afvalstoffen bij investering met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven.

Artikel 2.4 Financiële vaste activa

Financiële vaste activa betreffen activa die een financiële waarde of bezit vertegenwoordigen. Financiële vaste activa worden gespecifieerd overeenkomstig met artikel 36 lid a t/m f BBV. Deze specificatie is als volgt:

• Kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen;

• Leningen aan openbare lichamen, woningbouwcorporaties, deelnemingen en overige verbonden partijen;

• Overige langlopende leningen;

• Uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer;

• Uitzettingen in de vorm van Nederlandse schuldpapieren met een rentetypische looptijd van één jaar of langer;

• Overige uiteenzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer.

In deze nota worden voor de financiële vaste activa verder geen bepalingen opgenomen. Financiële vaste activa onderscheiden zich van de overige vaste activa in die zin dat hier geen sprake is van afschrijvingstermijnen, maar aflossingstermijnen. Een tweede reden is dat looptijd afhankelijk is van de duur van de afgesloten lening. Het heeft dan ook geen toegevoegde waarde om voor de financiële vaste activa in het activabeleid termijnen op te nemen.

Uitgangspunt 10: Financiële vaste activa specificeren overeenkomstig met artikel 36 lid a t/m f BBV.

Artikel 2.5 Vervangings- en nieuwe investeringen

Vervangingsinvesteringen zijn bedoeld ter vervanging van bestaande investeringen, waarvan de oorspronkelijke hoedanigheid van de voorziening niet wezenlijk veranderd. Nieuwe investeringen zijn investeringen die een verandering, aanvulling of uitbreiding betekenen van een bestaande situatie of omgeving.

Op grond van artikel 20 BBV moet in de financiële begroting onder andere de uiteenzetting van de financiële positie en de daarbij behorende toelichting worden opgenomen. In de financiële positie en toelichting moet afzonderlijk aandacht worden besteed aan investeringen. De investeringslasten worden verantwoord in het overzicht van baten en lasten. Bij vaststelling van de begroting door de raad worden niet alleen de baten en lasten vastgesteld, maar ook de investeringen vastgesteld.

In het geval van complexe investeringsvraagstukken mag een voorbereidingskrediet aangevraagd worden bij de raad. Onder een voorbereidingskrediet mogen alleen de kosten vallen die nodig zijn om de voorbereiding te kunnen uitvoeren. De kosten voor (algemeen verkennend) onderzoek mogen geen deel uitmaken van een voorbereidingskrediet. De kosten van onderzoek (en ontwikkeling) worden geactiveerd als voldaan is aan de voorwaarden volgens artikel 2.2.2.

Uitgangspunt 11: Een aangevraagd voorbereidingskrediet mag alleen de kosten bevatten die nodig zijn voor het uitvoeren van de voorbereiding.

Artikel 2.6 Onderhoudskosten

Onderhoudskosten worden gemaakt om een actief gedurende de levensduur op een bepaald kwaliteitsniveau te houden of weer te krijgen. Onderhoud kan worden onderscheiden in:

• Klein onderhoud: onderhoudskosten van klein onderhoud worden gedurende de levensduur gemaakt om een (meestal klein) object op een bepaald kwaliteitsniveau te houden. Hierbij moet worden gedacht aan maatregelen die noodzakelijk zijn om het object blijvend naar behoren te laten functioneren of haar representativiteit te laten behouden;

• Groot onderhoud: onderhoudskosten van groot onderhoud zijn veelal van ingrijpende aard. Groot onderhoud is in de regel gepland onderhoud van veelal ingrijpende aard als gevolg van slijtage, dat op een substantieel deel van het object wordt uitgevoerd en na een langere periode moet worden verricht.

Klein onderhoud of groot onderhoud houdt, of brengt, een object in goede, oorspronkelijke staat en is niet van invloed op de vooraf bepaalde gebruikersduur van het object. Omdat de kosten van onderhoud niet levensduurverlengend is, is het niet toegestaan deze kosten te activeren.

Wanneer een aanpassing leidt tot een significante kwaliteitsverbetering (object blijft niet in dezelfde staat), is geen sprake van onderhoud maar van een investering. In dit geval moet geactiveerd worden. Indien de componentenbenadering (zie ook artikel 3.5) wordt toegepast en het betreffende deel van het kapitaalgoed is afgeschreven en vervangen, wordt ook niet gesproken van onderhoud maar van een vervangingsinvestering.

Uitgangspunt 12: Kosten van klein en groot onderhoud, waarvan de levensduur van het actief niet wordt aangepast, niet activeren. De kosten van significante kwaliteitsverbetering wel activeren.

Artikel 2.7 Software

Software (en de daarbij behorende gebruiksrechten) vallen volgens de notitie materiële vaste activa, onder materiële vaste activa als bedoeld in artikel 35 lid 1a BBV. Hierdoor wordt software geactiveerd, tenzij niet is voldaan aan de activeringsgrens.

Implementatiekosten van nieuwe hard- en software mogen eveneens geactiveerd worden. Deze vallen onder de bijkomende kosten en kunnen op grond van artikel 63 lid 2 BBV gezien worden als onderdeel van de verkrijgingsprijs. Opleidingskosten worden niet geactiveerd, en worden gelijk aan andere opleidingskosten verwerkt als exploitatielast. Eveneens mogen de kosten voor externe ondersteuning niet geactiveerd worden, en wordt daardoor ten laste van de exploitatie gebracht. Een uitzondering hierop is wanneer de kosten vooruit betaalt worden. In dat geval worden deze kosten geactiveerd op de transitorische post ‘vooruitbetaalde kosten’ en over de exploitatie van de lopende jaren verantwoord.

De gebruikersrechten van software kunnen op twee manieren verwerkt worden. Hierbij dient wel rekening gehouden te worden met gebruikersrechten voor onbepaalde duur, en gebruikersrechten voor bepaalde duur. Gebruikersrechten voor onbepaalde duur, die ineens in rekening gebracht worden, worden geactiveerd als investeringen met een economisch nut. De gebruikersrechten voor bepaalde duur worden op de transitorische post ‘vooruitbetaalde kosten’ gezet.

Uitgangspunt 13: Software wordt geactiveerd als investering met een economisch nut. Implementatiekosten van hard- en software worden meegenomen in de verkrijgingsprijs en geactiveerd.

Uitgangspunt 14: Gebruikersrechten van software voor onbepaalde duur worden geactiveerd. Gebruikersrechten van software voor bepaalde duur worden geboekt op ‘vooruitbetaalde kosten’.

Artikel 2.8 Toerekening kosten ambtelijke uren

Uren/salarislasten die direct aan het actief zijn toe te rekenen moeten worden geactiveerd. In de kredietaanvragen worden de kosten van interne uren meegenomen.

Uitgangspunt 15: De kosten van interne uren worden meegenomen in kredietaanvragen.

Artikel 2.9 (Restant)budgetten & afsluiten investeringen

Met de raad worden afspraken gemaakt om te voorkomen dat investeringsbudgetten jarenlang worden overgeheveld. Om een duidelijker beeld te krijgen van de nog niet afgeronde en de voltooide investeringen in een jaar is een limiet gesteld aan het aantal jaren waarin gebruik van budget van een investering kan worden gemaakt.

Voorgesteld wordt om een beschikbaar gesteld krediet twee jaar gebruikt kan worden. Blijkt na twee jaar dat er nog een gedeelte van het krediet niet is gebruikt, dan vervalt het restant. De termijn van twee jaar kan verlengd worden door goedkeuring van de raad in onder andere de najaarsnota.

Keuzemogelijkheid 16; Voorgesteld wordt het beschikbaar gestelde investeringskrediet na maximaal twee jaar af te sluiten. Verlenging van de tweejarige termijn is na goedkeuring van de raad mogelijk.

3. Waardering

Het vaststellen tegen welke waarde een kapitaalgoed op de balans wordt opgenomen heet waarderen. De waardering van activa is van belang omdat het de basis vormt voor het vaststellen van de financiële consequenties van activa. Ofwel de gekozen vorm voor de waardering van activa in het stelsel van baten en lasten is van invloed op de exploitatie van de gemeente en daarmee op de financiële resultaten.

In het BBV zijn bepalingen opgenomen voor de waardering van activa. Hiermee wordt enerzijds voorkomen dat organisaties met de waardering van activa hun financiële resultaten kunnen beïnvloeden en anderzijds wordt bereikt dat de financiële gegevens van organisaties vergelijkbaar blijven.

Artikel 3.1 Waarderingsgrondslag

Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingprijs (artikel 63 lid 1 BBV). De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten (artikel 63 lid 2 BBV). De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend (artikel 63 lid 3 BBV).

In het BBV is bepaald dat alle vaste activa worden geactiveerd voor het bedrag van de investering (artikel 62), met uitzondering van de in artikel 62 lid 2 en 3 gestelde bepalingen dat:

• Bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief moeten bij de waardering in mindering worden gebracht;

• Voorzieningen, bedoeld in artikel 44 eerste lid onder d, in mindering gebracht worden op de investeringen, bedoeld in artikel 35 eerste lid onder b.

Uitgangspunt 17: Vaste activa activeren voor het investeringsbedrag. Uitgezonderd zijn bijdragen van derden die in directe relatie staan, deze moeten in mindering gebracht worden. Ook voorzieningen die bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen voor investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven moeten in mindering worden gebracht.

Bij het waarderen van activa gelden eveneens de volgende voorwaarden:

• Het toerekeningsbeginsel moet in acht worden genomen (zie ook artikel 4.7);

• Reserves in mindering brengen op de boekwaarde van een investering is niet toegestaan. Reserves mogen wel worden gebruikt ter dekking van de jaarlijkse kapitaallasten;

• Bij de waardering van vaste activa met economisch nut wordt rekening gehouden met waardevermindering, indien deze vermindering naar verwachting duurzaam is.

Uitgangspunt 18: Het toerekeningsbeginsel moet in acht genomen worden bij het waarderen van activa. Ook is het niet toegestaan om reserves in mindering te brengen op de boekwaarde. Tot slot dient rekening gehouden worden met waardevermindering die naar verwachting duurzaam is.

Artikel 3.2 BTW

BTW wordt niet geactiveerd als deze compensabel is volgens de wet op het BTW-compensatiefonds of anderzijds terugvorderbaar is. Indien de BTW niet compensabel of terugvorderbaar is dan wordt deze tot de verkrijgings- of vervaardigingsprijs gerekend of geactiveerd.

Uitgangspunt 19: BTW wordt niet geactiveerd als deze compensabel is. Indien de BTW niet compensabel of terugvorderbaar is, wordt deze tot de verkrijgings- of vervaardigingsprijs gerekend.

Artikel 3.3 Afwaarderen activa

Wanneer een actief buiten gebruik wordt gesteld, waarvan de restwaarde lager is dan de boekwaarde, wordt conform artikel 65 lid 3 BBV afgeschreven tot de restwaarde. Indien er geen restwaarde is, wordt uiteraard afgeschreven tot € 0. Bij het gedeeltelijk buiten gebruik stellen van een actief, dient het actief proportioneel te worden afgewaardeerd. Duurzame waardevermindering van vaste activa wordt onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen.

Uitgangspunt 20: Afschrijven tot restwaarde of € 0 wanneer een actief buiten gebruik wordt gesteld.

Artikel 3.4 Desinvesteren

Op het moment dat een actief wordt verkocht, wordt de boekwinst of het verlies ten gunste of ten laste van het resultaat van het betreffende jaar gebracht. De mogelijke boekwinst wordt niet in mindering gebracht op een nieuwe investering.

Uitgangspunt 21: Voorgesteld wordt om bij desinvesteringen de boekwinst of het verlies ten gunste of ten laste van het resultaat te brengen.

Artikel 3.5 Componentenbenadering

De componentenbenadering houdt in dat verschillende delen van een materieel vast actief, afzonderlijk worden gewaardeerd en afgeschreven op basis van het waardeverloop van individuele delen. Per samenstellend deel kan de economische en/of technische gebruiksduur namelijk verschillen. Bij toepassen van deze benadering worden afzonderlijke vervangingen opnieuw geactiveerd.

Met het toepassen van de componentenbenadering wordt bewerkstelligd dat activa die naar aard en gebruik gelijksoortig zijn op dezelfde grondslag worden gewaardeerd en behandeld. De gemeente Stede Broec past de componentenbenadering toe indien het wenselijk is, in alle andere gevallen wordt de componentenbenadering niet toegepast.

Keuzemogelijkheid 22: Voorgesteld wordt om de componentenbenadering niet toe te passen.

Artikel 3.6 Sloopkosten

Sloopkosten worden meegenomen in de vervaardigingsprijs wanneer het een directe relatie heeft met het actief, bijvoorbeeld het slopen van een oude school ten behoeve van een nieuwe school op dezelfde locatie. Wanneer er geen directe relatie is worden de sloopkosten als last opgenomen.

Uitgangspunt 23: In de vervaardigingsprijs worden sloopkosten meegenomen wanneer deze een directe relatie heeft met het actief.

4. Afschrijvingen

Vaste activa worden gekenmerkt door het feit dat ze meerdere jaren een nut vormen, maar hun levensduur niet oneindig is. Door technische slijtage of economische veroudering neemt de gebruikswaarde af, waardoor de waarde daalt in het economisch verkeer. Deze waardevermindering noemen we afschrijven. Afschrijven is het op een methodische wijze boekhoudkundig verwerken van de waardevermindering van kapitaalgoederen.

Voor het bepalen van de afschrijving dienen een aantal aspecten in behandeling genomen te worden, te weten de levensduur en de wijze van afschrijving.

Artikel 4.1 Wettelijk kader afschrijvingen

Het BBV stelt geen regels voor een sluitend systeem waaraan afschrijvingen moeten voldoen op, wel zijn er kaders gesteld in artikel 51 en 64 van het BBV, te weten:

• De afschrijvingsmethode worden volgens artikel 51 in de toelichting op de balans uiteengezet;

• Afschrijvingen vinden, onafhankelijk van het boekjaarresultaat, plaats (artikel 64 lid 1);

• De methode van afschrijving mag slechts om gegronde redenen worden gewijzigd. De reden en de financiële consequenties worden in de toelichting op de balans toegelicht. (artikel 64 lid 2);

• Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur (artikel 64 lid 3);

• De afschrijvingstermijn voor kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio is maximaal gelijk aan de looptijd van de lening (artikel 64 lid 4);

• De afschrijvingstermijn van kosten van onderzoek en ontwikkeling is maximaal 5 jaar (artikel 64 lid 5);

• Voor bijdragen aan activa in eigendom van derden, bedoeld in artikel 34 lid c BBV, is de afschrijvingsduur maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdragen aan derden wordt verstrekt.

• Indien sprake is van duurzame waardevermindering of indien het actief eerder buiten gebruik gesteld wordt, dient afgeschreven te worden (artikel 65 lid 1 en lid 3);

• Het opschorten van afschrijvingen is gedurende een redelijke termijn toegestaan, indien een gebouw leeg staat tot het moment van verkoop.

De afschrijvingstermijn is afhankelijk van de verwachte nuttigheids- oftewel gebruiksduur, en wordt bepaald door de technische levensduur (de periode waarin het technisch mogelijk is het actief te gebruiken) en economische levensduur (de periode waarin het actief naar schatting economisch gezien gebruikt kan worden).

Stelselmatigheidsvereiste is één van de vereiste van de financiële verslaggeving, en dient consistent te worden toegepast. Eén of enkele jaren niet afschrijven, of extra afschrijven, is niet consistent. Extra afschrijven is vanaf begrotingsjaar 2017 in geen enkel geval toegestaan. Met uitzondering van punt 8 uit artikel 4.1, waarbij afgeschreven dient te worden bij duurzame waardevermindering of het eerder buitengebruik stellen van een actief.

In bijlage 2 is een overzicht opgenomen waarin per activasoort de levensduur wordt weergeven waarover wordt afgeschreven. Hierbij moet opgemerkt worden dat van bestaande activa (geactiveerd voor 1 januari 2020) de gebruiksduur en afschrijvingstermijnen zoals destijds bij het activeren niet wordt aangepast aan de gewijzigde afschrijvingstermijnen.

Uitgangspunt 24: Voldoen aan de voorwaarden van afschrijving van artikel 4.1.

Keuzemogelijkheid 25: Voorgesteld wordt om de afschrijvingstermijnen te hanteren zoals beschreven in bijlage 2. De raad kan bij gemotiveerd besluit afwijken van de in bijlage 2 aangegeven afschrijvingstermijnen.

Artikel 4.2 Afschrijvingsmethodes

Het BBV schrijft geen afschrijvingsmethode voor, maar stelt in haar notitie materiële vaste activa drie afschrijvingsmethodes voor:

• Vast percentage van de aanschafwaarde (lineaire afschrijvingsmethode);

• Vast percentage van de boekwaarde (degressief afschrijven);

• Jaarlijks gelijkblijvende rente- en afschrijvingslasten (annuïtaire afschrijvingsmethode).

Voor de keuze van de methode is het echter van belang om de waardevermindering en de op de balans opgenomen restant boekwaarde, zo goed mogelijk te benaderen. De gemaakte keuze dient voor gelijksoortige activa, vanuit de gedachte van een bestendige gedragslijn, eensluidend te zijn.

De vaste activa worden lineair afgeschreven, tenzij een andere wijze van afschrijving meer recht doet aan de waardevermindering van een bepaald actief tijdens de gebruiksduur.

Keuzemogelijkheid 26: Voorgesteld wordt om de lineaire afschrijvingsmethode toe te passen.

Artikel 4.3 Stelsel- en schattingswijzigingen

Artikel 64 lid 2 BBV stelt dat afschrijving slechts om gegronde redenen mag afwijken van de grondslagen die in het vorige begrotingsjaar zijn toegepast. Mocht de gemeente een stelsel- en/of schattingswijziging toepassen worden de redenen en de financiële consequenties van de verandering in de toelichting op de balans uiteengezet, conform het stelselmatigheidsbeginsel. Tevens vindt de stelsel- en/of schattingswijziging niet plaats op terugwerkende kracht, en vindt dus geen herberekening/herwaardering plaats over eerdere jaren.

Het BBV onderscheidt twee soorten wijzigingen:

• Een stelselwijziging: het moment van starten met afschrijven wordt gewijzigd.

• Een schattingswijziging: het aanpassen van de afschrijvingstermijnen, het wijzigen van de afschrijvingsmethode, een eventueel latere (duurzame) waardeherstel, een verandering van de verwachte toekomstige gebruiksduur of een wijziging van de methode van periodetoerekening aan de verwachte toekomstige gebruiksduur.

Stelsel- en schattingswijzigingen worden onderbouwd en door de raad vastgesteld. De raad heeft tot het einde van het begrotingsjaar om hiertoe te besluiten.

Uitgangspunt 27: Een stelsel- of schattingswijziging wordt door de raad vastgesteld.

Artikel 4.4 Moment van afschrijven

Een gemeente staat vrij om haar startmoment van afschrijven te kiezen. De enige voorwaarde die vanuit het BBV wordt gesteld is dat alle activa op hetzelfde moment starten met afschrijven. Omdat niet altijd exact is vast te stellen wanneer een kapitaalgoed gereed is gekomen (bv. bij deelinvesteringen) wordt voorgesteld te starten met afschrijving van de betreffende investering in het jaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt.

Wanneer er eenmaal op het actief wordt afgeschreven, worden bij de annuïtaire en de lineaire methode de eventuele vermeerderingen/verminderingen op het actief in het jaar volledig meegenomen voor de herberekening van de afschrijving.

Keuzemogelijkheid 28: Voorgesteld wordt het starten van afschrijven in het komende jaar nadat het actief gereedgekomen/verworven is.

Artikel 4.5 Restwaarde

Restwaarde is een reële schatting van de opbrengst die na de gebruiksduur nog gerealiseerd kan worden, onder aftrek van kosten. Bij het waarderen van activa moet aangegeven worden of er rekening wordt gehouden met restwaarde of niet.

Wanneer de verwachte gebruiksduur korter is dan de verwachte economische levensduur van het actief, is er altijd sprake van een restwaarde. Aan het einde van de economische levensduur zal er slechts sprake zijn van sloopwaarde. Aan het eind van de afschrijvingsperiode kan hooguit een boekwaarde overblijven ter grootte van de geschatte restwaarde op basis van het prijspeil op het moment van ingebruikname.

In de praktijk zal veelal worden afgeschreven naar een boekwaarde van € 0, omdat activa gedurende de afschrijvingsperiode technisch en economisch slijten/verouderen. Hiervan zal sprake zijn al het voornemen bestaat de activa tot het einde van de mogelijke gebruiksduur te benutten. Bij het bepalen van een restwaarde mag geen rekening worden gehouden met voorgenomen, dus nog niet besloten, toekomstige bestemmingswijzigingen.

Uitgangspunt 29: Voorgesteld wordt afschrijven tot € 0.

Artikel 4.6 Afschrijven op gronden

Omdat gronden niet aan slijtage onderhevig zijn wordt niet op grond afgeschreven. Uitzondering wordt gemaakt indien de grond vervuild is, daarop wordt wel afgeschreven.

Uitgangspunt 30: Op gronden niet afschrijven. Er wordt een uitzondering gemaakt voor vervuilde gronden, daarop wordt wel afgeschreven.

Artikel 4.7 Toerekeningsbeginsel

Het toerekeningsbeginsel houdt in dat kosten op een juiste manier worden verantwoordt in de exploitatie. In het verlengde van het baten- en lastenstelsel betekent dit dat kosten worden toegerekend aan de periode waar ze betrekking op hebben.

Voor activa betekent dit dat niet de gehele investeringslast in één jaar tot uitdrukking worden gebracht maar dat gedurende de hele periode dat de activa haar nut afgeeft, de lasten tot uitdrukking komen in de exploitatie. Door activa af te schrijven over de jaren waaraan zij haar nut afstaat, wordt aan dit beginsel tegemoet gekomen.

Uitgangspunt 31: Kosten worden toegerekend aan de periode waarop deze betrekking heeft.

5. Rente

Voor het activabeleid wordt ook stilgestaan bij het begrip rente in geval van geactiveerde uitgaven. Aan alle geactiveerde kapitaaluitgaven wordt rente toegerekend. Dit zijn de lasten die voortkomen uit de financiering van de investering.

Aangezien de rentelasten van de gemeentelijke organisatie worden verdeeld over producten, zal voor de rentelasten een verdelingsmethodiek moeten worden vastgesteld.

Artikel 5.1 Werkwijze voor toerekening van rente

Aan kapitaaluitgaven die geactiveerd zijn wordt rente toegerekend. Dit zijn de lasten die voortkomen uit de financiering van de investering. Voor de toerekening van de rentelasten aan investeringen is regelgeving voorgeschreven.

In de notitie Rente 2017 van de commissie BBV is opgenomen dat de rentekosten moeten worden toegerekend met behulp van een (rente)omslag. De basis hiervoor is de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa. Het is niet toegestaan om per investering te differentiëren in het toe te rekenen rentepercentage.

Indien voor een investering projectfinanciering wordt afgesloten vindt toerekening van rente plaats op basis van het rentepercentage behorend bij de financiering.

Uitgangspunt 32: Rentekosten worden toegerekend met behulp van een (rente)omslag.

Artikel 5.2 Rente bij grondexploitatie

De rente die wordt toegerekend aan de grondexploitaties moet worden gebaseerd op de werkelijk betaalde rente over het vreemd vermogen zijnde:

• Het rentepercentage van de direct aan de grondexploitatie gerelateerde financiering in het geval van projectfinanciering.

• Het gewogen gemiddelde rentepercentage van de leningenportefeuille van de gemeente, naar verhouding vreemd/eigen vermogen, indien geen sprake is van projectfinanciering.

• De marktrente voor gemeenten voor aan te trekken leningen met een looptijd van 10-jaar indien de gemeente geen externe financiering heeft aangetrokken, maar wel verwacht dit te gaan doen.

• Geen rente indien de gemeente geen externe financiering heeft en ook niet de intentie heeft dit aan te trekken.

Bij gronden niet in exploitatie (strategische gronden) is het niet toegestaan om rente of kosten toe te rekenen. Zolang er geen exploitatiebegroting is vastgesteld bestaat er nog teveel onzekerheden over de exploitatieplanning en de terugverdienmogelijkheden van de grond.

Uitgangspunt 33: Rentekosten worden middels een omslagpercentage berekend over de boekwaarde van de grondexploitaties in exploitatie per 1 januari van het betreffende boekjaar. Bij de berekening van dit omslagpercentage wordt het gewogen gemiddelde rentepercentage van de leningenportefeuille naar verhouding van het vreemd vermogen ten opzichte van het totaal vermogen toegerekend.

6. Kapitaallasten in de begroting en rekening

In de uitgangspunten voor het opstellen van de gemeentelijke financiële producten (begroting, tussentijdse rapportages en jaarrekening) komt het beheer van activa in administratief opzicht ook naar voren. Deze uitgangspunten zijn voor deze nota van belang.

De basis van deze uitgangspunten is opgenomen in het BBV. Deze zijn: “De begroting, de meerjarenbegroting, de jaarrekening en de toelichting geven volgens normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd, een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de financiële positie en over de baten en lasten.” (artikel 3 BBV).

Artikel 6.1 Kapitaallasten in de begroting

Op begrotingsbasis wordt een raming gemaakt van de verwachte kapitaallasten (rente en afschrijving) in het begrotingsjaar. Deze raming bestaat uit een deel waarover zekerheid bestaat (activa die reeds in bezit zijn) en een deel waarvan dit nog niet bekend is (lopende en nieuwe investeringen). Om te komen tot een eenduidige werkwijze stellen we voor om het jaar van investering geen rentecomponent in de begroting op te nemen omdat de rente wordt toegerekend naar de stand per 1 januari. De afschrijvingscomponent wordt in het jaar volgend op de investering voor het gehele bedrag opgenomen.

Uitgangspunt 34: In de begroting in het jaar van investeringen geen rente mee te nemen. De afschrijving te starten in het jaar na investering.

Artikel 6.2 Kapitaallasten in rekening

Op realisatiebasis wordt op de volgende wijze met kapitaallasten omgegaan. Voor bestaande investeringen wordt conform begroting de gehele afschrijving en rente toegerekend. Voor investeringen die in het boekjaar hebben plaatsgevonden zal de rente worden bepaald op basis van de stand per 1 januari. De afschrijving start in het jaar na gereedkoming van de investering.

Uitgangspunt 35: In de rekening in het jaar van investeringen de rente te bepalen over de stand per 1 januari en starten met afschrijvingen in het jaar na gereedkomen van de investering.

Bijlage 1. Uitgangspunten

Uitgangspunt 1: Voorgesteld wordt om Investeringen met economisch nut, welke lager zijn dan € 15.000 niet te activeren en direct ten laste van de exploitatie te brengen. Voor maatschappelijk nut ligt de grens op € 30.000. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd.

Uitgangspunt 2: de kosten van het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio niet activeren en direct ten laste van de exploitatie te brengen.

Uitgangspunt 3: de kosten van onderzoek en ontwikkeling activeren als voldaan is aan de voorwaarden.

Uitgangspunt 4: bijdragen aan activa in eigendom van derden activeren als voldaan is aan de voorwaarden.

Uitgangspunt 6: investering met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven activeren.

Uitgangspunt 7: investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut activeren.

Uitgangspunt 8: op de balans wordt aangegeven welke van de materiele vaste activa in erfpacht zijn uitgegeven.

Uitgangspunt 9: op de balans aangeven voor welk bedrag is geïnvesteerd in riool en afvalstoffen bij investering met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven.

Uitgangspunt 10: financiële vaste activa specificeren overeenkomstig met artikel 36 lid a t/m f BBV.

Uitgangspunt 11: een aangevraagd voorbereidingskrediet bij de raad mag alleen de kosten bevatten die nodig zijn voor het uitvoeren van de voorbereiding.

Uitgangspunt 12: kosten van klein en groot onderhoud, waarvan de levensduur van het actief niet wordt aangepast, niet activeren. De kosten van significante kwaliteitsverbetering wel activeren.

Uitgangspunt 13: software wordt geactiveerd als investering met een economisch nut. Implementatiekosten van hard- en software worden meegenomen in de verkrijgingsprijs en geactiveerd.

Uitgangspunt 14: gebruikersrechten van software voor onbepaalde duur worden geactiveerd. Gebruikersrechten van software voor bepaalde duur worden geboekt op ‘vooruitbetaalde kosten’.

Uitgangspunt 15: De kosten van interne uren worden meegenomen in kredietaanvragen.

Uitgangspunt 16: het beschikbaar gestelde investeringskrediet wordt na maximaal twee jaar afgesloten. Verlenging van de tweejarige termijn is na goedkeuring van de raad mogelijk.

Uitgangspunt 17: vaste activa activeren voor het investeringsbedrag. Uitgezonderd zijn bijdragen van derden die in directe relatie staan, deze moeten in mindering gebracht worden. Ook voorzieningen die bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen voor investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven moeten in mindering worden gebracht.

Uitgangspunt 18: het toerekeningsbeginsel moet in acht genomen worden bij het waarderen van activa. Ook is het niet toegestaan om reserves in mindering te brengen op de boekwaarde. Tot slot dient rekening gehouden worden met waardevermindering die naar verwachting duurzaam is.

Uitgangspunt 19: BTW wordt niet geactiveerd als deze compensabel is. Indien de BTW niet compensabel of terugvorderbaar is, wordt deze tot de verkrijgings- of vervaardigingsprijs gerekend.

Uitgangspunt 20: afschrijven tot restwaarde of € 0 wanneer een actief buiten gebruik wordt gesteld.

Uitgangspunt 21: bij desinvesteringen de boekwinst of het verlies ten gunste of ten laste van het resultaat te brengen.

Uitgangspunt 22: de componentenbenadering niet toepassen, tenzij het wenselijk is.

Uitgangspunt 23: in de vervaardigingsprijs worden sloopkosten meegenomen wanneer deze een directe relatie heeft met het actief.

Uitgangspunt 24: voldoen aan het wettelijke kader afschrijvingen volgens de artikelen uit het BBV.

Uitgangspunt 25: de afschrijvingstermijnen te hanteren zoals beschreven in de bijlage 2. De raad kan bij gemotiveerd besluit afwijken van de in bijlage 2 aangegeven afschrijvingstermijnen.

Uitgangspunt 26: de lineaire afschrijvingsmethode toepassen, tenzij anders wordt besloten voor een actief.

Uitgangspunt 27: een stelsel- of schattingswijziging wordt door de raad vastgesteld.

Uitgangspunt 28: gestart wordt met afschrijven op 1 januari in het komende boekjaar nadat het actief gereedgekomen is.

Uitgangspunt 29: afschrijven tot € 0.

Uitgangspunt 30: op gronden niet afschrijven. Er wordt een uitzondering gemaakt voor vervuilde gronden, daarop wordt wel afgeschreven.

Uitgangspunt 31: kosten worden toegerekend aan de periode waarop deze betrekking heeft.

Uitgangspunt 32: rentekosten worden toegerekend met behulp van een (rente)omslag.

Uitgangspunt 33: rentekosten worden middels een omslagpercentage berekend over de boekwaarde van de grondexploitaties in exploitatie per 1 januari van het betreffende boekjaar. Bij de berekening van dit omslagpercentage wordt het gewogen gemiddelde rentepercentage van de leningenportefeuille naar verhouding van het vreemd vermogen ten opzichte van het totaal vermogen toegerekend.

Uitgangspunt 34: in de begroting in het jaar van investeringen geen rente mee te nemen. De afschrijving te starten in het jaar na investering.

Uitgangspunt 35: in de rekening in het jaar van investeringen de rente te bepalen over de stand per 1 januari en starten met afschrijvingen in het jaar na gereedkomen van de investering.

Bijlage 2. Afschrijvingstermijnen

De levensduur van de materiële vaste activa (op basis waarvan de afschrijvingen worden bepaald) staat niet per definitie vast. In het algemeen echter worden de volgende termijnen gehanteerd:

Investeringen met economisch nut:

•	gebouwen:	afschrijving in 40 jaar
•	rioleringswerken:	afschrijving in 25 jaar
•	technische installaties:	afschrijving in 15 jaar
•	inventaris:	afschrijving in 10 jaar

Investeringen met maatschappelijk nut:

•	bruggen	afschrijving in 20 jaar
•	viaducten	afschrijving in 20 jaar
•	overige grotere kunstwerken	afschrijving in 20 jaar
•	wegen	afschrijving in 15 jaar
•	wegconstructies	afschrijving in 15 jaar
•	rotondes	afschrijving in 15 jaar
•	verkeerslichtinstallaties	afschrijving in 15 jaar
•	openbare verlichting	afschrijving in 15 jaar

Overige activa:

•	veiligheidsvoorzieningen	afschrijving in 10 jaar
•	telefooninstallaties	afschrijving in 10 jaar
•	inventaris	afschrijving in 10 jaar
•	overige activa	afschrijving in 10 jaar
•	automatiseringsproducten	afschrijving in 3 tot 5 jaar

Op gronden wordt niet afgeschreven.

De te verwachten gebruiksduur en afschrijvingstermijn van voertuigen, gereedschappen en overige materiaal vaststellen naar op dat moment gangbare ervaringsnormen.

Een andere te verwachten gebruiksduur en afschrijvingstermijn dan hierboven genoemd moet worden gemotiveerd.