Verordening Presidium 2021

Artikel 1: Begripsomschrijving

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Presidium: het door de raad ingestelde orgaan dat de commissie-, raadsvergaderingen en andere raadsbijeenkomsten procesmatig voorbereidt.

• b. voorzitter Presidium: de plaatsvervangend voorzitter van de raad.

• c. commissievoorzitter: de voorzitter van een vergadering van een raadscommissie.

• d. griffier: de griffier van de raad, tevens griffier van het Presidium, of diens plaatsvervanger.

Artikel 2: Taken

Het Presidium heeft de volgende taken:

• 1. Het Presidium bereidt met ondersteuning van de griffie de raadsvergaderingen, commissievergaderingen en andere raadsbijeenkomsten voor en maakt voor die vergaderingen en bijeenkomsten concept-agenda’s.

• 2. Het Presidium beslist over het al dan niet van toepassing verklaren van de presentievergoedingsregeling voor bijzondere bijeenkomsten, waarbij commissieleden aanwezig zijn.

• 3. Het Presidium doet voorstellen aan de raad ten aanzien van:

  • a. Het jaarlijkse vergaderschema;

  • b. Behandelwijze begroting, perspectiefnota en jaarrekening (P&C-cyclus);

  • c. Het al dan niet in beslotenheid vergaderen;

  • d. De werkwijze van de raad en commissies;

  • e. Op (de organisatie van) het proces gerichte raadsvoorstellen.

Artikel 3: Samenstelling

• 1. Het Presidium bestaat uit de plaatsvervangend voorzitter van de raad, die als voorzitter optreedt, en de voorzitters van de raadscommissies.

• 2. De leden van het Presidium worden door de raad uit zijn midden benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de raad.

• 3. Het lidmaatschap van de in lid 2 bedoelde leden van het Presidium eindigt:

  • a. op eigen verzoek; het lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad; het ontslag gaat in als de opvolger door de raad is benoemd;

  • b. indien het lid aftreedt als lid van de raad;

  • c. indien de raad het lid ontslaat.

• 4. De burgemeester neemt als adviseur deel aan de vergaderingen van het Presidium in zijn hoedanigheid als voorzitter van de raad en het college.

• 5. Een lid van het Presidium is niet tevens lid van het seniorenconvent.

• 6. Het Presidium benoemt uit zijn midden één van de leden tot vicevoorzitter van het Presidium.

• 7. Het Presidium wordt bijgestaan door de griffier.

Artikel 4: Vergaderfrequentie en –plaats

Het Presidium bepaalt de eigen vergaderfrequentie en –locatie.

Artikel 5: Oproep

Het Presidium bepaalt de wijze waarop en de tijdigheid waarmee de voorzitter de leden oproept voor vergaderingen.

Artikel 6: Agenda, besluiten- en afsprakenlijst

• 1. Bij aanvang van de vergadering stelt het Presidium de agenda vast.

• 2. Het besprokene tijdens de vergaderingen wordt in een korte besluiten- en afsprakenlijst samengevat. De concepten hiervan wordt uiterlijk 48 uur na de vergadering openbaar gemaakt.

• 3. De concepten van besluiten- en afsprakenlijst worden in de eerstvolgende bijeenkomst van het Presidium vastgesteld.

• 4. De agenda en de concepten van de besluiten- en afsprakenlijst worden ter informatie aan de raadsleden en commissieleden gezonden.

Artikel 7: Openbaarheid van vergaderingen

• 1. De vergaderingen van het Presidium zijn openbaar.

• 2. Een (deel van de) vergadering is besloten als de voorzitter dit nodig acht of wanneer ten minste 2 leden daarom verzoeken.

• 3. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijke besluitenlijst gemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij het Presidium anders beslist.

Artikel 8: Besluitvorming

Het Presidium kan ook buiten de vergadering besluiten nemen, mits alle leden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk of per e-mail hun mening te uiten.

Artikel 9: Stemming

Alle besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. Op de stemmingen zijn voor zover mogelijk de artikelen 28 tot en met 32 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

Artikel 10: Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het Presidium op voorstel van de voorzitter.

Artikel 11: Inwerkingtreding

• 1. Deze verordening treedt in werking op 16 maart 2022.

• 2. Met ingang van de inwerkingtreding vervalt de verordening op het Presidium vastgesteld bij raadsbesluit 18 december 2017.

• 3. Over deze verordening kan geen referendum worden gehouden aangezien het een organisatorische aangelegenheid van de raad betreft.

Artikel 12: Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Verordening Presidium 2021’.

Toelichting op de verordening Presidium 2021

Het Presidium faciliteert voor de raad het politiek-bestuurlijke besluitvormingsproces, door het opstellen van adequate concept-agenda’s en het voorzitten van commissievergaderingen. Adequate agenda’s doen recht aan politieke gevoeligheden, laten ruimte voor discussie, bieden fracties de mogelijkheid punten te agenderen en benutten de beschikbare vergadertijd optimaal. Daarmee schept het Presidium de voorwaarden voor raad en commissies om te kunnen vergaderen. Uiteindelijk beslissen raad en commissies zélf over hun agenda’s en dat kan betekenen dat een door het Presidium voorgestelde agenda wordt gewijzigd.

Agenda’s worden opgebouwd op basis van aangeleverde stukken. Daarbij houdt het Presidium rekening met eventuele vervolgbehandelingen. Het bewaken van het verloop van besluitvormingstrajecten en het halen van fatale data is een collegeverantwoordelijkheid. Het Presidium “jaagt” niet achter stukken aan. Wel kan het Presidium besluiten een voorstel niet te agenderen als het naar zijn oordeel niet behandelrijp is. Bijvoorbeeld omdat het besluit onhelder is of de bevoegdheidsverdeling onjuist, het stuk zich niet leent voor een bespreking in raad of commissie, opties ontbreken, etc. In die gevallen stuurt het Presidium het stuk terug naar het college.

De voorzitters bereiden zich op vergaderingen voor op basis van de te behandelen stukken. Ze vragen daarbij advies aan elkaar en aan griffie. Het is niet nodig vooraf inhoudelijk te overleggen met ambtenaren, bestuurders, of bijvoorbeeld maatschappelijke actoren. De vergadering wordt geleid op basis van de stukken en de informatie die alle deelnemers hebben.

De voorzitter van het Presidium is tevens plaatsvervangend voorzitter van de raad. Binnen het Presidium is hij of zij de primus inter pares. Hij of zij maakt de vergaderingen en besluiten van het Presidium mogelijk. Verder kan de Presidiumvoorzitter ook voorzitter zijn van commissievergaderingen.

In zijn werk wordt het Presidium zoveel mogelijk ondersteund door de griffie. Dat betekent onder meer dat de griffie concept-agenda’s voor het Presidium opstelt, op basis van door het college aangeleverde voorstellen, rekening houdend met o.a. urgentie, politieke gevoeligheid, doorlooptijden, etc. De griffie beoordeelt collegevoorstellen naast vormaspecten ook op behandelrijpheid en adviseert het Presidium daarover.