Gemeenteblad van Roerdalen
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Roerdalen | Gemeenteblad 2022, 64489 | overige overheidsinformatie |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Gedragscode ter bescherming van persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer gemeenteraad Roerdalen 2022
De raad van de gemeente Roerdalen;
gelet op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG) en het Privacybeleid van de gemeente Roerdalen;
gelezen het raadsvoorstel van 17 januari 2022;
overwegende dat het gewenst is om een reglement vast te stellen ten aanzien van het door de gemeenteraad te verwerken persoonsgegevens met als doel:
- •
- •
De Gedragscode ter bescherming van persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer gemeenteraad Roerdalen 2022 vast te stellen.
Gedragscode ter bescherming van persoonsgegevens en persoonlijke levenssfeer gemeenteraad Roerdalen 2022
- a.
- b.
De digitale vergaderapplicatie waarmee informatie voor college en raad toegankelijk wordt gemaakt. Het raadsinformatiesysteem kent een openbaar deel en een besloten deel. De informatie in het openbare gedeelte is voor een ieder via de website van de gemeente toegankelijk.
Het besloten deel, of delen daarvan, is alleen toegankelijk voor raadsleden, burgerraadsleden, burgemeester, wethouders, leden van de rekenkamercommissie, medewerkers van de griffie en de ambtelijke organisatie.
- c.
- d.
- e.
- f.
2. Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens
Personen die het aangaat, kunnen op ieder moment aangeven dat zij hun persoonsgegevens verwijderd willen hebben. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en welke verwerking het betreft. Een dergelijk verzoek wordt in beginsel gehonoreerd, tenzij dwingende gerechtvaardigde belangen zwaarder wegen dan de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de persoon.
Voor hierna genoemde meest voorkomende verwerkingen van typen persoonsgegevens heeft de gemeenteraad gedragslijnen opgesteld:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
a. Persoonsgegevens van publieke ambtsdragers, zoals raads- en collegeleden
Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol of ambt, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, bijvoorbeeld op de website in voorstellen, besluitenlijsten en politieke documenten zoals moties, amendementen en schriftelijke vragen.
Voor politieke ambtsdragers geldt dat hun namen bekend worden gemaakt op de website en dat e mailadressen en telefoonnummers alleen met toestemming van de betrokkenen, bekend worden gemaakt. Daarnaast wordt op de openbare website melding gemaakt van de nevenfuncties van raads- en commissieleden, evenals een foto van de raadsleden.
b. Persoonsgegevens van ambtenaren
Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van college- en raadsvoorstellen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in hoedanigheid van ondersteuner is bekendmaking niet bovenmatig. Hetzelfde geldt voor ambtenaren die zich ook buiten de raadszaal naar buiten bekend maken (bijvoorbeeld als projectleider of communicatieadviseur) en ambtenaren die namens het college besluiten nemen. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam en de afdeling of het team waar zij werkzaam zijn. In alle overige gevallen is de bekendmaking niet relevant en dus disproportioneel. Dit geldt in het bijzonder wanneer het persoonsgegevens van ambtenaren betreft in documenten opgesteld ten behoeve van intern beraad. De reden daarvoor is dat een ongehinderde bijdrage van ambtenaren, en van hen die van buiten bij het intern beraad zijn betrokken bij de beleidsvorming en –voorbereiding, gewaarborgd moet zijn. Zij moeten in alle openhartigheid onderling en met het college en de burgemeester kunnen communiceren. Staatsrechtelijk zijn slechts de standpunten die het bestuursorgaan voor zijn rekening wil nemen relevant.
Voor ambtenaren die ambtelijke ondersteuning bieden bij vergaderingen, die zich ook buiten de raadszaal naar buiten bekend maken, ambtenaren die namens het college besluiten nemen of als griffier optreden bij vergaderingen geldt, ongeacht of zij voor de gemeente Roerdalen of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn, dat uitsluitend hun naam en de afdeling of het team waarvoor zij werkzaam zijn op de website worden gepubliceerd.
c. Persoonsgegevens van personen en instellingen/organisaties die brieven of mails aan de raad richten
Brieven en mails aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de (e-mail)adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie of burgerinitiatief aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekening bevatten.
Het integraal publiceren op de openbare, algemeen toegankelijke gemeentelijke website van deze brieven, e-mails, petities en burgerinitiatieven zou betekenen dat alle persoonsgegevens door eenieder rechtstreeks zijn in te zien. Voor wat betreft de ingekomen stukken afkomstig van burgers moet dit als disproportioneel worden beschouwd. Het effect van deze documenten kan doorgaans ook bereikt worden zonder openbaarmaking.
De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van deze brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen aan de raad wordt gevraagd. Hiertoe worden de brieven op het besloten, niet algemeen toegankelijke deel, van de website gepubliceerd. Dat geldt eveneens voor brieven en e-mails van instellingen/organisaties.
Ingekomen brieven, mails en petities van burgers die aan de raad zijn gericht, worden door middel van het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem via de lijst ingekomen stukken aan de raad ter beschikking gesteld. Wanneer een raadslid door middel van het agenderingsrecht vraagt om agendering van een brief worden geen persoonsgegevens openbaar gemaakt. Indien de afzender uitdrukkelijk aangeeft dat zijn of haar brief/stuk wel openbaar kan worden gemaakt door plaatsing op de website, dan kan publicatie plaatsvinden, waarbij ook de persoonsgegevens openbaar worden gemaakt. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens, zoals afkomst ras of etnische afkomst, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, gegevens over gezondheid, Burgerservicenummer (BSN) en dergelijke gepubliceerd.
Brieven van organisaties en instellingen gericht aan de raad worden eveneens door middel van het besloten deel van het raadsinformatiesysteem aan de raad ter beschikking gesteld.
Voor burgerinitiatieven en petities geldt dat het burgerinitiatief en de petitie zelf, dat wil zeggen: de boodschap die men door middel van de petitie wenst uit te dragen, voor zover gericht aan de raad, door middel van het bestuurlijk informatiesysteem via de lijst ingekomen stukken aan de raad ter beschikking worden gesteld.
Ingeval van agendering van de petitie wordt deze bij de vergaderstukken op de website geplaatst. De lijst met ondertekenaars wordt echter niet op de website geplaatst. Ook niet wanneer ondertekenaars aangegeven hebben dat hun gegevens openbaar gemaakt mogen worden (bijvoorbeeld op petities.nl). Deze toestemming moet namelijk worden gezien als toestemming aan degene die de petitie is gestart, maar het gaat te ver om deze toestemming op te vatten als een uitdrukkelijke toestemming voor plaatsing op de website van de gemeente. Deze lijst met ondertekenaars wordt wel op het besloten, niet algemeen toegankelijke deel van de website beschikbaar gesteld voor de raad.
De lijst ingekomen stukken bevat een korte aanduiding van het onderwerp en de naam van de afzender. Daarnaast wordt de lijst ingekomen stukken periodiek geagendeerd voor raadsbehandeling en wordt de betreffende lijst, niet de brieven, bij de vergaderstukken op de website gepubliceerd.
Brieven van burgers worden, zonder persoonsgegevens, geplaatst op de lijst ingekomen stukken. De originele brieven (inclusief persoonsgegevens) zijn als niet-openbare documenten via het besloten deel van het bestuurlijk informatiesysteem beschikbaar voor de raad.
d. Personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen;
Personen die tijdens raads- en/of commissievergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Door in het openbaar van het spreekrecht gebruik te maken, geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen het plaatsen van hun naam, hun functie en de (rechts)persoon die zij vertegenwoordigen op de website (zowel in de vorm van het beeld- en/of audioverslag, als gepubliceerde tekst). Overige persoonsgegevens worden niet op de website geplaatst.
De bijdrage van de inspreker wordt te allen tijde geplaatst op de website (in de vorm van het beeld- en/of audioverslag) en uitgezonden via de gemeentelijke website en is daar ook achteraf te raadplegen. De raadsvergaderingen worden daarnaast live uitgezonden via de lokale omroep OR6.
e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen of daaraan verwante documenten;
De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten voor individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Dit is soms het geval in bijlagen van raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college van burgemeester en wethouders en zijn door de ambtelijke organisatie geanonimiseerd, tenzij de betrokkene aangeeft geen bezwaar te hebben tegen plaatsing van persoonsgegevens op de website. Hierna kan publicatie op de website plaatsvinden. Alleen in die gevallen dat een adres relevant is omdat het bijvoorbeeld een bestemmingsplanwijziging betreft worden de adresgegevens op de website geplaatst.
Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. De transparantie van deze procedure weegt zwaar en soms zwaarder dan bescherming van de privacy van degenen die bezwaar hebben aangetekend.
De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsvoorstellen en daarbij behorende bijlagen worden geanonimiseerd.
De gemeente publiceert namen en adressen van bezwaarmakers niet op de website van de gemeente als dat niet strikt noodzakelijk is. Deze zijn doorgaans alleen relevant voor de direct belanghebbenden in het kader van een procedure en niet voor het bredere publiek.
De overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd.
Voor alle hierboven genoemde categorieën geldt dat raadsleden desgewenst, via de griffie, kennis kunnen nemen van de persoonsgegevens.
Benoemingen zijn besluiten die uitsluitend in een openbare vergadering worden behandeld en die specifiek de te benoemen persoon betreffen. Bekendmaking van de naam van die persoon is dan ook geoorloofd.
Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt.
4. Anonimiseren van persoonsgegevens
In die gevallen waarin anonimiseren volgens deze gedragslijnen nodig is, wordt aanbevolen de namen (en alles wat kan herleiden tot een persoon en adres) te verwijderen. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst van de documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld aanvrager, klager, (derde)belanghebbende etc.
5. Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties
Bepalingen in de gedragslijnen zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door de raadsfracties worden ingediend.
6. Inzage ingekomen stukken (e.d.) door derden
Ingekomen brieven van burgers en petities die aan de raad zijn gericht, kunnen interessant zijn voor derden. Brieven of stukken van afzenders die uitdrukkelijk hebben aangegeven dat hun brief of ander stuk, inclusief persoonsgegevens, openbaar gemaakt mag worden, worden op verzoek aan derden verstrekt. Als die uitdrukkelijke toestemming niet is gedaan, kunnen die brieven en stukken door derden dus niet zonder te zijn geanonimiseerd, worden ingezien.
Een verzoek tot inzage wordt dan behandeld conform de Wet openbaarheid van bestuur en haar uitzonderingsgronden. Uitgangspunt hierbij is, dat alles openbaar is, tenzij ………, maar met eerbiediging van de privacy van de burger.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2022-64489.html