Richtlijnen m.b.t privacy en publicatie persoonsgegevens van de gemeenteraad West Betuwe 2023 vast te stellen

De raad van de gemeente West Betuwe;

gezien de afstemming met de functionaris gegevensbescherming;

gehoord de beraadslaging over de Richtlijnen.

Gelet op:

• de Europese Algemene verordening gegevensbescherming en de daarop gebaseerde wet en regelgeving, waaronder de Uitvoeringswet Algemene verordening Gegevensbescherming;

• de Wet open overheid;

• het privacybeleid van de gemeente West Betuwe vastgesteld door het college op 1-11-2022

Besluit:

de Richtlijnen m.b.t privacy en publicatie persoonsgegevens van de gemeenteraad West Betuwe 2023 vast te stellen.

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

• 1. Onder “publicatie op de website” wordt verstaan het plaatsen van informatie op de website van de gemeenteraad West Betuwe.

• 2. Onder “publicatie op het raadsinformatiesysteem” wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem (RIS) van de gemeenteraad West Betuwe, bereikbaar via het webadres: gemeenteraad.westbetuwe.nl en via de gemeentelijke website.

• 3. Onder het “besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem” wordt verstaan het niet openbare gedeelte van het RIS. Dit gedeelte is alleen toegankelijk voor raads- en burgerleden, de burgemeester, de wethouders en specifiek functioneel geautoriseerde personen zoals griffiemedewerkers.

• 4. Met de “raad” wordt bedoeld de gemeenteraad van de gemeente West Betuwe.

• 5. Onder “sociale media” wordt verstaan alle sociale mediakanalen waarop de gemeenteraad actief is en informatie deelt.

• 6. Onder de “krant” wordt verstaan de regionale krant, waarin iedere week informatie vanuit de gemeente en de gemeenteraad gedeeld wordt in de zogenaamde gemeenterubriek.

Artikel 2 Richtlijnen ten aanzien van categorieën van personen

Voor de publicatie van persoonsgegevens gelden voor de hierna genoemde categorieën van personen de aangegeven gedragslijnen. Voor wat betreft de categorieën c tot en met g geldt dat betrokkenen worden geïnformeerd via de website en het RIS.

• a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raads-, burger- en collegeleden

  Deze personen zijn onderdeel van het openbaar bestuur. Zij zijn in die functie gekozen en/of benoemd. Daarom moet herkenbaar zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, bij welke partij zij horen en hoe zij te bereiken zijn. Voor de politieke ambtsdragers geldt geen beperking voor het bekendmaken van persoonsgegevens op de website en het RIS, behalve dat wat de Wet aangeeft.

  Op het RIS staan van raads- en burgerleden de volgende persoonsgegevens: voor- en achternaam, partijnaam, foto, zakelijk e-mailadres en raads- en nevenfuncties. Raads- en burgerleden kunnen hun persoonsgegevens zelf wijzigen, aanvullen en/of (laten) verwijderen.

  Van de collegeleden staan op het RIS de volgende persoonsgegevens: voor- en achternaam, foto en zakelijk e-mailadres. Voor meer informatie over de collegeleden en over de gemeentesecretaris wordt verwezen naar de website van de gemeente West Betuwe.

  Raadsbesluiten, amendementen en moties staan zonder handtekeningen gepubliceerd op het RIS. Dit geldt ook voor de raadsstukken die afkomstig zijn van het college.

• b. Persoonsgegevens van ambtenaren

  Als ambtenaren op de website van de gemeenteraad bij naam genoemd worden in relatie tot hun functie is dit noodzakelijk en niet bovenmatig.

  Als ambtenaren een rol spelen in de werkzaamheden van de raad, komen alleen hun naam en zo nodig de afdeling of het team waar zij werken openbaar op het RIS te staan. Dit is het geval als zij voor de gemeente West Betuwe werken. Maar ook als zij voor een andere (overheids)organisatie werken.

  De website van de gemeenteraad West Betuwe vermeldt naast de contactgegevens van de raads- en burgerleden ook de zakelijke contactgegevens van de raadsgriffier en de griffiemedewerkers.

  Namen van ambtenaren staan niet vermeld in raadsvoorstellen en/of raadsbesluiten.

• c. Persoonsgegevens van inwoners e.d. die brieven of andere geschriften aan de raad richten

  Onder andere inwoners, instellingen en verenigingen sturen brieven aan de raad. In deze brieven staan (meestal) adresgegevens, het telefoonnummer en de handtekening van de afzender. Het komt ook voor dat een petitie aan de raad wordt overhandigd. Dit zijn handtekeninglijsten met vaak (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekeningen. Als deze brieven of petities openbaar op het RIS komen te staan, zou dit betekenen dat deze iedereen in te zien zou zijn.

  Voor de ingekomen brieven van inwoners wordt het als onnodig gezien om de persoonsgegevens openbaar te maken. Het effect van deze brieven kan in de meeste gevallen ook bereikt worden zonder deze openbaar te maken. De raad moet wel kennis kunnen nemen van deze brieven en hun afzender, zodat raadsleden een oordeel kunnen vormen over de inhoud van de brief. De ingekomen brieven van inwoners worden daarom, met vermelding van naam en contactgegevens, in het besloten gedeelte van het RIS geplaatst. Als een inwoner of organisatie nadrukkelijk vraagt om de brief openbaar te plaatsen, dan komt deze geanonimiseerd op het RIS te staan.

  Voor de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de inwoner, is het nodig dat op het RIS vermeld staat wanneer een brief van een inwoners bij de raad is binnengekomen. Het is voldoende om bij de raadsvergadering een totaaloverzicht te publiceren van alle ingekomen brieven. Hier staan de brieven die de raad van inwoners heeft ontvangen, zonder vermelding van naam, maar met een korte aanduiding van het onderwerp.

  Brieven van instellingen en organisaties zijn in de meeste gevallen minder persoonlijk. Ze bevatten hierdoor ook vaak minder persoonsgegevens. Door vanuit hun functie een brief te sturen, presenteren bestuurders, werknemers en leden van instellingen, verenigingen, bedrijven e.a. zich in zekere mate in de openbaarheid. Openbare publicatie van deze brieven op het RIS is daarom niet bovenmatig. Dit gebeurt met weglating van een eventuele handtekening.

  Voor petities geldt dat de petitie zelf – ofwel de boodschap die de petitie uitdraagt – op het RIS wordt gepubliceerd. De lijst met ondertekenaars komt niet op het openbare gedeelte van het RIS te staan, maar wel in het besloten gedeelte.

• d. Personen die tijdens openbare vergaderingen gebruikmaken van het spreekrecht voor inwoners of het raadsspreekuur, namens zichzelf of andere (rechts)personen

  Personen die tijdens oordeelsvormende vergaderingen gebruikmaken van het spreekrecht, doen dit welbewust in het openbaar. Wanneer een inspreker gebruik wil maken van zijn spreekrecht, wijst de griffie de inspreker er vooraf expliciet op dat de vergadering live wordt uitgezonden en achteraf is terug te luisteren/kijken op het RIS. Door in het openbaar gebruik te maken van spreekrecht, geven insprekers expliciet aan geen bezwaar te hebben tegen publicatie van hun bijdrage op het RIS. Dit geldt voor zowel beeld- en geluidsmateriaal, als voor gepubliceerde tekst. Daarbij wordt de naam van de inspreker vermeld. Het is niet mogelijk anoniem in te spreken.

  Hetzelfde geldt voor personen, instellingen en verenigingen die gebruikmaken van het raadsspreekuur in besluitvormende raadsvergaderingen.

• e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan aanverwante documenten

  De raad neemt in zijn kaderstellende en controlerende rol weinig besluiten over individuele inwoners. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Dit is soms wel het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals de zienswijzen op bestemmingsplannen. De individuele zienswijzen zijn alleen beschikbaar in het besloten gedeelte van het RIS. Openbaar zijn uitsluitend geanonimiseerde zienswijzennota’s gepubliceerd.

  Een tweede categorie raadstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen zijn documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Het is onvermijdelijk dat de naam van de appellant wordt genoemd. De transparantie van de procedure weegt namelijk zwaarder dan de bescherming van de privacy van degenen die bezwaar aantekenen. Andere persoonsgegevens worden niet gepubliceerd.

  Een derde categorie zijn burgerinitiatieven. Met een burgerinitiatief vragen inwoners de gemeenteraad om een voorstel te bespreken en een standpunt in te nemen. Hiervoor moeten de indieners minimaal 50 handtekeningen verzamelen. Burgerinitiatieven worden op het RIS geplaatst. Hierbij staat ook de naam van de indieners vermeld. De handtekeninglijsten komen niet op het openbare gedeelte van het RIS, maar zijn wel te raadplegen in het besloten deel.

• f. Besluiten of zaken als benoemingen

  Bij benoemingen worden de naam en eventueel woonplaats van de te benoemen personen openbaar gemaakt. Overige persoonlijke gegevens worden niet openbaar gemaakt.

• g. Persoonsgegevens in de beantwoording door het college van burgemeester en wethouders

  Brieven aan de raad gaan vaak naar het college om deze te beantwoorden. Hierbij verzoekt de raad een kopie van de beantwoording te krijgen. In deze brieven staan de naam en adresgegevens van de briefschrijver(s). De reactie van het college op een brief van een inwoner komt uitsluitend op het besloten gedeelte van het RIS te staan.

• h. Uitnodigingen voor de raad

  Aan de raad gerichte uitnodigingen worden openbaar gemaakt via de agenda van de raads- en burgerleden en niet opgenomen in het RIS.

Artikel 3 Anonimiseren van persoonsgegevens

Als het volgens deze richtlijnen nodig is om een document te anonimiseren, worden namen verwijderd. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst nodig is, kunnen deze namen worden vervangen door neutrale termen. Dit zijn bijvoorbeeld termen als aanvrager, klager, (derde) belangstellende, reclamant.

Artikel 4 Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties

Bepalingen in deze richtlijnen zijn ook van toepassing op stukken die door raadsfracties worden ingediend.

Artikel 5 Uitzenden van openbare vergaderingen

Conform artikel 23 van de Gemeentewet (GW) zijn de openbare vergaderingen van de raad in principe openbaar. Het maken van een beeld- en geluidsverslag van openbare vergaderingen, om deze live uit te zenden via het internet, kan als een gerechtvaardigd doel worden aangemerkt volgens de privacywetgeving. Het doel is namelijk een toegankelijke, laagdrempelige en transparante lokale politiek.

De manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt – in principe zijn alleen sprekers in beeld – past bij dit gerechtvaardigde doel. Daarom is het niet noodzakelijk om vooraf expliciet toestemming te vragen aan betrokkenen voor het live uitzenden en terugkijken van het beeld- en/of geluidsverslag. Betrokkenen worden hier vooraf wel actief over geïnformeerd in de agenda op het RIS en bij de start van de vergadering.

Artikel 6 Mogelijkheid inroepen rechten betrokkenen

Personen die het aangaat kunnen op ieder moment bij de griffie vragen om inzage, beperking van de verwerking, wijziging of verwijdering van hun gepubliceerde persoonsgegevens op het openbare en/of besloten gedeelte van het RIS. Daarvoor dient een persoon aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd (indien mogelijk). Om een verzoek in behandeling te kunnen nemen, moet de griffie eerst de identiteit van de aanvrager vaststellen.

Artikel 7 Inzage stukken met persoonsgegevens door derden

Ingekomen brieven en zienswijzen van inwoners, petities en burgerinitiatieven die aan de raad zijn toegezonden of overhandigd kunnen interessant zijn voor derden. Stukken met persoonsgegevens die op grond van de AVG en deze richtlijnen niet openbaar zijn gepubliceerd op het RIS, kunnen niet worden ingezien door derden. Een verzoek tot inzage door een derde wordt behandeld volgens de Wet open overheid (Woo).

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze Richtlijnen treden in werking op de dag dat het definitieve besluit gepubliceerd is.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad

van 20 december 2022, nummer 2022/146,

De griffier

Hans van der Graaff

de burgemeester

Servaas Stoop