Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester gemeente Utrecht

De raad en de burgemeester van de gemeente Utrecht;

Gelezen het voorstel van het presidium van 12 december 2022;

Gelet op:

Titel 10.1 van de Algemene wet bestuursrecht

Overwegende dat uit het oogpunt van doelmatigheid en legitimiteit mandaat, volmacht en machtiging van bepaalde bevoegdheden gewenst is,

Besluiten, ieder voor zover het de eigen bevoegdheden betreft, vast te stellen de volgende Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester gemeente Utrecht:

1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze regeling verstaat onder:

• burgemeester: de burgemeester van de gemeente Utrecht;

• bevoegdheid: mandaat, volmacht of machtiging;

• CPR: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie, onder de naam Commissie Personeelszorg Raadsfunctionarissen, als bedoeld in de Verordening CPR gemeente Utrecht;

• dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de raad als bedoeld in het Reglement van Orde gemeenteraad Utrecht;

• gemandateerde: degene die van de mandaatgever de bevoegdheid heeft gekregen om in naam van de mandaatgever besluiten te nemen en te ondertekenen;

• griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren als bedoeld in artikel 107e Gemeentewet;

• griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

• machtiging: de bevoegdheid om namens de gemeente feitelijke handelingen te verrichten, dat zijn handelingen zonder rechtsgevolgen;

• mandaat: de bevoegdheid om in naam van de mandaatgever besluiten te nemen;

• mandaatgever: het bestuursorgaan dat de bevoegdheid geeft om in naam van het bestuursorgaan besluiten te nemen;

• mandaatoverzicht: overzicht van door mandaatgever aan gemandateerde opgedragen bevoegdheden

• ondermandaat: een door een gemandateerde verleend mandaat van een aan hem gemandateerde bevoegdheid aan een derde;

• raad: de gemeenteraad van Utrecht;

• volmacht: de bevoegdheid om in naam van de mandaatgever privaatrechtelijke rechtshandelingen ter verrichten en te ondertekenen.

Artikel 2 Mandaat en ondermandaat

• 1. Aan de gemandateerde wordt mandaat, volmacht en machtiging verleend tot het, namens en onder verantwoordelijkheid van de raad, nemen van besluiten en het namens de burgemeester ondertekenen van die besluiten ter uitoefening van de bevoegdheden zoals vermeld in het mandaatoverzicht .

• 2. Bij de uitoefening van de bevoegdheden uit het mandaatoverzicht worden de specifieke bepalingen, vermeld in het mandaatoverzicht, in acht genomen.

• 3. Het verlenen van ondermandaat of volmacht gebeurt schriftelijk.

Artikel 3 Reikwijdte mandaat

• 1. De verlening van het mandaat geschiedt in de ruimste zin van het woord. Naast het nemen van positieve en negatieve besluiten omvat het mandaat tevens onderstaande bevoegdheden.

  • het stellen van voorschriften en nadere voorwaarden;

  • alle werkzaamheden ter voorbereidingen van het besluit;

  • het uitreiken van bewijs van ontvangst van de aanvragen ed.;

  • verdagen en of uitstellen van besluiten;

  • het verzoeken om aanvullende informatie;

  • het voeren van correspondentie, die direct te maken heeft met de opgedragen taak;

  • Correspondentie die uitsluitend mededelingen, inlichtingen of feitelijke informatie bevat;

  • Ondertekenen en verzenden van correspondentie van routinematige aard, het verstrekken van informatie, het ondertekenen en verzenden van brieven inzake inlichtingen van administratieve aard waarin een afschrift van een raadsbesluit worden gevraagd (voor zover dit geen besluiten in de zin van artikel 1:3 Awb betreffen);

  • het interpreteren van de regelgeving;

  • het verstrekken van bedragen in termijnen;

  • het verstrekken van voorschotten;

  • het bekend maken of mededelen (met inbegrip van het publiceren) van besluiten of beschikkingen, daar waar de verplichting daartoe in de wet is opgenomen;

  • het inschrijven van besluiten of beschikkingen

  • het toezenden van besluiten/beschikkingen aan instanties, daar waar de verplichting daartoe in de wet is opgenomen;

  • alle andere besluiten die genomen moeten worden (waaronder het buiten behandeling laten van aanvragen) en alle andere handelingen die moeten worden verricht binnen het kader van de uitvoering van de verleende bevoegdheid;

• 2. Het mandaat voor het aangaan van overeenkomsten omvat, tenzij specifiek anders aangegeven, tevens:

  • het wijzigen, verlengen of beëindigen van een afgesloten overeenkomst;

  • de bevoegdheid om eventuele daarmee samenhangende rechtshandelingen voor afwikkeling en transport van notariële akten te verrichten;

  • het uitoefenen van alle rechten, die de wet of de overeenkomst zelf, aan die overeenkomst verbindt, zoals in gebreke stellen, het vorderen van nakoming, ontbinding, of schadevergoeding, het geven van toestemming bij contractovernames e.d.

• 3. Mandaten en volmachten hebben betrekking op rechtshandelingen. Indien het feitelijke handelingen betreft (zoals het verstrekken van ambtelijke informatie) is elke functionaris bevoegd. Onder ambtelijke informatie wordt verstaan: het verstrekken van inlichtingen over geldende regelingen of over bestaand beleid, door het verstrekken waarvan geen rechtsgevolgen ontstaan.

• 4. De in deze regeling genoemde bedragen zijn exclusief BTW.

Artikel 4 Ondertekening

In geval de in dit besluit bedoelde gemandateerde bevoegdheid wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid de raad worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

“Namens de gemeenteraad van Utrecht"

gevolgd door naam en functieaanduiding van de ondertekenaar.

Artikel 5 Plaatsvervanging

Plaatsvervanging van de griffier is verankerd door middel van de op grond van artikel 107d door de raad aangewezen plaatsvervangend griffier(s). Ten aanzien van de CPR respectievelijk het dagelijks bestuur is plaatsvervanging vastgelegd in de Verordening CPR gemeente Utrecht respectievelijk het Reglement van Orde gemeenteraad Utrecht.

2 Mandaatoverzicht

Artikel 6 Algemeen mandaat

De raad en de Burgemeester verlenen, ieder voor zover het de eigen bevoegdheden betreft en voor zover de bevoegdheid zich er niet tegen verzet, al hun bevoegdheden aan de Griffier, met uitzondering van:

• de personele bevoegdheden t.a.v. de griffier zelf

• de bevoegdheden genoemd onder nummer 3, 4, 6, 7, en 15.

Artikel 7 Publiekrechtelijke mandaten

Nr.	Bevoegdheden	Mandaatgever	Gemandateerde	Ondermandaat (en voorwaarden)
	Awb
1	Algemene wet bestuursrecht: hoofdstuk 4 titel 4.1: al zijn bevoegdheden	Raad	Griffier	Nog niet ondergemandateerd
2	Algemene wet bestuursrecht: het nemen van besluiten op nadeelcompensatieverzoeken, op grond van Afdeling 4.5 Awb, art. 3:4 Awb, of andere wettelijke grondslag, tot een maximum van € 100.000, -: al zijn bevoegdheden	Raad	Griffier	Griffier niet bevoegd tot ondermandaat
3	Algemene wet bestuursrecht: hoofdstuk 9 (Klachten) t.a.v. gedragingen gemeenteraad: al zijn bevoegdheden	Raad	dagelijks bestuur (met tekenmandaat voor Griffier)	dagelijks bestuur niet bevoegd tot ondermandaat
4	Algemene wet bestuursrecht: hoofdstuk 9 (Klachten) t.a.v. gedragingen griffier: al zijn bevoegdheden	Raad	CPR	CPR niet bevoegd tot ondermandaat
5	Algemene wet bestuursrecht: hoofdstuk 9 (Klachten) t.a.v. gedragingen binnen de griffie werkzame ambtenaren: al zijn bevoegdheden	Raad	Griffier	Nog niet ondergemandateerd
	Wet open overheid
6	Wet open overheid: al zijn bevoegdheden	Raad	dagelijks bestuur (met tekenmandaat voor Griffier)	Griffier tijdens recesweken van de raad
	Gemeentewet
7	Gemeentewet: art. 25 lid 4, art. 55 lid 3 en art. 86 lid 3: verzoek tot opheffen geheimhouding i.h.k.v. een verzoek o.g.v. de Wet open overheid, ten aanzien: Waarvan het besluit tot opleggen of bekrachtiging van tijdelijke geheimhouding is genomen, of waarvan het besluit tot het opleggen of bekrachtiging van permanente geheimhouding op het moment van ontvangst van het verzoek langer dan een jaar geleden is.	Raad	dagelijks bestuur (met tekenmandaat voor Griffier)	Griffier tijdens recesweken van de raad
8	Gemeentewet: art. 25 lid 4, art. 55 lid 3 en art. 86 lid 3: verzoek tot opheffen geheimhouding i.h.k.v. een verzoek o.g.v. de Wet open overheid, ten aanzien: waarvan het besluit tot het opleggen of bekrachtiging van permanente geheimhouding, of waarvan een besluit op een verzoek tot opheffing over hetzelfde document op het moment van ontvangst van het verzoek korter dan een jaar geleden is genomen. Wanneer sprake is van een van deze situaties wordt het verzoek tot opheffen geheimhouding afgewezen.	Raad	Griffier	Nog niet ondergemandateerd
9	Gemeentewet: art. 32a lid 2: ondertekenen brief besluit op bezwaar	Burgemeester	Griffier	Nog niet ondergemandateerd
	AVG
10	Algemene verordening gegevensbescherming: al zijn bevoegdheden	Raad	Griffier	Nog niet ondergemandateerd
	Wet hergebruik overheidsinformatie
11	Wet hergebruik overheidsinformatie: al zijn bevoegdheden	Raad	Griffier	Nog niet ondergemandateerd
	Archiefwet
12	Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en het Besluit informatiebeheer 2014: al zijn bevoegdheden	Raad	Griffier	Nog niet ondergemandateerd
	Verordening burgeragendering en burgerinitiatief
13	Verordening burgeragendering en burgerinitiatief: artikel 4 lid 3 (doorsturen verzoek aan college/burgemeester) en artikel 7 lid 1 (besluit ontvankelijkheid)	Raad	Griffier	Nog niet ondergemandateerd
	Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht
14	Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht: Ondertekenen besluiten ter uitvoering van de verordening	Raad	Griffier	Nog niet ondergemandateerd

Artikel 8 Privaatrechtelijke mandaten

15	Burgerlijk wetboek, Ambtenarenwet, Cao gemeenten, Handboek Utrechts Personeel: alle bevoegdheden die verband houden met het werkgeverschap t.a.v. de (gewezen) griffier.	Raad	CPR	CPR niet bevoegd tot ondermandaat
16	Gemeentewet: art. 107e lid 2: besluit tot aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de op de griffie werkzame ambtenaren, niet zijnde de griffier zelf	Raad	Griffier	Griffier niet bevoegd tot ondermandaat
17	Burgerlijk wetboek, Ambtenarenwet, Cao gemeenten, Handboek Utrechts Personeel: alle overige bevoegdheden die verband houden met het werkgeverschap t.a.v. (gewezen) op de griffie werkzame ambtenaren, niet zijnde de griffier	Raad	Griffier	Nog niet ondergemandateerd
18	Toepassen van financiële bepalingen uit landelijke wetgeving, de Cao gemeenten of Handboek Utrechts Personeel, zoals uitvoeren loonbeslag, korting op salaris bij ziekte en toekennen uitkeringen	Raad	Griffier	Manager HRM
19	Gemeentewet: art. 107e lid 2: besluiten tot het aangaan van vaststellingsovereenkomsten ter beëindiging of voorkoming van onzekerheid of geschil omtrent een met een op de griffie werkzame ambtenaar gesloten arbeidsovereenkomst	Raad	Griffier	Griffier niet bevoegd tot ondermandaat Het mandaat is financieel beperkt tot een waarde van ≤ € 1.000.000,-

Artikel 9 Volmacht

De burgemeester verleent de volgende volmachten:

20	Volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen indien en voor zover de gemandateerde van de raad mandaat heeft gekregen te besluiten de desbetreffende privaatrechtelijke rechtshandeling te verrichten of indien en voor zover de rad heeft besloten die rechtshandeling te verrichten.	Burgemeester	gemandateerde	Het doorgeven van deze volmacht aan derden buiten de gemeente is niet toegestaan, met uitzondering van volmachten aan notarissen.
21	Volmacht tot ondertekening van door de raad aangegane overeenkomsten, zoals de jaarlijkse opdrachtbevestiging controlewerkzaamheden aan de accountant en de periodieke verlenging van de overeenkomst met de accountant	Burgemeester	Griffier

3 Slotbepalingen

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als de Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester Utrecht.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking de dag na bekendmaking in het Gemeenteblad.

Artikel 12 Intrekking

De Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester gemeente Utrecht, vastgesteld bij raadsbesluit van 19 mei 2022 (Gemeenteblad 2022, nr. 233309) wordt ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van gemeenteraad d.d. 22 december 2022

De burgemeester,

Sharon A.M. Dijksma

De griffier,

Merel van Hall

De burgemeester,

Sharon A.M. Dijksma

Toelichting bij Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester gemeente Utrecht

Algemeen

I. Inleiding

In de Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester Gemeente Utrecht is aangegeven wie bevoegd is namens de gemeenteraad of de burgemeester besluiten te nemen en privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten (zoals het besluiten tot het aangaan van een overeenkomst).

Het gaat om verschillende soorten bevoegdheden:

1. mandaat

2. volmacht

1. Mandaat

Mandaat is de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan besluiten te nemen. De gemeenteraad en de burgemeester zijn beide een bestuursorgaan in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Juridisch geldt een in mandaat genomen besluit als een besluit van de mandaatgever zelf. De mandaatgever kan de bevoegdheid ook altijd zelf blijven uitoefenen en tussentijds algemene en bijzondere richtlijnen geven. Het bestuursorgaan kan een algemeen mandaat verlenen of mandaat voor een bepaald geval. De mandaten worden schriftelijk gegeven. Naast mandaat bestaat ook de rechtsfiguur “delegatie”. Delegatie is het overdragen van de bevoegdheid tot het nemen van besluiten door een bestuursorgaan aan een ander die deze onder eigen verantwoordelijkheid uitoefent. Delegatie gebeurt niet aan ondergeschikten en is hier dan ook niet aan de orde.

2. Volmacht

Volmacht is de bevoegdheid namens de gemeenteraad privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten (zoals het ondertekenen van een overeenkomst).

De burgemeester is volgens artikel 171 Gemeentewet degene die de gemeenteraad in en buiten rechte vertegenwoordigt. De burgemeester kan daarvoor volmachten verlenen.

De bevoegdheid een overeenkomst te tekenen, moet worden onderscheiden van de (inhoudelijke) beslissing een overeenkomst aan te gaan. Die bevoegdheid ligt bij de gemeenteraad.

Voor het aangaan en ondertekenen van een overeenkomst zijn dus twee bevoegdheden nodig; een mandaat van de gemeenteraad en een volmacht van de burgemeester.

II. Structuur van de Mandaatregeling gemeenteraad en burgemeester Gemeente Utrecht

Hoofdstuk 1 bevat algemene bepalingen over begrippen en reikwijdte.

Hoofdstuk 2 bevat de specifieke mandaten, opgesplitst in publiekrechtelijke en privaatrechtelijke mandaten. Van een publiekrechtelijke mandaat voor een rechtshandeling is sprake als de Gemeenteraad de bevoegdheid tot het handelen ontleent aan een speciaal voor het openbaar bestuur bij of krachtens de wet geschapen bevoegdheid en de handeling moet gericht zijn op rechtsgevolg(en). Van een privaatrechtelijk mandaat voor een rechtshandeling is sprake als de gemeenteraad geen wettelijke bevoegdheid heeft maar handelt als iedere burger/onderneming.

Mandaten worden altijd verleend aan functionarissen en nooit op naam.

Hoofdstuk 3 bevat de slotbepalingen

III. Opbouw van de tabel

Zo leest u de tabel:

Kolom 1 bevat een uniek nummer;

Kolom 2 geeft de bevoegdheid die wordt gemandateerd of waarvoor een volmacht wordt gegeven en de wettelijke basis. Als de bevoegdheid van de gemandateerde beperkt is (bijvoorbeeld tot een bepaald bedrag), wordt dat in deze kolom aangegeven;

Kolom 3 geeft aan welk bestuursorgaan bevoegd is het mandaat of de volmacht te verlenen: gemeenteraad of burgemeester;

Kolom 4 geeft aan, aan welke functionaris de gemeenteraad/burgemeester een mandaat en volmacht verleent. Kolom 5 geeft aan of er ondergemandateerd is of dat er een verbod is op ondermandaat. Er zijn in deze kolom 3 mogelijkheden:

• 1. Er mag ondergemandateerd worden maar dit is nog niet gebeurd: De tekst luidt dan: nog niet ondergemandateerd.

• 2. Er mag niet ondergemandateerd worden: De tekst luidt dan: niet bevoegd tot ondermandaat

• 3. Er mag ondergemandateerd worden en er wordt een functie genoemd die ondermandaat heeft gekregen.

Artikelsgewijs

Artikel 3:

In dit artikel wordt omschreven welke handelingen het hebben van een mandaat omvat. Dit om onduidelijkheden te voorkomen over de (rechts)handelingen die een bevoegde functionaris mag verrichten. Daarnaast krijgen alle functionarissen de bevoegdheid feitelijke handelingen te verrichten. Dit zijn handelingen die geen rechtsgevolg tot stand brengen.

Artikel 7, nummer 1:

Alle bevoegdheden die nodig zijn voor het maken van beschikkingen: de aanvraag, de voorbereiding en de beslistermijn.

Artikel 7, nummer 2:

Nadeelcompensatie is het schadevergoedingsstelsel op basis waarvan een bestuursorgaan, onder voorwaarden, verplicht is tot het vergoeden van de onevenredige nadelen die rechtmatige handelingen in het kader van de uitoefening van een aan het publiekrecht ontleende bevoegdheid bij derden hebben veroorzaakt. Een schadevergoeding voor nadeelcompensatie kan uitsluitend worden verkregen op aanvraag bij het schadeveroorzakend bestuursorgaan. Een aanvraag dient schriftelijk te worden ingediend en te voldoen aan de eisen die daaraan door de Algemene wet bestuursrecht worden gesteld.

Artikel 7, nummer 10:

Besluiten op basis van de AVG zoals recht op inzage, recht op rectificatie en aanvulling

recht op beperking van de verwerking, recht van bezwaar

Artikel 7, nummer 11:

De Who geeft burgers het recht om te verzoeken om al openbaar gemaakte informatie van de overheid te mogen hergebruiken voor andere doeleinden, waaronder commerciële doeleinden. Iedereen kan een verzoek om hergebruik van informatie richten aan een publiekrechtelijke instelling. Hierop zal een besluit moeten worden genomen.

Artikel 7, nummer 12:

Besluiten met betrekking tot: Vorming van archief en het beheer daarvan; Vernietiging, overbrenging en het in eigendom overdragen van archiefbescheiden; Het inzien (openbaarheid) van archieven.

Artikel 9 Volmacht:

Voor het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn er twee bevoegdheden nodig. Allereerst het mandaat om te besluiten de overeenkomst aan te gaan. Dit is nog niet voldoende. Je moet het dan ook nog kunnen bekrachtigen met de ondertekening van de overeenkomst. Hiervoor is de volmacht nodig. In de mandaatregeling is daarom bepaald dat iedere functionaris die de bevoegdheid heeft een overeenkomst aan te gaan ook de volmacht heeft deze te bekrachtigen.