Verordening agendacommissie Zwartewaterland 2022

De raad van de gemeente Zwartewaterland;

Gelezen het voorstel van het presidium;

Gelet op het Reglement van Orde van de gemeenteraad en artikel 84 van de Gemeentewet;

b e s l u i t vast te stellen:

Verordening agendacommissie Zwartewaterland 2022

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Agendacommissie: een door de raad ingestelde commissie die de agenda van de raadsvergaderingen voorbereidt en andere beeldvormende bijeenkomsten.

• b. Beeldvormende bijeenkomsten: raadsbijeenkomst, die gebruikt kan worden voor een beeldvormende voorbereidingsbijeenkomst, expert bijeenkomst, themabijeenkomst, ronde tafelgesprek, raad op bezoek of andersoortige bijeenkomsten;

• c. Griffier: de griffier van de raad, tevens griffier van het presidium of diens plaatsvervanger;

• d. Presidium: een door de raad ingesteld orgaan dat de kwaliteit van het politieke proces bewaakt en de lange termijn agenda van de raad;

• e. Voorzitter: de voorzitter van de raad of diens plaatsvervanger;

Artikel 2 Samenstelling en zittingsduur

• 1. De agendacommissie heeft een voorzitter;

• 2. De raadsvoorzitter is adviseur en tevens voorzitter van de agendacommissie;

• 3. De agendacommissie bestaat uit twee raadsleden van de coalitie en twee raadsleden van de oppositie;

• 4. De zittingsperiode van een raadslid is gelijk aan de duur van het raadslidmaatschap.

• 5. De gemeentesecretaris is adviseur van de agendacommissie;

• 6. De agendacommissie wordt bijgestaan door de griffier of diens plaatsvervanger.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden agendacommissie

De agendacommissie heeft de volgende taken:

• 1. Stelt, met behulp van de griffie, periodiek een schema op voor alle vergaderingen waarbij de raad is betrokken of bij wordt gevraagd;

• 2. De voorbereiding van de agenda’s van de raadsvergaderingen en alle andere beeldvormende bijeenkomsten;

• 3. Doet voorstellen voor afhandeling van de lijst ingekomen stukken aan de raad;

• 4. Beoordeling van agendaverzoeken. Alle agendaverzoeken lopen via de agendacommissie. Bij een agenderingsverzoek door een fractie of een lid van de raad, het college of een externe partij wordt een korte schriftelijke toelichting gevraagd. Uitzondering is de lijst ingekomen stukken. Bij een gemotiveerd agenderingsverzoek tijdens de behandeling van de lijst met ingekomen stukken tijdens een raadsvergadering wordt een stuk rechtstreeks op de agenda van de volgende raad geplaatst;

• 5. Het bewaken van de procedures voor de aanlevering van de vergaderstukken op kwaliteit, tijdigheid en volledigheid;

• 6. Het teruggeven van een vergaderstuk aan de indiener hiervan, als het stuk niet voldoet aan de kwaliteitseisen, niet tijdig is aangeleverd of niet volledig is;

• 7. Het doen van voorstellen over de wijze van behandeling van een raadsvoorstel. Hierbij heeft de agendacommissie drie mogelijkheden, te weten:

  • a. Een raadsvoorstel agenderen als beeldvormende bespreking tijdens een beeldvormende voorbereidingsbijeenkomst (= A-onderwerp);

  • b. Een raadsvoorstel agenderen voor een oordeelsvormende bespreking tijdens een raadsvergadering en zo mogelijk besluitvorming (= B-onderwerp);

  • c. Een raadsvoorstel agenderen voor besluitvorming tijdens een raadsvergadering (= C-onderwerp);

• 8. Het opstellen van een memo ten behoeve van elke beeldvormende bijeenkomst voor de voorzitter waarin tenminste aanleiding, doel en vorm van de bijeenkomst worden aangegeven;

• 9. Het aanwijzen van een type voorzitter voor elke beeldvormende bijeenkomst (getraind, ongetraind of extern).

• 10. Het presidium heeft ten allen tijde de bevoegdheid om besluiten van de agendacommissie te herzien.

Artikel 4 Frequentie en vorm

• 1. De agendacommissie vergadert periodiek. De vergaderdata worden in het jaarschema vastgelegd en afgestemd op de ingeplande raadsvergaderingen;

• 2. De agendacommissie overlegt digitaal tenzij de voorzitter besluit de vergadering fysiek af te handelen;

• 3. Bij een gering aantal punten, tussentijdse punten of bijzondere omstandigheden kan door de griffier een schriftelijke raadpleging worden gehouden;

• 4. Elk lid van de agendacommissie heeft het recht om een gemotiveerd verzoek in te dienen bij de voorzitter voor een extra vergadering.

Artikel 5 Agenda, kort verslag

• 1. Bij aanvang van de vergadering stelt de agendacommissie de agenda vast;

• 2. De beraadslagingen worden door de griffier in een kort verslag samengevat;

• 3. Het kort verslag wordt binnen 48 uur aan de raad en het college ter beschikking gesteld en in de eerstvolgende vergadering van de agendacommissie vastgesteld.

Artikel 6 Uitleg van de verordening

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, of bij twijfel van toepassing van de verordening, beslist de agendacommissie in meerderheid. Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter.

Artikel 7 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking de dag na vaststelling.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zwartewaterland van

24 november 2022.

de griffier, de voorzitter,

ing. H.W. Schotanus - Schutte ing. E.J. Bilder