Reglement van orde voor de raad van Lelystad 2022

Besluit van de raad van de gemeente Lelystad tot vaststelling van het Reglement van orde voor de raad van Lelystad 2022

De raad van de gemeente Lelystad;

gelet op artikel 16 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen het:

Reglement van orde voor de raad van Lelystad 2022

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

• amendement: voorstel, als bedoeld in artikel 147b lid 1 Gemeentewet, tot wijziging van een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing, naar de vorm geschikt om daarin terstond te worden opgenomen;

• fractieassistent: een door de raad op voordracht van een raadsfractie beëdigd persoon die vooraf is getoetst aan de wettelijke vereisten die ook voor raadsleden gelden;

• college: het college van burgemeester en wethouders als bedoeld in artikel 34 Gemeentewet;

• fractie: aanduiding voor het lid of de leden van dezelfde kandidatenlijst die door het centraal stembureau verkozen zijn verklaard of van hen die zich als een nieuwe fractie hebben gegroepeerd;

• fractievoorzitter: een lid van de raad die tevens voorzitter is van een fractie;

• griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger op grond van artikel 107 Gemeentewet;

• de commissie: een vergadering ex art 82 van de Gemeente, bestaande uit activiteiten of overleg met een informerend, beeldvormend karakter of een oordeelsvormend karakter. De commissies hebben een formele en besluitvormende status;

• initiatiefvoorstel: voorstel van een raadslid voor een verordening of ander voorstel;

• interpellatie: het vragen van mondelinge inlichtingen aan het college of de burgemeester over een onderwerp dat niet vermeld staat op de raadsagenda.

• lid: een lid van de gemeenteraad van Lelystad;

• motie/motie vreemd aan de orde van de dag: korte en gemotiveerde verklaring waarmee een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken;

• raadsvergadering: de besluitvormende vergadering van de gemeenteraad van Lelystad;

• secretaris: de door de burgemeester en wethouders benoemde functionaris als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet;

• subamendement: voorstel van een raadslid tot wijziging van een aanhangig amendement;

• voorzitter: voorzitter van de gemeenteraad of diens plaatsvervanger, respectievelijk de voorzitter van een commissie;

• wet: Gemeentewet;

• zelfstandig lid: aanduiding van een lid van de raad die zich heeft afgesplitst van een fractie.

• buitenraden en werkbezoeken: Voor de algemene beeldvorming van of informatieverstrekking aan raadsleden kunnen buitenraden en werkbezoeken worden georganiseerd. Deze bijeenkomsten zijn vormvrij en hebben geen formele of besluitvormende status.

Artikel 2 Overige gremia, rapporteurs en ad-hoc werkgroepen

• 1. Naast de in dit reglement opgenomen overlegvormen kent de raad de volgende op basis van aparte verordeningen ingestelde gremia:

  • a. De werkgeverscommissie

  • b. De vertrouwenscommissie

  • c. De commissie van de rekening

• 2. Raadsleden die voorafgaand aan de verkiezing van de gemeenteraad zitting hadden in de in lid 1 genoemde commissies en/of de Agendacommissie en zijn toegelaten tot de nieuwe gemeenteraad behouden hun functie in deze gremia na de verkiezingen tot deze opnieuw zijn samengesteld.

• 3a. De raad benoemt uit zijn midden rapporteurs die periodiek aan de raad apolitiek rapporteren over een gemeenschappelijke regeling of samenwerkingsverband.

• 3b. Het rapporteurschap eindigt aan het eind van de raadsperiode waarin de rapporteurs zitting hebben.

• 4a. De raad kan bij besluit ad-hoc werkgroepen instellen voor een afgebakend onderwerp en een afgebakende tijdsperiode.

• 4b. Deze werkgroepen hebben geen formele status en kunnen geen besluiten door of namens de raad of gemeente nemen.

• 4c. Na het besluit door de raad tot instelling en de samenstelling, besluit het fractievoorzittersoverleg, tenzij de raad anders beslist, over de bemensing van de ad-hoc werkgroep.

• 4d. Het orgaan dat het voorstel voor instelling van een ad-hoc werkgroep aan de raad voorlegt, zorgt tevens voor de ambtelijke ondersteuning en overige voor het werk van de werkgroep noodzakelijke facilitering.

Artikel 3 Het fractievoorzittersoverleg

• 1. Het fractievoorzittersoverleg vindt periodiek plaats en bestaat uit de voorzitter en alle fractievoorzitters.

• 2. De waarnemend voorzitter van de raad is plaatsvervangend voorzitter van het fractievoorzittersoverleg.

• 3. Het fractievoorzittersoverleg kent geen vervangers.

• 4. Het fractievoorzittersoverleg bespreekt:

  • a. cultuur- en persoonlijke aangelegenheden;

  • b. relevante zaken uit de portefeuille Openbare Veiligheid van de burgemeester voor zover deze niet kunnen worden besproken in de raadscommissies;

  • c. alle huishoudelijke en organisatorische zaken van de raad die op basis van artikel 4 lid 7i en lid 8 bij het fractievoorzittersoverleg worden neergelegd.

• 5. Het overleg van fractievoorzitters is niet openbaar en er wordt geen verslag of besluitenlijst van opgesteld.

Artikel 4 De agendacommissie

• 1. De raad heeft een agendacommissie bestaande uit vijf leden uit de raad.

• 2. De agendacommissie kiest de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter uit haar midden.

• 3. De vergaderingen van de agendacommissie zijn openbaar. Fractievoorzitters hebben altijd spreekrecht als zij dat wensen. Indien de agendacommissie dit nodig acht kunnen ook anderen voor vergaderingen worden uitgenodigd.

• 4. Stemrecht hebben alleen de leden van de agendacommissie.

• 5. De voorzitter van de raad en de griffier (of diens plaatsvervanger) nemen als adviseur deel aan de agendacommissie.

• 6. De griffie maakt de agenda en een openbare besluitenlijst die worden geplaatst in het raadsinformatiesysteem.

• 7. De agendacommissie houdt zich bezig met:

  • a. het voorbereiden, plannen en vaststellen van de voorlopige agenda’s voor alle raadsvergaderingen en commissievergaderingen van de raad;

  • b. het vaststellen van het jaarvergaderschema van de raad;

  • c. het bespreken van de termijnplanning van de raad;

  • d. het beoordelen van de kwaliteit van de raadsvoorstellen;

  • e. het bewaken van openstaande toezeggingen, moties en overige afspraken;

  • f. het organiseren van de betrokkenheid van inwoners en belanghebbenden binnen de commissievergaderingen;

  • g. beoordelen van agendaverzoeken voor commissievergaderingen die raadsleden/fractieassistenten of het college gemotiveerd kunnen aandragen;

  • h. beoordelen van verzoeken voor informerende bijeenkomsten, buitenraden en werkbezoeken van raadsleden, collegeleden en anderen buiten de raads- en commissievergaderingen.

  • i. alle huishoudelijke en organisatorische zaken van de raad, voor zover deze niet op basis van artikel 3 lid 4bij het fractievoorzittersoverleg zijn neergelegd.

• 8. De agendacommissie vergadert tweemaal per jaar met de fractievoorzitters over de gang van zaken in raads- en commissievergaderingen.

• 9. De agendacommissie vergadert eenmaal per jaar met het college over de kwaliteit van de voorstellen van het college.

Artikel 5 De voorzitter van de raad en de voorzitterspoule

• 1. De burgemeester is op grond van artikel 9 van de wet voorzitter van de raad. De raad benoemt de waarnemend voorzitter van de raad en de voorzitters van de commissies uit zijn midden.

• 2. Indien de burgemeester deelneemt aan de beraadslaging in de raad berust het gespreksleiderschap op dat moment bij de waarnemend voorzitter.

• 3. De voorzitters rouleren het voorzitterschap in overleg.

• 4. De voorzitter van de raad, de waarnemend voorzitter van de raad en de voorzitters van de commissies zijn belast met:

  • a. het leiden van de vergadering;

  • b. het handhaven van de orde;

  • c. het doen naleven van het reglement van orde;

  • d. hetgeen de Gemeentewet of dit reglement hem verder opdraagt.

• 5. Een voorzitter neemt inhoudelijk geen deel aan de beraadslagingen die hij/zij voorzit.

• 6. Het voorzitterschap van de waarnemend voorzitter van de raad en de voorzitterschappen van de raadscommissies eindigen:

  • a. door beëindiging van het lidmaatschap van de raad;

  • b. door ontslag op eigen verzoek;

  • c. door ontslag door de raad.

Artikel 6 De griffier

• 1. De griffier handelt in opdracht van de raad en is in elke vergadering van de raad aanwezig.

• 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een plaatsvervanger die door de raad is aangewezen.

• 3. De griffier kan op uitnodiging van de voorzitter aan beraadslagingen in bijeenkomsten en vergaderingen van de raad deelnemen.

Artikel 7 Het college

Voor het college geldt, tenzij expliciet anders is aangegeven, een doorlopende uitnodiging voor alle bijeenkomsten en vergaderingen van de raad om daarin aanwezig te zijn, informatie te verstrekken en/of op uitnodiging van een voorzitter aan de beraadslagingen deel te nemen.

Hoofdstuk 2 De commissie

Artikel 8 Commissies

• 1. De raad kan besluiten commissies in te stellen conform artikel 82, 83 of 84 van de wet;

• 2. Van de op grond van dit reglement ex artikel 82 ingestelde commissies (de raadscommissies) zijn alle raadsleden en alle door de raad geïnstalleerde fractieassistenten automatisch lid.

• 3. Van de overige commissies als genoemd in artikel 2 worden de leden door de raad benoemd op basis van een voor die commissies geldende verordening.

• 4. De zittingsperiode van een commissielid stopt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 5. Een commissiegriffier is bij de vergadering van een commissie aanwezig en voorziet in het secretariaat.

• 6. De artikelen 15 – 22, 30, 32 – 38, 45 en 49 betreffende raadsvergaderingen zijn van overeenkomstige toepassing op de commissievergaderingen.

Artikel 9 De commissie (beeldvormend)

• 1. De commissie kent een werkvorm die beeldvormend is: deze werkvorm heeft de status van een commissie als bedoeld in artikel 82 van de wet.

• 2. Beeldvormende bijeenkomsten van de commissie dragen bij aan oriëntatie en gedachtewisseling in een vroegtijdig stadium.

• 3. De beeldvormende bijeenkomst kan diverse werkvormen aannemen die in de agendacommissie wordt bepaald, bijvoorbeeld een technische briefing, een benen op tafel sessie, een verkennend gesprek, een brainstormsessie, een presentatie van een externe of een inloop.

• 4. Bij voorkeur is er in de beeldvormende bijeenkomsten per onderwerp één woordvoerder per fractie.

• 5. In een beeldvormende bijeenkomst kunnen inwoners, ondernemingen en belangenorganisaties worden geraadpleegd over maatschappelijke vraagstukken. Externen mogen meepraten, inspreken of kunnen worden gehoord, op uitnodiging en aanwijzing van de voorzitter.

• 6. Het woord kan door in- of meesprekers niet gevoerd worden:

  • a. over een besluit waartegen een juridische procedure (civiele, bestuursrecht- en/of strafprocedure) bij de rechter openstaat;

  • b. over zaken waar op dat moment een juridische procedure (civiele, bestuursrecht- en/of strafprocedure) tegen loopt;

  • c. over zaken waar de gemeente en/of de gemeenteraad niet over gaat;

  • d. over informatie waar geheimhouding op rust;

  • e. over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

  • f. over een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene Wet Bestuursrecht kan of kon worden ingediend;

  • g. over hetzelfde onderwerp waarover de inspreker al eerder heeft ingesproken.

• 7. Naar zijn aard is het beeldvormende deel van een commissievergadering te allen tijde openbaar.

• 8. In de beeldvormende bijeenkomst van de commissie kan geen besluitvorming plaatsvinden. Aan het eind van een bijeenkomst vat de voorzitter het besprokene samen en geeft hij indien van toepassing het vervolg proces weer.

Artikel 10 De commissie (oordeelvormend)

• 1. De commissie kent een werkvorm die oordeelvormend is: deze werkvorm heeft de status van een commissie als bedoeld in artikel 82 Gemeentewet.

• 2. Oordeelvormende bijeenkomsten van de commissie bereiden de besluitvorming door de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester over de onderwerpen die aan de orde komen.

• 3. In oordeelvormende bijeenkomsten van de commissie worden politieke standpunten gedeeld en bevragen c.q. overtuigen leden elkaar door het voeren van het debat over eventuele discussiepunten.

• 4. Eventuele vragen zijn politiek van aard en gericht op een discussie over standpunten. Technische vragen worden vooraf gesteld en bij voorkeur ook al beantwoord.

• 5. In de oordeelvormende bijeenkomst van de commissie is er per agendapunt één woordvoerder per fractie. Ook zit er maar één lid van de fractie tegelijk aan de vergadertafel.

• 6. In een oordeelvormende bijeenkomst kunnen inwoners, ondernemingen en belangenorganisaties inspreken.

• 7. Het woord kan door insprekers niet gevoerd worden:

  • a. over een besluit waartegen een juridische procedure (civiele, bestuursrecht- en/of strafprocedure) bij de rechter openstaat;

  • b. over zaken waar op dat moment een juridische procedure (civiele, bestuursrecht- en/of strafprocedure) tegen loopt;

  • c. over zaken waar de gemeente en/of de gemeenteraad niet over gaat;

  • d. over onderwerpen waar geheimhouding op rust;

  • e. over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

  • f. over een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene Wet Bestuursrecht kan of kon worden ingediend;

  • g. over onderwerpen die niet zijn geagendeerd.

• 8. Na afloop van de behandeling van een voorstel formuleert de voorzitter een conclusie en stelt een vervolgwijze van behandeling voor. Daarbij bestaan de volgende mogelijkheden:

  • a. Het voorstel is niet rijp voor behandeling in de raadsvergadering en gaat of terug naar de agendacommissie om in te plannen voor een volgende raadscommissie of wordt teruggezonden naar het college. Tot deze vervolgwijze van behandeling kan gekomen worden bij meerderheid van stemmen (waarbij iedere fractiewoordvoerder één stem heeft). De raad kan besluiten toch het onderwerp toe te voegen aan de raadsagenda;

  • b. Het voorstel is voldoende behandeld in de commissie en kan als hamerstuk aan de raad worden aangeboden ter besluitvorming. Deze vervolgwijze van behandeling kan alleen afgegeven worden bij unanimiteit van stemmen;

  • c. Het voorstel is voldoende behandeld in de commissie en daarbij zijn een of meerdere moties en/of amendementen verspreid of aangekondigd. Het voorstel wordt de volgende raadsavond op de agenda van de raad gezet ter besluitvorming.

Hoofdstuk 3 Toelating van nieuwe leden, fracties, fractieassistenten en benoeming wethouders

Artikel 11 Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden

• 1. Bij de benoeming van nieuwe raadsleden stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden.

• 2. Deze onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuw benoemde raadsleden en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de toelating van de nieuw benoemde raadsleden tot de raad.

• 3. Het onderzoek van het proces-verbaal van het centraal stembureau gebeurt in de laatste raadsvergadering in oude samenstelling na de gemeenteraadsverkiezingen.

• 4. Na een raadsverkiezing roept de voorzitter de toegelaten raadsleden op om in de eerste raadsvergadering in nieuwe samenstelling de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

• 5. In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter een nieuw benoemd raadslid op voor de raadsvergadering waarin over diens toelating wordt beslist om de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

Artikel 12 Fracties

• 1. Raadsleden die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang van de zittingsperiode als één fractie beschouwd.

• 2. Als boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Als daar geen aanduiding was geplaatst, deelt de fractie in de eerste raadsvergadering aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad zal voeren.

• 3. De namen van de fractievoorzitter en diens plaatsvervanger worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter.

• 4. Als één of meer raadsleden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter.

• 5. Indien één of meer raadsleden uit een fractie stappen, zetten zij het raadslidmaatschap zelfstandig voort. Het zelfstandige raadslid of de fractie deelt in de eerste raadsvergadering aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad zal voeren.

Artikel 13 Toelating en ontslag fractieassistenten

• 1. Elke fractie heeft het recht om, via de fractievoorzitter, maximaal twee personen voor te dragen als fractieassistent die namens de fractie kunnen deelnemen aan de commissies ex artikel 82 en mogelijke andere commissies die de raad instelt.

• 2. De artikelen 10,11, 12, 13 en 15 van de wet en de gedragscode voor de raad zijn van overeenkomstige toepassing op de fractieassistenten.

• 3. Alvorens zijn functie te kunnen uitoefenen, legt een fractieassistent tijdens de vergadering van de raad, in handen van de voorzitter, de eed of verklaring en belofte af.

• 4. Het fractieassistent lidmaatschap eindigt:

  • a. wanneer de fractieassistent niet meer voldoet aan de vereisten zoals vermeld in lid 2;

  • b. bij opzegging door de fractieassistent via een schriftelijke mededeling aan de griffie;

  • c. bij opzegging door de voorzitter van de fractie die de fractieassistent heeft voorgedragen via een schriftelijke mededeling aan de griffie;

  • d. als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad;

  • e. bij installatie van een nieuwe gemeenteraad na de verkiezingen.

Artikel 14 Benoeming wethouders

• 1. Bij de benoeming van een wethouder stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden. De commissie onderzoekt of benoeming van de kandidaat voldoet aan de vereisten van de artikelen 36a, 36b, 41b, eerste, derde en vierde lid, en 41c, eerste lid, van de wet en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de benoeming tot wethouder.

• 2. Kandidaat-wethouders werken actief mee aan een risicoanalyse integriteit. De burgemeester kan besluiten eerst zelf een gesprek te hebben met de kandidaat of direct de risicoanalyse uit te besteden aan een extern bureau.

• 3. De risicoanalyse en het gesprek daarover is niet openbaar. In het geval van een externe onderzoeker verstrekt die de volledige risicoanalyse aan de kandidaat. De kandidaat bepaalt vervolgens of de risicoanalyse wordt doorgeleid naar de burgemeester.

• 4. In het geval dat de kandidaat wordt voorgedragen brengt de burgemeester verslag uit aan de commissie als bedoeld in lid 1 over de uitkomsten van de risicoanalyse.

Hoofdstuk 4 Raadsvergaderingen

Paragraaf 1 Voorbereiding

Artikel 15 Oproep en agenda

• 1. De voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een raadsvergadering de raadsleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken.

• 2. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 24 uur voor aanvang van de raadsvergadering wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.

• 3. Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 16, tweede lid, van toepassing.

Artikel 16 Ter inzage leggen van stukken

• 1. De stukken zijn digitaal beschikbaar en worden op de website van de gemeente geplaatst.

• 2. Informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, worden in afwijking van het eerste lid digitaal vergrendeld beschikbaar gesteld aan de raadsleden.

Artikel 17 Openbare kennisgeving

Raadsvergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging op de website van de raad en via lokale media.

Paragraaf 2 Ter vergadering

Artikel 18 Presentielijst

• 1. De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van raadsvergaderingen.

• 2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen raadsleden de presentielijst, die aan het einde van elke raadsvergadering door de griffier door ondertekening wordt vastgesteld.

Artikel 19 Spreektermijnen en spreekregels

• 1. De beraadslaging geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist.

• 2. Er geldt een spreektijdregeling op basis van fractiegrootte. Deze wordt gehanteerd tenzij een meerderheid van de raad daartoe aan het begin of tijdens de raadsvergadering anders besluit. De agendacommissie kan vooraf daartoe een voorstel doen.

• 3. De leden richten zich tot de voorzitter en voeren slechts het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van deze verkregen te hebben.

• 4. Raadsleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 5. Behoudens interrupties mag een spreker niet in zijn rede worden gestoord. Als onderdeel van het politieke debat kunnen interrupties op interrupties tot de mogelijkheden behoren met een maximum van drie interrupties per spreker per termijn.

• 6. Raadsleden hebben bij de beraadslaging van een raadsvoorstel te allen tijde de mogelijkheid een betoog te houden of een debat te voeren.

Artikel 20 Deelname aan de beraadslaging door anderen

Onverminderd artikel 21, eerste en tweede lid, van de wet, kan de raad besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 20A Inspreekrecht raadsvergaderingen

In de besluitvormende raadsvergadering kunnen inwoners, ondernemingen en belangenorganisaties inspreken.

Het woord kan door in- of meesprekers niet gevoerd worden:

• a. over een besluit waartegen een juridische procedure (civiele, bestuursrecht- en/of strafprocedure) bij de rechter openstaat;

• b. over zaken waar op dat moment een juridische procedure (civiele, bestuursrecht- en/of strafprocedure) tegen loopt;

• c. over zaken waar de gemeente en/of de gemeenteraad niet over gaat;

• d. over onderwerpen waar geheimhouding op rust;

• e. over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

• f. over een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene Wet Bestuursrecht kan of kon worden ingediend;

• g. over raadsvoorstellen of stukken die geagendeerd zijn voor de desbetreffende vergadering.

Artikel 21 Vaststellen agenda

• 1. De agenda wordt bij aanvang van een raadsvergadering door de raad vastgesteld.

• 2. Een raadslid kan daarbij verzoeken om een raadsvoorstel dat als hamerstuk op de agenda staat toch te bespreken. In eerste termijn voert alleen het raadslid het woord dat om bespreking van het betreffende hamerstuk verzocht. Het college van burgemeester en wethouders kan in eerste termijn de gestelde vragen beantwoorden of kort reageren. Eventueel volgt een korte tweede termijn, waarbinnen raadsleden kunnen reageren.

Artikel 22 Voorstellen van orde

• 1. Raadsleden kunnen tijdens een raadsvergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raad beslist hier terstond over.

Artikel 23 Raadsactualiteit

• 1. Een vast onderdeel van de raadsvergadering is de Raadsactualiteit. Het betreft een plenair gedeelte waarin de volgende actuele onderwerpen aan de orde kunnen komen:

  • a. stand van zaken ingekomen stukken (zie art. 31);

  • b. vragen aan college m.b.t. actualiteiten en de voortgang in bepaalde zaken (inlichtingen zoals bedoeld in de artikelen 169, lid 3, en 180, lid 3 van de wet);

  • c. mededelingen van vertegenwoordigers van de raad in verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen of andere gremia;

  • d. debat over moties vreemd aan de orde van de dag.

• 2. Het onderdeel Raadsactualiteit beslaat maximaal 30 minuten. Daarbij wordt de spreektijd op voorstel van de voorzitter verdeeld over die onderwerpen die goed gemotiveerd uiterlijk 10 uren voor het begin van de raadsvergadering bij de griffie zijn ontvangen.

Paragraaf 3 Stemmingen

Artikel 24 Besluitvorming

• 1. De voorzitter sluit de beraadslaging als hij/zij vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist.

• 2. Nadat de beraadslaging over alle onderwerpen – met uitzondering van de onderwerpen die worden aangehouden tot een volgende vergadering - is gesloten, vindt besluitvorming plaats. De voorzitter formuleert eerst het voorstel voor de te nemen beslissing. Vanaf dat moment is het niet meer mogelijk om amendementen of moties in te dienen óf inhoudelijk nog het woord te voeren aangaande dat voorstel.

• 3. Indien een raadslid overeenkomstig artikel 28 van de wet niet deelneemt aan de stemming maakt hij/zij dit kenbaar en verlaat hij/zij gedurende de beraadslaging en stemming zijn/haar zitplaats. Hiervan wordt aantekening gemaakt in de besluitenlijst.

• 4. Raadsleden kunnen via een stemverklaring hun stemgedrag toelichten. Een stemverklaring is kort en bondig. Adresseren is niet toegestaan.

Artikel 25 Stemming; procedure stemming en hoofdelijke stemming

• 1. De voorzitter vraagt de raadsleden of zij stemming verlangen. Is dit niet het geval dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen.

• 2. Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen, kunnen de in de raadsvergadering aanwezige raadsleden aantekening in het verslag vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd.

• 3. Als een raadslid om stemming of hoofdelijke stemming vraagt, doet de voorzitter daarvan mededeling aan de raad.

• 4. Bij hoofdelijke stemming roept de griffier de raadsleden bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het daarvoor bij loting aangewezen raadslid en verloopt verder op alfabetische volgorde.

• 5. Bij hoofdelijke stemming brengen ter vergadering aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de wet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, hun stem uit door zich 'voor' of 'tegen' te verklaren, zonder enige toevoeging.

• 6. Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen tot het volgende raadslid heeft gestemd. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later, dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit brengt geen verandering in de uitslag van de stemming.

• 7. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee en doet daarbij mededeling van het genomen besluit.

Artikel 26 Volgorde stemming over amendementen en moties

• 1. Als op een aanhangig voorstel amendementen zijn ingediend, wordt eerst over die amendementen gestemd en vervolgens over het voorstel zoals het dan luidt in zijn geheel.

• 2. Als een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement waarop dat betrekking heeft.

• 3. Als meerdere amendementen of subamendementen op eenzelfde gedeelte van een aanhangig voorstel zijn ingediend, wordt, onverminderd het eerste en tweede lid, eerst over het meest verstrekkende amendement of subamendement gestemd.

• 4. Als aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over het voorstel gestemd en vervolgens over de motie. De raad kan besluiten van deze volgorde af te wijken.

• 5. Als twee of meer moties bij een aanhangig voorstel zijn ingediend, bepaalt de voorzitter de volgorde waarin hierover zal worden gestemd. Daarbij geldt de regel, dat de meest verstrekkende motie het eerst in stemming wordt gebracht.

Artikel 27 Stemming over personen

• 1. Bij stemming over personen voor benoemingen of het opstellen van voordrachten of aanbevelingen, benoemt de voorzitter drie raadsleden tot stembureau.

• 2. Aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de wet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, zijn verplicht een door het stembureau verstrekt stembriefje in te leveren.

• 3. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van het stembureau beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje.

• 4. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist het stembureau.

Artikel 28 Herstemming over personen

• 1. Personen die de volstrekte meerderheid hebben gekregen, worden - tenzij er niet genoeg plekken zijn - geacht te zijn gekozen. In het geval er niet genoeg plekken zijn, worden de personen geacht te zijn gekozen die bij de stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Indien nodig wordt tot een tweede stemming overgegaan tussen kandidaten die hetzelfde aantal stemmen hadden.

• 2. Wanneer bij de eerste stemming niemand (of bij gecombineerde stemmingen niet voldoende personen) de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een tweede stemming overgegaan.

• 3. Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand (of bij gecombineerde stemmingen niet voldoende personen) de volstrekte meerderheid heeft verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen de twee (of bij gecombineerde stemmingen één plus het aantal plekken) personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd (herstemming).

• 4. Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben.

• 5. Indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist terstond het lot.

Artikel 29 Beslissing door het lot

• 1. Wanneer het lot moet beslissen, worden de namen van hen tussen wie de beslissing moet plaatshebben, door de voorzitter op afzonderlijke, geheel gelijke, briefjes geschreven.

• 2. Deze briefjes worden, nadat zij door het stembureau zijn gecontroleerd, op gelijke wijze gevouwen, in een stem bokaal gedeponeerd en omgeschud.

• 3. Vervolgens neemt de voorzitter een van de briefjes uit de stem-bokaal. Degene wiens naam op dit briefje voorkomt, is gekozen.

Paragraaf 4 Verslaglegging; ingekomen stukken

Artikel 30 Besluitenlijst

• 1. Van de raadsvergaderingen wordt een besluitenlijst en een videoverslag gemaakt.

• 2. Vastgestelde besluitenlijsten worden ondertekend door de griffier.

• 3. Digitaal beschikbare openbare besluitenlijsten en videoverslagen worden op de website van de raad geplaatst, behoudens de uitzonderingsgronden in artikel 5.1 van de Wet open overheid (Woo).

Artikel 31 Ingekomen stukken

• 1. Bij de raad ingekomen stukken worden op een lijst geplaatst die uitsluitend digitaal, aan de raadsleden beschikbaar wordt gesteld.

• 2. Na de vaststelling van de besluitenlijst stelt de raad op voorstel van de griffier de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast.

• 3. Over de ingekomen stukken wordt niet het woord gevraagd of gegeven, anders dan het gestelde in artikel 23 (Raadsactualiteit) óf wanneer een alternatief behandelingsvoorstel wordt gedaan.

Paragraaf 5 Besloten raadsvergaderingen

Artikel 32 Toepassing reglement op besloten vergaderingen

Op besloten raadsvergaderingen is dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 33 Besluitenlijst besloten vergadering

• 1. Conceptbesluitenlijsten van besloten raadsvergaderingen worden uitsluitend digitaal, vergrendeld beschikbaar gesteld aan de raadsleden en fractieassistenten.

• 2. Deze besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een raadsvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het vastgestelde verslag en de besluitenlijst. Indien nodig vindt dat gedeelte van de vergadering in beslotenheid plaats.

• 3. De vastgestelde verslagen en besluitenlijsten worden door de voorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 34 Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten raadsvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.

Paragraaf 6 Digitaal vergaderen, toehoorders en pers

Artikel 35 Toehoorders en pers

• 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare raads- en commissievergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3. De voorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de raads- en commissievergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4. De voorzitter is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergaderingen te ontzeggen.

Artikel 36 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare raads- of commissievergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan vooraf mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Artikel 37 Sociale media

Tijdens de behandeling van agendapunten wordt niet gecommuniceerd door de deelnemers aan de vergadering over de raads- of commissievergadering via sociale media over het onderwerp dat op dat moment wordt behandeld.

Artikel 38 Digitaal en hybride vergaderen

• 1. Indien het wettelijk is toegestaan om digitaal te vergaderen kan de voorzitter besluiten tot een digitale vergadering. De voorzitter consulteert voorafgaand aan zijn besluit de agendacommissie.

• 2. Indien het wettelijk is toegestaan om hybride te vergaderen kan de voorzitter besluiten tot een hybride vergadering. De voorzitter consulteert voorafgaand aan zijn besluit de agendacommissie.

• 3. Voor de in lid 1 en 2 genoemde vergaderingen geldt dat de in dit reglement van orde bepaalde artikelen van overeenkomstige toepassing zijn zover ze betrekking kunnen hebben op digitale of hybride vergaderingen.

• 4. Per digitale of hybride vergadering worden door de organisator praktische vergaderafspraken vastgesteld.

• 5. Ieder lid dient in een digitale of hybride vergadering herkenbaar en identificeerbaar te zijn en de mogelijkheid te hebben zonder last het woord te voeren, in ieder geval inhoudende dat zijn/haar identiteit op basis van beeld en stem vast te stellen is.

Hoofdstuk 5 Bevoegdheden, instrumenten raadsleden

Artikel 39 Amendementen en subamendementen

• 1. Ten behoeve van agendering en bespreking worden amendementen uiterlijk de maandag voor een raadsvergadering voor 12:00 uur aan de griffie gestuurd.

• 2. Een lid van de raad dient amendementen en subamendementen voor het sluiten van de beraadslaging van het voorstel waarop deze betrekking hebben schriftelijk in bij de voorzitter, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat.

• 3. Er wordt alleen beraadslaagd over amendementen en subamendementen die ingediend zijn door raadsleden die de presentielijst getekend hebben.

• 4. Intrekking door de indiener van een amendement of subamendement is mogelijk totdat de beraadslaging daarover door de raad is afgerond.

Artikel 40 Moties

• 1. Ten behoeve van agendering en bespreking worden moties uiterlijk de maandag voor een raadsvergadering voor 12:00 uur aan de griffie gestuurd.

• 2. Een lid van de raad dient moties formeel in bij de voorzitter, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat.

• 3. Er wordt alleen beraadslaagd over moties die ingediend zijn door raadsleden die de presentielijst getekend hebben.

• 4. De behandeling van een motie vindt gelijktijdig plaats met de beraadslaging over het onderwerp of voorstel waarop het betrekking heeft.

• 5. Moties over een niet op de agenda opgenomen onderwerp (moties vreemd aan de orde van de dag) worden uiterlijk ingediend tijdens het agendapunt waar vaststelling van de agenda van de betreffende vergadering plaatsvindt. Behandeling vindt plaats tijdens het agendapunt Raadsactualiteit (zie artikel 23).

• 6. Intrekking door de indiener van een motie is mogelijk, totdat de beraadslaging daarover door de raad is afgerond.

Artikel 41 Initiatiefvoorstel

• 1. Ieder lid van de raad kan aan de raad een initiatiefvoorstel voorleggen.

• 2. Een initiatiefvoorstel moet om in behandeling genomen te worden via de griffier bij de voorzitter worden ingediend. De griffier informeert de raad en het college over het voorstel.

• 3. Het college heeft vijf werkdagen om via de griffie aan te geven of het een reactie wil geven op het initiatiefvoorstel.

• 4. Als het college een reactie wil geven heeft het vijftien werkdagen de tijd om wensen en bedenkingen schriftelijk kenbaar te maken aan de voorzitter met een afschrift aan de raad. Indien beantwoording niet binnen deze termijn kan plaatsvinden, stelt het verantwoordelijk lid van het college of de burgemeester de initiatiefnemer hiervan via de griffier gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn aangegeven wordt, waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden.

• 5. De griffier zorgt er voor dat in het geval van wensen en bedenkingen van het college de initiatiefnemer vijf werkdagen de tijd krijgt, vanaf het moment van ontvangst van de wensen en bedenkingen gerekend, om het voorstel in te trekken of (on)gewijzigd door te zetten. Indien de initiatiefnemer niet binnen vijf werkdagen reageert wordt het voorstel als niet ingediend beschouwd.

• 6. Als de initiatiefnemer het voorstel wil agenderen, plaatst de voorzitter het voorstel op de agenda van de eerstvolgende raadsvergadering, tenzij de voorlopige agenda reeds verzonden is. In dit laatste geval wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende vergadering geplaatst.

Artikel 42 Voorstellen van het college

• 1. Voorstellen van het college aan de raad zijn te allen tijde openbaar.

• 2. Door het college voorgestelde raadsbesluiten of de toelichting hierop kunnen verwijzen naar (tijdelijk) geheime bijlagen.

• 3. Het college draagt ervoor zorg dat geheime bijlagen geen openbare informatie bevatten en/of informatie bevatten die op grond van de Wet open overheid (Woo) openbaar kan zijn.

• 4. De griffier toetst de voorstellen van het college op inhoudelijke en juridische kwaliteit en zendt deze, indien dit naar zijn/haar oordeel is aangewezen, alvorens deze worden geagendeerd door tussenkomst van de secretaris retour aan het college voor aanvulling of correctie.

• 5. Het college kan de raad door tussenkomst van de griffier schriftelijk of digitaal verzoeken reeds aan de raad aangeboden voorstellen en/of andere informatie aan te vullen met een addendum. In de raadsvergadering bepaalt de raad via een voorstel van orde of het addendum onderdeel uitmaakt van de beraadslaging en besluitvorming.

• 6. Een voorstel aan de raad van het college dat vermeld staat op de voorlopige agenda van de raads- of commissievergadering, wordt niet ingetrokken zonder toestemming van de raad of de commissie.

• 7. Als de raad of commissie van oordeel is dat het nodig is een voorstel als bedoeld in het eerste lid voor advies terug te zenden aan het college, bepaalt de agendacommissie binnen welke termijn het voorstel nadat dit retour is ontvangen opnieuw geagendeerd wordt.

Artikel 43 Interpellatie

• 1. Een lid van de raad kan middels een schriftelijk verzoek aan de voorzitter één of meerdere leden van het college politieke vragen stellen aangaande onderwerpen die niet zijn geagendeerd.

• 2. Het verzoek bevat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover vragen worden gesteld en de te stellen vragen.

• 3. Over verzoeken die ten minste 2 werkdagen voor aanvang van een raadsvergadering zijn ingediend of in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, wordt tijdens de eerstvolgende raadsvergadering gestemd. In andere gevallen tijdens de daaropvolgende raadsvergadering.

• 4. De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de wethouders.

• 5. De voorzitter stelt het verzoek aan de orde bij de vaststelling van de agenda en stelt de aanvrager desgewenst in de gelegenheid zijn verzoek nader te motiveren.

• 6. De raad bepaalt bij de vaststelling van de agenda of het verzoek wordt toegestaan middels stemming.

• 7. De behandeling van het interpellatiedebat vindt plaats in twee termijnen.

• 8. In eerste termijn krijgt de indiener het woord, waarna het college kan antwoorden. In deze termijn zijn enkel interrupties toegestaan die als doel hebben hetgeen gezegd is te verduidelijken.

• 9. In de tweede termijn kunnen ook andere fracties het woord voeren en kan het college nog een keer reageren indien gewenst.

Artikel 44 Schriftelijke vragen

• 1. Schriftelijke vragen vallen onder inlichtingen als bedoeld in de artikelen 169 lid 3, en 180 lid 3 van de wet. Een lid van de raad dient deze schriftelijk in bij de griffier, die ze zo spoedig mogelijk ter kennis brengt van de overige raadsleden, het college en de burgemeester.

• 2. Het college dan wel de burgemeester beantwoorden schriftelijke vragen zo spoedig mogelijk en in de regel binnen 30 dagen nadat de vragen bij hen zijn binnengekomen. Een lid kan in voorkomende gevallen gemotiveerd verzoeken de vragen met spoed te beantwoorden.

• 3. Indien beantwoording niet binnen 30 dagen kan plaatsvinden, stelt het verantwoordelijke orgaan de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn wordt aangegeven waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden.

• 4. De vragen en antwoorden worden aan de leden toegezonden en openbaar gemaakt.

Artikel 45 Technische vragen

• 1. Een technische vraag is een vraag over een los onderwerp of de toegezonden stukken, met als doel genoeg duidelijkheid te verkrijgen dan wel om een oordeel te kunnen vellen.

• 2. De agendacommissie bepaalt bij de verzending van de stukken de deadline voor het indienen van technische vragen en de termijn van beantwoording. Voor vragen die na de deadline binnenkomen geldt dat deze mogelijk niet tijdig worden beantwoord.

• 3. Technische vragen over niet te agenderen of geagendeerde stukken kunnen door een lid van de raad of fractieassistent rechtsreeks worden gesteld aan ambtenaren en/of collegeleden. Deze worden niet geregistreerd en/of verspreid en rechtstreeks aan de vragensteller beantwoord.

• 4. Een lid of fractieassistent mag tijdens de beeldvormende commissie technische vragen stellen over voorliggende voorstellen op een agenda. Het stellen van technische vragen tijdens de oordeelsvormende commissie of raadsbehandeling zal door de voorzitter worden tegengehouden.

• 5. Technische vragen waarvan het college acht dat die (te) politiek zijn, bijvoorbeeld omdat deze vragen om een oordeel of mening over het onderwerp, worden niet door ambtenaren beantwoord. Deze vragen kunnen wel tijdens de oordeelsvormende commissie of raadsbehandeling aan collegeleden worden gesteld en door hen worden beantwoord.

Artikel 46 Mondelinge vragen

• 1. Elk lid van de raad kan over actuele politieke en/of maatschappelijke ontwikkelingen en over de voortgang in bepaalde zaken in het kader van de Raadsactualiteit mondelinge vragen stellen aan burgemeester en wethouders, tenzij de desbetreffende aangelegenheid al op de raadsagenda is vermeld of is geagendeerd voor een raadscommissie.

• 2. Het lid dat mondelinge vragen wil stellen, meldt dit onder aanduiding van het onderwerp en de concrete vragen schriftelijk bij de griffier aan, uiterlijk 10 uur voorafgaande aan de betreffende raadsvergadering.

• 3. De voorzitter kan weigeren een onderwerp aan de orde te stellen, indien hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig geformuleerd acht of indien aan het onderwerp naar zijn inzicht de lokale actualiteit ontbreekt. De voorzitter maakt aan het begin van de raadsvergadering bekend welke onderwerpen niet aan de orde gesteld zullen worden.

• 4. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven. Na de beantwoording daarvan krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.

• 5. De voorzitter kan aan andere raadsleden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college of de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.

Artikel 47 Burgerinitiatief

Een inwoner kan schriftelijk een burgerinitiatief indienen bij de griffie conform de verordening burgerinitiatief gemeente Lelystad geldende regels.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 48 Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de voorzitter.

Artikel 49 Intrekken oude reglement

Het Reglement van Orde voor de vergadering en andere werkzaamheden van de raad van Lelystad 2020 zoals vastgesteld op 28 januari 2020 wordt ingetrokken.

Artikel 50 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na die van bekendmaking.

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde van de raad van Lelystad 2022.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de gemeenteraad op 20 december 2022.

De griffier,

De voorzitter,

Toelichting Reglement van orde van de raad

Inleiding

In het Raadsakkoord 2022-2026 is op blz 33 opgenomen dat er een werkgroep wordt ingesteld om “het vergadermodel c.a. tegen het licht te houden”. Tevens is opgenomen dat:

“De werkgroep, die zich bezighoudt met een voorstel voor de herijking van het vergadermodel, stelt een bijpassend Reglement van Orde van de Raad (RvO) op, na de besluitvorming over het vergadermodel”.

De raad heeft op 1 november 2022 een raadsvoorstel vastgesteld waarbij aan de hand van geformuleerde criteria en randvoorwaarden het huidige sessiemodel wordt vervangen voor een commissiemodel.

Het vergadermodel van de raad van Lelystad is zodanig ingericht dat wordt voldaan aan de volgende 5 criteria:

• 1. Verbinding inwoners/stakeholders bij het democratisch besluitvormingsproces van de raad.

• 2. Vergadermodel dat in zich heeft dat eenieder goed zijn rol pakken (en die kan per functie en situatie verschillen).

• 3. Er is behoefte aan rust, ruimte en regelmaat in het vergaderproces.

• 4. Je moet kennis kunnen opbouwen. Het vergadermodel is daarop toegerust.

• 5. Meer ruimte voor alle fases richting de besluitvorming (Dialoog, Discussie, Debat, Besluit).

Daarnaast dient het vergadermodel rekening te houden met de volgende 10 randvoorwaarden die eveneens een uitwerking van de punten zoals opgenomen in het Raadsakkoord 2022-2026 zijn:

• 1. Voldoende voorbereidingstijd om kwalitatief voor te bereiden met in ieder geval een deadline voor de indiening van vergaderstukken, moties en amendementen.

• 2. Cultuur van vertrouwen waarin je praat over de hoofdzaken en deze scheidt van de details.

• 3. Met (vergader)discipline, waarbij termijnen handhaven de regel en niet de uitzondering is.

• 4. Later starten dan 19:00 uur voor de werkende raadsleden/fractie-assistenten.

• 5. Goede invulling van een Lange Termijn Agenda voor bewuste agendering en communicatie naar inwoners toe.

• 6. Partijen groot en klein moeten aan bod kunnen komen.

• 7. Aantal vergaderavonden beperken/niet teveel versnipperen.

• 8. Aantal vergaderuren niet laten toenemen.

• 9. Besluitvorming niet op dezelfde avond als de voorbereidende sessie.

• 10. De juiste mensen moeten naar de juiste sessies kunnen gaan. Dus aanwezig kunnen zijn bij de onderwerpen waar je woordvoerder bent (geen parallelle sessies in hetzelfde domein).

Artikelsgewijs

Artikel 1 Definities

In dit artikel zijn alle definities opgenomen.

Grondslag van de buitenraden en werkbezoeken is: Voor de algemene beeldvorming van of informatieverstrekking aan raadsleden kunnen buitenraden en werkbezoeken worden georganiseerd. Deze bijeenkomsten zijn vormvrij en hebben geen formele of besluitvormende status. Een informele bijeenkomst kan dus altijd nog gehouden worden, naast de commissies. Het betreft dan echt iets informeels, bijvoorbeeld benen op tafel overleg of als er een wens is vanuit college iets aan de voorkant met de raad te delen zonder dat publiek/pers uitdrukkelijk wordt uitgenodigd.

Artikel 2 Overige gremia, rapporteurs en ad-hoc werkgroepen

Artikel 2 lid 1. Het betreft een verwijzing naar die (drie) gremia (werkgeverscommissie, vertrouwenscommissie, commissie van de rekening) waarvoor een aparte verordening is en ze daardoor niet verder hoeven te worden opgenomen in het reglement van orde raad.

Artikel 2 lid 2. Dat artikel zorgt ervoor dat er tijdelijke continuïteit is direct na de installatie van de nieuwe raad na de gemeenteraadsverkiezingen. Raadsleden die voorafgaand aan de verkiezing van de gemeenteraad zitting hadden in de in lid 1 genoemde commissies en/of de agendacommissie en zijn toegelaten tot de nieuwe gemeenteraad behouden hun functie in deze gremia na de verkiezingen tot deze opnieuw zijn samengesteld.

Artikel 2 lid 3. Hierin is benoeming van de (raads)rapporteurs geregeld.

Artikel 2 lid 4. Hierin is benoeming ad-hoc werkgroepen geregeld. Werkgroepen zijn vanuit hun ontstaan altijd ad hoc; ze worden ingesteld met een bepaalde taak die in beginsel eindig moet zijn. Waar in het reglement wordt gesproken over werkgroepen kan ook worden gelezen; begeleidingscommissies (bv een begeleidingscommissie van een onderzoek). Bevoegdheid tot instelling, de samenstelling en wijze van bemensing is conform het raadsbesluit van 1 november 2022 (beslispunt 18) bij het fractievoorzittersoverleg is bij de raad belegd. De raad houdt echter de ruimte om na instelling, de wijze van samenstelling ook de bemensing elders te beleggen.

Artikel 3 Het fractievoorzittersoverleg

Het fractievoorzittersoverleg vindt periodiek plaats. De fractievoorzitters bepalen onderling hoe vaak periodiek is en of een vergaderschema wordt gehanteerd.

Het fractievoorzittersoverleg bestaat uit de voorzitter en alle fractievoorzitters. De voorzitter van de raad is ook voorzitter van het fractievoorzittersoverleg. De waarnemend voorzitter van de raad is plaatsvervangend voorzitter van het fractievoorzittersoverleg. Het fractievoorzittersoverleg kent geen vervangers. Het overleg van fractievoorzitters is niet openbaar en er wordt geen verslag of besluitenlijst van opgesteld. (Wel kan er naar aanleiding van een overleg – zoals een fractievoorzittersoverleg – een mail met terugkoppeling worden verzonden vanuit de griffie).

Het fractievoorzittersoverleg bespreekt alleen cultuur- en persoonlijke aangelegenheden en relevante zaken uit de portefeuille Openbare Veiligheid van de burgemeester voor zover deze niet kunnen worden besproken in de raadscommissies.

De agendacommissie vergadert tweemaal per jaar met de fractievoorzitters over de gang van zaken in raads- en commissievergaderingen. Dit is alleen wanneer daar aanleiding voor wordt gevonden. Dan kan ook worden gesproken over alle huishoudelijke en organisatorische zaken van de raad en over welke van die zaken bij of het fractievoorzittersoverleg of de agendacommissie worden neergelegd. Daarom is het artikel 4 lid 7i opgenomen.

Artikel 4 De agendacommissie

De raad heeft een agendacommissie bestaande uit vijf leden uit de raad. De vergaderingen van de agendacommissie zijn openbaar. De griffie maakt de agenda en een openbare besluitenlijst die worden geplaatst in het raadsinformatiesysteem. Een vergadering kan ook digitaal plaatsvinden. Fractievoorzitters hebben altijd spreekrecht als zij dat wensen. Daarmee heeft iedere fractie de gelegenheid bv bij de inzet van raadsinstrumenten (als agendaverzoeken) om zelf het woord tot de agendacommissie te richten. Indien de agendacommissie dit nodig acht kunnen ook anderen voor vergaderingen worden uitgenodigd. Stemrecht hebben alleen de leden van de agendacommissie. De voorzitter van de raad en de griffier (of diens plaatsvervanger) nemen als adviseur deel aan de agendacommissie.

Dit instrument van artikel 4 lid 7g is in deze vorm nieuw en faciliteert de agenderende rol van een individueel raadslid c.q. het college voor raadscommissies. Het is vergelijkbaar met de aanvraag sessie uit het sessiemodel. Echter zal agenderingstijd afhankelijk zijn van de omvang van de betreffende commissie-agenda. Ook moeten de agendaverzoeken vanuit het college namens het college worden gedaan en niet door individuele collegeleden; dat voorkomt onduidelijkheid. Het betreft hier de verzoeken voor agendering in de raadscommissie.

Ook wordt zo veel mogelijk rekening met belangstellenden. De agendacommissie houdt bij het vaststellen van de voorlopige agenda al rekening met onderwerpen waar insprekers of belangstellenden verwacht worden, zodat vooraf al duidelijk is wat wanneer aan bod komt.

De agendacommissie houdt zich samenvattend bezig met alle agenda aangelegenheden van de raad. De agendacommissie vergadert tweemaal per jaar met de fractievoorzitters over de gang van zaken in raads- en commissievergaderingen. Dit is alleen wanneer daar aanleiding voor wordt gevonden. Dan kan ook worden gesproken over alle huishoudelijke en organisatorische zaken van de raad en over welke van die zaken bij of het fractievoorzittersoverleg of de agendacommissie worden neergelegd. Daarom is het artikel 4 lid 7i opgenomen. De agendacommissie vergadert daarnaast eenmaal per jaar met het college over de kwaliteit van de voorstellen van het college. Dit is alleen wanneer daar aanleiding voor wordt gevonden. Bij artikel 4 gaat het om formele overleggen tussen volledig college en fractievoorzitters; daarnaast kan informeel of formeel overleg plaatsvinden met bijvoorbeeld de gemeentesecretaris.

Buiten het formele vergaderproces van raads- en commissievergaderingen kunnen er ook verzoeken aan de agendacommissie worden gedaan voor informerende bijeenkomsten, buitenraden en werkbezoeken. Die verzoeken kunnen worden gedaan door raadsleden, collegeleden en anderen. De agendacommissie besluit vervolgens over een verzoek.

Artikel 5 De voorzitter van de raad en de voorzitterspoule

Ingevolge artikel 9 van de Gemeentewet is de burgemeester voorzitter van de raad. Indien nodig wordt hij, voor wat betreft het ambt van burgemeester waargenomen door een door het college aan te wijzen wethouder. Het voorzitterschap van de raad wordt in dergelijke gevallen waargenomen door het raadslid dat daartoe is benoemd door de raad.

Indien de burgemeester deelneemt aan de beraadslaging in de raad berust het gespreksleiderschap op dat moment bij de waarnemend voorzitter. Zolang de burgemeester nog wettelijk voorzitter van de raad is blijft hij dat ook als hij daadwerkelijk aanwezig is, ook als de waarnemend voorzitter van de raad ‘tijdelijk het voorzitterschap overneemt’. Daardoor wordt de term ‘gesprekleider’ gebruikt.

De voorzitters rouleren het voorzitterschap in overleg.

De voorzitter van de raad, de waarnemend voorzitter van de raad en de voorzitters van de commissies zijn belast met het leiden van de vergadering, het handhaven van de orde, het doen naleven van het reglement van orde en hetgeen de Gemeentewet of dit reglement hem verder opdraagt. Een voorzitter neemt inhoudelijk geen deel aan de beraadslagingen die hij/zij voorzit. Dat is met name van belang als een raadslid de voorzitter tijdens een vergadering vervangt. Dan zet hij/zij de pet van ‘raadslid’ af en die van ‘onafhankelijk voorzitter’ op.

Artikel 6 De griffier

In het duale stelsel beschikt de raad over een eigen ambtelijk ondersteuner; dit is de griffier. Slechts op uitnodiging van de voorzitter neemt de griffier deel aan het raadsdebat. De griffier handelt in opdracht van de raad. Dat kan verder worden ingevuld via de instructie griffier (art. 107a Gemeentewet) of andere (mandaat) regelingen.

De griffier is in elke vergadering van de raad aanwezig. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een plaatsvervanger die door de raad is aangewezen. Dat is in de raadsvergadering de eerste of tweede plaatsvervangend griffier.

Artikel 7 Het college

Voor het college geldt, tenzij expliciet anders is aangegeven, een doorlopende uitnodiging voor alle bijeenkomsten en vergaderingen van de raad om daarin aanwezig te zijn, informatie te verstrekken en/of op uitnodiging van een voorzitter aan de beraadslagingen deel te nemen.

Hoofdstuk 2 De commissie

Artikel 8 Commissies

De raad kan besluiten commissies in te stellen conform artikel 82, 83 of 84 van de wet. Op basis van artikel 82 zijn de raadscommissies ingesteld.

Raadsleden en alle door de raad geïnstalleerde fractieassistenten zijn automatisch lid van alle commissies. Dat is ook pragmatisch en geeft de fracties flexibiliteit (zeker de kleinere fracties). Desgewenst kiezen fracties zelf voor een vaste vertegenwoordiging per raadscommissie.

De voorzitter is altijd een raadslid. De zittingsperiode van een commissielid stopt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad. Een commissiegriffier is bij de vergadering van een commissie aanwezig en voorziet in het secretariaat. Een commissiegriffier kan een (plaatsvervangend) griffier zijn maar ook een andere ambtelijk ondersteuner.

Met artikel 8 lid 6 wordt aangegeven dat Paragraaf 1 Voorbereiding, Paragraaf 2 Ter vergadering, Artikel 30 Besluitenlijst, Paragraaf 5 Besloten raadsvergaderingen, Paragraaf 6 Digitaal vergaderen, toehoorders en pers, Artikel 46 Mondelinge vragen en Artikel 49 Uitleg reglement van toepassing zijn op zowel raads- als commissievergaderingen. Dat betekent bijvoorbeeld dat de agendacommissie (op grond van artikel 4 lid 7a) de voorlopige agenda’s bepaalt van de vakcommissies. De commissie stelt deze agenda’s vanwege de koppeling aan Paragraaf 2 (artikel 21) aan het begin van de commissievergadering vast.

Artikel 9 De commissie (beeldvormend)

Artikel 10 De commissie (oordeelvormend)

In deze artikelen 9 en 10 – en in Hoofdstuk 4 Raadsvergaderingen - worden de commissie- en raadsvergaderingen nader omschreven. Gekozen is om niet in dit reglement te bepalen hoe het er in detail uit moet zien, maar dit aan de agendacommissie over te laten om zo de nodige flexibiliteit te waarborgen. Samengevat wordt hierbij gewaarborgd dat de raadscommissie flexibel moet kunnen zijn in de agendasetting en de overlegvorm. Daarnaast wordt mogelijk gemaakt dat inwoners en belangstellenden vroegtijdig en zo nodig meer uitgebreid bij de besluitvorming kunnen worden betrokken. Dit is aanvullend op andere vormen buiten de raadscommissies, zoals buitenraden en werkbezoeken, raadsspreek- en inloopuren, bezoeken aan fracties en fractieberaden, etc.

Dit opent ook de mogelijkheid om vanuit andere motieven een commissie- of raadsvergadering te organiseren, bijvoorbeeld vanuit het belang van het onderwerp, de behoefte aan een hoorzitting of natuurlijk waargenomen behoefte aan (spoed)debat.

Een raadscommissie is onderverdeeld in twee werkvormen, de beeldvormende, zoals beschreven in artikel 9 en de oordeelvormende zoals beschreven in artikel 10. Het is ook mogelijk dat andere termen kunnen worden gebruikt (zoals Dialoog, Discussie, Debat, Besluit). Als zijnde meer algemene termen zijn in het reglement beeldvormend en oordeelvormend gebruikt doordat in het algemeen duidelijk wat daaronder wordt verstaan.

Beeldvormende bijeenkomsten van de commissie dragen bij aan oriëntatie en gedachtewisseling in een vroegtijdig stadium. De beeldvormende bijeenkomst kan diverse werkvormen aannemen die in de agendacommissie wordt bepaald, bijvoorbeeld een technische briefing, een benen op tafel sessie, een verkennend gesprek, een brainstorm sessie, een presentatie van een externe of een inloop.

Oordeelvormende bijeenkomsten van de commissie bereiden de besluitvorming door de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester over de onderwerpen die aan de orde komen. In oordeelvormende bijeenkomsten worden politieke standpunten gedeeld en bevragen c.q. overtuigen leden elkaar door het voeren van het debat over eventuele discussiepunten.

In de beeldvormende bijeenkomsten is er per onderwerp bij voorkeur één woordvoerder per fractie. Dat heeft ermee te maken dat tijdens bv presentaties verduidelijkende vragen kunnen worden gesteld. Bij oordeelsvormende commissie is één woordvoerder verplichtend opgelegd. Ook is helder wie telkens de woordvoerder van de fractie is, namelijk de persoon aan tafel per agendapunt.

In oordeelvormende bijeenkomsten van de commissie zijn eventuele vragen altijd politiek van aard en gericht op een discussie over standpunten. Technische vragen worden vooraf gesteld en bij voorkeur ook al beantwoord. De voorzitter kan het stellen van technische vragen ‘buiten de orde van de vergadering verklaren’ en de spreker verzoeken dat weg te laten.

In een beeldvormende bijeenkomst kunnen inwoners, ondernemingen en belangenorganisaties worden geraadpleegd over maatschappelijke vraagstukken. Externen mogen meepraten, inspreken of kunnen worden gehoord, op uitnodiging en aanwijzing van de voorzitter. In een oordeelvormende bijeenkomst kunnen inwoners, ondernemingen en belangenorganisaties inspreken (dus niet meespreken).

Nieuw is dat er commissies zijn en dat er dus kan worden ingesproken in een commissie.

Het woord kan door insprekers niet gevoerd worden:

• a. over een besluit waartegen een juridische procedure (civiele, bestuursrecht- en/of strafprocedure) bij de rechter openstaat;

• b. over zaken waar op dat moment een juridische procedure (civiele, bestuursrecht- en/of strafprocedure) tegen loopt;

• c. over zaken waar de gemeente en/of de gemeenteraad niet over gaat;

• d. over informatie waar geheimhouding op rust;

• e. over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

• f. over een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene Wet Bestuursrecht kan of kon worden ingediend;

Voorheen kon voorafgaand aan de raadsvergadering niet worden ingesproken over besluiten waartegen bezwaar of beroep heeft opengestaan. Dat wordt in sub b dus verruimd en is daardoor nu – in de commissie – wel mogelijk.

In de beeldvormende bijeenkomst kan worden ingesproken over een onderwerp dat niet op de agenda staat. Dat is mogelijk omdat een inspreker dan vroegtijdig een onderwerp onder de aandacht van de raad kan brengen (via de commissie). Het woord kan door insprekers niet gevoerd worden over hetzelfde onderwerp waarover de inspreker al eerder heeft ingesproken. Dit is ingevoerd om te voorkomen dat herhaling plaatsvindt. Dat geldt ook als zich iemand anders aanmeldt voor hetzelfde namens dezelfde organisatie. Inzichten vanuit meerdere organisaties over hetzelfde onderwerp zijn wel mogelijk.

In de oordeelvormende bijeenkomst kan (juist) niet over onderwerpen worden ingesproken die niet zijn geagendeerd. Dit is niet mogelijk omdat de oordeelvormende bijeenkomst is gericht op het voorbereiden van de besluitvorming door de raad. Wel is het mogelijk om meerdere keren over hetzelfde onderwerp in te spreken mits het onderwerp weer wordt geagendeerd.

In de beeldvormende bijeenkomst van de commissie kan geen besluitvorming plaatsvinden. Aan het eind van een bijeenkomst vat de voorzitter het besprokene samen en geeft hij indien van toepassing het vervolg proces weer. Dit waarborgt onder meer dat bv inspreken van inwoners na dit moment ‘er nog toe doet’.

In de oordeelvormende bijeenkomst van de commissie formuleert de voorzitter na afloop van de behandeling van een voorstel een conclusie en stelt een vervolgwijze van behandeling voor. Daarbij bestaan de volgende mogelijkheden die in het reglement zijn weergegeven, niet behandelrijp of wel behandelrijp voor de raadsvergadering.

Hoofdstuk 3 Toelating van nieuwe leden, fracties, fractieassistenten en benoeming wethouders

Artikel 11 Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden

Bij de benoeming van nieuwe raadsleden stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden. Deze onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van de nieuw te benoemen raadsleden en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de toelating van de nieuw te benoemen raadsleden tot de raad. Het onderzoek van het proces-verbaal van het centraal stembureau gebeurt in de laatste raadsvergadering in oude samenstelling na de gemeenteraadsverkiezingen.

Na een raadsverkiezing roept de voorzitter de toegelaten raadsleden op om in de eerste raadsvergadering in nieuwe samenstelling de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen. In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter het nieuw te benoemen raadslid op voor de raadsvergadering waarin over diens toelating wordt beslist om de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

Artikel 12 Fracties

De Gemeentewet kent het begrip ‘fractie’ niet maar gaat onder andere in artikel 82, derde lid, wel uit van het bestaan van (politieke) groeperingen. Omdat het kan voorkomen dat leden uit een fractie treden en vervolgens alleen of samen met anderen een nieuwe fractie vormen, is een bepaling opgenomen over het moment waarop met de gewijzigde omstandigheden rekening wordt gehouden.

Indien één of meer raadsleden uit een fractie stappen, zetten zij het raadslidmaatschap zelfstandig voort. Het zelfstandige raadslid of de fractie deelt in de eerste raadsvergadering aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad zal voeren. Dit geeft een fracties de ruimte om zelf een naam te kiezen. Ze worden niet belemmerd door een vaste naamsaanduiding als bv. ‘groep X’ of ‘lid Y’.

Artikel 13 Toelating en ontslag fractieassistenten

Elke fractie heeft het recht om, via de fractievoorzitter, maximaal twee personen voor te dragen als fractieassistent die namens de fractie kunnen deelnemen aan de commissies en mogelijke andere commissies of werkgroepen die de raad instelt. Het aantal van twee fractieassistenten per fractie blijft onveranderd. Wellicht nemen de werkzaamheden voor fracties toe of af, afhankelijk van een sessiemodel of een commissiemodel. Het parallel vergaderen blijft gehandhaafd. En kan niet uitgesloten worden dat zelfs een derde vergadering parallel aan de twee raadscommissies zou kunnen plaatsvinden, als daartoe op enig moment door een gremium/werkgroep aanleiding wordt gezien.

De artikelen 10,11, 12, 13 en 15 van de wet en de gedragscode voor de raad zijn van zowel van toepassing op raadsleden als op de fractieassistenten. Alvorens zijn functie te kunnen uitoefenen, legt een fractieassistent tijdens de vergadering van de raad, in handen van de voorzitter, de eed of verklaring en belofte af. Hoe het fractieassistent lidmaatschap eindigt is neergelegd in dit artikel 13.

Artikel 14 Benoeming wethouders

Artikel 14 geeft invulling aan een leemte in de wet. Uit de Kieswet vloeit het geloofsbrievenonderzoek van raadsleden voort. Aangezien de wethouder geen gekozen volksvertegenwoordiger is, is hierover niets in de Kieswet geregeld. De wet geeft wel aan welke formele eisen gesteld worden aan een wethouder maar niet op welk moment deze getoetst worden.

Het ligt voor de hand om voor het benoemen van wethouders ook een commissie voor het onderzoek naar de geloofsbrieven in te stellen (eerste lid). De formele eisen voor het wethouderschap zijn grotendeels vergelijkbaar met de vereisten voor het raadlidmaatschap (artikelen 36a, 36b, 41b en 41c van de wet). Voor wethouders is er de aanvullende verplichting om een verklaring omtrent het gedrag (hierna: VOG) te kunnen overleggen (artikel 36a, tweede lid, van de wet). De VOG kent een screeningsprofiel voor politieke ambtsdragers.

Bij de benoeming van een wethouder kan een integriteitstoets plaatsvinden. De gedragscode integriteit speelt hierbij een rol (zie Model Gedragscode Integriteit volksvertegenwoordigers in gemeenten, provincies en waterschappen 2015). Na het onderzoek, bedoeld in het tweede lid, brengt de commissie advies uit aan de raad over de benoeming tot wethouder (derde lid).

Bij de benoeming van een wethouder stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden. De commissie onderzoekt of benoeming van de kandidaat voldoet aan de vereisten van de artikelen 36a, 36b, 41b, eerste, derde en vierde lid, en 41c, eerste lid, van de wet en brengt vervolgens advies uit aan de raad over de benoeming tot wethouder.

Kandidaat-wethouders werken actief mee aan een risicoanalyse integriteit. De burgemeester kan besluiten eerst zelf een gesprek te hebben met de kandidaat of direct de risicoanalyse uit te besteden aan een extern bureau. Dit is zo weergegeven om de ruimte te bieden dat een burgemeester bij een (mogelijke) kandidaat eerst nog zelf een gesprek wil houden. De risicoanalyse en het gesprek daarover is niet openbaar. In het geval van een externe onderzoeker verstrekt die de volledige risicoanalyse aan de kandidaat. De kandidaat bepaalt vervolgens of de risicoanalyse wordt doorgeleid naar de burgemeester.

In het geval dat de kandidaat wordt voorgedragen brengt de burgemeester verslag uit aan de commissie als bedoeld in lid 1 over de uitkomsten van de risicoanalyse. Verslag uitbrengen betekent niet dat het verslag wordt doorgeleid aan wie dan ook. Verslag doen kan ook (alleen) inhouden dat de burgemeester meldt dat er geen belemmeringen/bijzonderheden te melden zijn over de vervulling van het wethoudersambt.

Artikel 14 is ook van toepassing als er geen wethouder van buiten maar uit de raad wordt benoemd. De incompatibiliteiten en nevenfuncties dienen dan immers opnieuw beoordeeld te worden.

Een raadslid dat benoemd wordt tot wethouder mag raadslid blijven totdat de geloofsbrieven van zijn opvolger zijn goedgekeurd (artikel 36b, tweede lid, van de wet).

Hoofdstuk 4 Raadsvergaderingen

Paragraaf 1 Voorbereiding

Artikel 15 Oproep en agenda

De voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een raadsvergadering de raadsleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken. Met de termijn van zeven dagen is een verzending van een dag voor dezelfde dag een week erop nog op tijd. Het is een termijn van orde, er is geen fatale termijn. Daarnaast is er de spoedprocedure.

In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 24 uur voor aanvang van de raadsvergadering wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.

Spoedeisend moet echt de uitzondering zijn en niet de regel. Er moet daarom duidelijk onderbouwd zijn waarom het college of een andere afzender het stuk niet eerder kon laten agenderen. Zo gewenst wordt er ruimte geboden voor een schorsing om de stukken door te nemen.

Artikel 16 Ter inzage leggen van stukken

De zorg voor de beschikbaarheid van de stukken, voor een ieder, is bij de voorzitter van de raad gelegd. Naast de fysieke ter inzagelegging op het stadhuis, worden alle relevante stukken behorende bij de agenda in het Raadsinformatiesysteem geplaatst en worden daarmee ook elektronisch ter inzage aangeboden.

Informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, worden in afwijking van het eerste lid digitaal vergrendeld beschikbaar gesteld aan de raadsleden.

Artikel 17 Openbare kennisgeving

Raadsvergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging op de website van de raad en via lokale media. De tekst in artikel 17 over ‘aankondiging’ betekent niet dat er in de lokale media een publicatie van de volledige agenda plaats moet vinden. Hoe de publicatie eruitziet en op welk tijdstip publicatie plaatsvind kan nader worden uitgewerkt. Als maar duidelijk is wanneer waar wordt vergaderd, wat de hoofditems zijn en waar men alle vergaderstukken kan raadplegen.

Paragraaf 2 Ter vergadering

Artikel 18 Presentielijst

De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van raadsvergaderingen. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen raadsleden de presentielijst, die aan het einde van elke raadsvergadering door de griffier door ondertekening wordt vastgesteld.

Artikel 19 Spreektermijnen en spreekregels

De beraadslaging geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist.

Spreektijden worden gehanteerd en gehandhaafd, maar niet zodanig dat er geen ruimte (spreektijd) meer is voor een goed inhoudelijk debat. Er geldt een spreektijdregeling op basis van fractiegrootte. Deze wordt gehanteerd tenzij een meerderheid van de raad daartoe aan het begin of tijdens de raadsvergadering anders besluit. De agendacommissie kan vooraf daartoe een voorstel doen. Dit betekent dat het reglement aangeeft dat er een spreektijdregeling geldt, tenzij de raad anders besluit. De agendacommissie doet daartoe – indien gewenst – vooraf een voorstel; de raad besluit. Zodoende is er flexibiliteit in het reglement van orde als er de wens is om de spreektijd anders in te vullen of niet te hanteren.

De leden richten zich tot de voorzitter en voeren slechts het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van deze verkregen te hebben. Raadsleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

Behoudens interrupties mag een spreker niet in zijn rede worden gestoord. Als onderdeel van het politieke debat kunnen interrupties op interrupties tot de mogelijkheden behoren met een maximum van drie interrupties per spreker per termijn. Dit voorkomt een ‘tweegesprek’. Het ‘debat’ is met de raad.

Artikel 20 Deelname aan de beraadslaging door anderen

Onverminderd artikel 21 van de Gemeentewet, kan de raad besluiten dat ‘anderen’ mogen deelnemen aan de beraadslaging. ‘Anderen’ zijn eenieder persoon, behalve de in het reglement genoemde personen (commissieleden, collegeleden, griffier, etc). In artikel 21 Gemeentewet gaat het specifiek om burgemeester en om de wethouders. Bij anderen moet gedacht worden aan inwoners, deskundigen, ambtenaren, etc.

Artikel 20A Inspreekrecht raadsvergaderingen

Bij amendement is vastgelegd dat er in de besluitvormende raadsvergadering ingesproken kan worden door inwoners, ondernemingen en belangenorganisaties. In dit artikel is ook vastgelegd waarover het woord niet kan worden gevoerd.

Artikel 21 Vaststellen agenda

De agenda wordt bij aanvang van een raadsvergadering door de raad vastgesteld.

De raad kan besluiten toch een onderwerp toe te voegen aan de raadsagenda, ook al heeft de oordeelvormende commissie het onderwerp niet rijp voor behandeling verklaard (artikel 10 lid 9). Zodoende houdt de raad effectief invloed op dat het zijn eigen agenda bepaalt.

Een raadslid kan bij het vaststellen van de agenda verzoeken om een raadsvoorstel dat als hamerstuk op de agenda staat toch te bespreken. In eerste termijn voert alleen het raadslid het woord dat om bespreking van het betreffende hamerstuk verzocht. Het college van burgemeester en wethouders kan in eerste termijn de gestelde vragen beantwoorden of kort reageren. Eventueel volgt een korte tweede termijn, waarbinnen raadsleden kunnen reageren. Dit voorkomt dat men ‘toch maar het woord gaat voeren.’ En hierbij wordt gewaarborgd dat een raadslid altijd het recht heeft om in de raad het woord te mogen voeren.

Artikel 22 Voorstellen van orde

Raadsleden kunnen tijdens een raadsvergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raad beslist hier terstond over.

Wel kan door de voorzitter of een lid een ander voorstel van orde gedaan worden. De voorzitter stelt vervolgens voor welk besluit over de orde precies dan in stemming wordt gebracht.

Artikel 23 Raadsactualiteit

Een vast onderdeel van de raadsvergadering is de Raadsactualiteit. Daarmee kan worden aangesloten bij de actualiteit, daardoor staat aan het begin van de raadsagenda geagendeerd. Het betreft een plenair gedeelte waarin de volgende actuele onderwerpen aan de orde kunnen komen:

• 1. stand van zaken ingekomen stukken (zie art. 31). Het zal daarbij vooral gaan om actuele inhoudelijke punten, vanuit de controlerende rol van de raad;

• 2. vragen aan college m.b.t. actualiteiten en de voortgang in bepaalde zaken (inlichtingen zoals bedoeld in de artikelen 169, lid 3, en 180, lid 3 van de wet). Het zal daarbij vooral gaan om actuele inhoudelijke punten, vanuit de controlerende rol van de raad;

• 3. mededelingen van vertegenwoordigers van de raad in verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen of andere gremia. Het zal daarbij vooral gaan om actuele inhoudelijke punten, gericht op de controlerende rol van de raad;

• 4. debat over moties vreemd aan de orde van de dag. Het zal daarbij vooral gaan om actuele inhoudelijke punten, vanuit de controlerende en/of kaderstellende rol van de raad. Het moet gaan om actualiteit om te kunnen voorkomen dat de vergadering enorm uitloopt met niet vooraf geagendeerde onderwerpen.

Het onderdeel Raadsactualiteit beslaat maximaal 30 minuten. Daarbij wordt de spreektijd op voorstel van de voorzitter verdeeld over die onderwerpen die goed gemotiveerd uiterlijk 10 uren voor het begin van de raadsvergadering bij de griffie zijn ontvangen. Artikel 23 creëert ruimte en geeft een duidelijke afbakening voor de beschreven onderwerpen. De afbakeningen in onderwerp en tijd zorgt voor een actueel en dynamisch blokje bespreking in de raad.

Paragraaf 3 Stemmingen

Artikel 24 Besluitvorming

De voorzitter sluit de beraadslaging als hij/zij vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist. Nadat de beraadslaging over alle onderwerpen – met uitzondering van de onderwerpen die worden aangehouden tot een volgende vergadering - is gesloten, vindt besluitvorming plaats. De voorzitter formuleert eerst het voorstel voor de te nemen beslissing. Vanaf dat moment is het niet meer mogelijk om amendementen of moties in te dienen óf inhoudelijk nog het woord te voeren aangaande dat voorstel.

Indien een raadslid overeenkomstig artikel 28 van de wet niet deelneemt aan de stemming maakt hij/zij dit kenbaar en verlaat hij/zij gedurende de beraadslaging en stemming zijn/haar zitplaats. Dan is transparant dat het raadslid niet deelneemt aan de stemming. Tegelijkertijd mag hij wel als ‘toeschouwer’ de openbare vergadering voor dat gedeelte blijven bijwonen. Hiervan wordt aantekening gemaakt in de besluitenlijst.

Raadsleden kunnen via een stemverklaring hun stemgedrag toelichten. Een stemverklaring is kort en bondig. Stemverklaringen vallen niet onder ‘spreektijd’. Adresseren is niet toegestaan (d.w.z. debat uitlokt of voortzet). De voorzitter kan dan iemand het woord ontnemen.

Artikel 25 Stemming; procedure stemming en hoofdelijke stemming

De voorzitter vraagt de raadsleden of zij stemming verlangen. Is dit niet het geval dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen. Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen, kunnen de in de raadsvergadering aanwezige raadsleden aantekening in het verslag vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd.

Als een raadslid om stemming of hoofdelijke stemming vraagt, doet de voorzitter daarvan mededeling aan de raad.

Bij hoofdelijke stemming roept de griffier de raadsleden bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het daarvoor bij loting aangewezen raadslid en verloopt verder op alfabetische volgorde. Bij hoofdelijke stemming brengen ter vergadering aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de wet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, hun stem uit door zich 'voor' of 'tegen' te verklaren, zonder enige toevoeging.

Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen tot het volgende raadslid heeft gestemd. Bij digitaal stemmen kan een raadslid verzoeken om opnieuw te mogen stemmen, zolang de stemming nog niet is gesloten.

Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later, dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit brengt geen verandering in de uitslag van de stemming.

De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee en doet daarbij mededeling van het genomen besluit.

Artikel 26 Volgorde stemming over amendementen en moties

Als op een aanhangig voorstel amendementen zijn ingediend, wordt eerst over die amendementen gestemd en vervolgens over het voorstel zoals het dan luidt in zijn geheel.

Als een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement waarop dat betrekking heeft. Als meerdere amendementen of subamendementen op eenzelfde gedeelte van een aanhangig voorstel zijn ingediend, wordt, onverminderd het eerste en tweede lid, eerst over het meest verstrekkende amendement of subamendement gestemd. Als een subamendement wordt aangenomen, wordt het oorspronkelijke amendement – indien het dat geheel vervangt - niet meer in stemming gegeven.

Na de amendementen en voorafgaand de moties wordt gestemd over het (al dan niet geamendeerde) raadsvoorstel.

Als aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over het voorstel gestemd en vervolgens over de motie. De raad kan besluiten van deze volgorde af te wijken.

Als twee of meer moties bij een aanhangig voorstel zijn ingediend, bepaalt de voorzitter de volgorde waarin hierover zal worden gestemd. Daarbij geldt de regel, dat de meest verstrekkende motie het eerst in stemming wordt gebracht.

Artikel 27 Stemming over personen

Bij stemming over personen voor benoemingen of het opstellen van voordrachten of aanbevelingen, benoemt de voorzitter drie raadsleden tot stembureau.

Aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de wet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, zijn verplicht een door het stembureau verstrekt stembriefje in te leveren.

Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van het stembureau beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje. Het stembureau bepaalt dat dus pas na benoeming van het stembureau door de voorzitter.

Zowel in artikel 27 als in artikel 28 is voorzien in de mogelijkheid dat stemmingen kunnen worden gecombineerd. De vaste wettelijk gebruikelijke procedure is aangepast om meervoudige stemmingen te kunnen uitbrengen. De kern is hetzelfde gebleven. Een meerderheid is vereist.

In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist het stembureau.

Artikel 28 Herstemming over personen

Personen die de volstrekte meerderheid hebben gekregen, worden - tenzij er niet genoeg plekken zijn - geacht te zijn gekozen. (dat is het geval als bv er vijf plaatsen zijn en zes kandidaten de volstrekte meerderheid hebben behaald). In het geval er niet genoeg plekken zijn, worden de personen geacht te zijn gekozen die bij de stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Indien nodig wordt tot een tweede stemming overgegaan tussen kandidaten die hetzelfde aantal stemmen hadden. (dat is het geval als bv er vijf plaatsen zijn en zes kandidaten de volstrekte meerderheid hebben behaald en twee daarvan met het zelfde aantal stemmen ex aequo op 5/6 eindigen).

Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand (of bij gecombineerde stemmingen niet voldoende personen) de volstrekte meerderheid heeft verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen de twee (of bij gecombineerde stemmingen één plus het aantal plekken) personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd (herstemming).

Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben.

Indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist terstond het lot.

Artikel 29 Beslissing door het lot

Wanneer het lot moet beslissen, worden de namen van hen tussen wie de beslissing moet plaatshebben, door de voorzitter op afzonderlijke, geheel gelijke, briefjes geschreven.

Deze briefjes worden, nadat zij door het stembureau zijn gecontroleerd, op gelijke wijze gevouwen, in een stem bokaal gedeponeerd en omgeschud.

Vervolgens neemt de voorzitter een van de briefjes uit de stem-bokaal. Degene wiens naam op dit briefje voorkomt, is gekozen.

Paragraaf 4 Verslaglegging; ingekomen stukken

Artikel 30 Besluitenlijst

Van de raadsvergaderingen wordt een besluitenlijst en een videoverslag gemaakt. Vastgestelde besluitenlijsten worden ondertekend door de griffier. Digitaal beschikbare openbare besluitenlijsten en videoverslagen worden op de website van de raad geplaatst, behoudens de uitzonderingsgronden in artikel 5.1 van de Wet Open overheid. Het reglement is ambtshalve van een update voorzien. (Bv. de Wob is vanaf 2022 de Woo geworden).

Artikel 31 Ingekomen stukken

Bij de raad ingekomen stukken worden op een lijst geplaatst die uitsluitend digitaal, aan de raadsleden beschikbaar wordt gesteld. Na de vaststelling van de besluitenlijst stelt de raad op voorstel van de griffier de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast. Het onderwerp is dus onderdeel van de raadagenda. Maar over de ingekomen stukken wordt niet het woord gevraagd of gegeven, anders dan het gestelde in artikel 23 (Raadsactualiteit) óf wanneer een alternatief behandelingsvoorstel wordt gedaan.

Paragraaf 5 Besloten raadsvergaderingen

Artikel 32 Toepassing reglement op besloten vergaderingen

Op besloten raadsvergaderingen is dit reglement van overeenkomstige toepassing, voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 33 Besluitenlijst besloten vergadering

Het artikel is aangepast aan het VNG-model. Conceptbesluitenlijsten van besloten raadsvergaderingen worden uitsluitend digitaal, vergrendeld beschikbaar gesteld aan de raadsleden en fractieassistenten.

Deze besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een raadsvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het vastgestelde verslag en de besluitenlijst. Indien nodig vindt dat gedeelte van de vergadering in beslotenheid plaats. In de regel zal het besluit in de openbaarheid plaatsvinden.

De vastgestelde verslagen en besluitenlijsten worden door de voorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 34 Opheffing geheimhouding

Het artikel is aangepast aan de wettekst zoals die vanaf 2022 geldt. Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten raadsvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.

Paragraaf 6 Digitaal vergaderen, toehoorders en pers

Artikel 35 Toehoorders en pers

Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare raads- en commissievergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden. De voorzitter handhaaft hierop. Uitgangspunt is dat sprekers de vergadering ongestoord kunnen voortzetten.

De voorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de raads- en commissievergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

De voorzitter is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergaderingen te ontzeggen. Dit is een artikel ‘voor het geval dat’. In praktijk zal het (bijna) nooit nodig zijn.

Artikel 36 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare raads- of commissievergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan vooraf mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen. In praktijk doet de griffie dit voor de voorzitter.

Artikel 37 Sociale media

Tijdens de behandeling van agendapunten wordt niet gecommuniceerd door de deelnemers aan de vergadering over de raads- of commissievergadering via sociale media over het onderwerp dat op dat moment wordt behandeld. Onderlinge whatsapp communicatie voor bijvoorbeeld onderlinge afstemming kan en moet mogelijk zijn. Maar er mag geen schaduwdiscussie via social media ontstaan. Dat debat wil je tijdens een raadsvergadering alleen in de raad zelf en niet via social media.

Artikel 38 Digitaal en hybride vergaderen

Met dit artikel wordt rekening gehouden dat in de toekomst digitaal of hybride kan worden vergaderd. Het artikel accommodeert dit, uiteraard binnen de (dan) geldende wettelijke mogelijkheden.

Indien het wettelijk is toegestaan om digitaal te vergaderen kan de voorzitter besluiten tot een digitale vergadering. De voorzitter consulteert voorafgaand aan zijn besluit de agendacommissie.

Indien het wettelijk is toegestaan om hybride te vergaderen kan de voorzitter besluiten tot een hybride vergadering. De voorzitter consulteert voorafgaand aan zijn besluit de agendacommissie.

Voor de in lid 1 en 2 genoemde vergaderingen geldt dat de in dit reglement van orde bepaalde artikelen van overeenkomstige toepassing zijn zover ze betrekking kunnen hebben op digitale of hybride vergaderingen.

De bevoegdheid tot een fysieke, digitale of hybride vergadering ligt bij de voorzitter, na de agendacommissie te hebben geconsulteerd. Dat zou in praktijk kunnen plaatsvinden nadat de uitnodiging is verzonden. Ook kan het al besloten worden tijdens de agendacommissie vergadering zelf.

Per digitale of hybride vergadering worden door de organisator praktische vergaderafspraken vastgesteld. Dat is ook de voorzitter, ondersteund door de griffie.

Ieder lid van de raad dient in een digitale of hybride vergadering herkenbaar en identificeerbaar te zijn en de mogelijkheid te hebben zonder last het woord te voeren, in ieder geval inhoudende dat zijn/haar identiteit op basis van beeld en stem vast te stellen is. Voor wie in de vergaderzaal zit is de griffie daarvoor verantwoordelijk; wie vanaf elders vergadert is daar zelf verantwoordelijk voor.

Hoofdstuk 5 Bevoegdheden, instrumenten raadsleden

In de artikelen 39 – 48 staan de raadsinstrumenten beschreven.

Artikel 39 Amendementen en subamendementen

Het is nodig om termijnen te stellen, niet alleen aan het tijdig ontvangen van vergaderstukken maar ook aan wat de raad zelf produceert zoals moties (artikel 40)en amendementen (artikel 41). Ten behoeve van agendering en bespreking worden amendementen uiterlijk de maandag voor een raadsvergadering voor 12:00 uur aan de griffie gestuurd. Dit is een termijn van orde. Het overschrijden van de termijn kan (echter) consequenties hebben, uiteindelijk ter beoordeling aan de raad.

Een lid van de raad dient amendementen en subamendementen voor het sluiten van de beraadslaging van het voorstel waarop deze betrekking hebben schriftelijk in bij de voorzitter, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat. Dat kan het geval zijn bij een amendement dat zeer eenvoudig en bondig is.

Er wordt alleen beraadslaagd over amendementen en subamendementen die ingediend zijn door raadsleden die de presentielijst getekend hebben. Het raadslid wordt niet beschouwd als (mede)indiener als de presentielijst niet is ondertekend.

Nadat de beraadslaging is gesloten, vindt besluitvorming plaats. Vanaf dat moment is het niet meer mogelijk om amendementen of moties in te dienen. Intrekking door de indiener van een amendement of subamendement is mogelijk totdat de beraadslaging daarover door de raad is afgerond.

Artikel 40 Moties

Ten behoeve van agendering en bespreking worden moties uiterlijk de maandag voor een raadsvergadering voor 12:00 uur aan de griffie gestuurd. Dit is een termijn van orde. Het overschrijden van de termijn kan (echter) consequenties hebben, uiteindelijk ter beoordeling aan de raad.

Een lid van de raad dient moties formeel in bij de voorzitter, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat. Dat kan het geval zijn bij een mondelinge wijziging van een andere motie of wanneer het dictum zeer eenvoudig en bondig is.

Er wordt alleen beraadslaagd over moties die ingediend zijn door raadsleden die de presentielijst getekend hebben. Het raadslid wordt niet beschouwd als (mede)indiener als de presentielijst niet is ondertekend.

De behandeling van een motie vindt gelijktijdig plaats met de beraadslaging over het onderwerp of voorstel waarop het betrekking heeft.

Moties over een niet op de agenda opgenomen onderwerp (moties vreemd aan de orde van de dag) worden uiterlijk ingediend tijdens het agendapunt waar vaststelling van de agenda van de betreffende vergadering plaatsvindt. Behandeling vindt plaats tijdens het agendapunt Raadsactualiteit (zie artikel 23).

Nadat de beraadslaging is gesloten, vindt besluitvorming plaats. Vanaf dat moment is het niet meer mogelijk om amendementen of moties in te dienen. Intrekking door de indiener van een motie is mogelijk, totdat de beraadslaging daarover door de raad is afgerond.

Artikel 41 Initiatiefvoorstel

Ieder lid van de raad kan aan de raad een initiatiefvoorstel voorleggen. Een initiatiefvoorstel moet om in behandeling genomen te worden via de griffier bij de voorzitter worden ingediend. De griffier informeert de raad en het college over het voorstel.

Het college heeft vijf werkdagen om via de griffie aan te geven of het een reactie wil geven op het initiatiefvoorstel. Als een antwoord in die termijn uitblijft wordt aangenomen dat het college ervoor kiest geen reactie te geven.

Als het college een reactie wil geven (en dat dus kenbaar maakt bij de griffie) heeft het vijftien werkdagen de tijd om wensen en bedenkingen schriftelijk kenbaar te maken aan de voorzitter met een afschrift aan de raad. Indien beantwoording niet binnen deze termijn kan plaatsvinden, stelt het verantwoordelijk lid van het college of de burgemeester de initiatiefnemer hiervan via de griffier gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn aangegeven wordt, waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden.

De griffier zorgt ervoor dat in het geval van wensen en bedenkingen van het college de initiatiefnemer vijf werkdagen de tijd krijgt, vanaf het moment van ontvangst van de wensen en bedenkingen gerekend, om het voorstel in te trekken of (on)gewijzigd door te zetten. Indien de initiatiefnemer niet binnen vijf werkdagen reageert wordt het voorstel als niet ingediend beschouwd.

Als de initiatiefnemer het voorstel wil agenderen, plaatst de voorzitter het voorstel op de agenda van de eerstvolgende raadsvergadering, tenzij de voorlopige agenda reeds verzonden is. In dit laatste geval wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende vergadering geplaatst. Hieruit volgt dat de agendacommissie hierbij geen rol heeft; een initiatiefvoorstel gaat op basis van dit artikel 41 naar de raadsagenda.

Artikel 42 Voorstellen van het college

Het artikel geeft de griffier een opdracht en een ‘positie’. Het college kan zonder vervolg geen voorstel terugtrekken of wijzigen, echter wel een addendum sturen.

Voorstellen van het college aan de raad zijn te allen tijde openbaar. Door het college voorgestelde raadsbesluiten of de toelichting hierop kunnen verwijzen naar (tijdelijk) geheime bijlagen. Het college draagt ervoor zorg dat geheime bijlagen geen openbare informatie bevatten en/of informatie bevatten die op grond van de Wet open overheid (Woo) openbaar kan zijn.

De griffier toetst de voorstellen van het college op inhoudelijke en juridische kwaliteit en zendt deze, indien dit naar zijn/haar oordeel is aangewezen, alvorens deze worden geagendeerd door tussenkomst van de secretaris retour aan het college voor aanvulling of correctie.

Het college kan de raad door tussenkomst van de griffier schriftelijk of digitaal verzoeken reeds aan de raad aangeboden voorstellen en/of andere informatie aan te vullen met een addendum. In de raadsvergadering bepaalt de raad via een voorstel van orde of het addendum onderdeel uitmaakt van de beraadslaging en besluitvorming. Een voorstel aan de raad van het college dat vermeld staat op de voorlopige agenda van de raads- of commissievergadering, wordt niet ingetrokken zonder toestemming van de raad of de commissie. Als de raad of commissie van oordeel is dat het nodig is een voorstel als bedoeld in het eerste lid voor advies terug te zenden aan het college, bepaalt de agendacommissie binnen welke termijn het voorstel nadat dit retour is ontvangen opnieuw geagendeerd wordt.

Artikel 43 Interpellatie

Een lid van de raad kan middels een schriftelijk verzoek voor een interpellatie aan de voorzitter één of meerdere leden van het college politieke vragen stellen aangaande onderwerpen die niet zijn geagendeerd. Eventueel kan via een motie een uitspraak van de raad worden verkregen. (Een interpellatie gaat dus verder dan het stellen van mondelinge vragen ex artikel 46).

Het verzoek bevat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover vragen worden gesteld en de te stellen vragen. Over verzoeken die ten minste 2 werkdagen (de termijn van twee werkdagen wordt gehanteerd om te voorkomen dat deadline in weekend valt) voor aanvang van een raadsvergadering zijn ingediend of in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, wordt tijdens de eerstvolgende raadsvergadering gestemd. In andere gevallen tijdens de daaropvolgende raadsvergadering. De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de wethouders. Dat doet de griffie namens de voorzitter.

De voorzitter stelt het verzoek aan de orde bij de vaststelling van de agenda en stelt de aanvrager desgewenst in de gelegenheid zijn verzoek nader te motiveren. De raad bepaalt bij de vaststelling van de agenda of het verzoek wordt toegestaan middels stemming. De behandeling van het interpellatiedebat vindt plaats in twee termijnen. In eerste termijn krijgt de indiener het woord, waarna het college kan antwoorden. In deze termijn zijn enkel interrupties toegestaan die als doel hebben hetgeen gezegd is te verduidelijken. In de tweede termijn kunnen ook andere fracties het woord voeren en kan het college nog een keer reageren indien gewenst.

Artikel 44 Schriftelijke vragen

Dit artikel 44 over Schriftelijke vragen is een wat zwaarder instrument van vragen stellen doordat de vragen en antwoorden breed worden verspreid (d.w.z. naar de raad en naar de media). Daardoor is het niet zo geëigend voor wie kennis wil vergaren. Daarvoor is artikel 45.

Schriftelijke vragen vallen onder inlichtingen als bedoeld in de artikelen 169 lid 3, en 180 lid 3 van de wet. Een lid van de raad dient deze schriftelijk in bij de griffier, die ze zo spoedig mogelijk ter kennis brengt van de overige raadsleden, het college en de burgemeester.

Het college dan wel de burgemeester (in geval het de burgemeester als zelfstandig bestuursorgaan betreft) beantwoorden schriftelijke vragen zo spoedig mogelijk en in de regel binnen 30 dagen nadat de vragen bij hen zijn binnengekomen. Een lid kan in voorkomende gevallen gemotiveerd verzoeken de vragen met spoed te beantwoorden.

Indien beantwoording niet binnen 30 dagen kan plaatsvinden, stelt het verantwoordelijke orgaan de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn wordt aangegeven waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden. Dat vindt vóór het verstrekken van de termijn plaats.

De vragen en antwoorden worden - via de griffie - aan de leden toegezonden en openbaar gemaakt.

Artikel 45 Technische vragen

Het stellen van technische vragen op basis van artikel 45 gaat zowel over vragen die binnen en buiten de vergaderingen worden gesteld (op basis van dit artikel). Eerder was daar (wel) een onderverdeling in. Dat is komen te vervallen in 2022 en maakt het proces helder, vanaf de vragensteller tot aan degene die antwoordt. Het doen van de technische vraag is om genoeg duidelijkheid te verkrijgen dan wel om een oordeel te kunnen vellen.

De agendacommissie bepaalt bij de verzending van de stukken de deadline voor het indienen van technische vragen en de termijn van beantwoording. Voor vragen die na de deadline binnenkomen geldt dat deze mogelijk niet tijdig worden beantwoord.

Technische vragen over niet te agenderen of geagendeerde stukken kunnen door een lid van de raad of fractieassistent (ook) rechtsreeks worden gesteld aan ambtenaren en/of collegeleden. Deze worden niet geregistreerd en/of verspreid en rechtstreeks aan de vragensteller beantwoord.

Een lid of fractieassistent mag tijdens de beeldvormende commissie technische vragen stellen over voorliggende voorstellen op een agenda. Dat is de enige andere keer dat een fractieassistent een raadsinstrument (zelfstandig zonder tussenkomst van een ander raadslid) mag gebruiken.

Het stellen van technische vragen tijdens de oordeelsvormende commissie of raadsbehandeling zal door de voorzitter worden tegengehouden (Artikel 45 lid 4). Technische vragen waarvan het college acht dat die (te) politiek zijn, bijvoorbeeld omdat deze vragen om een oordeel of mening over het onderwerp, worden niet door ambtenaren beantwoord. Deze vragen kunnen wel tijdens de oordeelsvormende commissie of raadsbehandeling aan collegeleden worden gesteld en door hen worden beantwoord.

Artikel 45 lid 4 zorgt ervoor dat technische vragen vooraf aan de commissie- en raadsvergaderingen worden gesteld en geen onderdeel uitmaken van de besprekingen daar. Technische vragen die eigenlijk politiek van aard zijn (d.w.z. beantwoording door een college of portefeuillehouder is gewenst) kunnen ‘technisch’ worden beantwoord. Dat is aan het college; echter het college kan er ook voor kiezen deze later in de commissie (of raad) te beantwoorden. Daarmee wordt flexibiliteit beoogd; voor de vragensteller en voor degene die deze beantwoordt.

Artikel 46 Mondelinge vragen

Dit artikel sluit aan bij het agendapunt Raadsactualiteit (zie art. 22).

Elk lid van de raad kan over actuele politieke en/of maatschappelijke ontwikkelingen en over de voortgang in bepaalde zaken in het kader van de Raadsactualiteit mondelinge vragen stellen aan burgemeester en wethouders, tenzij de desbetreffende aangelegenheid al op de raadsagenda is vermeld of is geagendeerd voor een raadscommissie.

Het lid dat mondelinge vragen wil stellen, meldt dit onder aanduiding van het onderwerp en de concrete vragen schriftelijk bij de griffier aan, uiterlijk 10 uur voorafgaande aan de betreffende raadsvergadering. (De term van 10 uur wordt gehanteerd om ook het laatste nieuws van de ochtend nog mee te kunnen nemen).

De voorzitter kan weigeren een onderwerp aan de orde te stellen, indien hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig geformuleerd acht of indien aan het onderwerp naar zijn inzicht de lokale actualiteit ontbreekt (art 46 lid 3). De voorzitter maakt aan het begin van de raadsvergadering bekend welke onderwerpen niet aan de orde gesteld zullen worden. (Het artikel 46 lid 3 is een noodmaatregel voor de voorzitter. Het zal dus niet snel worden gebruikt. Als het onverhoopt toch mocht gebeuren legt de voorzitter dat uit aan de raad, in de raadsvergadering. Dat is transparant en via een voorstel van orde kan de Raad daar altijd nog anders over besluiten).

Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven. Na de beantwoording daarvan krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.

De voorzitter kan aan andere raadsleden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college of de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp. Er kan geen motie worden ingediend om een uitspraak van de raad te verkrijgen. (Een interpellatie ex artikel 43 gaat daarin dus verder).

Artikel 47 Burgerinitiatief

Een inwoner kan schriftelijk een burgerinitiatief indienen bij de griffie conform de verordening burgerinitiatief gemeente Lelystad geldende regels. Hier wordt verder verwezen naar de betreffende verordening.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 48 Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de voorzitter. Dit is ‘hardheidsclausule’ die in twee soms voorkomende situaties voorziet. De eerste is dat het reglement er niet voorziet naar het oordeel van de raad (‘het staat er niet in’). De tweede is dat het reglement zorgt voor twijfel omtrent de toepassing, naar het oordeel van de raad (‘wat werd er nu mee bedoeld’).

Artikel 49 Intrekken oude reglement

Het Reglement van Orde voor de vergadering en andere werkzaamheden van de raad van Lelystad 2020 van 18 januari 2020 wordt ingetrokken.

Artikel 50 Inwerkingtreding en citeertitel

Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na die van bekendmaking. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde van de raad Lelystad 2022.