Verordening op de raadscommissie Coevorden 2022

De raad van de gemeente Coevorden;

gelezen het voorstel van het seniorenconvent van 13 oktober 2022, bijlagenr. 1782;

gelet op artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet;

besluit

vast te stellen de Verordening op de raadscommissie Coevorden 2022:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• b. commissielid: lid van een raadscommissie;

• c. commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• d. griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

• e. fractie: leden van de gemeenteraad zoals bedoeld in artikel 7 van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Coevorden 2022.

Artikel 2. Instelling raadscommissie

Er is een algemene raadscommissie.

Artikel 3. Taken

De raadscommissie:

• a. brengt advies uit aan de raad over voorstellen van het college en initiatiefvoorstellen die worden aangeboden ter besluitvorming door de raad;

• b. brengt advies uit aan de raad uit eigen beweging;

• c. voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder a;

• d. brengt advies uit aan de Agendacommissie over de wijze van behandeling van door de raad te behandelen onderwerpen.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

• 1. Elk raadslid is tevens lid van de algemene raadscommissie.

• 2. De raad kan op voordracht van een fractie maximaal 2 niet-raadsleden per fractie als lid van de algemene raadscommissie benoemen.

• 3. De artikelen 10, 11, 12, 13, 14 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.

• 4. Vervallen.

• 5. De fracties vaardigen per commissie uit hun midden het aantal leden af dat wordt bepaald door het aantal zetels gedeeld door twee afgerond naar beneden met een minimum van twee zetels per fractie.

• 6. Elke fractie wijst bij elk aan de orde zijnde onderwerp een woordvoerder aan.

• 7. De raad benoemt uit zijn midden de drie commissievoorzitters die bij toerbeurt het voorzitterschap uitoefenen.

• 8. De agendacommissie stelt een rooster van voorzitterschap vast.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

• 1. De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2. De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.

• 3. De commissievoorzitter kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als zijn opvolger is benoemd.

• 4. Het lidmaatschap van een commissielid eindigt als niet meer wordt voldaan aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.

• 5. De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.

• 6. Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

• 7. Het lidmaatschap van commissieleden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.

Artikel 6. De commissiegriffier

• 1. De griffier van de raad of diens plaatsvervanger ondersteunt de raadscommissie en treedt op als commissiegriffier.

• 2. De griffier benoemt een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar, als plaatsvervanger commissiegriffier.

• 3. Een griffier of diens plaatsvervanger is aanwezig in vergaderingen.

• 4. De griffier of diens plaatsvervanger kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereidingen

Artikel 7. Oproep en voorlopige agenda

• 1. De commissievergaderingen vinden plaats in het gemeentehuis.

• 2. De voorzitter kan in bijzondere situaties als plaats voor de vergadering een andere locatie aanwijzen.

• 3. De voorzitter kan als plaats voor de vergadering een digitale omgeving aanwijzen. Het ter inzage leggen van de agenda en de daarbij behorende voorstellen geschiedt langs digitale weg.

• 4. De commissievoorzitter zendt ten minste 10 dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken.

• 5. In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden verzonden.

• 6. Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid is artikel 9 lid 3 van toepassing.

• 7. De raadscommissie stelt bij aanvang van een vergadering de agenda vast.

• 8. De in lid 3 en 4 bedoelde stukken worden elektronisch verzonden.

Artikel 8. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

Vervallen

Artikel 9. Ter inzage leggen van stukken

• 1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

• 2. Elektronisch beschikbare stukken worden op de website van de gemeente geplaatst.

• 3. Stukken waaromtrent op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

  De griffier kan deze stukken ook elektronisch ter inzage geven in het besloten raadsinformatiesysteem, zodanig dat alleen raadsleden deze kunnen raadplegen.

Artikel 10. Openbare kennisgeving

• 1. Commissievergaderingen worden bekendgemaakt in het gemeenteblad, een huis-aan-huisblad en door plaatsing op de gemeentelijke website.

• 2. In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 11. Presentielijst

De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

Artikel 12. Opening vergadering en quorum

• 1. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal in de raad zitting hebbende fracties tegenwoordig is.

• 2. Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fracties tegenwoordig is.

Artikel 13. Verslag

• 1. Een commissiegriffier draagt zorg voor de verslagen en de besluitenlijsten van vergaderingen.

• 2. Van de vergaderingen van de commissie wordt een digitaal audio- danwel videoverslag gemaakt. Het elektronisch verslag van de commissie wordt zo spoedig op de gemeentelijke website geplaatst.

• 3. De besluitenlijst bevat in ieder geval:

  • a. de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b. een aantekening van welke fracties afwezig waren;

  • c. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • d. het advies van de kamer aan de Agendacommissie;

  • e. het advies naar aanleiding van het gebruik van het spreekrecht.

  • f. een samenvatting van het advies aan de raad;

  • g. bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 16 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 4. Een conceptbesluitenlijst wordt gelijktijdig met de verzending aan de commissieleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft.

• 5. Vastgestelde besluitenlijsten worden ondertekend door de commissievoorzitter en de (commissie)griffier.

• 6. De besluitenlijsten worden bekendgemaakt in het gemeenteblad, een huis-aan-huisblad en door plaatsing op de gemeentelijke website.

Artikel 14. Advies; geen stemmingen

• 1. Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

• 2. In het advies worden opgenomen de standpunten van alle fracties en commissieleden die geen raadslid zijn.

• 3. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 15. Aantal spreektermijnen

• 1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

• 3. Woordvoerders zoals bedoeld in artikel 4, eerste lid mogen in een termijn niet meer dan eenmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4. Bij de bepaling hoeveel malen een woordvoerder over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 16. Deelname aan de beraadslaging door anderen

De raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 16a Vragenuur

• 1. Commissieleden kunnen tijdens het vragenuur vragen stellen aan het college of de burgemeester.

• 2. Commissieleden die tijdens het vragenuur vragen wil stellen, melden dit onder aanduiding van het onderwerp en ten minste 24 uur voor aanvang van het vragenuur bij de voorzitter, tenzij in bijzondere situaties de actualiteit aanleiding geeft van deze termijn af te wijken.

• 3. De voorzitter bepaalt de volgorde waarin aangemelde onderwerpen tijdens het vragenuur aan de orde worden gesteld.

• 4. De voorzitter bepaalt per onderwerp de spreektijd voor de vragensteller, voor het college, voor de burgemeester en voor de overige raadsleden.

• 5. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven.

• 6. Na de beantwoording door het college of de burgemeester krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen.

• 7. Vervolgens kan de voorzitter aan andere raadsleden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college of de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.

• 8. Tijdens het vragenuur kunnen geen moties worden ingediend en worden geen interrupties toegelaten.

Artikel 17. Spreekrecht burgers

• 1. Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht).

• 2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk om 10.00 uur op de werkdag voorafgaand aan de vergadering aan de griffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden.

• 3. De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 4. Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

• 5. De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend.

• 6. Nadat een spreker het woord heeft gevoerd kunnen raadscommissieleden toelichtende vragen stellen aan de inspreker.

  De voorzitter kan toestaan dat er discussie plaatsvindt tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

• 7. De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.

Artikel 18. Handhaving orde en schorsing

• 1. De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.

• 2. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

• 3. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 4. Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 19. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 21. Verslag besloten vergadering

• 1. Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de griffier.

• 2. Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van het verslag.

• 3. De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de griffier ondertekend.

Artikel 22. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 23. Toehoorders en pers

• 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 24. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Artikel 24a. Experimenteerartikel

• 1. De raad kan op voorstel van het seniorenconvent besluiten dat bij wijze van experiment, met het oog op:

  • het onderzoeken van mogelijkheden een andere werkwijze;

  • een andere wijze van betrekken van inwoners bij het gemeentelijk beleid;

  • het invoeren van andere vergadermethoden;

• wordt afgeweken van het bepaalde bij of krachtens de artikelen van deze verordening.

• 2. Een experiment heeft een looptijd van ten hoogste vier jaar.

• 3. In het besluit, bedoeld in het eerste lid, wordt in ieder geval opgenomen:

  • a. het doel van het experiment;

  • b. de tijdsduur van het experiment;

  • c. van welke regels wordt afgeweken;

  • d. voor welk gebied het experiment geldt;

  • e. de voorwaarden die de raad verbindt aan het experiment;

  • f. hoe en door wie het experiment wordt geëvalueerd.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 25. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. De Verordening op de raadscommissie Coevorden 2015 wordt ingetrokken.

• 2. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 3. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissie Coevorden 2022.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 29 november 2022

De raad voornoemd,

voorzitter

R. Bergsma

griffier

M. Lucassen