Financiële verordening 2023

De raad van de gemeente Oegstgeest;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 6 september 2022, nr. Z-22-157216;

gelet op artikelen 212 en 213a van de Gemeentewet;

b e s l u i t :

vast te stellen de:

Financiële verordening 2023

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. administratie:

  Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b. BBV:

  Het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies. Dit is een algemene maatregel van bestuur ter invulling van artikel 186 van de Gemeentewet. Het BBV regelt de financiële beleidskaders waaraan de gemeenten verbonden zijn.

• c. beleidsthema:

  Onderdeel van een programma bestaande uit een samenstel aan opvattingen over te realiseren doelstellingen, tezamen met de voorgenomen inspanningen en de daarvoor benodigde middelen om deze doelstellingen te bereiken.

• d. doelmatigheid:

  De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt.

• e. doeltreffendheid:

  De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald.

• f. organisatie-eenheid:

  Iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college of aan de directie.

• g. overheidsbedrijf:

  Onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.

• h. Netto schuld: bruto schuld minus de omvang van de geldelijke bezittingen die niet zijn ingezet voor de publieke taak. Onder bruto schuld wordt verstaan het totaal van langlopende leningen, kortlopende schulden, crediteuren en overlopende passiva. Onder geldelijke bezittingen die niet zijn ingezet voor de publieke taak wordt verstaan het totaal van langlopende uitzettingen, vorderingen, liquide middelen en overlopende activa.

• i. Rechtmatigheidsverantwoording:

  Een schriftelijke verklaring van het college in de jaarstukken waarin wordt aangeven in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen.

• j. Onbenutte belastingcapaciteit:

  Gemeenten kunnen financiële hulp van het Rijk volgens artikel 12 Gemeentewet krijgen als hun OZB-tarief zich op 120% of hoger bevindt ten opzichte van het gewogen landelijk gemiddelde. De ruimte tussen de werkelijke opbrengst en deze 120% heet de onbenutte belastingcapaciteit.

• k. Verplichtingen:

  Onder een verplichting wordt verstaan het aangaan van een privaatrechtelijke overeenkomst voor de inkoop van een werk, dienst of levering van goederen, daaronder begrepen raam- en concessieovereenkomsten voor zover het geen arbeidsovereenkomsten betreft.

Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording

Artikel 2 Planning en controlcyclus

Het college informeert jaarlijks voor 1 april de raad over:

• a. de data voor het aanbieden van de producten door het college aan de raad;

• b. het vaststellen door de raad van de producten van deze cyclus.

Artikel 3 Kaders begroting

• 1. Het college biedt voor 1 juni aan de raad een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

• 2. De raad stelt deze nota vóór 15 juli vast.

Artikel 4 Programma-indeling

• 1. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.

• 2. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode op voorstel van het college de beleidsthema’s per programma vast.

• 3. De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het BBV.

• 4. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 5 Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting en de jaarstukken worden de programma’s, het overzicht van overhead, bedrijfsvoering, vennootschapsbelasting en het overzicht van algemene dekkingsmiddelen opgenomen. Bij de programma’s zijn de baten en lasten per beleidsthema weergegeven.

• 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het BBV inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.

• 4. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 6 Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma, het overzicht van de overhead, bedrijfsvoering en vennootschapsbelasting en het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien .

• 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd voor de 1e jaarschijf.

• 3. Het college informeert de raad als ze verwacht dat de lasten van een programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden of de baten van een programma de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. De raad geeft aan of hij een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van het programma, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet of voor het bijstellen van het beleid.

• 4. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor. Bij deze investeringen informeert het college de raad in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente.

Artikel 7 Tussentijdse rapportage

• 1. Het college informeert de raad door middel van een tussentijdse (voortgangs) rapportage over de realisatie van de begroting van de gemeente . Er wordt ieder jaar een Voorjaarsnota en een Najaarsnota aangeboden.

• 2. De tussenrapportage bevat een rapportage over relevante afwijkingen in de uitvoering, over het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijstelling van de raming van:

  • a. de baten en de lasten per programma;

  • b. het overzicht van de overhead, bedrijfsvoering en de geraamde vennootschapsbelasting;

  • c. het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

  • d. het totale saldo van de baten en lasten volgend uit de onderdelen a, b en c;

  • e. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • f. het resultaat, volgend uit de onderdelen d en e; en

  • g. de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

• 3. In de tussenrapportage worden afwijkingen op de ramingen van de baten en lasten per beleidsthema groter dan € 50.000 toegelicht en afwijkingen groter dan 5% op de investeringskredieten in de begroting.

• 4. Daarnaast bestaat de mogelijkheid, naar oordeel van het collegte, jaarlijks een Decemberwijziging aan te bieden. De Decemberwijziging bevat bijstellingen van de raming van de baten en lasten per beleidsthema per programma.

• 5. Bij de behandeling van de tussentijdse rapportage in de raad als bedoeld in lid 1, doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het college indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

Artikel 8 Informatieplicht

Het college besluit niet over:

• 1. het aangaan van verplichtingen als de looptijd inclusief verlengingsopties 6 jaar of langer is en waarbij de totale verplichting groter is dan € 500.000 exclusief btw, en;

• 2. het aangaan van verplichtingen als de totale waarde van de verplichting groter is dan € 1 miljoen exclusief btw, tenzij de raad ten tijde van het aangaan van de verplichting door het college reeds

  het investeringskrediet waarop de verplichting ziet heeft geautoriseerd in overeenstemming met artikel 6 lid 2 van deze verordening mits de raad daarbij niet expliciet heeft verzocht om aanvullend wensen en bedenkingen ter kennis van het college te kunnen brengen voordat het college besluit over het aangaan van verplichtingen voor de realisatie van de betreffende investering;

• 3. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 100.000, en;

• 4. het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen, dan nadat de raad is geïnformeerd over het voornemen hiertoe en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

Hoofdstuk 3 Paragrafen

Artikel 9 Onderhoud kapitaalgoederen

• 1. Bij de begroting en de jaarstukken geeft het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het BBV aan wat de voortgang van het geplande onderhoud en het eventueel achterstallig onderhoud van de benoemde onderdelen is.

• 2. Het college geeft in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen aan of het beleid aan wijziging toe is, al dan niet in de vorm van het opstellen van een herziene nota met betrekking tot het beoogde onderhoudsniveau, kwaliteit van het milieu, normkostensystematiek, meerjaren budgettair beslag of meerjarenonderhoudsplan.

• 3. Het college biedt tenminste eens in de 5 jaar een (meerjaren) onderhoudsplan openbare ruimte, een rioleringsplan en een onderhoudsplan (gemeentelijke) gebouwen aan. De plannen geven het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud. De raad stelt het plannen vast.

Artikel 10 Financiering

In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het BBV in ieder geval op:

• a. het totaal van de schulden met een looptijd langer dan een jaar en de verschuldigde rente;

• b. in de begroting de rentevisie voor de komende vier jaar en in de jaarstukken de renteontwikkelingen over het betreffende jaar;

• c. de kasgeldlimiet;

• d. de renterisiconorm.

Artikel 11 Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het BBV in ieder geval op:

• a. organisatieontwikkelingen;

• b. informatievoorziening;

• c. de ontwikkelingen op het gebied van shared services.

• d. Informatiebeveiliging en gegevensbescherming.

• e. Een toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

• f. Een toelichting op de niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen.

Artikel 12 Grondbeleid

In de paragraaf grondbeleid bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 16 van het BBV in ieder geval op:

• a. te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

• b. het verloop van de grondvoorraad.

Hoofdstuk 4 Financieel beleid

Artikel 13 Financieringsfunctie

• 1. Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

  • a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

  • b. het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c. het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

  • d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

  • e. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste drie prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd.

  • f. het uitzetten van overtollige geldmiddelen vindt plaats door storting in ’s Rijks schatkist of middels uitzetting bij decentrale overheden, waarbij er geen sprake is van een toezichthouder relatie tussen geldnemer en geldgever

  • g. overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

  • h. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

  • i. overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.

• 2. Bij het uitzetten van middelen en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college, indien mogelijk, zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het publiek belang van dergelijke uitzettingen van middelen en financiële participaties.

• 3. Het college is zeer terughoudend met het verstrekken van leningen; het college motiveert zijn besluit waarom het beoogde doel niet via een subsidie of anderszins kan worden bereikt;

• 4. Bij publiekrechtelijke- en privaatrechtelijke vorderingen wordt een door het management vastgesteld invorderingsbeleid gehanteerd.

Artikel 14 Voorzieningen voor oninbare vorderingen

Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd mede afhankelijk van de ouderdom van de openstaande vordering. Het college stelt hiervoor beleid op.

Artikel 15 Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen en onttrekkingen aan voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (btw) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 3. De overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, worden binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

• 4. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het derde, wordt uitgegaan een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten en heffingen, gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel.

• 5. Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijnde activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. Hiervoor worden de instructies van de rijksoverheid en relevante wet- en regelgeving gevolgd.

Artikel 16 Prijzen economische activiteiten

• 1. Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

• 2. Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

• 3. Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

• 4. Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

  • a. leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d. een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

  • e. een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

  • f. een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

  • g. een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 17 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1. Het college stelt de gemeentelijke prijzen vast conform de vastgestelde financiële kaders zoals beschreven in artikel 3 lid 1 van deze verordening.

• 2. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de gemeentelijke belastingen, heffingen en leges.

• 3. Het college neemt bij de vaststelling van een prijs of een voorstel tot vaststelling van een tarief als uitgangspunt dat de kosten die zijn verbonden aan het leveren van het product, de dienst of het werk of het verlenen van het recht volledig worden gedekt.

Artikel 18 Nota Grondbeleid

Het college biedt de raad ten minste eens in de acht jaar een (geactualiseerde) nota grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast. In de nota wordt aandacht besteed aan:

• a. de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

• b. de uitgangspunten voor de verkoopprijzen van gronden.

Hoofdstuk 5 Reserves en voorzieningen

Artikel 19 Reserves

• 1. De volgende categorieën reserves worden onderscheiden:

  a. Algemene reserves:	bevatten middelen waaraan door de raad nog geen bestemming is gegeven die dienen om tegenvallers te bekostigen zonder dat de begroting en het beleid (direct) aangepast hoeven te worden;
  b. Bestemmingsreserves:
  Egalisatiereserves:	bevatten middelen die dienen om ongewenste schommelingen op te vangen in de tarieven die aan derden in rekening worden gebracht voor door de gemeente geleverde prestatie;
  Doelreserve:	reserve die dient ter dekking van een specifiek doel of project;

• 2. Reserves worden ingesteld en opgeheven met een raadsbesluit.

• 3. Bij een voorstel voor de instelling van een reserve wordt minimaal aangegeven:

  • a. het specifieke doel van de reserve;

  • b. de voeding van de reserve;

  • c. indien van toepassing de maximale hoogte van de reserve;

  • d. indien van toepassing de maximale looptijd van de reserve.

• 4. Bij het opheffen van een reserve wordt de reden van opheffing aangegeven, waarbij zo nodig een voorstel gedaan wordt voor aanwending van de resterende middelen.

• 5. In de programmabegroting en de jaarstukken staan de actuele reserves opgenomen met toelichting.

• 6. In de programmabegroting en de jaarstukken vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

• 7. Bij egalisatiereserves mag een positief- of negatief exploitatiesaldo bij de jaarrekening vóór bestemming worden verrekend met de corresponderende reserve. In deze gevallen maakt het betreffende exploitatiesaldo geen onderdeel uit van het bestemmingsvoorstel bij de jaarrekening.

• 8. Voor het afdekken van specifieke risico’s vormt de gemeente bij voorkeur geen afzonderlijke bestemmingsreserves. Risico’s worden primair afgedekt door het weerstandsvermogen.

• • 9. a. In de jaarrekening worden de toevoegingen en onttrekkingen aan elk van de bestemmingsreserves verwerkt overeenkomstig het bedrag dat via de begroting(swijzigingen) door de raad is goedgekeurd voor de betreffende bestemmingsreserve. Dit geldt niet voor de egalisatiereserves, de reserve sociale woningbouw, de reserve groenvoorziening en de risicoreserve grondexploitaties.

  • b. Opbrengsten op basis van een anti-speculatiebeding worden in het lopende begrotingsjaar ten gunste van de reserve sociale woningbouw gebracht.

  • c. Opbrengsten uit verkoop van snippergroen worden in het lopende begrotingsjaar ten gunste van de reserve groenvoorzieningen gebracht.

  • d. Een toevoeging aan of een vrijval van de risicoreserve grondexploitaties vindt plaats op basis van een risicoanalyse en wordt in het lopende begrotingsjaar ten gunste of ten laste van de risicoreserve grondexploitaties gebracht.

Artikel 20 Weerstandsvermogen

• 1. Het weerstandscapaciteit van de gemeente Oegstgeest bestaat uit de Algemene reserve, de ingestelde risicoreserve grondexploitaties, de onbenutte belastingcapaciteit en de post onvoorzien.

• 2. Het college draagt zorg voor het systematisch monitoren, inventariseren en kwantificeren van de risico’s die de gemeente loopt en het opstellen en actualiseren van beheersmaatregelen hiervoor.

• 3. De ratio weerstandsvermogen (verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de waardering van de geïnventariseerde risico’s) dient minimaal 1,4 te zijn en daarmee ‘ruim voldoende’. Bij een te lage ratio geeft het college aan welke maatregelen er getroffen worden om de algemene reserve weer op peil te krijgen.

• 4. Rekeningresultaten worden primair verrekend met de algemene reserve en vervolgens door herschikking van bestemmingsreserves en/of exploitatiebudgetten opgevangen.

Artikel 21 Voorzieningen

• 1. Voorzieningen worden gevormd wegens:

  • a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is maar wel redelijkerwijs te schatten;

  • b. op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;

  • c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren;

  • d. indien tarieven worden geheven waarvan de bestemming gebonden is, dat wil zeggen dat saldi niet mogen vrijvallen maar terugvloeien naar de burgers, dan vallen deze middelen als ze niet in het begrotingsjaar worden besteed onder de voorzieningen. Is dit niet het geval dan is er sprake van een bestemmingsreserve.

• 2. Bij een besluit tot instelling van een voorziening wordt minimaal aangegeven:

  • het specifieke doel van de voorziening in overeenstemming met artikel 44 BBV;

  • de voeding van de voorziening;

  • indien van toepassing de maximale looptijd van de voorziening.

• 3. In de programmabegroting en de jaarstukken staan de actuele voorzieningen opgenomen met toelichting.

Hoofdstuk 6 Investeringen en afschrijvingen

Artikel 22 Investeringen

• 1. De raad stelt de investeringskredieten vast.

• 2. Bij een kredietaanvraag voor de investering in een kapitaalgoed dienen ook de budgetten voor beheer en onderhoud te worden geregeld.

• 3. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.

• 4. Bij investeringen groter dan € 500.000 informeert het college de raad in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente.

Artikel 23 Actualisering, uitputting en afsluiting van kredieten

• 1. Jaarlijks actualiseert het college het investeringsplan over (minimaal) 4 jaar en voorziet deze investeringsplanning van een overzicht van de ontwikkeling van de kapitaallasten over dezelfde periode.

• 2. In de begroting wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie, onderdeel investeringen, de ontwikkeling van de kapitaallasten over 4 jaar weergegeven. Daarnaast wordt in het meerjaren-investeringsplan een totaaloverzicht gegeven van de investeringen over een periode van 4 jaar.

  Hierbij is het jaar van beschikbaarstelling van het krediet bepalend voor opname in enig jaar. Tot slot wordt het overzicht te voteren kredieten weergegeven.

• 3. In de jaarrekening wordt, in de staat investeringskredieten en af te sluiten kredieten, van investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

• 4. Met het vaststellen van de jaarrekening worden kredieten die langer dan 3 jaar openstaan afgesloten, tenzij in een toelichting is gemotiveerd waarom het betreffende krediet nog beschikbaar moet blijven.

Artikel 24 Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Aankoop en vervaardiging van activa met een economisch of maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden geactiveerd.

• 2. Kosten van geldleningen en activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 25.000, uitgezonderd gronden en terreinen, worden niet geactiveerd.

• 3. Gronden en terreinen worden geactiveerd, maar er wordt niet op afgeschreven.

• 4. Op aandelen wordt niet afgeschreven.

• 5. Alle investeringen in riolering worden geactiveerd en niet ten laste gebracht van de grondexploitatie.

• 6. Vaste activa worden lineair afgeschreven. Een uitzondering kan worden gemaakt als de investering wordt verwerkt in een tarief dat in rekening wordt gebracht bij derden. In dat geval wordt de afschrijving bepaald op basis van de annuïtaire systematiek.

• 7. De afschrijving start op de eerste dag van het jaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt/verworven wordt.

• 8. De maximale afschrijvingstermijn mag niet langer zijn dan de economische gebruiksduur. De volgende termijnen worden gehanteerd:

  • a. Afschrijvingsbeleid immateriële vaste activa

    	Omschrijving activa	Maximale afschrijving termijn
    1°	kosten voor onderzoek en ontwikkeling computerapplicaties	5 jaar
    2°	bijdragen aan activa in eigendom van derden	afhankelijk type activa

  • b. Afschrijvingsbeleid materiële vaste activa met economisch nut

    	Omschrijving activa	Maximale afschrijving termijn
    1°	riolering	50 jaar
    2°	nieuwbouw woonruimten en schoolgebouwen nieuwbouw kantoren en bedrijfsgebouwen eerste inrichting en bouwkosten sporthal/zwembad vloer gymlokaal	40 jaar
    3°	nieuwbouw tijdelijke woonruimten en tijdelijke bedrijfsgebouwen	25 jaar
    4°	renovatie, groot onderhoud, restauratie en aankoop woonruimten en schoolgebouwen renovatie, groot onderhoud, restauratie en aankoop kantoren en bedrijfsgebouwen 1e inrichting school-, speellokalen begraafplaats beregeningsinstallatie	20 jaar
    5°	noodlokalen (onderwijsvoorziening) technische installaties in bedrijfsgebouwen apparatuur en inventaris kantine zonwering hekwerk sportterreinen milieustraat rioolpompen & gemalen glasvezel kabel	15 jaar
    6°	veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen machines en gereedschappen kantoormeubilair en schoolmeubilair toestellen gymlokaal afval: aanbiedplaats, bakken en containers	10 jaar
    7°	telefoon- en telecommunicatieapparatuur vloerbedekking zware transportmiddelen en schuiten machines en voertuigen groen & wegen aanhangwagens, personenauto’s en lichte motorvoertuigen	8 jaar
    8°	automatiseringsapparatuur informatie- en registratiesystemen stemmachines kantoor- en huishoudelijke apparatuur	5 jaar
    9°	software	3 jaar

  • c. Afschrijvingsbeleid materiële vaste activa met maatschappelijk nut

    	Omschrijving activa	Maximale afschrijving termijn
    1°	openbare verlichting	40 jaar
    2°	parken, sportvelden en groenvoorzieningen wegen, pleinen en rotondes tunnels, viaducten en bruggen brandkranen	30 jaar
    3°	havens, kades, sluizen en waterkeringen	25 jaar
    4°	asfaltwerken (levensduurverlengend) straatmeubilair verkeersregelingsinstallaties geluidswallen waterwegen, waterbergingen en walbeschoeiing Speelvoorzieningen, speelplaats ondergrond	15 jaar
    5°	verkeersmaatregelen (tellers, drempels e.d.) verkeer: apparaten, machines en zoutsilo’s	10 jaar

Hoofdstuk 7 Financieel beheer en interne controle

Artikel 25 Administratie

• 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatie-eenheden;

  • b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

  • c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

  • e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

  • f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 26 Financiële organisatie

Het college draagt zorg voor:

• a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatie-eenheden;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. de te maken afspraken met de organisatie-eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

• g. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten; en

• h. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen,

opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 27 Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 28 Interne controle

• 1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2. Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 4 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 29 Collegeonderzoeken ex artikel 213a Gemeentewet

• 1. Het college draagt er zorg voor dat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur periodiek wordt onderzocht.

• 2. Het college neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting een planning op van de doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken die het college in het komend jaar gaat uitvoeren.

• 3. Het college geeft in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag een overzicht van de doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken waarvan de resultaten in het voorgaande begrotingsjaar aan de raad zijn aangeboden met een verwijzing naar de plaats waar deze online zijn te vinden.

Hoofdstuk 8 Bestuurlijke deelname in organisaties

Artikel 30 Verbonden partijen

Er is een beleidskader verbonden partijen, vastgesteld door de raad.

Hoofdstuk 9 Slotbepalingen

Artikel 31 Uitvoering

Het college kan naar aanleiding van artikel 1 tot en met 30 uitvoeringsregels financiën vaststellen. De indeling van de uitvoeringsregels volgt die van deze verordening.

Artikel 32 Actualisatie

Deze verordening wordt indien nodig jaarlijks geactualiseerd.

Artikel 33 Intrekken oude verordening en overgangsrecht

• 1. De Financiële verordening 2020 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar waarin deze verordening is vastgesteld.

• 2. Regelingen die zijn vastgesteld onder de werking van de Financiële verordening gemeente Oegstgeest 2020 en die van kracht zijn op het moment van inwerkingtreding van deze verordening, worden aangemerkt als regelgeving krachtens deze verordening.

Artikel 34 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking in het elektronisch gemeenteblad.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening 2023.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 20 oktober 2022.

De griffier,

De voorzitter,