Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Land van Cuijk 2022

De raad van de gemeente Land van Cuijk;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 14 juni 2022;

gelet op de Aanbestedingswet, Europese wet- en regelgeving, Burgerlijk Wetboek, Gemeentewet;

besluit:

het Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Land van Cuijk 2022 vast te stellen.

Inleiding

De inwoners van de gemeente Land van Cuijk willen een betrouwbare en flexibele overheid met een kwalitatief goede dienstverlening. Om dit te bereiken wordt gestuurd op een organisatie die klantgericht is met oog voor de relatie tussen de burger en gemeente.

Inkoop is een belangrijk middel om de gemeentelijke doelstellingen te realiseren. Het levert een belangrijke bijdrage aan de doelstellingen voor de gemeente door bijvoorbeeld duurzaam in te kopen, stellen van Social Return, het realiseren van kostenbesparingen en het stimuleren van het MKB en lokale en regionale economie. Om deze bijdrage te realiseren is het inkoopbeleid opgesteld. Het beleid biedt het kader waarbinnen de gemeente gemeentelijke gelden doelmatig, rechtmatig en integer kan besteden en snel in kan spelen op maatschappelijke ontwikkelingen.

Het beleid betekent onder meer dat de gemeente op een effectieve wijze inkoopt. Hierbij is de prijs niet (altijd) doorslaggevend, maar streeft de gemeente naar een optimale prijs-kwaliteitverhouding. De gemeente nodigt ondernemers uit om, op basis van marktwerking met ruimte voor het inzicht en de efficiëntie van de markt, integrale oplossingen aan te bieden.

Dit beleidsdocument maakt het inkoopproces transparant. Het schetst de doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen inkoop in de gemeente plaatsvindt. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Het document haakt hierbij, zoveel als mogelijk, aan op landelijk beleid op het gebied van inkoop en aanbesteden.

Het inkoopbeleid is opgebouwd uit:

• 1. Juridische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3)

• 2. Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4)

• 3. Economische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de markt en ondernemers? (zie verder hoofdstuk 5)

• 4. Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de gemeente in? (zie verder hoofdstuk 6)

1. Definities

In dit inkoopbeleid wordt verstaan onder:

Aanbestedingswet:	Aanbestedingswet 2012. Wet van 22 juni 2016 betreffende de regels omtrent aanbestedingen.
Contractant	De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente.
Diensten	Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Gemeente	Daar waar staat ‘de gemeente’ wordt bedoeld, de gemeente Land van Cuijk.
Inkoop	(Rechts)handelingen van de gemeente gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.
Leveringen	Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Offerte	Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag	Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de (gewijzigde) Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU, 2014/24/EU en 2014/25/EU.
Opdracht	Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel voor werken, leveringen of diensten of een raamovereenkomst
Ondernemer	Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
Werken	Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

2. Gemeentelijke doelstellingen

De gemeente wil met dit inkoopbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

• a. Doelmatig en rechtmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed

• De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoopbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en het verlagen van de inzet van gemeentelijke middelen staat centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

• b. Maatschappelijke verantwoord inkopen (duurzaam, sociaal en met oog voor het MKB)

• Naast de financiële aspecten van inkoop wordt er daar waar mogelijk ook rekening gehouden met de maatschappelijke gevolgen, zoals mens en milieu. Het stellen van duurzaamheids- en/of sociale criteria (social return) binnen inkooptrajecten zijn middelen om hier invulling aan te geven.

• c. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn

• Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en het streven naar wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

• d. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding

• Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten betrekt de gemeente interne en andere (externe) gemeentelijke kosten in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol.

• e. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de gemeente

• Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

• f. De gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel ondernemers als zichzelf voorop

• Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet zal de gemeente hiertoe zoveel mogelijk digitaal Inkopen (en aanbesteden). De gemeente maakt daarnaast waar mogelijk gebruik van de Uniforme Eigen verklaring Aanbesteden. Het UEA is een eigen verklaring over de financiële toestand, de vakbekwaamheden en de geschiktheid van ondernemingen voor een aanbestedingsprocedure. Inschrijvers hoeven dan niet het volledige bewijsmateriaal bij inschrijving te verstrekken, wat de administratieve lasten verlicht.

• g. De gemeente als stimulator

• De gemeente vindt zijn voorbeeldbeeldfunctie als stimulator belangrijk. Hiermee wordt bedoeld het stimuleren van de lokale / regionale economie, het bevorderen van de samenwerking met partnerorganisaties (zoals het gemeentelijke SW-bedrijf), het stimuleren van deelname van inwoners van de gemeente aan de arbeidsmarkt c.q. arbeidsparticipatie (via social return) en het stimuleren van marktwerking maar het voorkomen van afhankelijkheid van ondernemers.

Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoopbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

3. Juridische uitgangspunten

3.1 Algemeen juridisch kader

• a. De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.

• Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

  • Aanbestedingswet: dit wettelijke kader implementeert de ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’. Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

  • Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie.

  • Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

  • Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.

  • Jurisprudentie: jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie, het Europese Gerecht van eerste Aanleg, de Nederlandse Hoge Raad, de gerechtshoven, de rechtbanken en de Raad van Arbitrage voor de Bouw.

3.2 Uniforme documenten

De gemeente hanteert uniforme documenten, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn. De gemeente past bij de betreffende inkoop in ieder geval toe:

• Aanbestedingsreglement werken (ARW, meest actuele versie) bij werken of aan werken gerelateerde leveringen en diensten;

• Uniforme klachtenregeling (zie artikel 6.3);

• Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente, bestaande uit de meest actuele versie van:

  • Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten;

  • De Nieuwe Regeling (DNR) met aanvullende voorwaarden;

  • Algemene Inkoopvoorwaarden voor Accountancy;

  • Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT);

  • UAV /UAV-Gc.

• Gids Proportionaliteit. In de Gids Proportionaliteit worden adviezen en voorschriften gegeven voor het gehele inkoopproces, van voorfase tot aan contractvoorwaarden, dus bijvoorbeeld over keuze procedure, geschiktheidseisen en zekerheidsstelling.

3.3 Algemene beginselen bij inkoop

• a. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

• De gemeente neemt bij al haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het proportionaliteitsbeginsel, gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel

• b. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

• De gemeente neemt naast bovengenoemde beginselen, bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de Europese drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de Europese drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang, de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

  • Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

  • Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit is niet toegestaan.

  • Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

  • Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

  • Wederzijdse erkenning: Diensten en leveringen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente.

3.4 Mandaat en volmacht

De gemeente koopt in met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente Land van Cuijk.

4. Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit

• a. De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop

• De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes ‘Gedragscode integriteit Land van Cuijk’ en ‘Regeling ambtseed, ambtsbelofte en Integriteitverklaring, en ‘Gedragscode politieke ambtsdragers gemeente Land van Cuijk. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• b. De gemeente contracteert enkel integere ondernemers

• De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

• Tevens zal de gemeente Land van Cuijk, indien gewenst, het landelijk bureau Bureau Bibob van het ministerie van Justitie en Veiligheid een Bibob advies vragen wanneer hij twijfelt aan de integriteit van een gegadigde of inschrijver. Hier wordt aangesloten bij het vigerende Bibob beleid van de gemeente Land van Cuijk.

4.2 Duurzaam / circulair inkopen

• a. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

• Bij Inkopen neemt de Gemeente, vanuit haar voorbeeldfunctie, sociale, ecologische en economische aspecten in acht. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de Gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. De Gemeente stimuleert de integratie van sociale, ecologische en economische aspecten bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen. Hierbij sluit inkoop zoveel mogelijk aan bij het vigerend duurzaamheidsbeleid gemeente Land van Cuijk.

• b. Bij inkopen neemt de gemeente milieuaspecten in acht

• De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De gemeente streeft er naar om zo veel mogelijk duurzaam en/of circulair in te kopen en past minimaal de vastgestelde criteria toe of motiveert wanneer deze niet kunnen worden meegenomen. Duurzaam / circulair inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

  • Bij inkooptrajecten wordt een inkoopstrategie opgesteld waarin mogelijke duurzame / circulaire oplossingen in worden onderzocht. Hierbij wordt daar waar mogelijk verder gekeken dan de duurzaamheidscriteria opgesteld door PIANOo.

  • De gemeente kiest ervoor om zo veel mogelijk digitaal in te kopen.

  • De meest actuele versie van de duurzaamheidsparagraaf, het gemeentelijke duurzaamheidsbeleid en uitvoeringsprogramma in acht te nemen.

  • Met betrekking tot sloopwerkzaamheden hanteert de gemeente het certificaat circulair slopen, te weten BRL SVMS-007

• Met betrekking tot een aantal ‘productgroepen’ zijn landelijk zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld die worden gepubliceerd door PIANOo.

• c. Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats

• Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return. De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten en doelgroepen met een achterstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die, voor zover bekend, onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

• De gemeente sluit hierbij aan op het social return beleid in de regio Noordoost-Brabant en de meest actuele versie van de kadernotitie social return.

4.3 Innovatie

De gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product.

5. Economische uitgangspunten

5.1 Product- en marktanalyse

• a. Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

• De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a. De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.

• De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop, waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en). Wel moet (Europese) wet- en regelgeving worden nageleefd.

• b. De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

• Gedurende de contractperiode kan bij beide partijen afhankelijkheid ontstaan door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

5.3 Lokale/regionale economie en MKB

• a. De gemeente heeft oog voor de lokale/regionale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.

• In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale/regionale economie en lokale/regionale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Lokaal inkopen kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.

• b. De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

• Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

5.4 Samenwerkingsverbanden

De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen organisatiebreed worden ingezet.

5.5 Bepalen van de inkoopprocedure

De gemeente zal per inkoop bepalen welke inkoopprocedure zij zal doorlopen. De te doorlopen inkoopprocedure wordt met behulp van de voorschriften uit de Gids Proportionaliteit (met name hoofdstuk 3.4) onderbouwd in de op te stellen inkoopstrategie. Een juist gebruik van de inkoopstrategie leidt er ondermeer toe dat er bewuste keuzes worden gemaakt en dat wordt voldaan aan de motiveringsverplichtingen die vanuit de aanbestedingsregels op de gemeente rusten. De zwaarte van de motivering is mede afhankelijk van de omvang en complexiteit van de inkoop. De inkoopstrategie wordt schriftelijk door de inkopende organisatie vastgesteld.

De gemeente hanteert drempelbedragen waaronder geen inkoopstrategie hoeft te worden opgesteld. Het hanteren van deze drempel vermindert de administratieve lasten voor de gemeente en verbetert de kansen op opdrachten voor het MKB.

De Gemeente zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit – de meest passende procedure bepalen. Boven de Europese Drempelbedragen wordt een keuze gemaakt uit de Europese aanbestedingsprocedures die voorhanden zijn.

5.6 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers krijgen een eerlijke kans om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6. Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkooporganisatie

De concerninkoper heeft de regie op (de lopende) inkooptrajecten. Vanuit zijn centrale positie zal hij de autonome teams aansturen en begeleiden voor wat betreft inkoop. Vanuit deze rol is hij er voornamelijk op gericht het inkoopbeleid en de inkoopstrategie door te ontwikkelen en de professionaliteit en synergie uit te bouwen. Hij ondersteunt de organisatie actief en adviseert op basis van zijn expertise om bepaalde inkoopactiviteiten centraal, decentraal of in teams uit te voeren (bv. Europese aanbestedingen en raamcontracten).

Hij zal daarnaast verantwoordelijk zijn voor het te creëren draagvlak en het aansturen van de inkoopprocessen. Een klein team van inkopers en contractbeheerders zorgt voor ondersteuning .

Vanuit de autonome teams zullen een aantal collega’s belast worden met inkoop. Dit zijn de zogeheten teaminkopers. Zij zullen nauw worden betrokken bij de verdere uitwerking, mede gelet op het verkrijgen van het noodzakelijke draagvlak.

Deze aanpak wordt mede ingegeven door de wijze waarop inkoop in het functiehandboek opgezet is. Daarmee is vanuit directie legitimatie gegeven over de wijze van dit organisatiemodel.

Door de organisatie op bovenstaande wijze in te richten is gemeente Land van Cuijk in staat een groot gedeelte van de inkooptrajecten zelfstandig uit te voeren.

Daarnaast zijn met deze aanpak nog een aantal voordelen die behaald worden, te weten:

• Schaalgrootte

• Synergie in de inkoopfunctie

• Medewerkers waarderen vrijheid die gegeven wordt

• Snelle beslissingen mogelijk voor spoedorders

• Consistent imago naar derden

• Lerende organisatie

Het voornoemde model is bij uitstek geschikt voor de gemeente Land van Cuijk, die te klein is voor een centrale inkoopafdeling, maar te groot om geheel decentraal in te kopen.

6.2 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

stap	fase inkoopproces	toelichting
1	Voortraject	Bepalen van de inkoopbehoefte Onderzoek naar de aanwezigheid van een bestaande raamovereenkomst Bepalen waarde van de opdracht of raamovereenkomst Aanmaken inkoopdossier Opstellen inkoopstrategie
2	Specificeren	Opstellen offerteaanvraag Opstellen overige aanbestedingsdocumenten
3	Selecteren	Eventuele voorselectie geïnteresseerde ondernemers Bekendmaking opdracht via verzenden van de offerteaanvraag, de website en/of TenderNed Offertes evalueren Gunning aan winnende ondernemer Informeren afgewezen ondernemers
4	Contracteren	Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) contractant Registreren getekende overeenkomst Opmaken inkoopdossier en ter archivering aanbieden
5	Bestellen	Uitvoeren van de opdracht Eventueel met het doen van bestellingen
6	Bewaken	Bewaking budget en check op facturen Overleg met en controle op de opdrachtnemer
7	Nazorg	Evaluatie inkoopproces

6.3 Verantwoordelijken

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoopbeleid.

6.4 Klachtenregeling

De gemeente stelt geen eigen klachtenmeldpunt in, maar zet zich proactief in voor overleg met ondernemers aangaande de betreffende inkoop- en aanbestedingstrajecten. Indien een ondernemer bezwaar heeft tegen (een onderdeel van) een aanbestedingsprocedure dient hij dit bezwaar voor te leggen aan de gemeente zodat hij de mogelijkheid heeft dit bezwaar zo nodig weg te nemen. Mocht de ondernemer menen dat de gemeente het bezwaar niet voldoende heeft weggenomen waardoor de ondernemer een klacht wil indienen, dan kan de ondernemer zich wenden tot de Commissie van Aanbestedingsexperts. De klachtenprocedure staat nader uitgewerkt op de website van de Commissie van Aanbestedingsexperts. In elke aanbestedingsprocedure zal een verwijzing worden gemaakt naar deze procedure.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Land van Cuijk in zijn openbare vergadering van 29 september 2022.

De griffier,

Richard van der Weegen

De voorzitter,

Wim Hillenaar