Reglement van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Edam-Volendam voor de orde van zijn vergaderingen en andere werkzaamheden (Reglement van orde college van burgemeester en wethouders Edam-Volendam)

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Edam-Volendam;

gelet op de artikelen 52 en 170 van de Gemeentewet;

B E S L U I T:

vast te stellen het volgende Reglement van orde college van burgemeester en wethouders Edam-Volendam.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de wethouders.

• 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week, op dinsdag van 9.00 tot 14.00 uur, en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2. Als een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3. De vergaderingen worden als regel in het Stadskantoor gehouden.

Artikel 3 De voorzitter en randvoorwaarden voor integer bestuur

• 1. De voorzitter leidt de vergadering en draagt zorg voor de naleving van de relevante wettelijke bepalingen en dit reglement.

• 2. Onverminderd artikel 170, tweede lid, Gemeentewet bevordert de voorzitter de bestuurlijke integriteit en creëert de randvoorwaarden voor integer bestuur. De voorzitter ziet bij de besluitvorming toe op het voorkomen van:

  • a. ongewenst nevenfuncties van de collegeleden;

  • b. bewuste en onbewuste belangenverstrengeling.

Artikel 4 Verhindering

• 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, en aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 5 Agenda

• 1. De secretaris stelt een digitale agenda met bespreekpunten en bijbehorende documenten beschikbaar voor de leden van het college. In de regelt gebeurt dit op donderdag voor een vergadering op de dinsdag erna. In beginsel voegt de secretaris geen agendapunten toe na vrijdagochtend 11 uur. De leden van het college kunnen de volledige verzameling vergaderstukken raadplegen met het vergaderprogramma iBabs.

• 2. Een portefeuillehouder kan onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, maar waarvan door de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk 24 uur voor de vergadering aanmelden bij de secretaris. Zodra een agendapunt is toegevoegd in iBabs, meldt de secretaris deze toevoeging aan de collegeleden via e-mailbericht of op andere wijze.

• 3. Het college bespreekt de voorstellen in de regel in de volgorde van de agenda.

Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 7 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 8 Besluitvorming, besluiten buiten vergadering en quorum

• 1. Het college besluit over de aan hen uitgebrachte adviezen van de organisatie. Als een collegelid daarbij geconfronteerd wordt met dilemma’s op het gebied van integriteit, stelt diegene dat aan de orde in de collegevergadering.

• 2. Het college besluit bij overeenstemming en na gesprek. Bij uitzondering wordt besloten bij meerderheid.

• 3. Elk collegelid kan vóór een vergadering in iBabs:

  • a. aangeven akkoord te zijn met een voorstel;

  • b. vragen en opmerkingen over het voorstel geven en daarmee aangeven het voorstel te willen bespreken.

• 4. Als alle leden van het college vóór een vergadering akkoord zijn met een ambtelijk advies, wordt het besluit opgevoerd op een ‘akkoordlijst’. Een akkoordverklaring wordt in de regel in iBabs (digitaal) gegeven.

• 5. Een akkoordstuk krijgt als besluitdatum de datum van de vergadering waarop het voorstel is geagendeerd.

• 6. Als het voorstel niet geagendeerd is voor een collegevergadering, of de vereiste spoed zich daartegen verzet, geldt als besluitdatum de datum waarop het laatste collegelid zich akkoord heeft verklaard.

• 7. Als het vereiste quorum niet aanwezig is, kan het college toch vergaderen, met dien verstande dat:

  • a. het afwezige collegelid uiterlijk twee dagen voor de vergadering in het vergaderprogramma iBabs bij elk agendapunt een akkoordverklaring afgeeft of aangeeft het agendapunt te willen verplaatsen;

  • b. als besluitvorming bij consensus niet mogelijk lijkt, deze agendapunten worden verplaatst naar een reguliere vergadering.

• 8. De akkoordlijst en de besluitenlijst, als bedoeld in artikel 10, worden samengevoegd tot één besluitenlijst.

Artikel 9 Stemmingen

• 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

• 4. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 10 Besluitenlijst

• 1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst en de besluitenlijst van de vergadering.

• 2. De besluitenlijst bevat ten minste:

  • a. de namen van de afwezige leden;

  • b. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • c. een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.

Artikel 11 Openbare vergadering

• 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 12 Intrekking oude regeling, inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Edam-Volendam 2016 wordt ingetrokken.

• 2. Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekendgemaakt.

• 3. Dit besluit wordt aangehaald als: Reglement van orde college van burgemeester en wethouders Edam-Volendam.

Aldus vastgesteld in de collegevergadering van 25 oktober 2022,

het college van burgemeester en wethouders van Edam-Volendam,

de secretaris,

H. van der Woude.

de burgemeester,

L.J. Sievers.

Toelichting

Algemeen

Artikel 52 Gemeentewet schrijft voor dat het college een reglement van orde vaststelt voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden. Onder werkzaamheden wordt onder andere verstaan de bekendmaking van besluiten en de onderlinge vervanging tussen de wethouders. Dit blijkt uit de memorie van toelichting bij de Gemeentewet (1994).

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden. Daarbij draagt het college als geheel de verantwoordelijkheid voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).

De burgemeester wordt vervangen door een locoburgemeester. Dat is een aangewezen wethouders (eerste loco, tweede loco et cetera). De secretaris wordt doorgaans vervangen door een aangewezen afdelingshoofd die dan optreedt als locosecretaris.

Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Hier zou ook bepaald kunnen worden dat voor de extra vergadering de stukken per e-mail worden verzonden.

De vergaderingen worden gehouden in de B&W-kamer of in de kamer van de burgemeester in het Stadskantoor in Volendam (derde lid).

Artikel 3. De voorzitter

Dit artikel bepaalt dat de burgemeester de collegevergadering leidt. Hij heeft een zorgplicht voor een collegiaal bestuur door het college en kan in dat verband ook zelf onderwerpen agenderen. Dit volgt uit artikel 53a Gemeentewet.

De burgemeester bevordert de integriteit van de gemeente. Dit staat in artikel 170 Gemeentewet. Hiertoe heeft de gemeenteraad onder andere op 4 januari 2016 de Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders Edam-Volendam vastgesteld. In het reglement van orde komt de essentie daaruit terug in artikel 3 en artikel 8.

Artikel 4. Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt ( artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 5. Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt plaats in dit reglement. Daarnaast kunnen deze taken zijn uitgewerkt in een organisatiebesluit waarin de instructie voor de gemeentesecretaris geïntegreerd is opgenomen, dan wel in een aparte instructie voor de gemeentesecretaris.

Het eerste lid geeft aan dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. Hoofdregel is dat alleen de secretaris voorstellen agendeert voor de collegeagenda. In verband met het bevorderen van de eenheid van het collegebeleid kan ook de burgemeester een voorstel agenderen of een eigen voorstel inbrengen op een al geagendeerd agendapunt (artikel 53a, tweede en derde lid, Gemeentewet).

In het tweede lid wordt aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

Aan elk collegelid zijn bepaalde aandachtsgebieden van het college toegewezen. Van die aandachtsgebieden is het betreffende collegelid de ‘portefeuillehouder’. Elk collegelid heeft met een portefeuillehoudersoverleg (wethoudersoverleg, ‘staf’) een periodiek overleg over de onderwerpen in zijn of haar portefeuille. De ambtelijke adviseurs bespreken dan hun voorstellen met de portefeuillehouder. Het doel is afstemmen en elkaar informeren voordat de secretaris een voorstel agendeert voor een collegevergadering.

Artikel 6. en 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

Artikel 57 en 55, eerste lid, Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 6 geeft de rol van de gemeentesecretaris weer.

Doorgaans vergadert het college zonder ambtelijke medewerkers of derden.

Artikel 8. Besluitvorming

Dit artikel beschrijft wat er gebeurt nadat de secretaris de agenda heeft verstuurd aan de collegeleden.

De eerste twee leden bepalen dat de leden van het college vergaderen over de ambtelijke adviezen. Eventuele integriteitsdilemma’s worden in de vergadering gemeld. Desgewenst kan een portefeuillehouder zich dan van besluitvorming of stemming onthouden. Het college neemt, als hoofdregel, een besluit bij consensus. Besluitvorming na stemming is nadrukkelijk een uitzondering. Als een besluit genomen wordt bij meerderheid, in plaats van bij consensus, kan het collegelid in het verslag laten opnemen dat hij of zij een afwijkende mening had dan het besluit van het college.

Vóór de geagendeerde vergadering (zoals bedoeld in artikel 2) kunnen de collegeleden al hun reactie op het voorstel al aangeven: akkoord of vragen en opmerkingen zodat het voorstel wordt bespreken. Dit volgt uit het derde lid.

Een akkoordverklaring wordt in beginsel digitaal, via het vergadersysteem iBabs doorgegeven. In voorkomende gevallen (spoed) kan deze ook op andere wijze worden geplaatst. Bijvoorbeeld via e-mail (vierde lid).

Een ‘akkoordstuk’ krijgt als besluitdatum de datum waarop het voorstel geagendeerd is (vijfde lid). Als het voorstel niet geagendeerd is door bijvoorbeeld spoedbesluitvorming tijdens het zomerreces geldt als besluitdatum de datum waarop het laatste collegelid heeft ondertekend (‘geparafeerd’). In zo’n situatie kan het bovendien voorkomen dat niet alle collegeleden beschikbaar zijn. Dan geldt het normale quorumvereiste uit artikel 56 Gemeentewet. Dit volgt uit het zesde lid. Hoewel collegiale besluitvorming het uitgangspunt is, volgt uit jurisprudentie dat een bepaling dat het college geacht wordt een (parafen)besluit te hebben genomen zodra de meerderheid heeft geparafeerd zonder dat de overige wethouders (collegeleden) het stuk hebben gezien, op zichzelf wel mogelijk, zie de uitspraken van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 16 juli 2003, ECLI:NL:RVS:2003:AH9850, 21 maart 2007, ECLI:NL:RVS:2007:BA1181 en 18 februari 2015, ECLI:NL:RVS:2015:421.

Als het vereiste quorum er niet is, bepaalt het zevende lid in welke gevallen er toch besloten mag worden.

Het achtste lid tenslotte bepaalt dat de besluitenlijst, als bedoeld in artikel 10, bestaat uit de akkoordlijst en de genomen besluiten tijdens vergadering. In de praktijk worden de akkoordstukken vóór de vergadering onderaan de agenda gezet zodat de bespreekstukken dan bovenaan staan. Dit tezamen levert de besluitenlijst op.

Artikel 9. Stemmingen

Artikel 56 Gemeentewet bevat een regeling over zowel het vergader- als het besluitquorum. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen. Het in de wet opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is (artikel 56, eerste lid, Gemeentewet).

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Artikel 9 regelt daarom alleen het meest noodzakelijke. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.

Als gebruik wordt gemaakt van een zogenoemd parafenbesluit, een conceptbesluit dat door de leden van het college van parafen wordt voorzien waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd, is de (hierboven genoemde) uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van belang (16 juli 2003, ECLI:NL:RVS:2003:AH9850). Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn hetzij op grond van het reglement van orde hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen. Met artikel 8, leden zes en zeven, van dit reglement wordt aan deze vereisten voldaan. Zie ook de toelichting onder artikel 8.

Artikel 10. Besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. In Edam-Volendam wordt meestal niet gewerkt met een apart verslag. Alle aantekeningen worden doorgaans op de (concept)besluitenlijst gezet (zie hierna).

Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip ‘besluitenlijst’. Hierdoor is de bepaling over de verslaglegging aangepast. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst tot stand komt. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld.

Hoewel artikel 10 het alleen over ‘besluitenlijst’ heeft, bestaat deze in de praktijk uit drie versies.

• 1. Direct na de vergadering noteert de secretaris opmerkingen, instructies voor de ambtelijke organisaties en eventuele wijzigingen in het dictum van het besluit op een interne besluitenlijst. Hetgeen in de rondvraag ter sprake is geweest, wordt hierop ook zakelijk weergegeven. Oogmerk is instructie en toelichting voor de ambtelijke organisatie. Deze lijst is de basis voor de openbare besluitenlijst en is doorgaans de dag na de vergadering intern beschikbaar.

• 2. Parallel hieraan wordt de interne besluitenlijst – ontdaan van de instructies voor de organisatie, maar wel met de aanpassingen van het dictum – geredigeerd tot een concept-openbare besluitenlijst. Het college stelt deze lijst officieel vast in de eerstvolgende collegevergadering. De conceptlijst wordt daarmee de besluitenlijst. Dit proces heeft een louter administratieve en politieke functie. Er mag immers geen misverstand zijn over wat precies besloten is. In juridische zin zijn de betrokken besluiten al eerder vastgesteld en veelal al in werking getreden door bekendmaking ervan (bijvoorbeeld door de reeds verstuurde besluitbrief).

• 3. Tot slot kan het voorkomen dat het college ook nog een vertrouwelijke besluitenlijst vaststeltd. Hierop staan de besluiten waarvoor openbaarmaking ingevolge artikel 60, derde lid, Gemeentewet achterwege wordt gelaten. Intern heet dit de ‘B-lijst’.

De definitief vastgestelde besluitenlijst (‘de besluitenlijst’) wordt via iBabs toegezonden aan de griffie met ook een publicatie op de website www.edam-volendam.nl. Dat is de ‘in de gemeente gebruikelijke wijze’. De griffie stuurt de lijst vervolgens door naar de raadsleden.

Artikel 11. Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 11 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Als een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 12. Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.