Wijzigingsbesluit Mandaat- en volmachtbesluit Schiedam 2013

De burgemeester en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam, ieder voor zover het diens bevoegdheid betreft;

gelet op de artikel 11 van het Mandaat- en volmachtbesluit Schiedam 2013;

besluiten vast te stellen de volgende wijziging van het Mandaat- en volmachtbesluit Schiedam 2013:

Artikel I

Het Mandaat- en volmachtbesluit Schiedam 2013 wordt gewijzigd als volgt:

Artikel 1 Definities wordt als volgt gewijzigd en vernummerd:

Huidige tekst	Voorgestelde tekst
Artikel 1 Definities In dit besluit wordt verstaan onder: a. regiemanager: vervallen b. burgemeester: de burgemeester van Schiedam als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte c. directeur: de directeur als bedoeld in de Organisatieregeling Gemeente Schiedam 2018 of opvolgende regelingen d. college: het college van burgemeester en wethouders van Schiedam; e. directie: de directie zoals bedoeld in Organisatieregeling Gemeente Schiedam 2018 en opvolgende regelingen f. gemeente: de gemeente als publiekrechtelijk lichaam en de gemeente als privaatrechtelijke rechtspersoon; g. machtiging: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn h. mandaat: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester besluiten te nemen i. mandans of mandaatgever: degene die een mandaat verleent j. mandataris of gemandateerde: degene die een mandaat ontvangt k. opdrachtgever: degene die opdracht geeft om een bepaalde dienst te laten verlenen of om een bepaalde werk te laten uitvoeren l. plaatsvervanger: de functionaris die als organisatorisch plaatsvervanger is aangemerkt op de lijst “plaatsvervangers mandaten” in beheer door organisatie-eenheid Interne ondersteuning / JZ-bestuursondersteuning. m. procesmanager: de functionaris die een beschreven functie van procesmanager vervult n programmamanager: de functionaris die een beschreven functie van programmamanager vervult dan wel de persoon die is geplaatst op de functie zoals geregeld in de organisatieregeling Schiedam (p.m.) o. projectleider: de functionaris die een beschreven functie van projectleider vervult p. projectmanager: de functionaris die een beschreven functie van projectmanager vervult q. raad: de gemeenteraad van Schiedam; r. secretaris: de gemeentesecretaris van Schiedam/algemeen directeur s. teamleider: de teamleider zoals bedoeld in de Organisatieregeling Gemeente Schiedam 2018 of opvolgende organisatieregelingen t. teammanager: de functie van teammanager zoals is vastgesteld door het college bij besluit van 17 december 2013 alsmede de functie van teamleider zoals bedoeld in de Organisatieregeling Gemeente Schiedam 2018 of opvolgende organisatieregelingen u. volmacht: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.	Artikel 1 Definities In dit besluit wordt verstaan onder: a. adjunct-directeur: de adjunct-directeur Bedrijfsvoering zoals bedoeld in de Organisatieregeling van de gemeente Schiedam 2022 en opvolgende regelingen b. burgemeester: de burgemeester van Schiedam als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte c. directeur: vervallen d. college: het college van burgemeester en wethouders van Schiedam e. directie: de directie zoals bedoeld in de Organisatieregeling van de gemeente Schiedam 2022 en opvolgende regelingen f. gemeente: de gemeente als publiekrechtelijk lichaam en de gemeente als privaatrechtelijke rechtspersoon g. machtiging: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn h. manager: manager zoals bedoeld in de Organisatieregeling van de gemeente Schiedam 2022 en opvolgende regelingen i. mandaat: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester besluiten te nemen j. mandans of mandaatgever: degene die een mandaat verleent k. mandataris of gemandateerde: degene die een mandaat ontvangt l. opdrachtgever: degene die opdracht geeft om een bepaalde dienst te laten verlenen of om een bepaalde werk te laten uitvoeren m. plaatsvervanger: de functionaris die als organisatorisch plaatsvervanger is aangemerkt op de lijst “plaatsvervangers mandaten” in beheer door organisatie-eenheid Interne ondersteuning / JZ-bestuursondersteuning n. procesmanager: de functionaris die een beschreven functie van procesmanager vervult o. programmamanager: de functionaris die een beschreven functie van programmamanager vervult p. projectleider: de functionaris die een beschreven functie van projectleider vervult q. projectmanager: de functionaris die een beschreven functie van projectmanager vervult r. raad: de gemeenteraad van Schiedam s. secretaris: de gemeentesecretaris van Schiedam/algemeen directeur t. teamleider: de teamleider zoals bedoeld in de Organisatieregeling van de gemeente Schiedam 2022 en opvolgende organisatieregelingen u. volmacht: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.
Toelichting op de wijziging
Om de functies zoals vermeld in artikel 1 overeen te laten komen met de nieuwe Organisatieregeling van de gemeente Schiedam 2022, dient dit artikel te worden aangevuld met de functie adjunct-directeur en manager. De functies directeur en teammanagers zijn conform de nieuwe Organisatieregeling van de gemeente Schiedam 2022 komen te vervallen respectievelijk van naam gewijzigd.

Artikel 5 Beperkingen uitoefenen mandaten en instructies wordt gewijzigd als volgt:

Huidige tekst	Voorgestelde tekst
5.1 Financiële beperkingen a. Alle bevoegdheden worden uitgeoefend met inachtneming van de Regeling financieel beheer gemeente Schiedam 2013, de Financiële verordening 2009, het Treasurystatuut 2011, de Leidraad inhuren externe deskundigheid 2010, het Inkoopbeleid en de Algemene subsidieverordening gemeente Schiedam 2017 (ASV 2017) dan wel de opvolgers van de genoemde regelingen; b. Voor de uitoefening van de mandaatbevoegdheden geldt dat binnen de kaders en bedragen van de (meerjaren)begroting en de te beheren budgetten dient te worden gebleven; c. Financiële verplichtingen voor goederen, diensten en werken mogen worden aangegaan voor zover passend binnen de bovengenoemde regelingen en voor zover men budgethouder is voor de betreffende verplichting. Het voorgaande geldt eveneens voor het nemen van investeringsbeslissingen; d. Voor het aangaan van financiële verplichtingen gelden naast het elders in deze regeling gestelde de volgende financiële plafonds (excl. BTW): voor de directie € 1.000.000,- voor teamleiders/teammanagers € 250.000,-, voor programmamanagers € 250.000,-, voor de concerncontroller € 250.000,- en voor projectleiders en procesmanagers € 75.000,-. Verplichtingen worden door genoemde functionarissen niet aangegaan als het bedrag gelijk aan of hoger is dan de genoemde plafondbedragen; e. Een mandaat voor besluiten over subsidies mag slechts worden uitgeoefend door de budgethouder; f. De elders in dit artikel geregeld beperkingen zijn van overeenkomstige toepassing.	5.1 Financiële beperkingen a. Alle bevoegdheden worden uitgeoefend met inachtneming van de Regeling financieel beheer gemeente Schiedam 2013, de Financiële verordening 2009, het Treasurystatuut 2011, de Leidraad inhuren externe deskundigheid 2010, het Inkoopbeleid en de Algemene subsidieverordening gemeente Schiedam 2017 (ASV 2017) dan wel de opvolgers van de genoemde regelingen; b. Voor de uitoefening van de mandaatbevoegdheden geldt dat binnen de kaders en bedragen van de (meerjaren)begroting en de te beheren budgetten dient te worden gebleven; c. Financiële verplichtingen voor goederen, diensten en werken mogen worden aangegaan voor zover passend binnen de bovengenoemde regelingen en voor zover men budgethouder is voor de betreffende verplichting. Het voorgaande geldt eveneens voor het nemen van investeringsbeslissingen; d. Voor het aangaan van financiële verplichtingen gelden naast het elders in deze regeling gestelde de volgende financiële plafonds (excl. BTW): voor de secretaris/algemeen directeur € 1.000.000,-, voor de adjunct-directeur €650.000,-, voor managers/teamleiders € 250.000,-, voor programmamanagers € 250.000,-, en voor projectleiders en procesmanagers € 75.000,-. Verplichtingen worden door genoemde functionarissen niet aangegaan als het bedrag gelijk aan of hoger is dan de genoemde plafondbedragen; e. Een mandaat voor besluiten over subsidies mag slechts worden uitgeoefend door de budgethouder; f. De elders in dit artikel geregeld beperkingen zijn van overeenkomstige toepassing.
Toelichting op de wijziging
Toevoeging van de functie adjunct-directeur en het bij behorende financieel mandaat en wijziging van de functienaam teammanager naar manager. Met de gewijzigde opsomming “managers/teamleider” wordt uitdrukking gegeven aan de hiërarchische verhouding tussen die functionarissen zoals deze is vastgelegd in de nieuwe Organisatieregeling van gemeente Schiedam 2022.

Artikel II

Bijlage 1 bij het Mandaat- machtiging en volmachtbesluit Schiedam 2013 wordt gewijzigd als volgt:

LIJST MET VERVANGERS VOOR HET UITOEFENEN VAN DE MANDAATBEVOEGDHEID IN GEVAL VAN AFWEZIGHEID

Huidige tekst	Voorgestelde tekst
Artikel 1 Vervanging gemeentesecretaris De gemeentesecretaris wordt vervangen conform bijlage A. (Thans geldende Besluit aanwijzing loco-secretarissen gemeente Schiedam)	Artikel 1 Vervanging secretaris De secretaris wordt vervangen conform bijlage A. (Thans geldende Besluit aanwijzing loco-secretarissen gemeente Schiedam)
Toelichting op de wijziging
Tekstuele wijziging om overeen te komen aan de begrippenlijst in artikel 1 van het Mandaat- en Volmachtbesluit.

Huidige tekst	Voorgestelde tekst
Artikel 2 Vervangingsregeling Directie a. De directeuren vervangen elkaar onderling, dan wel worden vervangen door de gemeentesecretaris. b. De gemeentesecretaris is ten alle tijden bevoegd om de wijze van vervanging te wijzigen.	Artikel 2 Vervangingsregeling Directie a. De algemeen directeur wordt vervangen door de adjunct-directeur Bedrijfsvoering. b. De adjunct-directeur Bedrijfsvoering wordt vervangen conform bijlage B. (Thans geldende Besluit aanwijzing vervanging adjunct-directeur Bedrijfsvoering)
Toelichting op de wijziging
Het is gewenst dat de algemeen directeur en de adjunct-directeur elkaar vervangen. In de bijlage werd alleen gesproken over de ‘directeuren’, door de uitbreiding van ‘algemeen’ en ‘adjunct’ is dit nu specifieker beschreven. Omdat in organisatieregeling een duidelijkere knip is gemaakt tussen de taken en bevoegdheden van de gemeentesecretaris en de algemeen directeur, is ook dit artikel daaraan aangepast. Daarmee wordt het verschil tussen taken en bevoegdheden van de vervangers ook duidelijker.

Huidige tekst	Voorgestelde tekst
Artikel 4 Vervangingsregeling teamleiders en teammanagers a. Teamleiders en teammanagers vervangen elkaar bij afwezigheid of ontstentenis, ongeacht het organisatieonderdeel. b. De gemeentesecretaris is ten alle tijden bevoegd om de vervangingsregeling zoals geregeld in dit artikel te wijzigen.	Artikel 4 Vervangingsregeling managers en teamleiders a. Managers en teamleiders vervangen elkaar bij afwezigheid of ontstentenis, ongeacht het organisatieonderdeel. b. De secretaris is te alle tijde bevoegd om de vervangingsregeling zoals geregeld in dit artikel te wijzigen.
Toelichting op de wijziging
Wijziging in verband met de wijziging van de functienaam teammanager naar manager conform de Organisatieregeling gemeente Schiedam 2022

Artikel III

De ‘TOELICHTING OP ARTIKEL 5 LID 1 SUB D VAN HET MANDAAT- MACHTIGING EN VOLMACHTBESLUIT SCHIEDAM 2013’ wijzigt als volgt:

Huidige tekst	Voorgestelde tekst
Inleiding In artikel 5, eerste lid onder d van het Mandaatbesluit is geregeld dat teamleiders/-managers en de directie financiële verplichtingen kunnen aangaan. Op dit moment beschikken de teamleiders/-managers over een financieel mandaat van € 250.000,-. Het financieel mandaat voor de directie bedraagt € 1.000.000,-. Na het vaststellen van deze financiële mandaten is de vraag ontstaan of samengestelde betalingen die het financiële mandaat overstijgen nog wel in mandaat uitgevoerd kunnen worden of dat het college hier aan zet is. Deze vraag doet zich met name voor bij het uitbetalen van de salarissen. Uitbetaling salarissen a. Juridisch gezien is het overmaken van salarissen voor iedere medewerker een handeling op zichzelf. Dat het de salarissen door middel van één handeling worden overgemaakt doet daar niets aan af. Voor zover het salarisbedrag van de individuele medewerker het financiële mandaat niet overschrijdt en dus in mandaat betaalt zou kunnen worden, kan voor het samengestelde bedrag een betalingsopdracht worden verstrekt binnen het ambtelijke apparaat. b. Verder is het zo dat met de aanstelling van de ambtenaarof met het aangaan van de arbeidsovereenkomst met een werknemer de verplichting tot betaling is ontstaan. Het doen van de betaling is daarmee formeel geen (financiële) rechtshandeling, maar een feitelijke handeling. Het doen van dergelijke feitelijke handelingen is eveneens gemandateerd aan de directie en teamleiders (nummer 4.11 van het Mandaatregister). Ook hier bestaan dus geen bezwaren tot het ambtelijk geven van een opdracht tot een samengestelde betaling. Uitbetaling van uitkeringen W&I a. Voor het doen van de uitkeringen geldt hetzelfde als onder nummer 1 is weergeven. In principe wordt steeds opnieuw uitkering uitbetaald. Het financiële mandaat dient dus toereikend te zijn voor dit ene bedrag. Voor het doen van de samengestelde betaling is dus niet opnieuw een financieel mandaat nodig, omdat het hier geen (financiële) rechtshandeling betreft. b. Net als bij het betalen van een salaris is het recht op uitkering (en daarmee de uitbetaling) reeds vastgesteld bij het besluit om een uitkering toe te kennen. Het vervolgens betaalbaar stellen van de uitkering is in die zin dan ook geen (financiële) rechtshandeling, maar een feitelijke handeling. Het doen van dergelijke feitelijke handelingen is eveneens gemandateerd aan de directie, regiemanagers en teamleiders (nummer 4.11 van het Mandaatregister).	Inleiding In artikel 5, eerste lid onder d van het Mandaatbesluit is geregeld dat managers, teamleiders en de directie financiële verplichtingen kunnen aangaan. Op dit moment beschikken de managers en teamleiders over een financieel mandaat van € 250.000,-. Het financieel mandaat voor de secretaris/algemeen directeur bedraagt €1.000.000,- en voor de adjunct-directeur €650.000,-.Het vorenstaande betekent dat als de directie - zijnde de algemeen directeur en de adjunct-directeur- in gezamenlijkheid een besluit neemt, dat het financieel mandaat voor de directie ten aanzien van dat gezamenlijke besluit€1.000.000,- bedraagt. Na het vaststellen van deze financiële mandaten is de vraag ontstaan of samengestelde betalingen die het financiële mandaat overstijgen nog wel in mandaat uitgevoerd kunnen worden of dat het college hier aan zet is. Deze vraag doet zich met name voor bij het uitbetalen van de salarissen. Uitbetaling salarissen a. Juridisch gezien is het overmaken van salarissen voor iedere medewerker een handeling op zichzelf. Dat het de salarissen door middel van één handeling worden overgemaakt doet daar niets aan af. Voor zover het salarisbedrag van de individuele medewerker het financiële mandaat niet overschrijdt en dus in mandaat betaalt zou kunnen worden, kan voor het samengestelde bedrag een betalingsopdracht worden verstrekt binnen het ambtelijke apparaat. b. Verder is het zo dat met het aangaan van de arbeidsovereenkomst met een werknemer de verplichting tot betaling is ontstaan. Het doen van de betaling is daarmee formeel geen (financiële) rechtshandeling, maar een feitelijke handeling. Het doen van dergelijke feitelijke handelingen is eveneens gemandateerd aan de algemeen directeur, adjunct-directeur, managers en teamleiders (nummer 4.11 van het Mandaatregister). Ook hier bestaan dus geen bezwaren tot het ambtelijk geven van een opdracht tot een samengestelde betaling. Uitbetaling van uitkeringen W&I a. Voor het doen van de uitkeringen geldt hetzelfde als onder nummer 1 is weergeven. In principe wordt steeds opnieuw uitkering uitbetaald. Het financiële mandaat dient dus toereikend te zijn voor dit ene bedrag. Voor het doen van de samengestelde betaling is dus niet opnieuw een financieel mandaat nodig, omdat het hier geen (financiële) rechtshandeling betreft. b. Net als bij het betalen van een salaris is het recht op uitkering (en daarmee de uitbetaling) reeds vastgesteld bij het besluit om een uitkering toe te kennen. Het vervolgens betaalbaar stellen van de uitkering is in die zin dan ook geen (financiële) rechtshandeling, maar een feitelijke handeling. Het doen van dergelijke feitelijke handelingen is eveneens gemandateerd aan de algemeen directeur, adjunct-directeur, managers en teamleiders (nummer 4.11 van het Mandaatregister).
Toelichting op de wijziging
Toevoeging van de functie adjunct-directeur en het daar bijbehorende financieel mandaat. Daarnaast is de functienaam teammanager gewijzigd in “manager” conform de Organisatieregeling gemeente Schiedam 2022. Omdat de functie “directeur” is komen te vervallen, de nieuwe functie “adjunct-directeur” aan die gewezen functie “directeur” niet gelijk is en de adjunct-directeur niet over eenzelfde financieel mandaat beschikt als de functionaris directeur beschikte, is i.p.v. het begrip “directie” de uitsplitsing “secretaris/algemeen directeur” en “adjunct-directeur” opgenomen.

Artikel IV

Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam in zijn vergadering van 14 juni 2022.

de secretaris,

S.J.J. Jacobs, l.s.

de burgemeester,

C.H.J. Lamers

Aldus vastgesteld door de burgemeester van Schiedam op 14 juni 2022.

de burgemeester

C.H.J. Lamers