Gemeenteblad 2022, 490160 | Overheid.nl > Officiële bekendmakingen

Datum publicatie	Organisatie	Jaargang en nummer	Rubriek
03-11-2022 09:00	Schiedam	Gemeenteblad 2022, 490160	ander besluit van algemene strekking

Organisatieregeling gemeente Schiedam 2022

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam,

Overwegende dat:

-
de gemeente Schiedam vanuit een nieuwe besturingsfilosofie gaat werken;
-
die gevolgen heeft voor de visie op control;
-
de introductie van de rol van Chief Information Officer;
-
het recent vastgesteld organogram van de gemeente Schiedam; en
-
het nieuwe strategisch beleid informatiebeveiliging en bescherming persoonsgegevens,

gelet op de artikelen 103, tweede lid en 160, eerste lid, aanhef en onder c van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de:

Organisatieregeling gemeente Schiedam 2022

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

adjunct-directeur Bedrijfsvoering	functionaris verantwoordelijk voor de eenheid bedrijfsvoering en functioneel verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de gehele organisatie;
algemeen directeur	functionaris eindverantwoordelijk voor de organisatie;
bedrijfsvoering	het geheel van ondersteunende processen van de organisatie;
college	het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam;
CIO	Chief Information Officer (CIO) is verantwoordelijk voor de specifieke taken die zijn vastgesteld in het ‘Strategisch beleid informatiebeveiliging en bescherming persoonsgegevens’ en aanverwante beleidsstukken;
directie	organisatie-eenheid, die verantwoordelijk is voor de leiding van de organisatie, bestaande uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de adjunct-directeur Bedrijfsvoering;
functioneel verantwoordelijk	Vanuit de vakinhoud verantwoordelijk voor het geven van richtlijnen en aanwijzingen aan de organisatie of organisatie-eenheden;
gemeentesecretaris	gemeentesecretaris als bedoeld in artikel 103 van de Gemeentewet;
griffie	het apparaat dat ambtelijke ondersteuning biedt aan de gemeenteraad en de door de raad ingestelde raadscommissies;
integraal management	een managementconcept dat is gebaseerd op het uitgangspunt dat de leidinggevende functionaris, binnen vastgestelde kaders, verantwoordelijk is voor het realiseren van de door het bestuur gestelde doelen met de ter beschikking gestelde mensen en middelen;
manager	functionaris verantwoordelijk voor een organisatie-eenheid;
organisatie	het totale ambtelijke apparaat dat ten dienste staat van het gemeentebestuur met uitzondering van de griffie;
organisatie-eenheid	een samenhangend geheel aan taken en verantwoordelijkheden binnen de organisatie;
teamleider	functionaris verantwoordelijk voor een deel van een organisatie- eenheid;
topstructuur	de opbouw van de organisatie van functionarissen met een hiërarchische of functionele verantwoordelijkheid.

Artikel 2. Hoofdkenmerken van de organisatie

1.
Het college is bestuurlijk verantwoordelijk voor de organisatie.
2.
Aan het hoofd van de organisatie staat de gemeentesecretaris/algemeen directeur. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de organisatie.
3.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur vormt samen met de adjunct-directeur Bedrijfsvoering de directie. Gezamenlijk geven zij sturing aan de organisatie.
4.
De topstructuur van de organisatie bestaat uit de volgende functionarissen:
- a.
  de gemeentesecretaris/algemeen directeur;
- b.
  de adjunct-directeur Bedrijfsvoering;
- c.
  de managers; en
- d.
  de teamleiders.
5.
De organisatie bestaat uit organisatie-eenheden. De indeling van de organisatie-eenheden is vastgesteld in bijlage 1: het organogram.
6.
Elke organisatie-eenheid stelt jaarlijks een plan op waarin de werkzaamheden worden beschreven, gericht op het behalen van de in de programmabegroting en andere documenten beschreven resultaten. De directie kan aanwijzingen geven voor het opstellen van de plannen en stelt de plannen vast.
7.
Een organisatie-eenheid staat onder verantwoordelijkheid van een manager. De organisatie-eenheid Directie staat onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur
8.
De directie kan besluiten om een deel van een organisatie-eenheid onder verantwoordelijkheid te plaatsen van een teamleider.

Artikel 3. Algemene bepalingen voor de sturing van de organisatie

1.
De organisatie functioneert als eenheid.
2.
De organisatie kenmerkt zich door de volgende principes:
- a.
  eenheid van beleid en bedrijfsvoering;
- b.
  centrale sturing;
- c.
  bevoegdheden zo laag mogelijk beleggen als verantwoord is
- d.
  een integraal begrotings- en verantwoordingsproces;
- e.
  resultaatgerichtheid;
- f.
  samenwerkingsgerichtheid;
- g.
  een transparante wijze van werken;
- h.
  een strategische oriëntatie; en
- i.
  integrale advisering aan directie en bestuur.

Hoofdstuk 2 De gemeentesecretaris

Artikel 4. Benoeming en ontslag

1.
Het college gaat de arbeidsovereenkomst aan, schorst en ontslaat de gemeentesecretaris conform artikel 102 van de Gemeentewet.
2.
Het college stelt de benoemingsprocedure vast.

Artikel 5. Vervanging gemeentesecretaris

1.
Bij afwezigheid wordt de gemeentesecretaris vervangen door de loco-gemeentesecretaris. Het college stelt de volgorde van vervanging door een loco-gemeentesecretaris bij besluit vast.
2.
Bij langdurige afwezigheid van de gemeentesecretaris treft het college een voorziening.

Artikel 6. Verantwoordelijkheden als gemeentesecretaris en adviseur van het college en de burgemeester

1.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de ondersteuning, informatievoorziening en advisering aan het college en de burgemeester.
2.
Onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester is de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor een goede voorbereiding en orde van de vergadering van het college.
3.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de administratie en verslaglegging van collegevergaderingen.
4.
De gemeentesecretaris bevordert een goed functioneren van het college.
5.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor het vastleggen van collegebesluiten in een besluitenlijst.
6.
De gemeentesecretaris ziet er op toe dat collegebesluiten tijdig en correct worden uitgevoerd.
7.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de procedurele afstemming met de griffie.
8.
De gemeentesecretaris en de directie overleggen in gezamenlijkheid elk half jaar met het college over de voortgang van de taken van de organisatie, zowel qua bestuur, beleid, als bedrijfsvoering.

Artikel 7. Relatie van de gemeentesecretaris tot burgemeester

1.
De gemeentesecretaris bevordert samen met de burgemeester en de griffier de afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat en de Griffie anderzijds.
2.
De gemeentesecretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van de samenwerking en afstemming van het functioneren van de bestuursorganen.
3.
De gemeentesecretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

Artikel 8. Relatie van de gemeentesecretaris tot raad

1.
De gemeentesecretaris draagt er gevraagd en ongevraagd zorg voor dat het college en de burgemeester in staat zijn tot de naleving van het “Protocol actieve informatievoorziening gemeente Schiedam”.
2.
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad op hun verzoek technische bijstand verkrijgen, zoals bepaald in de “Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning”.

Hoofdstuk 3 De directie

Artikel 9. Samenstelling directie

1.
De directie bestaat uit de algemeen directeur en de adjunct-directeur Bedrijfsvoering.
2.
De algemeen directeur staat aan het hoofd van de organisatie.
3.
De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie en geeft samen met de adjunct-directeur Bedrijfsvoering sturing aan de organisatie.

Artikel 10. Vergaderingen van de directie

1.
De directie vergadert periodiek over alle zaken die de directie aangaan.
2.
De directie besluit over alle aangelegenheden waartoe zij bevoegd is.
3.
Bij verschil van inzicht in de directie beslist de algemeen directeur.

Artikel 11. Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden van de directie

1.
De directie heeft binnen de door het college gegeven kaders, het geformuleerde en gevoerde beleid de verantwoordelijkheid voor:
- a.
  het mede formuleren van de strategische doelstellingen, het strategisch beleid en het bewaken van de uitvoering daarvan;
- b.
  het adviseren van het college over integrale strategische kwesties, politiek bestuurlijk gevoelige zaken en interventiemogelijkheden en het fungeren als klankbord;
- c.
  het proces van integrale bedrijfsvoering;
- d.
  het mede vertalen van het gemeentelijk strategisch beleid naar strategische beleidsuitgangspunten;
- e.
  het adviseren van het college over het gemeentelijk beleid en de beleidsvelden daarbinnen;
- f.
  het mede zorgdragen voor de ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van het gemeentelijk beleid;
- g.
  het voeren van de regie van organisatie-ontwikkelingstrajecten;
- h.
  het bevorderen van de interne communicatie en het uitdragen van de gewenste bedrijfscultuur;
- i.
  de samenhang alsmede een gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de organisatie;
- j.
  de kwaliteit van het management en de organisatie van de organisatie;
- k.
  het scheppen van voorwaarden waarbinnen de totale organisatie, de medezeggenschap goed kan functioneren;
2.
De directie maakt nadere afspraken over de verdeling van taken en verantwoordelijkheden op basis van programma’s, thema’s, projecten over de organisatie-eenheden.
3.
De directie verdeelt de hiërarchische verantwoordelijkheid van de directieleden voor de managers op basis van de afspraken uit het tweede lid.
4.
De directie stelt, met inachtneming van de wensen en bevoegdheden van het college, instructies voor de organisatie vast.
5.
De directie is verantwoordelijk voor het uitdragen, bevorderen en ontwikkelen van de sturingsprincipes als bedoeld in artikel 3, tweede lid.
6.
De directie en de gemeentesecretaris overleggen in gezamenlijkheid elk half jaar met het college over de voortgang van de taken van de organisatie, zowel qua bestuur, beleid, als bedrijfsvoering.
7.
De directie is bevoegd om binnen de door het college vastgestelde kaders de personele formatie van een of meer organisatie-eenheden te wijzigen als dit voor de uitvoering van de werkzaamheden van een organisatie-eenheid noodzakelijk is. De directie stelt de indeling in organisatie-eenheden vast.
8.
Bij wijziging binnen de hoofdstructuur van de organisatie - zoals samenvoegingen van organisatieonderdelen en interne verzelfstandigingen van organisatie-eenheden - is de directie, binnen de door het college vastgestelde kaders, bevoegd.
9.
Voor alle wijzigingen, die niet onder de reikwijdte van zevende en achtste lid vallen, zoals beslissen over uitplaatsingen, het uitbesteden van activiteiten, samenwerkingsverbanden of verzelfstandigingen, is alleen het college bevoegd.

Artikel 12. Benoeming en ontslag algemeen directeur

1.
Het college gaat de arbeidsovereenkomst aan, schorst en ontslaat de algemeen directeur.
2.
Het college stelt de benoemingsprocedure vast.

Artikel 13. Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden als algemeen directeur;

1.
De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de organisatie.
2.
De algemeen directeur is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

Artikel 14. Vervanging algemeen directeur

1.
Bij afwezigheid van de algemeen directeur vervangt de adjunct-directeur Bedrijfsvoering voor de in artikel 13 vermelde taken.
2.
Bij langdurige afwezigheid van algemeen directeur treft het college een voorziening.

Artikel 15. Benoeming en ontslag adjunct-directeur Bedrijfsvoering

1.
Het college gaat de arbeidsovereenkomst aan, schorst en ontslaat de adjunct-directeur Bedrijfsvoering.
2.
Ter voorbereiding van de werving ingevolge het eerste lid, stelt de algemeen directeur aan het college een benoemingsprocedure voor.

Artikel 16. Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden als adjunct-directeur Bedrijfsvoering

1.
De adjunct-directeur Bedrijfsvoering is hiërarchisch verantwoordelijk voor de eenheid Bedrijfsvoering.
2.
De adjunct-directeur Bedrijfsvoering is, in aanvulling op eerste lid, functioneel verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de gehele organisatie.

Artikel 17. Vervanging adjunct-directeur Bedrijfsvoering

1.
Bij afwezigheid wordt de adjunct-directeur Bedrijfsvoering vervangen.
2.
De algemeen directeur kan een vervangingsbesluit voor de adjunct-directeur Bedrijfsvoering vaststellen.

Hoofdstuk 4 Organisatie-eenheden, managers en teamleiders

Artikel 18. Hoofdtaken organisatie-eenheden

1.
De organisatie-eenheden hebben als taak om het beleid zoals vastgelegd in de programmabegroting en de vastgestelde plannen zoals bedoeld in artikel 2, zesde lid, voor te bereiden, uit te voeren, te evalueren en daarover verantwoording af te leggen.
2.
De organisatie-eenheden zijn verantwoordelijk voor een goede dienstverlening aan de Schiedamse bevolking, bedrijven, instellingen en de eigen organisatie.
3.
De taken van de organisatie-eenheid worden jaarlijks beschreven in een plan zoals bedoeld in artikel 2, zesde lid. Het plan wordt opgesteld door de manager van de organisatie-eenheid.

Artikel 19. Benoeming en ontslag managers

1.
De algemeen directeur gaat namens het college de arbeidsovereenkomst aan, schorst en ontslaat de managers.
2.
De directie stelt de benoemingsprocedure vast.

Artikel 20. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden managers

1.
De manager is hiërarchisch verantwoordelijk voor zijn organisatie-eenheid. De manager is daarnaast belast met het beheer en de ontwikkeling van zijn organisatie-eenheid.
2.
De manager is verantwoordelijk voor het realiseren van de door het bestuur gestelde doelen met de daarvoor ter beschikking gestelde mensen en middelen, zoals vastgelegd in de programmabegroting en de product- of werkbegroting, en het plan van de organisatie-eenheid zoals bedoeld in artikel 2, zesde lid.
3.
De manager is verantwoordelijk voor het, conform de door het college of de directie vastgestelde planning en richtlijnen, aanbieden van de stukken in het kader van de planning en control cyclus (kadernota, begroting, jaarplan, bestuursrapportages en jaarverslag/rekening).
4.
De manager is verantwoordelijk voor een doelmatige en rechtmatige inrichting en uitvoering van de administratieve organisatie en interne controle van de organisatie-eenheid.
5.
De manager is er verantwoordelijk voor dat de adviezen en plannen voor het bestuur voldoen aan de gestelde kaders en de uitgangspunten van het strategisch beleid, coördinatie en integraliteit.
6.
De manager is verantwoordelijk voor het uitdragen, bevorderen en ontwikkelen van de sturingsprincipes als bedoeld in artikel 3.
7.
De manager kan na toestemming van de directie een teamleider aanstellen en daarbij passende verantwoordelijkheden en bevoegdheden toekennen, daarbij rekening houdend met het Mandaat- en volmachtbesluit Schiedam 2013. Die bevoegdheden betreffen in ieder geval de bevoegdheden genoemd in artikel 22.

Artikel 21. Benoeming en ontslag teamleiders

1.
De manager gaat namens het college de arbeidsovereenkomst aan, schorst en ontslaat de teamleider na goedkeuring van de directie.

Artikel 22. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden teamleiders

1.
De teamleider is in ieder geval belast met de operationele leiding, het beheer en de ontwikkeling van zijn deel van de organisatie-eenheid.
2.
De teamleider is integraal verantwoordelijk voor het realiseren van de door de manager gestelde doelen met de daarvoor ter beschikking gestelde mensen en middelen, zoals vastgelegd in het plan zoals bedoeld in artikel 2, zesde lid, en de begroting van de organisatie-eenheid.
3.
De teamleider is verantwoordelijk voor een doelmatige en rechtmatige inrichting en uitvoering van de administratieve organisatie en interne controle van zijn deel van de organisatie-eenheid.

Hoofdstuk 5 Overige zaken

Artikel 23. Projectgroepen

1.
De directie kan besluiten tot het instellen van concernbrede projectgroepen.
2.
Een lid van de directie is opdrachtgever.
3.
Een projectgroep heeft tot taak om tijdelijke, ambtelijke sturing te geven aan een specifieke opdracht, waarbij verschillende onderdelen van de organisatie zijn betrokken.
4.
Bij de instelling van een projectgroep wordt vastgesteld:
- -
  de omvang van de opdracht;
- -
  de opdrachtnemer; en
- -
  wanneer de opdracht dient te zijn uitgevoerd.
5.
Een projectgroep wordt geleid door een projectleider of een projectmanager.
6.
De voortgang van de resultaten van een projectgroep wordt regelmatig besproken met de directie.

Artikel 24. Informatievoorziening, informatiebeheer en ICT

1.
Er is een Chief Information Officer (verder: CIO).
2.
De adjunct-directeur Bedrijfsvoering is tevens de CIO.
3.
De CIO is verantwoordelijk voor de specifieke taken die zijn vastgesteld in het ‘Strategisch beleid informatiebeveiliging en bescherming persoonsgegevens’ en aanverwante beleidsstukken.
4.
De CIO is ingevolge het derde lid bevoegd om, ingeval van calamiteiten op het gebied van informatiebeveiliging, onmiddellijk in te grijpen om verdere schade te voorkomen, onder andere door een afschakeling van vitale ICT toepassingen.
5.
Bij afwezigheid van de CIO, wordt de CIO vervangen door de Chief Information Security Officer voor wat betreft de taken en bevoegdheden genoemd in het derde en vierde lid.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 25. Instructies

1.
De verantwoordelijkheden van de overige functionarissen worden voor zover nodig in aanvulling op deze Organisatieregeling geregeld in door de directie vast te stellen instructies.
2.
De taakverdeling tussen organisatie-eenheden wordt voor zover nodig in aanvulling op deze Organisatieregeling geregeld in door de directie vast te stellen instructies.

Artikel 26. Citeertitel en inwerkingtreding

1.
Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatieregeling van de gemeente Schiedam 2022”.
2.
Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking onder gelijktijdige intrekking van de Organisatieregeling Gemeente Schiedam 2018.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van 14 juni 2022

de gemeentesecretaris

S.J.J. Jacobs, l.s.

de burgemeester

C.H.J. Lamers

Toelichting op de Organisatieregeling van de gemeente Schiedam 2022

Met deze Organisatieregeling stelt het college van burgemeester en wethouders een aantal afspraken vast voor de organisatie. Naast het formeel vastleggen van een aantal afspraken, is de organisatieregeling ook bedoeld inzicht te geven in de huidige organisatiestructuur, taken en verantwoordelijkheden en in de achterliggende keuzen en principes. In de organisatie werken de medewerkers dagelijks aan het realiseren van de bestuurlijke doelstellingen en ambities. Ze werken veel samen binnen en buiten de organisatie. In deze organisatieregeling staat op hoofdlijnen hoe de organisatie dat organiseert en daarbij (samen)werkt.

Het hoogste orgaan in de gemeente is de gemeenteraad. De raad stelt de kaders vast en heeft het budgetrecht. Met de jaarlijkse programmabegroting geeft de raad aan wat de doelstellingen zijn en welke financiële middelen daarvoor kunnen worden ingezet. De raad wordt ondersteund door de Griffie.

Het college voert het dagelijks bestuur van de gemeente en is verantwoordelijk voor de uitvoering van het door de raad vastgestelde beleid. Daarover legt het college jaarlijks verantwoording af (controlefunctie van de gemeenteraad). Het college is bestuurlijk verantwoordelijk voor de prestaties van de ambtelijke organisatie. De burgemeester, de griffier en de gemeentesecretaris bevorderen in het ‘driehoeksoverleg’ een goede afstemming tussen het college, de gemeenteraad en de gemeentelijke organisatie.

De verhouding tussen college en directie heeft het karakter van opdrachtgever en opdrachtnemer. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is eerste adviseur van het college en is eindverantwoordelijk voor de organisatie. De directie is verantwoordelijk voor een zorgvuldig proces, de kwaliteit en integraliteit van de voorstellen en adviezen vanuit de organisatie. Daarnaast is de directie verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering, de dagelijkse leiding en de doorontwikkeling van de organisatie.

De CIO is een nieuwe functie. De CIO is eindverantwoordelijk voor taken aangaande de gemeentelijke informatievoorziening, zoals die zijn vastgesteld in het Strategisch beleid informatiebeveiliging en bescherming persoonsgegevens en aanverwante beleidsstukken.

De bepalingen in hoofdstuk twee gelden tevens als instructie voor de gemeentesecretaris in de zin van artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet.

In deze Organisatieregeling is voor de helderheid voor sommige functionarissen ook opgenomen wie welke functionaris mag vervangen. De vervangingsregeling opgenomen in Bijlage 1 van het Mandaat- en volmachtbesluit Schiedam 2013 is daarin leidend.

Bijlage 1: Organogram ambtelijke organisatie

Berichten over uw Buurt

Dienstverlening

Beleid & regelgeving

Contactgegevens overheden

Gemeenteblad van Schiedam

Inhoudsopgave

Extra informatie

Gerelateerd

Geconsolideerde regelgeving

Publicaties referendum