Commissieverordening 2022

De raad van de gemeente Rotterdam,

gelezen het voorstel van het presidium van 17 oktober 2022 met het voorstel tot instellen van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad 2022 en commissieverordening 2022 (raadsvoorstelnr. 22bb006629)

overwegende dat het noodzakelijk is om een nieuwe commissieverordening vast te stellen;

gelet op artikel 16, 82 en 147 van de Gemeentewet;

Besluit om vast te stellen:

Commissieverordening 2022

Commissieverordening 2022

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• Beeldvorming-Oordeelsvorming-Besluitvorming:

• Om de kwaliteit van het besluitvormingsproces van de raad te borgen, streeft de raad naar het doorlopen van de fases ‘beeldvorming-oordeelsvorming-besluitvorming.

• Met beeldvorming is de eerste brede oriëntatie op een onderwerp bedoeld. Deze fase vindt in de regel plaats in gesprekken met bewoners en andere belanghebbenden, of bijvoorbeeld in technisch sessies of expertmeetings. Ook technische vragen voorafgaand aan commissiebehandeling vallen hieronder.

• Op beeldvorming volgt (politieke) oordeelsvorming; in debat met het college en de andere fracties ontstaat het (politieke) oordeel dat de uiteindelijke stemming bij de besluitvorming zal bepalen. In de regel vindt deze oordeelsvorming plaats in het commissiedebat, al dan niet voortgezet in het debat in de raadsvergadering.

• In de raadsvergadering vindt de besluitvorming plaats, met een meerderheid voor of tegen het (al dan niet geamendeerde) voorstel en/of de motie(s).

• College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam;

• Commissie: een bij afzonderlijk besluit van de raad ingestelde (tijdelijke) raadscommissie als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet;

• Fractie: elke groep in de raad die bij aanvang van een nieuwe zittingsperiode van de raad is geregistreerd in overeenstemming met artikel G3 van de Kieswet of die is gevormd naar aanleiding van een mededeling van een lid van de raad in overeenstemming met het betreffende artikel in het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de Gemeenteraad;

• Commissiegriffier: de door de raadsgriffier als bedoeld in artikel 107 van de Gemeentewet, aangewezen commissiegriffier;

• Groep: één of meer raadsleden die onder dezelfde naam zitting hebben in de gemeenteraad die niet zelfstandig hebben deelgenomen aan de gemeenteraadsverkiezingen;

• Presidium: het Presidium van de gemeenteraad van Rotterdam ingesteld volgens het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad 2022;

• Raad: de gemeenteraad van Rotterdam;

• Burgercommissielid: een commissielid niet zijnde een raadslid die wordt aangewezen door een fractie om in een aangewezen (sub)commissie namens die fractie te kunnen optreden, toegelaten conform artikel 4 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de Gemeenteraad;

• Vergadering: een activiteit van de commissie zijnde gepubliceerd in het raadsinformatiesysteem.

Artikel 2. Taakstelling commissies

De raad stelt één of meer commissies in die belast zijn met de voorbereiding van besluitvorming van de raad en kunnen overleggen met het college en burgemeester. Zij kunnen hiertoe inlichtingen inwinnen bij ambtenaren, belanghebbenden en experts over voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid.

Artikel 3. Samenstelling en plaatsvervanging

• 1. Alle leden van de raad zijn lid van de commissies.

• 2. Elke fractie wijst bij ieder onderwerp een woordvoerder aan als lid van de commissie.

• 3. De raad benoemt uit zijn midden de voorzitter van een commissie. De voorzitter kan niet tevens woordvoerder zijn namens zijn/haar fractie op beleidsterreinen van de commissie.

• 4. De commissie wijst uit haar midden één van de raadsleden aan als plaatsvervangend voorzitter.

• 5. Het voorzitterschap van een commissie eindigt zodra:

  • a. de voorzitter ophoudt lid te zijn van de raad;

  • b. de voorzitter ontslag neemt als voorzitter van de commissie;

  • c. de raad de voorzitter ontslaat of een andere voorzitter benoemt;

  • d. een commissie ophoudt te bestaan.

Artikel 4. Burgercommissieleden

• 1. Een fractie kan, met inachtneming van het bepaalde in het tweede lid van dit artikel, een burgercommissielid als woordvoerder in een (sub)commissie aanwijzen en kan aantreden als woordvoerder in een commissie namens de fractie na door de raad te zijn toegelaten en beëdigd.

• 2. Een fractie die naar aanleiding van de laatstgehouden verkiezingen voor de gemeenteraad:

  • a. beschikt over één raadszetel kan ten hoogste drie burgercommissieleden aanwijzen die tezamen aan ten hoogste vier commissies kunnen deelnemen;

  • b. beschikt over twee raadszetels kan ten hoogste twee burgercommissieleden aanwijzen die tezamen aan ten hoogste drie commissies kunnen deelnemen;

  • c. beschikt over drie of meer raadszetels kan ten hoogste één burgercommissielid aanwijzen dat aan ten hoogste twee commissies kan deelnemen.

• 3. Een burgercommissielid kan voor ten hoogste twee niet-parallel vergaderende (sub)commissies als woordvoerder worden aangewezen.

• 4. Een door de fractie voorgedragen burgercommissielid dient op de kandidatenlijst voor de laatstgehouden gemeenteraadsverkiezingen van de desbetreffende partij te hebben gestaan.

• 5. Een burgercommissielid geeft schriftelijk aan de voorzitter van de raad te kennen dat hij/zij instemt met zijn aanwijzing als burgercommissielid.

• 6. Artikelen 10, 11, 12, 13, 15 en 28 van de Gemeentewet zijn overeenkomstig van toepassing, met dien verstande dat in artikel 15 lid twee van de Gemeentewet voor 'gedeputeerde staten' 'de raad' moet worden gelezen.

• 7. Op het onderzoek van de geloofsbrieven van een burgercommissielid is het bepaalde in de artikelen 2 en 3 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad 2022 van overeenkomstige toepassing. Het beoogde burgercommissielid zal hiervoor de daarvoor benodigde bescheiden overleggen aan de raad.

• 8. Alvorens een burgercommissielid zijn functie kan uitoefenen, wordt allereerst de eed of verklaring en belofte afgelegd overeenkomstig artikel 14 van de Gemeentewet met dien verstande dat voor ‘lid van de raad’ wordt gelezen ‘burgercommissielid van een commissie’.

• 9. Een burgercommissielid ontvangt nadat zijn presentie is vastgesteld voor het bijwonen van een vergadering van een commissie waarvan hij/zij als commissielid is aangewezen, één vergoeding overeenkomstig het desbetreffende artikel van de verordening Rechtspositie raads- en commissieleden Rotterdam 2019.

• 10. Het lidmaatschap van de commissie van een burgercommissielid eindigt zodra:

  • a. de fractie waar het burgercommissielid geacht wordt deel van uit te maken, ophoudt een zelfstandige fractie te zijn;

  • b. het burgercommissielid op eigen verzoek ontslag neemt;

  • c. de raad de toelating intrekt;

  • d. de fractie de aanwijzing als burgercommissielid intrekt;

  • e. het burgercommissielid niet meer voldoet aan de vereisten bedoeld in de artikelen 10 tot en met 13 van de Gemeentewet;

  • f. het burgercommissielid een benoeming tot lid van de raad aanneemt;

  • g. de commissie ophoudt te bestaan.

Artikel 5. Vervanging voorzitter

• 1. Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter wordt deze vervangen door een door de commissie aan te wijzen commissielid.

• 2. Wanneer een plaatsvervangend voorzitter het standpunt van zijn fractie in de vergadering wil verwoorden, wordt het voorzitterschap tijdelijk waargenomen door een ander lid van de commissie. Hij/zij voert dan als laatste het woord in de desbetreffende termijn van de commissie.

Artikel 6. Subcommissies en tijdelijke commissies

• 1. De raad kan tijdelijke commissies en subcommissies instellen en regelt daarbij de werkzaamheden van de tijdelijke commissie en subcommissie.

• 2. Een subcommissie heeft de taak om een advies voor te bereiden ten aanzien van een of meer onderwerpen waarover een commissie aan de raad adviseert.

• 3. Deze commissieverordening is tevens leidend voor de werkzaamheden van tijdelijke commissies en subcommissies.

• 4. Een subcommissie bestaat uit ten minste vijf leden, met inbegrip van de voorzitter. De leden van een subcommissie zijn lid van de raad of als burgercommissielid woordvoerder van de onderhavige commissie. De subcommissieleden worden benoemd door de commissie bedoeld in het tweede lid.

• 5. De subcommissie wijst uit haar midden een voorzitter aan. Bij verhindering of ontstentenis wordt deze vervangen door een ander lid van de subcommissie.

• 6. Het lidmaatschap van een subcommissie eindigt zodra:

  • a. een lid ophoudt lid van de raad te zijn;

  • b. de aanwijzing van een burgercommissielid als woordvoerder van een commissie eindigt;

  • c. een lid niet zijnde lid van de raad of burgercommissielid van een commissie ontslag neemt;

  • d. de raad hem/haar ontslag verleent;

  • e. overlijdt;

  • f. de subcommissie ophoudt te bestaan.

• 7. Een lid van de subcommissie dat geen lid van de raad is, ontvangt nadat de presentie voor het bijwonen van een vergadering is vastgesteld, een vergoeding als bedoeld in artikel 4.9 van deze verordening, overeenkomstig het desbetreffende artikel van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden 2019.

Artikel 7. Ondersteuning

De griffier wijst één of meer ambtenaren van de griffie aan die een commissie of een subcommissie ondersteunen.

Artikel 8. Werkwijze commissies

• 1. De agenda van een commissievergadering bestaat in beginsel uit een proceduredeel en een overlegdeel.

• 2. In het proceduredeel wordt besloten over de agendering en de wijze van behandeling van de onderwerpen. Agendaverzoeken van commissieleden worden in de regel uiterlijk de dinsdag voorafgaand aan de procedurevergadering schriftelijk ingediend bij de griffie door middel van een regeling van werkzaamheden (RvW). In de RvW wordt gemotiveerd met welk doel en welke urgentie het betreffende agendaverzoek wordt gedaan. Ook wordt aangegeven welke informatie nog noodzakelijk of gewenst is voor inhoudelijke behandeling en op welke wijze de behandeling wordt voorbereid.

• 3. Een commissie is in ieder geval bevoegd:

  • a. om zich tot een lid van het college of de burgemeester te wenden ter verkrijging van alle stukken waarvan zij de kennisneming nodig acht;

  • b. tot het voeren van schriftelijk overleg met een lid van het college;

  • c. tot het houden van technische sessies, inspreekmomenten, hoorzittingen of een rondetafelgesprek;

  • d. tot het afleggen van werkbezoeken of andere externe oriëntaties;

  • e. om externe deskundigen in te schakelen.

• 4. Indien aan het inschakelen van externe deskundigen, bedoeld in het vorige lid, kosten zijn verbonden, geschiedt dat slechts na toestemming van het presidium van de raad.

• 5. Bij aanvang van het overlegdeel stelt de commissie de agenda en wijze van behandeling vast. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen een technisch deel en een overlegdeel:

  • a. In een technisch deel is er gelegenheid om inlichtingen in te winnen bij ambtenaren, belanghebbenden en experts.

  • b. In het overlegdeel worden de onderwerpen inhoudelijk behandeld met het college en adviseert de commissie of en op welke wijze het onderwerp in de raad zal worden behandeld.

• 6. Bij de vaststelling van de agenda, advisering door de commissie en standpuntbepaling naar aanleiding van ordevoorstellen, wordt rekening gehouden met het standpunt van en gestemd door:

  • a. ten hoogste drie commissieleden als een fractie bestaat uit elf of meer leden;

  • b. ten hoogste twee commissieleden als een fractie bestaat uit zes tot en met tien leden.

  • c. één commissielid als een fractie bestaat uit één tot en met vijf leden.

• 7. Commissieleden dienen op het moment van advisering aanwezig te zijn in de vergadering.

• 8. Spoedeisende stukken met betrekking tot de eerstvolgende vergadering van de commissie worden uiterlijk twee werkdagen voorafgaand aan de vergadering om 15.00 uur aan de commissie aangeboden. De commissie besluit bij vaststelling van de agenda of het stuk deel uitmaakt van de beraadslagingen.

  Toelichting artikel 8

  Om de kwaliteit van het besluitvormingsproces van de raad te borgen, streeft de raad naar het doorlopen van de volgende fases:

  • Beeldvorming: de eerste brede oriëntatie op een onderwerp. Deze vindt in de regel plaats in gesprekken met bewoners en andere belanghebbenden, of bijvoorbeeld in technisch sessies of expertmeetings. Ook technische vragen voorafgaand aan commissiebehandeling vallen hieronder.

  • Op beeldvorming volgt (politieke) oordeelsvorming; in debat met het college en de andere fracties ontstaat het (politieke) oordeel dat de uiteindelijke stemming bij de besluitvorming zal bepalen. In de regel vindt deze oordeelsvorming plaats in het commissiedebat, al dan niet voortgezet in het debat in de raadsvergadering.

  • In de raadsvergadering vindt de besluitvorming plaats, met een meerderheid voor of tegen het (al dan niet geamendeerde) voorstel en/of de motie(s).

  Artikel 8 van de commissieverordening, ‘werkwijze commissies’, is grotendeels te herleiden tot deze fasen. Het proces start in de procedurevergadering. In de procedurevergadering besluit de commissie over de agendering en de wijze van behandeling van onderwerpen. Dat is dus ook het moment waarop de commissie besluit hoe zij de beeldvorming rond een onderwerp vorm wil geven en welke informatie noodzakelijk is voordat oordeelsvorming in de commissie kan plaatsvinden.

  Om te zorgen dat het besluitvormingsproces zo goed mogelijk kan functioneren, wordt bij de start van iedere raadsperiode en ook gedurende de raadsperiode aan de hand van de lange termijn-agenda (LTA) in de procedurevergadering steeds zoveel mogelijk vooruitgeblikt: wat is nodig om onderwerpen in de toekomst goed te kunnen behandelen.

  Als commissieleden onderwerpen willen agenderen die niet in de planning staan, kunnen zij een ‘Regeling van Werkzaamheden’ aanvragen (RvW, zie lid 2 van art. 8). Deze RvW dienen zij uiterlijk dinsdag voorafgaand aan de procedurevergadering schriftelijk en gemotiveerd in, zodat de overige commissieleden zich goed kunnen voorbereiden en bijvoorbeeld aanvullende vragen of wensen kunnen meegeven.

Artikel 9. Raadsleden, collegeleden, burgemeester, ambtenaren en derden

• 1. Ieder raadslid is gerechtigd om de vergaderingen van een commissie waarin hij geen woordvoerder is, als toehoorder bij te wonen. Met instemming van de commissie kan de voorzitter dit raadslid toestaan aan de beraadslaging deel te nemen.

• 2. Een commissie kan leden van het college of de burgemeester voor haar overlegvergadering uitnodigen.

• 3. Een commissie is bevoegd - steeds door tussenkomst van de portefeuillehouder - om ambtenaren uit te nodigen de vergaderingen bij te wonen en van hen inlichtingen te vragen, slechts in een technische sessie

• 4. Al dan niet op verzoek van een of meer commissieleden kan de voorzitter in een technisch deel van de vergadering, derden bij geagendeerde onderwerpen uitnodigen en aan hen het woord verlenen.

Artikel 10. Vergaderfrequentie, convocatie en agenda, openbare kennisgeving

• 1. Een commissie vergadert in beginsel in de weken dat er geen raadsvergadering is en houdt daarbij rekening met de recesperioden van de raad.

• 2. De voorzitter roept de leden van de commissie - spoedeisende gevallen uitgezonderd - ten minste vijf dagen van tevoren tot de vergadering op door middel van elektronische openbaarmaking van de agenda en de daarbij behorende stukken. Openbaarmaking van de stukken blijft evenwel achterwege indien die openbaarmaking op grond van artikel 5.1 van de Wet open overheid geweigerd kan worden.

Artikel 11. Inspreken in de commissie

• 1. Een ieder kan aan een commissie verzoeken om het woord te voeren:

  • a. over een onderwerp dat is geagendeerd voor het overlegdeel;

  • b. over een onderwerp dat vreemd is aan de orde van de dag voor zover het onderwerp behoort tot de competentie van de commissie.

• 2. Het verzoek wordt tenminste 48 uur vóór aanvang van de betreffende vergadering per email naar insprekers@griffie.rotterdam.nl of schriftelijk ontvangen bij de voorzitter van de commissie door tussenkomst van de griffie.

• 3. Het verzoek bevat een opgave van de naam van degene die wil inspreken bij de commissie, het onderwerp en een korte toelichting waarover ingesproken wenst te worden.

• 4. Indien er namens iemand anders wil worden ingesproken dient de inspreker een verklaring (machtiging) van de aanmelder te overleggen.

• 5. Er kan alleen worden ingesproken over zaken waar de gemeenteraad toe bevoegd is. Individuele kwesties en zaken waarop bezwaar of beroep mogelijk is of reeds is ingesteld vallen hier niet onder.

• 6. Onvolledige verzoeken worden niet in behandeling genomen.

• 7. Bij de vaststelling van de agenda bepaalt de commissie op voorstel van de voorzitter of het verzoek wordt gehonoreerd.

• 8. De commissie besluit in het proceduredeel van de vergadering wanneer en hoeveel inspreekverzoeken er worden behandeld en hoeveel tijd per vergadering hiervoor beschikbaar wordt gesteld. Hiernaast is het mogelijk dat de commissie extra inspreekmomenten organiseert.

• 9. De inspreker krijgt maximaal vijf minuten de gelegenheid om het woord te voeren tenzij de commissie anders beslist.

• 10. De inspreker is gehouden om zijn betoog onverwijld te beëindigen indien de voorzitter hem/haar daartoe verzoekt, zijn spreektijd is gebruikt of de orde van de vergadering dit noodzakelijk maakt.

Artikel 12. Openbaarheid

• 1. De vergaderingen van commissies en subcommissies zijn openbaar, tenzij een aangelegenheid wordt behandeld in de zin van het tweede lid.

• 2. Aangelegenheden waarvan openbare behandeling zich niet verdraagt met een belang genoemd in de Wet open overheid worden voor het besloten deel van de vergadering geagendeerd.

• 3. De deuren worden gesloten, wanneer tenminste de woordvoerders van drie verschillende fracties en groepen hierom verzoeken of de voorzitter het nodig acht. De commissie beslist vervolgens of er met gesloten deuren zal worden vergaderd.

• 4. Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag gemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de commissie anders beslist, rekening houdend met wettelijke bepalingen.

• 5. Geheimhouding voor wat betreft het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. Over het behandelde in een besloten vergadering wordt door de leden en andere aanwezigen geheimhouding in acht genomen.

• 6. Geheimhouding kan eveneens worden opgelegd door de voorzitter van een commissie, het college en de burgemeester, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de commissie overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd of de raad dit opheft.

• 7. De voorzitter zal bij besloten vergaderingen iedere aanwezige verzoeken om mobiele telefoons uit te schakelen.

Artikel 13. Schending van de geheimhouding

Bij schending van geheimhouding kan de voorzitter van de raad of het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, besluiten om aangifte te doen bij de politie.

Artikel 14. Schriftelijke raadpleging

De voorzitter kan de commissie in voorkomende gevallen, op schriftelijke wijze buiten een vergadering om, raadplegen onder toezending van stukken. Indien een van de leden toch behandeling hiervan in een vergadering verzoekt, dient dit verzoek binnen drie werkdagen te zijn ingediend bij de commissiegriffier.

Artikel 15. Wijze van advisering

• 1. Na sluiting van beraadslagingen over een onderwerp, concludeert de voorzitter het advies van de commissie. Indien een van de aanwezige woordvoerders stemming verlangt, heeft elke aanwezige woordvoerder één stem conform artikel 8.6 van deze verordening.

• 2. Een commissie kan haar advies aan de raad zo nodig schriftelijk uitbrengen.

• 3. Indien een commissie niet tot een eensluidend advies komt, wordt de raad ook geïnformeerd over het van de meerderheid afwijkende standpunt.

• 4. Een commissie adviseert ook over de voorgenomen wijze van behandeling van een onderwerp in de gemeenteraad.

Artikel 16. Orde

• 1. De voorzitter draagt zorg voor de handhaving van de orde in de vergaderingen.

• 2. Indien een spreker zich beledigend of ongepast uitdrukt of op welke wijze dan ook de orde verstoort, wordt deze door de voorzitter tot de orde geroepen. Hetzelfde geldt indien een spreker naar het oordeel van de voorzitter afwijkt van het onderwerp.

• 3. Wanneer een spreker voortgaat met het bezigen van beledigende of ongepaste uitdrukkingen, het verstoren van de orde of het afwijken van het onderwerp in beraadslaging, ontneemt de voorzitter de spreker het woord. In de vergadering waarin dit plaatsvindt mag degene die het woord is ontnomen niet meer deelnemen aan de beraadslaging over het onderwerp in behandeling. Hiervan is beroep op de vergadering niet toegelaten.

• 4. De voorzitter is bevoegd om in beeld- en geluidsregistratie en/of schriftelijk verslag geen weergave op te nemen van door een spreker gebezigde beledigende of ongepaste uitdrukkingen waarvoor die spreker tijdens de vergadering tot de orde geroepen is.

• 5. De voorzitter kan besluiten om een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Hierover wordt niet beraadslaagd en het commissielid verlaat de vergadering onmiddellijk. Zo nodig zorgt de voorzitter voor verwijdering. Bij herhaling van zijn gedrag kan de commissie op voorstel van de voorzitter besluiten het commissielid voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

• 6. De voorzitter is bevoegd om ter handhaving van de orde de vergadering voor nadere tijd te schorsen en om na heropening de vergadering te sluiten indien de orde opnieuw wordt verstoord.

• 7. De voorzitter is bevoegd om wanneer de orde op enigerlei wijze door sprekers en/of toehoorders wordt verstoord, opdracht te geven om de spreker en specifieke of alle toehoorders uit de vergaderzaal te laten verwijderen.

Artikel 17. Spreektijd

• 1. Bij aanvang van de vergadering wordt door de commissie de spreektijdverdeling vastgesteld. De spreektijd is gebaseerd op de door het presidium vastgestelde spreektijdregeling.

• 2. Zodra de aan een fractie/groep toegekende spreektijd is verstreken, is de namens die fractie/groep aan het woord zijnde spreker gehouden zijn betoog te beëindigen.

• 3. Voldoet een spreker niet aan het verzoek van de voorzitter om het betoog te beëindigen wegens het ontbreken van spreektijd, dan kan de voorzitter hem/haar het woord ontnemen.

• 4. In een besloten deel van een overlegvergadering wordt in beginsel geen spreektijd toegepast.

Artikel 18. Onvoorzien

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist de voorzitter. De voorzitter beslist niet voordat hij/zij de commissie heeft gehoord.

Artikel 19. Slotbepalingen

• 1. De Commissieverordening 2018 wordt ingetrokken.

• 2. Deze verordening wordt geplaatst in het Gemeenteblad en treedt in werking op 1 november 2022.

Artikel 20. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als ‘Commissieverordening 2022’.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 20 oktober 2022.

De griffier,

I.C.M. Broeders

De voorzitter,

N.D.Z.R. Mohamed-Hoesein

Dit gemeenteblad ligt ook ter inzage bij het Concern Informatiecentrum Rotterdam (CIC): 010-267 2514 of bir@rotterdam.nl