Gemeenteblad 2022, 476022 | Overheid.nl > Officiële bekendmakingen

Datum publicatie	Organisatie	Jaargang en nummer	Rubriek
26-10-2022 09:00	Terschelling	Gemeenteblad 2022, 476022	beleidsregel

Besluit elektronisch berichtenverkeer Terschelling 2022

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

gelet op afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht “Verkeer langs de elektronische weg”, meer specifiek artikel 2:15;

B e s l u i t e n:

vast te stellen het navolgende “Besluit elektronisch berichtenverkeer Terschelling 2022”.

Artikel 1: definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

a.
elektronische berichten:
- 1.
  aanvragen om een besluit te nemen, bezwaarschriften en zienwijzen die via e-mail of het daarvoor bestemde webformulier van een burger worden ontvangen;
- 2.
  overige informatie, waaronder klachten, die door een burger via e-mail, het daarvoor bestemde webformulier op de gemeentelijke website naar het college of de burgemeester is verzonden en
- 3.
  besluiten verzonden door of namens het college of de burgemeester.
b.
e-formulier: een formulier dat op de gemeentelijke website is geplaatst ten behoeve van het gebruik van de elektronische weg;
c.
DigiD: het landelijk systeem om de identiteit van personen te verifiëren die langs elektronische weg toegang zoeken tot een bij de voorziening aangesloten bestuursorgaan;
d.
handtekening: een door de ondertekenaar zelf gemaakte handtekening of de handtekening, gezet via DigiD;
e.
bestuursorgaan: college van burgemeester en wethouders en de burgemeester;
f.
besluit: een besluit zoals bedoeld in artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 2 Acceptatie van elektronische berichten

1.
Elektronische berichten, bedoeld in artikel 1, onder a., sub 1, worden in behandeling genomen wanneer deze zijn verstuurd via het daarvoor bestemde webformulier of per e-mail en zijn voorzien van een handtekening.
2.
Elektronische berichten worden ingediend op het mailadres: gemeente@terschelling.nl
3.
Alle ingekomen elektronische berichten worden geregistreerd in het digitale postregistratiesysteem.
4.
Een automatische ontvangstbevestiging wordt verstuurd vanuit het digitale postregistratiesysteem.

Artikel 3 Vereisten voor het elektronisch versturen van berichten door een burger

1.
Als de wet van de burger een handtekening eist moet een e-mail zijn voorzien van een door de ondertekenaar zelf gemaakte en in de e-mail of in de bijlage geplaatste afbeelding van diens handtekening.
2.
Als de wet van de burger een handtekening eist, moeten de webformulieren met gebruikmaking van een elektronische handtekening worden verzonden.
3.
Voor het ondertekenen als bedoeld in lid 2, moet gebruik worden gemaakt van DigiD.
4.
In de e-mail moeten de naam, adres en woonplaats van de afzender zijn vermeld.

Artikel 4 Weigering van elektronische berichten

1.
In de volgende gevallen worden elektronische berichten en de daarbij horende bijlagen geweigerd en niet in behandeling genomen indien:
- a.
  het bericht niet geopend kan worden;
- b.
  een bijlage de maximale toegestane grootte, uitgedrukt in MB, overschrijdt;
- c.
  het bericht geen contactgegevens bevat;
- d.
  het bericht niet is ondertekend zoals bedoeld in artikel 3;
- e.
  het bericht een virus of schadelijke inhoud bevat;
2.
Een elektronisch bericht kan worden geweigerd indien gerede twijfel bestaat over de identiteit van de afzender of de authenticiteit van de inhoud van het bericht.
3.
Indien een bericht wordt geweigerd op grond van het eerste en tweede lid, wordt de (kennelijke) afzender daarvan uiterlijk binnen veertien dagen na ontvangst van het bericht langs – zo mogelijk – dezelfde weg op de hoogte gesteld.
4.
Indien mogelijk, wordt de (kennelijke) afzender in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen na ontvangst van de weigering het gebrek te herstellen. Blijft herstel uit, dan blijft de weigering in stand.

Artikel 5 Wijze van verzending van aanvullende informatie door de burger

1.
Aanvullende informatie en bijlagen kunnen (1) zowel elektronisch worden ingevoegd bij het te gebruiken webformulier of e-mailbericht, als (2) apart per post worden verzonden.
2.
Bij het versturen van aanvullende informatie en bijlagen, moet worden verwezen naar het bijbehorende eerder verzonden bericht, indien mogelijk met een kenmerk.

Artikel 6 Ontvangstbevestiging

1.
De ontvangst van elektronische berichten wordt bevestigd.
2.
Bij gebruik van de elektronische weg ligt het risico van het niet of te laat bereiken van het bestuursorgaan bij de verzender, totdat de ontvangstbevestiging is ontvangen.

Artikel 7 Wijze van antwoorden

1.
Het bestuursorgaan sluit voor wat betreft de wijze van beantwoording zoveel mogelijk aan bij de wens van betrokkene.
2.
Besluiten kunnen elektronisch worden verzonden, indien deze zijn voorzien van een door of namens het bestuursorgaan geplaatste handtekening.
3.
Besluiten die per mail verzonden worden en een telefoonnummer, bankrekeningnummer, BSN en/of een persoonlijk e-mailadres bevatten, worden via Cryptshare verstuurd.

Artikel 8 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het betreffende bestuursorgaan.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking in het elektronisch gemeenteblad.

Artikel 10 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als “Besluit elektronisch berichtenverkeer Terschelling 2022”.

Artikel 11 Slotartikel

Dit besluit vervangt het besluit elektronisch berichtenverkeer Terschelling 2022 zoals gepubliceerd in het gemeenteblad nr. 401464 van 7 september 2022.

Vastgesteld op 27 september 2022.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Terschelling,

H.M. de Jong,

secretaris/ directeur.

C.M. van de Pol,

burgemeester.

Vastgesteld op 27 september 2022.

De burgemeester van de gemeente Terschelling,

C.M. van de Pol

Toelichting op het Besluit elektronisch berichtenverkeer

In afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht is het berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en overheid mogelijk gemaakt. Daarin staat aan welke voorwaarden dat berichtenverkeer moet voldoen.

Artikel 1 Definities

Om te weten wat het Besluit elektronisch berichtenverkeer precies regelt, is een goede afbakening van dat onderwerp belangrijk. Met het gebruik van definities geven we aan, wat de grenzen van het onderwerp ‘elektronisch berichtenverkeer’ zijn, wat we dus niet en wat we wel regelen. De definities zijn woorden die regelmatig in de tekst van het Besluit voorkomen.

Artikel 2 Openstellen elektronische weg voor berichtenverkeer

De gemeente moet de mogelijkheid van het gebruik van het elektronisch berichtenverkeer uitdrukkelijk kenbaar maken (artikel 2:15 Algemene wet bestuursrecht). Dat gebeurt via een aanwijzingsbesluit en dit besluit moet bekend worden gemaakt. Het voorliggende besluit elektronisch berichtenverkeer Terschelling 2022 is dat aanwijzingsbesluit. Tegen dit besluit van algemene strekking staat geen bezwaar en beroep open (artikel 8:1 in samenhang met artikel 7:1 en 1:2 Algemene wet bestuursrecht).

Lid 1

In de gevallen genoemd in lid 1 vereist de Algemene wet bestuursrecht een handtekening.

Artikel 3, lid 2 van het besluit stelt dat als de wet een handtekening vereist, het ingediende webformulier of e-mail van een handtekening moet zijn voorzien. Is dat niet het geval dan zegt artikel 2, lid 1 dat zo’n webformulier of e-mail niet in behandeling wordt genomen.

Lid 2

Met het stellen van de voorwaarde dat elektronische berichten in het digitale postregistratiesysteem moeten worden opgeslagen, ontstaat een administratief beheersbare situatie en wordt de registratie en afhandeling van de berichten beter gewaarborgd.

Artikel 3 Ondertekening door de burger

De Algemene wet bestuursrecht (Awb) schrijft bijvoorbeeld voor dat een aanvraag of een bezwaarschrift moet worden ondertekend (artikelen 4:2 en 6:5). We kunnen aan het gebruik van de elektronische weg voor berichten nadere eisen stellen (artikel 2:15, lid 1 Awb).

Een eis is dat het bericht dan is ondertekend met een elektronische handtekening die voldoende betrouwbaar is en het dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening (artikel 3:15a en 3:15c BW en artikel 2:16 Awb). Daaraan voldoet bijvoorbeeld de elektronische handtekening (DigiD). Bij e-mail gaan we in beginsel uit van de betrouwbaarheid van een afbeelding van een gescande handtekening. Bestaat er gerede twijfel, dan kunnen we de afzender vragen zijn bericht tevens per post te versturen, voorzien van een ‘echte’ (natte) handtekening.

Het vermelden van adres en woonplaats is vereist bij het indienen van een bezwaarschrift (artikel 6:5 Awb).

Artikel 4 Weigering van elektronische berichten

De situaties waarin elektronische berichten kunnen worden geweigerd, hebben te maken met:

1.
de veiligheid en het niet kunnen vaststellen van de betrouwbaarheid van die berichten en
2.
de technische onmogelijkheid om het bericht te kunnen ontvangen en of lezen.

Bij weigering van een elektronisch bericht moet dit zo spoedig mogelijk aan de berichtenverzender worden meegedeeld (artikel 2:15 Awb).

Artikel 5 Wijze van verzending van aanvullende informatie