Financiële verordening Maassluis 2022

Titel 1 Inleidende bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. afdeling:

  iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

• b. administratie:

  het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Maassluis en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Titel 2 Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

• 1. De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

• 2. De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 3. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen, naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken, kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Planning en controlcyclus

Voor aanvang van een begrotingsjaar stelt het college een planning op van de data waarop de jaarstukken, de kadernota, de tussenrapportages en de begroting met de meerjarenraming worden aangeboden aan de gemeenteraad.

Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenramingen ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma’s.

• 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

• 3. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

• 4. De jaarstukken omvatten tevens een rechtmatigheidsverklaring over de rechtmatigheid van de baten en lasten en balansmutaties. In de paragraaf bedrijfsvoering neemt het college een toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording op.

Artikel 5. Kaders ontwerpbegroting

• 1. Het college biedt voor 1 juni aan de raad een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerpbegroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad bespreekt deze nota voor 1 augustus.

Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

• 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma, het overzicht algemene dekkingsmiddelen (inclusief het bedrag voor de Vennootschapsbelasting) en het overzicht van de overhead.

• 2. Nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen.

• 3. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet en financiële dekking voor aan de raad.

• 4. Het college informeert de raad als ze verwacht, dat de lasten van een programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden of de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden.

• 5. bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad bedoeld in artikel 7, lid 1, doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.

• 6. Ten behoeve van een soepele voortgang in de bedrijfsvoering en/of besluitvormingstrajecten kan het college:

  • a. In afwijking van de begroting uitgaven doen zonder voorafgaande autorisatie van de raad,

  • b. Rapporteergrenzen hanteren voor de toelichting op de begrotingswijkingen in p&c documenten.

• 7. De raad stelt de grenzen en voorwaarden vast waaronder de punten van lid 4 letters a en b kunnen geschieden in de Notitie Financieel Afwijkingbeleid gemeente Maassluis.

Artikel 7. Tussentijdse rapportage

• 1. Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste vier maanden en de eerste negen maanden van het lopende begrotingsjaar. De rapportages worden tijdig aan de gemeenteraad aangeboden zodat de eerste bestuursrapportage kan worden meegenomen bij Kadernota en de tweede bestuursrapportage bij de behandeling van de begroting.

• 2. De tussenrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a. de baten en lasten per programma;

  • b. het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

  • c. het overzicht van de overhead en de geraamde vennootschapsbelasting;

  • d. het totale saldo van de baten en lasten volgend uit de onderdelen a, b en c;

  • e. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • f. het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen d en e, alsmede een realisatie en raming van de productenrealisatie en de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

• 3. In de notitie financieel afwijkingenbeleid, zoals genoemd in artikel 5, lid 7, wordt bepaald hoe de afwijkingen worden toegelicht.

• 4. Het College versterkt tussentijds informatie over de inrichting van het financieel beheer van de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen en uitkomsten van onderzoek naar de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen zoals gedurende het jaar door het college ingericht en uitgevoerd.

Artikel 8. Informatieplicht

Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen van het verstrekken van waarborgen en garanties groter dan € 1.000.000,-.

Artikel 9 Rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het college benoemt alle rechtmatigheidsafwijkingen boven de verantwoordingsgrens in de rechtmatigheidsverantwoording als genoemd in artikel 4 lid 4.

• 2. De verantwoordingsgrens wordt vastgesteld op 1% van de totale lasten van de gemeente inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3. De rapportagegrens wordt vastgesteld op € 50.000,-. Iedere geconstateerde rechtmatigheidsfout

• 4. en onduidelijkheid hoger dan € 50.000,- wordt in de paragraaf bedrijfsvoering toegelicht.

• 5. Het college geeft in de toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf bedrijfsvoering aan welke maatregelen met betrekking tot de in lid 3 geconstateerde rechtmatigheidsfouten en/of onduidelijkheden worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Begrotingsonrechtmatigheden vallen binnen de beleidskaders van de raad voor zover ze passen binnen artikel 6 van deze verordening en de door de raad gestelde kaders in de Nota Financieel afwijkingenbeleid Gemeente Maassluis op grond van artikel 6 lid 7 Deze begrotingsonrechtmatigheden worden wel in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen maar niet verder toegelicht in de bedrijfsvoeringsparagraaf.

Titel 3 Financieel beleid

Artikel 10. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Waardering en afschrijving van vaste activa geschiedt volgens de regels van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)

• 2. De immateriële, de financiële en de materiële vaste activa worden afgeschreven, overeenkomstig bijlage 1 bij deze verordening.

  Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd. Activa met een economische levensduur van minder dan vier jaar worden niet geactiveerd.

Artikel 11. Reserves, voorzieningen en weerstandsvermogen

• 1. In de programmabegroting, de financiële begroting, het programmaverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de programma’s plaats.

• 2. Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota Risicomanagement en weerstandsvermogen aan. De raad stelt de nota vast.

• 3. De nota behandelt:

  • a. het beleid ten aanzien van risicomanagement, het opvangen van risico’s door maatregelen, verzekeringen, voorzieningen, de weerstandscapaciteit of anderszins.

  • b. het beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen;

  • c. het gewenste weerstandsvermogen.

• 4. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor (de kapitaallasten) van een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

  • a. het specifieke doel van de reserve;

  • b. de voeding van de reserve;

  • c. de maximale hoogte van de reserve;

  • d. en de maximale looptijd.

Artikel 12. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht; en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (Btw) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 3. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht; en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden wordt uitgegaan van het saldo van de totale overheadlasten en -baten, gedeeld door het aantal direct productieve uren (inclusief overhead).

• 4. Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende leningen. De uitkomst van dit percentage van de omslagrente mag maximaal een half procent afwijken (realisatie).

Artikel 13. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolheffing en -rechten, reinigingsrechten, afvalstoffenheffing, leges en overige lokale heffingen.

Artikel 14. Financieringsfunctie

• 1. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

  • a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

  • b. het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c. het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

  • d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2. Het college stelt regels op ter uitvoering van de financieringsfunctie en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een besluit financieringsstatuut. Het college zendt het besluit financieringsstatuut ter kennisgeving aan de raad.

Artikel 15. Lokale heffingen

• 1. Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota lokale heffingen aan ter vaststelling door de raad.

  Deze nota behandelt in ieder geval:

  • de samenstelling van het pakket aan gemeentelijke belastingen en heffingen;

  • de verdeling van de druk van de belastingen over de diverse bevolkingsgroepen en belanghebbenden;

  • de kostendekkendheid van de heffingen;

  • de druk van de lokale belastingen en heffingen;

  • het kwijtscheldingsbeleid en het tarievenbeleid.

• 2. De nota bevat voorts een overzicht van de verordeningen met de bijbehorende vaststellingsdata waarin tarieven, heffingen en prijzen zijn vastgelegd. Het college draagt er zorg voor dat er een actueel overzicht is van de tarieven, heffingen, prijzen en kosten per verstrekte dienst.

Artikel 16. Onderhoud kapitaalgoederen

• 1. Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een onderhoudsplan openbare ruimte aan. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud voor het openbaar groen, water, kademuren, wegen, kunstwerken en straatmeubilair. De raad stelt het plan vast.

• 2. Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een rioleringsplan aan. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de uitbreiding van de riolering en de kosten van het onderhoud en de eventuele uitbreidingen. De raad stelt het plan vast.

• 3. Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een onderhoudsplan gebouwen aan. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen. De raad stelt het plan vast.

Titel 4 Administratie en organisatie

Artikel 17 Administratie

Onder administratie verstaan we: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Het college draagt zorg voor de opzet en werking van de administratie.

Artikel 18. Financiële organisatie

Het college zorgt voor:

• a. Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• b. De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

• c. Het college legt de regelgeving voor de financiële organisatie vast in:

  • 1. de budgethoudersregeling;

  • 2. de mandaatregeling.

Artikel 19. Interne controle

• 1. Ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de baten en lasten zorgt het college voor de jaarlijkse interne controle. Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Hiervoor wordt een intern controleplan opgesteld. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 20. Inkoop en aanbesteding

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten en brengt deze ter kennis van de gemeenteraad.

Titel 5 Slotbepalingen

Artikel 21. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

• 1. De “Financiële verordening gemeente Maassluis 2017” wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

• 2. Op investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut die voor 1 januari 2017 zijn gedaan, blijft de “Financiële verordening gemeente Maassluis 2012” van toepassing zoals deze gold op de dag voor de inwerkingtreding van deze verordening.

Artikel 22. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening gemeente Maassluis 2022.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 11 oktober 2022

de griffier,

mr. R. van der Hoek

de voorzitter,

dr. T.J. Haan

Bijlage 1 Financiële verordening gemeente Maassluis 2022

Hieronder wordt aangegeven welke afschrijvingsduur in jaren voor de te onderscheiden activa wordt toegepast. Deze opsomming is niet limitatief. Indien wordt geïnvesteerd in activa die niet voorkomen in de onderstaande lijst, geldt de afschrijvingsperiode die van toepassing is voor (nagenoeg) gelijksoortige activa. Activa worden lineair afgeschreven met uitzondering van oude activa (van voor 01-01-2004) die reeds annuïtair werden afgeschreven. In voorkomende gevallen kan er beargumenteerd voor worden gekozen om investeringen annuïtair af te schrijven. Activa met een economische levensduur van minder dan vier jaar worden niet geactiveerd.

A. IMMATERIËLE EN FINANCIELE VASTE ACTIVA
Onderzoek- en ontwikkelingskosten	5
Saldo van agio en disagio	5
Bijdragen aan activa in eigendom van derden	variabel (afhankelijk van economische levensduur)
B. MATERIËLE VASTE ACTIVA
Grond	0
Begraafplaats; aanleg en inrichting	40
Terreinen; aanleg en inrichting	25
Sportterreinen; aanleg/inrichting	12
Kunstgrasvelden; onderbouw	25
Kunstgrasvelden; toplaag	12
Gebouwen (componenten)
Permanent gebouw	40
Semi-permanent gebouw	20
Noodgebouw	5
Levensduurverlengende renovaties/aanpassingen	25
Liftinstallaties	30
CV-ketels	15
Leidingwerk en radiatoren	40
Sanitair	20
Mechanische/elektrische installaties gebouwen	15
Telefooninstallaties	10
Cateringvoorzieningen	10
Meubilair
kasten/bureaus	20
stoelen	10
ICT
hardware	4
software	4
bekabeling	10
bekabeling actieve componenten	5
onderwijsleermiddelen	10
Vervoermiddelen
vrachtauto’s, reinigingsauto’s, tractoren	8
transportauto’s	6
maaimachines, veegmachines	5
overige vervoermiddelen	5
Civiele techniek:
Mechanische installaties en machines	10
(Ondergrondse) containers	10
Civiele kunstwerken:
Bruggen, sluizen, tunnels en viaducten
fundering/ onderbouw	50
bovenbouw hout	25
bovenbouw beton/ composiet/ overig	50
Technische installatie (beweegbare gedeelte)	15
Levensduurverlengende renovaties/ conservering	25
Openbare ruimte:
Oeververdediging	15
Kademuren	50
Remmingwerk/ Steigers	25
Rioleringsstelsel (leidingen c.a.) inclusief relining	50
Levensduurverlengende renovaties riolering	25
Mechanische en elektrische installaties gemalen	15
Aanleg/ reconstructie van wegen, straten en pleinen	25
Speeltuinen en -voorzieningen (aanleg/ reconstructie)	10
Hekwerken	20
Verkeersregelingsinstallaties:
Masten/ Portalen	40
Lichtbakken / Armaturen	20
Hard- en software	10
Openbare verlichting:
Masten, kabelnet, etc.	40
Armaturen	20

Toelichting op de artikelen verordening Maassluis 2022

Toelichting Artikel 1. Definities

Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, de Wet Fido, het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Enkele overige begrippen uit de verordening worden in artikel 1 van de verordening gedefinieerd.

Toelichting Artikel 2. Programma-indeling

Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. De indeling van de programma’s worden bij aanvang van iedere raadsperiode door de raad vastgesteld.

Overigens bepaalt het artikel niet dat elke nieuwe raadsperiode de programma-indeling moet worden gewijzigd. Als de indeling goed is bevallen, kan deze ongewijzigd opnieuw worden vastgesteld.

Het tweede lid bepaalt, dat op voorstel van het college de raad beleidsindicatoren per programma vaststelt. Het is het zogenaamde SMART maken van de begroting. Wat de verplichte beleidsindicatoren zijn, volgt uit de (ministeriële) Regeling vaststelling beleidsindicatoren door gemeenten in programma’s en programmaverantwoording, welke zijn grondslag vindt in artikel 25, tweede lid, onder a, van het BBV.

Het BBV schrijft een aantal verplichte paragrafen voor. In een paragraaf wordt de raad integraal over een bepaald thema dat dwars door de begroting loopt, geïnformeerd. Het derde lid bepaalt, dat de raad bij aanvang van een nieuwe raadsperiode kan aangeven, welke paragrafen hij nog meer wenst. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een paragraaf subsidies of een paragraaf duurzaamheid.

Toelichting Artikel 3. Planning en controlcyclus

Artikel 3 bepaalt dat het college ieder jaar aan de raad een overzicht aanbiedt met daarin de data waarop belangrijke financiële stukken aan de gemeenteraad worden aangeboden. Het overzicht is bij wijze van spreken het spoorboekje voor de raad en het college voor de financiële jaarplanning. Op basis van deze jaarplanning kan ook de bespreking van de betreffende financiële stukken in de commissies en/of raad worden ingepland.

Toelichting Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken

In dit artikel zijn in aanvulling op het BBV bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting. Voorts wordt in artikel 4 de verplichting in het BBV om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven.

Artikel 4 lid 4

Lid 4 is opgenomen in verband met de verplichting om vanaf 2023 een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarstukken te overleggen. In de rechtmatigheidsverantwoording legt het college verantwoording af over de mate waarin de baten en lasten en de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. In artikel 9 zijn de regels met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording vastgelegd.

Toelichting Artikel 5. Kaders ontwerpbegroting

Dit artikel bepaalt dat de gemeenteraad vooraf aan het opstellen van de begroting (voor de zomer) een nota bespreekt waarin de hoofdlijnen voor het beleid en de financiële kaders voor de komende jaren zijn vastgelegd. Op basis van de raadsdiscussie stelt het college vervolgens de ontwerpbegroting en meerjarenraming op.

Toelichting Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

Dit artikel bevat regels voor de autorisatie van de baten en lasten in de begroting en van de investeringskredieten. Op grond van artikel 189 van de Gemeentewet berust het budgetrecht bij de raad. De raad neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen zij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan de raad op grond van

artikel 192 van de Gemeentewet besluiten nemen voor het wijzigen van de begroting. De gemeente kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (derde lid van artikel 189 van de Gemeentewet). De raad kan kiezen op welk niveau hij budgetten beschikbaar stelt. Autorisatie door de raad van de baten en de lasten vindt plaats op het niveau van programma’s (eerste lid).

Op grond van lid 2 kan de raad bepalen dat bepaalde investeringskredieten, niet bij het vaststellen van de begroting worden geautoriseerd en eerst op een later moment via een apart voorstel naar de raad gaan voor het dan beschikbaar stellen van het krediet.

De leden 3 en 4 hebben betrekking op de stappen die het college dient te zetten bij investeringen die niet bij de begrotingsbehandeling zijn geautoriseerd en bij dreigende overschrijdingen van investeringskredieten Lid 5 regelt dat de het college voorstellen kan doen voor het aanpassen van de begroting, kredieten en beleid bij de bestuursrapportages.

De leden 6 en 7 regelen dat het beleid met betrekking tot afwijkingen op de begroting wordt vastgelegd in een aparte ‘Notitie financieel afwijkingenbeleid’. In deze notitie wordt ingegaan op twee vragen:

• 1. Welke afwijkingen van de vastgestelde begroting vindt de raad acceptabel en welke niet.

• 2. Op welk moment informeert het college de raad vooraf en wanneer gebeurt dat achteraf. De betreffende beleidsnotitie moet door de gemeenteraad worden vastgesteld.

Toelichting Artikel 7. Tussentijdse rapportage

Een belangrijk onderdeel van de planning- en controlcyclus voor de raad zijn de bestuursrapportages. Op basis van de bestuursrapportages wordt de raad geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid. Op grond van artikel 7 dienen jaarlijks twee tussenrapportages te verschijnen. Het tijdstip waarop de betreffende rapportages worden aangeboden aan de raad zal worden vermeld in het overzicht zoals bedoeld in artikel 3 van deze verordening.

Het tweede lid bevat bepalingen over de minimale inhoud van de tussenrapportage. Het derde lid bepaalt over welke afwijkingen ten opzichte van de begroting het college zich in de rapportage moet verantwoorden.

Artikel 7 lid 4

Lid 4 is toegevoegd om de gemeenteraad ook tussentijds informatie te verstrekken over de inrichting van het financieel beheer met betrekking tot rechtmatigheid en voor zover reeds beschikbaar uitkomsten van de interne controle naar de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen.

Toelichting Artikel 8. Informatieplicht

In dit artikel wordt nadere invulling gegeven aan de informatieplicht van het college aan de raad. Het betreft een uitwerking van het vierde lid van artikel 169 van de Gemeentewet. Dit artikel verplicht het college vooraf aan het aangaan van bepaalde verplichtingen de raad inlichtingen te verstrekken indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening van deze bevoegdheden van het college ingrijpende gevolgen heeft voor de gemeente. In het artikel verzoekt de raad het college om vooraf informatie te verstrekken als de daar genoemde rechtshandelingen met een financieel gevolg worden aangegaan, voor zover deze rechtshandelingen het bedrag van 1 miljoen euro te boven gaan.

Bepalingen uit dit artikel ontslaan het college overigens niet van de informatieplicht in andere gevallen. Ook moeten besluiten van het college voor het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen passen binnen de kaders van het beleid dat door de raad is uiteengezet. Het artikel schept slechts duidelijkheid tussen het college en de raad over wanneer de raad in elk geval vooraf wenst te worden geïnformeerd en in de gelegenheid wil worden gesteld zijn wensen en bedenkingen aan het college kenbaar te maken.

Toelichting Artikel 9. Rechtmatigheidsverantwoording

Met ingang van het verslagjaar 2023 legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid in plaats van de accountant. De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op de volgende drie criteria:

• Begrotingscriterium;

• Voorwaardencriterium;

• Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

De rechtmatigheidsverantwoording van het college bevat het totaal aan afwijkingen voor zover die boven de door de raad vastgestelde grens van 1% uitkomen. De verantwoordingsgrens wordt berekend over de lasten en de toevoegingen aan de reserves. Gelet op de omvang van de lasten van de Gemeente Maassluis gaat het hierbij om een grens van ca. € 1.000.000. Evenals in het controleprotocol van de accountant tot en met 2021 een rapporteringsgrens was opgenomen, is nu ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording eenzelfde grens opgenomen. Dit wil zeggen dat afwijkingen boven dit bedrag sowieso worden opgenomen in de verantwoording en verder worden toegelicht. In de rechtmatigheidsverantwoording worden alleen de afwijkingen kort en bondig toegelicht. In de toelichting wordt tevens aangegeven welke maatregelen genomen worden om dergelijke onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen.

In lid 5 zijn de begrotingsonrechtmatigheden opgenomen die binnen de beleidskaders van de raad vallen. Hiervoor zijn binnen de financiële verordening in lid 6 en in de Nota afwijkingenbeleid door de gemeenteraad van Maassluis regels gesteld. Deze begrotingsonrechtmatigheden worden wel in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen maar niet toegelicht. Onrechtmatigheden groter dan € 50.000,- worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Hierbij wordt tevens aangegeven welke maatregelen genomen worden om dergelijke onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen.

Toelichting Artikel 10. Waardering en afschrijving vaste activa

De verordening moet volgens artikel 212 Gemeentewet in elk geval bevatten “regels voor waardering en afschrijving activa”. Dit artikel bevat deze regels, met dien verstande dat lid 1 verwijst naar de regels die hieromtrent in het BBV zijn opgenomen. Wat betreft de exacte afschrijvingstermijnen voor de verschillende categorieën materiële vaste activa is er voor gekozen om deze vast te leggen in een aparte bijlage bij de verordening. Dit maakt het eenvoudiger om eventuele wijzigingen door te voeren. Uiteraard dienen deze ook aan de raad te worden voorgelegd.

Toelichting Artikel 11. Reserves, voorzieningen en weerstandsvermogen

In lid 1 is opgenomen dat er geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de programma’s plaatsvindt. Dit is in overeenstemming met de vernieuwingen van het BBV. Het tweede lid bepaalt dat het college eens in de vier jaar een nota over Risicomanagement en weerstandsvermogen aan de raad aanbiedt. Zaken als opheffen, instellen, verhogen, verlagen van reserves en voorzieningen worden opgenomen in de planning- en controldocumenten.

Voor een investeringsvoornemen kan de raad een bestemmingsreserve vormen. Een deel van de algemene reserve wordt hiervoor afgezonderd. Hiermee wordt op de balans van de gemeente tot uitdrukking gebracht dat een toekomstige investering een beslag op het eigen vermogen gaat leggen. In het vierde lid zijn de voorwaarden voor een voorstel voor een dergelijke bestemmingsreserve opgenomen.

Toelichting Artikel 12. Kostprijsberekening

Artikel 212 Gemeentewet bepaalt in het tweede lid, onder b, dat de verordening in ieder geval de grondslagen bevat voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en van tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 229b en heffingen als bedoeld in artikel 15.33 van de Wet milieubeheer. De grondslagen voor de prijzen die de gemeente bij overheidsbedrijven en derden in rekening brengt, en voor de tarieven van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden gevormd door de opbouw van de kostprijs.

Met de herziening van het BBV met ingang van 2017 moeten de overheadkosten apart worden verantwoord. Ze worden bij de gemeente niet meer doorberekend aan de taakvelden. Daarmee vervalt de mogelijkheid om de integrale kostprijzen in de administratie van de baten en lasten op taakvelden van de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening in beeld te brengen. De kostprijzen moeten daarom extracomptabel worden berekend en vastgelegd.

Het eerste lid van artikel 12 bepaalt, dat de kostprijsberekeningen extracomptabel worden vastgelegd en dat de kostprijzen bestaan uit de directe kosten en een opslag voor de overhead en voor de rente over de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van (vaste) activa die voor desbetreffende rechten en heffingen en voor de desbetreffende goederen, werken en diensten worden ingezet.

Het tweede lid bepaalt, dat ook bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa worden betrokken bij de kostprijsberekening. Voor de gemeentelijke rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht zoals de rioolheffing, worden in de kostprijsberekening ook de compensabele BTW en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid meegenomen.

Het derde lid geeft de definitie van de kostenverdeelsleutel voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijzen van rechten en heffingen waarmee de gemeente kosten in rekening brengt zoals de afvalstoffenheffing, en voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijzen van goederen, werken en diensten die door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden geleverd. Er is getracht deze kostenverdeelsleutel zo simpel en transparant mogelijk te houden.

Toelichting Artikel 13. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, rechten en leges is een bevoegdheid van de raad, die niet kan worden gedelegeerd (artikel 156 Gemeentewet). Het artikel bepaalt dat de raad de tarieven voor de belastingen en dergelijke jaarlijks vaststelt.

Toelichting Artikel 14. Financieringsfunctie

De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelbeheer. Gezien de kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 Gemeentewet de expliciete bepaling dat de financiële verordening hierover regels voor het beleid en de organisatie bevat. In artikel 14 wordt invulling aan deze wettelijke plicht gegeven. Het eerste lid bevat richtlijnen voor de uitvoering van de financieringsfunctie.

Het tweede lid draagt het college op een financieringsstatuut (treasurystatuut) op te stellen dat met name protocollen bevat voor de dagelijkse uitvoering. Onderwerpen die in zo’n besluit aan de orde komen zullen met name betrekking hebben op het derivatenbeheer (indien van toepassing), het kasbeheer, het risicobeheer, de financiering en de administratieve organisatie. Het college zendt het financieringsstatuut ter kennisname aan de gemeenteraad.

Toelichting Artikel 15. Lokale heffingen

In het BBV staat in artikel 10 welke informatie de begrotingsparagraaf lokale heffingen in elk geval moet bevatten. In aanvulling hierop regelt het eerste lid van artikel 15 van de verordening dat het college elke vier jaar een nota lokale heffingen ter vaststelling aanbiedt aan de gemeenteraad. In lid 2 wordt aangegeven welke informatie de nota in ieder geval dient te bevatten.

Toelichting artikel 16. Onderhoud kapitaalgoederen

In het BBV staat welke informatie de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen in elk geval moet bevatten. In aanvulling hierop regelt het eerste lid van artikel 16 van de verordening dat het college elke vier jaar een nota onderhoud kapitaalgoederen ter vaststelling aanbiedt aan de gemeenteraad. In lid 2 wordt aangegeven welke informatie de nota in ieder geval dient te bevatten.

Artikel 17. Administratie

Onder artikel 17 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Het college draagt zorg voor de opzet en werking van de administratie.

Artikel 18. Financiële organisatie

Artikel 18 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie en draagt het college op hiervoor zorg te dragen. Het college is op grond van artikel 160 van de Gemeentewet bevoegd regels te stellen over de ambtelijke organisatie. Deze bevoegdheid betreft ook het stellen van regels voor de financiële organisatie,

De uitgangspunten voor de financiële organisatie zijn nodig om voor het financieel beheer en het financieel beleid aan de eisen voor rechtmatigheid, controle en verantwoording te voldoen. Ze creëren de randvoorwaarden, waarop de interne controle kan steunen bij het onderzoek naar de rechtmatigheid van de beheershandelingen en waarop de accountantscontrole kan steunen bij het onderzoek naar de getrouwheid van de jaarrekening.

Artikel 19. Interne controle

De accountant toetst jaarlijks of de gemeenterekening een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen, rechtmatig zijn verlopen. Artikel 19 draagt het college op maatregelen te treffen, zodat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeente zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten, de lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen, rechtmatig (zijn) verlopen.

Artikel 20. Inkoop en aanbesteding

Artikel 20 draagt het college op een inkoopreglement op te stellen. De regels in een dergelijk inkoopreglement moeten uiteraard Europa-proof zijn. Europese aanbestedingsregels maar ook nationale aanbestedingsregels moeten worden nageleefd en vormen het kader waarbinnen een dergelijk inkoopreglement moet worden opgesteld. De interne regels voor inkoop en aanbesteding worden ter kennis van de gemeenteraad gebracht.

Artikel 21. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

Bij het inwerkingtreden van de nieuwe verordening moet de oude worden ingetrokken. Volgens de Gemeentewet is een begrotingsjaar gelijk aan een kalenderjaar. In begrotingsjaar t worden de jaarstukken uit het begrotingsjaar t-1 vastgesteld, wordt uitvoering gegeven aan de begroting voor het jaar t en wordt tot slot de begroting voor het jaar t+1 vastgesteld. De nieuwe verordening is van toepassing op alle stukken die betrekking hebben op het begrotingsjaar t en later.

De oude verordening is ondanks het intrekken nog wel van toepassing op de jaarstukken van het begrotingsjaar t-1. Hiervoor is in artikel 21 een overgangsbepaling opgenomen.

Artikel 22. Inwerkingtreding en citeertitel

Met ingang van 1 januari 2017 gelden vanwege de wijzigingen van het BBV andere bepalingen voor het activeren en afschrijven van nieuwe investeringen met maatschappelijk nut. In het tweede lid van artikel 22 is een overgangsbepaling opgenomen. Voor investeringen met maatschappelijk nut voor 2017 zijn de bepalingen uit de oude financiële verordening nog van kracht.

Vaststelling

Uitgaande stukken van de raad moeten door de burgemeester worden ondertekend (eerste lid artikel 75 van de Gemeentewet). De griffier moet de uitgaande stukken van de raad mede ondertekenen (artikel 107c van de Gemeentewet). De financiële verordening moet worden gepubliceerd. Binnen twee weken na vaststelling door de raad moet het college de verordening aan gedeputeerde staten zenden (artikel 214 van de Gemeentewet). Gedeputeerde staten kunnen te allen tijde een onderzoek instellen naar het beheer en de inrichting van de financiële organisatie en de verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet (artikel 215 van de Gemeentewet)