Treasurystatuut gemeente Borsele 2023

De raad van de gemeente Borsele

gelet op artikel 13 van de financiële verordening 2021 en de Wet financiering decentrale overheden;

besluit:

vast te stellen het navolgende Treasurystatuut gemeente Borsele 2023.

Inleiding

In de Wet Financiering decentrale overheden (Wet Fido) worden de kaders gesteld voor de inrichting en uitvoering van de treasuryfunctie van decentrale overheden. Om de treasury doelstellingen uit artikel 2 van dit beleidsstuk te bereiken is het treasurystatuut opgesteld.

Leeswijzer

In het treasurystatuut worden allereerst het begrippenkader en de doelstellingen van de treasuryfunctie van de gemeente geformuleerd. Deze doelstellingen worden vervolgens geconcretiseerd voor de verschillende deelgebieden van treasury: risicobeheer, gemeentefinanciering en kasbeheer. Daarna worden de organisatorische randvoorwaarden van de treasuryfunctie weergegeven. Daarbij ligt het accent op de eenduidigheid omtrent de verdeling van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Tot slot worden de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te maken en te houden.

Algemeen

Artikel 1 Begrippenkader

In dit statuut wordt verstaan onder:

• Derivaten: financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren;

• Financiering: het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen als vreemd vermogen;

• Geldstromenbeheer: al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer);

• Intern liquiditeitsrisico: de risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;

• Kasgeldlimiet: een bedrag op basis van de Wet Fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar;

• Koersrisico: het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen;

• Kredietrisico: de risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit;

• Liquiditeitenbeheer: het financieren en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar;

• Liquiditeitenplanning: een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid;

• Rating: de inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier;

• Renterisico: het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen;

• Renterisiconorm: een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percentage van het totaal van de vaste schuld van de gemeente dat bij de realisatie niet mag worden overschreden;

• Rentetypische looptijd: het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;

• Saldobeheer: het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen;

• Schatkistbankieren: het door de decentrale overheden verplicht aanhouden van (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist bij het Agentschap van het Ministerie van Financiën.

• Rentevisie: toekomstverwachting over de renteontwikkeling;

• Solvabiliteitsratio van 0%: status die door een bancaire toezichthouder in een EU-lidstaat aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend;

• Treasuryfunctie: omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, financiering, kasbeheer en administratieve organisatie en interne controle;

• Uitzetting: het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer.

• Wet Fido: Wet financiering decentrale overheden.

Artikel 2 Doelstellingen van de treasuryfunctie

De treasuryfunctie van de gemeente dient tot:

• 1. Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;

• 2. Het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s, liquiditeitsrisico’s en valutarisico’s;

• 3. Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

• 4. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet Fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut.

Risicobeheer

Artikel 3 Uitgangspunten risicobeheer

Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

• 1. De gemeente verstrekt alleen leningen uit hoofde van haar publieke taak aan medeoverheden. De gemeenteraad wordt achteraf hiervan in kennis gesteld.

• 2. De gemeente kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie als deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut;

• 3. Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.

Artikel 4 Renterisicobeheer

• 1. De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet Fido;

• 2. De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet Fido;

• 3. Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning;

• 4. De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;

• 5. De rentevisie, renteverwachting wordt ieder jaar opgenomen in de financierings- paragraaf van de begroting;

• 6. Binnen de kaders gesteld onder 3 en 4 streeft de gemeente naar spreiding in de rentetypische looptijden van de uitzettingen.

Artikel 5 Koersrisicobeheer

• 1. De gemeente beperkt de koersrisico’s op uitzettingen uit hoofde van de publieke taak, door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: rekening-courant, spaarrekening, daggeld, deposito’s en onderhandse leningen aan decentrale overheden.

• 2. Tevens beperkt de gemeente de koersrisico’s door conform artikel 7 de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenplanning.

Artikel 6 Kredietrisicobeheer

Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de publieke taak gelden de volgende uitgangspunten:

Uitzettingen vinden uitsluitend plaats bij:

• 1. Nederlandse overheden en andere publiekrechtelijke lichamen met een solvabiliteitsratio van 0%;

• 2. Financiële instellingen met ten minste een AA-rating van twee van de volgende erkende rating-bureaus: Moody’s, Standard & Poors of Fitch IBCA;

Bij het verstrekken van leningen uit hoofde van de publieke taak worden indien mogelijk zekerheden of garanties geëist.

Artikel 7 Intern liquiditeitsrisicobeheer

De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot één jaar).

Artikel 8 Valutarisicobeheer

Valutarisico’s worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken of aan te gaan in euro’s.

Gemeentefinanciering

Artikel 9 Uitgangspunten financiering

Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

• 1. Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak;

• 2. Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair eerst de beschikbare interne financieringsmiddelen (reserves en voorzieningen) te gebruiken om het renteresultaat te optimaliseren;

• 3. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn: onderhandse leningen;

• 4. De gemeente vraagt offertes op bij minimaal twee instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken.

Artikel 10 Langlopende uitzettingen

Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de publieke taak voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

• 1. Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 4, 5, 6, 7 en 8 genoemde voorwaarden;

• 2. De gemeente vraagt offertes op bij minimaal twee instellingen alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan.

Artikel 11 Relatiebeheer

De gemeente beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten:

• 1. Primair maken wij gebruik van de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) huisbankier van de gemeente;

• 2. Bankrelaties en hun bancaire condities worden ten minste eens in de drie jaar beoordeeld;

• 3. Bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan de eisen die zijn gesteld in artikel 6;

• 4. Financiële ondernemingen dienen onder Nederlands of anderszins EU-toezicht te vallen, zoals de Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer;

• 5. Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen.

Kasbeheer

Artikel 12 Geldstromenbeheer

Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt:

• 1. Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig worden nagekomen;

• 2. Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank.

Artikel 13 Saldo- en liquiditeitenbeheer

Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende richtlijnen:

• 1. De gemeente streeft naar concentratie van de overtollige liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de meest gunstige condities;

• 2. Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt de kasgeldlimiet niet overschreden;

• 3. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening-courant;

• 4. Toegestane instrumenten bij het uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn rekening-courant, daggeld, spaarrekeningen en deposito’s;

• 5. Bij het extern uitzetten van gelden korter dan één jaar zijn slechts de in artikel 6 genoemde tegenpartijen toegestaan;

• 6. De gemeente vraagt offertes op bij minimaal twee instellingen alvorens middelen worden aangetrokken of uitgezet met een looptijd korter dan één jaar.

• 7. We zorgen ervoor dat overtollige liquide middelen aangehouden worden in Rijks schatkist.

Administratieve organisatie en interne controle

Artikel 14 Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle

In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle:

• 1. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasury-activiteiten zijn vastgelegd in artikel 15 en 16 van dit statuut;

• 2. Bij de uit te voeren treasury-activiteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

  • a. Iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd;

  • b. De uitvoering en controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen;

  • c. De uitvoering en registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen;

• 3. Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van leningen en uitzettingen te versturen naar de financiële administratie;

• 4. De transacties worden onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten en gecontroleerd door de functionaris die belast is met de interne controle.

Artikel 15 Verantwoordelijkheden

De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd:

Functie	Verantwoordelijkheden
Gemeenteraad	het vaststellen van het treasurybeleid door middel van de financiële verordening (ex. artikel 212 Gemeentewet); het houden van toezicht op de uitvoering van het treasurybeleid aan de hand van de paragraaf financiering in de begroting en de jaarrekening; het uitvoeren van de niet aan het college van burgemeester & wethouders overgedragen treasury-activiteiten.
College van burgemeester & wethouders	het vaststellen van de beleidskaders en limieten voor de treasuryfunctie in een treasurystatuut (afgestemd op de financiële verordening) het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid); het achteraf bekrachtigen van de afgesloten transacties (looptijd > 1 jaar); het rapporteren aan de gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid.
Wethouder financiën	het uitvoeren van het treasurybeleid (politieke verantwoordelijkheid)
Concerncontroller	het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie en hierover rapporteren aan het college van burgemeester & wethouders.
Domeinmanager Bedrijfsvoering	het uitvoeren van de gemandateerde treasury-activiteiten conform het treasurystatuut en de paragraaf financiering; het zorgdragen voor juiste verantwoording van de uitvoering van de gemandateerde treasury-activiteiten; het rapporteren aan burgemeester & wethouders over de uitvoering van het treasurybeheer; het afleggen van verantwoording aan het college van burgemeester & wethouders.
Secretaris	het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun afdelingen aanleveren aan het team financiën met betrekking tot toekomstige uitgaven en inkomsten.
Budgethouders	het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun afdelingen aanleveren aan het team financiën met betrekking tot toekomstige uitgaven en inkomsten het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan het team financiën; het fiatteren van betalingen en ontvangsten voor hun budgetten.
Medewerker treasury	het uitvoeren van de activiteiten m.b.t. de deelfuncties risicobeheer, gemeentefinanciering en kasbeheer. Deze activiteiten moeten conform dit treasurystatuut en de paragraaf financiering worden uitgevoerd en de transacties dienen geautoriseerd te zijn door de domeinmanager Bedrijfsvoering; het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer; het beheren van de geldstromen; het onderhouden van contacten met banken en financiële instellingen; het afsluiten van contracten voortvloeiend uit bovenstaande deelfuncties; het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties en het doorgeven hiervan aan de medewerker financiën; het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied; het adviseren van de teams over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten; het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie; het afleggen van verantwoording aan de domeinmanager Bedrijfsvoering over de uitvoering van de gemandateerde activiteiten.
Medewerker financiën	het overboeken van saldi tussen bankrekeningen het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer; het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie.
Financiële administratie	het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten en uitgaven in de financiële administratie.
Medewerkers financiën belast met de controle	het ontvangen van de orderbevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomt met de transactie-informatie zoals verstrekt door de medewerker belast met treasury; het uitvoeren van de interne controle op de uitgevoerde treasury-transacties en hierover rapporteren aan de domeinmanager bedrijfsvoering; het afleggen van verantwoording aan de concerncontroller over de uitvoering van de gemandateerde activiteiten.

Artikel 16 Bevoegdheden

In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasury-activiteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering:

	Bevoegde functionaris (eerste handtekening)	Autorisatie door (tweede handtekening)
Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer
Het uitzetten van gelden	medewerker financiën	medewerker treasury
Het aantrekken van gelden	medewerker treasury	Domeinmanager Bedrijfsvoering
Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen	medewerker financiën	medewerker treasury
Bankrelatiebeheer
Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen	medewerker treasury	Domeinmanager Bedrijfsvoering
Bankcondities en tarieven afspreken	medewerker treasury	Domeinmanager Bedrijfsvoering
Financiering en uitzetting
Het afsluiten van kredietfaciliteiten	medewerker treasury	Domeinmanager Bedrijfsvoering
Het aantrekken van onderhandse leningen	medewerker treasury	Domeinmanager Bedrijfsvoering

Artikel 17 Informatievoorziening

Met betrekking tot de treasury-activiteiten dient tenminste de in onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen:

Informatie	Frequentie	Informatie-verstrekker	Informatie-ontvanger
Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en inkomsten voor de liquiditeitenplanning	Continue bedrag > € 20.000	budgethouders	medewerker treasury
Liquiditeitenplanning	jaarlijks	medewerker treasury	college burgemeester & wethouders
Financieringsparagraaf in begroting	jaarlijks	college burgemeester & wethouders	gemeenteraad
Financieringsparagraaf in jaarrekening	jaarlijks	college burgemeester & wethouders	gemeenteraad
Voortgang treasuryparagraaf via de programmarapportage	jaarlijks	college burgemeester & wethouders	gemeenteraad
Informatie aan derden (toezichthouder en CBS)	kwartaal	medewerker treasury	derden

Artikel 18 Hardheidsclausule

In gevallen waarin dit statuut niet voorziet besluit het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 19 Inwerkingtreding en citeerartikel

Dit statuut vervangt het Treasurystatuut 2015 Gemeente Borsele van 18 november 2014.

Dit statuut treedt in werking met ingang van 1 januari 2023 en kan worden aangehaald als:

Treasurystatuut Gemeente Borsele 2023.

Aldus vastgesteld in de raad op 6 oktober 2022.

de voorzitter,

de griffier,