Reglement van orde van de Rekenkamer Metropool Amsterdam

De directeur Gemeenschappelijke Rekenkamer Metropool Amsterdam,

Gelet op artikel 81i van de Gemeentewet,

besluit:

vast te stellen:

Reglement van orde van de Rekenkamer Metropool Amsterdam

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• 1. rekenkamer: Rekenkamer Metropool Amsterdam;

• 2. lid van de rekenkamer: het enig lid van de rekenkamer die het bestuurlijk gezag van de rekenkamer bekleed;

• 3. plaatsvervanger: de plaatsvervanger van het lid van de rekenkamer zoals bedoeld in artikel 81c, lid 3 van de Gemeentewet;

• 4. regeling: regeling “Gemeenschappelijke Rekenkamer Metropool Amsterdam”, zoals gepubliceerd op 11 juni 2020;

• 5. bureau: het bureau zoals bedoeld in artikel 6 van de regeling;

• 6. besluit: Algemeen ondermandaatbesluit, ondervolmachtbesluit, ondermachtigingsbesluit en mandaatbesluit directeur Gemeenschappelijke Rekenkamer Metropool Amsterdam, zoals vastgesteld op 22 september 2022;

• 7. raad: gemeenteraad van een van de in de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten;

• 8. stadsdeelcommissie: een stadsdeelcommissie in Amsterdam en de bestuurscommissie stadsgebied Weesp, als bedoeld in de Verordening op de stadsdelen en het stadsgebied Amsterdam 2022;

• 9. burgerpanel: een grote groep burgers van de aangesloten gemeenten die met enige regelmatig elektronisch worden geraadpleegd om mee te denken over het onderzoek van de rekenkamer.

Artikel 2 De taak van de rekenkamer

• 1. De rekenkamer voert voor de gemeenten die deelnemen aan de gemeenschappelijke regeling onderzoek uit naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur.

• 2. De jaarlijkse beschikbare onderzoeksuren worden tussen de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten verdeeld naar rato van de jaarlijkse bijdragen (regeling artikel 7, lid 2).

• 3. De rekenkamer kan andere activiteiten ondernemen die een bijdrage leveren aan verbetering van het lokaal bestuur in Nederland voor zover dat ondersteunend is aan de primaire taak zoals omschreven in lid 1.

• 4. Voor Amsterdam is de rekenkamer conform artikel 184a van de Gemeentewet ook belast met het toezicht op de accountantsorganisatie, de ACAM.

Artikel 3 Bevoegdheden van de rekenkamer

• 1. De rekenkamer is op grond van de Gemeentewet (artikel 183 en artikel 184) bevoegd om alle documenten en inlichtingen te vragen bij het gemeentebestuur en bij gemeenschappelijke regelingen, deelnemingen en uitvoeringsorganisaties die financieel sterk van een gemeente afhankelijk zijn.

• 2. Indien de rekenkamer niet of onvoldoende informatie krijgt die zij uit oogpunt van het onderzoek nuttig en noodzakelijk acht, zal zij hiervan de gemeenteraad op de hoogte stellen.

Artikel 4 Taken van het lid van de rekenkamer

• 1. Het lid van de rekenkamer:

• 2. is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de rekenkamer;

• 3. onderhoudt het contact met de raad en het college;

• 4. stelt het reglement van orde, begroting, jaarrekening, het onderzoeksprogramma en van elk project de onderzoeksopzet en het uiteindelijke rapport vast;

• 5. accordeert eventuele belangrijke wijzigingen in de uitvoering van onderzoeken;

• 6. vertegenwoordigt de rekenkamer naar buiten, onderhoudt het contact met media en beslist over communicatie-uitingen van de rekenkamer.

Artikel 5 Taken van de plaatsvervanger

• 1. De plaatsvervanger vervangt bij langdurige afwezigheid van het lid van de rekenkamer deze met alle daarbij horende taken en bevoegdheden.

• 2. Als ingeval van de situatie als bedoeld in lid 1 er geen plaatsvervanger is die het lid van de rekenkamer kan vervangen, neemt een senioronderzoeker 1 zoals bedoeld in artikel 1, vierde lid, van het besluit direct contact op met de raden met het verzoek om zo snel mogelijk een plaatsvervanger te benoemen. Senioronderzoekers 1 zoals bedoeld in artikel 1, vierde lid, van het besluit zijn totdat die plaatsvervanger is benoemd verantwoordelijk voor de continuïteit van de werkzaamheden van de rekenkamer.

Artikel 6 Integriteit van de rekenkamer

• 1. De rekenkamer houdt zich aan de gedragscode van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam.

• 2. De rekenkamer bepaalt haar onderzoeksagenda onafhankelijk van politieke voorkeuren van specifieke raadsleden of fracties van de raden waarvoor zij werkt via een transparant proces conform artikel 7, waarbij het lid van de rekenkamer uiteindelijk zelfstandig en autonoom besluit over het wel of niet uitvoeren van een onderzoek, meewegend alle verkregen informatie.

• 3. Bij een verzoek conform artikel 9, leden 1 en 2, zal niet alleen bij een afwijzing van een verzoek, dat schriftelijk gemotiveerd gebeuren (conform de regeling), maar ook bij het honoreren van een verzoek.

• 4. Als een vraag, suggestie, of opmerking van iemand buiten de organisatie van de rekenkamer de enige aanleiding vormt voor een onderzoek, zal dat expliciet in de onderzoeksopzet en bij het rapport worden vermeld. Deze vermelding zal niet worden gemaakt indien de vraag, suggestie of opmerking afkomstig is van een klokkenluider.

• 5. De rekenkamer zal geen besluiten nemen waar het lid van de rekenkamer persoonlijk voordeel van kan hebben. Dat betekent dat het lid:

  • a. geen relaties onderhoudt (op vrijwillige basis of tegen betaling) met organisaties die voor hun functioneren direct afhankelijk zijn van beslissingen van de gemeenten waarvoor de rekenkamer werkt;

  • b. aanvullend aan a. transparant is als er situaties zijn waarin het belang van de rekenkamer in conflict zou kunnen komen met een persoonlijk belang;

  • c. geen extra inkomen krijgt van de gemeente (uit het budget van de rekenkamer of andere budgetten) boven op het afgesproken vaste salaris en eventuele vergoedingen voor onkosten.

• 6. De rekenkamer zal zorgvuldig omgaan met de informatie die haar ter beschikking wordt gesteld. Daarom is informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld. Dit heeft ook betrekking op de omgang met persoonlijke gegevens en met documenten waarop geheimhouding is opgelegd.

Artikel 7 Bepaling van de onderzoeksagenda

• 1. De rekenkamer heeft een nota Beleidsvisie waarin de lange termijn visie op het onderzoek ten behoeve van de deelnemende gemeenten is vastgelegd.

• 2. De rekenkamer maakt elk jaar voor elke deelnemende gemeente een onderzoeksprogramma.

• 3. In het onderzoeksprogramma wordt ook ruimte gereserveerd voor een onderwerp gekozen door het burgerpanel en voor ongeprogrammeerd onderzoek.

• 4. Als voorbereiding op de keuze van onderzoeksonderwerpen en het formuleren van het onderzoeksprogramma heeft het bureau tot taak om de ontwikkelingen in de betrokken gemeenten te volgen.

• 5. De rekenkamer vraagt ieder jaar de raad om input voor het onderzoeksprogramma.

• 6. Het lid van de rekenkamer stelt het onderzoeksprogramma vast, onder meer rekening houdend met de criteria van de beleidsvisies, adviezen van medewerkers, ideeën van het burgerpanel zoals bedoeld in lid 3 en de input van de raad.

Artikel 8 Uitvoering van rekenkameronderzoek

• 1. Met oog op haar eigen doelmatigheid, voert de rekenkamer bijna altijd eerst een verkenning uit van beperkte omvang.

• 2. De planning van het onderzoek wordt aan het begin van een project slechts globaal kenbaar gemaakt; één maand voor de afronding van de nota van bevindingen wordt de organisatie echter op de hoogte gesteld van het feit dat zij een maand later de nota ontvangt voor feitelijk wederhoor zodat de organisatie zich kan voorbereiden op het wederhoor en daarvoor tijd kan inruimen.

• 3. De rekenkamer heeft een Handboek RMA, waarin de werkwijze die door het bureau wordt gehanteerd, is vastgelegd.

• 4. Het Handboek RMA besteedt in ieder geval aandacht aan:

• 5. de processen bij het maken van een onderzoeksprogramma en het uitvoeren van onderzoek,

• 6. procedures rond hoor en wederhoor van respondenten en informanten zoals vereist in het kader van zorgvuldig onderzoek,

• 7. procedure rond de bestuurlijke reactie zoals bedoeld in artikel 8, lid 1 t/m 3 van de regeling, en

• 8. de wijze van rapporteren.

Artikel 9 Onderzoek op verzoek

• 1. De rekenkamer kan op verzoek onderzoek uitvoeren voor een raad zoals geregeld in artikel 7, lid 5, 6 en 7 van de regeling.

• 2. Ook de stadsdeelcommissies hebben de mogelijkheid om analoog aan lid 1 de rekenkamer te verzoeken om onderzoek uit te voeren.

• 3. Het bureau kan in aanvulling op lid 1 onderzoek uitvoeren op verzoek van andere rekenkamers en/of andere gemeenteraden als het onderzoek past in de taakomschrijving in artikel 2 en in lijn is met de beleidsvisie van de rekenkamer zoals bedoeld in artikel 4.

• 4. Onderzoek zoals bedoeld in lid 1 heeft altijd voorrang boven onderzoek bedoeld in lid 2.

• 5. Onderzoek zoals bedoeld in leden 1, 2 en 3 moet gemeld worden bij het overlegorgaan zoals bedoeld in artikel 10 van de regeling.

• 6. Er is een aparte richtlijn “Regels rond de uitvoering van onderzoek op verzoek”, vastgesteld op 22-5-2018.

Artikel 10 Financiën

• 1. De rekenkamer maakt ieder jaar een begroting, jaarrekening en een jaarverslag zoals voorgeschreven in artikel 11 en 13 van de regeling.

• 2. Om schommelingen in de uitgaven voor onderzoek op te kunnen vangen streeft de rekenkamer naar een reserve van 15% van de begroting.

• 3. Iedere zes jaar rapporteert (in het verlengde van artikel 13 van de regeling) de rekenkamer over de verdeling van onderzoeksuren tussen de deelnemende gemeenten. In het rapport wordt een voorstel opgenomen waarin aandacht besteed wordt aan een gewenste startreserve voor de nieuwe periode en een eventuele compensatie voor gemeenten waaraan over de hele periode bezien minder onderzoeksuren zijn besteed dan passend is bij de financiële bijdrage.

Artikel 11 Overlegorgaan

• 1. Tijdens het overleg, beschreven in artikel 10 van de regeling, wordt onder meer aandacht besteed aan:

  • a. evaluatie van de werkzaamheden;

  • b. de jaarstukken;

  • c. allerlei (andere) aspecten van de bedrijfsvoering.

• 2. Het lid van de rekenkamer vraagt het overlegorgaan jaarlijks om feedback over zijn functioneren.

Artikel 12 Organisatie

• 1. Het lid van de rekenkamer is ook directeur van het bureau.

• 2. De directeur:

  • a. is eindverantwoordelijk voor het functioneren van het bureau;

  • b. verzoekt de gemeente Amsterdam (conform artikel 81 j van de Gemeentewet) om de ambtenaren aan te stellen die de rekenkamer nodig heeft;

  • c. geeft leiding aan de medewerkers van de rekenkamer;

  • d. draagt zorg voor een adequate bedrijfsvoering;

  • e. acteert bij c en d op basis van de mandaatregeling en werkafspraken met de gemeentesecretaris van de gemeente Amsterdam;

  • f. voert overleg met het personeel over de bedrijfsvoering via de personeelsvergadering;

  • g. draagt zorg voor de uitvoering van het onderzoeksprogramma;

  • h. onderhoudt het contact met de ambtelijke organisatie.

• 3. Bepaalde managementtaken kunnen tijdelijk en projectmatig bij senioronderzoekers worden belegd met inachtneming van de bevoegdheden in en instructies bij het besluit.

• 4. In het besluit wordt voorzien in (onder)mandaat,- volmacht en -machtiging aan senioronderzoekers 1, voor noodsituaties zoals omschreven in het besluit.

• 5. De rekenkamer heeft een kwaliteitsbeleid waarvan uitgangspunten zijn vastgelegd in het Handboek RMA.

Artikel 13 Communicatie

• 1. De rekenkamer stelt leden van bestuur en politieke organen van de betrokken (deel)raad op de hoogte als er een onderzoek gaat plaatsvinden naar de uitvoering van het beleid van gemeente of deelraad.

• 2. De rekenkamer stelt de raad (conform artikel 5, lid 4 van de regeling) in kennis van een onderzoeksrapport voordat het wordt gepubliceerd. Leden van de betrokken raad krijgen het rapport altijd voor de publicatiedatum en worden in de gelegenheid gesteld om vragen te stellen over het rapport voor de publicatiedatum.

• 3. De rekenkamer maakt rapporten zoveel mogelijk openbaar in een bijeenkomst van raadsleden, stelt relevante media op de hoogte van de openbaarmaking.

• 4. De rekenkamer maakt gebruik van sociale media in combinatie met haar website om meer burgers van haar werk op de hoogte te houden.

Artikel 14 Slotbepalingen

• 1. Dit reglement kan worden aangehaald als: ‘Reglement van orde van de Rekenkamer Metropool Amsterdam' en treedt in werking op de dag na bekendmaking in het gemeenteblad.

• 2. Het Reglement van orde van de Rekenkamer Metropool Amsterdam, vastgesteld op 12 oktober 2021, komt te vervallen.

Amsterdam, 10 oktober 2022

De directeur Rekenkamer,

drs. A.L. Daalder