Gemeenteblad van 's-Gravenhage
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
's-Gravenhage | Gemeenteblad 2022, 451911 | algemeen verbindend voorschrift (verordening) |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
's-Gravenhage | Gemeenteblad 2022, 451911 | algemeen verbindend voorschrift (verordening) |
Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Den Haag 2022
Naar aanleiding van het aantreden van het college van burgemeester en wethouders voor de bestuursperiode 2022-2026 wordt het Reglement van Orde voor collegevergaderingen geactualiseerd. Het college hanteert collegiale besluitvorming als uitgangspunt.
De wijzigingen zijn van dien aard, dat het vaststellen van een nieuw reglement de voorkeur heeft boven het wijzigen van het bestaande reglement van 2020.
Het college van burgemeester en wethouders van Den Haag,
gelet op artikel 52 Gemeentewet,
besluit vast te stellen het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college Den Haag 2022:
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en vervanging
Een collegelid onthoudt zich van deelname aan beraadslaging en besluitvorming over een voorliggend voorstel indien de onafhankelijke oordeelsvorming over een onderwerp in het geding kan zijn. De secretaris tekent dit aan in de verslaglegging. Op (eigen) verzoek verlaat het collegelid de collegevergadering tijdens de beraadslaging en besluitvorming over dit onderwerp.
Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning en aanwezigheid derden
Artikel 5 Agenda en vergaderstukken
De portefeuillehouder biedt de op dinsdag ter vergadering te behandelen stukken uiterlijk de woensdag voorafgaand aan de vergadering, vóór 17.00 uur, aan de secretaris aan. Stukken die na woensdag 17.00 uur zijn aangeleverd of niet voldoen aan de kwaliteitseisen zoals bedoeld in artikel 6 worden niet geagendeerd.
Na vaststelling van de agenda zijn aanvullingen op de agenda uitsluitend mogelijk indien na overleg tussen de betrokken portefeuillehouder en de voorzitter vast komt te staan dat behandeling geen uitstel duldt. Een aanvullend stuk wordt, mits het voldoet aan de kwaliteitseisen in artikel 6, uiterlijk op vrijdagmiddag 14.00 uur aangeboden aan de secretaris ten behoeve van een tweede en tevens laatste verzending van de agenda en vergaderstukken.
In een uiterste geval kan de portefeuillehouder een stuk uiterlijk een uur voor aanvang van de vergadering aanleveren bij de secretaris. Indien agendering overeenkomstig het eerste en derde lid niet mogelijk is en behandeling van een stuk geen uitstel duldt. Het stuk wordt toegevoegd aan de agenda als de bij de vergadering aanwezige collegeleden hiermee instemmen. Er wordt een leespauze ingelast indien de voorzitter dit nodig acht. De besluitvorming op een dergelijk stuk is pas definitief als blijkt dat het stuk voldoet aan de kwaliteitseisen zoals genoemd in artikel 6. De secretaris toetst het stuk hieraan.
De secretaris verstrekt de digitale agenda en vergaderstukken aan de algemeen directeuren, sectordirecteuren, bestuursadviseurs, woordvoerders van collegeleden, Bureau Gemeentesecretaris, maximaal twee directiesecretarissen per dienst en aan door het Gemeentelijk Management Team aangewezen ambtenaren.
Artikel 6 Kwaliteitseisen vergaderstukken
Alle ter besluitvorming voorgelegde stukken zijn voorzien van:
a. een korte, volledige samenvatting van de inhoud;
b. een paraaf voor akkoord van de portefeuillehouder(s) die het stuk inbrengt;
c. een paraaf voor akkoord van de algemeen directeur(en) van de dienst(en) die het stuk heeft voorbereid;
d. een paraaf voor akkoord van overige portefeuillehouders en overige (algemeen) directeuren van de diensten, indien er consequenties zijn die hun portefeuille of dienst aangaan;
e. een paraaf voor akkoord van de concerntoets door Control en Juridische Zaken;
f. een overzicht van de gepleegde afstemming;
g. indien het een (deels) geheim stuk of een bij een stuk behorende (deels) geheime bijlage betreft: de geheimhoudingsgrond, een motivering voor het opleggen van geheimhouding en een expiratie- of evaluatiedatum, een en ander overeenkomstig de afspraken met de raad zoals vastgelegd in de Leidraad geheimhouding Den Haag 2021 (RIS308737).
Indien een stuk inhoudelijk afwijkt van het stuk waarop is geparafeerd, zoals bedoeld in het eerste lid onder c, d of e, heeft diegene ultimo de mogelijkheid om gemotiveerd de paraaf in te trekken. Diegene meldt dit uiterlijk een dag voorafgaand aan de vergadering bij de verantwoordelijk portefeuillehouder, de voorzitter en de secretaris. De vergadering wordt hierover geïnformeerd.
Artikel 7 Besluitvorming en verslaglegging
Besluitvorming op de stukken vindt plaats met gebruikmaking van een van de volgende formuleringen:
a. intrekken: het stuk wordt niet besproken en komt te vervallen van de agenda;
b. kennisnemen: het college neemt kennis van de inhoud van het stuk;
c. conform: er hoeven geen inhoudelijke wijzigingen op een stuk te worden doorgevoerd;
d. na aanpassing akkoord: Het stuk wordt aangepast door de verantwoordelijk portefeuillehouder overeenkomstig gemaakte afspraken in de vergadering. Nadere bespreking in het college vindt niet plaats. De secretaris ziet toe op een correcte naleving van deze nadere afspraken.
e. aanhouden: er dient nadere bespreking plaats te vinden, al dan niet op basis van gemaakte afspraken. De portefeuillehouder is verantwoordelijk voor het opnieuw agenderen van het stuk, al dan niet in aangepaste vorm.
Wanneer bij stemming over zaken de stemmen staken, wordt in een volgende vergadering opnieuw gestemd, tenzij naar het oordeel van de voorzitter besluitvorming geen uitstel duldt. In laatstgenoemde situatie wordt direct opnieuw gestemd. Staken de stemmen opnieuw over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.
De in het achtste en negende lid bedoelde stemming verloopt als volgt:
a. wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, vindt een tweede stemming plaats;
b. wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een derde stemming plaats tussen de twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen hebben gekregen;
c. hebben meer dan twee personen evenveel stemmen, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben;
d. indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist het lot;
e. de namen van hen, tussen wie het lot moet beslissen, worden door de voorzitter op twee gelijke briefjes geschreven;
f. deze briefjes worden door de aanwezige eerste locoburgemeester of, indien de eerste locoburgemeester de vergadering voorzit bij afwezigheid van de voorzitter, de tweede locoburgemeester – en zo verder – nagezien;
g. de aanwezige laatste locoburgemeester neemt een briefje uit de bus. Degene wiens naam op het briefje vermeld staat, is de te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen persoon.
Het college kan, in zeer incidentele gevallen van uiterste spoed, een besluit nemen zonder fysiek of digitaal bijeen te komen. Een dergelijk besluit wordt genomen middels een parafenroute, die als volgt verloopt:
de parafenroute start alleen ná toestemming van de burgemeester en nadat de portefeuillehouder de secretaris hierover heeft geïnformeerd;
b. het stuk voldoet aan de in artikel 6, eerste lid, genoemde kwaliteitseisen;
c. de portefeuillehouder biedt het stuk aan alle collegeleden en de secretaris aan, met het verzoek schriftelijk in te stemmen met het stuk en geeft daarbij een redelijke termijn waarbinnen deze instemming uiterlijk moet zijn ontvangen. Wanneer een collegelid niet reageert binnen de gegeven reactietermijn betekent dat niet dat het collegelid instemt met het voorstel;
d. de portefeuillehouder draagt zo nodig zorg voor afstemming tussen collegeleden;
e. wanneer er in de parafenroute geen overeenstemming is dan wel wanneer collegeleden niet in de gelegenheid zijn tot tijdig reageren, besluit de voorzitter over het vervolg van het proces;
f. indien alle collegeleden instemmen met het stuk biedt de portefeuillehouder het stuk ter afdoening aan de secretaris aan;
g. de secretaris agendeert stukken waarop door middel van de parafenroute is besloten voor de eerstvolgende reguliere collegevergadering, ter formele bekrachtiging.
a. de namen van de aanwezige collegeleden en andere personen die aan de beraadslaging hebben deelgenomen of daarbij aanwezig zijn geweest;
b. de namen van de afwezige collegeleden;
c. een vermelding van de onderwerpen die aan de orde zijn geweest;
d. een formulering van de door het college genomen besluiten;
Artikel 8 Proces bestuurlijke stukken rechtstreeks
Een collegelid verzendt geen bestuurlijke stukken van het college zonder formeel collegebesluit. In de volgende gevallen geldt hierop een uitzondering:
a. uitstelbericht schriftelijke vragen;
f. aanbieden (doorzenden) stukken van derden;
g. het schriftelijk beantwoorden van technische vragen uit raadscommissies;
Een bericht als bedoeld in het eerste lid voldoet aan de in artikel 6, eerste lid, genoemde kwaliteitseisen. Stukken zoals bedoeld in artikel 8, eerste lid, sub a, b, d of f, voldoen aan de in artikel 6 genoemde kwaliteitseisen met uitzondering van de eisen zoals gesteld in artikel 6, eerste lid, onder e.
Artikel 10 Intrekking oude reglement
Het Reglement van Orde voor de vergaderingen het college van burgemeester en wethouders van Den Haag 2020 (RIS304604) wordt ingetrokken.
Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad waarin het wordt geplaatst.
Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde college Den Haag 2022.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2022-451911.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.