/1/png-2/enschede.png)
Gemeenteblad van Enschede
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Enschede | Gemeenteblad 2022, 446442 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Handboek Vervanging Gemeente Enschede
Voor u ligt het handboek vervanging 2022 van de gemeente Enschede. Wat vervanging is en wat daarmee samenhangt, is in dit handboek te lezen. Dit handboek is opgesteld als bijlage bij het vervangingsbesluit dat door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Enschede genomen is op 13-9-2022 voor documenten die door alle gemeentelijke organisatieonderdelen en alle gemeentelijke werkprocessen na 1-1-2021 zijn opgemaakt en/of ontvangen en die zijn gearchiveerd in het Document Management Systeem Corsa.
Doel van dit vervangingsbesluit is vervanging op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995. Fysieke archiefstukken worden vervangen door digitale exemplaren waarna het papier vernietigd moet worden. Vervanging voorkomt dat documenten dubbel opgeslagen en beheerd worden en dat verwarring ontstaat over welk exemplaar het origineel is. Vervanging, ook van te bewaren archief-bescheiden, is een logische volgende stap in de wens van de organisatie om digitaal te werken en verantwoord digitaal te archiveren.
In dit handboek worden alle aspecten van het vervangingsproces beschreven, zoals bedoeld in artikel 26a van de Archiefregeling 2009:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
Tevens beschrijft het handboek de wijze waarop bij de vervanging rekening wordt gehouden met de waarde van archiefbescheiden als bestanddeel voor het cultureel erfgoed, voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Hiermee wordt invulling gegeven aan artikel 2 en artikel 6 van het Archiefbesluit 1995
Een korte uitleg van de hoofdstukken:
Hoofdstuk 1 Inleiding: aanleiding, doel en verantwoording
Hoofdstuk 2 Beschrijving wat de reikwijdte van het vervangingsproces is, inclusief de uitzonderingen.
Hoofdstuk 3 Beschrijving van de verantwoordelijkheden in het vervangingsproces en bij het onderhouden van het handboekvervanging.
Hoofdstuk 4 Beschrijving van het vervangingsproces.
Hoofdstuk 5 Beschrijving hoe de kwaliteit wordt bewaakt en welke controlemaatregelen zijn genomen ter voorkoming van risico’s op o.a. informatieverlies.
Hoofdstuk 6 Beschrijving van de IT-beheersmaatregelen en de technische inrichting van de ICT-architectuur, servers en scanners.
Bijlagen Bijlagen waarin bronnen en een afkortingenlijst zijn opgenomen en procedures en specificaties verder zijn uitgewerkt. Deze bijlagen vormen integraal onderdeel van dit handboek.
De gemeente Enschede is in de afgelopen jaren digitaal gaan werken. Het vervangen van analoge documenten door digitale exemplaren (en daarmee het vernietigen van de vervangen van de analoge documenten) past goed in het beeld van digitaal werken binnen een organisatie. Voor digitaal werken is het vereist dat informatie digitaal wordt gemaakt en beschikbaar is. Het vervangen van fysieke documenten door digitale documenten is daarvoor noodzakelijk. Het uitgangspunt bij digitaal werken, opslaan en beheren is: enkelvoudige opslag en meervoudig gebruik. Dit wordt mede door vervanging gerealiseerd. Het college van burgemeester en wethouders heeft in 2008 voor de vervanging van op termijn vernietigbare documenten een vervangingsbesluit genomen. Dit besluit zal met het nieuwe besluit worden ingetrokken, aangezien dit handboek van toepassing is op zowel de vernietigbare- als permanent te bewaren documenten.
Doel van dit handboek is inzicht geven in de procesmatige, technische, juridische en personele aspecten van het vervangingsproces bij de gemeente Enschede. Omdat bij vervanging de oorspronkelijke (fysieke) archiefbescheiden vernietigd worden, eist de wetgever bij de voorbereiding van een vervangingsbesluit uiterste zorgvuldigheid. Het handboek is een middel om aan te tonen en te kunnen controleren dat deze zorgvuldigheid in acht wordt genomen en zo te voldoen aan de eisen geformuleerd in Archiefbesluit 1995 art.6, dat vervanging alleen mag plaatsvinden met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Op basis van dit handboek kan het besluit tot vervanging door de zorgdrager worden genomen.
Het handboek hangt samen met het in ontwikkeling zijnde kwaliteitszorgsysteem voor het digitale archiefbeheer bij de gemeente Enschede. Het beschrijft tevens hoe toekomstige wijzigingen in het vervangingsproces en technische inrichting worden gewaarborgd, alsmede hoe wordt voldaan aan toekomstige wijzigingen in wet- en regelgeving, het zogenoemde archivistisch beheer. Het handboek zal worden geïntegreerd binnen het gemeentelijk kwaliteitszorgsysteem voor archief- en informatiebeheer.
Met dit handboek en het vervangingsbesluit kan verantwoording worden afgelegd over de wijze waarop bij de gemeente Enschede de vervanging van documenten plaatsvindt. Hiermee wordt voldaan aan de landelijke en lokale regelgeving op het gebied van archiefzorg en informatiebeheer.
In de Archiefverordening Enschede 2019 worden de volgende taken en verantwoordelijkheden onderscheiden:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De overige (uitvoerende) rollen zijn beschreven in bijlage 1.
Om aan de voorwaarden voor een verantwoorde vervanging en de daarvoor in de Archiefwet gestelde eisen te voldoen heeft de gemeente Enschede, met behulp van de procedure beschreven in de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden, de volgende stappen doorlopen:
- •
- •
- •
- •
- •
Het resultaat is een handboek waarin de beschrijving van de procesmatige en technische inrichting van de vervanging is vastgelegd, zodat op een verantwoorde manier een besluit kan worden genomen tot vervanging van te bewaren documenten.
2 Kaders, reikwijdte en inwerkingtreding
Voor het vervangen van permanent te bewaren analoge archiefbescheiden door digitale originelen zijn de onderstaande artikelen van toepassing.
- •
- •
- •
Naast de wettelijke kaders zijn de volgende normen van belang:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Dit handboek beschrijft de procesmatige en technische inrichting van vervanging van papieren archiefbescheiden die vanaf 1-1-2021 door de gemeente Enschede zijn ontvangen en/of opgemaakt en die zijn gescand en opgenomen in het gemeentelijk DMS, Corsa.
De beschreven systematiek wordt niet toegepast op documenten die niet zijn opgenomen in het gemeentelijk DMS. De vervangingsprocedure en het vervangingsbesluit gelden dus niet voor archiefbescheiden die zijn opgenomen in andere applicaties waarin documenten worden beheerd, bijvoorbeeld de e-Suite of andere applicaties zonder koppeling naar het DMS.
Interne en uitgaande archiefbescheiden komen alleen voor vervanging in aanmerking als een fysieke paraaf of natte handtekening is geplaatst of wanneer relevante aantekeningen zijn aangebracht. Is dit laatste niet het geval dan geldt het digitaal opgestelde exemplaar immers al als origineel.
Er zijn archiefbescheiden die wel geregistreerd moeten worden, maar volgens wettelijke voorschriften of organisatorische overwegingen niet vervangen mogen worden. Bijvoorbeeld archiefbescheiden die op papier bewaard moeten blijven en/of die een andere meerwaarde voor de gemeente Enschede hebben. Dit kan door inhoud, structuur en/of vorm van het archiefbescheiden. Daarnaast kan de waarde voor het cultureel erfgoed een reden tot uitsluiting van vervanging zijn. Het gaat dan om documenten in de volgende categorieën:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Hoewel bovengenoemde archiefbescheiden uitgesloten zijn van vervanging, zullen zij indien mogelijk wel worden gescand en opgenomen in het DMS, zodat er een digitale werkkopie ontstaat. Belangrijk is dat in dit geval de analoge versie leidend blijft. De originele archiefbescheiden volgen hun eigen analoge proces en worden dus niet vervangen.
De eerste verantwoordelijkheid voor het selecteren van de archiefbescheiden die voor uitsluiting in aanmerking komen ligt bij de medewerker van het Documentair Diensten Centrum (DDC). De kwaliteitsmedewerker van TIB zal hierop (wekelijks) een controle uitvoeren. Indien archiefbescheiden voor uitsluiting in aanmerking komen zal de medewerker deze stukken uit de stapel te vervangen documenten halen en toevoegen aan de fysiek te bewaren stukken. Bij twijfel over of een archiefbescheid voor uitsluiting in aanmerking komt, wordt de gemeentearchivaris om advies gevraagd.
Een uitzondering van vervanging wordt altijd vermeld bij de registratie in het DMS. Conform de selectielijst zullen deze archiefbescheiden alsnog volgens het analoge proces vernietigd worden als de bewaartermijn verstreken is. Wanneer zij niet voor vernietiging in aanmerking komen, zullen de archiefbescheiden worden opgenomen in de archiefbewaarplaats en dus ook het analoge proces volgen (Zie ook paragraaf 4.2.8 Archivering en vernietiging).
3. Verantwoordelijkheden binnen de gemeente Enschede
3.1 Verantwoordelijkheden binnen het vervangingsproces
Het proces van actualisatie en toetsing op het gebruik in de praktijk is de verantwoordelijkheid van Team Informatiebeheer. In opdracht van het college is de leidinggevende TIB de proceseigenaar van het vervangingsproces. De leidinggevende TIB is gemandateerd om namens het college besluiten te nemen en hij rapporteert hierover periodiek aan het college van B&W. Het hoofd TIB kan deze taak in ondermandaat geven aan de adviseur- of een medewerker Informatiebeheer die met het feitelijke beheer belast is. Desalniettemin blijft het hoofd TIB de hoofdverantwoordelijke.
Het gebruik en praktische uitvoering van de vervangingsproces is de verantwoordelijkheid van DDC of van de vakafdeling die vervanging heeft aangevraagd voor een proces.
De medewerkers van DDC ontvangen, selecteren, digitaliseren (scannen), registreren en het daadwerkelijk vernietigen van vervangen archiefbescheiden.
Medewerkers van TIB houden zich bezig met het beheren van en kwaliteitscontrole op de in het DMS/RMA aanwezige archiefbescheiden. Tevens voeren ze het toezicht op het vernietigen van de daarvoor in aanmerking komende vervangen archiefbescheiden. De taken, rollen en verantwoordelijkheden zijn meer specifiek beschreven in bijlage 1: Taken, rollen en verantwoordelijkheden.
Permanent te bewaren archiefstukken worden uiteindelijk, wanneer in aanmerking gekomen, periodiek overgedragen aan de door de gemeente aangewezen gemeentelijke archiefbewaarplaats. Dit geldt ook voor de digitale bestanden van de vervangen archiefbescheiden. Deze moeten overgedragen worden aan het e-Depot. Deze overgedragen archiefbescheiden moeten voldoen aan de eisen van duurzame toegankelijkheid.
3.2 Verantwoordelijkheden bij beheer en onderhoud van het handboek vervanging
Wijzigingen in het vervangingsproces, informatiebeheer, wet- en regelgeving of binnen de digitale beheeromgeving kunnen van aanzienlijke invloed zijn op de kwaliteit en duurzaamheid van scans, vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures of de digitale beheeromgeving zelf.
Het handboek dient minimaal jaarlijks conform een instructie bijgewerkt te worden door team TIB in samenwerking met DDC of hun organisatorische opvolgers. Wie verantwoordelijk is om deze veranderingen in het handboek door te voeren, hangt af van de aanleiding en/of aard van de wijziging. Daarom is het van belang om van tevoren vast te stellen welke rollen er zijn met betrekking tot het beheer van het handboek. Change Management voorziet in stappen die worden ondernomen bij grote (majeure) wijzigingen en dient tevens als middel om de regie te voeren bij de uitvoering ervan.
3.2.1 Betrokken functionarissen
Het opstellen, laten vaststellen en vervolgens het beheer van het handboek is belegd bij de informatieadviseur TIB. Alle werkzaamheden met betrekking tot de uitvoering van deze procedure berusten bij de medewerkers van de afdelingen TIB en DDC. De gemeentearchivaris toetst majeure wijzigingen.. en kan op aanvraag advies geven over beoogde wijzigingen.
3.2.2 Onderhoud en actualisatie handboek
Jaarlijks wordt het handboek door TIB medewerkers op onderdelen gecontroleerd of er nog volgens de vastgelegde vervangingsprocedure gewerkt wordt en of er wijzigingen/aanpassingen nodig zijn.
Voorstellen voor (tussentijdse) wijzigingen van de in het handboek vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures worden vooraf ter toetsing voorgelegd aan de proceseigenaar vervanging (hoofd TIB of aangewezen adviseur informatiebeheer). Deze toetst de voorstellen voor wijzigingen aan de in de procedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten, het vigerende informatie- en archiveringsbeleid, alsmede aan wet- en regelgeving. De proceseigenaar vervanging laat hiertoe een impact analyse opstellen door een betreffende medewerker en zorgt ervoor dat deze gedocumenteerd wordt.
Kleine wijzigingen die de kwaliteit verbetert, kan de proceseigenaar vervanging doorvoeren. De wijzigingen worden opgenomen in een wijzigingenschema (Bijlage 3 Wijzigingschema). In die gevallen waarin sprake is van een majeure wijziging wordt de gemeentearchivaris altijd betrokken. Van alle andere wijzigingen wordt de archivaris geïnformeerd.
Voorbeelden van grote wijzigingen zijn:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
In al deze gevallen blijft de proceseigenaar vervanging de beslissing nemen of de wijziging al dan niet wordt doorgevoerd en vervolgens of een nieuw vervangingsbesluit nodig is. Voorstellen en besluiten omtrent geaccordeerde wijzigingen worden gedocumenteerd en aan het handboek toegevoegd. Ook de wijzigingen zelf worden gedocumenteerd en aan het handboek toegevoegd na accordering door de proceseigenaar vervanging.
Wijzigingen ten aanzien van de technische inrichting en software worden vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd. Alle documentatie met betrekking tot wijzigen wordt als bijlage aan het handboek vervanging toegevoegd.
Het vervangingsproces omvat een aantal stappen die doorlopen moeten worden met betrekking tot de te vervangen archiefbescheiden.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
Middelen ter ondersteuning die van belang zijn voor de uitvoering van deze stappen betreffen onder andere een DMS en scanners. De technische aspecten van deze middelen worden in hoofdstuk 6 uiteengezet.
4.2 Procesinrichting 4.2.1 Ontvangst documenten
De documenten bedoeld voor de gemeente Enschede komen op papier of digitaal binnen (bijvoorbeeld via papieren post, fax, mail en/of website). Alle documenten, ongeacht de vorm, worden aangeboden aan de afdeling DDC. De ingekomen papieren documenten worden meerdere keren per dag aangeleverd door een, via een aanbesteding, geselecteerd bedrijf. De digitale documenten worden merendeels ontvangen via het centrale gemeentelijke e-mailadres postbus20@enschede.nl en intern via archief.ddc@enschede.nl. Het beheer van deze mailboxen ligt bij DDC. Tevens zijn er documenten die bij de balie of direct bij contactpersonen worden aangeleverd. Het is de verantwoordelijkheid van de ontvanger van deze documenten om te zorgen dat deze, indien van toepassing, alsnog naar DDC gaan om te archiveren.
De fysieke ingekomen documenten worden door DDC geselecteerd in de volgende categorieën (Bijlage 4: Procedure intake en registratie):
- •
- •
- •
- •
Alle documenten die genoemd worden in de geldende “Selectielijst voor gemeentelijke- en intergemeentelijke organen” komen in aanmerking voor registratie. Enveloppen worden eveneens opgenomen bij het poststuk en vervangen als dit wegens juridische redenen noodzakelijk is (bewijs datum ontvangst) en net zo lang bewaard als het poststuk zelf. Documenten zoals reclamefolders en tijdschriften worden niet geregistreerd. Niet te openen post, bijvoorbeeld poststukken waar ‘persoonlijk’ op staat, wordt doorgezonden naar de betreffende afdeling/medewerker met het verzoek om het stuk alsnog ter registratie aan de bieden aan DDC indien dit noodzakelijk is. Ook als een behandelaar twijfelt kan een document ter beoordeling aan DDC aangeboden worden. Een DDC-medewerker beslist dan of een document wel of niet geregistreerd en/of bewaard moet worden. Uitzonderingen worden opzij gelegd en afgehandeld door de coördinator Postregistratie, indien nodig wordt er samengewerkt met het Stadsarchief.
Documenten die onleesbaar zijn, lastig te scannen of erg omvangrijk worden door de DDC-medewerker apart gelegd. Hiervoor wordt door de DDC-medewerker, waar mogelijk, gezocht naar een praktische oplossing zoals het opvragen van een digitaal exemplaar bij de afzender. De overige documenten worden voorbereid op scanning door in ieder geval de volgende handelingen te verrichten:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Alle archiefbescheiden die zijn geselecteerd voor vervanging, doorlopen het scanproces. De registrator scant de stukken in via de scanner. Scans komen na validatie/registratie en 4-ogen controle via Kofax terecht in het DMS/RMA. Bij een 4-ogen controle controleert een andere medewerker de registratie dan degene die de registratie heeft ingevoerd. De gescande documenten worden in Kofax gecontroleerd op diverse aspecten, zoals: kwaliteit, leesbaarheid en volledigheid (Bijlage 4: Procedure intake en registratie). Na validatie worden de documenten doorgezet naar het DMS. De kwaliteit van de scan wordt tijdens en na het scannen beoordeeld. Als er bijvoorbeeld onregelmatigheden worden geconstateerd die worden veroorzaakt door de scanapparatuur, zal deze opnieuw worden ingesteld en/of schoongemaakt. Zie hiervoor bijlage 8 en ook het volgende kopje, kwaliteitscontrole (Bijlage 1: Taken, rollen en verantwoordelijkheden).
Er kunnen ook complete archiefbescheiden worden aangeboden om na te scannen of bij te scannen. Denk hierbij aan de documenten die persoonlijk aan de ambtenaar worden aangeboden. Gewijzigde archiefbescheiden worden ook in zijn geheel nagescand omdat dit in feite nieuwe originele documenten zijn, bijvoorbeeld ondertekende contracten. Deze archiefbescheiden worden dan als nieuwe versie gekoppeld aan de bestaande registratie. Deze laatste categorie valt onder bijscannen, omdat het oorspronkelijke document al geregistreerd is.
Ingekomen mails worden via Kofax geïmporteerd in het DMS/RMA. Zodra de mails zijn geïmporteerd volgen zij hetzelfde proces als de gescande documenten.
Het is van belang om de kwaliteitscontrole (Bijlage 1: Taken, rollen en verantwoordelijkheden) tijdens en na het scannen uit te voeren. Het is tevens van belang dat alle medewerkers dit op dezelfde manier uitvoeren. De medewerker die een document scant, controleert de scan onder andere op juistheid en volledigheid. Daarna wordt het document door een tweede medewerker gecontroleerd. De medewerker noteert de bevindingen op een controleformulier (Bijlage 5: Controleformulier). Als deze aspecten goed zijn bevonden zet deze medewerker het document door naar registratie.
Indien de digitale reproductie van onvoldoende kwaliteit is wordt deze verwijderd , waarna het fysieke stuk opnieuw gescand wordt. Ook bij het ontbreken van een datumstempel en/of enveloppe (indien nodig) wordt opnieuw gescand. De kwaliteitsprocedures richten zich op het borgen van de rechtmatigheid, authenticiteit en duurzaamheid van de digitale archiefbescheiden. De gedigitaliseerde archiefbescheiden moeten voldoen aan dezelfde criteria als de papieren originelen. Bij twijfel vindt collegiale toetsing plaats. Pas als de scans zijn goedgekeurd worden ze geregistreerd in het DMS/RMA.
De scans worden op de volgende criteria beoordeeld:
Juistheid en volledigheid van de scan en de bijbehorende registratie:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Afwijkingen die alleen visueel kunnen worden vastgesteld, zoals; horizontale strepen, pixelverstoringen door vet of vuil op de lens/glasplaat, weerspiegelingen, of andere vervormingen en effecten. Wijkt het standaardformaat af van de A standaardmaat (A4, A3 enzovoorts) dan worden de oorspronkelijke afmetingen (hoogte, breedte, diepte) in centimeters of millimeters in de registratie van de scan opgenomen.
Als de stukken door de kwaliteitscheck zijn gekomen moeten ze geregistreerd worden in het DMS/RMA. Uitgangspunt bij registratie is dat documenten terug te vinden moeten zijn, het toevoegen van de juiste metadata is hierbij noodzakelijk. Bepaalde metadata komen al automatisch met de scan mee, de registrator voegt aanvullende informatie toe, conform vastgesteld metadataschema en bijbehorende instructie (Bijlage 6 Streekproefplan). Bij gemeente Enschede is het mogelijk om in verschillende bestandsformaten een document te registreren, als archiefformaat is gekozen voor PDF/A.
De terugvindbaarheid en juistheid worden gecontroleerd tijdens de registratie, door onder andere de keuze voor het juiste proces uit de zaaktypecatalogus (van de I-navigator) te controleren. Achteraf controleren de kwaliteitsmedewerkers van TIB steekproefsgewijs bij de archivering of de documenten terug te vinden zijn aan de hand van de gebruikte metadata. Dit gebeurt aan de hand van een beschreven streekproef waarin een minimaal resultaat en vervolghandelingen zijn vastgelegd (zie ook: Hoofdstuk 5.2.2 Quality Control). Door de kwaliteitsmedewerker geconstateerde fouten worden hersteld door DDC en ontbrekende gegevens worden alsnog door DDC toegevoegd.
Na registratie wordt het document automatisch ter behandeling doorgestuurd naar de werkvoorraad van de teams. Het werk wordt verdeeld door taakverdelers over de behandelaars.
4.2.8 Archivering en vernietiging
Nadat de te vervangen archiefbescheiden zijn gescand, de kwaliteit daarvan is gecontroleerd (zie hoofdstuk 5) en de archiefbescheiden zijn opgenomen in het DMS/RMA dienen de oorspronkelijke archiefbescheiden vernietigd te worden. Dit gebeurt echter niet direct na de digitalisering. De analoge originele documenten worden op chronologische volgorde van scandatum na afsluiting van de maand nog twee maanden bewaard alvorens deze ter vernietiging worden aangeboden aan een erkend bedrijf.
De vernietiging van de vervangen, papieren, documenten is de afronding van het vervangingsproces.
Daarom volgt er hier een toelichting op het proces van feitelijke vernietiging.
Nadat de selectie-, uitzonderings-, scan- en registratie-procedure zijn doorlopen, is het papieren document vervangen door het digitale archiefbescheiden; de scan. Een verklaring van vervanging wordt bij het toepassen van de procedures vanuit het handboek vervanging dan ook opgesteld voor alle documenten die in een bepaalde periode zijn vervangen.
De documenten die de eerste stappen van het vervangingsproces hebben doorlopen, worden iedere dag verzameld, gebundeld en in de kast gelegd op volgorde van datum. De vervangen documenten liggen opgeborgen in archiefkasten. Deze kasten zijn alleen toegankelijk voor het daartoe bevoegde personeel: de kwaliteitsmedewerkers van TIB en de medewerkers van DDC. Vervangen documenten die op andere locaties dan de centrale bewaarruimte zijn gescand, worden via interne post naar de centrale locatie gebracht en door medewerker in de archiefkasten geplaatst. De ontvangstdatum op het document (te herkennen aan de datumstempel) is leidend voor het wegleggen bij de gebundelde documenten van die dag.
De vervangen documenten worden bewaard voor een termijn van 2 maanden. Gedurende deze twee maanden kunnen fouten worden hersteld en documenten zo nodig nogmaals worden gescand. Dit kan bijvoorbeeld als tijdens de behandeling op de functionele afdeling blijkt dat een scan niet juist of volledig is, of een document niet vervangen had mogen worden. Indien de fouten niet binnen de twee maanden kunnen worden hersteld, worden de betreffende analoge documenten apart gezet en worden fouten met voorrang binnen een maand na het verstrijken van de 2 maanden termijn hersteld. Daarna worden de vervangen documenten in een papiercontainer gedeponeerd die vervolgens wordt afgesloten. De inhoud van de papiercontainer wordt periodiek opgehaald door een gecertificeerd bedrijf in documentenvernietiging. Dit bedrijf draagt vervolgens zorg voor de feitelijke vernietiging van de papieren documenten en verstrekt de gemeente hiervan een vernietigingscertificaat.
De gemeente stelt jaarlijks een verklaring van vervanging op (zie voorbeeld bijlage 7) waarin is opgenomen dat bescheiden zijn vernietigd in het kader van het Besluit Vervanging en de periode die de documenten betreffen. Bij deze verklaring wordt het vernietigingscertificaat gevoegd. Deze verklaring bevat een specificatie van de vervangen documenten in de betreffende periode en beschrijft op grond waarvan deze vervanging heeft plaatsgevonden, alsmede de wijze waarop dit is gebeurd. Algemene uitzonderingen worden eveneens in de verklaring vermeld. De verklaring wordt ondertekend door het hoofd TIB. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard. De gemeente hanteert een bewaartermijn van 2 maanden zodat wanneer vanuit werkprocessen en/of beroeps-en bezwaarprocedures de digitale documenten, ondanks alle doorlopen procedures, toch onvolledig blijkt te zijn of van onvoldoende kwaliteit is, het papieren document alsnog bij de behandeling betrokken kan worden.
Resultaten vernietigingsprocedure
De uitvoering van de vernietigingsprocedure leidt tot de volgende resultaten:
- 1.
- 2.
De uitvoering van de vernietigingsprocedure bevat twee kwaliteitsmaatregelen:
- 1.
- 2.
De uitvoering van de vernietigingsprocedure kan leiden tot de volgende risico’s:
4.3 Procedure uitgaande en interne documenten
Bij de gemeente Enschede zijn de meeste uitgaande- en interne documenten ‘born-digital’. Deze worden digitaal aangemaakt en gearchiveerd, waardoor er geen noodzaak is voor vervanging. Deze digital born documenten worden door de behandelaars zelf in het systeem geregistreerd. Indien het digital born document in het kader van digitale duurzaamheid niet voldoet aan de standaarden, wordt het document omgezet naar een ander bestandsformaat dat wel aan deze eisen voldoet.
Indien digital born documenten zijn uitgeprint en er op die geprinte kopie aanvullende informatie staat, moet dit document ook het vervangingsproces ondergaan. De behandelaar heeft in dat geval de verantwoordelijkheid om de documenten ter registratie aan te bieden aan DDC. Zodat het het vervangingsproces doorloopt door bij te scannen of na te scannen via een scanner die aan de eisen van het handboek vervanging voldoet. De digitale reproductie wordt na 4-ogen controle door DDC vervolgens geregistreerd bij het betreffende dossier/zaak. Op deze manier is gewaarborgd dat alle documenten waar eventueel een natte handtekening op is gezet het proces van vervanging doorlopen.
Door vervanging van de analoge documenten worden organisaties (de gemeente(n) en ketenorganisaties) afhankelijk van de kwaliteit van de digitale reproductie. Om de kwaliteit van het vervangingsproces en de reproducties te kunnen borgen, zijn toetsing, controle en goede interne kwaliteitsprocedures nodig. Aan de hand hiervan vindt tijdens de uitvoering van het vervangingsproces structureel controle en foutherstel plaats.
Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht overheden tot het in goede, geordende en toegankelijke staat houden van archiefbescheiden. Deze verplichting is onverkort van toepassing op reproducties die op grond van een formeel vervangingsbesluit originele archiefbescheiden vervangen. Een vervangende reproductie wordt geacht een ‘juiste en volledige weergave’ te geven van de gegevens uit het origineel, zodat het origineel vernietigd kan worden. Het is dan ook essentieel dat het vervangingsproces voorziet in kwaliteitsbewaking om te voorkomen dat er onbedoeld en onomkeerbaar informatie verloren gaat door fouten. Artikel 26b sub f en h Archiefregeling 2009 schrijven voor dat de zorgdrager in het vervangingsbesluit inzicht geeft: in de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten en in de kwaliteitsprocedures.
Het scanproces (scannen en registeren) bij de gemeente Enschede is ingericht met het oog op volledig digitaal werken en het kunnen vervangen van de papieren originelen door digitale exemplaren. Bij het selecteren van de te scannen stukken en het scan klaar maken ervan zal inhoudelijke DIV kennis nodig zijn. De medewerkers van de afdeling DDC voeren de scancontroles uit. Daarnaast zal een kwaliteitsmedewerker van TIB steekproeven uitvoeren om de kwaliteit van registraties en scancontroles te controleren.
Tijdens de dagelijkse voorbereiding op het scannen van documenten en importeren van e-mails vindt al de eerste controle plaats. Daarbij worden de documenten gecontroleerd op volledigheid door DDC of de vakafdeling als dit zo is afgesproken. Dit geldt ook voor het importeren van e-mails en bijbehorende bijlagen. Wanneer blijkt dat bepaalde delen of bladzijden ontbreken, wordt overleg gepleegd met de betrokken afdeling zodat zij contact kunnen opnemen met de afzender. De medewerker die de documenten scan-klaar maakt, beslist of de betreffende stukken al dan niet op dat moment gescand dienen te worden. Indien nodig worden papieren documenten met beschadigingen of minder goed leesbare stukken apart gescand.
Tijdens het scanproces zelf worden de gescande documenten getoond op een beeldscherm. Hierdoor kan tijdens het scannen al gecontroleerd worden op leesbaarheid, duidelijkheid, volledigheid en kwaliteit. Daarnaast wordt na het scannen door een tweede medewerker gecontroleerd of de gegevens op de gemaakte scan juist en volledig zijn overgekomen. Indien een scan niet aan de eisen voldoet, zal deze opnieuw gescand worden. Alle bestandsformaten worden omgezet naar PDF/A-2b.
De controle moet worden gedaan aan de hand van de volgende criteria en kan worden vastgelegd op het controleformulier.
Voor de organisatie is het van belang dat de documenten snel en eenvoudig terug te vinden zijn. Om documenten en zaken efficiënt en snel terug te kunnen vinden, is het toekennen van de nodige gegevens (metadata) noodzakelijk. Elke registratie wordt hierop gecontroleerd tijdens twee controlemomenten. Eén is tijdens het registeren en de ander is bij het definitief archiveren. Waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van de volledig ingerichte processen van de I-navigator. De metagegevens worden zowel op document- als op dossierniveau toegekend. Geconstateerde fouten worden hersteld en ontbrekende gegevens worden alsnog aangevuld door DDC of de vakafdeling.
Naast de bovengenoemde controles zal een kwaliteitsmedewerker TIB regelmatig (minimaal één keer per maand) steekproefsgewijs de registraties controleren.
De steekproef bestaat uit een controle van 10 procent van een registratiebatch, willekeurig gekozen. Indien na controle blijkt dat er één fout gevonden is, wordt er onderzocht of ontdekt kan worden wanneer een fout voor het eerst is opgetreden. Vervolgens wordt de hele registratie batch onderzocht om er achter te komen of de fout zich bij meerdere registraties heeft voorgedaan en hoe deze fouten hersteld kunnen worden. Hierbij wordt een afweging gemaakt tussen de aard van de fout en de uit te voeren herstelwerkzaamheden. Blijkt het om een incident te gaan dan wordt de fout gerectificeerd. Komen fouten vaker/structureel voor dan volgt een nader onderzoek naar de oorzaak/oorzaken en wordt indien nodig een herstelplan opgesteld en uitgevoerd. Hoe dat herstelplan eruit ziet is afhankelijk van de oorzaak van de fout: gaat het om technische oorzaken zal dit plan in samenwerking met functioneel beheer en applicatiebeheer worden opgesteld, gaat het om menselijke fouten zal dit plan zich richten op het juist navolgen van de afgesproken procedure. Hat plan zal worden opgesteld na consultatie van een informatieadviseur. De bevindingen van de steekproeven worden via een rapportage teruggekoppeld naar DDC en TIB zodat iedereen scherp blijft en de kwaliteit geborgd kan worden. Het steekproefplan is te vinden in bijlage 6.
De uitvoering en kwaliteit van het vervangingsproces wordt onder andere gewaarborgd door een jaarlijkse interne controle. Deze controle zal onderdeel worden van het op te zetten kwaliteitszorgsysteem van de gemeente Enschede. De controle is erop gericht om vast te stellen of het vervangingsproces nog voldoet aan de vastgestelde eisen en of het proces correct wordt uitgevoerd. Deze controle vindt minimaal een keer per jaar plaats en wordt uitgevoerd door de proceseigenaar van het proces waarop vervanging van toepassing is of de proceseigenaar laat de controle door een TIB kwaliteitsmedewerker uitvoeren. Daarnaast vindt een keer per 3 jaar een externe audit plaats van het vervangingsproces. Jaarlijks worden de bevindingen gerapporteerd aan de directie en de gemeentearchivaris.
Tijdens de controle wordt het hele proces nagelopen en nagegaan of de hard- en software nog aan de gestelde wettelijke eisen voldoen. De controle wijst uit of de technische maatregelen om de duurzaamheid van digitale bescheiden te garanderen, zijn beschreven, of de maatregelen zijn geïmplementeerd en of de maatregelen tot het gewenste resultaat leiden. Het gaat hier om een controle op proces, scan- en opslagapparatuur, op instellingen en bestandsformaten.
De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Voor de rollen, verantwoordelijkheden en frequenties van de uit te voeren controles in het controleproces wordt verwezen naar Bijlage 2: Verantwoordelijkheden kwaliteitscontroles
De inrichting van het vervangingsproces en de borging van de zorgvuldigheid en kwaliteit van de inrichting van het proces moet worden bepaald. Dit begint met de keuze van de gewenste apparatuur en software. De inrichting van het vervangingsproces is in hoofdstuk 4 beschreven. Door vervanging van de analoge documenten worden de organisaties afhankelijk van de kwaliteit van de digitale reproductie. Een reproductie dient daarom een juiste en volledige weergave te zijn van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens (artikel 6 Archiefbesluit 1995). De scans dienen op basis van objectieve kenmerken aan kwaliteitseisen te voldoen zodat hier kwaliteitscontroles op kunnen worden uitgevoerd, zie hoofdstuk 5.
Op grond van artikel 26b, sub b, c, d en e van de Archiefregeling 2009 moet de zorgdrager in het besluit tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden inzicht geven in de keuzes ten aanzien van de (inrichting van) de apparatuur en software die in verband met het vervangingsproces worden aangeschaft.
6.1 Hardware en software en instellingen
Voor het maken van een digitale reproductie wordt gebruik gemaakt van scanners die voldoen aan de gestelde eisen in het handboek vervanging. Alle documenten zullen gescand worden op basis van:
- •
- •
- •
- •
- •
- op minimaal 300 Dots Per Inch (DPI), de resolutie waarmee de minimale scherpte van 5 line pairs per millimeter (lp/mm) behaald kan worden. Voor een minimale scherpte van 5 lp/mm wordt gekozen omdat dit garandeert dat bij een reproductie zijn. Er vindt virtual rescan (VRS) plaats bij de scans. De pagina’s worden automatisch rechtgezet. De documenten worden dubbelzijdig gescand, waarbij de lege pagina’s, zwarte randen en perforatiegaten automatisch worden verwijderd. Lege pagina’s met een paginanummer moeten wel meegescand worden.
Toelichting scannen in zwart/wit of grijstinten
Standaard worden de documenten in zwart/wit of grijstinten gescand en niet in kleur. Wel wordt per document de afweging gemaakt door degene die scant of kleur wezenlijk is voor de juistheid en volledigheid van de gegevens van een document. Alleen indien kleur daadwerkelijk iets toevoegt c.q. noodzakelijk is, worden documenten in kleur gescand. Voor de toekomst is het wenselijk om alles in kleur te scannen, om zo de mogelijke foutmarge nihil te maken. Dit is echter afhankelijk van de beschikbaarheid van opslagruimte en performance. Zodra er technisch en functioneel geen belemmeringen meer zijn om alles in kleur te scannen, zal definitief over kunnen worden gegaan op kleurenscans.
Om de duurzaamheid en authenticiteit te garanderen, worden de scans in het DMS/RMA opgeslagen in PDF/A-2b formaat. Hierdoor worden de bestanden opgeslagen in een archiefwaardig en duurzaam formaat.
Toelichting technische specificaties scanapparatuur:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Toelichting technische metadata
De volgende technische metadata wordt meegegeven:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
6.2 Onderhoud hardware en software
De Gemeente Enschede is verzekerd van goede ondersteuning en onderhoud van de hard- en software door middel van Service Level Agreements (SLA) en/of helpdesk/service overeenkomsten. De hardware en de daarop opgeslagen informatie is hierdoor voldoende beschikbaar. Indien vervanging nodig is, wordt hardware aangeschaft die minimaal voldoet aan bovenstaande eisen.
Voor onderhoud op de software zijn onderhoudscontracten afgesloten met de betreffende leveranciers. Onderhoud is de verantwoordelijkheid van de IT-afdeling van de gemeente Enschede.
Als DMS/RMA maakt de gemeente Enschede gebruik van Corsa, deze wordt gebruikt voor het registratiedeel van het vervangingsproces. Tevens wordt Corsa gebruikt voor het archiveren van documentatie over het vervangingproces. De gemeente Enschede heeft het DMS/RMA ook gekoppeld aan bronapplicaties, bijvoorbeeld de BRP (basisregistratie personen), om de kwaliteit van metagegevens te waarborgen en standaardiseren.
De i-Navigator is gekoppeld aan het DMS/RMA. In de i-Navigator worden de inrichtingsprincipes voor digitale archivering vastgelegd en werkprocessen beschreven en beheerd. Doordat de i-Navigator onder andere via DSP-codes automatisch verscheidene metagegevens meegeeft bij registreren, ontstaat er ook een geautomatiseerde vorm van uniformiteit.
Voor het scangedeelte van het vervangingsproces wordt gebruik gemaakt van de software Kofax. Hierdoor kunnen de documenten makkelijk in grote batches gescand worden en doorgezet worden naar het juiste proces in het DMS/RMA.
SmartDocuments is gebruikerssoftware waarmee eenvoudig en efficiënt, consistente documenten kunnen worden aangemaakt. Deze documenten komen vervolgens binnen in het DMS. SmartControl ontwikkelt en beheert sjablonen, regelt het organisatiebeheer en documentenrechtenbeheer. Met SmartEditor worden sjablonen ingericht en onderhouden. Tijdens de creatie van een SmartDocument kan ook al een DSP-code gekoppeld worden waardoor er metadata automatisch wordt meegestuurd naar het DMS/RMA. Deze DSP-code is afkomstig uit de applicatie i-Navigator.
Appendix A: Bronnen en afkortingenlijst
- •
- •
- •
- •
- •
B&W Burgemeester en Wethouders
DDC Documentair Diensten Centrum
DMS Document Management Systeem
ED3 Eisen Duurzaam Digitaal Depot
Lp/mm Line pairs per millimeter
Bijlage 1: Taken, rollen en verantwoordelijkheden
Bijlage 2: Verantwoordelijkheden kwaliteitscontroles
Bijlage 4: Procedure intake en registratie
Bijlage 7: Concept verklaring van vervanging
Bijlage 1: Taken, rollen en verantwoordelijkheden
De taken rollen en verantwoordelijkheden met betrekking tot de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden (documentaire informatievoorziening) zijn beschreven in de Archiefverordening 2019 en het Besluit Informatiebeheer 2019 van de Gemeente Enschede. In het kader van het vervangingsproces zijn taken, rollen en verantwoordelijkheden op hoofdlijnen als volgt verdeeld:
Het doel van de Change Management Procedure is de regie te voeren en te houden op de wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving. De wijzigingen worden opgenomen in het handboek voor zover ze betrekking hebben op het algemene vervangingsproces en/of de processen waar een vervangingsbesluit voor is genomen.
Kleine wijzigingen die de kwaliteit verbeteren, kan de proceseigenaar vervanging doorvoeren. Deze worden bijgehouden in het logboek voor kleine wijzigingen. In die gevallen waarin sprake is van een majeure wijziging moet de gemeentearchivaris altijd worden betrokken. Van alle andere wijzigingen wordt hij geïnformeerd.
Bijlage 4: Procedure intake en registratie
|
Post komt binnen op papier, via fax of via e-mail. Voorsorteren op cliëntenpost, beleidspost en leerplicht/leerlingenvervoer. |
|||
|
Selectie documenten registreren, niet registreren, ongeopend doorsturen uitzonderingen (wel scannen, niet vervangen) |
|||
|
|||
|
|||
|
|||
|
Tijdens en na het scannen/importeren controleren op kwaliteit. Is het document acceptabel (normen hieronder) om te registreren en opgenomen te worden in het DMS:2
Niet correct? Document opnieuw scannen of document retourneren met het verzoek om opnieuw in te dienen. |
|||
|
De papieren documenten worden opgeborgen in de dagpostmap, en gearchiveerd in de paternosterkast. De papieren documenten worden nog 2 maanden bewaard, waarna zij worden vernietigd.3 |
|||
|
Let hierbij op de vast te leggen metadata. Controleer of de vereiste metadata volledig is en vul indien nodig aan. |
|||
|
Steekproefsgewijs wordt een percentage van 10% - van de instroom van de zaken/ documenten onderworpen aan een eindcontrole. Wordt niet aan de norm voldaan, dan wordt de hele batch gecontroleerd en gaat het verzoek naar de registrator om de geconstateerde fouten te herstellen.4 |
|
Geregistreerde post met vermelding van registratienummer in de datumstempel in gele interne postmap stoppen en van adressticker voorzien. |
|
|||
|
herscan[1] |
|||
|
Zijn de documenten ‘recht’ gescand en is er, bijvoorbeeld door scheefliggen, geen tekst of beeld weggevallen? |
|||
|
Staat het beeld recht, is het document overeenkomstig het origineel portrait of landscape gescand? |
|||
|
Zijn er tekeningen met valse vouwen gescand en dus met lijntjes die niet op het origineel staan? |
|||
|
Worden – indien nodig - alle kleuren overgenomen? Treedt geen kleurverlies op? Is rood, rood? |
|||
|
Zijn alle details compleet (zijn lijnen of letters onderbroken, mist er informatie aan de rand (cropping) van het beeld, zijn beelden incompleet)? |
|||
|
Is het kleinste detail leesbaar gescand (het kleinste lettertype, duidelijke leestekens, ook bv. decimaalpunten of –komma’s)? |
|||
|
Is de scherpte van het beeld vergelijkbaar met het origineel (bv. minder scherp of te scherp, onnatuurlijke scherpte, Halo’s rond de randen)? |
|||
|
Is er voldoende contrast? Voor tekstbestanden moet een hoog contrast bestaan tussen de tekst en de achtergrond. Afbeeldingen in grayscale (grijswaarden) moeten overeenkomen met het origineel. Er moet een heldere overgang zijn tussen wit en zwart van de scan (bijvoorbeeld barcodes!). |
|||
|
Artefacten (afwijkingen die alleen visueel vastgesteld kunnen worden):
|
|||
[1] Zie hiervoor hoofdstuk 4 van dit handboek vervanging
Er vinden drie steekproeven plaats:
- 1.
- 2.
- 3.
De steekproeven moeten gezien worden als een extra controle bovenop de kwaliteitscontroles die in het dagelijkse werk al worden uitgevoerd. De steekproeven worden uitgevoerd door een kwaliteitsmedewerker en vinden 1 x per 2 maanden plaats. Een steekproef wordt uitgevoerd op 10% van de documenten van een scanbatch uit de 2 maanden ervoor, willekeurig gekozen. De bevindingen van de steekproeven worden teruggekoppeld naar DDC en TIB.
1. Steekproef op scanresultaat
Het 4-ogenprincipe is toegepast bij het controleren van de scans door de medewerkers van DDC, is afgevinkt op het begeleidende formulier bij de te controleren batch.
De steekproef wordt gekenmerkt door visuele controle en telling van het aantal pagina’s. Er wordt gecontroleerd op afwijkingen die de leesbaarheid, juistheid en de volledigheid van het scanresultaat aantasten.
De volgende afwijkingen worden als fout gezien:
- •
- •
- •
- •
Cosmetische afwijkingen worden wel geaccepteerd mits deze de leesbaarheid niet beïnvloeden. Voorbeelden van deze afwijkingen zijn:
- •
- •
- •
Indien na controle blijkt dat er een fout gevonden is, wordt als volgt te werk gegaan:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
Betrouwbaarheid van de steekproef
Gelet op de vele controles tijdens de dagelijkse werkzaamheden door verschillende medewerkers van DDC wordt de steekproef als voldoende betrouwbaar beschouwd. De kans dat er scans van onvoldoende kwaliteit in Corsa terechtkomen is bijzonder klein. Indien dit toch het geval blijkt te zijn moet de frequentie van de steekproef door de kwaliteitsmedewerker worden verhoogd en kan er af worden geweken van de huidige afname van steekproeven (1x per 2 maand).
De steekproef wordt gekenmerkt door visuele controle en richt zich op het aspect terugvindbaarheid door te controleren op registratie van documenten. De controle richt zich op de volgende registratieonderdelen (handmatig te vullen/ te kiezen uit lijsten door medewerker DDC):
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De volgende afwijkingen worden als fout gezien:
- •
- •
- •
Bij constatering van een fout wordt er teruggekoppeld naar medewerkers DDC. In overleg worden verbeteringen aangebracht of afspraken hierover gemaakt.
Betrouwbaarheid van de steekproef
Afhankelijk van de resultaten zal blijken of de steekproef voldoende betrouwbaar is. Afhankelijk van de resultaten kan de steekproef door de kwaliteitsmedewerker worden uitgebreid.
3. Steekproef op documentretention
De steekproef wordt gekenmerkt door visuele controle en richt zich op de resultaten van de documentretention. De volgende afwijkingen worden als fout gezien:
- •
Bij constatering van een fout wordt als volgt te werk gegaan:
- a.
- b.
- c.
Betrouwbaarheid van de steekproef
Documentretention is een technische functionaliteit, die automatisch verloopt. De foutfrequentie wordt hiermee laag ingeschat. De steekproef wordt daarom als voldoende betrouwbaar beschouwd.
Bijlage 7: Concept verklaring van vervanging
Ondergetekende, beheerder van de archieven van [naam archiefvormer/zorgdrager] verklaart:
dat op grond van het besluit [nummer vervangingsbesluit] van [zorgdrager] d.d. [datum]
de in dat besluit genoemde en in de bijlage gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties.
De vervangen papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering en verbranding door [naam vernietigingsbedrijf] op [datum].
Besluit [nummer] tot vervanging van archiefbescheiden d.d. [datum]
Overzicht vervangen en vervolgens vernietigde archiefbescheiden
Bijlage 8: Specificaties Scanner
|
Kleur-CCD (Charge Coupled Device) x 3 (1 x voorzijde, 1 x achterzijde, 1 x flatbed) |
|||
|
Witte LED-array x 6 (2 x voorzijde, 2 x achterzijde, 2 x flatbed) |
|||
|
Ultrasone sensor voor dubbele invoerdetectie, sensor voor papierdetectie |
|||
|
Outputresolutie(1) |
(in te stellen per dpi-toename), 1200 dpi (stuurprogramma)(2) |
||
|
Uitvoer van meerdere beelden, automatische kleurdetectie, blanco-paginaherkenning, dynamische drempel (iDTC), geavanceerde DTC, SDTC, foutdiffusie, descreening, benadrukking, halftoon, drop-out kleur (geen/rood/groen/blauw/wit/verzadiging/aangepast), sRGB-uitvoer, perforaties verwijderen, tab van index bijsnijden, beeld splitsen, rechtzetten, randcorrectie, verticale strepen onderdrukken, bijsnijden, rasteren, statische drempel, lange pagina's opdelen |
|||
|
(3) |
Kleur(4) Grijstinten(4) (5) |
||
|
Kleur(4) Grijstinten(4) (5) |
|||
|
(3) |
Kleur(4) Grijstinten(4) (5) |
||
|
Kleur(4) Grijstinten(4) (5) |
|||
|
Capaciteit van papiergeleider (A4 liggend)(6) |
|||
|
Scannen van lange pagina's(7) |
|||
|
(dikte)(8) |
20 tot 413 g/m² (5,3 tot 110 lb.), A8-formaat: 128 tot 209 g/m² (34 tot 56 lb.) |
||
|
Maximaal 1,4 mm (9) |
|||
|
CPU: Intel® Core i5 2400S bij 2,5 GHz |
|||
|
In gebruik: 64 W of minder, slaapstand: 1,7 W of minder, automatische stand-bymodus (uit): minder dan 0,35 W |
|||
|
Afmetingen (B x D x H)(10) |
|||
|
ADF-papierbaan, voedingskabel, AC-adapter, USB-kabel, installatie-dvd-rom |
|||
|
PaperStream IP (TWAIN/ISIS) ,2D Barcode voor PaperStream(11), softwarebedieningspaneel, foutherstelhandleiding, PaperStream Capture, ScanSnap Manager voor de fi-serie(11), scannen naar Microsoft SharePoint(11), ABBYY FineReader voor ScanSnap(11), Scanner Central Admin |
|||
|
Windows® 10 (32-bits/64-bits), Windows® 8.1 (32-bits/64-bits), Windows® 7 (32-bits/64-bits), Windows Vista® (64-bits), Windows Server® 2012 R2 (64-bits), Windows Server® 2012 (64-bits), Windows Server® 2008 R2 (64-bits), Windows Server® 2008 (32-bits/64-bits) |
|||
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2022-446442.html