Verordening op de raadscommissies gemeente Geldrop-Mierlo 2022

De raad van de gemeente Geldrop-Mierlo;

gelet op artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet;

gezien het advies van de Commissie Algemene Zaken d.d. 13 september 2022;

besluit :

Vast te stellen de

Verordening op de raadscommissies gemeente Geldrop-Mierlo 2022:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• agendaoverleg: overleg van commissievoorzitters, burgemeester, secretaris en griffier waarin de concept agenda’s van de commissievergaderingen worden vastgesteld;

• commissiegriffier: de griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• commissielid: het lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• commissievoorzitter: de voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• griffier: de griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

• wet: Gemeentewet.

Artikel 2. Instelling raadscommissies

Er is een:

• 1. Raadscommissie Samenleving, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:

  • Wijkontwikkeling

  • Gebiedsgericht werken

  • Accommodatiebeleid

  • Onderwijs

  • Werk en inkomen

  • Armoedebeleid

  • Kunst

  • Cultuur

  • Oudheidkunde

  • Sport en bewegen

  • Inburgering

  • WMO

  • Jeugdbeleid

  • Inclusie

  • Welzijn

  • Zorg

  • Speelvoorzieningen

  • Dierenwelzijn

• 2. Raadscommissie Ruimte, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:

  • Duurzaamheid

  • Natuur

  • Milieu

  • Ruimtelijke ordening

  • Omgevingswet

  • Gemeentelijk vastgoed

  • Grondbedrijf

  • Mobiliteit

  • Gulbergen

  • GEO beheer

  • Openbare ruimte

  • Afval

  • Bosbeleid

• 3. Raadscommissie Algemene Zaken, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:

  • Economie

  • Recreatie en toerisme

  • Openbare orde en veiligheid

  • Handhaving

  • Dienstverlening

  • Communicatie

  • Representatie

  • Inkoop en aanbesteding

  • Informatieveiligheid

  • Informatisering

  • Automatisering

  • Digitaliseren

  • Archiefbeheer

  • Financiën

  • Bestuurlijke Samenwerking

  • Juridische zaken

  • Personeel

  • Organisatie

Artikel 3. Taken

Een raadscommissie:

• a. brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben; (oordeelsvorming).

• b. kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a;

• c. voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder a. (beeldvorming).

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

• 1. Een raadscommissie bestaat uit twee commissieleden per fractie. Voor fracties van 4 personen of meer bestaat de mogelijkheid om drie leden per commissie aan te wijzen.

• 2. De commissieleden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.

• 3. Zowel raadsleden als niet-raadsleden (burgercommissieleden) kunnen lid zijn. De artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid (burgercommissieleden) zijn.

• 4. Burgercommissieleden leggen voorafgaand aan het uitoefenen van hun functie een eed (verklaring en belofte) af ten overstaan van de voorzitter van de raad. Artikel 14 van de Gemeentewet is hier van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat voor “raad” wordt gelezen “raadscommissie”.

• 5. Raadsleden en burgercommissieleden kunnen elkaar onderling vervangen.

• 6. De raad benoemt de commissievoorzitters en de plaatsvervangend voorzitters.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

• 1. De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2. Een commissielid houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.

• 3. De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.

• 4. De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.

• 5. Een commissielid en de commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

• 6. Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

• 7. Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.

Artikel 6. De commissiegriffier

• 1. De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar, aan als commissiegriffier.

• 2. Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen of wordt vervangen door een daartoe door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar.

• 3. Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereidingen

Artikel 7. Oproep en agenda

• 1. In een agendaoverleg worden per commissie de voorlopige agenda’s met de te behandelen onderwerpen, de werkvorm en (indicatief) de behandeltijd per onderwerp bepaald.

• 2. De commissievoorzitter zendt ten minste tien dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken.

• 3. In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.

• 4. Op de stukken, bedoeld in het tweede en derde lid, is artikel 8, tweede lid, van toepassing.

• 5. De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

• 6. De vergaderingen van de raadscommissies beginnen in de regel om 19.30 uur en eindigen uiterlijk om 23.00 uur, tenzij de voorzitter, de commissie gehoord hebbend, anders beslist.

• 7. In de commissies vinden verschillende activiteiten plaats met als doel voorbereiding op toekomstige besluitvorming. Er kan sprake zijn van informatieverstrekking (incl. presentaties), beeldvorming en oordeelsvorming. De agenda geeft duidelijk aan per onderwerp om welk type het gaat, welke werkvorm gehanteerd wordt en wat de rol van de burgers daarbij is.

• 8. Raadsleden en college(leden) kunnen een voorstel doen een activiteit c.q. onderwerp te agenderen in een Commissie. De indiener licht middels een agendaverzoek de vorm van behandeling en de inhoud van het te behandelen onderwerp nader toe.

Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken

• 1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op de gemeentelijke website gepubliceerd. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

• 2. Als over stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

Artikel 9. Openbare kennisgeving

• 1. De vergadering van een Commissie wordt door aankondiging in een in de gemeente verschijnend huis-aan-huisblad en door plaatsing op de website van de gemeente ter openbare kennis gebracht.

• 2. De openbare kennisgeving vermeldt:

  • a. de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;

  • b. de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;

  • c. de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 16.

• 3. In spoedeisende gevallen, zoals bedoeld in art. 7 lid 3, wordt de openbare kennisgeving alleen op de website van de gemeente geplaatst.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 10. Presentielijst

• 1. De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

• 2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 11. Opening vergadering en quorum

• 1. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

• 2. Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 12. Verslag

• 1. Van elke vergadering wordt een beeld- en geluidsopname gemaakt zijnde het verslag. Dit wordt op de website van de gemeente geplaatst.

• 2. De commissiegriffier draagt zorg voor een (samenvattend) verslag van een vergadering.

• 3. Dit (samenvattend) verslag bevat in ieder geval:

  • a. de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b. een aantekening van welke commissieleden afwezig waren;

  • c. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest met de gedane toezeggingen;

  • d. een samenvatting van het advies aan de raad;

  • e. bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 15 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 4. Een concept verslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de commissieleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft.

• 5. De verslagen worden op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 13. Advies; geen stemmingen

• 1. De commissievoorzitter vat aan het einde van de bespreking van het agendapunt waarin raadsvoorstellen of burgerinitiatieven zijn behandeld, de concrete uitkomst en toezeggingen samen. Mogelijke uitkomsten zijn:

  • a. het onderwerp is afdoende besproken en kan als hamerstuk naar de raadsvergadering;

  • b. het is afdoende besproken in de commissie en kan als bespreekstuk naar de raadsvergadering;

  • c. de commissie is van oordeel dat het voorstel aan de raadsvergadering kan worden voorgelegd, nadat het voorstel, overeenkomstig de uitkomst van de bespreking in de commissie, door het college wordt aangepast;

  • d. Het onderwerp is onvoldoende om aan de raad voorgelegd te worden. Deze conclusie kan worden getrokken als de commissieleden van minimaal drie vertegenwoordigde fracties dit gemotiveerd onderschrijven. In dit geval legt het college het voorstel in de eerstvolgende commissievergadering opnieuw voor. Een onderwerp kan slechts één keer als onvoldoende naar het college worden teruggestuurd. Na deze tweede behandeling wordt het stuk of als hamerstuk of als bespreekstuk aan de gemeenteraad voorgelegd.

• 2. Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

• 3. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

• 4. Bij de te behandelen onderwerpen/voorstellen, kunnen ambtenaren via de wethouder worden uitgenodigd om technische vragen van de raad te beantwoorden.

Artikel 14. Aantal spreektermijnen

• 1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

• 3. Er is maar één woordvoerder per fractie per agendapunt.

• 4. Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 5. Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 15. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 16. Spreekrecht, meedenken en meepraten

• 1. Er zijn verschillende mogelijkheden voor de burgers en belanghebbenden om mee te praten. De mogelijkheden worden per onderdeel op de agenda aangegeven en bij de publicatie van de agenda toegelicht.

• 2. Degene, die gebruik wil maken van het spreekrecht, dient dit uiterlijk vóór 12.00 uur op de dag van de vergadering te melden bij de griffie onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden.

• 3. Elke burger of belanghebbende die van het spreekrecht gebruik maakt krijgt maximaal 5 minuten het woord en doet dit vanaf een door de voorzitter aangewezen plaats.

• 4. Wanneer een onderwerp meer dan één keer wordt behandeld, kan een burger of belanghebbende alleen op de gewijzigde onderdelen gebruik maken van het spreekrecht, zodat niet in herhaling wordt gevallen.

• 5. Het woord kan door burgers of belanghebbenden niet gevoerd worden over:

  • a. Een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep openstaat of heeft opengestaan;

  • b. Benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen.

  • c. Indien een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.

• 6. De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering.

• 7. De inspreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

• 8. De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.

Artikel 17. Handhaving orde en schorsing

• 1. De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.

• 2. De commissievoorzitter roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door de commissievoorzitter het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

• 3. De commissievoorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten

• 4. De commissievoorzitter kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig laat de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan de commissie, op voorstel van de voorzitter, besluiten het commissielid voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 18. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 19. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 20. Verslag besloten vergadering

• 1. Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

• 2. Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding.

• 3. De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 21. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 22. Toehoorders en pers

• 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 23. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 24 Intrekken oude reglement

De Verordening op de raadscommissie Gemeente Geldrop-Mierlo 2020 vastgesteld op 16 december 2019 wordt ingetrokken.

Artikel 26. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissie Gemeente Geldrop-Mierlo 2022.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad

van de gemeente Geldrop-Mierlo d.d. 26 september 2022.

De raad voornoemd,

W.H.F. Geboers

griffier

J.C.J. van Bree

voorzitter

Toelichting

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 3. Taken

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en geschiedt de besluitvorming door de raad.

De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken..

Tegenwoordig komen varianten van vergaderen voor die geen vaste samenstelling hebben. Te denken valt aan vergaderingen in sessies en vergadertafel. De wettelijke bepalingen omtrent de raadscommissies zijn, ondanks het feit dat er niet gesproken kan worden van een vaste samenstelling, op deze varianten van vergaderen van toepassing. Indien vergaderingen in het teken staan van de voorbereiding van besluitvorming van de raad en het overleg met het college of de burgemeester, is er sprake van een raadscommissie. Dergelijke voorbereiding van de besluitvorming van de raad is exclusief voorbehouden aan de raadscommissies en kan niet worden opgedragen aan overige commissies. Er dient bij deze varianten van vergaderen dus rekening gehouden te worden met alle vereisten die voor een raadscommissie gelden zoals een evenwichtige vertegenwoordiging (artikel 82, derde lid, van de wet).

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het eerste lid van dit artikel voor dat een raadscommissie bestaat uit een minimum en maximum aantal leden per fractie. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.

De commissieleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties. Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het derde lid zelfs verplicht - de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het betreft een “burgerlid” dat niet voldoet aan de vereisten van de Gemeentewet (zie verder de toelichting op het derde lid).

Uit het derde lid volgt dat de leden van een raadscommissie geen raadslid hoeven te zijn. Wel zijn het de fracties die de leden voordragen.

Op grond van het derde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de wet mogen vervullen. Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de Gemeentewet, ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de commissieleden benoemd worden.

Om er voor te zorgen dat iedere fractie in staat is deel te nemen aan de vergaderingen bepaalt het vijfde lid dat de raadsleden en burgercommissieleden behorende tot dezelfde fractie elkaar in de commissievergaderingen kunnen vervangen.

De raad benoemt de commissievoorzitters. (zesde lid). Op grond van artikel 82, vierde lid, van de wet kan enkel een raadslid als voorzitter van een raadscommissie benoemd worden. Een voorstel van de regering om dit vereiste op te heffen is in 2014 in de Tweede Kamer gesneuveld.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid).

De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens, op grond van het eerste lid, recht op een eigen lid.

Artikel 6 De commissiegriffier behoeft geen nadere toelichting.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereidingen

Artikel 7. Oproep en voorlopige agenda

In het eerste lid gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (derde lid).

Het tweede lid van dit artikel bepaalt dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een schriftelijke oproep stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. De stukken en oproep worden per e-mail verstuurd. De oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Het tweede lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, tegelijkertijd met de oproep aan de leden worden verzonden.

Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste of tweede lid, van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het tweede en derde lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage (vierde lid juncto artikel 8, tweede lid). Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken.

Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het vijfde lid.

Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden. De stukken worden op elektronische wijze aangeboden. Dit gaat via een digitaal raadsinformatiesysteem of door plaatsing op de gemeentesite.

De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd voor raadsleden en de commissieleden.

Artikel 9. Openbare kennisgeving

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet. In dit artikel wordt vastgelegd op welke wijze commissievergaderingen worden aangekondigd.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de gemeentewet. In dit artikel wordt vastgelegd op welke wijze commissievergaderingen worden aangekondigd.

Paragraaf 2 Ter vergadering

Artikel 10. Presentielijst

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden, die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen.

Artikel 11. Opening vergadering en quorum

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Dit artikel voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd.

Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip de nieuwe vergadering plaats vindt, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 12 Verslag behoeft geen verdere toelichting.

Artikel 13. Advies; geen stemmingen

Het gebruik van het woord beslissen in het tweede lid kan de suggestie gewekt worden dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad.

Artikel 14. Aantal spreektermijnen

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten.

Artikel 15. Deelname aan beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 21, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen.

Artikel 16. Spreekrecht burgers

Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen in de commissieverordening. In die fase zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’).

Het spreekrecht geldt alleen voor onderwerpen die op de agenda van de commissie staan. In veel gemeenten is er een mogelijkheid voor een burgerinitiatief. Burgers hebben daarmee het instrument van een initiatief om onderwerpen op de agenda te plaatsen. Onderwerpen die burgers belangrijk vinden kunnen op deze manier geagendeerd worden.

De burgers die wensen in te spreken kunnen zich binnen een ‘redelijke termijn’ voor de vergadering melden bij de griffier.(hiervoor wordt 12.00 uur op de dag van de vergadering gehanteerd.

In het vierde lid is ervoor gekozen om een burger slechts één maal het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden. Afhankelijk van de lokale situatie kan als richtlijn 5 minuten spreektijd per burger worden aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken.

Artikel 17. Handhaving orde en schorsing

Artikel 26 Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergadering bevoegd is om de orde te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom hier opgenomen. Ingevolge het eerste lid is de commissievoorzitter belast met de handhaving van de orde in de commissievergaderingen. Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid, na instemming van de commissie, het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd, nadat de commissie daartoe besloten heeft.

Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 22 van deze verordening.

Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Artikel 18. Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de wet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 19. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de wet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 20. Verslag besloten vergadering

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de wet is artikel 23 van de wet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de wet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de commissiegriffier.

Artikel 21. Opheffing geheimhouding

De raad kan de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 22. Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid van dit artikel voorziet hierin.

Artikel 23. Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat burgers die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties.