Beleidsregel van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zutphen houdende bepalingen over inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten (Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten gemeente Zutphen 2022)

Ons kenmerk: 359697

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zutphen,

overwegende dat deze Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten aan de hand van het VNG Model en het model regio Stedendriehoek zijn opgesteld:

gelet op artikel(en) 160, eerste lid, onder d. van de Gemeentewet en 16, aanhef en onder f. van de Financiële verordening gemeente Zutphen 2019;

b e s l u i t :

vast te stellen de

Beleidsregel van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zutphen houdende bepalingen over de inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten (Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten gemeente Zutphen 2022)

Artikel 1 Definities

Aflevering: het verschaffen van het bezit van de Goederen aan de Gemeente.

Contractant: de in de Overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.

Dienst(en): de door de Contractant te verrichten werkzaamheden ten behoeve van een specifieke behoefte van de Gemeente, niet zijnde werken of leveringen.

Gemeente: de gemeente Zutphen zetelend te ’s Gravenhof 2, 7201 DN te Zutphen.

Goederen: alle zaken en alle vermogensrechten in de zin van artikel 3:1 Burgerlijk Wetboek.

Levering(en): de door de Contractant op basis van de Overeenkomst ten behoeve van de Gemeente te leveren Goederen. Waaronder wordt verstaan onder andere de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van Goederen of de levering van Goederen die slechts zijdelings betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die levering.

Offerte: een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag: een enkelvoudige of meervoudige aanvraag of een aanvraag bij een openbare procedure van de Gemeente voor te verrichten Prestaties of (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23/EU en 2014/24/EU.

Overeenkomst: al hetgeen tussen de Gemeente en de Contractant is overeengekomen, inclusief daarbij behorende bijlagen.

Partijen/Partij: de Gemeente en/of de Contractant.

Personeel van Contractant: de door de Contractant voor de uitvoering van de Overeenkomst in te schakelen personeelsleden of andere hulppersonen die krachtens de Overeenkomst onder zijn verantwoordelijkheid werkzaam zullen zijn.

Prestatie: de te verrichten Leveringen en/of Diensten.

Werkdag: kalenderdagen behoudens weekenden, algemeen erkende feestdagen in de zin van artikel 3, lid 1, Algemene termijnenwet, plaatselijke feestdagen en door de Gemeente aangewezen brugdagen.

Artikel 2 Toepasselijkheid

• 2.1 Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op de Offerteaanvraag en Overeenkomsten met betrekking tot Leveringen en Diensten.

• 2.2 Van deze algemene inkoopvoorwaarden kan slechts worden afgeweken, indien Partijen dit uitdrukkelijk schriftelijk met elkaar zijn overeengekomen.

• 2.3 Indien een bepaling van deze algemene inkoopvoorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van kracht blijven en treden Partijen in overleg teneinde een nieuwe bepaling (of bepalingen) ter vervanging van de nietige of vernietigde bepaling(en) overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige of vernietigde bepaling(en) in acht worden genomen.

• 2.4 Door het indienen van de Offerte wijst de Contractant uitdrukkelijk de toepasselijkheid van zijn algemene voorwaarden af.

Artikel 3 Offerte, opdracht en totstandkoming Overeenkomst

• 3.1 De Gemeente kan een Offerteaanvraag intrekken of wijzigen voor zover dit mogelijk is binnen de geldende Nederlandse en Europese jurisprudentie en wet- en regelgeving. De Gemeente zal geen kosten of schade vergoeden die hiermee samenhangen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

• 3.2 De Offerte van de Contractant heeft een gestanddoeningstermijn van negentig dagen of zoveel langer of korter als in de Offerteaanvraag is vermeld. De gestanddoeningstermijn vangt aan op de dag waarop de inschrijvingstermijn sluit of op de dag die wordt vermeld in de Offerteaanvraag.

• 3.3 en Overeenkomst komt tot stand nadat de Gemeente een expliciete schriftelijke aanvaarding van de Offerte per e-mail, fax of brief heeft verzonden aan de Contractant. De schriftelijke aanvaarding geldt enkel als aanvaarding, indien daaraan een besluit ten grondslag ligt als bedoeld in artikel 160, eerste lid aanhef en onder d van de Gemeentewet dat is genomen door of namens het college van burgemeester en wethouders en de aanvaarding ondertekend is door de burgemeester of een ander waaraan op grond van het bepaalde in artikel 171, tweede lid, van de Gemeentewet de vertegenwoordiging van de Gemeente is opgedragen. Op eerste verzoek van de Contractant legt de Gemeente een kopie van dit besluit over.

• 3.4 Een voornemen tot gunning houdt geen aanvaarding in zoals bedoeld in het voorgaande lid of in de zin van artikel 6:217, lid 1, Burgerlijk Wetboek.

• 3.5 Alle handelingen die de Contractant verricht voorafgaand aan de totstandkoming van de Overeenkomst zijn voor rekening en risico van de Contractant.

Artikel 4 Algemene verplichtingen Contractant

• 4.1 De Contractant zal zijn verplichtingen voortvloeiend uit de Overeenkomst in nauwe samenwerking met de Gemeente nakomen, onverminderd de eigen verantwoordelijkheid van de Contractant.

• 4.2 De Contractant zal de Gemeente op de hoogte houden van de uitvoering van de Overeenkomst en desgevraagd inlichtingen geven. De Contractant is onder meer, doch niet uitsluitend, verplicht om de Gemeente direct schriftelijk in te lichten over feiten en omstandigheden die kunnen leiden tot vertraging in de nakoming of waarmee in de Overeenkomst geen rekening is gehouden.

• 4.3 Slechts met voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Gemeente, kan de Contractant de uitvoering van de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door derden of uit de Overeenkomst voortvloeiende rechten en/of plichten overdragen aan derden.

• 4.4 De Contractant garandeert ter zake van de Overeenkomst dat de Contractant of Personeel van Contractant of een met de Contractant verbonden rechtspersoon en de onder hen werkzame personen, niet betrokken zijn of zijn geweest bij overleg of afspraken met andere ondernemingen op een wijze die strijdig zou kunnen zijn met bepalingen van de Mededingingswet of artikelen 101 en 102 Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, waaronder: (1) prijsvorming, (2) het afstemmen van Offerten, en/of (3) verdeling van werkzaamheden.

• 4.5 De Contractant vrijwaart de Gemeente voor strafrechtelijke boetes en bestuurlijke sancties (als bedoeld in artikel 5:2, eerste lid aanhef en onder a van de Algemene wet bestuursrecht, het eventuele kostenverhaal daaronder begrepen) die verband houden met de Overeenkomst en die de Contractant of de Gemeente krijgt opgelegd.

• 4.6 De Contractant zal bij de uitvoering van de Overeenkomst alle van toepassing zijnde voorschriften bij of krachtens de wet gesteld naleven en de overeenkomsten die de Gemeente met derden heeft gesloten, voor zover deze overeenkomsten bekend zijn bij de Contractant, in acht nemen. Indien de Contractant genoodzaakt is om contact op te nemen met derden, zal de Contractant dit eerst ter goedkeuring voorleggen aan de Gemeente.

• 4.7 De Contractant draagt zelf de verantwoordelijkheid om de door hem ingeschakelde derden te informeren over de afspraken die gelden tussen de Contractant en de Gemeente bij de uitvoering van de Overeenkomst.

• 4.8 Slechts voor zover de Contractant expliciet en schriftelijk is gemachtigd door de Gemeente zal de Contractant optreden als gemachtigde van de Gemeente. Eventuele gevolgen die door het in strijd handelen met het bepaalde in de voorgaande zin zijn ontstaan, komen voor rekening en risico van de Contractant.

Artikel 4A Anti-corruptie en controlerecht

• 4A.1 Contractant zal handelen overeenkomstig alle toepasselijke wetgeving inzake bestrijding van omkoping, fraude en corruptie.

• 4A.2 Het is Contractant niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Gemeente enige vergoeding of gift aan (een) medewerker(s) van de Gemeente of aan haar gelieerde derden aan te bieden of te doen toekomen.

• 4A.3 Gemeente is gerechtigd de naleving door Contractant van de bepaling zoals in eerste en tweede lid door een onafhankelijke ter zake deskundige derde te laten controleren.

• 4A.4 De controle zal alleen plaatsvinden indien de Opdrachtgever gerede twijfel heeft over de nakoming van de verplichtingen door Contractant, of indien de Gemeente anderszins een gerechtvaardigd belang bij de controle heeft (o.m. wettelijke plicht, instructie toezichthouder).

• 4A.5 Contractant zal alle redelijkerwijs te verwachten medewerking verlenen aan een dergelijke controle. Contractant zal in dat kader ten minste inzage verlenen in alle relevante gegevens en achtergrondinformatie die relevant kan zijn in het kader van voornoemde controle. Ook zal Contractant toegang verlenen tot de locatie waar de diensten worden verleend.

• 4A.6 Gemeente staat ervoor in dat de in het tweede lid bedoelde derde eventueel door Contractant gehanteerde voorschriften zal opvolgen. Indien de controle niet (volledig) kan worden uitgevoerd vanwege voornoemde voorschriften, dan komt dit evenwel voor risico van Contractant.

• 4A.7 De kosten voor deze controle worden gedragen door Gemeente (zowel eigen kosten als kosten van de Contractant), tenzij de derde één of meer tekortkomingen van niet ondergeschikte aard van Contractant constateert die ten nadele zijn van Gemeente.

• 4A.8 Ingeval van de niet nakoming van hetgeen in het eerste en tweede lid heeft Gemeente het recht de Overeenkomst met onmiddellijke ingang zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden zonder enige verdere aansprakelijkheid of (schadevergoeding-) verplichting. Ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven.

Artikel 5 Algemene verplichtingen Gemeente

• 5.1 De Gemeente zal op verzoek van de Contractant alle inlichtingen en gegevens verstrekken voor zover die nodig zijn om de Overeenkomst naar behoren uit te voeren.

• 5.2 De Gemeente zal zich inspannen zoals een goed opdrachtgever betaamt en zal zich indien nodig inspannen om haar medewerking, waaronder publiekrechtelijke medewerking, te verlenen die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst.

Artikel 6 Kwaliteit, keuring en garantie

• 6.1 De Contractant garandeert dat de geleverde Prestaties voldoen aan de Overeenkomst, aan de algemeen geldende normen en aan de voorschriften die bij of krachtens wet of verdrag gelden met betrekking tot, doch niet uitsluitend, veiligheid, gezondheid en milieu.

• 6.2 De Gemeente is gerechtigd om de Prestaties te keuren en de Contractant verleent waar nodig zijn medewerking.

Artikel 7 Geheimhouding

• 7.1 Partijen verplichten zich om al wat bij de uitvoering van de Overeenkomst ter kennis komt en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is of redelijkerwijs kan worden vermoed, op generlei wijze openbaar te maken - inclusief via kanalen van sociale media - of voor eigen doeleinden te gebruiken, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak tot openbaarmaking noopt.

• 7.2 Partijen zullen de onder hen werkzame personen of door hen ingeschakelde derden verplichten deze geheimhoudingsplicht na te leven.

• 7.3 Partijen hebben het recht om in geval van overtreding van de voorgaande leden door de andere Partij en/of de voor die Partij werkzame personen en/of door die Partij ingeschakelde derden de Overeenkomst per direct op te schorten dan wel zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling te ontbinden. Elke opschorting dan wel ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven.

• 7.4 De Contractant is verplicht om op eerste verzoek van de Gemeente Personeel van Contractant een geheimhoudingsverklaring te laten ondertekenen.

Artikel 7A Persoonsgegevens en beveiliging (indien er sprake is van verwerking van persoonsgegevens)

• 7A.1 Contractant is niet gerechtigd om op enig moment de persoonsgegevens die zij ter beschikking krijgt op enigerlei wijze geheel of gedeeltelijk anders te (doen) gebruiken dan voor de uitvoering van de Overeenkomst, een en ander behoudens wettelijke verplichtingen.

• 7A.2 Contractant zal passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. De beveiliging vindt plaats volgens een algemeen erkende overheidsnorm, de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), of een vergelijkbare norm. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging daarvan, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. De toereikendheid van de beveiliging dient te blijken uit rapportages.

• 7A.3 Contractant is verplicht de door Gemeente voorgestelde verwerkersovereenkomst (de standaard van de IBD) of gegevensuitwisselingsovereenkomst te sluiten wanneer er voor de uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens worden verwerkt. De verwerkersovereenkomst of gegevensuitwisselingsovereenkomst maakt onderdeel uit van de Overeenkomst.

• 7A.4 De Contractant is verplicht om (beveiliging)incidenten of ieder vermoeden van verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens binnen 24 uur te melden aan de Gemeente, en als dat wettelijk nodig is vanwege de eigen verwerkingsverantwoordelijkheid met betrekking tot de persoonsgegevens, ook aan de Autoriteit Persoonsgegevens. De Contractant vermeldt hierbij de vermeende oorzaak en de aard van het (vermoedelijke) incident. De Contractant neemt daarnaast zo snel mogelijk alle maatregelen om de inbreuk te herstellen, de gevolgen van de inbreuk te beperken en verdere inbreuken te voorkomen.

• 7A.5 De Contractant stelt de Gemeente in kennis van ieder verzoek wat betrokkene op grond van artikel 12 t/m 22 AVG doet en verleent de Gemeente daar waar nodig medewerking bij de beantwoording van een dergelijk verzoek.

• 7A.6 De Contractant zal bijhouden aan welke derde partijen de persoonsgegevens die worden verwerkt ter uitvoering van de Overeenkomst worden verstrekt en betrokkene op diens verzoek een overzicht van deze derde partijen verstrekken.

• 7A.7 De Contractant is verplicht om op verzoek van de Gemeente mee te werken aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB)/Data Protection Impact Assessment (DPIA).

• 7A.8 Bij het eindigen van de Overeenkomst draagt de Contractant er zorg voor dat alle persoonsgegevens waarover die beschikt in het kader van de uitvoering van deze Overeenkomst worden geretourneerd aan de Gemeente of met instemming van de Gemeente worden vernietigd, behoudens voor zover dwingende wettelijke bepalingen hieraan in de weg staan.

• 7A.9 De Contractant verwerkt de persoonsgegevens louter binnen de Europese Economische Ruimte, althans een land dat door een besluit van de Europese Commissie als veilig is aangemerkt.

• 7A.10 Partijen hebben het recht om in geval van overtreding van de voorgaande leden door de andere Partij en/of de voor die Partij werkzame personen en/of door die Partij ingeschakelde derden de Overeenkomst per direct op te schorten dan wel zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling te ontbinden. Elke opschorting dan wel ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven.

Artikel 8 Intellectueel eigendom

• 8.1 Alle (aanspraken op) intellectuele eigendomsrechten (IE-rechten) met betrekking tot enig resultaat voortvloeiende uit de Overeenkomst, berusten bij de Gemeente, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. De Contractant draagt deze (aanspraken op) IE-rechten - voor zover nodig - om niet over aan de Gemeente. De Contractant zal op eerste verzoek kosteloos meewerken aan het bewerkstelligen van de overdracht.

• 8.2 Onder resultaat als bedoeld in lid 1 van dit artikel, wordt verstaan al hetgeen in het kader van de Overeenkomst tot stand wordt gebracht ongeacht of de Contractant daarbij gebruik maakt van enige bijdrage van de Gemeente en/of derden.

• 8.3 De Contractant doet voor zover mogelijk afstand van alle eventuele persoonlijkheidsrechten op in het kader van de Overeenkomst tot stand gebrachte auteursrechtelijke werken.

• 8.4 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, behoudt of verkrijgt de Contractant geen gebruiksrecht met betrekking tot enig resultaat van de Overeenkomst.

• 8.5 De Gemeente behoudt zich uitdrukkelijk het auteursrecht voor met betrekking tot ieder in het kader van de Overeenkomst aan Contractant openbaar gemaakt werk. De Contractant erkent dit voorbehoud.

• 8.6 De Contractant garandeert dat de gekochte Goederen en toebehoren alsmede de geleverde Diensten en al hetgeen daarmee gepaard gaat of daaruit resulteert vrij zijn van alle bijzondere lasten en beperkingen die aan het vrije gebruik daarvan door de Gemeente in de weg zouden kunnen staan, zoals octrooirechten, merkrechten, modelrechten of auteursrechten en vrijwaart de Gemeente tegen alle aanspraken van derden dienaangaande.

• 8.7 In het geval van aanspraken van derden zal de Contractant alles in het werk stellen om in overleg met de Gemeente te bewerkstelligen dat de Gemeente het ongestoorde gebruik van het geleverde zal kunnen voortzetten.

• 8.8 In het geval van aanspraken van derden waarvoor de hierboven genoemde vrijwaringverplichting geldt, zal de Contractant alle schade van de Gemeente vergoeden inclusief proceskosten, waaronder tevens begrepen redelijke advocaatkosten voor het voeren van gerechtelijke procedures.

Artikel 9 Wijziging Overeenkomst

• 9.1 De Gemeente is bevoegd om de Overeenkomst schriftelijk te wijzigen en/of aan te vullen, na overleg met en instemming van de Contractant over de gevolgen van de wijziging of aanvulling.

• 9.2 In dit kader blijven Partijen binnen de grenzen van de redelijkheid en billijkheid.

Artikel 10 Uitrusting en materialen

• 10.1 De Contractant zal voor eigen rekening en risico zorg dragen voor alle bij de uitvoering van de Overeenkomst te gebruiken - niet van de Gemeente afkomstige - materialen en uitrusting (waaronder gereedschappen), tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

• 10.2 De Contractant is verantwoordelijk en aansprakelijk voor de deugdelijkheid van de gebruikte Goederen, materialen en uitrusting en dient deze voor eigen rekening en risico te verzekeren, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 11 Tijdstip van nakoming

• 11.1 De Contractant is van rechtswege in verzuim nadat de fatale termijn(en) of termijnen voor de uitvoering van de desbetreffende Prestaties, zoals vermeld in de Overeenkomst, zijn verstreken en de desbetreffende Prestaties niet of niet volledig zijn uitgevoerd.

• 11.2 De Contractant stelt de Gemeente schriftelijk tijdig en met opgaaf van redenen in kennis van een eventuele vertraging en de maatregelen die de Contractant zal treffen om de vertraging zoveel mogelijk te beperken.

Artikel 12 Toerekenbare tekortkoming

• 12.1 Indien één van de Partijen toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van de Overeenkomst en/of deze algemene inkoopvoorwaarden, zal de andere Partij een aangetekend schrijven verzenden aan de tekortkomende Partij, alvorens gebruik te maken van de Partij toekomende wettelijke rechten, behoudens de gevallen waarin ingebrekestelling ingevolge het Burgerlijk Wetboek achterwege kan blijven, in welke gevallen de nalatige Partij direct in verzuim verkeert.

• 12.2 Ieder der Partijen is gerechtigd de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien de andere Partij in verzuim is geraakt, behoudens voor zover ontbinding - gelet op de omstandigheden van het geval, waaronder de ernst van het verzuim - in strijd zou zijn met de redelijkheid en billijkheid. Ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven.

• 12.3 Er is geen sprake van enige toerekenbare tekortkoming zijdens de Gemeente indien en voor zover de publiekrechtelijke verantwoordelijkheid noopt tot het niet verstrekken van inlichtingen en gegevens respectievelijk tot het niet verlenen van de publiekrechtelijke medewerking die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst.

Artikel 13 Niet toerekenbare tekortkoming

• 13.1 De Contractant kan zich jegens de Gemeente enkel op overmacht beroepen, indien de Contractant de Gemeente zo spoedig mogelijk, onder overlegging van de bewijsstukken, schriftelijk van het beroep op overmacht in kennis stelt.

• 13.2 Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel of hulppersonen, stakingen, ziekte van personeel of hulppersonen, verlate aanlevering of ongeschiktheid van voor de uitvoering van de Prestaties benodigde zaken, voor zover deze omstandigheden zich voordoen aan de zijde c.q. door toedoen van de Partij die niet nakomt c.q. tekortschiet, en voorts niet nakomen c.q. tekortschieten van door de Contractant ingeschakelde derden, en/of liquiditeits- c.q. solvabiliteitsproblemen aan de zijde van de Contractant of de door hem ingeschakelde derden.

Artikel 14 Aansprakelijkheid en verzekering

• 14.1 De Partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen, is tegenover de andere Partij aansprakelijk voor de geleden en/of te lijden schade, met inachtneming van onderstaande leden.

• 14.2 De aansprakelijkheid voor schade, uit welke hoofde dan ook, is beperkt tot een bedrag van € 2.500.000,-- per gebeurtenis met een maximum van € 5.000.000,- per jaar, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Samenhangende gebeurtenissen worden daarbij aangemerkt als één gebeurtenis.

• 14.3 De in het vorige lid bedoelde beperking van de aansprakelijkheid komt te vervallen:

  • I) in geval van aanspraken van derden op schadevergoeding ten gevolge van dood of letsel, en/of

  • II) indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de andere Partij of diens personeel, en/of

  • III) in geval van schending van intellectueel eigendomsrechten als bedoeld in artikel 8;

  • IV) in geval van overtreding van de AVG.

• 14.4 De Contractant vrijwaart de Gemeente tegen eventuele aanspraken van door derden geleden dan wel te lijden schade die het gevolg is van het toerekenbaar tekortschieten door de Contractant in het kader van de Overeenkomst ter zake en het gebruik en/of toepassing van de geleverde Goederen of Diensten door de Contractant. Onder derden worden mede begrepen het personeel van de Gemeente en zij die in opdracht van Gemeente werkzaam zijn.

• 14.5 Indien Contractant voor het verrichten van de Diensten gebruik maakt van zaken die in eigendom zijn van de Gemeente, is Contractant aansprakelijk voor de schade die aan deze zaken worden toegebracht. Indien als gevolg van de aanwezigheid van zaken van de Gemeente bij Contractant ter uitvoering van de Overeenkomst schade aan Contractant of aan derden wordt toegebracht, op welke wijze dan ook, is deze schade geheel voor rekening en risico van Contractant. In voorkomende gevallen vrijwaart Contractant de Gemeente tegen aanspraken van derden.

• 14.6 Indien er als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van Contractant, of een aan Contractant toerekenbaar gedragen of nalaten, aan Gemeente door een overheidstoezichthouder een boete wordt opgelegd, welke boete (deels) rechtstreeks verband houdt met voornoemde tekortkoming, gedraging of nalaten, vrijwaart Contractant Gemeente voor dat deel van de boete. Op deze vrijwaring zijn de voorgaande beperkingen van aansprakelijkheid niet van toepassing. Dit betekent dat de gemeente bij een (beveiligings)incident een van de Autoriteit Persoonsgegevens ontvangen boete en de daardoor ontstane schade, verhaalt op de Contractant.

• 14.7 De Contractant zal vanaf het aangaan van de Overeenkomst en gedurende de uitvoering ervan adequaat verzekerd zijn voor aansprakelijkheid die voortvloeit uit het uitvoeren van de Overeenkomst.

• 14.8 De Contractant zal het verzekerd bedrag en de polisvoorwaarden gedurende de uitvoering van de Overeenkomst niet ten nadele van de Gemeente wijzigen, tenzij de Gemeente hiervoor haar expliciete en schriftelijke toestemming heeft gegeven.

• 14.9 Eventuele verzekeringen die noodzakelijk zijn in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst en waarover de Contractant nog niet beschikt, zal de Contractant afsluiten tenminste voor de periode van de uitvoering van de Overeenkomst.

Artikel 15 Boete

• 15.1. Indien een boetebepaling is overeengekomen, is deze boete zonder rechterlijke tussenkomst, ingebrekestelling of aanmaning direct opeisbaar.

• 15.2 De boete laat onverlet alle andere rechten of vorderingen, waaronder, doch niet uitsluitend, de vordering van de Gemeente tot nakoming en het recht op schadevergoeding

Artikel 16 Toepasselijk recht en geschillen

• 16.1 Op deze algemene inkoopvoorwaarden en de Overeenkomsten, alsmede op de totstandkoming en de interpretatie, is het Nederlands recht van toepassing.

• 16.2 De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag (United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods) wordt uitdrukkelijk uitgesloten.

• 16.3 Als er een geschil ontstaat met betrekking tot de Offerteaanvraag, de procedure zoals beschreven in de Offerteaanvraag, de totstandkoming van de Overeenkomst of de uitvoering van de Overeenkomst, dan is elk der Partijen gerechtigd om het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de Gemeente gevestigd is.

Artikel 17 Prijzen, meerwerk en minder werk

• 17.1 De Contractant zal de Overeenkomst uitvoeren tegen de in zijn Offerte genoemde prijzen in Euro’s.

• 17.2 Niet redelijkerwijs in de Overeenkomst inbegrepen extra Prestaties, zijn slechts meerwerk voor zover dit uitsluitend aan de Gemeente is toe te rekenen.

• 17.3 Meerwerk zal door de Contractant slechts in behandeling worden genomen nadat de inhoud en het budget schriftelijk zijn overeengekomen met de Gemeente.

• 17.4 Verrekening van meerwerk of minderwerk vindt plaats tegen maximaal de tarieven zoals opgenomen in de Offerte, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

• 17.5 Voor zover prijzen en tarieven van meerwerk of minderwerk niet in de Offerte zijn opgenomen, verplicht de Contractant zich ertoe voor meerwerk en minderwerk uitsluitend marktconforme tarieven aan te bieden.

Artikel 18 Facturering en betaling

• 18.1 Op de factuur vermeldt de Contractant:

  • de wettelijke vereisten waaraan de factuur moet voldoen: naam, adres, postcode, woonplaats, bank/gironummer en de benodigde IBAN- en BIC-gegevens, BTW nummer, KvK nummer;

  • het factuuradres van de Contractant;

  • datum en nummer van de Overeenkomst;

  • de datum waarop de factuur gemaakt is;

  • de datum waarop, of het tijdvak waarin de Goederen of Diensten zijn geleverd;

  • het aantal geleverde Goederen of Diensten;

  • een omschrijving van de Goederen of Diensten die zijn geleverd;

  • het totale factuurbedrag inclusief en exclusief BTW;

  • als referentie de kostenplaats, order, het wbs element of het verplichtingennummer. Deze is op te vragen bij de opdrachtgever.

• 18.2 De Contractant hanteert een betalingstermijn van dertig dagen na de ontvangst van de factuur of zoveel langer of korter als overeengekomen tussen Partijen in de Overeenkomst. De Gemeente zal binnen de gehanteerde betalingstermijn de factuur van de Contractant betalen.

• 18.3 Indien de Goederen of Diensten niet beantwoorden aan de Overeenkomst is de Gemeente bevoegd om de betaling naar rato van de tekortkoming geheel of gedeeltelijk op te schorten.

• 18.4 De Contractant zal de door de Gemeente te betalen bedragen factureren en de factuur bij voorkeur in PDF-bestand en/of XML bestand (één factuur per mail) zenden naar factuurportal@zutphen.nl.

• Indien van toepassing met bijlagen zoals bijvoorbeeld; urenstaat, termijnstaat, werk- of service bon, aflever- of pakbon.

• 18.5 Kredietbeperkingstoeslagen van de Contractant worden door de Gemeente niet aanvaard.

• 18.6 De bij de Goederen behorende bescheiden, zoals certificaten, attesten, paklijsten, instructieboeken, reservedelen lijsten, onderhoudsvoorschriften e.d. dienen met de op- of aflevering van de Goederen meegeleverd te worden. Indien de bij de Goederen behorende bescheiden ontbreken heeft de Gemeente het recht de betaling op te schorten.

• 18.7 Betaling door de Gemeente houdt op geen enkele wijze afstand van enig recht in.

• 18.8 De Gemeente is steeds bevoegd, al hetgeen de Gemeente schuldig is aan de Contractant, te verrekenen met hetgeen de Contractant of de aan de Contractant gelieerde vennootschappen, al dan niet opeisbaar, onder voorwaarde of tijdsbepaling aan de Gemeente schuldig is/zijn. De Contractant is tot enige verrekening slechts bevoegd na schriftelijke toestemming van de Gemeente.

Artikel 19 Leveringen

• 19.1. De Contractant levert de Goederen conform Delivered Duty Paid (DDP), volgens Incoterms 2020, zoals vastgesteld door de Internationale Kamer van Koophandel (ICC).

• 19.2 Tenzij schriftelijk een andere tijd of plaats is overeengekomen, geschiedt de Aflevering uitsluitend op Werkdagen tijdens de openingsuren van het stadhuis. De Contractant dient zijn vervoerder hiervan op de hoogte te stellen.

• 19.3 Indien de Gemeente de Goederen gemotiveerd afkeurt, zal de Contractant op zijn eigen kosten de Goederen ophalen.

• 19.4 De Goederen worden geacht te zijn goedgekeurd vanaf het moment van volledige operationele ingebruikname door de Gemeente, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen of bepaalde omstandigheden nopen tot schriftelijke goedkeuring van de Gemeente.

• 19.5 De Contractant verleent een garantie voor de Goederen van tenminste twaalf maanden vanaf het moment dat de Gemeente de Goederen heeft goedgekeurd, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Deze garantie laat onverlet de aansprakelijkheid van de Contractant.

• 19.6 De Contractant garandeert dat voor een periode van ten minste vijf jaar of een termijn die schriftelijk is overeengekomen na Aflevering van de Goederen, onderdelen van de Goederen kunnen worden geleverd.

• 19.7 De Contractant is gehouden om alle bij de Goederen behorende gebruiksaanwijzingen en productinformatie, alsmede eventuele kwaliteitskeurmerken of -certificaten, opgesteld zoveel mogelijk in de Nederlandse taal, zonder additionele kosten, aan de Gemeente ter beschikking te stellen.

• 19.8 De Contractant zal voor zijn rekening en risico alle voorkomende gebreken aan de geleverde Goederen na Aflevering of voltooiing binnen de door de Gemeente bij eerste aanzegging gestelde redelijke termijn wegnemen door herstel of vervanging.

Artikel 20 Verpakking en transport

• 20.1 De Contractant draagt zorg voor een deugdelijke verpakking, alsmede voor een zodanige beveiliging en vervoer van de Goederen, dat deze in een goede staat de plaats van Aflevering bereiken en het lossen daar veilig kan plaatsvinden. De Contractant is verantwoordelijk voor het naleven van de Nederlandse, Europese en internationale voorschriften met betrekking tot verpakkingen.

• 20.2 De Contractant neemt alle verpakkingen kosteloos terug, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 21 Overdracht van eigendom en risico

• 21.1 De eigendom van de geleverde Goederen gaat over op het moment van Aflevering, waar nodig na eventuele installatiewerkzaamheden die daarmee gepaard gaan. Het risico gaat over op de Gemeente na acceptatie van de Goederen door de Gemeente.

• 21.2 De acceptatie van de Goederen zal geschieden door middel van een schriftelijke verklaring van de Gemeente, na Aflevering en eventuele installatie van de Goederen. Indien de Gemeente de Goederen niet accepteert, geeft zij gemotiveerd aan waarom de acceptatie onthouden wordt.

Artikel 22 Diensten

• 22.1 De Contractant zal de Diensten uitvoeren binnen de termijn en op de plaats zoals deze zijn opgenomen in de Overeenkomst.

• 22.2 De Contractant draagt de volledige verantwoordelijkheid voor zowel zijn eigen Prestaties, Prestaties van Personeel van Contractant alsmede Prestaties van de door de Contractant ingeschakelde derden.

• 22.3 Feitelijke uitvoering van de Diensten door de Contractant of daarmee gepaard gaande handelingen houdt niet in dat de Gemeente de Diensten zonder meer goedkeurt. De Gemeente behoudt zich het recht voor om eventuele verrichtte Diensten te keuren, controleren of niet goed te keuren.

• 22.4 De goedkeuring van de Diensten zal geschieden door middel van een schriftelijke verklaring van de Gemeente. Indien de Gemeente de Diensten niet goedkeurt, geeft zij gemotiveerd aan waarom de goedkeuring onthouden wordt.

Artikel 23 Personeel van Contractant

• 23.1 Voor zover Diensten worden verricht ten kantore en/of in de openbare ruimte van de Gemeente, zijn de Contractant, Personeel van Contractant en de door de Contractant ingeschakelde derden gehouden de vastgestelde huisregels voor dat kantoor/gebouw en/of die openbare ruimte na te leven. De Contractant zal er tevens op toezien dat zijn Personeel zich zal houden aan de geldende Gedragscode dan wel Personeelsregels. De Contractant zal genoemde Gedragscode dan wel Personeelsregels aan het betreffende Personeel verstrekken, dat de werkzaamheden bij de Gemeente uitvoert.

• 23.2 Indien gedurende de uitvoering van de Overeenkomst blijkt dat Personeel van Contractant niet functioneert in het belang van de goede uitvoering van de Overeenkomst en/of wegens omstandigheden zijn werkzaamheden niet kan voortzetten, dan heeft de Gemeente het recht de desbetreffende persoon door de Contractant te laten vervangen.

• 23.3 Voor de vervanging van Personeel van Contractant is voorafgaande schriftelijke toestemming vereist van de Gemeente, tenzij directe vervanging van Personeel van Contractant noodzakelijk is. In dat laatste geval kan worden volstaan met mondelinge toestemming van de Gemeente. Uitgangspunt daarbij is dat personen beschikbaar worden gesteld die een vergelijkbare deskundigheid, opleiding en ervaring hebben (conform het vereiste in de Offerteaanvraag).

• 23.4 Vervanging van Personeel van Contractant wordt op een korte termijn – doch uiterlijk binnen twee weken of zoveel korter als noodzakelijk - door de Contractant voorzien. Eventuele kosten die gepaard gaan met vervanging komen voor rekening van de Contractant.

• 23.5 De Contractant staat ervoor in dat het Personeel van Contractant gerechtigd is om in Nederland arbeid te verrichten dan wel Diensten te verrichten.

• 23.6 De Contractant is verantwoordelijk voor en aansprakelijk voor de nakoming van de uit de Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen uit de belastingwetgeving en de sociale zekerheidswetgeving, waaronder begrepen verplichtingen die verband houden met het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). De Contractant vrijwaart de Gemeente tegen alle aanspraken ter zake. De Contractant zal - indien wettelijk vereist dan wel door de Gemeente wordt vereist - met een G-rekening werken. Indien de Gemeente geconfronteerd wordt met een naheffing, worden deze kosten een-op-een verhaald op de Contractant.

• 23.7 Gemeente is gerechtigd te vorderen dat van Personeel van Contractant, minimaal drie dagen voor aanvang van de werkzaamheden bij Gemeente, verklaringen omtrent het gedrag (VOG) worden overgelegd.

Artikel 24 Opzegging

• 24.1 De Gemeente is gerechtigd de Overeenkomst op te zeggen met in achtneming van een opzegtermijn zoals bepaald in de Overeenkomst. Indien geen opzegtermijn in de Overeenkomst is opgenomen, kan de Gemeente de Overeenkomst opzeggen met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, mede gelet op de duur van de Overeenkomst.

Artikel 25 Ontbinding

• 25.1 Ieder der Partijen heeft het recht de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien:

  • artikel 4.4. algemene inkoopvoorwaarden wordt geschonden;

  • de andere Partij een besluit tot ontbinding van de rechtspersoon of onderneming heeft genomen;

  • de zeggenschap van de andere Partij bij een ander komt te rusten dan ten tijde van het sluiten van deze Overeenkomst;

  • ten aanzien van de andere Partij faillissement is aangevraagd dan wel uitgesproken of, al dan niet voorlopig, surséance van betaling is aangevraagd of verleend;

  • de andere Partij fuseert, splitst of op enigerlei wijze (een deel van) zijn bedrijf overdraagt;

  • de andere Partij in een situatie van overmacht verkeert gedurende meer dan tien dagen.

• 25.2. Elke ontbinding als bedoeld in lid 1 dient terstond door middel van een aangetekend schrijven te geschieden.

• 25.3 Ingeval van ontbinding door de Gemeente als bedoeld in lid 1, is de Gemeente geen vergoeding verschuldigd aan de Contractant voor de Prestaties die niet door Contractant zijn verricht. Eventuele aan de Contractant verrichte onverschuldigde betalingen, betaalt de Contractant terug aan de Gemeente, vermeerderd met wettelijke rente vanaf de dag waarop dit is betaald.

Artikel 26 Vernietiging

• 26.1 Indien één van de Partijen zich beroept op vernietiging door middel van een buitengerechtelijke verklaring, dient dit te geschieden met een aangetekend schrijven.

Artikel 27 Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie (DBA)

• 27.1 Tussen de Gemeente en de Contractant komt geen arbeidsovereenkomst tot stand. In geval van dienstverlening is een passende, door de Belastingdienst goedgekeurde overeenkomst van toepassing. Hieruit blijkt dat een arbeidsovereenkomst ontbreekt en dat het inkomen als Winst Uit Onderneming wordt aangemerkt.

Artikel 28 Intrekking oude regeling

• 28.1 De Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten gemeenten regio Stedendriehoek, zoals vastgesteld bij besluit van 22 mei 2018, worden ingetrokken.

Artikel 29 Inwerkingtreding

• 29.1 Deze beleidsregel treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking.

Artikel 30 Overgangsrecht

• 30.1 De in artikel 28.1 bedoelde Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten blijven van toepassing op overeenkomsten die vóór 15 september 2022 zijn aangegaan.

• 30.2 Deze Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten zijn met ingang van 6 oktober 2022 van toepassing op overeenkomsten die vanaf 6 oktober 2022 worden aangegaan.

Artikel 31 Citeertitel

• 31.1 Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten gemeente Zutphen 2022.

Aldus besloten op 27 september 2022.

Het college van burgemeester en wethouders,

De burgemeester, de secretaris